Laporan Observasi Humas (Public Relation)
PELAKSANAAN KEGIATAN HUMAS
DI UNIVERSITAS NEGERI PADANG
Oleh :
Tia Ayu Ningrum
17919
ADMINISTRASI PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2012
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT karena berkat rahmatnyalah penulis dapat menyelesaikan laporan obseavsi ini. Kemudian salawat beriringan salam untuk nabi besar Muhamad SAW.
Penulisan makala ini tidak terlepas dari bantuan dan saran yang telah diberikan oleh berbagai pihak. Untuk itu penulis ucapkan terima kasih kepada:
Dosen pembimbing mata kuliah HUMAS (Public Relation)
Orang tua yang meberikan bantuan moril dan materil serta iringan do`a kepada penulis
Sahabat dan rekan-rekan yang memberikan inpirasi dan kepada semua pihak yang membantu kelancaran penulisan makala ini.
Penulis mengharapkan saran dan kritikan yang dapat dijadikan pertimbangan untuk masa yang akan datang. Harapan penuls semoga laporan observasi ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Kepada Allah SWT Penulis berdoa dan memohon semoga segala bantuan yang diberikan mendapat balasan dan menjadi amal saleh hendaknya disisi Allah SWT, amin.
Padang, Desember 2012
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Humas merupakan suatu hubungan dengan masyarakat untuk mencapai tujuan yang diinginkan secara efektif dan efesien. Kegiatan humas ini merupakan bagian dari kegiatan manajemen. Semua tahap dalam kegiatan manajemen dan fungsi manajemen memerlukan humas. Baik dai segi perencanaan, pelaksanaan dan pengawasannya. Ketiga fungsi umum ini, sangat membutuhkan peranan HUMAS. perencanaan dibuthkan menjalin hubungan denagn masayaraat untuk bisa menemkan an mendapatkan data dan informasi yang diinginkan yag berguna untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai. Dalam pelaksanaannya juga memerlukan kegiatan Humas karena dengan melakukan hubungan yanng baik dengan masyarakat. Kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan masayarakat akan lebih mudah bila menggunakan ilmu HUMAS. Kemudian dalam pengawasanya juga membutuhkan Peranan HUMAS, bagaimana suatu kegiatan bisa dikatakan baik bila respon dari masyarakat sebalikknya. Karena sebak-baikya suatu kegiata harus mendapat respon yang baik dari masyarakat.
Organisasi yang memerlukan manajemen didalamnya tentunya juga memerlukan kegiatan HUMAS ini. Melihat intansi-instansi yang ada, telah menggunakan peranan humas ini. Untuk itulah penulis ingin mngetahui bagaimana pelaksanaan kegiatan Humas di Instansi-instansi tersebut dengan melakukan Observasi pada HUMAS Universitas Negeri Padang.
Pembatasan Masalah
Pembatasan masalah dalam laporan observasi ini adalah hanya mengenai pelaksanaan HUMAS di UNP,
Perumusan Masalah
Berdasarkan pembatasan masalah diatas, maka perumusan masalah dalam laporan observasi ini adalah sebagai berikut:
Apa Visi misi HUMAS UNP?
Bagaimana Struktur HUMAS diUNP?
Apa Tugas pokok dari HUMAS ?
Bagaimana Sistem Rekruitmen HUMAS?
Bagaimana Komptensi yan harus dimiliki HUMAS
Apa Faktor penghambat dan pendukung dalam pelaksanaan tugas HUMAS?
Bagaimana Solusi mengatasi Hamnbatan dalam pelaksanaan HUMAS?
Bagaimana Kode etik Humas?
Tujuan
Berdasarkan perumusan diatas maka penulisan tujuan dalam laporan Observasi ini adalah sebagai berikut:
Untuk menjelaskan tentang Visi misi HUMAS UNP
Untuk menjelaskan tentang Struktur HUMAS diUNP
Untuk menjelaskan tentang Tugas pokok dari HUMAS
Untuk menjelaskan tentang Sistem Rekruitmen HUMAS
Untuk menjelaskan tentang Komptensi yan harus dimiliki HUMAS
Untuk menjelaskan tentang Faktor penghambat dan pendukung dalam pelaksanaan tugas HUMAS
Untuk menjelaskan tentang Solusi mengatasi Hamnbatan dalam pelaksanaan HUMAS
Untuk menjelaskan tentang Kode Etik Humas
Manfaat
Manfaat dari penulisan laporamn Observasi ini adalah sebagai berikut:
Dapat menambah pengetahuan penulis
Dapat mmbuat pembaca tahu tentang HUMAS UNP
Dapat melengkapi tugas akhir dari mata kuliah HUMAS bagi penulis
BAB II
KAJIAN TEORITIS
Pengertian HUMAS
Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi.
Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka. Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.
Sejarah Humas
Di dunia
Konsep dasar Humas diperkenalkan pada tahun 1906 oleh Ivy Lee saat ia berhasil menjembatani konflik buruh batubara dan pengusaha. Konsep ini lalu dikenal sebagai Declaration of Principle (Deklarasi Azas-Azas Dasar) yaitu prinsip yang terbuka dan tidak menyembunyikan data dan fakta.
Di Indonesia
Humas di Indonesia dikenal pada tahun 1950an dimana humas bertugas untuk menjelaskan peran dan fungsi-fungsi setiap kementrian, jawatan, lembaga, badan, dan lain sebagainya.
Unsur-Unsur Humas
Dalam melaksanakan manajemen humas, menurut George R. Terry, seorang praktisi humas perlu mempersiapkan unsur-unsur yang diperlukan demi tercapainya tujuan yang maksimal, yakni:
Manusia baik laki-laki, maupun perempuan (men and women). Pihak yang terlibat dalam proses manajemen mamainkan peranan penting terhadap keberhasilan kinerja manajemen.
Alat-alat yang diperlukan (materials) mencakup barang-barang yang harus dibeli atau dipersiapkan demi keberhasilan proses manajemen.
Sarana yang digunakan (machines) meliputi semua yang mendukung penggunaan dari barang atau alat yang dimiliki dalam proses manajemen.
Metode yang dipakai (methods) meliputi teknik atau cara yang digunakan dalam menjalankan proses manajemen.
Dana (money) merupakan seberapa banyak anggaran yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan program.
Pasar atau khalayak yang akan dituju (market) merupakan target sasaran perusahaan dalam menjalankan proses manajemen.
Pekerjaan Seorang Humas
Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga mendapatkan simpati akan kejadian tersebut].
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang petugas humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah :
Membuat kesan (image)
Pengetahuan dan pengertian
Menciptakan ketertarikan
Penerimaan
Simpati
Humas adalah sebuah proses yang terus menerus dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh kemauan baik dan pengertian dari pelanggan, pegawai, dan publik yang lebih luas. Dalam pekerjaannya, seorang humas membuat analisis ke dalam dan perbaikan diri, serta membuat pernyataan-pernyataan keluar.
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
Fungsi Humas
Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut :
memberikan penerangan kepada publik,
melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik
Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya.
Fungsi Humas lainya sebagai berikut:
Kesan (image)
Kesan disini berarti "gambaran yang diperoleh seseorang tentang suatu fakta sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengertian mereka (terhadap suatu produk, orang, atau situasi).
Pengetahuan Dan Pengertian
Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.
Menciptakan ketertarikan
Humas juga harus dapat menciptakan ketertarikan publik dalam suatu situasi atau serial situasi, yang bisa jadi berpengaruh besar dalam suatu organisasi atau sekelompok orang.
Menggunakan strategi kehumasan dalam hal ini bisa menjadi sangat efektif.
Penerimaan
Masyarakat mungkin bersikap melawan pada sebuah situasi karena mereka tidak mengerti apa yang sedang terjadi, atau mengapa hal tersebut terjadi. Profesi humas mempunyai peran kunci untuk menjelaskan sebuah situasi atau kejadian dengan sejelas-jelasnya sehingga ketidak-pedulian, dan bahkan sikap menentang, yang menjadi atmosfer disekelilingnya dapat diputar menjadi pengertian dan penerimaan.
Simpati
Dengan mengemukakan informasi secara jelas dan tidak bias, umumnya merupakan cara yang berhasil untuk meraih simpati.
Hubungan Internal,
Hubungan Internal adalah bagian khusus PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi mengantungkan kesuksesannya.
Publisitas
Publisitas adalah sumber-sumber informasi yang disediakan oleh PR dan digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai berita. Metode penempatan pesan di media ini adalah pesan di media ini adalah metode yang tak bisa dikontrol (uncontrolled) sebab sumber informasi tidak memberi bayaran kepada media untuk pemuatan informasi tersebut.
Advertising
Advertising, informasi yang digunakan oleh PR untuk menjangkau audien yang lebih luas, bukan untuk konsumen yang menjadi sasaran marketing, dimana informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar ruang dan waktu penempatan informasi tersebut. Ini adalah metode terkontrol dalam menempatkan pesan di media.
Press Agentry
Press Agentry,adalah penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik media massa dan mendapatkan perhatian publik. Banyak praktisi PR kadang-kadang menggunakan taktik press agentry untuk menarik perhatian media kepada kliennya, organisasinya, atau tujuannya. Tetapi PR lebih dari sekedar press agentry.
Public Affairs
Public Affairs adalah bagaian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan pemerintah dan komunitas lokal dalam rangka memengaruhi kebijakan publik.
Lobbying
Lobbying adalah bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan memengaruhi penyusunan undang-undang dan regulasi.
Manajemen Isu
Manajemen Isu adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengindentifikasi, mengevaluasi, dan merespon isu-isu kebijakan publik yang memengaruhi hubungan organisasi dengan publik mereka. Secara administratif atau secara konseptual, manajemen isu adalah bagian fungsi PR, akan tetapi, jika dilihat sebagai komunikasi persuasif, ia menjadi taktik untuk memengaruhi kebijakan publik, bukan sebagai bagian dari perencanaan strategi organisasi.
Hubungan Investor
Hubungan Investor adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder dan pihak lain di dalam komunikasi keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar
Pengembangan
Pengembangan adalah bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela
Kegiatan Humas
Tujuh puluh persen dari kegiatan seorang humas berhubungan dengan tulis menulis selain tugas-tugas lainnya. Diantaranya adalah:
Merancang pesan tematik agar pesan yang disampaikan oleh organisasi memiliki keseragaman/ keterkaitan pesan. Contoh: Bank Niaga saat menggelar tema "Cinta".
Melakukan segmentasi media, dimana seorang humas harus mampu memformulasikan keseimbangan saling dukung antara media cetak dan elektronik.
Komunikasi interaktif. Contohnya beberapa organisasi dalam merancang logonya melakukan pelibatan konsumen dimana dilakukan kompetisi merancang logo, contoh lain adalah rubrik konsultasi atau jasa layanan konsumen melalui telpon.
Menjaga reputasi perusahaan dan citra produk melalui pemanfaatan kekuatan pesan dan atau kombinasinya. Contoh: kegiatan sponsor: Dari Mayora.
Iklan multiguna (memanfaatkan momentum psikologis). Contoh: bukan basa-basi.
Penjualan simpatik. Contoh: Aqua menyisihkan hasil penjualan untuk pipa mengalirkan air di kawasan timur Indonesia.
Melakukan iklan layanan masyarakat.
Pemasaran dari mulut kemulut. Contoh: Taksi Bluebird dalam memasarkan reputasi yang baik jarang menggunakan iklan media massa.
Ajang pemasaran khusus dimana aktivitas dirancang untuk melibatkan khalayak. Contoh: Ajang Jakarta Fair
Memanfaatkan komunikasi yang akrab untuk pelanggan. Contoh: Layanan purna jual, dsb.
BAB III
HASIL OBSERVASI
Observasi dilakukan penulis di Humas UNP dengan cara mewawancarai Pak Bakri yang merupakan salah satu staf bidang humas di UNP. Observasi in dilakukan pada hari selasa tanggal 27 November 2012.
Berdasarkan hasil observasi diperoeh data bahwa:
Visi misi HUMAS UNP
Berdasarkan hasil wawncara engan pak Bakri, detahui bahwa fungsi Visi, Misi dan tujuan Humas UNP sama halnya dengan Visi Misi dan Tujuan Unp itu sendiri. Visi misi dan tujuan Unp itu sendiri adalah sebagai berikut:
Visi
Visi Universitas Negeri Padang adalah menjadi universitas unggul, dinamis dan bermutu tinggi, berbasis pendidikan tenaga kependidikan, berlandaskan nilai-nilai ketaqwaan.
Misi
Misi Universitas Negeri Padang adalah menyelenggarakan tridharma perguruan tinggi di bidang kependidikan dan nonkependidikan yang berkualitas dan demokratis melalui pengoptimalan sumber daya secara mandiri dan/atau kerjasama antar lembaga, berlandaskan nilai-nilai ketaqwaan, yang meliputi program-program:
Pendidikan akademik dan pendidikan profesional;
Penelitiaan inovatif dan tepat guna;
Pengabdian kepada masyarakat yang relevan;
Hubungan dan kerjasama antar universitas dengan perguruan tinggi lain, lembaga pemerintah dan non-pemerintah, baik daerah, nasional, maupun internasional.
Tujuan
Dalam memenuhi visi dan misi UNP yang menyumbang kepada kehidupan dan pembangunan masyarakat, bangsa dan negara, program-program UNP bertujuan untuk:
Menghasilkan lulusan yang berilmu dan mampu menerapkan hasil Pendidikannya, sebagai tenaga kependidikan yang mampu melaksanakan mengembangkan tugas kependidikan di lingkungan lembaga pendidikan formal dan non-formal, serta sebagai warga masyarakat yang demokratis, dinamis dan inovatif, berlandaskan nilai-nilai ketaqwaan;
Menghasilkan produk keilmuan, teknologi dan kesenian bagi kehidupan kemanusiaan yang dinamis, maju dan berbudaya tinggi serta demokratis, dengan menjunjung tinggi nilai-nilai ketaqwaan;
Menghasilkan pelayanan kependidikan dan nonkependidikan kepada masyarakat dalam berbagai bidang kehidupan untuk kemaslahatan kemanusiaan sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman.
Struktur HUMAS UNP
Kedudukan HUMAS di UNP berada dibawah Pembantu Rektor 2 (Dua). Bila digambarkan sstrukturnya seperti pada baan dibawah ini:
REKTOR
REKTOR
PD3 PD 1 PD 2
PD3
PD 1
PD 2
Kepala Humas
Kepala Humas
Staf Pengarsipan Staf PersuratanStaf Dokumentasi
Staf Pengarsipan
Staf Persuratan
Staf Dokumentasi
Humas langsung bertangunggjawab kepada pembantu rektor dua. Semua urusan dan kegiatan harus atas persetujuan pembantu rektor dua karena pembantu rektor dualah yang bertanggung jawab dengan kerja Humas tersebut.
Tugas Pokok Dari HUMAS UNP
Tugas pokok dari Humas adalah menginformasikan kedalam dan keluar. Maksud mengingformasikan kedalam adalah menyebarkan semua informasi mengenai selingkup Universitas Negeri padang kepada seluruh civitas Universitas Negeri Padang.
Sedangkan menginformasikan keluar adalah memberikan informasi kepada semua masyarakat selingkup Universitas Negeri Padang.
Humas PT (perguruan Tinggi) memiliki tugas yang berbeda dengan Humas swasta, seperti perusahaan, dan sebagainya. Hal itu karena paa instansi swasta (perusahaan) terdapat suatu nilai jual, seperti PT semen Padang yang memiliki Humas untu mempromosikan bagaimana nilai produknya bisa baik.
Sistem Rekruitmen HUMAS UNP
Sistim open rekruitmen HUMAS UNP dilakukan dengan cara tertutup. Bila terdapat kekosongan keduddukan atau pekerjaan maka pihak HUMAS UNP mengusulkannya ke Pembantu Rektor dua sebagai atasan langsung dari Humas tersebut. Biasanya PNS/Pegawai yang memenuhi syarat bisa direkomendasikan lagsung kepembantu rektor dua,
Kepala Humas UNP diganti sekali 4 tahun. Dari awal terbentuknya Humas UNP telah tujuh (7) kali terjadi pergantian kepala Humas sejak tahun 1991. Sebelum tahun 1991, Humas UNP tidak memiliki kepala Humas.
Komptensi yan harus dimiliki HUMAS UNP
Kompetensi yang harus dimiliki oleh Humas UNP menurut pak Bakri adalah sebagai berikut:
Bisa berkomunikasi
Tidak Emosional
Penampilan
Pendidikan
Pendidikan untuk HUMAS Unp kalau dapat arjana komunikasi/bahasa.
Faktor penghambat dan pendukung dalam pelaksanaan tugas HUMAS UNP
Faktor yang menjadi hambatan dalam pelaksanaan tugas Humas UNP ini adalah:
Keuangan
Masalah yang paling sering terjadi adalah masalah keuangan. Hal ini karena banyaknya kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Humas UNP sedangkan tidak ada anggaran rutin yang diberikan untuk Humas.
Personal
Masalah personal juga terlihat dari sediktnya personal yang ada saat sekaang dengan personal yang dibutuhan.
Sedangkan faktor pendukung dalam pelaksanaan tugas Humas UNP adalah
Kreatifitas
Kreatifitas dari mahasiswa yakninya koran kampus Ganto yang dikelolah langsung oleh mahasiswa. Ganto dahulu yang dikelolah oleh Humas itu sendiri sekarang telah diklolah oleh mahasiswa. Dengan ini tugas Humas sedikit terbantu. Dengan adanya Mahasiswa yang mengelolah Ganto , fungsi ganto lebih efektif karena dengan banynya mahasiswa yang mengelolahnya ditambah pula dengan kreatifitas mahasiswa tersebut sangat banyak.
Teknologi
Portal Online
Dengan adanya kecanggihan dan pemanfaatan teknologi, asangat mendorong tugas Humas tersebut
Radio Kampus
Koran kampus (Sigma FM), juga mendoronng tugas hmas dalam memberikan informasi selingkup Universitas Negeri Padang.
Solusi Mengatasi Hamnbatan Dalam Pelaksanaan HUMAS UNP
Solusi mengatasi hambatan dalam pelaksanaan Humas UNP adalah sebagai berkut:
Keuangan
Solusi untuk mengatasi masalah keuangan pada Humas adalah dengan mengambil dana dari dana UNP. Seharusnya perlu dianggarkan anggaran rutin untuk bidang Humas UNP ini.
Personil
UNP harus menambah jumlah personil untuk HUMAS UNP ini karena mengingta banyaknya kegiatan dalam Humas tersebut.
Kode Etik Humas UNP
Berdasarkan wawancara dengan pak Bakri yang merupakan staf ari bagia kehumasan UNP , diketahui bahwa HUMAS UNP tidak memiliki kode etik.
BAB IV
ANALISIS
Berdasarkan hail Observasi pada HUMAS UNP tersebut diketahui bahwa Humas UNP ang berda di bawah pembnatu rektor dua tida berjalan sebagaimana mestinya. Hal itu dapa dilihat dari tugas, fungsi, masalah yang ada seperti masalah tdak adanya anggaran rutin untuk Humas dan juga terbatasnya persnil dala bidang Humas tersebut.
Humas UNP yang tidak berjalan dengan baik bukan dikaenakan karena dalam bidang Humas tersebut tapi juga karena manajemen yang kurang baik dari UNP itu sendiri. Bagaimana Humas dapat berjalan dengan baik bila untuk visi misinya saja tidak jelas. Sdangkan seabagaimana dalam manajemen, tujuan merupakan komponen yang sangat penting dalam pncapaian target yang diinginkan. Sedangkan di Humas UNP tersebut untuk komponen tujuan yang akan menjadi pedoman dalam pencapaian suatu kegiatan saja tidak ada.
Bila dikaitkan dengan teori yang ada tentang peranan Humas dalam Organisasi, UNP tidak menjalankan fungsi Humas dengan baik. Seharusnya UNP harus memberikan perhatian yang ebih dibidang Humas ini. Karen aHuma merupakn sutau elem yang penting dalam mempromosikan UNP kepada masyarakat. Seperti pendapat, Lamb (2001:234) bahwa hubungan masyarakat (Public Relations) adalah suatu elemen dalam bauran promosi yang mengevaluasi sikap masyarakat, mengidentifikasikan hal-hal yang menimbulkan kepedulian masyarakat dan melaksanakan program-program yang nantinya bisa menambah pemahaman dan tingkat penerimaan masyarakat.
Salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan organisasi adalah program promosi yang dijalankan mengenai fungsi dan peran Public Relations. Hal ini sesuai dengan teori dari Wasesa (2006, hal.117) bahwa posisi Public Relations dalam standar mengenai struktur manajemen sangat berpengaruh terhadap informasi yang bisa disampaikan kepada media massa. Semakin rendah posisinya, semakin besar kemungkinan penyimpangan informasi yang diberikan kepada media massa.
Fungsi Humas UNP yang hanya sekedar menginformaskan kedalam dan keluar kegiatan-kegiatn yang berlansung dalam Universitas Negeri Padang tersebut. semestetinya Unp harus memperhatikan lebih fungsi lain dari Humas tersebut. salah satunya adalah masalah image atau pencitraan. Citra harus dikelola dengan baik. Dikaitkan dengan pembagian tugas dalam organisasi, Public Relations merupakan komponen organisasi yang melakukan pengelolaan citra secara sistematis. Namun, mengingat proses pembentukan persepsi, khususnya pada komponen prilaku, setiap anggota organisasi dapat memberikan pesan kepada khalayaknya melalui perilaku yang ditampilkan, maka setiap anggota organisasi adalah PR officer (PRO). Tugas PRO adalah melakukan upaya dalam menyampaikan isi pernyataan kepada khalayak sasarannya agar internal dan eksternal publik minimal tidak merugikan dan maksimal member keuntungan secara terus-menerus kepada organisasi (Hoeta Soehoet, 2003). Dengan sudut pandang terpusat pada upaya pembentukan opini publik yang baik serta evaluasi terhadap upaya tersebut untuk perkembangan organisasi, Cutlip & Center (dalam Gruning 1998, 2003) mengatakan fungsi PRO adalah sebagai agen pembentuk opini publik. PRSA (Public Relations Society of America) mendefinisikan tugas PRO sebagai agen yang menghubungkan organisasi dengan publiknya. Berdasarkan definisi tugas PR, komponen utama yang harus dibangun oleh pada PRO adalah citra organisasi. Citra organisasi dibangun dari elemen visual, verbal dan perilaku yang menjadi cerminan aktualisasi dari visi pemimpin organisasi yang terintegrasi dengan misi dan rencana strategik organisasi (Howard, 1998). Citra organisasi juga merupakan cerminan identitas organisasi yang akan membangun nama baik organisasi (Fomburn, 1996). Dari para pakar komunikasi tersebut di atas, jelaslah bahwa citra harus dikelola melalui dialog dan hubungan baik dengan khalayak organisasi. Visi, misi organisasi yang akan menjadi arah berjalannya organisasi perlu dibuat dengan seksama. Mengingat pembentukan visi misi merupakan hal yang sangat strategis, diperlukan pemimpin yang jujur, bertanggung jawab dan visioner. Dalam menyikapi suatu issue perlu diperhatikan ada tiga komponen yang saling berhubungan dan mempunyai kepentingan masing-masing, yaitu pemerintah, khalayak dan media massa. Interaksi oleh ketiga komponen perlu mendapat perhatian khusus bagi PRO. Pengelolaan citra juga dipengaruhi oleh budaya organisasi, yaitu system nilai / pola perilaku kolektif sekumpulan orang yang saling mempengaruhi melalui komunikasi. Dalam budaya organisasi yang kuat prinsip, nilai yang sama telah terinternalisasi dengan merata sehingga semua anggota organisasi mempunyai sikap terpadu dalam menghadapi tantangan organisasi. Pada organisasi dengan budaya organisasi yang lemah, anggota akan mengandalkan kepribadian akan menghasilkan perilaku yang berbeda. Pengelolaan citra dari perilaku anggota organisasi inilah yang paling sulit dilakukan.
Reputasi (nama baik) organisasi merupakan penilaian atas seluruh citra organisasi yang ada dalam benak khalayak. Pada pengambilan keputusan khalayak, maka reputasimenjadi komponen yang dinilai. Kepemimpinan organisasi, upaya yang telah dilakukan, filosofi perusahaan akan mencerminkan credibility organisasi yang akan memberikan rasa percaya kepada khalayak. Jadi Humas UNP harus merencanakan kegiatan-kegiatan yang dapat mebuta citra dan reputasi yang baik sehingga kepercyaaan masyarakat juga akan baik terhadap intansi ini (UNP).
Masalah requitmen Personal HUMAS UNP juga perlu dievaluasi, karena akan lebih baik bila sistem requitmen yang dilakukan adalah ddistem terbuka. Yakninya membuat lowongan dan menginformasikan kepada masyarakat mengenai kualifikasi untuk menjadi seorang Humas di UNP. Sehingga dari proses requitmen yang seperti itu bisa didapat PRO ( publik rerlation Officer) yang sesuai kualifikasi PRO yang semestinya.
Kode etik yang merupakan norma dalam setiap tindakan juga tidak terdapat di Humas UNP. Sebagaimana lazimnya oranisasi yang baik tentunya memiliki etika profesi atau kode etik humas yang harus ditaati. Dalam usaha mencanangkan patokan dari perilaku bertanggung jawab, mereka harus menegakkan kede etik yang merupakan dasar bagi profesionalisme sesuai dengan pernyataan mereka dengan pertimbangannya adalah kredibilitas. Etika profesi sangat penting terutama dalam rangka untuk pembinaan karyawan, untuk meningkatkan mutu serta mewujudkan pribadi karyawan yang jujur, bersih, berwibawa, semakin mempunyai rasa memiliki organisasi, tanggung jawab, dalam keterlibatannya untuk mengembangkan organisasiny, rasa ikut memiliki besar. Etika profesi dapat membimbing karyawan dalam menjalankan tugasnya sehingga mampu menyelesaikan tugas-tugasnya dengan seksama, etos kerja yang tinggi, dengan tanggung jawab, sehingga memperoleh hasil yang memuaskan. Selain itu etika profesi juga dapat memberi arah, petunjuk untuk membentuk kepribadian seseorang sesuai dengan profesinya kemudian hasil kerjanya dapat memuaskan publik yang dilayaninya.
Hal yang telah terlihat dari berjalannya fungsi Humas UNP dengan efektif adalah pemanfaatan teknologinya yakni portal Online yang sangat membantu terjalinnya dan keerbukaannya organisasi (UNP) dengan masyarakat umum. Hal ini merupakan strategi yang baik, karena diperlukan keterbukaan organisasi agar melakukan audit baik internal dan eksternal organisasi untuk menghasil citra organisasi yang positif yang kemudian akan mambangun reputasi organisasi yang baik.
BAB V
PENUTUP
Kesimpulan
Humas sangat penting dalam sebuah organisasi. Karena humaslah yang berperan dalam pencitraan organisasi tersebut. Humaslah yang akan memberikan inforansika tentang organisasi tersbu kekhalayak banyak.
Melihat pentingnya peranan huas tersebubt, maka perlu personal yang memiliki kecakapan dibidang Humas dan berperan sebagai humas sehinggga bisa menjalankan fungsinya dengan baik.
Saran
Organisasi yang memiliki citra yang baik tentunya memiliki Humas yang baik pula. untuk itu, agar masyarakat luas lebih mengenal tentang Universitas Negeri Padang, UNP harus lebih memperhatikan bidang Humas tersebut. karena Humaslah yang berperan sebagai penghubung antara UNP dengan masyarakat.
DAFTAR PUSTAKA
Nova, Firsan, 2009, Crisis Public Relations. Jakarta : PT. Grasindo,
Rumanti, Maria Assumpta. 2002. Dasar-dasar Public Relationsi : Teori dan Praktik, Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia,
Yulianita, Neni. 2012. Dasar-Dasar Publik. Bandung: FIK UIB
http://azmianne89.blogspot.com/2011/04/peran-dan-fungsi-public-relations-dalam.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Hubungan_masyarakat
