PENGURUSAN REKOD DAN FAIL
SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN, SABAH
SEJARAH SEKOLAH Bangunan asal SMK. Elopura 2, Sandakan telah mula dibina pada tahun 2000 dan siap dibina sepenuhnya pada tahun 2002. Bangunan sekolah ini telah digunakan secara rasminya pada 01.01.2003. Namun demikian pihak sekolah telah berbincang dengan pihak kontraktor untuk menggunakan bangunan tersebut bermula 28.09.2002. SMK. Elopura 2, Sandakan telah mula beroperasi pada 01 Januari 2002. Pada mula pembukaannya, SMK. Elopura 2 telah menumpang sementara waktu di SK. Mawar, Jalan Sibuga, Sandakan. (Januari 2002 – Oktober 2002)
JAWATANKUASA PELAKSANA NOOR HAMIZAM SHAH BIN MD. NORDIN Penasihat Pengetua
UMI KALTHUM BINTI MOKHSIN Pengerusi I Penolong Kanan Kurikulum
ROSANER BINTI SAMAN Setiausaha Ketua Pembantu Tadbir
NOORMAH BT PANNUH Pengerusi II Penolong Kanan HEM
UMI KALTHUM BINTI MOKHSIN Pengerusi I Penolong Kanan Kurikulum
AJK FAUZIAH BT NUJUM NUR AZLINA AMAI ABDULLAH FAUZAH BT MOHD YUNUS RAZMAN BIN ABD RAOP ANITA BT OMAR MAYA ZULAZLAN BIN SIDEK DG. NORHAYATI PG ABDULLAH MARIANI BT KANDARI SARIMAH BT HAZAHARI MOHD SARLEZAN BIN KEFFLEE
PRISLEY KALANG Pengerusi III Penolong Kanan KOKUM
RENUNGKAN……
Adakah Sistem Fail Anda Logik? Adakah Sistem Fail Anda Praktikal? Adakah Sistem Fail Anda Mudah? Adakah Sistem Fail Anda Berfungsi? Adakah Sistem Fail Anda Berkait Rapat Dengan Jadual Pemisahan Rekod? Adakah Sistem Fail Anda Fleksibel? Adakah Sistem Fail Anda Mempunyai Standard?
RAMUAN
1.
Komited
2.
Kerjasama
3.
Ilmu
4.
Berterusan
OBJEKTIF PENGURUSAN REKOD DAN FAIL
Memperbaiki kualiti pengurusan rekod dan fail agar lebih kemas dan sistematik. Melaksanakan penyeragaman kod fail seperti yang dikehendaki oleh Arkib Negara. Penerimaan dan penghantaran dokumen kerajaan dapat direkodkan dengan teratur. Rekod mudah dicari apabila diperlukan. Tindakan segera terhadap arahan kerajaan/ Ketua Jabatan dapat dilakukan dengan adanya pengurusan rekod fail yang sistematik.
RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL) KESELAMATAN Orang Awam Pencuri maklumat Musuh-Musuh Negara Bencana Alam Banjir Hujan Cahaya Panas Kebakaran Keperluan Penyimpanan Rekod Terpusat Memudahkan Pencarian Memudahkan Penyelenggaraan Penjimatan Ruang
KENAPA REKOD PERLU DI JAGA? Bahan Bukti Bahan Sejarah Bahan Penyelidikan / Rujukan SIAPAKAKAH MUSUH REKOD? Faktor Fizikal Tempat Simpanan Cahaya, Suhu dan Kelembapan Habuk / Bencana Alam Faktor Biologikal Binatang/Serangga Kulat/Cendawan Faktor Kimiawi Rekod diwujudkan mempunyai bahan kimia Pencemaran Alam Sekitar Faktor Manusia Manusia Tidak Perihatin Tentang Penjaga Rekod
RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)
FAIL HILANG / TIDAK DAPAT DIKESAN
Guna fail sementara (sampul kecil) Maksima 3 bulan sahaja boleh tunggu, jika tidak dapat dikesan buka jilid baru.
Semak / tanya pemegang terakhir.
Semak kad / catatan/ doket pergerakan
Selongkar / siasat
RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)
PENGGUNA TIDAK MELALUI REGISTRI
Pergerakan mesti melalui registri.
Pergerakan fail kepada pegawai lain direkodkan.
Memaklumkan kepada registri
Menggunakan borang transaksi.
RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)
SEBAB FAIL HILANG / TIDAK DAPAT DIKESAN FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN Niat Tidak Baik Berkepentingan Salahlaku Unsur jenayah FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN Kelemahan manusia Kurang patuh prosedur Tiada arahan / Peraturan standard Kurang kawalan Lupa
STRATEGI PELAKSANAAN
Taklimat kepada semua AKS Tindakan : PPD/PPPD/Pengetua
Pelaksanaan pengurusan rekod dan fail di peringkat sekolah Tindakan : KPT & Semua PT
Pemantauan. Tindakan : Pengetua/PK 1
JADUAL TINDAKAN Tarikh
Perkara Perkar a
Tindakan
Febuari 2007
Taklimat kepada semua AKS
PPG/PPPG/Pengetua PPG/PPPG/Penge tua
Mac 2007
Pelaksanaan Pengurusan Rekod dan Fail di Peringkat Sekolah
Semua AKS
Jun 2007
Pemantauan 1
PPG/PPPG/Pengetua PPG/PPPG/ Pengetua
Sept 2007
Pembinaan Bilik Fail Baru
Pengetua
Oktober 2007 Proses pemindahan ke bilik fail baru
Semua AKS
Oktober 2007 Pemantauan
PPG/Pengetua
SUMBER KEWANGAN
WANG KERAJAAN 1. LPBT 2. PEMBAIKAN KECIL
PROSES KERJA BIL
PERKARA
TARIKH/
TINDAKAN
TEMPOH 1.
Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod dan Fail peringkat sekolah
FEBUARI 07
PENGETUA
2.
Taklimat Pengurusa Pengurusan n Rekod dan Fail kepada semua staf
FEBUARI 07
PPG/PPPG/
3.
Menentukan Kod Fail yang sesuai digunakan oleh sekolah
FEBUARI 07
PENGETUA/PT
4.
Menentuka n Tempat Penyimp Menentukan Penyimpanan anan Fail
FEBUARI 07
PENGETUA/PT
5.
Menentukan bilangan fail yang perlu dibeli
FEBUARI 07
PENGETUA/PT
6.
Membuat pembelian fail
FEBUARI 07
PENGETUA/PT
PENGETUA
CATATAN
PENGETUA/PT
7.
Menentukan pengelasan fail
FEBUARI 07
8.
Menulis tajuk dan kod fail di kulit fail
MAC/APRIL/ AKS MEI 07
9.
Melengkapkan kandungan fail
MAC/APRIL/ AKS MEI 07
Kertas minit
-
Borang tindakan kerja
-
Surat yang bercop terima, kandung dan minit surat. -
10.
Membuat label bagi menentukan kategori fail
MAC/APRIL/ AKS MEI 07
Cth: Warna 11.
Penyimpa nan fail di bilik fail Penyimpanan secara berpusat
JUN 07
AKS
12.
Pengedaran fail
SEMASA
PT
13.
Penutupan fail
SEMASA
PT
14.
Pelupusan fail
SEMASA
PT
CARTA ALIRAN PENGURUSAN REKOD DAN FAIL Mula
Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod dan Fail peringkat sekolah
Taklimat Pengurusan Rekod dan Fail Kepada semua staf
Menentukan Kod Fail yang sesuai Digunakan oleh sekolah
Menentukan Tempat Penyimpanan Fail
Menentukan bilangan fail yang perlu dibeli
Membuat pembelian fail
Menentukan pengelasan fail
Menulis tajuk dan kod fail di kulit fail
Melengkapkan kandungan fail -Kertas minit - borang tindakan kerja -Surat yang dicop terima, Kandung dan minit surat
Membuat label bagi menentukan kategori fail
Penyimpanan Penyimpa nan fail di bilik fail secara berpusat
Pengedaran fail
Penutupan fail
Pelupusan fail
Selesai
SISTEM FAIL YANG DIGUNAKAN Fail boleh dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan fail urusan fungsian (functional files). Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaian dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. Fail urusan fungsian pula mengandugi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan. KOD ASAS JABATAN SMKE2 S M K E 2
= = = = =
Sekolah Menengah Kebangsaan Elopura Pewujudan Sekolah Baru
PENGGUNAAN KOD PENGKELASAN PERKARA UMUM KE ATAS FAIL-FAIL HOUSEKEEPING DI SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN
KOD
PENJELASAN
SMKE2. 100 =
Pentadbiran
SMKE2. 200 =
Bangunan dan Harta
SMKE2. 300 =
Peralatan dan Bekalan
SMKE2. 400 =
Kewangan
SMKE2. 500 =
Personel
PANDUAN TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN
Nombor Pengkelasan
Perkara Utama
SMKE2/600
=
Kurikulum
SMKE2/700
=
Hal Ehwal Murid
SMKE2/800
=
Ko-Kurikulum
SMKE2/900
=
Bimbingan & Kaunseling
SMKE2/1000
=
ICT
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 100 PENTADBIRAN AM PENGKELASAN
PERKARA UTAMA
SMKE2/100-1
MESYUARAT / JAWATANKUASA
SMKE2/100-2
PEKELILING / SURAT PEKELILING
SMKE2/100-3
LAPORAN DAN PERANGKAAN
SMKE2/100-4
PERAYAAN
SMKE2/100-5
PERSATUAN / PERTUBUHAN
SMKE2/100-6
ARAHAN / PANDUAN / PERATURAN
SMKE2/100-7
HUBUNGAN AWAM / SERANTA
SMKE2/100-8
PERSIDANGAN / SEMINAR
SMKE2/100-9
LOGO,LAGU,BENDERA
SMKE2/100-10
LAWATAN
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 200 BANGUNAN DAN HARTA PENGKELASAN
PERKARA UTAMA
SMKE2/200-1
BANGUNAN DAN HARTA
SMKE2/200-2
BANGUNAN – PEROLEHAN
SMKE2/200-3
BANGUNAN – PENYELENGGARAAN
SMKE2/200-4
TANAH – PEROLEHAN
SMKE2/200-5
TANAH - PENYELENGGARAAN
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 300 KELENGKAPAN DAN BEKALAN PENGKELASAN
PERKARA UTAMA
SMKE2/300-1
BEKALAN /PESANAN / PEMBELIAN
SMKE2/300-2
INVENTORI / PERKIRAAN
SMKE2/300-3
KATALOG / MANUAL / SENARAI HARGA
SMKE2/300-4
KENDERAAN DAN PENYELENGGARAAN
SMKE2/300-5
PELUPUSAN PERALATAN / PERABOT
SMKE2/300-6
PENYELENGGARAAN DAN PEMBAIKAN
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 400 KEWANGAN PENGKELASAN
PERKARA UTAMA
SMKE2/400-1
BELANJAWAN / PERUNTUKAN
SMKE2/400-2
GAJI / ELAUN
SMKE2/400-3
KUMPULAN WANG AMANAH
SMKE2/400-4
BAUCAR BAYARAN
SMKE2/400-5
AUDIT / PERTANYAAN
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 500 PERSONEL PENGKELASAN
PERKARA UTAMA
SMKE2/500-1
FAIL PERIBADI
SMKE2/500-2
LAPORAN KEMAJUAN KERJA
SMKE2/500-3
PERKHIDMATAN / PERSARAAN
SMKE2/500-4
ANUGERAH / PENGHORMATAN
SMKE2/500-5
KURSUS
SMKE2/500-6
CUTI
SMKE2/500-7
KEMUDAHAN PEGAWAI
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 600 PENGURUSAN KURIKULUM PENGKELASAN
PERKARA UTAMA
SMKE2/600-1
LAPORAN LAWATAN
SMKE2/600-2
JADUAL WAKTU
SMKE2/600-3
KURIKULUM
SMKE2/600-4
PANITIA MATAPELAJARAN
SMKE2/600-5
PEPERIKSAAN
SMKE2/600-6
SUMBER PENDIDIKAN
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 700 HAL EHWAL MURID PENGKELASAN
PERKARA UTAMA
SMKE2/700-1
DISIPLIN
SMKE2/700-2
BAHAGIAN PELAJAR
SMKE2/700-3
BANTUAN DAN BIASISWA
SMKE2/700-4
HAL EHWAL MURID
SMKE2/700-5
AKTIVITI LUAR
SMKE2/700-6
SKIM PINJAMAN BUKU TEKS
CONTOH
TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 800 KO-KURIKULUM PENGKELASAN
PERKARA UTAMA
SMKE2/800-1
GERAK KERJA / LAPORAN
SMKE2/800-2
PERSATUAN / PERTUBUHAN (BERUNIFORM)
SMKE2/800-3
KELAB AKADEMIK
SMKE2/800-4
SUKAN DAN PERMAINAN
SMKE2/800-5
SUKAN
PENGGUNAAN KERTAS MINIT
Setiap fail hendaklah dikepilkan dengan Kertas Minit. Setiap Kertas Minit perlu dicatat Nombor Fail dan Nombor Helaian (muka surat).
Kertas Minit yang standard hendaklah digunakan .
Kegunaan Kertas Minit:
Mencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatan
Mencatat salinan surat-surat jabatan
Mencatat sebarang nota atau arahan dari seorang pegawai yang mengenai sesuatu tindakan yang perlu diambil.
CIRI-CIRI PENULISAN MINIT YANG BETUL DAN LENGKAP Penulis Minit Langkah 1 = Catatkan Designation / Nomencelature pegawai dan kakitangan Langkah 2 = Tulis nombor rujukan lampiran surat yang hendak dimaklumkan dan dibulatkan nombor tersebut. Langkah 3 = Tuliskan maklumat yang diminta d iminta / diarahkan dengan jelas, ringkas dan tepat. Tidak digalakkan minit ditulis secara panjang.
Langkah 4 = Tuliskan perkataan „T.K.‟ yang bermakna „Terima Kasih‟ setelah selesai menulis minit/arahan. Langkah 5 = * Turunkan tandatangan ringkas ring kas (initial) = * Catatkan designation / nomencelature penulis minit = * Catatkan tarikh minit tersebut ditulis.
Langkah 6 = Catat designation / nomenclature penerima minit di kulit fail pada ruang „Dihantar Kepada‟ dan catat haribulan pada ruang „Tarikh Dihantar‟. Langkah 7 = Masukkan fail di tray „KELUAR‟ untuk edaran
CIRI-CIRI PENULISAN MINIT YANG BETUL DAN LENGKAP Pengedar Fail
Biasanya fail diedarkan oleh Pembantu Am Rendah / Kerani Fail yang y ang dilantik atau ditugaskan mengedar / menyimpan fail. PAR hanya perlu melihat di kulit fail sahaja dengan sendirinya beliau maklum kepada siapa fail tersebut patut diserahkan.
Penerima Minit Langkah 1 = Terima, baca dan turunkan tandatangan ringkas ringkas (initial) di sebelah kanan designation / nomenclature dan catat ca tat tarikh dibaca/diterima arahan/minit tersebut. Langkah 2 = Ambil tindakan tindakan terhadap arahan dalam minit berkenaan. Langkah 3 = Sila maklumkan semula semula tindakan yang telah disusuli dengan dengan menggunakan kaedah yang sama.
CARTA ALIRAN KAEDAH PENGHANTARAN DAN PENERIMAAN MINIT Catatkan Singkatan Perjawatan Pegawai / Kakitangan Penerima
Tulis Nombor Rujukan Lampiran Surat Yang Yang Hendak Dimaklumkan
Tuliskan Minit / Perkara Yang Diarahkan / Dimaklumkan
Tuliskan Perkataan „T.K.‟ (T (Terima erima Kasih) setelah s etelah selesai tulis minit
I . Turunkan Tandatangan Ringkas II . Catatkan Singkatan Perjawatan III . Catatan Tarikh
Catatkan Singkatan Perjawatan Penerima di Kulit Fail
Masukkan Fail Di Tray “KELUAR”
Fail diedarkan oleh PAR kepada Penerima Minit
I . Baca II . Turunkan Tandatangan Ringkas III . Catatkan Tarikh Dibaca
Ambil Tindakan Ke Atas Arahan
Maklumkan Kepada Penghantar / Kembalikan Fail Ke Registri
PENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAIL
1.
2.
3.
4.
Setiap fail yang diedarkan kepada pegawai / kakitangan perlu direkodkan dengan teliti dari segi pergerakannya. Setiap fail yang diwujudkan perlu mempunyai Kad Pergerakan Fail yang dikepilkan di sebelah dalam kulit fail. Tujuan Kad Pergerakan Fail 3.1 Mencatat nama peminjam, tarikh fail diserahkan dan tarikh fail dikembalikan. Tanggungjawab Unit Registri :4.1 Mencatat nama peminjam fail dan tarikh diserahkan kepada peminjam di atas Kad Pergerakan Fail. 4.2 Mengeluarkan Kad Pergerakan Fail dari fail asal apabila diedarkan kepada peminjam. 4.3 Memasukkan kembali Kad Pergerakan Fail ke dalam fail asal setelah dipulangkan oleh pegawai meminjam dan mencatatkan tarikh diterima pada ruang „Tarikh dikembalikan’
SULIT
Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri dan maklumat berkenaan disimpan di dalam fail hijau muda. muda. Di sekolah, urusan berkaitan dengan proses tindakan tatatertib berwarna hijau berwarna seseorang pegawai / kakitangan adalah dianggap sebagai maklumat su lit. Oleh yang demikian, perlulah diwujudkan fail jenis ini dan ikutlah tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit. TERHAD
Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandung di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf adalah dianggap sebagai maklumat terhad dan fail-fail jenis ini berwarna Putih. berwarna Putih. TERBUKA
Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail yang berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergolong dalam kategori ini. Fail berkenaan berwarna Putih berwarna Putih
SAMPUL KECIL Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan berlandaskan fail utamanya. Tujuan diwujudkan sampul kecil adalah untuk memudahkan pegawai-pegawai berkenaan membawanya keluar untuk mesyuarat dan urusan-urusan lain yang berkaitan, terutamanya bagi kelas-kelas fail yang tidak boleh dibawa keluar daripada ibu pejabat. Apabila sesuatu urusan itu selesai, hendaklah dimuatkan semula ke dalam fail utama mengikut keutamaan. Sampul kecil juga dibuka untuk menyegerakan sesuatu urusan jika fail utama tidak dapat dikesan cepat. Fail ini berkulit nipis dan kuning. Di sekolah tidak digalakkan menggunakan sampul kecil kerana berwarna kuning. berwarna bilangan fail yang ada boleh diuruskan dengan segera dan dikhuatiri kekerapan menggunakan sampul kecil akan menjejaskan kelicinan pentadbiran sekolah. FAIL TIMBUL Fail timbul atau „subjacket‟ mengandungi bahan-bahan bahan-bahan atau maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai. Maklumat yang sudah diambil tindakan hendaklah dipindahkan ke dalam fail utama bagi kandungan-kandun kandungan-kandungan gan yang berkenaan. Maklumat-maklumat untuk edaran dalaman juga boleh dibuatkan fail timbul. Fail ini berwarna putih. berwarna putih. Di sekolah, Pengetua / Guru Besar hendaklah mempunyai fail timbul supaya Pengetua / Guru Besar sentiasa dalam pengetahuan mereka surat-surat edaran / pekeliling yang diedarkan kepada guru, pelajar dan ibu bapa. Fail timbul tidak perlu direkodkan dalam indeks fail.
KULIT FAIL Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 menyebut “ Jabatan-jabatan Jabatan -jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh Arkib Negara”. Kulit fail hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut: 1.
Kulit Hadapan: i. Nama Organisasi ii. Kod Fail iii. Perkara iv. Tarikh Kandungan Pertama v. Tarikh Kandungan Terakhir vi. Rekod Pergerakan Fail vii. Arahan-arahan Penutupan Fail a. Tarikh Tutup b. Tarikh Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Di Tutup c. Cadangan Pindaan d. Tarikh Kajian Kedua
2.
Kulit Tepi Dalam Kulit tepi dalam hendaklah dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib Negara Bil.44/1966 para 8(1), 10(1) dan 12(2). Kulit fail hendaklah dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak serta boleh menampung sekurang-kurangnya sekurang-kurangnya 100 salinan surat. Jika menggunakan tali fail (tali hijau), pastikan tali tersebut tahan dan dimasukkan melalui kedua-dua bahagian fail. Bahagian sebelah kanan untuk surat-surat dan bahagian sebelah kiri untuk Kertas Minit dan Borang Tindakan Kerja (PKPA Bil.II/1991). Warna Kulit Fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail. Umumnya di – sekolah sekolah – sekolah sekolah kulit fail adalah berwarna putih kerana fail-fail fail -fail di sekolah lebih mirip kepada pengelasan terhad dan terbuka. Saiz kulit fail dicadangkan supaya seragam, iaitu 36 cm x 24 cm di muka hadapan dan 36 cm c m x 35 cm di muka belakang (termasuk 8 cm sebagai ‘flap’_
PELUPUSAN Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkib Negara. Tatacara melupuskan fail hendaklah mematuhi Akta Arkib Negara Bil.44/1966. semua rekod yang berusia lebih daripada daripada 20 tahun, tahun, hendaklah dipindahkan dipindahkan ke Arkib Arkib Negara. Mana-mana rekod yang telah melebihi 5 tahun selepas penutupannya, bolehla dipindahkan ke Arkib Negara dan jika pada pendapat Pengarah Arkib Negara tidak mempunyai nilai, bolehlah dilupuskan atas kebenaran Pengarah Arkib.
PENERIMAAN SURAT-SURAT RASMI KERAJAAN
BUKA SURAT COP TERIMA (turunkan tandatangan kecil) COP MEMO TINDAKAN DAFTAR SURAT KE DALAM BUKU DAFTAR PENERIMAAN pen merah) SURAT ( pen KANDUNGAN SURAT DIDALAM FAIL CATATKAN / MINITKAN BILANGAN KANDUNGAN DISUDUT KANAN ATAS SURAT DALAM BULATAN (cop kandungan) HANTAR SURAT KEPADA KETUA JABATAN HANTAR SURAT DAN FAIL TERSEBUT KEPADA PEGAWAI YANG BERKENAAN (selepas ketua jabatan minitkan surat-sura tersebut maka bertindaklah mengikut arahan) PEGAWAI YANG BERKENAAN AKAN MENANDATANGANI BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL.
Semua anggota adalah bertanggungjawab bagi mempastikan dokumen jabatan selamat semasa diedar. Oleh itu memerlukan sikap anggota yang bertanggungjawab.
APA YANG PERLU ADA DALAM PENGURUSAN FAIL DAN PENDAFTARAN SURAT-SURAT RASMI KERAJAAN?
BUKU DAFTAR FAIL
BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL (Kad Pergerakan Fail)
SEDIAKAN KERTAS MINIT ( Minitkan semua kandungan yang ada dalam fail)
BUKU KOD SISTEM (Kod Sistem)
BUKU REKOD SURAT MASUK (Pen merah)
BUKU REKOD SURAT KELUAR (Pen biru / hitam)
BUKU REKOD PENERIMAAN SURAT MELALUI MESIN FAKS
BUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT MELALUI MESIN FAKS
BUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT SERAHAN TANGAN
Sistem fail nadi kepada pengurusan harian perlu diberi perhatian dan diuruskan dengan betul.
LAWATAN PPG SANDAKAN KE BILIK FAIL SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN
BILIK FAIL ASAL
BILIK FAIL ASAL
BILIK FAIL BARU
PROSES MENYIAPKAN BILIK FAIL BARU
PROSES MENYIAPKAN BILIK FAIL BARU
PROSES MENCERIAKAN BILIK FAIL BARU
PROSES MENCERIAKAN BILIK FAIL BARU
BILIL FAIL YANG BARU
BILIK FAIL SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN
STOR BEKALAN SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN
Hasil kerjasama :
En.Aslie Sahat ( PPG Sandakan) Pengerusi Majlis Kualiti Kebangsaan( KPM) Juruaudit MS ISO Kebangsaan(KPM) Ketua Juru Audit (JPNS) Pengerusi J/Kuasa Pelaksana MS ISO PPG Sandakan Puan Munah Bt Nasri( Pengetua SMK Batu Sapi,Sandakan) Juru Audit MS ISO Kebangsaan (KPM) Ketua Audit MS ISO PPG Sandakan Encik Noor Hamizam Shah Bin Md Nordin(Pengetua SMK Elopura 2 Sandakan)
