STRATEGI PENGEMBANGAN SIA PERTANYAAN DISKUSI 19.1 Apakah peranan akuntan dalam proses perolehan komputer? Haruskah akuntan memainkan peran aktif, atau haruskah semua pekerjaan diserahkan pada ahli komputer? Dalam aspek perolehan komputer apakah akuntan mungkin memberikan kontribusi yang bermanfaat? Para akuntan kemungkinan besar akan: Pengguna utama output komputer Perancang sistem yang memasok input komputer Bertanggung jawab dalam pengendalian pengolahan data internal dalam organisasi Ahli dalam estimasi dan analisis biaya Perancang banyak sistem yang harus digantikan oleh komputer. Dengan adanya tanggung jawab ini, akuntan harus secara aktif terkait dalam proses perolehan komputer. Peranan akuntan mungkin terbaik dijalankan melalui partisipasi dalam usaha komite atau tim, bersama dengan ahli komputer, analis sistem, personel produksi, teknisi, manajer dan orang lainnya yang fungsinya sangat terhubung dengan aktifitas sistem informasi. 19.2 Sebuah kota di Midwest dengan populasi komputer sebanyak 45,000, mulai mengembangkan program aplikasi dengan programmer internal. Empat tahun kemudian, hanya satu aplikasi utama yang dikembangkan, dan itu pun belum selesai atau berfungsi dengan baik. Terlebih lagi, tidak satupun software aplikasi yang dijalankan dalam sistem dapat memenuhi permintaan minimal pengguna. Baik hardware maupun software telah gagal. Sistem konfigurasi yang serupa, yang secara penuh diprogram oleh software, akan menghemat biaya yang dikeluarkan kota hingga mencapai $ 500,000. Lebih jauh lagi, biaya pengolahan data tahunan kota melebihi biaya tahunan sistem turnkey dengan paket software. Menurut anda mengapa kota tersebut tidak dapat menghasilkan sistem yang bisa bekerja dengan baik dan berkualitas? Akankan lebih baik, jika kota tersebut membeli software? Apakah menurut anda kota tersebut akan dapat menemukan software yang secara layak memenuhi kebutuhan mereka? Mengapa atau mengapa tidak? Tentunya tidak semua contoh penggunaan atau kegagalan dalam penggunaan paket software sedramatis atau sejelas ini. Tidak dalam semua kasus juga paket software akan memenuhi persyaratan fungsional dengan biaya yang masuk akal dalam jangka waktu yang dapat diterima. Namun , evaluasi paket software yang cermat, dapat dihasilkan dalam
1
sebuah sistem yang bekerja secara mengagumkan dan berbiaya efektif untuk pengguna pengolahan data. a. Beberapa alasan yang memungkinkan mengapa kota tersebut tidak dapat menghasilkan sistem yang dapat digunakan dan berkualitas, diantaranya adalah : Manajemen yang buruk. Personel analis dan pemrograman yang tidak berpengalaman. Definisi kebutuhan yang tidak layak, persyaratan input/output, dan persyaratan penyimpanan. Manajemen tidak memahami proses pengembangan dengan cukup baik untuk dapat mengarahkan dan mengelolanya. Kegagalan pengguna dan personel pengembang untuk berkomunikasi. Kegagalan untuk mendirikan pos pemeriksaan dalam mengawasi proyek. Kurangnya kesinambungan diantara para pengguna sistem. Kegagalan untuk merencanakan dan mengembangkan proyek secara layak. . b. Kota tersebut akan lebih baik jika membeli canned software dengan alasan-alasan sebagai berikut : Mereka dapat menghemat uang mereka dalam jumlah yang cukup besar. Mereka dapat menerapkan sistem lebih cepat lagi. Mereka tidak memerlukan programmer internal terlalu banyak. Mereka dapat menghindari banyak kerepotan, sakit kepala, dll. Mereka dapat menguji coba program untuk mengetahui dengan pasti apa yang mereka terima. Mereka juga dapat berbicara dengan pengguna lainnya untuk mengukur kepuasan dalam penggunaan software. Custom packages lebih cenderung dipenuhi bug. Pengembang dapat menjaga paket tetap up-to-date dengan lebih mudah dan lebih murah. Mereka kemungkinan mendapatkan sistem yang jauh lebih baik. c. Tentu saja ada cukup banyak kota, dan karenanya terdapat sebuah pasar yang cukup besar yang menyediakan software berkualitas. Sebuah kota dengan 45,000 komputer seharusnya tidak memiliki sebuah sistem yang terlalu kompleks, seperti tak satupun canned packages yang tersedia dapat diterima. Sebuah paket mungkin tidak dapat memenuhi seluruh kebutuhan dan keinginan rinci kota tersebut, tapi paket yang mendekati kebutuhan mereka tentu saja dapat ditemukan tanpa seluruh masalah yang telah disebutkan diatas.
2
19.3 Anda adalah konsultan sistem untuk Cooper, Price, and Arthur, CPAs. Selama turnamen golf tahunan klub negara anda, rekan anda adalah Frank Fender, pemilik dealer kendaraan bermotor. Dia menjelaskan proposal yang diterimanya dari sistem turnkey dan meminta pendapat anda. Sistem tersebut akan menangani akuntansi persediaan, piutang, penggajian, utang dan buku besar. Personel turnkey akan menginstall sistem seharga $ 40,000 dan melatih karyawan Fender. Identifikasikan tema utama yang akan anda bahas dalam menanggapi Fender. Identifikasikan keunggulan dan kelemahan menggunakan sistem turnkey untuk mengoperasikan sistem akuntansi organisasi. Tema utama yang harus dibahas dalam menanggapi permintaan Fender meliputi: Kebutuhan studi kelayakan untuk menentukan apakah sistem baru secara teknis, secara ekonomi, dan secara operasional layak untuk dealer Fender. Kebutuhan mempelajari sistem untuk mengidentifikasi aplikasi komputer yang bermanfaat dengan dealer serta mempersiapkan spesifikasi mengenai kemampuan yang setiap sistem harus penuhi. Pentingnya proposal permintaan dari vendor yang bersaing dan secara sistematis membandingkannya. Kemungkinan mempertimbangkan tipe lain dari komputer yang ditawarkan vendor, seperti : • Personal computer manufacturers • Outsourcing • EDP consultants Jika Fender diberikan saran untuk memperoleh informasi lebih mengenai vendor ini atau hardware, software, dll yang disediakan vendor ini, maka mungkin saja Fender melupakan inti masalahnya. Penting untuk memilih pendekatan yang lebih umum dan sistematis dalam keputusan perolehan sistem, daripada membuat keputusan “ya-tidak” hanya pada satu sistem. Keunggulan sistem turnkey Lebih murah dibanding menciptakan sistem internal dan paket total mungkin lebih baik diberi harga. Menghabiskan lebih sedikit waktu dan sumber daya manusia untuk mengembangkan dan menjalankannya. Terdapat para ahli baik untuk aplikasi software amupun hardware. Dukungan untuk keseluruhan sistem berasal dari satu vendor. Lebih sulit bagi vendor untuk memberikan tanggung jawab suatu masalah pada orang lain. Vendor tunggal mungkin juga memfasilitasi start-up dan konversi sistem. Biasanya tersedia garansi.
3
Proses pemilihan yang disederhanakan; biaya dikurangi sejak tidak diperlukannya biaya untuk mencocokkan software dengan hardware. Berbagai item hardware dan software cenderung kurang kompatibel.. Dapat menyediakan pelatihan dan bantuan bagi staf. Kelemahahan sistem turnkey: Software atau hardware mungkin tidak sepenuhnya cocok dengan kebutuhan perusahaan. Modifikasi software mungkin tidak dapat dipenuhi dalam perjanjian asli atau modifikasi mungkin tidak memungkinkan. Meningkatkan kerentanan dalam kelangsungan bisnis vendor. Kurangnya pengendalian terhadap perancangan. 19.4 Sara Jones merupakan seorang pemilik swalayan yang berkembang dengan cepat dan menghadapi persaingan yang ketat. Swalayan tersebut menggunakan SIA yang ketinggalan jaman, sehingga menyebabkan pelayanan konsumen yang buruk, rekening yang rentan salah dan terlambat, serta pengawasan dan pengendalian persediaan yang tidak efisien. Jika swalayan terus berkembang, SIA nya harus diperbarui. Namun, perusahaan tidak benar-benar tahu apa yang perusahaan ingin SIA capai. Sara telah mendengar mengenai prototyping, namun dia tidak tahu apakah prototyping itu dan apakah prototyping akan membantunya atau tidak. Apakah yang akan anda sampaikan pada Sara jika dia meminta anda untuk mendefinisikan dan menjelaskan prototyping? Termasuk penjelasan mengenai keunggulan dan kelemahan prototyping serta keadaan yang paling tepat untuk dapat menggunakan prototyping. Prototyping merupakan sebuah pendekatan perancangan sistem model kerja yang disederhanakan, dari sistem informasi yang dikembangkan. Pada dasarnya, prototype turunan penyesuaian, versi percobaan dari sistem yang diminta oleh pengguna. Langkah pertama adalah mengidentifikasi persyaratan sistem dasar. Yang ditekankan dalam langkah ini adalah output apa yang harus dihasilkan, bukan bagaimana output dihasilkan. Model draft pertama dibuat secara cepat dan tidak mahal, yang lalu diberikan pada pengguna sehingga mereka dapat menggunakan dan mencobanya. Proses ini seharusnya hanya menghabbiskan waktu selama beberapa hari atau minggu. Bereksperimen dengan prototype memungkinkan pengguna untuk menentukan apa yang sebenarnya ingin sistem mereka capai serta apa yang mereka suka dan tidak suka mengenai sistem tersebut. Berdasarkan reaksi dan feedback mereka, pengembang memodifikasi sistem dan menyerahkannya lagi pada pengguna. Proses uji coba dan modifikasi berulang 4
ini berlangsung hingga pengguna puas karena sistemnya telah memenuhi kebutuhan mereka secara layak. Langkah terakhir melibatkan apapun yang dibutuhkan untuk membuat sistem dapat beroperasi. Terdapat dua pilihan, yaitu menggunakan prototype yang sudah dikembangkan atau menggunakan prototype sebagai model untuk mengembangkan sistem baru. Beberapa keunggulan prototyping meliputi: Definisi kebutuhan pengguna yang lebih baik Tingkat kepuasan dan keterlibatan pengguna lebih tinggi Waktu pengembangan lebih cepat Lebih sedikit kesalahan yang terjadi dalam penerapan sistem Lebih banyak kesempatan untuk melakukan perubahan Lebih murah dibanding alternatif pengembangan lainnya Beberapa kelemahan prototyping meliputi: Membutuhkan waktu pengguna yang signifikan Penggunaan sumber daya sistem yang kurang efisien Pengembangan sistem yang tidak lengkap Sistem diuji dan didokumentasikan secara tidak layak. Timbulnya biaya untuk mempelajari versi berbeda dari software. Pengembangan yang tidak pernah berakhir. Prototyping lebih tepat digunakan ketika tingkat ketidakkpastian mengenai apa yang dibutuhkan tinggi, ketika pertanyaan apa yang seharusnya ditanyakan tidak jelas, ketika sistem akhir tidak dapat divisualisasikan secara jelas karena proses pengambilan keputusan masih belum jelas, ketika terdapat masalah dengan kecepatan, ketika sistem harus memenuhi hanya satu atau dua kebutuhan kritis utama, atau ketika adanya kemungkinan kegagalan yang tinggi. 19.5 Clint Grace adalah seorang pemilik jaringan swalayan regional dan telah menjalankan bisnis tersebut selama lebih dari 30 tahun. Dia telah memiliki pemikiran yang pasti tentang bagaimana swalayan seharusnya dijalankan. Dia konservatif dan reluktan secara finansial untuk mengeluarkan biaya yang tidak jelas. Dalam beberapa tahun ini, keuntungan swalayan menurun dengan tajam, dan tingkat kekecewaan konsumen cukup tinggi. Manajer swalayan tidak pernah tahu persis berapa banyak persediaan yang ada dan pembelian dilakukan ketika rak sudah kosong. Clint meminta anda untuk mempelajari alasan penurunan keuntungan dan merekomendasikan solusi. Selama penelitian anda, anda menemukan bahwa SIA yang sedang digunakan tidaklah efisien dan tidak dapat diandalkan serta proses dan prosedur perusahaan telah ketinggalan jaman. 5
Anda percaya bahwa solusi masalah ini adalah merekayasa ulang proses bisnis di swalayan dan kantor pusat. Tantangan apa saja yang akan anda hadapi dalam merekayasa ulang swalayan Clint? Dengan mengetahui kepribadian Clint, bagaimana anda akan menyampaikan rekomendasi anda? Grace menolak perubahan, untuk merekayasa ulang, dan menolak teknologi baru karena: Tradisi: Grace telah menjalankan bisnis tersebut selama 30 tahun, melakukan cara-cara lama telah menjadi bagian dari hidupnya. Mengubah gaya hidup sangatlah sulit. Penolakan: sangat alami dan wajar bagi Grace untuk menolak perubahan radikal dan melangkah keluar dari zona nyaman seseorang. Grace terlihat sangat kukuh pada pendiriannya sehingga penolakan tidak dapat terelakkan. Persyaratan waktu: merekayasa ulang sebuah jaringan swalayan regional merupakan proses yang panjang. Sifat rekayasa ulang tidak mengkonotasikan perbaikan cepat. Biaya: sikap konservatif secara keuangan Grace mungkin tidak akan menyetujui rekayasa ulang, yang merupakan biaya berbiaya besar. Kurangnya dukungan dari manajemen: Sejak Grace memberikan gambaran secara terus menerus selama bertahun-tahun, mungkin sulit baginya untuk memberikan dukungan penuh pada proyek bahkan jika kebutuhan untuk melakukan rekayasa ulang sangatlah jelas. Rekayasa ulang sangatlah beresiko: merekayasa ulang sistem bukanlah merupakan keberhasilan yang positif hingga proyek diselesaikan dan perusahaan melakukannya beberapa kali untuk mencobanya. Rekayasa ulang merupakan proyek petualangan yang tidak dikenal. Jika rencana tidak berjalan dengan baik, anda akan cenderung menerima surat peringatan PHK dari Grace. Pelatihan ulang: setelah proyek rekayasa ulang selesai, Grace akan dihadapkan dengan biaya pelatihan ulanng karyawannya. Pelatihan ulang juga menghabiskan waktu dan biaya. Cara menangani Grace beragam tergantung pada persepsi setiap orang. Namun terdapat beberapa panduan umum, diantaranya : Menyadari bahwa akan sulit untuk meyakinkan Grace. Sehingga, anda harus merencanakan strategi anda dengan baik. Anda harus mampu membeberkan manfaat rekayasa ulang pada Grace bagi jaringan swalayannya. Mewaspadai masalah potensial dan berupaya untuk menghindarinya. Sensitif terhadap reaksi dan perasaan orang-orang yang dipengaruhi perubahan. Menginformasikan Grace bahwa alasan rekayasa ulang tidak untuk menghacurkan pekerjaan orang lain. Sangat melibatkan Grace dalam proyek akan membantunya merasa bahwa ide yang dijalankan adalah idenya juga. Partisipasi meningkatkan ego, tantangan, dan pada hakekatnya memuaskan serta membangun keamanan dan kepercayaan diri. 6
Anda harus memberikan feedback yang jujur pada Grace dalam setiap saran yang anda berikan. Beritahu dia sugesti mana yang dipakai dan bagaimana mereka diterapkan, sugesti mana yang tidak dipakai dan mengapa, dan sugesti mana yang akan dimasukkan di kemudian hari dan mengapa mereka tidak dimasukkan saat ini. Tunjukkan bagaiman pesaing Grace menggunakan teknik rekayasa ulang untuk mendapatkan keunggulan kompetitif swalayannya. Ingatlah bahwa akan lebih baik secara perlahan, daripada Grace menolak rencana rekayasa ulang yang bijaksana. Biasanya lebih baik menghabiskan uang dan waktu ekstra untuk memastikan bahwa sistem dirancang dan diterima dengan baik. MASALAH 19.1 Don Otno sedang bingung. Dia telah mencari pilihan-pilihan software tapi tidak dapat memilih diantara tiga alternatif. Dia mendatangi anda untuk meminta bantuan. Don memulai pencariannya pada Computers Made Easy (CME), sebuah toko komputer di kompleks perusahaannya. Dia nyaris berharap dia tidak mencari lebih jauh lagi. Steve Young, manajer CME, terlihat cukup berpengetahuan dan mendengarkan dengan penuh perhatian ketika Don menjelaskan masalah, kebutuhan dan perhatiannya. Studi sistem harus dilakukan untuk menentukan apa yang dibutuhkan sebelum membuat keputusan mengenai alternatif-alternatif ini. Studi ini harus membuat pilihan menjadi lebih mudah. a. Keunggulan paket software Biaya pengembangan yang lebih rendah – beberapa estimasi mengindikasikan bahwa sebuah paket mungkin berbiaya antara 1/20 dan 1/5 biaya estimasi pengembangan sistem internal. Software lebih dapat diandalkan – pengguna lain telah menggunakan sistem tersebut, sehingga sistem telah melalui lebih banyak pengujian. Biaya perawatan yang lebih rendah – pemasoklah yang melakukan perawatan. Penerapan yang lebih cepat – sistem dapat diinstall segera dan oleh karena itu organisasi dapat mulai menerima manfaatnya segera. Staf dapat melakukan pekerjaan lain - programmer dapat bekerja pada proyek lain segera. Pendokumentasian yang lebih baik – pendokumentasian paket mungkin lebih baik. Sistem dapat diuji coba – pembeli dapat mengevaluasi paket sebelum membelinya. Paket mungkin menawarkan kemampuan unik yang sulit ditiru. Kelemahan paket software Mungkin tidak tersedia paket yang cocok atau ada tapi tidak bisa ditempatkan. 7
Tidak mungkin untuk menemukan paket yang pasti cocok – yang memenuhi kebutuhan unik dan spesifik pengguna. Hambatan dalam praktek dan prosedur operasi – menggunakan paket mungkin memaksa organisasi untuk mengubah prosedur bisnisnya (seperti metode akuntansi). Hambatan dalam pengembangan terkait sistem – jika paket merupakan bagian dari sistem yang lebih besar mungkin paket memberikan hambatan pada sistem keseluruhan. Kekakukan – tidak mungkin untuk menekan file, pengolahan atau ouput yang tidak dibutuhkan. Kemungkinan pemborosan – sistem umum yang tidak dibuat secara spesifik untuk keadaan atau permintaan tertentu cenderung tidak efisien. Menghabiskan banyak waktu untuk mengevaluasi seluruh sistem yang tersedia.. Mungkin tidak ada orang internal yang cukup berpengetahuan untuk memperbaiki program, jika program gagal. Keunggulan Custom Software Software yang secara pasti memenuhi (paling tidak secara teoritis) kebutuhan pengguna. Lebih mudah dimodifikasi dibandingkan paket software. Seringkali lebih efisien dibanding paket software. Kelemahan Custom Software Pendekatan yang paling menghabiskan biaya. Programmer yang berkualitas mungkin mahal, sulit dicari, dll. Pengembangan program menghabiskan waktu - pengguna perlu menunggu hingga software dibuat. Produk tidak dapat diuji dan mungkin tidak ada garansi kualitas produk. Melibatkan pengawasan dan pengendalian yang signifikan. Lebih cenderung mengandung kesalahan atau bugs dibanding paket software. Jika dikembangkan sendiri, mungkin pengguna harus menunggu cukup lama sebelum seseorang dapat membuat program. Jika dikembangkan oleh pihak eksternal, anda beresiko memilih pengembang tidak berpengalaman dan berkualitas buruk. Mungkin pengembang juga menawarkan harga yang rendah dan kemudian mengambil pintasan yang tak wajar atau mencoba menaikkan harga di kemudian hari. Keunggulan software yang dimodifikasi Software cenderung lebih memenuhi kebutuhan pengguna dibanding paket software. Biasanya lebih murah dibanding custom software. Dapat diterapkan lebih cepat dibanding custom software. 8
Kelemahan software yang dimodifikasi Mungkin sulit menemukan programmer bersedia memodifikasi kode. Mungkin ilegal untuk memodifikasi software. Mungkin memodifikasi software membatalkan dukungan vendor. Perubahan program mungkin tidak didokumentasikan dengan tepat, sehingga menyebabkan dokumentasi ketinggalan jaman. Mungkin menyebabkan masalah pengendalian dan menyebabkan kesalahan pada program. Mungkin program kurang efisien dan perawatannya lebih mahal Mungkin semahal atau lebih mahal dari custom program – khususnya jika modifikasi yang dilakukan cukup signifikan. b. Belum terdapat cukup informasi dalam masalah untuk mencapai jawaban yang pasti. Diperlukan informasi yang lebih sebelum dapat mencapai kesimpulan yang pasti. Kesimpulannya: secara umum paket software merupakan yang terbaik jika paket tersebut tersedia, kualitasnya dapat diterima, kedayagunaan, dll. Jika software dapat diterima (hal ini cukup dekat dengan apa yang dia butuhkan),biaya yang rendah dan penerapan yang dapat dilakukan dengan segera, membuat paket software menjadi pendekatan yang menarik.
9
