Council of Public Relations Firms, public relations on the Upswing After a "Bounce Back" 2004, says USC G.A.P III Studi Los Angeles, 23rd May 2005
Third Annual Public Relations Generally Accepted Practices Study, dilaksanakan oleh USC Annnerberg Strategic Public Relations Center dan disponsori oleh Council of Public Relationd Firms, 2003, hlm.7
TUGAS MANDIRI
Peran Praktisi Public Relation dalam Komunikasi Perusahaan
Mata Kuliah : Pengantar Hubungan Masyarakat
Disusun Oleh:
Nama Mahasiswa : Astrid Priscilla Dion
NPM : 131110027
Kode Kelas : 131-CM037-N1
Dosen : Nana Juana, S.Sos
Prodi Ilmu Komunikasi
UNIVERSITAS PUTERA BATAM
TA 2013/2014
Peran Praktisi Public Relation dalam Komunikasi Perusahaan
Public Relations Perusahaan
Public relations merupakan aktivitas mengelola komunikasi antara perusahaan dengan publiknya. Pengelolaan public relations yang baik mutlak dimiliki oleh masyarakat organisasi dalam hal ini perusahaan. Grunig dan Hunt mendefinisikan kegiatan PR sebagai kegiatan komunikasi, "the management of communication between an organization and its public (Baskin, Aronoff dan Lattimore, 1997:5). Senada dengan Grunig, Jefkins melihat PR terdiri dari seluruh kegiatan komunikasi yang terencana dengan semua publiknya dalam rangka mencapai tujuan spesifik (1999:9).
Dr. Rex Harlow dalam bukunya yang berjudul: A Model for PR Education for Professional Practices yang dikeluarkan oleh International Public Relations Association (IPRA), setelah mengkaji lebih kurang dari 472 definisi hubungan masyarakat tersebut, maka definisi PR adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama, melibatkan manajemen dalam persoalan/permasalahan, mampu menanggapi opini publik, mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama (Rosadi Ruslan, 1998:16)
Definisi- definisi di atas menjelaskan bahwa PR merupakan kegiatan komunikasi yang dilakukan sebuah organisasi dengan berbagai publiknya. Domain kegiatan PR adalah komunikasi dalam bentuk komunikasi dua arah. Di satu sisi, organisasi melakukan penyebaran informasi kepada publik. Di sisi lain organisasi juga melakukan pencarian informasi , mendengarkan apa yang menjadi keinginan publik organisasi.
Pada hakekatnya Public Relations ini merupakan metode komunikasi yang meliputi berbagai teknik komunikasi. Dimana didalam kegiatannya terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan/perusahaan dengan publiknya. Public relations membantu perusahaan dalam menghadapi lingkungan yang kompleks ini serta penting untuk memastikan bahwa usaha public relations ini harus mendukung pencapaian misi dan sasaran perusahaan secara keseluruhan. Hal ini dilakukan dengan sejumlah cara, termasuk dengan membantu perusahaan dalam mengantisipasi serta beradaptasi dengan tuntutan dan tren masyarakat; menciptakan citra dan reputasi perusahaan secara positif; serta sesuatu yang dapat meningkatkan operasional perusahaan, yang pada ujungnya dapat membawa pada peningkatan penjualan yang berdampak pada profit perusahaan tersebut.
Perusahaan merupakan tempat terjadinya kegiatan produksi dan berkumpulnya semua faktor produksi. Setiap perusahaan ada yang terdaftar di pemerintah dan ada pula yang tidak. Bagi perusahaan yang terdaftar di pemerintah, mereka mempunyai badan usaha untuk perusahaannya. Badan usaha ini adalah status dari perusahaan tersebut yang terdaftar di pemerintah secara resmi. Dunia usaha harus dapat beradaptasi dengan lingkungan yang semakin kompleks dan dinamis, seperti dengan adanya produk baru, merger, dan akuisisi perusahaan, layoff, perkara hukum, dan teknologi baru. Para pimpinan bisnis harus menjalin relasi dengan berbagai publik dan menyeimbangkan respons mereka terhadap berbagai tuntutan dari publik yang beragam.
Pesatnya perkembangan media membuat pekerjaan public relations (PR) kini menjadi semakin menantang. Jika dulu apa yang dinamakan media hanya identik dengan koran, televisi, dan radio, sekarang definisinya sudah meluas hingga menyentuh media baru yang disebut social media. Karena itu, praktisi PR pun tidak hanya harus menguasai skill kehumasan, tapi juga dituntut untuk paham dunia digital, serta aspek-aspek penting lain yang sebelumnya sering diabaikan seperti marketing, iklan, dan sebagainya.
Oleh karena public relations memiliki peran yang sangat penting dalam kelangsungan perusahaan, tulisan ini akan membahas mengenai peran praktisi public relations dalam hal komunikasi perusahaan.
Sasaran Public Relations Perusahaan
Public relations melayani beragam institusi di masyarakat, seperti bisnis, serikat dagang, agen pemerintahan, perkumpulan sukarelawan, yayasan, rumah sakit, lembaga agama, lembaga pendidikan, dan lain-lain. Untuk mencapai tujuan mereka, lembaga-lembaga ini harus membangun hubungan yang afektif dengan banyak pendengar (audience) atau kelompok masyarakat seperti pelanggan, komunitas lokal, pemegang saham, dan lembaga lainnya, dan juga dengan masyarakat umum (Lattimore, 2010:5).
John Dewey, dalam bukunya The Public and Its Problems tahun 1972, mendefinisikan publik sebagai sekelompok orang yang dicirikan sebagai berikut:
Menghadapi situasi tidak menentu yang hampir sama
Mengenali apa yang tidak menentu dalam situasi tersebut
Mengorganisasi untuk melakukan sesuatu untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Dengan demikian, publik adalah sekelompok orang yang memiliki masalah yang sama atau tujuan yang sama dan mengenali kesamaan kepentingan mereka. James Grunig mengusulkan dan menguji tiga kategori untuk mengidentifikasi publik berdasarkan definisi Dewey sebelumnya, yaitu:
Publik Laten; sebuah kelompok menghadapi situasi yang tidak menentu, tetapi tidak mengetahui hal tersebut sebagai sebuah masalah
Publik Sadar; kelompok yang mengenali masalahnya, yaitu tentang apa yang hilang dalam sebuah situasi dan menyadarinya.
Publik Aktif; kelompok yang berusaha untuk mendiskusikan dan melakukan sesuatu tentang masalah tersebut.
Soemirat dan Ardianto (2004) mengklasifikasikan publik dalam PR menjadi beberapa kategori yaitu:
Publik Internal dan Publik Eksternal; Publik internal berada di dalam perusahaan seperti supervisor, karyawan pelaksana, manajer, pemegang saham dan direksi perusahaan. Sedangkan publik eksternal tidak berkaitan langsung dengan perusahaan seperti pers, pemerintah, pendidik/dosen, pelanggan, komunitas dan pemasok.
Publik Primer, Sekunder dan Marginal. Publik primer bisa sangat membantu atau merintangi upaya suatu perusahaan. Publik sekunder adalah publik yang kurang begitu penting, dan publik marginal adalah publik yang tidak begitu penting.
Publik Tradisional dan Publik Masa Depan. Karyawan dan pelanggan adalah publik tradisional, sedangkan mahasiswa/pelajar, peneliti, konsumen potensial, dosen dan pejabat pemerintah (madya) adalah publik masa depan.
Proponent, Opponent, dan Uncommitted. Di antara publik terdapat kelompok yang menentang perusahaan (opponents), yang memihak (proponents) dan ada yang tidak peduli (uncommitted).
Silent Majority dan Vocal Minority. Dilihat dari aktivitas publik dalam mengajukan keluhan atau dukungan pada perusahaan, dapat dibedakan antara yang vocal (menyuarakan pendapat, namun jumlahnya tidak banyak) dan yang silent (tidak terdengar pendapatnya, namun mayoritas).
Peran & Fungsi Public Relations Perusahaan
Peran seorang Public Relations sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi / perusahaan. Public Relations adalah sebagai Jembatan antara perusahaan dengan publik atau antara manajemen dengan karyawannya agar tercapai Mutual Understanding (saling pengertian) antara kedua belah pihak. Public Relations bertindak sebagai komunikator ketika manajemen berhubungan dengan para karyawan.
Adapun peran Public Relations menurut Dozier & Broom (2000:20) antara lain :
Penasehat Ahli (Expert Prescriber); Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Communicator Fasilitator ).
Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator); Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya
Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Fasilitator); Peranan praktisi Public Relations dalam pemecahan masalah persoalan Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat ( adviser ) hingga mengambil rindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.
Teknisi Komunikasi (Communication Technician); Peranan communications technician ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai journalist in recident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan of communication in organization.
Dalam buku Rosady Ruslan (2008: 12), Onong Uchjana mengungkapkan peranan public relations, yaitu mencakup bidang yang luas menyangkut hubungan dengan berbagai pihak dan tidak hanya sekedar berbentuk relations dalam arti sempit, karena personal relations mempunyai peranan yang cukup besar dalam melakukan kampanye public relations. Bagaimana meningkatkan kesadaran, pengertian, dan pemahaman tentang aktivitas perusahaan atau lembaga termasuk membentuk sikap baik (favorable), itikad baik (good will), toleransi (tolerance), saling pengertian (mutual understanding), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutual appreciation), yang pada akhirnya akan menciptakan citra yang baik (good image).
PR yang baik juga memusatkan usahanya untuk untuk memberi saran-saran kepada manajemen puncak supaya menerapkan berbagai program yang positif dan mengurangi praktik-praktik buruk, sehingga publikasi negatif dapat dicegah. Dalam konsep tersebut dapat dipaparkan fungsi utama PR utama (Sulaksana Uyung , 2005:124 ) adalah:
Hubungan dengan pers : yang dimaksud adalah PR harus bisa menyajikan berita dan informasi tentang perusahaan dengan cara positif.
Publisitas produk : mensponsori berbagai program yang dapat mempublikasikan produk tertentu
Komunikasi korporat : meningkatkan kesepahaman organisasi melalui komunikasi internal (komunikasi terhadap pihak management dan karyawan) dan komunikasi eksternal (komunikasi dengan publiknya).
Lobi : yang dimaksudkan disini adalah PR harus mampu menjalin hubungan erat dengan para penentu kebijakan dan kalangan legislatif untuk mendukung atau justru menggagalkan peraturan dan undang-undang tertentu
Konseling : memberi saran manajemen tentang isu –isu publik dan bagaimana seharusnya menyikapi serta tentang citra perusahaan
Strategi Public Relations Perusahaan
Untuk mencapai tujuan yang diharapkan, maka sebuah perusahaan harus memiliki strategi untuk mencapainya. Keputusan yang paling taktikal akan membangun keseimbangan good image yang benar- benar nyata bila pandangan yang strategis menggaris bawahi segala aktivitas. Tujuan utama dari strategi itu sendiri adalah kepuasan customer karena hal itu merupakan tujuan dari semua perusahaan.
Strategi adalah sesuatu yang kompetitif, tujuan strategi adalah untuk membedakan sebuah perusahaan dari pesaingnya agar pelanggan memperoleh pilihan yang jelas dan membangun preferensi yang berulang. (Frank Jefkins, 2004:10).
Pelaksanaan strategi PR dalam berkomunikasi, Mengutip dari Cutlip, Center & Bloom (2000:424), menganut asas "7C's PR Communication" yaitu:
Credibility (Kredibilitas); Komunikasi itu dimulai dari rasa saling percaya. Bagaimana komunikator mampu menanamkan kepercayaan terhadap diri komunikan sehingga mau mempercayai apa yang disampaikannya.
Contex (Konteks); menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan sosial. Pesan yang disampaikan harus efektif dan jelas.
Content (Isi); pesannya menyangkut kepentingan orang banyak/publik. Sehingga informasi dapat diterima sebagai sesuatu yang bermanfaat bagi kepentingan umum.
Clarity (Kejelasan); pesan harus disusun dengan kata-kata yang jelas. Mudah dimengerti dan menimbulkan pemahaman yang sama antara komunikator dengan komunikan.
Continuity & Consistency (Kontinuitas & Konsistensi); komunikasi adalah proses yang tak pernah berakhir. Dengan demikian harus dilakukan berulang-ulang dan dengan variasi pesan.
Channel (Saluran); menggunakan saluran media komunikasi yang tepat dan dipercaya oleh publik yang menjadi sasaran. Penggunaan media yang berbeda akan menghasilkan efek yang berbeda.
Capability of The Audience (Kapabilitas Khalayak); memperhitungkan kemampuan yang dimiliki oleh khalayak yang menjadi target. Komunikasi dapat menjadi efektif bagi masyarakat jika berkaitan dengan faktor-faktor yang bermanfaat.
PR juga berfungsi untuk menciptakan iklim yang kondusif dalam mengembangkan tanggung jawab serta partisipasi antara pejabat Humas atau PR Officer dan masyarakat (khalayak sebagai sasaran) untuk mewujudkan tujuan bersama. Fungsi tersebut dapat diwujudkan melalui beberapa aspek-aspek Pendekatan atau Strategi PR (Rosady Ruslan, 2002: 142) melalui pelaksanaan program Humas/PR yang dilakukan dengan:
Pendekatan Kemasyarakatan (sociology approach); melalui mekanisme sosial kultural dan nilai-nilai yang berlaku di masyarakat dari opini publik atau kehendak masyarakat terekam pada setiap berita atau surat pembaca dan lain sebagainya yang dimuat di berbagai media massa. Artinya pejabat Humas/ PR mutlak bersikap atau berkemampuan untuk memperhatikan dan bukan sekedar mendengar mengenai aspirasi yang ada dalam masyarakat.
Pendekatan Persuasif & Edukatif; fungsi Humas/PR adalah menciptakan komunikasi dua arah (timbal balik) dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada pihak publiknya yang bersifat mendidik dan memberikan penerangan maupun dengan melakukan pendekatan persuasif agar tercipta saling pengertian, menghargai pemahaman toleransi dan lain sebagainya.
Pendekatan Tanggung Jawab Sosial; menumbuhkan sikap tanggung jawab sosial bahwa tujuan dan sasaran yang hendak dicapai bukan ditujukan untuk mengambil keputusan sepihak dari publik sasarannya (masyarakat) namun untuk memperoleh keuntungan bersama.
Pendekatan Kerja Sama; berupaya membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan berbagai kalangan haik hubungan ke dalam (internal relations) maupun hubungan ke luar (external relations) untuk meningkatkan kerjasama. Humas/PR berkewajiban memasyarakatkan misi instansi yang diwakilinya agar diterima oleh atau mendapat dukungan masyarakat (publik sasaran).
Pendekatan Koordinatif & Integratif; untuk memperluas peranan PR di masyarakat, maka fungsi PR dalam arti sempit hanya mewakili lembaga dan instutisi yang di naunginya. Oleh sebab itu setiap perencananan program PR harus di koordinasikan oleh pihak managerial organisasi atau instansi yang di naunginya.
Anggaran Public Relations Perusahaan
Anggaran komunikasi perusahaan biasanya sedikit lebih banyak dari anggaran yang dihabiskan untuk perusahaan iklan. Sejumlah faktor berdampak pada biaya komunikasi dan kemudian menyebabkan anggaran komunikasi perusahaan meningkat rata-rata 3% pada tahun 2004 dari tahun sebelumnya. Anggaran ini termasuk untuk menyiapkan kantor baru, melakukan pennetrasi ke dalam pasar baru, meningkatnya persaingan, berinvestasi dalam teknologi, dan untuk berurusan dengan tidak efisiennya struktur laporan.
Tidak seperti perusahaan konsumen, perusahaan bisnis-ke-bisnis sering menggabungkan upaya pemasaran mereka dengan public relations. Sebuah penempatan dalam publikasi perdagangan utama, sebagai contoh, dapat meningkatkan citra perusahaan sekaligus meningkatkan penjualan (Lattimore, Baskin, Heiman & Toth, 2010:412)
Praktisi Public Relations Perusahaan
Praktisi didefiniskan sebagai pelaksana atau orang yang biasa melaksanakan. Jadi, praktisi PR berarti pelaksana program public relations dari suatu organisasi atau badan. Permintaan akan jasa konsultasi PR dan manajer PR (PR manager) yang handal sangatlah tinggi.
Konsekuensinya, seorang pejabat PR senantiasa dituntut untuk belajar. Ia haruslah rendah hati, tekun, serta cepat menyesuaikan diri. Kemampuan dan kemauan untuk mempelajari hal-hal baru mutlak diperlukan. Berikut ini adalah enam kriteria yang merangkum keahlian seorang praktisi PR yang baik, terlepas dari latar belakang pribadinya.
Mampu menghadapai semua orang yang memiliki aneka ragam karakater dengan baik. Itu berarti ia harus mampu dan mau berusaha untuk memahami serta terkadang bersikap toleran kepada setiap orang yang di hadapinya.
Mampu berkomunikasi dengan baik. Artinya, ia mampu menjelasakan segala sesuatu dengan jernih, jelas dan lugas, baik itu secara lisan maupun tertulis, atau bahkan secara visual (misalnya melalui gambar atau foto-foto).
Pandai mengorganisasikan segala sesuatu. Hal ini tentunya menuntut professionalitas di dalam kehidupan pribadi.
Memiliki integritas personal, baik di dalam profesi maupun di dalam kehidupan pribadinya.
Memiliki imajinasi. Artinya, daya kreatifnya cukup baik sehingga ia mampi membuat jurnal internal, menulis naskah untuk film dan video, menyusun rencana kampanye PR yang rinci dan jelas, serta mampu mencari dan menemukan cara-cara yang semula tak terbayangkan guna memecahkan berbagai masalah.
Kemampuan mencari tahu. Seorang praktisi PR dituntut untuk memiliki akses informasi yang seluas-luasnya. Dalam hal ini, ia memang dituntut untuk menjadi seorang yang serba tahu.
Mampu melakukan penelitian dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu kampanye PR, serta belajar dari hasil-hasil tersebut.
Agar berhasil dalam public relations, seorang praktisi harus memiliki sejumlah keterampilan dan kemampuan, kemudian dapat menerapkannya ketika situasinya memerlukan. Mereka yang masih baru dengan dunia public relations, seperti sarjana yang baru tamat kuliah, sering memulainya dengan menjadi teknisi.
Teknisi ini bekerja mengembangkan serta memoles tulisan, riset, dan keterampilan dasar public relations mereka dengan mencari informasi tentang industri perusahaan, dengan menulis rilis pers, mengoordinasikan jadwal produksi, mengembangkan bahan komunikasi pemasaran, serta membantu persiapan acara spesial.
Teknisi juga mulai memahami bagaimana praktisi senior mendiagnosis masalah komunikasi dan mengembangkan rencana strategis.Ketika para teknisis sudah mulai merasa dapat menangani tanggung jawab manajerial yang lebih besar, maka kualitas dan kemampuan mereka diasumsikan juga sudah semakin berkembang.
Kegiatan Public Relations Perusahaan
Public relations perusahaan berurusan dengan beragam aktivitas, masalah, dan kegiatan/acara. Generally Accepted Practices Study mengidentifikasi hal-hal berikut sebagai tanggung jawab utama dari praktisi public relations yang disurvei:
Komunikasi perusahaan (bukan membuat iklan) – 85%
Manajemen krisis – 73%
Komunikasi internal – 73%
Public relations pemasaran – 73%
Komunikasi dengan eksekutif – 69%
Public relations produk – 62%
Komunikasi online – 61%
Community relations – 61%
Pada perusahaan, kegiatan komunikasi public relations ditujukan untuk publiknya. Berdasarkan jenisnya publiknya, kegiatan public relations perusahaan terbagi atas:
Publik Internal
Kegiatan Internal Public Relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya.
Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.
Kegiatan public relations ke dalam perusahaan (internal) ini diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para pegawainya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan/atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta masing-masing meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan.
Keserasian hubungan di antara para pegawai, baik vertical maupun horizontal diharapkan akan memperkuat team kerja dalam perusahaan itu, baik kuantitatif maupun kualitatif. Tidak saja terbatas pada para pegawainya yang langsung berada di dalam perusahaan, keluarganyapun mempunyai andil yang besar dalam memupuk hubungan baik ini.
Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers atau yang biasa kita sebut dengan praktisi PR yaitu:
Hubungan dengan karyawan (employee relations)
Hubungan ini dalam rangka kepengawaian secara formal. Employee public/public pegawai adalah salah satu internal public yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan PR di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merupapakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya. Seorang praktisi PR haruslah berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact), misalnya dengan bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaanya.
Seorang PR harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi/perusahaan. Seorang PR harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan diadakan program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memilki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.
Onong Uchyana Effendi menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan hubungan baik dengan para pegawai dapat dilakukan melalui :
Upah yang cukup
Perlakuan yang adil
Ketenangan kerja
Perasaan diakui
Penghargaan atas hasil kerja
Penyaluran perasaan
Menurut Kustadi Suhandang, membina hubungan baik dengan para karyawan dapat dilakukan melalui kegiatan :
Pemberian pengumuman
Study tour
Buku pegangan pegawai
Training
Personal calls
Hadiah & penghargaan
Pertemuan berkala
Klinik & rumah obat
Kotak suara
Tempat ibadah
Hiburan & darmawisata
Tempat pelatihan
Olahraga
Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)
Seorang PR juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi/perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.
Khusus untuk Pemegang saham, dalam beberapa buku PR umumnya termasuk ke dalam Public Internal, tetapi sesuai dengan perkembangan di mana banyak perushaan yang Go Public, Publik para pemegang saham ini dapat pula dimasukkan ke dalam publik eksternal. Kegiatan PR dalam rangka memelihara hubungan dengan para pemegang saham. Ini sangat penting sebab besar kecilnya modal menentukkan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan dengan stockholder ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak perusahaan. Usaha membina hubungan dengan stockholder tidak lain adalah untuk tujuan memajukan perusahaan.
Komunikasi dengan mereka dapat dilakukan misalnya dengan cara :
Menyatakan selamat kepada pemagang saham yang baru; Komunikasi seperti ini akan menimbulkan kesan baik, di mana para pemegang saham merasa dihargai dan dihormati sehingga mereka akan menganggap perusahaan kita adalah perusahaan yang bonafit (potensial).
Memberikan laporan; laporan mengenai perkembangan perusahaan adalah merupakan kegiatan komunikasi yang berfungsi sebagai kegiatan yang harmonis, di mana ini juga menanamkan kepercayaan pemegang saham kepada perusahaan.
Mengirimkan majalah organisasi; Majalah organisasi merupakan medium yang baik untuk membina hubungan baik/harmonis dengan para pemegang saham, selain majalah intern juga tidak ada salahnya mereka dikirim majalah intern, sehingga mereka mengetahui atau dapat mengikuti perkembangan perusahaannya beserta segala kegiatannya.
Mengadakan pertemuan; Pertemuan secara face to face adalah bentuk komunikasi yang lain untuk membina hubungan yang harmonis, meningkatkan pengertian bersama, dan meningkatkan kepercayaan. Ini dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan pertemuan antara pimpinan organisasi dengan para pemegang saham sehingga akan menambah eratnya hubungan, dapat juga diadakan pertemuan lengkap dengan seluruh karyawan, misalnya acara halal bihalal, peringatan ulang tahun perusahaan pertemuan yang membicarakan masalah pembagian keuntungan, penjualan saham baru, dsb.
Publik Eksternal
Publik Eksternal adalah public yang berada di luar organisasi/instansi/perusahaan yang harus diberikan penerangan/informasi untuk dapat membina hubungan baik. Sama juga halnya dengan public internal maka public eksternal juga menyesuaikan diri dengan bentuk atau sifat, jenis dan karakter dari perusahaan yang bersangkutan.
Hubungan dengan Pihak Pers (Press Relations)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan pihak pers.Arti harpiah daripad press adalah percetakan, namun pada perkembangan selanjutnya istilah pers dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang berkecimpung dalam hal pemberitaan, jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media seperti TV, Radio, dsb. Prinsipnya Press Relations adalah membina hubungan baik dengan orang-orang pers. Disamping membina, seorang PRO juga harus mengatur dan mengembangkan hubungan baik dengan pers dsb.
PR harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan/instansi yang menyangkut pemberitaan baik negative maupun positif. Jadi pers merupakan kunci kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan.
Press TourPress ReleaseBentuk Hubungan Pers
Press Tour
Press Release
Bentuk Hubungan Pers
Press RoomPress ReceptionPress Conference
Press Room
Press Reception
Press Conference
Hubungan dengan Pemerintah (Government Relations)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Bentuk hubungan Government Relations, antara lain :
Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau kota.
Pengiriman agenda bagi instansi-instansi pemerintah terkait.
Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.
Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.
Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk memperlancar suatu kegiatan perusahaan.
Hubungan dengan Masyarakat (Community Relations)
Public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan. Yang dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar/masyarakat setempat/tetangga.
Kegiatan community relations yang harus dilaksanakan, misalnya :
Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat sekeliling perusahaan.
Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalakan pendidikan.
Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan
Mendirikan tempat ibadah.
Mengadakan pembagian makanan, dll.
Hubungan dengan Pemasok (Supplier Relations)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para investor atau supplier agar segala kebutuhan organisasi/perusahaan/instansi dapat diterima dengan baik dan berjalan dengan lancar.
Hubungan dengan Konsumen (Consumer Relations)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan consumer sama dengan costumer yaitu dengan pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak consumer yaitu bagi pihak consumer merupakan input tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan apa keuntungannya jika consumer menggunakan barang tersebut.
Kegiatan Costumer Relations diantaranya adalah :
Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.
Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.
Pemberian kalender & buku telepon
Memberikan informasi kegiatan periklanan
Memberikan potongan harga, dll
Hubungan dengan Masyarakat Umum (General Relations)
Tujuannya adalah mengatur dan membina hubungan baik dengan masyarakat umum sehingga produk/jasa dari perusahaan kita dapat menjadi perhatiannya dan selanjutnya publik umum ini dapat menjadi konsumen/pelanggan kita.
Media Komunikasi Public Relations Perusahaan
House Journal
House Journal adalah salah satu bentuk media komunikasi internal public relations yang paling tua. Orang – orang Amerika menjadi pionir dalam pembuatan media ini dengan munculnya House Journal bernama The Lowell Offering (1842). Kehadiran House Journal membuktikan bahwa penerbitan media ini bukan kegiatan baru bagi Public Relations atau hanya kegiatan penunjang saja.
Dalam bukunya Essentials of Public Relations, Frank Jefkins, lebih jauh menyebutkan bahwa house Journal memiliki berbagai nama lain seperti House Organ (Penerbitan internal), employee newspaper (surat kabar karyawan), dan company newspaper (surat kabar perusahaan). Selain yang di sebutkan Jefkins, nama yang lainnya seperti inhouse magazine (majalah internal), di Indonesia disebut majalah intern.
Jenis house journal bisa dibedakan dari sasaran pembacanya yaitu bersifat internal untuk staf dan karyawan perusahaan dan bersifat eksternal untuk public di luar perusaahaan. Perbedaan itu bisa tampak bila media itu dibuat untuk karyawan (internal) dan pelanggan (eksternal). Di sini, istilah 'jurnal' diartikan secara luas yakni sebagai terbitan atau bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur. Bentuk-bentuk house journal internal cukup bervariasi, antara lain majalah, koran, newsletter, dan majalah dinding.
Dalam perkembangannya sekitar tahun 1980-an, muncul tiga bentuk baru house journal yang bersifat elektronik :
Audio Tapes; berita-berita direkam tape kaset musik kecil, dengan menggunakan kaset rekaman, karyawan mendengarnya di kantor, di rumah atau di dalam mobil ketika berangkat dan pulang kerja. Atau semacam audio line seperti di supermarket atau mall.
Video Kaset; perusahaan memiliki sendiri studio, yang dipancarkan melalui TV yang disebar di tempat-tempat strategis didalam perusahaan atau semacam video line di supermarket atau mall.
Surat Kabar Elektronik; dimana para pembaca bisa memanggil indeks dan halaman subjek yang diinginkan melalui computer yang tersebar di lokasi-lokasi seperti stasiun kereta api, kantor, pabrik, supermarket atau mall.
Corporate Social Responsibility (CSR)
Dalam Komisi Masyarakat Eropa (2001) dinyatakan bahwa kebanyakan definisi tanggung jawab sosial korporat menunjukkan sebuah konsep tentang pengintegrasian kepedulian masalah sosial dan lingkungan hidup ke dalam operasi bisnis perusahaan dan interaksi sukarela antara perusahaan dan para stakeholder-nya. Sehingga ada dua hal yang terkait dengan tanggung jawab sosial korporat yaitu pertimbangan sosial dan lingkungan hidup serta interaksi sukarela (Irianta, 2004).
Contoh Kegiatan Corporate Social Responsibility
Corporate Social Responsibility (CSR), merupakan wacana yang sedang mengemuka di dunia bisnis atau perusahaan. Wacana ini digunakan oleh perusahaan dalam rangka mengambil peran untuk secara bersama melaksanakan aktivitasnya dalam rangka mensejahterakan masyarakat di sekitarnya.
Berdasarkan sifatnya, pelaksanaan program CSR dapat dibagi dua, yaitu :
Program Pengembangan Masyarakat (Community Development)
Program Pengembangan Hubungan/Relasi dengan publik (Relations Development).
Sasaran dari Program CSR adalah (1) Pemberdayaan SDM lokal (pelajar, pemuda dan mahasiswa termasuk di dalamnya); (2) Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat sekitar daerah operasi; (3) Pembangunan fasilitas sosial/umum, (4) Pengembangan kesehatan masyarakat, (5) Pengembangan Sosial budaya, dan lain-lain.
Dalam implementasi CSR ini public relations (PR) mempunyai peran penting, baik secara internal maupun eksternal. Dalam konteks pembentukan citra perusahaan, PR terlibat di dalamnya, sejak fact finding, planning, communicating, hingga evaluation. CSR merupakan bagian dari community relations, karena CSR pada dasarnya adalah kegiatan PR, maka langkah-langkah dalam proses PR pun mewarnai langkah-langkah CSR.
Dengan prinsip responsilbility, penekanan diberikan pada kepentingan stakeholders perusahaan. Dalam hal ini perusahaan diharuskan memperhatikan kepentingan stakeholders perusahaan, menciptakan nilai tambah (value added) dari produk dan jasa bagi stakeholders perusahaan dan memelihara kesinambungan nilai tambah yang diciptakannya. Sedangkan stakeholders perusahaan dapat didefiniskan sebagai pihak-pihak yang berkepentingan terhadap eksistensi perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah karyawan, konsumen, pemasok, masyarakat, lingkungan sekitar dan pemerintah sebagai regulator. CSR sebagai sebuah gagasan, perusahaan tidak lagi dihadapkan pada tanggung jawab yang berpijak pada single bottom line, yaitu nilai perusahaan (corporate value) yang direfleksikan dalam kondisi keuangan saja (financial). Tetapi tanggung jawab perusahaan harus berpijak pada triple bottom lines. Dalam hal ini bottom lines lainnya selain keuangan adalah sosial dan lingkungan. Keberlanjutan perusahaan hanya akan terjamin apabila perusahaan memperhatikan dimensi sosial dan lingkungan hidup. Sudah menjadi fakta bagaimana resistensi masyarakat sekitar di berbagai tempat dan waktu muncul ke permukaan terhadap perusahaan yang dianggap tidak memperhatikan aspek-aspek sosial, ekonomi, dan lingkungan hidupnya (Idris, 2005).
Fajar (2005) mengatakan perilaku para pengusaha pun beragam, ada kelompok yang sama sekali tidak melaksanakan CSR dan kelompok yang menjadikan CSR sebagai nilai inti (core value) dalam menjalankan usaha. Dalam pengamatannya, terkait dengan CSR, pengusaha dikelompokkan menjadi empat yaitu: hitam, merah, biru dan hijau.
Kelompok hitam adalah mereka yang tidak melakukan praktik CSR sama sekali. Kelompok ini sama sekali tidak peduli pad aspek lingkungan dan sosial sekelilingnya dalam menjalankan usaha bahkan tidak memperhatikan kesejahteraan karyawannya.
Kelompok merah adalah mereka yang mulai melaksanakan praktik CSR tetapi memandangnya hanya sebagai komponen biaya yang akan mengurangi keuntungannya. Aspek lingkungan dan sosial mulai dipertimbangkan tetapi dengan keterpaksaan yang biasanya dilakukan setelah mendapat tekanan dari pihak lain seperti masyarakat atau lembaga swadaya masyarakat.
Kelompok biru adalah mereka yang menganggap praktik CSR akan memberi dampak positif terhadap usahanya dan menilai CSR sebagai investasi, bukan biaya. Karenanya, kelompok ini secara sukarela dan sungguh-sungguh melaksanakan praktik CSR dan yakin bahwa investasi sosial ini akan berbuah pada lancarnya operasional usaha. Kelompok ini menganggap praktik CSR adalah investasi sosial jangka panjang.
Kelompok hijau merupakan kelompok yang sepenuh hati melaksanakan praktik CSR. Kelompok ini juga memasukkan CSR sebagai bagian yang terintegrasi ke dalam model bisnis atas dasar kepercayaan bahwa suatu usaha harus mempertimbangkan aspek lingkungan dan sosial. Mereka percaya ada nilai tukar (trade off) atas triple bottom line (aspek ekonomi, lingkungan, sosial). Kelompok ini tidak saja mendapat citra positif, tetapi juga kepercayaan dari masyarakat yang selalu siap membela keberlanjutan usah kelompok ini, sehingga kelompok hijau diyakini akan mampu berkontribusi besar terhadap pembangunan berkelanjutan.
Daftar Pustaka
Ardianto, Elvinaro, dan Soleh Sumirat. (2004). Dasar-Dasar Public Relations Cetakan Ketiga. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya
Baskin, O., Aronoff, C., Lattimore, D. (1997). Public Relations: The Profession and The Practice, 4th ed. Madison: Brown & Benchmark.
Broom, G.M & Dozier, D.M. (2000). Using Research in Public Relations: Application to Program Management. New Jersey: PrenticeHall
Cutlip M Scott, Center H Allen, Broom M Glen. (2009). Effective Public Relation edisi kesembilan. Jakarta: Kencana Prenada Media Group
Grunig, J.E. (1992. Excellence in Public Relations and Communication Management. New Jersey: Lawrence Erlbaum Associate, Inc
Iriantara, Yosal. (2004). Community Relations: Konsep dan Aplikasinya. Bandung: Simbiosa Rekatama Media
Jefkins, Frank. (2004). Public Relations. (5th ed.). Jakarta: Penerbit Erlangga.
Lattimore, D., Baskin, O., Heiman, S.T,. Toth, E.L,. (2010) Public Relation: Profesi dan Praktik. Jakarta: Salemba Humanika.
Ruslan, Rosady. (1998). Manajemen Humas dan Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.
Ruslan, Rosady. (2002). Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada
Sulaksana, Uyung. (2005). Integrated Marketing Communication. Jakarta: Pustaka Belajar
Idris, 2005, Corporate Social Responsibility (CSR) Sebuah Gagasan dan Implementasi,
http://www.fajar.co.id/, diakses tgl 20 Mei 2014
Fajar, 2005, Spektrum Pelaku CSR, http://www.swa.co.id/, diakses 20 Mei 2014
Novie Ayu Mariana. Peran dan Strategi Public Relations Melalui Corporate Social Responsibility: Studi Kasus CSR BNI Syariah Pengembangan Pendidikan dengan tema "Dari BNI Syariah Untuk Indonesia yang Lebih Cerdas". Skripsi Strata 1 Public Relation, (Depok: Universitas Indonesia, 2006)
Sudarmiyati. Strategi Public Relations PT. Telkom, Tbk Dalam Mengokohkan Brand Image pada Customer: Studi Deskriptif Kualitatif pada PT. Telkom, Tbk Kandatel Yogyakarta. Skripsi Strata 1 Ilmu Komunikasi (Yogyakarta: Universitas Islam Negeri Yogyakarta)
