Sop Public Relation (Ketentuan Ghs)

Standard Operating Procedure (SOP) Public Relation ( PR )

1. Keten etentu tuan an Pene Peneri rima maan an Kedat edatan anga gan n Tamu amu (Gue (Guest st Handling Services) Public

Relation

memiliki

kewajiban

untuk

melayani

dan

mendam mendampin pingi gi tamu tamu yang yang datang datang ke perus perusaha ahaan an baik baik dari dari dalam dalam negeri maupun dari luar negeri. PR bertugas untuk menyiapkan akomodasi akomodasi serta transportasi tamu. Adapu Ad apun n persia persiapan pan dalam dalam penerim penerimaan aan kedata kedatanga ngan n tamu tamu adalah adalah sebagai berikut : 1. Request equest Guest Guest Handling Handling dari anager anager GA !. "on#r "on#rmas masii data$ identitas$ identitas$ jumlah$ %ight %ight schedule$ schedule$ budget$ lokasi lokasi hotel dan schedule kegiatan guest selama &isit '. eng enghu hubu bung ngii hote hotell untu untuk k kon#r on#rma masi si a&ai a&aila labi bili lity ty$$ har harga$ ga$ dan dan tanggal booking sampai dengan mendapatkan kode booking (. enerima enerima dra)t dra)t in&oice atau atau in&oice hotel hotel untuk disampaik disampaikan an dan ditindak lanjuti ke bagian keuangan *. empersi empersiapka apkan n Pick Pick +p ,er&ic ,er&ice e -andara -andara . empersi empersiapka apkan n transport transportasi asi untuk untuk penjemputan penjemputan : - i!a i!a tran transp spor orta tasi si dari dari "nte "ntern rnal al :  : a. "oordinasi oordinasi dengan dengan /ri&er /ri&er Perusah Perusahaan aan b. engec engecek ek kesi kesiapa apan n mobil mobil c. empersi empersiapk apkan an anggaran anggaran uang uang bensin$ bensin$ tol$ dan uang uang parkir parkir 0 ,tandar biaya umum untuk penjemputan dengan menggunakan kendaraan kantor atau at cost yang selama ini diberlakukan  - i!a i!a tran transp spor orta tasi si dari dari e!st e!ster erna nall # a. enghubung enghubungii Rent Rent a car atau 2a3i ,er&ice ,er&ice b. "on#rmasi on#rmasi tanggal tanggal$$ jam dan tempat tempat penjempu penjemputan tan c. enany enanyak akan an biaya serta serta cara cara pembay pembayara aran n untuk untuk dilapo dilapork rkan an ke -agian keuangan ".

Sc$edule Kegiatan # -erko -erkoor ordin dinasi asi dengan dengan GA anage anagerr untuk untuk mengat mengatur ur schedu schedule le kegiatan tamu selama &isit kantor H4. ,etelah schedule dibuat koor koordin dinasi asika kan n kembali embali dengan dengan 2amu apaka apakah h setuju setuju dengan dengan schedule yang telah dibuat.

%. Ketentuan Penggunaan Ruang &eeting Perusahaan memiliki berbagai /i&isi dengan kepentingan masing5 masing

yang

membahas

mengharuskan berbagai

hal

melaksanakan yang

meeting

menyangkut

ataupun di&isi

tersebut.Perusahaan kita memiliki ruangan meeting yang besar dan kecil yang disesuaikan dengan jumlah peserta meeting. Adapun langkah5langkahnya sebagai berikut : 1. /i&isi mengirimkan request6permintaan penggunaan ruangan meeting

dengan mengisi )orm

request penggunaan ruang

meeting Pengajuan )orm minimal satu hari sebelum tanggal pemakaian. 0)orm terlampir !. Request dire&iew oleh GA anager dan diberikan Appro&al Pemberian Appro&al berdasarkan skala prioritas : 1.1 eeting /ireksi atau -4/ 0terjadwal atau tidak terjadwal 1.! General eeting 1.' eeting +nit berdasarkan

pengajuan

0berdasarkan

penerimaan )orm yang di appro&ed. 0)orm terlampir

'. Ketentuan Penggunaan Kendaraan Operasional  river ,etiap di&isi atau person yang akan menggunakan kendaraan operasional7dri&er harus menjadwalkan6kon#rmasi ke PR minimal 1 hari sebelum hari H untuk dibuatkan jadwal. Adapun langkah5 langkah untuk menggunakan kendaraan operasional kantor adalah sebagai berikut : 1. engisi )orm Penggunaan "endaraan 4perasional 7 dri&er engajukan )orm minimal satu Hari sebelum tanggal pemakaian 0)orm terlampir !. Request dire&iew oleh GA anager untuk diberikan appro&e '. ,etelah mendapatkan appro&e dari GA anager$ PR memberikan schedule penggunaan kendaraan operasional kepada di&isi yang mengajukan permohonan tersebut (. "oordinasi dengan /ri&er untuk schedule penggunaan kendaraan

*. Travel "+ , OT !ara/an !e Site Pada saat karyawan akan &isit atau selesai cuti dan akan kembali ke ,ite maka karyawan tersebut harus kon#rmasi ke HR/ untuk pemesanan tiket. 8angkah5langkah untuk pemesanan tiket untuk karyawan yang akan tra&el 9n ke ,ite adalah sebagai berikut : 1. enerima Request dari HR/ yang sudah diappro&ed oleh 4peration anager !. emesan tiket ke 2ra&el Agent '. endapatkan a&ailability tanggal dan jam tiket dari Agent (. "oordinasi dengan HR/ untuk monitor perjalanan karyawan untuk issued tiket *. enyerahkan ke GA anager untuk menentukan issueancenya dari GA anager ke 2ra&el Agent . ,etelah mendapatkan kon#rmasi kode booking melanjutkan in)ormasi atau email ke HR/ dan 4perational anager . onitor perjalanan karyawan tersebut agar tiba sesuai dengan  jam yang ditentukan

0. &engatur 2!sternal

Kegiatan,cara

"nternal

maupun

"egiatan atau Acara terbagi ! yaitu 9nternal dan ;ksternal : "egiatan 9nternal adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh Perusahaan dan hanya melibatkan karyawan perusahaan saja. ,edangkan kegiatan ;ksternal adalah kegiatan yang melibatkan pihak luar baik pemerintahan atau &endor6supplier$ dan lain5lain. 5

8angkah5langkah sebagai berikut :

kegiatan

"nternal

1. Request Acara dari /irektur ke GA anager !. GA anager menyampaikan ke PR '.
Perusahaan

adalah

-udget  2ransportasi /okumentasi (. ,etelah mendapatkan kon#rmasi menghubungi pelaksanaan kegiatan *. Pada hari H memastikan semua kegiatan berjalan lancar . engatur /okumentasi • • •

5

8angkah5langkah sebagai berikut :

kegiatan 2!sternal

Perusahaan

tempat

adalah

1. Request Acara /ari /irektur ke GA anager !. GA anager menyampaikan ke PR '.
3. &endu!ung Kegiatan,cara 2!sternal ,etiap acara6kegiatan yang dilaksanakan oleh Pihak luar seperti Acara >esti&al ataupun yang dilaksanakan oleh "epala /esa kita wajib untuk berpartisipasi dalam penyelenggaraan acara tersebut. 8angkah5langkahnya adalah sebagai berikut : a. ?omde& atau "aryawan ,ite melaporkan Proposal yang diterima dari penyelenggara acara kepada GA anager b. GA anager menyampaikan kepada /irektur dan PR

c. =ika proposal tersebut disetujui dengan besaran dana6anggaran yang

ditentukan

oleh

/irektur

maka

GA

anager

akan

memberitahukan kepada PR untuk mengajukan ke "euangan d. onitoring 2rans)er dana Proposal tersebut apakah sudah diterima dan siapa penerimanya

4. Pengurusan o!umen ,etiap Perusahaan memiliki dokumen5dokumen Perusahaan yang memiliki keterbatasan waktu dan harus diperpanjang ataupun diperbaharui. Alur dari pengurusan dokumen adalah sebagai berikut : 1. GA

anager

akan

memberitahukan

kepada

PR

mengenai

dokumen yang akan diurus !. PR koordinasi ke GA anager mengenai dokumen$ perubahan apa yang akan diurus ataupun permintaan dokumen yang diharapkan '. GA anager

memberikan

surat

kuasa

untuk

pengurusan

dokumen dan membuat surat permohonan kepada instansi terkait (. elaporkan ke bagian "euangan jika ada biaya yang harus dibayarkan *. engisi budget )orm yang harus disetujui dan ditanda tangani oleh GA anager dan anager "euangan . engurus dokumen ke 9nstansi terkait