TPS(sistema de procesamiento de transacciones) OLAP Las interfaces básicas de usuario son aquellas que incluyen elementos como menús, ventanas, teclado, ratón, los beeps y algunos otros sonidos que la computadora hace, y en general, todos aquellos canales por los cuales se permite la comunicación entre el ser humano y l a computadora.
Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta enfocada al análisis de los datos de una organización.
El DSS es una de las herramientas más emblemáticas del Business Intelligence ya que, entre otras propiedades, permiten resolver gran parte de las limitaciones de los programas de gestión. Estas son algunas de sus características principales: Informes dinámicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario no tenga que ceñirse a los listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantación, y que no siempre responden a sus dudas reales. requiere conocimientos técnicos. Un usuario no técnico puede crear nuevos gráficos e informes y navegar entre ellos.
No
en el tiempo de respuesta. Este tipo de bases de datos están optimizadas para el análisis de grandes volúmenes de información apidez R apidez
Integración entre todos los sistemas/departamentos de la compañía: la integración de los datos entre las diferentes unidades de la empresa. Existe lo que se llama: integridad referencial absoluta. absoluta.
usuario dispone de información adecuada a su perfil . No se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la información, sino de que tenga acceso a la información que necesita para que su trabajo sea lo más eficiente posible. Cada
Disponibilidad de información histórica. En estos sistemas está a la orden del día comparar los datos actuales con información de otros períodos históricos de la compañía, con el fin de analizar tendencias, fijar la evolución de parámetros de negocio... etc.
El principal objetivo de los Sistemas de Soporte a Decisiones es explotar al máximo la información residente en una base de datos corporativa (datawarehouse o datamart), mostrando informes muy dinámicos y con gran potencial de navegación, pero siempre con una interfaz gráfica amigable, vistosa y sencilla.
Otra diferencia fundamental radica en los usuarios a los que están destinadas las plataformas DSS: cualquier nivel gerencial dentro de una organización, tanto para situaciones estructuradas como no estructuradas. (En este sentido, por ejemplo, los CMI están más orientados a la alta dirección). los DSS suelen requerir (aunque no es imprescindible) un motor OLAP subyacente, que facilite el análisis casi ilimitado de los datos para hallar las causas raices de los problemas/pormenores de la compañía. OLAP es el acrónimo en inglés de procesamiento analítico en línea (On-Line Analytical Processing). Es una solución utilizada en el campo de la Inteligencia de Negocios (Business Intelligence), la cual consiste en consultas a estructuras multidimensionales (o Cubos OLAP) que contienen datos resumidos de grandes Bases de Datos o Sistemas Transaccionales (OLTP).
Sistemas de soporte a decisiones Definiciones y
y
Breve
un sistema de información basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solución de un problema de gestión no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio análisis de la situación" (Tur ban4 ). "Sistemas informáticos interactivos que ayudan a los encargados de tomar decisiones utilizando datos y modelos para resolver problemas no estructurados" (S pr ague y Carl son8 ).
historia
Se considera que el concepto de DSS se convirtió en un espacio de investigación como tal a mediados de la década de 1970, antes de ganar en intensidad durante el decenio de 1980. A mediados y finales de 1980, los sistemas de información ejecutiva (EIS), los sistemas de apoyo a la decisión en grupo (GDSS) y los sistemas organizacionales de apoyo a la decisión (ODSS) evolucionaron desde el usuario individual y el DSS orientados a modelos. A partir de 1990 aproximadamente, los almacenes de datos y el procesamiento analítico en línea (OLAP) comenzó a ampliar el ámbito de los DSS. Con el cambio de milenio, se introdujeron nuevas aplicaciones analíticas basadas en la web.
Función y ca racte rísticas y y y y y
Permite
extraer y manipular información de una manera flexible. Ayuda en decisiones no estructuradas. Permite al usuario definir interactivamente qué información necesita y cómo combinarla. Suele incluir herramientas de simulación, modelización, etc. Puede combinar información de los sistemas transaccionales internos de la empresa con los de otra empresa externa.
Su principal característica es la capacidad de análisis multidimensional (OLAP) que permite profundizar en la información hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde diferentes perspectivas, realizar proyecciones de información para pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, análisis de tendencias, análisis prospectivo, etc.
y y
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y y
y y
Soporta varias decisiones interdependientes o secuenciales. Ofrece ayuda en todas las fases del proceso de toma de decisiones -inteligencia, diseño, selección, e implementación- así como también en una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones. Es adaptable por el usuario en el tiempo para lidiar con condiciones cambiantes. Genera aprendizaje, dando como resultado nuevas demandas y refinamiento de la aplicación, que a su vez da como resultado un aprendizaje adicional. Generalmente utiliza modelos cuantitativos (estándar o hechos a la medida). Los DSS avanzados están equipados con un componente deadministración del conocimiento que permite una solución eficaz y eficiente de problemas muy complejos. Puede ser implantado para su uso en Web, en entornos de escritorio o en dispositivos móviles (PDA ). Permite la ejecución fácil de los análisis de sensibilidad.
Diferentes autores proponen diferentes clasificaciones. Utilizando la relación con el usuario como 12 criterio, Haettenschwiler distingue entre: y
y y
DSS pasivo.-
ayuda a el proceso de toma de decisiones, pero que no puede llevar a cabo una decisión explícita sugerencias o soluciones. DSS activo.- Puede llevar a cabo dicha decisión sugerencias o soluciones. DSS cooperativo .- Permite al encargado de la toma de decisiones (o a sus asesores) modificar, completar o perfeccionar las sugerencias de decisión proporcionadas por el sistema, antes de enviar de vuelta al sistema para su validación. El nuevo sistema mejora, completa y precisa las sugerencias del tomador de la decisión y las envía de vuelta a su para su validación. Entonces, todo el proceso comienza de nuevo, hasta que se genera una solución consolidada. 13
Utilizando el modo de asistencia como criterio, Power distingue entre: y
y
y
y
y
DSS
dirigidos por modelos.- acceso y manipulación de un modelo estadístico, financiero, de
optimización o de simulación. Utiliza datos y parámetros proporcionados por los usuarios para ayudar a los encargados de adoptar decisiones en el análisis de una situación, que no son necesariamente los datos intensivos DSS dirigidos por comunicación.- Disponen de soporte para varias personas que trabajan en una misma tarea compartida. Ejemplos incluyen herramientas integradas como Microsoft NetMeeting o Microsoft Groove.15 DSS dirigidos por datos.- También llamados orientados por datos , enfatizan el acceso y la manipulación de series temporales de datos internos de la empresa y, a veces, también de datos externos. DSS dirigidos por documentos.- Gestionan, recuperan y manipulan información no estructurada en una variedad de formatos electrónicos. DSS dirigidos por conocimiento.- Proporcionan experiencia acumulada en forma de hechos, normas, procedimientos, o en estructuras similares especializados para la resolución de problemas.13
Utilizando el ámbito como criterio, Power 10 sugiere esta otra clasificación: y
y
DSS
para la gran empresa.- Este DSS estará enlazado con un almacén de datos de gran tamaño y
dará servicio a muchos gerentes, directores y/o ejecutivos de la compañía. DSS de escritorio.- Es un sistema pequeño que puede correr en el ordenador personal de un gerente al que da servicio (un solo usuario).
[ componentes para un DSS.
sistema de gestión de base de datos.- Almacena información de diversos orígenes, puede proceder de los repositorios de datos de una organización tradicional, de fuentes externas (como Internet), o del personal (de ideas y experiencias de los usuarios individuales). El
13
Según Power un DSS tiene cuatro componentes fundamentales: y y y y
La interfaz de usuario. La base de datos. Las herramientas analíticas y de modelado. La red y arquitectura del DSS.
Entornos de desarrollo
Los sistemas DSS no son totalmente diferente de otros sistemas y requieren un enfoque estructurado. Sprague y Watson (1993) proporcionaron un entorno de tres niveles principales:
1. Los niveles de tecnología.- Se propone una división en 3 niveles de hardware y software para los DSS: 1. DSS específico.- Aplicación real que será utilizada por el usuario. Ésta es la parte de la aplicación que permite la toma decisiones en un problema particular. El usuario podrá actuar sobre este problema en particular. 2. Generador de DSS.- Este nivel contiene hardware y software de entorno que p ermite a las personas desarrollar fácilmente aplicaciones específicas de DSS. Este nivel hace uso de herramientas case. También incluye lenguajes de programación especiales, bibliotecas de funciones y módulos enlazados. 3. Herramientas de DSS.- Contiene hardware y software de bajo nivel. 2. Las personas que participan.- Para el ciclo de desarrollo de un DSS, se sugieren 5 tipos de usuarios o participantes: 1. Usuario final 2. Intermediario 3. Desarrollador 4. Soporte técnico 5. Experto de sistemas 3. El enfoque de desarrollo.- El enfoque basado en el desarrollo de un DSS deberá ser muy iterativo. Esto permitirá que la aplicación sea cambiada y rediseñada en diversos intervalos. El problema inicial se utiliza para diseñar el sistema y a continuación, éste es probado y revisado para garantizar que se alcanza el resultado deseado.
Un DSS es un sistema informático que utiliza información y modelos matemáticos para ayudar a los trabajadores de la información a tomar decisiones empresariales adecuadas según las condiciones del mercado y la situación interna de la compañía. El término DSS es el acrónimo de " Decision Support System", es decir, se refiere a los sistemas para el apoyo a la toma de decisiones. Se trata de un término que se popularizó a mediados de los 90 pero que sin embargo ha caído en desuso con la misma facilidad con la que se popularizó.
Las herramientas Business Intelligence pueden ayudarnos a tomar decisiones de dos maneras: - Business Intelligence pasivo: Proporciona un acceso fácil a información confiable y actualizada. Habitualmente, los trabajadores de la información acceden a estos datos a través de sistemas de reporting, análisis OLAP o cuadros de mando, obteniendo una visión agregada o detallada de la información (según sus necesidades). - Business Intelligence activo: Aportan valor a la información disponible aplicando modelos matemáticos o estadísticos para detectar patrones ocultos, aplican modelos de optimización, proyección o clasificación para proponer las mejores soluciones posibles a un problema determinado. Es decir, estas soluciones toman un papel activo en el proceso de toma de decisiones.
El siguiente diagrama muestra el tipo de solución Business Intelligence más adecuado para dar soporte a la toma de decisiones en el ámbito empresarial.
Los Sistemas de Soporte a la Decisión (Decision Support Systems, DSS) pueden considerarse como una tercera generación de Sistemas de Información, cuyo objetivo es intentar descubrir qué pasaría si se toman una serie de decisiones, o ir más allá proporcionando automáticamente las decisiones o sugerencias que asistan al administrador
Las aplicaciones de estas herramientas, las más complejas, se dan a partir del análisis multidimensional de los datos corporativos, las cuales, proporcionan la habilidad de manipular y explorar los datos de la empresa desde cualquier ángulo concebible, con lo cual pueden o btener una visión verdaderamente multidimensional de la empresa. En México el uso de estos sistemas de soporte a la decisión se encuentra en pleno desarrollo, las grandes empresas, sobre todo las trasnacionales instaladas en el país, son las que están aplicando esta tecnología en sus procesos, sin embargo, existen algunas empresas pequeñas y medianas (Pymes) que las están utilizando para aprovechar todos los beneficios que ofrecen, tal como lo so n la eficiencia y eficacia en la toma de las decisiones.
La adquisición y aplicación de DSS (Sistema de Soporte a la Decisión) comerciales mostrados en las revistas especializadas de sistemas en negocios muestran los casos de grandes empresas con inversiones millonarias en sistemas de DSS. ¿Son los DSS sólo para empresas grandes? ¿Las empresas pequeñas no pueden aspirar a contar con un DSS para impulsar su ventaja competitiva? Los DSS nacen como una necesidad de las empresas para tener información exacta cuando es requerida, reducir costos, realizar cálculos rápidos, eliminar límites cognitivos y de almacenamiento de información y para un soporte rápido y eficiente[6]. Las decisiones no estructuradas son, entre otras, el reclutar un ejecutivo, la compra de hardware, el desarrollo de tecnología, el seleccionar una portada para una revista, etc. Los DSS en empresas pequeñas pueden ser aplicados en varias áreas. Aquellas con varios empleados les sería extremadamente útil contar con un DSS capaz de medir la eficiencia, rendimiento y productividad de sus empleados. Y poder así determinar cuanto pagar a sus empleados y cuanto y cuando subirles el sueldo[4]. A empresas con necesidad de incrementar sus ventas les serviría un DSS capaz de analizar factores relevantes y poder seleccionar el mejor curso de acción para lograr sus objetivos Los paquetes de software prefabricado también son una alternativa para las empresas; independientemente de su tamaño. Algunos ejemplos de paquetes prefabricados para asistir en la toma de decisiones son ³DecisionTime´ y ³Whatif?´ ( www.spss.com). El paquete de ³DecisionTime´ permite a cada tomador de decisiones en la organización, entre otras cosas, crear un pronóstico sofisticado. Posteriormente, puede exportar esta información para a nalizarla con ³Whatif?´. Este segundo paquete permite explorar fácilmente varios posibles escenarios de una manera interactiva. Por ejemplo, digamos que usted es un gerente de producción para una compañía que realiza ventas por catálogo. Su misión es aumentar las ventas brutas en un 20% en el año. Su solución propuesta es crear un pronóstico de ventas a 12 meses para sus canales principales de ventas y evaluar el cumplimiento de la meta. Si el pronóstico indica que no se cumplirá, usted buscará ajustar ese pronóstico para asegurarse que la meta va a cumplirse. Con esto en mente, el trabajo fuerte de procesamiento lo hace el programa. De hecho, lo lleva de la mano paso por paso. ³DecisionTime´ le guía para que primero introduzca los datos del historial de ventas de la empresa. Luego, podrá seleccionar una hoja de cálculo usada por su compañía para rastrear ventas y el mercado. A continuación, elige las variables que desea pronosticar y los periodos del pronóstico. Posteriormente, selecciona factores relevantes disponibles que afectan al pronóstico. No requiere preocuparse por la relevancia de cada factor ya que el programa lo ajustará por usted. Finalmente, con un "click" en F inish, ³DecisionTime´ automáticamente creará el pronóstico en cuestión de segundos (Figura 2). Usted observa los resultados y nota que a ese paso no alcanzará la meta. Con ³Whatif?´, puede
refinar interactivamente su modelo de pronóstico y analizar diferentes escenarios hasta que su meta se cumpla[2]. El software conocido como ExpertChoice ( www.expertchoice.com) es otra herramienta útil para el soporte a la toma de decisiones. Este programa incorpora a la decisión la información tangible y no tangible. Sintetiza la sabiduría de un grupo tomador de decisiones para reflejar correctamente ¿S on los DSS sólo para grandes empresas? © Guzmán & Chávez 2000
prioridades en la toma de decisión. Los DSS tipo ³Off-the-shelf´ La desventaja principal que tienen los DSS prefabricados es la ventaja más importante de los personalizados. Los DSS personalizados son hechos de acuerdo a las necesidades de las empresas.
Herramientas Las herramientas de Sistemas de Soporte para la Decisi ón, enumeradas por su complejidad creciente, y que cada vez son utilizadas con más frecuencia como apoyo a la toma de decisiones, y que Roque (2001) menciona son: · Procesamiento de Transacciones (TPS) · Sistemas de Información Gerencial (MIS) · Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) · Sistemas Expertos (ES) · Sistemas de Información Ejecutivos (EIS) · Redes Neuronales(NN) · Automatización de Oficinas (OA) Si la información de una empresa no es administrada adecuadamente y no está disponible para su uso en el momento adecuado, puede perder todo valor ante el proceso de toma de decisiones. Esto hace evidente la necesidad de procesos y herramientas que faciliten el manejo e interpretación de los datos que arrojan los sistemas de operación y producción. (Roque, 2001). Para entender un DSS es necesario entender también lo que es la toma de decisiones. La toma de decisiones. La toma de decisiones es una parte esencial en la existencia y supervivencia de las organizaciones, y por desgracia en muchas ocasiones no es una actividad sencilla y rápida, además de que para tomar un buena decisión están involucrados otros factores como por ejemplo, Información y el juicio de la persona. Conforme van pasando los años esto se vuelve más y más complejo, debido a la dinámica de las empresas y el ambiente en el que están inmersos, y conforme pase el tiempo esto se irá incrementando. De ahí surge la necesidad de estar siempre actualizados en cuanto a información relevante para la compañía, ya no solo interna, sino externa, y por otro lado contar con las herramientas necesarias que apoyen el proceso de la toma de decisión. Según un estudio realizado, algunas razones por las que ahora se vuelve más complejo y difícil, son las siguientes (Bobadilla, 2001): · El número de alternativas disponibles es ahora mayor debido al surgimiento de la tecnologías y los sistemas de comunicación · El costo de los errores administrativos puede ser muy grande por la complejidad y la magnitud de las operaciones y las reacciones que estos errores pueden causar. · La información necesaria para tomar decisiones puede ser difícil de accesar y se ha incrementado exponencialmente. · Las decisiones deben ser tomadas rápidamente.
Ventajas del uso de un DSS
· Una alta calidad en la toma de decisiones. · Mayor comunicación. · Reducción de costos. · Mayor productividad. · Ahorro de tiempo en la toma de decisiones. · Mayor satisfacción del cliente y los empleados. · Analizan y procesan grandes volúmenes de información, necesaria para la correcta toma de decisiones. · Rápido acceso a la información. · Algunos de estos sistemas ya vienen preparados para poner en marcha rápidamente sistemas integrados de medición de objetivos u otros indicadores clave, por áreas estratégicas o áreas de responsabilidad y su control a través de avisos que concentren la atención en los puntos débiles de la organización y permitan actuar directamente sobre ellos. ·