FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS, DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MORALES
TESIS PARA OBTENER EL TÍTULO PROFESIONAL DE INGENIERO DE SISTEMAS
AUTOR: ALEX DÍAZ RAMÍREZ
ASESOR: ANNIE MABEL CHONG BARTRA
TARAPOTO – PERÚ
2012
Dedicatoria
“A mis Padres Wellington y Evila quienes con su esfuerzo, motivación y ánimos hicieron que todos mis metas puedan ser cumplidas”
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Agradecimiento
“A mis Hermanos: Wellington, Ricardo, Javier, Martín y Johnny, quienes confiaron en mí y me apoyaron con todo, por ser las mejores personas a los cuales admiro y confío.”
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Presentación
Señores Miembros del Jurado Calificador; Cumpliendo con las disposiciones establecidas en el reglamento de grados y títulos de la Universidad Cesar Vallejo; pongo a vuestra consideración el presente proyecto de investigación titulado “Sistema Informático de Gestión para el Control de Activos Fijos de la Municipalidad Distrital de Morales”, con la finalidad de optar el título de Ingeniero de Sistemas. La presente tesis es el resultado de los conocimientos adquiridos durante los años de formación como alumno, así como indagación y consulta en fuentes bibliográficas. Aprovecho la oportunidad para expresar mi más sincero reconocimiento a Uds. Señores Miembros de Jurado y Plana Docente quienes durante mi formación académica, supieron brindarme su apoyo, contribuyendo así a mi formación profesional. Espero que mi proyecto de investigación sea de consideración y de guía para otras tesis futuras.
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Índice RESUMEN La presente tesis que lleva por nombre, “Sistema Informático de Gestión para el Control de Activos Fijos de la Municipalidad Distrital de Morales”, es un proyecto realizado con el fin de mejorar la información de activos fijos para su respectiva administración dando así mejoras a la Unidad de Logístico y Patrimonial como a la misma Municipalidad Distrital de Morales. El presente proyecto mejorará el proceso de la Unidad de Logística y Control Patrimonial de la Municipalidad Distrital de Morales en la parte de presentación de informes a detalle de los activos fijos presenta la institución para una oportuna gestión respecto a ellos, para lograr esto se realizó estudios y diagnósticos situacionales de cómo funciona actualmente y como funcionara cuando el sistema mencionado se implemente. Además que se trabajó conjuntamente con el personal de las Unidades responsables para tener los resultados esperados. En el desarrollo de la presente investigación se logró la automatización de los diferentes procesos que permitan mejorar las gestionescon respecto a los activos fijos y su valor en la trascendencia y durabilidad de las mismas para las utilidades de la Municipalidad.
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ABSTRACT
1. INTRODUCCIÓN 1.1. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1.1. Realidad Problemática El Distrito de Morales, nombrado así por la Ley 7628 del congreso constituyente,nombrado por el Presidente de la Republica. Quien con su poder de Legalidad crea a este Distrito para cumplir sus funcionalidades correspondientes. El cual fue fundada el 31 de octubre de 1932 para el respaldo de su Distrito y atención a su población para su mejora significativa. La Municipalidad Distrital de Morales, como ente del gobierno, tiene financiamiento constante para sus diversas proyectos y mejoras correspondientes a su ambiente de trabajo, capacitación y adquisición de activos para un óptimo desempeño en el trabajo, y brindar la mejor calidad para los contribuyentes, para ello la parte administrativa es el motor principal para estar actuando ante las necesidades que estas presentan, estando así actualizados y con mejoras para su labor y desempeño institucional, pero todo este proceso de selección y monitoreo de los activos para ver el estado de depreciación y/o apreciación son poco gestionables por los reportes característicos que presenta la unidad de logística y patrimonio. Donde los Activos fijos de una empresa o institución son un pilar fundamental en el crecimiento de las mismas, ya que estos activos nos permiten el desarrollo diario de las actividades necesarias para el crecimiento de las empresas e instituciones. Por lo que se hace necesario considerar
aspectos
primordiales,
como
es
la
adquisición,
mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa o institución.
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1.1.2. Formulación del Problema ¿Cuál es la influencia de un Sistema Informático de Gestión para mejorar el control de activos fijos por parte de la Unidad de Logística y Patrimonio de la Municipalidad Distrital de Morales? 1.1.3. Justificación Justificación Teórica Esta investigación está orientada a investigar más sobre las aplicaciones en software libre basadas en gestión de control de activos fijos de la Municipalidad Distrital de Morales, como también esta investigación realizada servirá como antecedentes para las futuras redacciones relacionadas con este tema. Justificación Metodológica La investigación desarrollada, aplicará el enfoque cualitativo ya que explicará de manera textual los resultados de las entrevistas de las necesidades y requerimientos, de la cual se conocerá los datos en tiempo real como es el reporte y detalle de los activos fijos de la Municipalidad Distrital de Morales. Justificación Práctica Con la investigación se pretende mejorar y optimizar procesos como a la vez proponer la mejora en la gestión de los activos fijos que pasan por un desbalance económico debido al no control de los recursos fijos que posee la entidad
gubernamental, debido al
descontrol y desconocimiento general de activos fijos que cuenta la entidad pública, se vio la necesidad de estudiar y analizar para buscar la solución al presente problema, cuyo resultado es la optimización de un sistema de gestión para enmendar
dicho
problema y así tener la capacidad de proponer y tomar decisión sobre los activos fijos que le compete trabajarlos. Justificación Económica
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El presente estudio a desarrollar busca reducir costos directos en la compra de activos, y en la venta de las mismas, así incrementará la rentabilidad. Y a todo estoañadimos los beneficios directos como: Toma de decisiones con información actualizada yoportuna y es más, aún otorga beneficios indirectos como:Competitividad, Calidad de la gestión. Donde los activos fijos manejados correctamente con una buena toma de decisiones será el resultado de una información correcta, concreta
y precisa, en el que permite afrontar
los gastos y
descontrol sean menores e innecesarios y se pueda considerar inversión, control y manejabilidad correcta. 1.1.4. Antecedentes INTERNACIONAL Título “PROPUESTA DE UN SISTEMA INTEGRADO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DEL CANTÓN MEJÍA”
Año: 2008 Autor: KATIANA DE LOS ÁNGELES IMBAQUINGO MORALES
Conclusiones El Municipio del Cantón Mejía es una sociedad política, autónoma,subordinada al orden jurídico constitucional del Estado, cuya finalidad máxima es el bien común y dentro de este fin está el desarrollar
planes,
programas
y
proyectos;
velar
por
la
administración y ejecución de ellos de manera eficiente, eficaz y económica.
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Dentro de la programación del Municipio se encuentra la adquisición, control y distribución de los activos fijos de forma planificada y adecuada. El Municipio del Cantón Mejía tiene muchas falencias en la administración y control de los activos fijos, que se han venido acarreando desde hace muchos años atrás; sin embargo existe todavía algunas autoridades y empleados antiguos que se resisten al cambio, en mejorar procesos y prefieren mantenerse en la situación actual. Por la necesidad de llevar un control de los bienes de larga duración, el doce de abril del dos mil siete, el Alcalde de ese periodo creó la Unidad de Activos Fijos, con un Sistema Integrado Municipal denominado SIM, con acceso y conexión a los Sistemas de Contabilidad, Compras y Bodega, mediante el cual se actualiza las adquisiciones que realiza el Municipio. Se desconoce la cantidad de bienes de larga duración con que cuenta el Municipio del Cantón Mejía, pues estas no se las registraba y controlaba adecuadamente, sino que directamente se los ingresaba a bodega, e inmediatamente se los distribuía a los custodios haciéndoles firmar actas de entrega- recepción, sin que consten las características de los bienes y los valores. Título “PROYECTO DE PLANIFICACIÓN RECURSOSEMPRESARIALES – ERP MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS CON APLICATIVO SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN UTN” Año: 2011 Autor: Página | 9
OLGA PATRICIA GALIANO YÉPEZ Conclusiones Al contar con el sistema de gestión y control de activos fijos, mejorará la productividad de las actividades concernientes al manejo de estos bienes, al proveer de una herramienta automatizada que ofrece mejoras en el método tradicional de gestión. Con la cual se espera disminuir el tiempo en el que se hace un ingreso de inventarios y eliminar el proceso de trascripción de datos realizado por el personal administrativo. Mejorar además la gestión realizada por el personal de bodega, al proveer de un flujo de información más eficiente, lo cual se logra al permitir que se realice consultas y búsquedas de datos de forma automática, es decir contaremos con información organizada, centralizada, de fácil acceso y disponible en tiempo real. El uso de la base de datos Oracle® resulta ventajosa para el almacenamiento masivo de información, además de brindar un fácil manejo de los datos manejados en forma de archivos como son las imágenes, archivos de Word, Excel y PDF. El desarrollo de un proyecto a través de las Oracle® permite un rápido desarrollo y la reutilización de código a través del uso de plantillas, al utilizar un lenguaje de tercera generación como es el PLSQL brinda una fácil y rápida interfaz entre el frontal y la base de datos. El manejo de la metodología RUP para el desarrollo de software implantado en la universidad ha sido de gran ayuda, que permite tener una idea clara en todas las fases de un proyecto, su estructura obliga al desarrollador a documentar todo el proceso desde el inicio,
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elaboración, pruebas y puesta a producción, contando con un registro detallado de todos los cambios realizados en el transcurso hasta la finalización del mismo.
NACIONAL Título “DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION COMERCIAL PARA MEJORAR LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA OLEOCENTRO EICOL E.I.R.L.”
Año: 2009
Autor: BACH. FAJARDO ACOSTA MELVIN BACH. MUGA RIVERA JUNA JOSE Conclusiones El Indicador grado de Satisfacción Promedio del jefe de ventas a nivel estratégico (sin las estrategias implementadas) es de 0.400 (8.00%) y el grado de Satisfacción Promedio del jefe de ventas a nivel estratégico (con las estrategias implementadas) es de 3.60 (72.00%) sobre una escala valorada de 0 a 5 puntos, lo que representa un incremento del 3.20 puntos y en porcentaje de 64.00%. Por lo tanto se concluye que con las estrategias implementadas el grado de satisfacción del jefe de ventas a nivel estratégico aumenta.
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El Indicador grado de Satisfacción Promedio del gerente a nivel estratégico (sin las estrategias implementadas) es de 1.00 (20.00%) y el grado de Satisfacción Promedio del gerente a nivel estratégico (con las estrategias implementadas) es de 3.00 (60.00%) sobre una escala valorada de 0 a 5 puntos, lo que representa un incremento del 2.00 puntos y en porcentaje de 40.00%. Por lo tanto se concluye que con las estrategias implementadas el grado de satisfacción del gerente a nivel estratégico aumenta. El Indicador grado de Satisfacción Promedio del jefe de ventas a nivel táctico (sin los reportes analíticos implementados) es de 1.00 (20.00%) y el grado de Satisfacción Promedio del jefe de ventas a nivel táctico (con los reportes analíticos implementados) es de 4.00 (80.00%) sobre una escala valorada de 0 a 5 puntos, lo que representa un incremento del 3.00 puntos y en porcentaje de 60.00%. Por lo tanto se concluye que con los reportes analíticos implementados el grado de satisfacción del jefe de ventas a nivel táctico aumenta.
LOCAL Título “DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO CON ENTORNO WEB PARA MEJORAR EL CONTROL PATRIMONIAL DE LA DIRECCIÓN DE RED DE SALUD ALTO AMAZONAS” Autor: RAFAEL TELLO ANGULO Año: 2012 Conclusiones Página | 12
Se ratificó mediante la entrevista que las dificultades que tiene la Unidad de Patrimonio de la Dirección de Red de Salud Alto Amazonas son de datos poco fiables e información inoportuna. La herramienta que se utilizó para la implementación del sistema de gestión de inventario fue el PostgreSQL 8.4 lo cual se tomó como referencia del proyecto de migración a Software Libre en las entidades públicas propuesto por la ONGEI (Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática) Al respecto de las metodologías utilizadas se evidenció que la mayor proporción de las empresas basa sus decisiones en la experiencia y en modelos de gestión ayudados por técnicas cualitativas. Pocas empresas hacen uso de metodologías propias de la ingeniería, y las empresas que apoyan sus decisiones en el uso de software desconocen los procedimientos de las herramientas informáticas. Los reportes que se generan para la administración, son más rápidos y obtenidos al momento y hora adecuada, permitiendo de esta manera realizar una mejor toma de decisiones. 1.1.5. Objetivos 1.1.5.1. General Implementar
el Sistema Informático de Gestión para el
Control de Activos Fijos en la Unidad de Logística y Patrimonio de la Municipalidad Distrital de Morales. 1.1.5.2. Específicos Identificar los requerimientos que necesitan los funcionarios de la Municipalidad Distrital de Morales para tomar de decisiones referente al control de los activos fijos.
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Diseñar el Sistema de Informático de Gestión, para el control de Activos Fijos de Unidad de Logística y Patrimonio de la Municipalidad Distrital de Morales. Demostrar que el Sistema Informático de Gestión, para el Control de Activos Fijo resulta de manera eficiente a la Unidad de Logística y Patrimonio, como para la Sub Gerencia de Administración y finanzas.
1.2.MARCO REFERENCIAL 1.2.1. Marco Teórico SUPERINTENDENCIA DE BIENES NACIONALES (SBN) Organismo Público Descentralizado del Ministerio de la Presidencia, tiene
por
objetivo
administrar,
registrar
y
controlar
los bienes muebles e inmuebles que comprenden el patrimonio fiscal, Optimizar laadministración de los bienes del Estado, Establecer los métodos y procedimientos que permitan registrar y efectuar el seguimiento y control de la información. En el cual: Se procede a inspeccionar los bienes para apreciar sus características técnicas y estado de conservación.
Para la valorización, se aplica lo establecido en el Reglamento Nacional de Tasaciones del Perú (RM 098-2006-Vivienda) de fechas 21.04.06 y 08.05.06. y el Reglamento General de Tasaciones del Cuerpo Técnico de Tasaciones del Perú, en sus artículos pertinentes y la Resolución S.B.S. Nº 808-03.
Así mismo se aplica la norma de la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN) denominado “Procedimientos para realizar una Tasación Comercial de Bienes Muebles”.
PLANEACIÓN Y CONTROL.
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Todas
las
funciones
gerenciales;
Planeación,
Organización,
Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia
CALIDAD:
Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
OPORTUNIDAD: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una grandesviación
respecto
de
los
objetivos
planificados
con
anterioridad.
CANTIDAD: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
RELEVANCIA: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
1.2.2. Marco Conceptual dffdf
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2. MARCO METODOLÓGICO 2.1.Hipótesis EL Sistema Informático de Gestión influenciaráa la Unidad de Logística y Patrimonio de la Municipalidad Distrital de Morales el control de los activos fijos con información precisa y relevante para su gestión. 2.2.Variables 2.2.1. Variable Independiente Sistema Informático de Gestión 2.2.1.1. Indicadores Tiempo en generar reportes sobre los activos fijos Procesos de cálculo en la depreciación y/o valoración Tiempo bindar una Gestión, de acuerdo al reporte generado. 2.2.2. Variable Dependiente Gestión de Activos Fijos. 2.2.2.1. Indicadores Proceso en análisis de resultados Porcentaje de Activos Fijos identificados para dar de baja Nivel del rendimiento del Activo 2.2.3. Definición Conceptual
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Gestión.- Acción y al efecto de administrar o gestionar un negocio. A través de una gestión se llevarán a cabo diversas diligencias, trámites, las cuales, conducirán al logro de un objetivo determinado. Sistema
Informático.-Es
el
interrelacionadas, hardware, software y
conjunto
de
partes
derecurso
humano
(humanware) que permite almacenar y procesar información. Activo Fijo.-Es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no puede convertirse en líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa.Son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). 2.2.4. Definición Operacional
Variable
Definición Conceptual
Indicadores Tiempo en generar reportes sobre los activos
Independiente
fijos Sistema Informático de Gestión
Procesos de cálculo en la depreciación y/o valoración Tiempo en generar una Gestión, de acuerdo al reporte generado.
Dependiente
Proceso en análisis de resultados Gestión de
Porcentaje de Activos Fijos
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Activos Fijos
identificados para dar de baja Nivel del rendimiento del Activo
2.3. Metodología
2.3.1. Tipos de Estudio Estudio de Tipo aplicada 2.3.2. Diseño Diseño Pre- Experimental un solo grupo antes y después. O1 X O2 Dónde: O1:Observaciones Unidad de Logística y Control Patrimonial O2:Resultados después de la aplicación de la variable independiente. X:Variable independiente 2.4.Población y Muestra 2.4.1. Población Municipalidad Distrital de Morales 2.4.2. Muestra La muestra de estudio está constituida por el conjunto de las personas que toman decisiones referentes al control de activos fijos, que son untotal de 2 integrantes (El Gerente Municipal y el Sub Gerente de Administración y Finanzas) 2.5.Método de Investigación Analítico, que consistió en la división de las partes o elementos de las dificultades que se tiene en la Unidad de Logística y Patrimonio de la Municipalidad Distrital de Morales, para gestionar las actividades en torno al activo fijo; lo cual permite observar las causas y los efectos. 2.6.Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos Observación
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Se realizó la investigación apoyada con el método de la observación, para lo cual se efectuó visitas a las unidades y/o áreas de interés, con la finalidad de observar el trabajo cotidiano y la actitud del personal relacionado precisamente con el tema de estudio. Entrevistas Se realizó las entrevistas al jefe de la Oficina de Informática y Sistemas, con el objetivo de medir el grado de apoyo al estudio; asimismo, al personal encargado de las unidades de logística y administración, para realizar el diagnóstico respectivo y medir su actitud de colaboración con la investigación. Revisión y Evaluación Documentaria Se realizó la revisión y evaluación de los documentos tales como: Informe de Inventario y el Reglamento de Organización y funciones (ROF) para obtener toda la información requerida. 2.7.Método de Análisis de Datos Esperar a resultados obtenidos para resolver este punto.
3. RESULTADOS 3.1. Requerimientos de los funcionarios para mostrar reportes y poder gestionar. Para establecer los requerimientos donde sean vistos puntos de gestión principales es necesaria la interacción entre el ejecutor de gestión y el ejecutor y/o constructor del sistema; para afirmar los puntos de vital importancia para el manejo correcto y gestión productiva de los activos fijos. Para el cual se tomó y proceso la siguiente información.
ENCUESTA 1. ¿En caso de poder gestionar o tomar decisiones sobre sus activos fijos, están preparados?
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a) Sí
b) No
c) Un poco
2. ¿Conocen el valor y estado de los activos fijos actualmente? a) Si, de todos
b) Sí, de algunos
c) No
3. ¿En el caso de haber inversión de renovación de activos fijos, saben que activos fijos renovar? a) Si
b) no
c) algunos
d) todos
4. ¿Conocen la depreciación o apreciación de los activos fijos de la institución gubernamental? a) Si
b)Solo depreciación
c) Sólo Apreciación
d) Ninguno
5. ¿De qué manera les apoya el sistema actual en la gestión de activos fijos? a) Eficiente
b) Muy eficiente
c) Normal
d)Poco
6. ¿Los reportes del sistema actual en manejo de activos fijos se realizan de inmediato? a) Sí
b)Un Poco lento
c) Lento
7. ¿Pueden gestionar los activos fijos mediante los reportes que actualmente brinda el sistema? a) Sí
b) Poco gestionable
c) Nada
8. ¿Cree usted que los activos fijos son correctamente gestionados en su estadía como representante de la entidad gubernamental? a) Sí
b) No
c) Falta mejorar
Del cual los resultados obtenidos son los siguientes:
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¿Conocen el valor y estado de los activos fijos actualmente?
¿En caso de Nopoder gestionar o tomar decisiones sobre sus Sí, de todos activos fijos, están preparados? 33% Sí, de todos
Un poco 33%
34%
Sí, de algunos Si No No Un poco No 0%
Sí, de algunos 33% Si 67%
¿En el caso de haber inversión de renovación de activos fijos, saben que activos fijos renovar? Todos Algunos 0% 33% Sí No Algunos Todos
Sí 67%
No 0%
¿Conocen la depreciación o apreciación de los activos fijos de la institución gubernamental? Sólo Sí Depreciación 0% 33% Sí Sólo Depreciación Sólo Apreciación Ninguno Ninguno 67%
Sólo Apreciación 0%
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¿De qué manera les apoya el sistema actual en la gestión de activos fijos? Muy Eficiente Eficiente Poco 0% 0% 33% Eficiente Muy Eficiente Normal Poco Normal 67%
¿Los reportes del sistema actual en manejo de activos fijos se realizan de inmediato? Sí 34%
Lento 33%
Sí Un Poco Lento Lento
Un Poco Lento 33%
¿Pueden gestionar los activos fijos mediante los reportes que actualmente brinda el sistema? Sí Nada 0% 33%
Sí Poco Gestionable Nada Poco Gestionable 67%
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¿Cree usted que los activos fijos son correctamente gestionados en su estadía como representante de la entidad gubernamental? Sí No 0% 33%
Sí No Falta Mejorar
Falta Mejorar 67%
3.2. Diseño el Sistema de Informático de Gestión En el diseño del producto de gestión, es necesario conocer firmemente el manejo de información y los resultados expuestos a la fecha, ver la viabilidad de reportes existentes frente a una gestión oportuna y a tiempo, para así brindar mejoras en el diseño y elaboración del sistema en investigación. 3.3. Demostración de la efectividad del Sistema Informático de Gestión Elaborar un diagnóstico en la Unidad de Control Patrimonial para la gestión de activos fijos de la institución donde mediremos los resultados en un momento determinado de las necesidades o requerimientos, para su futura comparación con el sistema puesto a prueba de la investigación realizada. 4. DISCUSIÓN dffdf
5. CONCLUSIONES fdfdf
6. SUGERENCIAS fdfdf
7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS fdfdf
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8. ANEXOS dff
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