STANDARD OPERATING PROCEDURES
No. Dok.
: SOP/HSE/16
Rev.
: 01
Tgl. Efektif
: 01 Okt 2017
Hlm.
: 1 dari 7
KOMUNIKASI K3L
I.
TUJUAN Prosedur bertujuan untuk: 1. Menetapkan proses komunikasi internal dan eksternal yang dibutuhkan dan relevan dengan SMK3 dan Sistem Manajemen Lingkungan (SML) dengan memperhitungkan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan dan persyaratan lain terkait K3L dan memastikan informasi lingkungan yang dikomunikasikan konsisten dengan informasi yang dihasilkan SMK3 dan SML, dan dapat diandalkan. 2. Untuk memastikan Perusahaan menanggapi komunikasi yang relevan dengan SMK3 dan SML Perusahaan menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti komunikasi 3. Untuk memastikan proses sistem manajemen K3 dan SML yang melibatkan penyedia eksternal (pemasok dan kontraktor) dikendalikan melalui proses komunikasi persyaratan sistem manajemen kepada penyedia eksternal secara efektif. 4. Menetapkan proses untuk partisipasi pekerja dalam penerapan SMK3, dan konsultasi dengan kontraktor terkait perubahan-perubahan SMK3
II.
RUANG LINGKUP 1. Ruang lingkup prosedur ini meliputi pengaturan proses komunikasi internal, proses partisipasi pekerja dalam dalam SMK3, komunikasi eksternal, komunikasi kepada penyedia eksternal dan tamu, pemantauan dan pelaporan komunikasi K3L, penyimpanan hasil komunikasi, dan proses konsultasi dengan internal dan eksternal terkait perubahan-perubahan yang dapat berdampak pada Sistem Manajemen K3 dan SML. 2. Prosedur ini berlaku di area kerja PT. Medan Sugar Industry
III. REFERENSI 1.
PP No. 50 Tahun 2012, Sub Elemen 1.1 dan 1.4
2. Permenaker PER.04/MEN/1987 Tentang P2K3 serta tata cara Penunjukkan Ahli Keselamatan Kerja
IV.
3.
ISO 9001:2015, klausul 7.1.4
4.
ISO 14001:2015, klausul 7.4, 8.1, 9.1.1
ISTILAH 1. Komunikasi: Komunikasi: penyampaian penyampaian atau pertukaran informasi.
STANDARD OPERATING PROCEDURES
No. Dok.
: SOP/HSE/16
Rev.
: 01
Tgl. Efektif
: 01 Okt 2017
Hlm.
: 2 dari 7
KOMUNIKASI K3L
2. Komunikasi dua arah: bentuk penyampaian informasi yang interaktif dari dua penyampai informasi atau lebih seperti rapat, pelatihan, pengarahan, sosialisasi, surat-menyurat, surel, dsb. 3. Komunikasi satu arah: bentuk penyampaian informasi non interaktif seperti poster, banner, pamflet, booklet, buletin, rambu peringatan, gambar, dsb. 4. Komukasi lisan: metode komunikasi dalam bentuk lisan seperti percakapan dengan temu muka, rapat, percakapan telepon, percakapan video, dll 5. Komunikasi tulisan: metode komunikasi tertulis seperti melalui surat, surat elektronik (surel), SMS, faksimili, dan aplikasi percakapan lain yang tertulis sesuai perkembangan teknologi 6. Pihak Berkepentingan: orang atau organisasi yang dapat mempengaruhi / dipengaruhi oleh, atau merasa akan terpengaruh oleh keputusan atau kegiatan Perusahaan. Ini termasuk pemerintah setempat, masyarakat lokal, dan organisasi non pemerinta setempat, dsb. 7. Wakil Pekerja: Supervisor dari masing-masing Bagian / Departemen yang merupakan anggota dari P2K3 di PT. Medan Sugar Industry 8. P2K3: Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang terdiri atas perwakilan manajemen dan pekerja perusahaan yang bertugas untuk membina penerapan sistem manajemen K3 di PT. Medan Sugar Industry
V.
PROSEDUR
A. Komunikasi Internal 1. HSE Manager mengidentifikasi komunikasi internal Perusahaan di seluruh tingkatan yang diperlukan untuk mendukung penerapan sistem manajemen K3 (SMK3) dan SML yang efektif. Identifikasi dengan mempertimbangkan media komunikasi, waktu komunikasi, siapa yang akan disampaikan informasi, dan cara komunikasi. 2. HSE Manager menyampaikan informasi kepada Departemen terkait mengenai: a. Agenda komunikasi internal berupa rapat antar departemen, sosialisasi, pengarahan karyawan / karyawan baru, dan pelatihan, pelaporan kerja, dsb, terkait penyampaian aspek lingkungan penting dan agenda SMK3 dan SML lainnya. b. Komunikasi satu arah seperti penyediaan rambu, poster, dsb yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dalam penerapan SMK3 dan SML. 3. Karyawan, staff, dan manajemen dapat melakukan komunikasi internal yang berjenis keluhan, pengaduan, dan saran secara: - formal atau di ruang publik seperti dalam rapat antar departemen, sosialisasi, pelatihan, surat / surel terbuka, dsb, ataupun
STANDARD OPERATING PROCEDURES
No. Dok.
: SOP/HSE/16
Rev.
: 01
Tgl. Efektif
: 01 Okt 2017
Hlm.
: 3 dari 7
KOMUNIKASI K3L
-
informal atau yang bersifat personal, yaitu yang diterima secara langsung oleh yang bersangkutan melalui telepon, temu muka, email dsb. Informasi keluhan, pengaduan, dan saran tersebut bila terkait dengan ketidaksesuaian dapat ditindaklanjuti sesuai dengan SOP Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan .
4. Komunikasi Internal berbentuk pertemuan yang dilakukan secaran berkala yaitu: a. Pre-Work Meeting / Tool Box Meeting Pertemuan / pengarahan singkat dilaksanakan untuk seluruh karyawan sebelum memulai pekerjaan Tujuan pertemuan adalah : Mendiskusikan rencana pekerjaan hari itu Mengidentifikasi adanya resiko pada area kerja Untuk memberitahu secara ringkas pada seluruh karyawan hingga mereka menyadari peran dan tindakan pencegahan yang diperlukan Semua karyawan harus mengambil bagian dalam pertemuan ini. Pertemuan ini mungkin diselenggarkan oleh Leader / Manager dengan segera Supervisor/ Manager terkait memastikan bahwa semua pekerja memahami sepenuhnya mengenai pengarahan singkat tersebut dengan meminta mereka bertanya atau dengan menanyai mereka. Pertemuan ini dapat tidak didokumentasikan. b. Pertemuan HSE Mingguan Pertemuan HSE Mingguan merupakan cara terbaik untuk saling berbagi berita keselamatan kerja; Pertemuan ini dapat menjadi alat propaganda Keselamatan Kerja yang ampuh bagi para karyawan. Suatu metode yang ampuh memberikan pelatihan di tempat Setiap Manager diharapkan memberikan dorongan agar tiap karyawan dapat memimpin pertemuan yang lamanya pertemuan antara 20 menit sampai 60 menit. Satu atau beberapa topic yang ditawarkan dapat diusulkan untuk dibahas. Hasil pertemuan dicatat dalam dokumen. Topik yang didiskusikan yaitu: Prosedur, Instruksi Kerja dan aturan HSE Praktek kerja yang aman Tinjauan kembali kecelakaan kerja yang terbaru di lokasi
STANDARD OPERATING PROCEDURES
No. Dok.
: SOP/HSE/16
Rev.
: 01
Tgl. Efektif
: 01 Okt 2017
Hlm.
: 4 dari 7
KOMUNIKASI K3L
Mempelajari kasus dari kecelakaan kerja yang bersumber dari surat kabar atau sumber yang lain Menyoroti resiko yang saat ini ada dalam pekerjaan dan cara-cara pencegahannya Aktivitas/Penyelidikan atau Pemeriksaan Keselamatan Kerja atau program Keselamatan Kerja yang diselenggarakan pada minggu sebelumnya
c. Rapat P2K3 Bulanan Pertemuan ini diselenggarakan di kantor yang dihadiri oleh seluruh anggota Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja (P2K3), yang dipimpin oleh Ketua P2K3. Topik yang didiskusikan meliputi namun tidak terbatas pada hasil dari penyelidikan insiden, data hasil pemantauan dan pengukuran K3, dan masukan gagasan untuk peningkatan SMK3 di tempat kerja. Setiap peserta pertemuan (temasuk supervisor yang merupakan anggota P2K3 sebagai wakil pekerja) dapat memeberikan masukan terkait K3 di Perusahaan d. Tinjauan Manajemen SMK3 Pertemuan ini diselenggarakan minimal sekali dalam setahun dan dihadiri semua para Manager yang dihadiri oleh Manajemen Puncak. Pertemuan ini diadakan untuk meninjau seluruh Pencapaian kinerja HSE dan mendiskusikan segala sesuatu terkait penerapan SMK3 sesuai persyaratan PP No. 50/2012 dan upaya untuk peningkatan berkelanjutan e. Standing Briefing Khusus Pertemuan yang diselenggarakan sebagai respons atas terjadinya suatu kondisi khusus yang perlu diinformasikan segera kepada seluruh karyawan. Kondisi khusus yang dimaksud dapat berupa kejadian insiden / accident dengan skala tertentu, perubahan yang bersifat mendesak, dan sebagainya. Pertemuan ini dipimpin oleh Factory Manager atau personel yang ditunjuk . Standing Briefing Khusus dapat diusulkan oleh setiap personel apabila dianggap perlu. Seluruh karyawan wajib mengikuti pertemuan ini. 5. Partisipasi dan konsultasi Pekerja Para pekerja dapat berpartisipasi dalam penerapan SMK3 pada proses: - Identifikasi bahaya dan aspek lingkungan, penilaian risiko dan dampak lingkungan, dan penetapan pengendalian, serta Pemberian masukan dalam penyusunan dan peninjauan Sasaran K3 & lingkungan yang prosesnya telah diatur. - Pelaporan dan penyelidikan insiden - Pemberian masukan terkait penyusunan dan peninjauan Kebijakan K3L pada saat Tinjauan Manajemen
STANDARD OPERATING PROCEDURES
No. Dok.
: SOP/HSE/16
Rev.
: 01
Tgl. Efektif
: 01 Okt 2017
Hlm.
: 5 dari 7
KOMUNIKASI K3L
- Konsultasi terkait isu K3 melalui komunikasi dua arah yang melibatkan Wakil-Wakil pekerja yang terdapat pertemuan P2K3 Bulanan B. Komunikasi Eksternal 1. Semua staf dan karyawan yang menerima komunikasi bersifat dua arah dari eksternal terkait K3 dan Lingkungan, baik lisan maupun tulisan harus melaporkan kepada Departemen HSE. 2. Departemen HSE mencatat komunikasi atau isu dari pihak eksternal dan menganalisa isu-isu tersebut dan bekerjasama dengan Departemen Terkait untuk menanggapi komunikasi eksternal yang diterima. 3. Departemen HSE dengan persetujuan manajemen akan mengkomunikasikan informasi tentang aspek K3L yang penting dan kinerja K3L kepada Pihak Berkepentingan, terutama bila diwajibkan peraturan perundang-undangan, dengan menggunakan media komunikasi yang sesuai. 4. Departemen HSE mencatat tanggapan atau tindaklanjut komunikasi eksternal. Tanggapan untuk setiap komunikasi eksternal diberikan maksimal 14 hari kerja sejak infomasi diterima. 5. Komunikasi kepada penyedia eksternal dan tamu a. HSE Manager menetapkan persyaratan K3L yang akan dikomunikasikan kepada penyedia eksternal (pemasok dan kontraktor). b. Bagian Purchasing mengkomunikasikan persyaratan lingkungan kepada pemasok, termasuk penyediaan Lembar Data Keselamatan (Safety Data Sheet / SDS) terkait bahan kimia. c. HSE Supervisor atau petugas yang ditunjuk mengkomunikasi persyaratan K3 kepada kontraktor dan tamu yang memasuki area Perusahaan menggunakan “Formulir Pengarahan K3”. 6. Konsultasi Pihak Eksternal a. Bila terdapat perubahan yang dapat berdampak pada SMK3, atau adanya persyaratan peraturan perundang-undangan, maka dapat dilakukan konsultasi kepada Pihak Terkait yang berkepentingan, termasuk kontraktor, untuk memperoleh masukan yang diperlukan terkait penerapan SMK3 yang efektif. b.
Konsultasi dilakukan oleh Bagian HSE sesuai dengan fungsinya, yaitu untuk konsultasi terkait isu lingkungan, kesehatan, dan keselamatan kerja;
STANDARD OPERATING PROCEDURES
No. Dok.
: SOP/HSE/16
Rev.
: 01
Tgl. Efektif
: 01 Okt 2017
Hlm.
: 6 dari 7
KOMUNIKASI K3L
c.
Pelaksanaan konsultasi dapat bekerjasama dengan Departemen lain yang terkait dengan isu yang dikonsultasikan. Hasil konsultasi dengan pihak eksternal harus dilaporkan kepada Manajemen Puncak.
C. Pemantauan dan Pelaporan Komunikasi HSE Manager memantau proses komunikasi internal dan eksternal serta isu-isu terkait SMK3L dan kinerja K3L, dan hasil serta efektifitasnya dilaporkan dalam Tinjauan Manajemen D. Penyimpanan Hasil Komunikasi 1. Setiap Kepala Departemen/ Manager bertanggungjawab menyimpan dan memelihara rekaman komunikasi internal dan eksternal yang terkait fungsi dan pekerjaannya. 2. Untuk komunikasi internal dan eksternal berbentuk rapat atau temu muka yang dihadiri oleh minimal 3 (tiga) orang peserta dan dianggap penting untuk didokumentasikan sebagai pemenuhan persyaratan SMK3 maka setiap peserta harus mengisi “Daftar Hadir” dan hasil rapat dicatat pada “Risalah Rapat”. 3. Setiap komunikasi yang disyaratkan atau terkait peraturan perundang-undangan harus tercatat. Bila komunikasi dimulai dalam bentuk non formil, temu muka, atau melalui telepon, atau pesan singkat, maka informasi yang dikomunikasikan harus disalin ulang dalam surat elektronik untuk tujuan konfirmasi isi komunikasi ataupun penyimpanan informasi. 4. Penyimpanan rekaman hasil komunikasi baik yang menggunakan media elektronik ataupun tercetak dilakukan sesuai IK Penyimpanan Dokumen dan Catatan.
CATATAN REVISI
Rev
Tanggal
01
1 Okt ‘17
Alasan Revisi Penyesuaian isi SOP dengan persyaratan ISO 14001:2015
STANDARD OPERATING PROCEDURES
No. Dok.
: SOP/HSE/16
Rev.
: 01
Tgl. Efektif
: 01 Okt 2017
Hlm.
: 7 dari 7
KOMUNIKASI K3L
Dibuat Oleh,
Diperiksa Oleh,
Disetujui Oleh,
HSE Section Head
HSE Department Head
Factory Manager
Nama
Robby P Damanik
David Atmodjo
Patar H. Simanjuntak
Tanggal
01 Oktober 2017
01 Oktober 2017
01 Oktober 2017
Jabatan Tanda Tangan
