Si s t em a d e Ab A b as astt ec ecii m i en entt o Público
Sis iste tema mass Admini Adm inist stra ratitivos vos Es un conjunto de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos, que regulan la forma en que las entidades de la administración pública deben realizar ciertos procesos , con el objetivo de asegurar el uso eficiente de los recursos públicos, en el cumplimiento de los fines que por Ley les corresponden.
Sist iste ema mass Adm Admini inistr stra ativ tivos os
Sistemas Administrativos • No constituyen compartimentos estancos sino que están estrechamente interrelacionados (como la maquinaria de un reloj). • La efectividad de una organización o país deriva del elevado grado de sincronización existente entre sus diferentes sistemas administrativos.
Abastecimiento Función orientada a proporcionar en forma oportuna bienes materiales y servicios que requiere la acción gubernamental para el cumplimiento de sus fines. Cumple un rol muy importante en el funcionamiento interno de una entidad dado que, de su eficiencia dependerá el desarrollo de las actividades institucionales en las mejores condiciones de celeridad, calidad y productividad.
Sistema de Abastecimiento Conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de los medios materiales que utilizan las entidades del sector público, para asegurar la continuidad de sus procesos productivos.
Sistema de Abastecimiento Finalidad: Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento y de bienes y servicios en la administración pública.
Sistema de Abastecimiento Objetivos: • Dinamizar la Administración Pública • Optimizar la Utilización de los Recursos • Dar unidad, racionalidad y eficiencia a los procesos del Sistema de Abastecimiento de bienes y servicios en los organismos de la Administración Pública.
Sistema de Abastecimiento Objetivos: • Establecer mecanismos que garanticen la contribución del abastecimiento a la consecución de resultados institucionales • Rodear de garantías y pautas de medición al ejercicio de la función.
Sistema de Abastecimiento Objetivos: • Permitir que las decisiones en materia de abastecimiento, a cualquier nivel se sustenten en él, conocimiento previo de la realidad administrativa. • Orientar el abastecimiento de bienes y servicios en las entidades públicas.
Sistema de Abastecimiento Objetivos: • Establecer un solo tipo de vía o canal para el ingreso físico de bienes adquiridos por la entidad.
Sistema de Abastecimiento Base legal: • • • • •
Decreto Ley Nº 22056 Decreto Ley Nº 22867 – INAP Artículo 76º de la Constitución Decreto Legislativo Nº 1017 Decreto Supremo Nº 184-2008-EF
Procesos Técnicos Instrumentos de gestión o herramientas del Sistema de Abastecimiento, establecidos con la finalidad de hacerlo más dinámico funcional y operativo. Han sido agrupados en Subsistemas: a) Subsistema de Información b) Subsistema de Negociación y Obtención c) Subsistema de Utilización y Preservación
a) Subsistema de Información Comprende la captación, procesamiento, clasificación y actualización de datos para proporcionar y conservación información sobre: bienes y servicios requeridos, proveedores que los suministran, precios de mercado, condiciones de venta, seguridad y garantía que ofrecen y acciones de seguimiento y control. .
a) Subsistema de Información Incluye los siguientes procesos técnicos: 1. 2. 3. 4.
Catalogación Registro de proveedores Registro y control Programación
1. Catalogación Permite la depuración, ordenamiento, estandarización, codificación, obtención, actualización y proporciona la información referida a los bienes, servicios, obras y/o consultoría requeridos por las entidades públicas, con el fin de incluirlos en el catálogo institucional el cual constituye un documento de valiosa información.
1. Catalogación Este proceso técnico comprende las siguientes actividades: • Identificación de bienes no codificados • Actualización de bienes no codificados Se cumplen en coordinación con la Superintendencia de Bienes Nacionales
2. Registro de proveedores Proceso a través del cual se obtiene, procesa, utiliza y se evalúa la información comercial relacionada con los proveedores (contratista y consultores) de la entidad, y también los bienes, servicios, obras y consultoría que estos suministran, prestan, ejecutan, etc.
3. Registro y control Es un proceso referido a las acciones de "control previo", verificación y conformidad, a cada una de las fases de cada uno de los procesos técnicos, a fin de detectar oportunamente desviaciones y adoptar las medidas necesarias, así como seguimiento de documentos administrativos generados en los diversos niveles de la entidad, para evitar demoras en el trámite de los mismos.
3. Registro y control Este proceso comprende las siguientes actividades: • Desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento • Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores
4. Programación Proceso mediante el cual se prevé en forma racional y sistemática, la satisfacción conveniente y oportuna de los bienes y servicios, obras, consultoría, etc. que son requeridas por las dependencias de las entidades públicas, previa determinación en base a las respectivas metas institucionales, a la disponibilidad presupuestaria, aplicando criterios de austeridad y prioridad.
4. Programación Este proceso técnico comprende las siguientes actividades: • • • • •
Determinación de necesidades Consolidación de necesidades Formulación del PAC Ejecución de la programación Evaluación de la programación
b) Subsistema de Negociación y Obtención Mediante los procesos técnicos que comprende, presenta opciones y
condiciones para negociar bienes y/o servicios o, para rescatar derechos en caso de haberlos perdido, por causas imprevistas o hechos fortuitos comprobados.
b) Subsistema de Negociación y Obtención Incluye los siguientes procesos técnicos: 5. Adquisiciones y contrataciones 6. Recuperación de bienes y servicios
5. Adquisiciones y contrataciones Proceso técnico que formaliza de la manera más conveniente, adecuada y oportuna para el Estado, la adquisición, obtención, contratación de bienes, servicios y obras, siguiendo un conjunto de acciones técnicas administrativas y jurídicas, requeridas por las dependencias integrantes, para el logro de sus objetivos y alcance de sus metas, teniendo en cuenta el presupuesto asignado
6. Recuperación de bienes y servicios Actividades orientadas para volver a tener dominio o disposición de bienes o de servicios que anteriormente se tenía derecho sobre su propiedad o uso, luego de haberse perdido por descuido o negligencia, abandono irresponsable o haberse distribuido sin criterio, sin antes haber sido utilizados.
6. Recuperación de bienes y servicios Este proceso técnico comprende las siguientes actividades: • Recolección o selección • Reparación o reconstrucción • Utilización
c) Subsistema de Utilización y Preservación Mediante los procesos técnicos que comprende, orienta y coordina la
movilización, el uso, la habilitación, la conservación y la custodia de los bienes, servicios y obras ejecutadas, dentro de una concepción integral, para una adecuada utilización y conveniente preservación.
c) Subsistema de Utilización y Preservación Incluye los siguientes procesos técnicos: 7. Almacenamiento 8. Mantenimiento 9. Seguridad 10. Distribución 11. Disposición final
7. Almacenamiento Actividad técnica, administrativa y jurídica relacionada con la ubicación física temporal de los bienes materiales adquiridos por las entidades públicas a través de las modalidades de adquisición establecidas, en un espacio físico apropiado denominado almacén, con fines de custodia, antes de entregarlos a los usuarios de los mismos.
8. Mantenimiento Etapa del sistema de abastecimiento, donde se proporciona adecuada y oportunamente el servicio de mantenimiento, que puede ser de tipo predictivo, preventivo, correctivo de la maquinaria, equipos, enseres, edificaciones, etc. con el propósito de estar en óptimo estado de conservación y de operación de los mismos.
9. Seguridad Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento por medio de la unidad de seguridad, utilizando su propio personal o de terceros, brindan eficiente servicio de seguridad integral, previniendo, detectando y/o eliminando situaciones que puedan causar daño o pérdida en las personas, información o medios naturales para evitar la paralización de procesos productivos
10. Distribución Es un proceso, que a través del almacén institucional, proporciona adecuada y oportunamente los bienes requeridos para las dependencias solicitantes, para el logro de sus objetivos y alcance de metas institucionales.
11. Disposición final Etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso, la cual tiene como finalidad evitar la acumulación improductiva de bienes y/o servicios innecesarios para la entidad. Por lo que será pertinente tramitar su baja y posterior venta, incineración o destrucción, según su estado.
Nor orm m as Gen Gen er al es del Sis iste tema ma de Ab Aba ast ste eci cimi mie ent nto o Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP Orientaciones Técnico - operativas para aplicar los procesos técnicos y facilitar la gestión del abastecimiento
Nor orm m as Gen Gen er al es del Sis iste tema ma de Ab Aba ast ste eci cimi mie ent nto o SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento SA.03 Actualización y utilización de información para el abastecimiento SA.04 Unidad en las adquisiciones de bienes y servicios (derogadas DS 039-98-PCM)
Nor orm m as Gen Gen er al es del Sis iste tema ma de Ab Aba ast ste eci cimi mie ent nto o SA.05 Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes SA.06 Austeridad del abastecimiento SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios
SA.05 Unidad en el ingreso físico Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente por el Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra o de servicio, nota de entrada de almacén, pedido comprobante de Salida PECOSA)
SA.05 Unidad en el ingreso físico El Almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física condicionada con ese fin. La custodia temporal se inicia con la adquisición y la recuperación de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.
SA.05 Unidad en el ingreso físico Ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente establecido. El ingreso es un acto formal que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables, mensurables, intercambiables y útiles.
SA.05 Unidad en el ingreso físico Ubicación, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso, equipamiento y personal de almacén serán planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de la entidad. Bienes ingresan con la Guía respectiva; comprobándose datos que contenga: cantidad, peso, números de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente.
SA.05 Unidad en el ingreso físico El órgano de Abastecimiento formulará normas específicas de almacenamiento que tendrán aplicación en todas la áreas destinadas a la custodia temporal de bienes, tales como: cámaras frigoríficas, áreas de exhibición, zonas oficiales de estacionamiento, áreas de reparación, librerías, farmacias, depósitos, cajas de seguridad, etc.
SA.06 Austeridad del abastecimiento En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento.
SA.06 Austeridad del abastecimiento Equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado de los recursos asignados a la entidad y su adecuada combinación para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servicios públicos), en beneficio de la colectividad.
SA.06 Austeridad del abastecimiento El órgano de Abastecimiento implantará el tratamiento estadístico de la información que genera o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio para orientar la austeridad. Los titulares de órganos son responsables de supervisar la aplicación de pautas de austeridad del Abastecimiento en el ámbito de su competencia.
SA.06 Austeridad del abastecimiento La aplicación de medidas de austeridad no significa interferir el funcionamiento eficiente y eficaz de la entidad. Periódicamente el órgano de Abastecimiento conducirá y coordinará la evaluación de resultados y de aplicación de medidas de austeridad, con el fin de proponer su perfeccionamiento.
SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios Entidades formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad. Verificación: acto de constatación física de bienes y servicios, que constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, acciones de Abastecimiento que resulten necesarias
SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios • Existencia o presencia real del bien o del servicio (visto como acción o resultado) • Grado de conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio • Condiciones de utilización, para constatar en que se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y empleo con fines oficiales.
SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios • El inventario físico es una forma de verificación: general y de almacén. • Director General de Administración dispone y aprueba inventarios físicos generales de bienes en uso anualmente. • Titular del órgano de Abastecimiento, dispone y aprueba inventarios físicos de Inventarios de bienes que se hallan en custodia temporal en el Almacén.
SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios Sobrantes de inventario: • Determinar su origen • De ser el caso incorporarlos • De haber existido error proceder a su regularización
SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios Faltantes de almacén: • Por robo o sustracción (denuncia policial) • Por merma • Por negligencia (responsabilidad del Jefe del almacén y servidores encargados de la custodia)
SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios Bajas de bienes patrimoniales: • Extracción física y contable de bienes muebles del patrimonio de las entidades. • Resolución administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron (estado de excedencia, obsolescencia, mantenimiento o reparación onerosa, pérdida, robo o sustracción, destrucción o siniestro o reembolso o reposición).
SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes y servicios Alta de bienes patrimoniales: • Incorporación física y contable de bienes muebles del patrimonio de las entidades, dentro de los 30 días, por Resolución. • Causales: saneamiento de bienes muebles, permuta, donación, reposición, fabricación, elaboración o manufactura de bienes muebles.
Funciones Generales del Órgano de Abastecimiento • Programar las necesidades de bienes y servicios en coordinación con las dependencias de la institución • Formular el PAC, tramitar su aprobación y monitorear su ejecución • Ejecutar los procesos de selección • Administrar los contratos
Fun uncc i on one es Genera nerall es del Órg rga ano de d e Ab Aba ast ste ec im imiento iento • Custodiar y conservar los bienes y materiales del almacén en buenas condiciones, adoptando las medidas de seguridad • Distribuir los bienes a las dependencias de acuerdo a los documentos de salida de almacén, debidamente autorizados. • Efectuar los inventarios de almacén
Fun uncc i on one es Genera nerall es del Órg rga ano de d e Ab Aba ast ste ec im imiento iento • • • •
Registro y control de bienes patrimoniales Seguridad integral Servicios generales Administrar el parque automotor de la entidad
Contratación Pública
Ámbito de Aplicación Ámbito Objetivo
Contratación de bienes, servicios y obras, que reúnan las siguientes condiciones: • Que sean brindados por terceros • Que la contraprestación sea pagada por la entidad con fondos públicos
Ámbito de Aplicación Ámbito Subjetivo
Se encuentran comprendidos dentro de los alcances de la Ley, bajo el término entidad: a) Gobierno Nacional b) Gobiernos Regionales c) Municipalidades
Ámbito de Aplicación d) Organismos Constitucionalmente Autónomos e) Universidades Públicas f) Sociedades de Beneficencia g) Fuerzas Armadas y Policía Nacional h) Fondos de Salud, de Vivienda y de Bienestar de FF. AA y Policía i) Empresas del Estado
Ámbito de Aplicación j) Proyectos, programas, fondos, órganos desconcentrados, organismos públicos del Poder Ejecutivo, instituciones y demás unidades orgánicas, funcionales, ejecutoras y/o operativas de los Poderes del Estado, siempre que cuenten con autonomía administrativa, económica y financiera
Supuestos de Inaplicación • Contratos laborales • Contratación de auditorías externas • Operaciones de endeudamiento y administración de deuda pública • Contratación de asesoría Legal y financiera para operaciones de endeudamiento interno o externo • Contratos bancarios y financieros
Supuestos de Inaplicación • Contratos administrativos de servicios CAS • Contratos de locación de servicios con presidentes de directorios • Actos de disposición y de administración de bienes de propiedad estatal • Contratación de notarios públicos para funciones de la Ley y su Reglamento • Servicios de conciliadores y árbitros
Supuestos de Inaplicación • Contrataciones por montos iguales o inferiores a 3 UIT (S/. 11,400), salvo contrataciones de bienes y servicios incluidos en el Catálogo de Convenios Marco Responsabilidad de la Entidad de salvaguardar uso de recursos públicos de conformidad con los principios de moralidad y eficiencia
Supuestos de Inaplicación • Contrataciones que deban realizarse con determinado proveedor, por mandato expreso de la ley o de juez • Concesión de recursos naturales y obras públicas de infraestructura, bienes y servicios públicos • Privatización de acciones y activos de propiedad del Estado
Supuestos de Inaplicación • Modalidad de Ejecución Presupuestal Directa, salvo bienes y servicios que se requieran para ello • Contrataciones de Misiones del Exterior • Defensa del Estado en controversias internacionales sobre inversión • Adquisición de bienes en remate público • Servicios públicos cuando solo se pueda contratar con un proveedor
Supuestos de Inaplicación • Contrataciones realizadas con proveedores no domiciliados en el país cuyo mayor valor estimado de las prestaciones se realice en el territorio extranjero
Supuestos de Inaplicación • Convenios de cooperación, gestión, u otros de naturaleza análoga entre entidades o entre éstas y organismos internacionales, siempre que se brinden los bienes, servicios u obras propios de la función que por ley les corresponde, y además no se persigan fines de lucro
Sup upue uest stos os de Ina Inapl plic ica aci ción ón • Las contrataciones realizadas de acuerdo con las exigencias y procedimientos específicos de organismos internacionales, Estados o entidades cooperantes, siempre que se deriven de operaciones de endeudamiento externo y/o donaciones ligadas a dichas operaciones
Sup upue uest stos os de Ina Inapl plic ica aci ción ón • Las contrataciones realizadas de según exigencias y procedimientos específicos de organismos internacionales, Estados o entidades cooperantes, que se deriven de donaciones efectuadas por éstos, siempre que representen por lo menos el 25% del monto total de las contrataciones involucradas en el Convenio suscrito para tal efecto
Principios • Sirven como parámetro de actuación de los operadores • Tienen como finalidad garantizar que el Estado obtenga productos de la calidad requerida, oportunamente, y a precios o costos adecuados • Sirven como criterio interpretativo e integrador de la normativa
Principios • Moralidad • Libre Concurrencia y Competencia • Imparcialidad • Eficiencia • Transparencia • Economía • Vigencia Tecnológica • Trato Justo e Igualitario
• Promoción del Desarrollo Humano • Razonabilidad • Publicidad • Equidad • Sostenibilidad Ambiental
OSCE • Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - organismo público adscrito al Ministerio de Economía y Finanzas • Goza de autonomía técnica, funcional, administrativa, económica y financiera
Funciones del OSCE • Velar y promover el cumplimiento y difusión de la normatividad y proponer modificaciones • Implementar actividades y mecanismos de desarrollo de capacidades y competencias en gestión de contrataciones del Estado • Emitir directivas, lineamientos, manuales, instructivos, formatos y comunicados sobre materias de su competencia
Funciones del OSCE • Resolver asuntos de su competencia en última instancia adminastrativa (Tribunal) • Administrar y operar el Registro Nacional de Proveedores y el SEACE (sistema electrónico de contrataciones del Estado) • Organizar y administrar arbitrajes y designar Arbitros • Absolver gratuitamente consultas formuladas por Entidades públicas
Funciones del OSCE • Supervisar y fiscalizar de forma selectiva y/o aleatoria, los procesos de contratación que realicen las Entidades para proveerse de bienes, servicios u obras, asumiendo el pago con fondos públicos, independientemente del régimen legal.
Funciones del OSCE • Poner en conocimiento de la Contraloría General de la República, de manera fundamentada, las trasgresiones observadas en el ejercicio de sus funciones cuando existan indicios razonables de perjuicio económico al Estado o de comisión de delito o de comisión de infracciones graves o muy graves por responsabilidad administrativa funcional
Funciones del OSCE • Suspender procesos de contratación, en los que como consecuencia del ejercicio de sus funciones observe trasgresiones a la normativa aplicable, pudiendo adoptar y/o disponer las medidas que resulten necesarias para tal efecto, incluida la no emisión de las constancias necesarias para la suscripción del respectivo contrato
Funciones del OSCE • Imponer sanciones a proveedores y árbitros (Tribunal) • Realizar estudios conducentes a evaluar el funcionamiento de los regímenes de contratación del Estado, analizar y proponer nuevos mecanismos idóneos de contratación según mercados • Emitir Directiva para precisar o modificar requisitos para certificar funcionarios y servidores del OEC
1. 2. 3. 4. 5.
Registro de proveedores de bienes Registro de proveedores de servicios Registro de consultores de obras. Registro de ejecutores de obras. Registro de inhabilitados para contratar con el Estado.
Flujograma de Contratación Pública Bienes Entidades
Fines
Servicios
Requerimientos
Obras Presupuesto
Procedimiento de Contratación
Procedimiento de Contratación: Fases ACTOS PREPARATORIOS
SELECCIÓN
EJECUCIÓN CONTRACTUAL
Fases de la Contratación Estatal Actos Preparatorios
Selección
• Plan Estratégico
• Convocatoria
• Plan Operativo
• Registro de participantes
• Determinación de necesidades • Presupuesto Institucional • Plan Anual de Contrataciones • Expediente de contratación • Designación del Comité Especial • Elaboración de Bases
• Consultas
Ejecución Contractual • Garantías • Adelantos • Adicionales y reducciones
• Observaciones
• Ampliaciones y prórrogas
• Presentación de propuestas
• Resolución
• Evaluación y calificación • Otorgamiento de la Buena Pro • Suscripción del Contrato
• Penalidades • Recepción y conformidad • Liquidación • Pago
PAC como instrumento de gestión FINES DEL ESTADO
PAC
PEI
PIA
POI
Plan Anual de Contrataciones Finalidades:
Programar Difundir Evaluar
Características:
Obligatorio Integral Público Formal
Directiva Nº 005-2009-OSCE/CD (05/2009)
Plan Anual de Contrataciones • Entidades determinarán requerimientos de bienes, servicios y obras en función de metas presupuestarias y los programarán de acuerdo a sus prioridades • Se incluirán todas las contrataciones con independencia del tipo del proceso de selección y/o el régimen que las regule • No es obligatorio AMC no programables
Planificación de Compras Planificar compras significa definir: Qué se comprará (a nivel de ítem) Cuándo se necesitará Qué cantidad se comprará Se debe definir e identificar además:
Periodicidad de la compra Tiempos de respuesta de proveedores Restricciones legales
Formulación del PAC 1. Identificación de áreas usuarias 2. Identificación de metas específicas por área usuaria 3. Requerimiento de B, S y O por cada meta específica 4. Consolidación de requerimientos 5. Valorización según indagaciones 6. Determinación de procesos de selección 7. Asignación de Fuente de financiamiento
Contenido del PAC • Contendrá lo siguiente: - Antecedente (convocatoria anterior) - Tipo de proceso (LP, CP, AD o AMC) - Objeto de la contratación (bienes, servicios, obras, consultoría de obras) - Descripción de los bienes, servicios u obras a contratar - Código respectivo del Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras (CUBSO)
Contenido del PAC • Contendrá lo siguiente: - Unidad de medida y cantidad - Valor estimado de la contratación - Tipo de Moneda - Fuente de financiamiento - Fecha prevista de la convocatoria (mes) - Tipo de compra o selección (por entidad, compra corporativa o por encargo)
Contenido del PAC • Contendrá lo siguiente: - Nombre de la entidad convocante de la compra corporativa o encargada) - Modalidad de selección (procedimiento clásico, subasta inversa, convenio marco) - Código de la ubicación geográfica del lugar de la prestación - Tipo de cambio (valor moneda extranjera) - Difusión del PAC de Fuerzas Armadas
Elaboración del PAC • La elaboración del PAC comprenderá 2 grandes momentos: 1° momento: En la programación y formulación Presupuestal. Proyecto de PAC 2° momento: Aprobado el PIA, el OEC revisará, evaluará y actualizará el proyecto del PAC, ajustándolo a los montos del PIA, de acuerdo con las prioridades de la entidad
Aprobación del PAC • El PAC se aprobará a los 15 días hábiles siguientes a la aprobación del PIA • Luego, a los 5 días hábiles se publicará en el SEACE.
Modificación del PAC • Solo se podrá modificar por variación presupuestal o por reprogramación de metas institucionales • Inclusión o exclusión de procesos • Cuando el valor referencial varíe en +/25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección • Aprobación y difusión de modificaciones se hará en la forma prevista para su aprobación inicial
Evaluación de ejecución del PAC • El Titular de la Entidad evaluará semestralmente la ejecución del PAC • Podrá adoptar medidas correctivas pertinentes para alcanzar metas y objetivos previstos en el POI y, si fuera el caso, disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas
Evaluación de ejecución del PAC • Se evalúan las causas de retraso en: - Determinación de las especificaciones técnicas o términos de referencia. - Estudio de posibilidades que ofrece el mercado - Emisión de certificación presupuestal
Evaluación de ejecución del PAC • Se evalúan las causas de retraso en: - Aprobación de expediente de contratación - Designación de comité especial - Elaboración y aprobación de bases - Durante proceso de selección
Focalizar estrategias Clasificación de las compras
Insumos de producción
Mantención Reparación Operaciones
Directas
MRO
Inversión
Infraestructura Equipamiento Proyectos
Operación
Materiales y servicios de uso común
Focalizar estrategias ) + ( O R T S I N I M U S L E D A I C N A T R O P M I ) (
ARTICULOS BASICOS
ARTICULOS ESTRATEGICOS
ARTICULOS BAJA ARTICULOS CUELLO IMPORTANCIA DE BOTELLA
(-)
RIESGO DEL MERCADO DEL SUMINISTRO
(+)
Problemas en la planificación • Se elabora el PAC con el fin de cumplir con una obligación. • Aprobación del PAC sin información de las áreas usuarias. • Lo planificado no es real. • Alta Dirección no promueve planificación • Alta rotación en Jefaturas de Logística (73.33% menos de 12 meses)
Determinación del requerimiento Sobre la base del PAC , el área usuaria debe: • requerir bienes, servicios u obras, considerando plazos de procesos, para asegurar oportuna satisfacción de necesidades • definir con precisión condiciones, características, cantidad y calidad • formular especificaciones técnicas de bienes o términos de referencia de servicios, en coordinación con OEC
Determinación del requerimiento Restricción: No alusión a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripción que oriente la contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico, salvo estandarización
Estandarización Proceso de racionalización que una Entidad debe aplicar cuando le resulta inevitable contratar un bien o servicio de una determinada marca o tipo particular, dado que solo este bien o servicio garantiza la funcionalidad, operatividad o valor económico del equipamiento o infraestructura preexistente en la Entidad
Estandarización Debe verificarse: • Entidad posee determinado equipamiento o infraestructura, pudiendo ser maquinarias, equipos, vehículos u otros bienes, así como ciertos servicios especializados • Bienes o servicios que se requiere contratar son accesorios o complementarios al equipamiento o infraestructura preexistente
Estandarización Debe verificarse: • Bienes o servicios que se requiere contratar son imprescindibles para garantizar la funcionalidad, operatividad o valor económico del equipamiento o infraestructura preexistente
Especificaciones Técnicas de Bienes - Esquema Denominación
de la contratación Finalidad pública Antecedentes Objetivos de la contratación Características técnicas Condiciones de operación Embalaje Rotulado o etiquetado
Especificaciones Técnicas de Bienes - Esquema Transporte Seguros Reglamentos
técnicos Normas técnicas Normas metrológicas Normas sanitarias Impacto ambiental Visita
Especificaciones Técnicas de Bienes - Esquema Muestras Acondicionamiento,
montaje, instalación Prueba de puesta en funcionamiento Pruebas o ensayos para conformidad Garantía comercial Mantenimiento preventivo Soporte técnico Capacitación y/o entrenamiento
Especificaciones Técnicas de Bienes - Esquema Disponibilidad
de servicios y repuestos Requisitos del proveedor Requisitos del personal Documentos entregables Medidas de control Lugar de entrega Plazo de entrega Penalidades
Especificaciones Técnicas de Bienes - Esquema Forma
de pago, Adelantos y Reajustes Modalidad de ejecución contractual Declaratoria de viabilidad Subcontratación Otras Obligaciones Confidencialidad Responsabilidad por vicios ocultos
Términos de Referencia de Servicios - Esquema Denominación
de la contratación Finalidad pública Antecedentes Objetivos de la contratación Actividades Reglamentos técnicos Normas técnicas Requisitos del proveedor
Términos de Referencia de Servicios - Esquema Requisitos
del personal Materiales, equipo e instalaciones Plan de trabajo Procedimiento Mantenimiento Soporte técnico Capacitación y/o entrenamiento Medidas de control
Términos de Referencia de Servicios - Esquema Seguros
aplicables Lugar de ejecución de la prestación Plazo de ejecución de la prestación Resultados esperados (Entregables) Penalidades Forma de pago Fórmula de Reajuste
Términos de Referencia de Servicios - Esquema Adelantos Declaratoria
de viabilidad Subcontratación Otras Obligaciones Confidencialidad Responsabilidad por vicios ocultos Propiedad intelectual
Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado Se realizará para determinar: • Valor Referencial • Existencia de pluralidad de potenciales postores y marcas • Posibilidad de distribución de buena pro • Obtener información relevante para formular factores de evaluación • Pertinencia de realizar ajustes a características técnicas y/o condiciones
Valor Referencial Se elaborará teniendo en cuenta mínimo 2 fuentes: - Presupuestos y cotizaciones actualizados (PN o PJ que se dediquen al objeto de la convocatoria) - fechas recientes - Precios Históricos (año anterior) - Precios SEACE (buena pro consentida) - Estructura de costos (servicios)
Valor Referencial • Se debe verificar que la información obtenida en cada fuente corresponda a contrataciones iguales o similares • En caso exista imposibilidad de emplear más de una fuente se debe sustentar dicha situación en el Estudio • Se debe indicar criterios, procedimiento y/o metodología utilizados para determinar valor referencial
Fraccionamiento • Contratación de bienes o servicios permanentes, que se requieran de manera continua o periódica se realizará por periodos no menores a 1 año • En un proceso según relación de ítems, cada ítem debe ser mayor a 3 UIT
Fraccionamiento No se puede fraccionar contratación para: • Evitar tipo de proceso • Evadir aplicación de normativa de contrataciones del Estado para realizar contrataciones menores a 3 UIT • Evadir aplicación de acuerdos comerciales suscritos por el Perú en materia de contratación pública
Fraccionamiento No se considera fraccionamiento cuando: 1) No se contaba con disponibilidad presupuestal inicialmente, pero luego se cuenta con transferencias de partidas, créditos suplementarios y recursos públicos captados directamente por la Entidad
Fraccionamiento No se considera fraccionamiento cuando: 2) Luego de aprobado el PAC, surja una necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada, que deberá ser atendida, salvo que aun no se haya aprobado el Expediente de Contratación
Fraccionamiento No se considera fraccionamiento cuando: 3) Se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de selección con objetos contractuales distintos, contratos complementarios, exoneraciones o procesos bajo regímenes especiales
Fraccionamiento No se considera fraccionamiento cuando: 4) Se efectúe a través del Catálogo de Convenios Marco 5) Propiciar participación MYPES
Subasta Inversa
Subasta Inversa
Es la modalidad de selección a través de la cual las Entidades eligen al proveedor de bienes o servicios comunes únicamente en consideración a los precios ofrecidos mas no a las características técnicas del bien o servicio requerido, dado que éstas se encuentran predeterminadas
Clases de Subasta
Subasta Inversa Presencial Subasta Inversa Electrónica
Directiva Nº 015-2012-OSCE/CD de 09/2012 Aplicación de la modalidad especial de selección por subasta inversa, vigencia - 12/2012
Aplicación Obligatoria Licitaciones y Concursos Públicos Adjudicaciones Directas 30 días calendario de publicada la ficha en el SEACE, salvo en Convenio Marco Facultativa Adjudicaciones de Menor Cuantía (electrónica)
Aplicación Autorización previa del OSCE para convocar proceso tradicional Condiciones mas ventajosas para la Entidad, que sean:
objetivas demostrables sustanciales
Aplicación • • •
Si se convoca el proceso y luego se aprueba la ficha continua dicho proceso. Si el proceso convocado se declara desierto la segunda convocatoria deberá efectuarse por subasta inversa Si se declara desierto un proceso por subasta inversa, la segunda convocatoria deberá efectuarse por subasta inversa presencial o electrónica, con ficha técnica vigente, salvo que se excluya
OSCE
LISTADO DE FICHAS TÉCNICAS
SUBASTA INVERSA
BIENES O SERVICIOS COMUNES
Aprobación de Fichas Técnicas
Solicitud presentada por entidades, gremios o proveedores inscritos en RNP Elaboración de Proyecto Publicación de Proyecto (8 días hábiles) Informe Técnico con evaluación de sugerencias recibidas Aprobación e inclusión en Listado de Bienes y Servicios Comunes
Listado de Bienes y Servicios Comunes 704 Fichas Técnicas Medicamentos 578 Alimentos 55 Materiales de construcción 58 Combustibles y lubricantes 10 Otros 2 SOAT (único servicio)
Estadísticas 2005-2013 Subasta Inversa
Monto transado S/. 9,750 millones Mas de 54,000 procesos adjudicados - presencial: 37,000 - electrónica: 17,000
Ahorros por más de S/. 800 millones
Beneficios • Transparencia: Las especificaciones técnicas están predeterminadas en una ficha técnica que aprueba el OSCE luego de revisar la demanda de las entidades y lograr un consenso entre los proveedores del mercado, evitando un posible direccionamiento del proceso
Beneficios
Eficiencia: Se generan ahorros en tiempos, en monto y en horas hombre en relación a un proceso tradicional
Simplicidad: No se considera factores de evaluación, se adjudica Buena Pro a quien ofrezca precio más bajo, evitando posible direccionamiento
Subasta Inversa Presencial ACTO PÚBLICO
1 CONVOCATORIA
REGISTRO DE PARTICIPANTES
Otorgamiento de Buena Pro 2
Puja 3
No se consideran las etapas de Consultas ni Observaciones a las Bases.
Presentación de Propuestas
Subasta Inversa Electrónica CONVOCATORIA
REGISTRO DE PARTICIPANTES, REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS APERTURA DE PROPUESTAS Y PERÍODO DE LANCES OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO
Compras Corporativas
Concepto Mediante las compras corporativas las Entidades se agrupan para adquirir o contratar bienes y servicios de manera conjunta, realizando un único proceso de selección, con el objetivo de reducir los costos de transacción y aprovechar las ventajas de la economía de escala.
Características • Estrategia económica Centralización • Promueve la agregación de la demanda de bienes y servicios homogéneos • Que las entidades prevén necesitar para un periodo de tiempo • Adquiridas a través de una sola operación • Conducida por una sola entidad • Por convenio o mandato legal
Ventajas • Permiten obtener mejores precios. • Brindan un mayor incentivo para que participen los fabricantes. • Permiten una adecuada racionalización de recursos. • El Estado uniformiza bienes y servicios. • Facilitan la supervisión de procesos.
Alcances del encargo • Acciones necesarias para realizar el proceso hasta que se determine al proveedor y la Buena Pro quede consentida, luego la Entidad encargada comunica a los participantes los resultados dentro de los 3 días hábiles. • Plazo de suscripción: Desde día siguiente de recibida la comunicación. • La Entidad encargada no participa en la ejecución contractual.
Clases • Compras Corporativas Facultativas • Compras Corporativas Obligatorias • Compras Corporativas Sectoriales
Facultativas Acuerdo entre 2 o más Entidades para adquirir en forma conjunta bienes o servicios Se debe establecer: - Bienes o servicios a adquirir o contratar - Entidades participantes - Entidad que llevará a cabo la adquisición
Facultativas • Suscripción del “Convenio Interinstitucional” • La entidad encargada debe consolidar y estandarizar los requerimientos. • Efectuar los actos previos para la conformación del expediente de contratación
Facultativas • Designar al Comité Especial (Elabora las Bases, las eleva para su aprobación, Conduce el proceso, Otorga la buena pro) • Suscripción del contrato: Lo suscribe el proveedor con cada una de las entidades participantes • Ejecución contractual: Seguimiento de la ejecución de las prestaciones y el pago al proveedor quedan a cargo de cada Entidad
Facultativas • No requieren de modificación del PAC. • Pueden suscribirse cláusulas adicionales al Convenio para complementar o incorporar requerimientos o para adherir a otra entidad. • Los contratos deben ingresarse al SEACE en un plazo no mayor de 10 días hábiles.
Obligatorias Mediante Decreto Supremo se determina: • • • •
bienes o servicios a adquirir o contratar Entidades participantes Entidades técnicas Entidad que llevará a cabo la adquisición
Obligatorias • Estudio de los bienes y servicios que podrían ser parte de la compra y de las entidades participantes. Deben ser homogenizados • Mediante DS del MEF se establecen: - los bienes y/o servicios - las entidades que participaran en la Compra Corporativa. - las “Entidades Técnicas”
Obligatorias • Perucompras (OSCE) se encarga de consolidar requerimientos de las Entidades participantes, determinando contenido, cantidad y oportunidad de la remisión de la información. • Entidades participantes obligadas a homogenizar y consolidar requerimientos de todas sus unidades orgánicas y gestionar disponibilidad presupuestal.
Obligatorias E N T I D A D E S
* *
CONSOLIDA Requerimientos
Requerimientos Consolidados
PERU COMPRAS (OSCE) Especificaciones Técnicas
E N T I D A D
T É C N I C A
** Sus usc c rip c ió n del de l C o nt ntrra to y Ej Eje c uc uciió n C o nt ntrra c tua uall
ENTIDADES TECNICAS PCM ONGEI
MEF
MTC
COFIDE
COMPUTADORAS LAPTOPS ANTIVIRUS UTILES DE OFICINA SOAT INTERNET TELEFONIA MÓVIL TELEFONÍA FIJA EQUIPOS DE CONVERSION GAS NATURAL VEHICULAR
Compras Corporativas Sectoriales Entidades del Gobierno Nacional que formulen las políticas nacionales y/o sectoriales del Estado (ministerios) Resolución del Titular de la Entidad • Relación de bienes y servicios • Entidad encargada • Entidades participantes, sus obligaciones y responsabilidades
Compras Corporativas Sectoriales Los bienes y servicios que se contraten a través de la compra corporativa serán aquellos que sean necesarios para la ejecución de las políticas nacionales y/o sectoriales que tengan a su cargo las Entidades del Gobierno Nacional
