SISTEM FAIL PRASEKOLAH DEFINISI FAIL Proses menyimpan rekod dan butir-butir untuk simpanan yang selamat.
1. 2. 3. 4.
1. 2. 3. 4. 5.
6.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
SISTEM FAIL Setiap sekolah mempunyai sistem fail sendiri,berbeza di antara sebuah antara sekolah dengan sekolah yang lain. Antara ketidakseragaman antara sistem fail tersebut adalah : Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil. Nombor fail untuk satu-satu tajuk berbeza di antara sekolah. Perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk. Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin dari fail tegak, lipat, spring dan lain-lain. MASALAH-MASALAH FAIL TIDAK SISTEMATIK Oleh sebab-sebab ini menjadi perkara biasa di sekolah : Sukar hendak mengesan dan mencari fail. Penyimpanan rekod yang kurang kemas dan tidak teratur. Susah hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari daftar fail. Pengetua/kakitangan baru terpaksa mengambil masa memahami sistem atau nombor fail sesebuah sekolah. Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang telah ada. Ini dibuat jika ada timbul sesuatu perkara/tajuk b aru. Misalnya jika sebuah sekolah ini mempunyai 100 buah fail,akan ditambah nombor 101,102 dan seterusnya tanpa mengambil tajuk/perkara tersebut.Dengan ringkasnya tiada sistem/yang tersusun baik atau tidak mengikut prinsip-prinsip sistem fail memail. Proses ini berulang jika berlaku pertukaran pengetua dan pegawai di sekolah baru .Pengetua terpaksa mengambil masa memahami isi kandungan surat kerana jika ada kod/nombor failyang serupa bagi semua sekolah. Pengetua akan tahu dengan segera maksud s esuatu surat dengan melihat nombor failnya sahaja. KELEBIHAN SISTEM FAIL Tidak banyak menggunakan ruang. Fail berkulit nipis lebih baik dari berkulit keras. Mudah disediakan dan disimpan. Mudah dan murah diperolehi. Cara yang mudah diperluaskan dan dipakai berterusan (Aktif). Rekod mudah dicari bila diperlukan,tanpa membuang masa banyak. Beri ‘cross-reference’ . Beri tanda bila dikeluarkan.
FUNGSI SISTEM FAIL SISTEMATIK 1. Melicinkan pentadbiran sekolah ialah dengan adanya suatu sistem fail yang baik dan seragam. 2. Sistem fail yang standard yang telah dilaksanakan tidak perlu diubah walaupun mendapat arahan perubahan oleh guru besar atau pengetua. 3. Pandangan Guru Besar dan Pengetua bahawa sekolah dapat berfungsi dengan menggunakan sistem yang sedia ada. Sikap nagatif seperti ini tidak wajar diteruskan lagi.
1. 2.
3.
PENGELASAN DAN PENOMBORAN FAIL Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nombor kod yang sesuai. Contoh : CBA 6022/01/... Fail boleh disusun mengikut tajuk besar atau dikatakan ‘ Level Pertama’ . Setiap satu ‘Level Pertama’ dipecahkan kepada tajuk kecil dikatakan ‘Level Kedua’ dan seterusnya tajuk kecil ‘Level Kedua’ boleh dipecahkan lagi menjadi tajuk lebih kecil iaitu ‘Level Ketiga’ . Dicadangkan ada 9 tajuk (Level Pertama) dan ditulis mengikut abjad seperti berikut :
01 02 03 04 05
Asrama Hal Ehwal Pelajar Kemudahan Fizikal Kewangan dan Akaun Ko-Kurikulum
06 07 08 09
Kurikulum Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat Perjawatan & Perkhidmatan
PENGURUSAN SISTEM FAIL PRASEKOLAH PENYEDIAAN FAIL PRASEKOLAH Fail Berkulit Keras bewarna putih jenis ‘Ring File’.
Jumlah Fail di prasekolah adalah : Fail Pengurusan Prasekolah : 18 buah, Fail Portfolio Murid (Data Murid) : 25 buah DAN Fail Portfolio Murid (Hasil Kerja Murid) : 25 buah.
1.
Setiap Fail perlu dilabelkan dengan pengelasan serta penomboran yang sistematik dan standard.
Di letakkan di tempat yang sesuai secara kedudukan menegak.
PENGELASAN DAN PENOMBORAN FAIL PRASEKOLAH Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nombor kod yang sesuai.
CBA 6022/ Kod Sekolah
PRA(01)/ Nombor Fail Utama
…
Sub Nombor Fail (Jika Ada)
Contoh :
. Terdapat 19 Fail Utama Prasekolah yang perlu ada di setiap kelas prasekolah. Senarai Fail Prasekolah adalah seperti berikut : 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
FAIL JAWATANKUASA PERMUAFAKATAN FAIL INVENTORI PRASEKOLAH FAIL PENCERAPAN PRASEKOLAH FAIL REKOD RANCANGAN MENGAJAR FAIL STOK BAHAN KERING & BAHAN BASAH REKOD TUGASAN PPM FAIL SURAT PEKELILING DAN SURAT SIARAN FAIL KSPK FAIL PENGURUSAN KEWANGAN FAIL PENGGUNAAN ICT
11
FAIL PENYELENGGARAAN STOR
12 13 14
FAIL KELUAR MASUK MURID FAIL PERGERAKAN GURU & PPM FAIL MINIT MESYUARAT
15 16 17
FAIL SURAT KELUAR & SURAT MASUK FAIL REKOD PELAWAT FAIL PROGRAM TAHUNAN
18 19
FAIL REKOD KEDATANGAN FAIL PORTFOLIO MURID
BAHAN KANDUNGAN FAIL PRASEKOLAH
NO.
NAMA FAIL
01
FAIL JAWATAN KUASA PERMUAFAKATAN
KANDUNGAN
Mengandungi carta organisasi ahli jawatankuasa pewaris prasekolah dan perkaraperkara berkaitan. Contoh : Gambar aktiviti gotong-royong, Hari keluarga dan lain-lain. PPM perlu mencatat kesemua keterangan aset dalam dan luar kelas beserta dengan kuantitinya.
02
FAIL INVENTORI PRASEKOLAH
03
FAIL PENCERAPAN PRASEKOLAH
ASET ALIH KERAJAAN atacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan INventori yg meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan , Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan, pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira. Aset bermaksud : harta benda kepunyaan atau milik atau di bawah kawalan kerajaan yang dibeli/ disewa dgn wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan Atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. Aset Alih bermaksud:aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang sekali dgn bangunan. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu: 1) Harta Modal- harga perolehan RM 1000 ke atas, 2) Inventori – Harga perolehan kurang dari RM 1000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan.
Pencerapan oleh pentadbir, PPD,JPN, Nazir dan sebagainya. orang boleh di dapati di sekolah untuk pencerapan oleh pentadbir.
04
FAIL REKOD RANCANGAN MENGAJAR
05
FAIL STOK BAHAN KERING & BAHAN BASAH
06
REKOD TUGASAN PPM
Maklumat guru. ejarah guru prasekolah dalam perkhidmatan. Rancangan Pengajaran Harian(RPH). PPM perlu mencatat bahan kering dan bahan basah yang digunakan setiap bulan (secara berasingan) – rujuk resit dari pembekal. Maklumat peribadi PPM. Rekod tugasan PPM AKTA PENDIDIKAN 1996 (AKTA 550) Arahan dan Peraturan melibatkan prasekolah. PEKELILING MENGENAI PRASEKOLAH :(i) PEKELILING PENGURUSAN PRASEKOLAH Pekeliling pengurusan Prasekolah. SPP Bil 15/2000
07
FAIL SURAT PEKELILING DAN SURAT SIARAN
(ii) PEKELILING IKHTISAS PRASEKOLAH Pekeliling Ikhtisas melibatkan prasekolah. SPI Bil 5/1995 SPI Bil 5/1998 SPI Bil 6/1998 SPI Bil 26/1998 SPI Bil 5/2002 SPI Bil 14/2002 SPI Bil 15/2002 (iii) PEKELILING KEWANGAN PRASEKOLAH Pekeliling Kewangan Prasekolah. SPK Bil 5/2002 SPK Bil 6/2002
08
FAIL KSPK
Dokumen standard Prasekolah. Huraian Sukatan Pelajaran Prasekolah.
KEWANGAN PRASEKOLAH (PERUNTUKAN LPBT DAN MAKANAN) Maklumat Penerimaan LBBT Tahunan. Maklumat Peruntukan Kewangan Makanan Murid. Maklumat kantin.
09
FAIL PENGURUSAN KEWANGAN
ANGGARAN BELANJA MENGURUS Perbelanjaan. Pembelian barang prasekolah. Pesanan tempatan. Tajaan. Sumbangan. AKUAN KEWANGAN Baucer Pembayaran. Baucer Peruntukan. Buku Tunai. Invois. Resit. NOTA MINTA Nota Minta.
10
11
Guru perlu merekodkan kekerapan penggunaan komputer dan televisyen dalam pengajaran FAIL PENGGUNAAN dan pembelajaran. ICT Rekod perlu mengandungi tarikh digunakan dan perkara yang diajar. Rekod Penggunaan ICT dalam P&P. Rekod ini mengandungi senarai barang-barang yang terdapat di dalam stor prasekolah. Nyatakan kuantitinya dan statusnya samada FAIL dalam keadaan baik atau sebaliknya. PENYELENGGARAAN Guru perlu sediakan sekali borang pinjaman STOR alatan. Catatkan nama peminjam, tarikh dipinjam, nama alat, tarikh dipulangkan dan tandatangan.
Rekod ini perlu mengandungi borang yang perlu diisi oleh ibu bapa/penjaga ketika membawa murid keluar dari kelas atau menghantar semula selepas membawa keluar. 12
FAIL KELUAR MASUK MURID
Contohnya: membawa murid ke klinik atau ada sesuatu perkara yang memerlukan murid tersebut keluar sebentar. orang perlu mengandungi tarikh, nama ibu bapa/penjaga yang mengambil murid keluar, sebab/tujuan, masa keluar, masa hantar semula, kebenaran siapa dan tandatangan.
13
14
15
16
FAIL PERGERAKAN Rekod pergerakan dan keluar masuk guru dan PPM. GURU & PPM
FAIL MINIT MESYUARAT
Mengandungi semua minit mesyuarat yang diadakan oleh prasekolah/sekolah yang berkaitan dengan prasekolah.
PPM/guru perlu memasukkan ke semua surat yang diterima dari luar ke dalam fail surat FAIL SURAT KELUAR masuk dan salinan surat keluar ke dalam fail surat keluar. & SURAT MASUK surat keluar perlu mematuhi nombor rujukan sekolah dan disusun mengikut turutan bilangan dikeluarkan. FAIL REKOD PELAWAT
ebuah rekod yang digunakan oleh pelawat untuk menyatakan ulasan / komen atau tujuan kehadiran mereka ke prasekolah. Guru boleh beli di kedai atau buat sendiri.
Mengandungi takwim tahunan prasekolah.
17
FAIL PROGRAM TAHUNAN
Program utama; enyediakan pengajaran dan pembelajaran dengan menggunakan pendekatan bertema, bersepadu, belajar melalui bermain dan kerja projek melalui komponen-komponennya dalam suasana dalam dan luar kelas yang kondusif) Program sokongan; ontoh: program Membaca Cepat Program sampingan. ontoh: lawatan pendidikan
emua program sokongan dan sampingan perlu ada kertas kerja) 18
FAIL REKOD KEDATANGAN
Rekod kedatangan guru, PPM dan murid. Perlu ada di setiap prasekolah ( 1-prasekolah,2pejabat sekolah)
19
FAIL PORTFOLIO MURID
eorang murid ada dua fail iaitu 1-Maklumat peribadi murid dan 2-Hasil Kerja Murid.
