Makalah MAKALAH
Administrasi ke-Tata Usahaan Sekolah
Oleh Kelompok 10 Anggota kelompok
Mata Kuliah : Administrasi dan Supervisi Pendidikan Dosen :
Universitas Negeri Padang 2018
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pendidikan Nasional berdasarkan Pancasila, bertujuan untuk meningkatkan kualitas manusia Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin, bekerja keras, tangguh, bertanggung jawab, mandiri, cerdas dan terampil serta sehat jasmani dan rohani. Berbagai kegiatan telah dilakukan diantaranya dalam pengelolaan administrasi sekolah yang mencakup diantaranya dalam peningkatan jenis mutu pendidikan. Dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan Pendidikan Nasional, oleh karena itu kegiatan-kegiatan administrasi sekolah dilakukan dengan teratur, terarah, dan terencan a. Pendidikan merupakan salah satu faktor penentu kemajuan sebuah negara. Apabila pendidikannya bagus, maka kemungkinan bangsa itu untuk maju juga besar. Akan tetapi, bila pendidikannya kurang bagus, maka bangsanya pun juga sulit untuk maju. Dengan pendidikan yang bagus, diharapkan penduduk suatu negara memiliki kemampuan yang lebih dan memiliki moral yang lebih bermartabat serta memiliki sudut pandang yang lebih luas dalam menghadapi suatu masalah ataupun perbedaan yang terjadi alam kehidupannya. Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan informasi yang berwujud warkat. Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil
keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan. Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang profesional dan kompeten dibidangnya. Penyusun menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini jauh dari kesempurnaan oleh karena itu apabila ada kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat penyusun harapkan untuk pembutan makalah selanjutnya agar lebih baik lagi A. Rumusan Masalah Untuk membatasi bahasan yang akan diuraikan dalam pembahasan maka dirumuskan masalah sebagai berikut: 1. Apa yang dimaksud dengan administrasi ketatausahaan pendidikan ? 2. Bagaimana administrasi ketatausahaan pendidikan? 3. Bagaimana tata letak kantor ? 4. Bagaimana Peran guru dalam Administrasi Ketatausahaan? C. Tujuan Penulisan Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah : 1. Menjelaskan defenisi administrasi ketatausahaan pendidikan . 2. Menjelaskan administrasi ketatausahaan pendidikan . 3. Menjelaskan tata letak kantor . 4. Menjelakan Peran guru dalam Administrasi Ketatausahaan
BAB II PEMBAHASAN A.
Pengertian
Menurut The Liang Gie segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranganyang diperlukan dalam setiap organisasi. Menurut The Liang Gie ketatausahaan meliputi: 1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan bilamana diperlukan. 2. Mencatat yaitu melipuri kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulismenulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan. 3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai. 4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain. 6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. Ada tiga peranan pokok kegiatan ketatausahaan, yaitu: 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatifuntuk mencapai tujuan organisasi 2. Menyediakan keterangan-keterangan 3. Membantu kelancaran perkembangan
B.
Proses administrasi ketatausahaan
1. Persuratan/penataan surat Tata cara persuratan di lingkungan departeman pendidikan dan kebudayaan di atur dalam keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan (kepmen dikbud) republic Indonesia nomor 091/U1995 tanggal 25 April 1995 tentang pedoman tata persuratan dan kearsipan dan kearsipan di lingkungan depertemen pendidikan dan kebudayaan. Menurut kepmen dikbud nomor 091/U1995 surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaiakan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain. Menurut Syahril & Asmidir Ilyas (2009: 200-202) jenis-jenis surat, yaitu: a. Surat Dinas adalah surat berisi hal penting berkenaan denan administrasi pemerintah dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintah b. Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan c. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan d. Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan e. Surat Kawat atau Telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf f.
Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang ditetapkan pleh pejabat yang berwewenang untuk itu
g. Surat Edaran adalah surat yang berisi penjelasan/petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada h. Surat Undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan
i.
Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan
j.
Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa
k. Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut l.
Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut
m. Surat Keterangan adalah surat surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan n. Berita Acara adalah surat yang berisis laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu. tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/peristiwa tersebut 2. Kearsipan/penataan arsip Berikut ini hal yang berkaitan dengan penataan arsip yaitu: a. Azas penataan arsip. Azasnya yaitu azas sentralisasi, desentralisasi dan gabungan. Sentralisasi adalah azas penataan arsip yang dipusatkan pada satu unit. Desentralisasi adalah azas penataan arsip pada unit-unit dalam organisasi. Dan gabungan adalah gabungan antara azas sentralissasi dan azas desentralisasi. b. Sistem penataan arsip
Berdasarkan masalah
Berdasarkan abjad
Berdasarkan tanggal
Berdasarkan nomor
Berdasarkan wilayah
c. Prosedur penataan arsip
Meneliti arsip yang akan disimpan
Mengelompokkan arsip
Meneliti kesesuaian lampiran
C.
Mengklasifikasikan arsip
Mengindeks arsip dengan cara memberi ciri khas atau tanda suatu arsip
Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpanan menurut pola
Tata Ruang Kantor /Sekolah
1. Pedoman letak Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha didalamnya terdapat pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan alat-alat kantor. Karena kantor berfungsi sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas kantor, maka penataan yang dilakukan harus diperhatikan untuk kelancaran proses aktifitas kantor yang dilakukan. 2. Asas Tata Ruang Kantor a. Asas Jarak Terpendek Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainya. b. Asas Segenap Ruangan Tata mungkin
ruang
kantor
yang
baik
mempergunakan
semaksimal
ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak
terpakai c. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya, waktu, dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat fleksibel dan tidak bersifat permanen.
d. Lingkungan Fisik Lembaga pendidikan hendaknya memperhatikan lingkungan fisik dalam kantor. Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat pengeluaran dan tenaga, sebab pegawai menjadi lebih energik dan sehat, yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi pikiran mereka untuk menciptakan ide/gagasan inovasi baru untuk kemajuan lembaga. D. Peran Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan Guru harus berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, seperti hal-hal berikut: 1. Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah 2. Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru 3. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi
murid-
murid 4. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah 5. Berperan sebagai Penerima, Penyortir, Pencatat, Pengarah, Pengolah, Peñata arsip pada proses surat menyurat.
BAB III PENUTUP A.
KESIMPULAN
DAFTAR KEPUSTAKAAN
Sukirman, Hartati dkk. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press
Asnawir, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2004
Rifai, Moh., Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: Jemmars, 1986
Sabri, Ahmad, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2000
https://emakalahonline.blogspot.co.id/2017/04/pengertian-administrasi-ketatausahaan.html
