Sistim Pelaporan Insiden / Incident Reporting System Pada standar akreditasi RS 2012 bab PMKP / JCI QPS, banyak dicantumkan hal-hal yang menyangkut insiden. Standar-standar tersebut adalah:
PMKP.3.1 elemen penilaian 1: Pimpinan klinis menetapkan indikator kunci untuk setiap area klinis yang disebut di 1) sampai 11) di Maksud dan Tujuan. Lihat nomor 6 : kesalahan pengobatan (medication error) dan kejadian nyaris cedera (near misses) PMKP.3.3 elemen penilaian 1: Pimpinan manajerial dan klinis menetapkan indikator kunci untuk menilai setiap Sasaran Keselamatan Pasien. PMKP.6 Rumah sakit menggunakan proses untuk melakukan identifikasi dan pengelolaan kejadian sentinel. PMKP.7 Dilakukan analisis jika data menunjukkan adanya variasi dan kecenderungan dari KTD PMKP.8 Rumah sakit menetapkan proses untuk melakukan identifikasi dan analisis KNC PMKP.11 Program manajemen risiko digunakan untuk melakukan identifikasi dan mengurangi KTD yang tidak diharapkan terjadi dan mengurangi risiko terhadap keselamatan pasien dan staf.
Semua standar yang berkaitan erat dengan insiden itu akan menjadi mudah dilaksanakan jika kita memiliki sistim pelaporan insiden. Dengan adanya sistim pelaporan insiden, semua insiden menjadi dapat diidentifikasi, dicatat, dianalisa, dan kemudian dapat dilakukan pembahasan untuk penyelesaian masalahnya. Oleh karena itu, pada posting kali ini, saya akan membahas tentang penerapan sistim pelaporan insiden di rumah sakit. Definisi Insiden Sebagai permulaan, kita harus mengetahui terlebih dahulu definisi insiden. Tanpa memahami definisi insiden, maka kita akan selalu bingung menentukan apa yang dimaksud dengan insiden. Karena setiap insiden harus dilaporkan, maka pada akhirnya kita akan selalu bingung menentukan apa yang perlu dilaporkan dan apa yang tidak perlu dilaporkan.
Insiden: Setiap peristiwa atau keadaan yang timbul yang dapat menyebabkan atau telah menyebabkan bahaya, kerugian atau
kerusakan yang tidak diinginkan atau tidak terduga. (NHS-Incident ( NHS-Incident Reporting Policy ) Insiden: Suatu kejadian yang dapat atau telah mengakibatkan suatu peristiwa, atau sekumpulan keadaan yang menyebabkan kerugian langsung atau tertunda bagi pekerja atau lingkungan. (Canada ( Canada - Nova Scotia Offshore Petroleum Board 2003) 2003 ) Suatu insiden kesehatan adalah suatu peristiwa atau keadaan yang dihasilkan dari perawatan kesehatan yang dapat menyebabkan atau telah menyebabkan bahaya yang tidak diinginkan dan / atau tidak perlu bagi seseorang, dan / atau keluhan, kerugian atau kerusakan. (Western Australian Department of Health - Incident Reporting and Management Policy-Information series No. 4) 4)
Dari definisi di atas, kita dapat memahami dengan jelas, bahwa insiden adalah setiap kejadian, peristiwa, atau keadaan yang berpotensi menyebabkan, atau telah menyebabkan bahaya, kerugian, kerusakan, dan / atau keluhan. Jadi, kita harus selalu ingat, bahwa hanya berpotensi saja sudah bisa disebut insiden, apalagi telah terjadi. Dan, semua itu harus dilaporkan. Tahap 1: Melaporkan Insiden Setelah insiden kita pahami, kita menjadi mudah mengidentifikasi. Dan setelah kita dapat mengidentifikasi, kita dapat melaporkannya. Agar insiden dapat dilaporkan dengan terstruktur, kita perlu merancang alat bantu berupa formulir pelaporan insiden. Contoh formulir pelaporan insiden dapat anda lihat disini disini.. Pertanyaan berikutnya adalah, siapa yang harus melaporkan insiden? Jawabannya mudah, semua orang di rumah sakit dapat melaporkan insiden. Oleh karena itu, formulir pelaporan insiden harus mudah diakses di seluruh area rumah sakit. Tahap 2: Pencatatan dan Kategori Insiden Setelah diisi lengkap, formulir pelaporan insiden diserahkan ke unit Risk Management . Jika rumah sakit tidak memilikinya, kita bisa menyerahkannya ke unit mutu atau yang serupa dengannya. Di unit inilah kemudian insiden dicatat, dikategori, dan ditabulasi. Tujuannya agar kita memiliki serial data yang lengkap perihal insiden; mulai dari asal, jenis, berapa banyak insiden untuk masing-masing jenis, serta kapan terjadinya. Jika setiap insiden sudah kita data dan kategori, kita akan dengan mudah melakukan tahap
berikutnya, yaitu pemberian peringkat insiden. Contoh kategori insiden dapat dilihat disini disini.. Tahap 3: Peringkat Insiden Insiden perlu diberikan peringkat. Tujuannya agar kita dapat menentukan prioritas penanganan insiden. Pemberian peringkat insiden dilakukan dengan cara menentukan konsekuensi dan seberapa sering insiden itu terjadi. Penentuan kedua hal itu dapat dilakukan dengan cara mencocokkan insiden dengan pedoman. Namun, menentukan seberapa sering terjadinya suatu insiden tidak dapat dilakukan jika kita tidak melakukan tahap 2 seperti di atas. Petunjuk tentang pemberian peringkat insiden sudah pernah saya jelaskan pada posting sebelumnya dengan judul Root Cause Analysis. Analysis. (Silahkan baca nomor 1, Klasifikasi Insiden). Tahap 4: Pembahasan Insiden Setelah insiden dilakukan peringkat, selanjutnya adalah pembahasan insiden untuk mencari akar masalah dan membuat rencana aksi. Pada tahap ini, yang dilakukan adalah prosedur analisa akar masalah atau root cause analysis (RCA). Hal ini sudah saya bahas pada posting sebelumnya. Silahkan klik disini untuk membacanya. Tahap 5: Rencana Aksi (Action Plan) Rencana aksi adalah produk akhir dari proses RCA. Untuk insiden dengan peringkat ekstrim kita harus melakukan seluruh proses RCA. Sedangkan untuk peringkat lebih rendah, kita cukup melakukannya dengan prinsipprinsip RCA. Agar hasil pembahasan insiden dalam bentuk rencana aksi dapat terdokumentasi dengan baik, kita perlu membuat alat bantu berupa formulir rencana aksi. Contoh formulir rencana aksi dapat anda lihat disini disini.. Setelah rencana aksi dibuat, maka pekerjaan selanjutnya adalah memastikan apa yang telah ditulis dalam rencana aksi benar-benar terlaksana di lapangan. Untuk memastikan hal itu, kita perlu melakukan verifikasi. Setelah dilakukan verifikasi dan rencana aksi sudah benar-benar terlaksana, maka selesailah satu siklus sistim pelaporan insiden.
