SISTEM FAIL B&K

SISTEM PENGURUSAN FAIL UNIT BIMBINGAN & KAUNSELING SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

1. PEN PENDAHU DAHULU LUA AN Sist Sistem em Fail Fail adal adalah ah sebah sebahag agia ian n darip daripada ada Pengu Penguru rusa san n Rekod Rekod yang yang meli melibat batkan kan urus urusan an penyu penyusun sunan an dan penyimp penyimpana anan n mengiku mengikutt klasif klasifika ikasi si rekod rekod supay supayaa mudah mudah dikesa dikesan n dan diperoleh dengan cepat apabila dikehendaki. Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil atau besar adalah memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan di kemudian hari. Faktorfaktor penting mengenai produk, data statistik, maklumat mengenai pekerja dan klien boleh didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik.

2. APA APAKAH KAH SISTE SISTEM M FA FAIL Satu proses klasifikasi penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleh dengan segera segera apabila dikehendaki dikehendaki.. Pengetahuan Pengetahuan yang mendalam mendalam mengenai Sistem Sistem Fail Fail adalah penting penting kepada seseorang seseorang kakitangan kakitangan untuk untuk kecekapan kecekapan sesuat sesuatu u jabatan. jabatan. Seorang Seorang Pengur Pengurus us pula pula hendakl hendaklah ah sentia sentiasa sa mengeta mengetahui hui teknik teknik penyimp penyimpanan anan fail, fail, rekodrekod-rek rekod od penta pentadbi dbiran ran dan juga juga perlu perlu menent menentukan ukan apakah apakah sistem sistem penyimp penyimpanan anan rekod rekod yang yang pautu pautu diam diamal alka kan, n, pera perala lattan yang ang pat patut dibe diberi ri dan dan per personal onal yang ang dike dikehe hend ndak akii bagi bagi menyelenggarakan sistem fail.

3. LAT LATAR BELAKANG BELAKANG SISTEM SISTEM FAIL FAIL DI SEKOLAH-SEK SEKOLAH-SEKOLAH OLAH 3.1 Setiap Setiap sekolah sekolah mempunyai mempunyai sistem sistem fail sendiri sendiri.. Ianya berbeza berbeza di antara antara sebuah sebuah sekolah dengan yang lain. lain. Di antara kelainan-kelainan ini adalah seperti berikut:o

o

o

o

o

o

Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil. Nombor fail untuk satu-satu perkara (tajuk) berbeza di antara sekolah. Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk. Kulit fail fail dan cara penulisan penulisan fail berbeza. berbeza. Kulit fail fail mungkin daripada daripada fail tegak, lipat, spring dan sebagainya. Sukar hendak mengesan / mencari men cari satu-satu fail. Adalah kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang telah ada. Ini dibuat jika timbul sesuatu perkara / tajuk baru. Contohnya jika sesebuah sekolah mempunyai 100 buah fail, ianya akan menambah kepada nombor nombor 101, 101, 102 dan dan sete seteru rusny snyaa tanpa tanpa meng mengamb ambil il kira kira taju tajuk k / perkar perkaraa tersebut.

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ______________________ ________________________ __

1

Dengan ringkasnya tiada sistem yang tersusun mengikut prinsip-prinsip sistem memfail. 3.2 Memandangkan adanya ketidakseragaman dan sistem fail yang memuaskan ianya boleh menimbulkan banyak masalah. Di antaranya:o

Penyimpanan rekod yang kurang kemas / teratur.

o

Sukar hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari Daftar Fail.

o

kurang

Pengetua / Guru Besar atau Pembantu Tadbir atau Guru Bimbingan dan Kaunseling baru terpaksa mengambil masa untuk memahami sistem / nombor fail sesebuah sekolah. Proses ini berulang jika berlaku pertukaran Pengetua / Guru Besar atau Pembantu Tadbir atau Guru Bimbingan dan Kaunseling di sekolah baru.

3.3 Salah satu daripada cara bagi melicinkan Pentadbiran Sekolah ialah dengan mewujudkan suatu sistem fail yang baik dan seragam.

4. PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL 4.1 Fail berkulit nipis lebih baik dari fail berkulit tebal kerana menjimatkan ruang. 4.2 Mudah disediakan dan disimpan 4.3 Murah dan mudah didapati 4.4 Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan (aktif). 4.5 Rekod mudah dicari bila diperlukan tanpa membuang masa yang banyak. 4.6 Beri tanda bila dikeluarkan 4.7 Pengedaran fail bersistem

5. MAKLUMAT SISTEM FAIL 5.1 Memberi fail yang betul. 5.2 Tepat kepada orang yang memerlukan. 5.3 Tepat pada masa yang ditetapkan 5.4 Kos yang terendah 5.5 Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________

2

6. KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK 6.1 Kepadatan

- seboleh-bolehnya menggunakan ruang yang minima.

6.2 Asesibiliti

- mudah untuk dirujuk.

6.3 Ekonomi

- menentukan sistem penyimpanan fail adalah dengan kos yang minima

6.4 Keenjalan

- hendaklah maksud pembesaran ruang di masa hadapan

6.5 Lokasi

- hendaklah diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperoleh tanpa berlengah. 6.6 Rujukan Silang- supaya memberi kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang berkaitan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. 6.7 Rentention

-

bagi memperolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan

6.8 Klasifikasi

-

untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukan.

7. PENGELASAN SISTEM FAIL 7.1 Memberi tajuk fail: • • • • • • • • • •

01 - Kurikulum 02 - Kokurikulum 03 - Hal Ehwal Murid 04 - Perjawatan & Perkhidmatan Kakitangan 05 - Kewangan dan Akaun 06 - Pentadbiran Am Sekolah 07 - Perhubungan Masyarakat 08 - Kemudahan Fizikal 09 - Asrama 10 - Audit

7.2 Mengkelas dan memberi kod kepada fail

Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nombor Kod yang sesuai. Fail boleh disusun mengikut tajuk - besar atau ‘Level Pertama’. Tiap-tiap satu level pertama dipecahkan kepada perkara / tajuk kecil (Level Kedua) dan seterusnya tajuk-tajuk level Kedua dipecahkan lagi kepada tajuk-tajuk lebih kecil / aktiviti (Level Ketiga).


3

Contoh:

Tajuk Besar

-

Kurikulum

01

Perkara

-

Peperiksaan

01

Aktiviti

-

PMR

01

Kod Fail: 01 01 / 01 / Tajuk Besar Perkara Aktiviti

7 PENDAFTARAN, PENGELUARAN DAN PENYEMAKAN 7.2 Definisi Pendaftaran: Satu cara merekod segala fail-fail yang telah dibuka dengan sistematik.

7.3 Jenis Pendaftaran Fail: A) SISTEM DOKET

i.

Sistem ini ialah satu sistem yang menunjukkan pergerakan fail yang mudah dikesan.

ii.

Sistem ini merupakan satu pendaftaran berpusat (Central Registry), dengan menggunakan borang Am 89A tiap-tiap pergerakan fail hendaklah melalui pusat pendaftaran untuk didaftar pergerakannya dengan menggunakan borang Am 89. Tiap-tiap fail hendaklah dicatat pergerakannya.

iii.

Am 89 (Doket Paharasat Bilangan – Pergerakan) dan Am 89A (Doket Paharasat Abjad Pendaftaran) ini boleh dibeli dari Jabatan Cetak atau kedaikedai. Sistem doket diamalkan oleh agensi-agensi kerajaan.

iv.

Apabila sebuah fail perlu diedarkan, fail itu hendaklah direkodkan dalam doket Am 89 senarai fail dan dituliskan di muka fail kepada sesiapa fail itu diedarkan - seterusnya pegawai berkenaan akan membuat catatan selanjutnya hingga selesai dan fail itu dikembalikan kepada pegawai menjaga fail. Butir pengedaran, nama pegawai, tarikh dikeluarkan & tarikh dikembalikan.

v.

Fail-fail boleh hilang dalam masa diedarkan. Satu sistem hendaklah ditentukan sama ada fail dihantar semula ke pegawai lain atau menyediakan borang perjalanan fail.


4

vi.

Pengedaran fail yang mempunyai pengelasan keselamatan hendaklah dibuat terus daripada pegawai menjaga fail kepada pegawai berkenaan. Kalau melalui PAR, fail-fail itu hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat dan dilakri ‘seal’ sebelum diedarkan.

vii.

Bagi fail ‘SDF’ satu buku senarai fail hendaklah disediakan. Maklumatmaklumat mengenai Nombor Fail, tarikh dikeluarkan dan tarikh untuk dikembalikan dimuatkan dalam catatan dalam buku Rekod SDF.

B) SISTEM KAD C) SISTEM BUKU D) SISTEM KOMPUTER

8.3 Organisasi Besar Di peringkat sekolah kita boleh menggunakan tiga (3) sistem, iaitu Sistem Kad, Sistem Buku atau sistem Komputer. Sistem Kad adalah lebih sesuai dan digalakan kerana sistem ini adalah yang terbaik dan digunakan di kebanyakkan sekolah pada masa ini. Dalam sistem kad, kita hanya menggunakan tiga (3) perkara penting yang perlu dicatat dalam kad tersebut. a) Nombor Rujukan b) Tajuk c) Tarikh dibuka

8 PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 8.2 Sampul Kecil: Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemui. Fail ini mengandungi satu tajuk sahaja. Bila sudah digunakan ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar. Fail ini tidak aktif. 8.3 Kertas Minit: Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit dan salinan surat-surat yang dihantar dan dimasukkan surat-surat berkenaan dengan memberi nombor rujukan (enclosure number). Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada kertas minit. Hanya Borang Am 6 hendaklah digunakan. Bila memerlukan fail hendaklah ditentukan borang Am 6 (Kertas Minit) disematkan di sebelah kiri fail bagi tujuan merekod keluar masuk surat menyurat. Bila mencatat tentukan:


5

• •

Kandungan masuk Kandungan keluar

– –

dakwat MERAH dakwat BIRU / HITAM

Contoh:

i)

5

Tarikh Surat Diterima: 23/7/2006…Daripada : SMK Taman Anggerik Desa, Kajang. Tarikh Surat Dikandung Dalam Fail : 23/7/2006 Ruj. No. SMKTAD/ 03/03/03/07 (23) Tindakan : …Encik Khamsani Kassim – Kaunselor Pelajar

ii)

6

Surat Bertarikh : 23/7/2006 Kepada : Jabatan Perpaduan Negara & Intergrasi Nasional Tarikh Surat Dihantar: 23/7/2006 Ruj. No. …SMKTK/ 03/03/03/07 (6)

iii)

iv)

Nombor turutan hendaklah ditulis di sebelah kiri dalam garisan dan dibulatkan. Pada surat yang dikandungkan hendaklah ditulis nombor bilangan kandungan surat di sudut atas sebelah kanan seperti nombor urutan yang telah tercatat atau nombor turutan berikutnya bagi surat masuk dan dibulatkan nombor itu.

9 ARAHAN PENUTUPAN FAIL 9.2 Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau bila difikirkan terlalu tebal. 9.3 Setelah fail itu penuh catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya, buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 – dan nombor yang sama digunakan. Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan baru (mula dari 1) 9.4 Fail yang memerlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan

jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail. Misalnya ‘Tindakan Serta Merta ’ (AM 99) atau ‘Segera’ (Am 99B).

10 PERINGKAT KESELAMATAN FAIL Ketua Pejabat hendaklah menentukan fail-fail tertentu diberi peringkat keselamatan. Fail-fail itu boleh diberikan kepada jenis-jenis di bawah: Jenis

Untuk

Warna

RAHSIA BESAR

Keselamatan Negara

Kuning Berpalang, Merah depan & belakang

RAHSIA

Tender

Merah Jambu Berpalang depan & belakang

SULIT

Laporan Salah Laku

Hijau

TERHAD

Fail Peribadi

Putih


6

Terbuka / Harian

BIASA

Putih

11 PENGELASAN DAN KOD FAIL UNIT BIMBINGAN & KAUNSELING Berikut adalah penerangan kepada pengelasan dan kod fail untuk Unit Bimbingan dan Kaunseling: Perkara

Kod

11.1 Singkatan Nama Sekolah 11.2 Tajuk Besar

-

-

Hal Ehwal Pelajar

-

SMKTK

03

11.3 Perkara

-

Bimbingan & Kaunseling

-

03

11.4 Bidang

-

Pengurusan & Pentadbiran Perkhidmatan & Sesi Kaunseling Program & Aktiviti Pengurusan Stok & Inventori Peluang Pendidikan & Kebajikan Am & Pelbagai

-

01 02 03 04 05 06

11.5 Aktiviti

-

Surat Pekeliling Ikhtisas

-

01

11.6 Bilangan surat (ditulis dalam kurungan) seterusnya selepas Nombor Fail UBK

- ( 01 ) dan

Cara menulis :

CONTOH : SMKTK 03 / 03 / 01 / 01 ( 01 )


7

SISTEM PENGURUSAN FAIL UNIT BIMBINGAN & KAUNSELING

01 - BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN SMKTK 03 / 03 / 01 / 01 SMKTK 03 / 03 / 01 / 02 SMKTK 03 / 03 / 01 / 03 SMKTK 03 / 03 / 01 / 04 SMKTK 03 / 03 / 01 / 05 SMKTK 03 / 03 / 01 / 06 SMKTK 03 / 03 / 01 / 07 SMKTK 03 / 03 / 01 / 08 SMKTK 03 / 03 / 01 / 09 SMKTK 03 / 03 / 01 / 10

- Surat Pekeliling Ikhtisas / Perkhidmatan / Am - Surat Siaran Perkhidmatan Unit B&K - Struktur Organisasi dan Senarai Tugas Ahli Jawatankuasa Unit B&K - Data Statistik Guru, Kakitangan & Murid - Laporan Kajian Tindakan Yang Telah Dilaksanakan - Kewangan – Pekeliling Kewangan, PCG Bimbingan & Kaunseling - Kewangan – Anggaran Perbelanjaan Aktiviti Tahunan & Permohonan Peruntukan UBK - Kewangan – Sumbangan/ Derma yang diterima - Surat Panggilan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat UBK - Fail Timbul

02 - BIDANG PERKHIDMATAN & SESI KAUNSELING SMKTK 03 / 03 / 02 / 01

SMKTK 03 / 03 / 02 / 03

- Tinjauan Keperluan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling - Kaji Selidik Murid Yang Bermasalah Dalam Kelas - Temujanji Kaunseling Individu

SMKTK 03 / 03 / 02 / 04

- Temujanji Kaunseling Kelompok

SMKTK 03 / 03 / 02 / 05

- Temujanji Kaunseling Kerjaya

SMKTK 03 / 03 / 02 / 06

- Temujanji Konsultasi Ibubapa

SMKTK 03 / 03 / 02 / 07

- Temujanji Konsultasi Agensi Luar

SMKTK 03 / 03 / 02 / 08

- Kes Rujukan Perkhidmatan Kaunseling

SMKTK 03 / 03 / 02 / 02


8

SMKTK 03 / 03 / 02 / 09

- Transkrip Pengakuan Murid

SMKTK 03 / 03 / 02 / 10

- Kontrak / Aku Janji Murid

03 - BIDANG PROGRAM & AKTIVITI SMKTK 03 / 03 / 03 / 01

- Rancangan Aktiviti & Laporan Tahunan

SMKTK 03 / 03 / 03 / 02

- Program Maju Diri (PMD) / Program Cahaya Iman (PCI) - Program Minggu Silaturrahim

SMKTK 03 / 03 / 03 / 03 SMKTK 03 / 03 / 03 / 04 SMKTK 03 / 03 / 03 / 05

- Program Teknik Belajar Berkesan / Pengurusan Masa / Jadual Waktu Belajar - Program Pendidikan Kaunseling Kerjaya

SMKTK 03 / 03 / 03 / 06

- Program Kepemimpinan Murid

SMKTK 03 / 03 / 03 / 07

- Program Menangani Gejala Sosial / Anti Buli

SMKTK 03 / 03 / 03 / 08

SMKTK 03 / 03 / 03 / 10

- Program Peningkatan UPSR/ PMR / SPM & STPM - Program Teknik Mengangani Stres UPSR/PMR/SPM & STPM - Program Motivasi Lepas UPSR/PMR

SMKTK 03 / 03 / 03 / 11

- Program Lawatan Sambil Belajar

SMKTK 03 / 03 / 03 / 12 SMKTK 03 / 03 / 03 / 13

- Program Peningkatan Profesionalisme Guru & Kakitangan - Program Konsultasi Keibubapaan

SMKTK 03 / 03 / 03 / 14

- Program Mentor-Mentee

SMKTK 03 / 03 / 03 / 15

- Program Pembimbing Rakan Sebaya (PRS)

SMKTK 03 / 03 / 03 / 16 SMKTK 03 / 03 / 03 / 17

- Program Kepimpinan Ketua Darjah/Tingkatan - Program Pemantapan Jati Diri Murid

SMKTK 03 / 03 / 03 / 18

- Program Ponteng Sifar

SMKTK 03 / 03 / 03 / 19

- Program Pendidikan Pecegahan Dadah/Rokok/Alkohol/Inhalan - Program Minggu Bimbingan dan Kaunseling Sekolah

SMKTK 03 / 03 / 03 / 09

SMKTK 03 / 03 / 03 / 20


9

04 - BIDANG PENGURUSAN STOK & INVENTORI SMKTK 03 / 03 / 04 / 01

- Pekeliling Am

SMKTK 03 / 03 / 04 / 02

- Pengurusan Kemudahan Fizikal

SMKTK 03 / 03 / 04 / 03

- Pengurusan Harta Modal (Kew. 312 A & B)

SMKTK 03 / 03 / 04 / 04

- Pengurusan Inventori (Kew. 313)

SMKTK 03 / 03 / 04 / 05

- Pengurusan Bahan Bekalan Pejabat UBK (Kew. 314)

SMKTK 03 / 03 / 04 / 06

- Pergerakan Harta Modal & Inventori (Kew. 315)

SMKTK 03 / 03 / 04 / 07

- Pengurusan Bahan Buku

SMKTK 03 / 03 / 04 / 08

- Pengurusan Bahan Bukan Buku

SMKTK 03 / 03 / 04 / 09

- Pengurusan Bahan Bercetak (Bukan Buku)

SMKTK 03 / 03 / 04 / 10

- Semakan Stok

05 - BIDANG PELUANG PENDIDIKAN & KEBAJIKAN SMKTK 03 / 03 / 05 / 01

- Urusan Kebajikan Murid

SMKTK 03 / 03 / 05 / 02

- Urusan Penghantaran Murid untuk Program Luar

SMKTK 03 / 03 / 05 / 03

- Urusan Biasiswa / Dermasiswa

SMKTK 03 / 03 / 05 / 04

- Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA)

SMKTK 03 / 03 / 05 / 05

- Institusi Pengajian Tinggi Swasta (IPTS)

SMKTK 03 / 03 / 05 / 06

- Kolej Matrikulasi Kementerian Pelajaran Malaysia

SMKTK 03 / 03 / 05 / 07

- Kemasukan ke Politeknik / IKBN / ILP / IKM/ Kolej Komuniti - Kemasukan Sekolah Menengah Teknik & Vokasional

SMKTK 03 / 03 / 05 / 08


10

SMKTK 03 / 03 / 05 / 09

- Kemasukan Maktab Rendah Sains Mara (MRSM)

SMKTK 03 / 03 / 05 / 10

- Kemasukan Sekolah Berasrama Penuh (SBP)

06 - BIDANG AM & PELBAGAI SMKTK 03 / 03 / 06 / 01

- Kelab Bimbingan & Kaunseling

SMKTK 03 / 03 / 06 / 02

- Kelab Pembimbing Rakan Sekerja (PERASA)

SMKTK 03 / 03 / 06 / 03

- Kelab Pendidikan Kerjaya

SMKTK 03 / 03 / 06 / 04

- Skim Lencana Anti Dadah (SLAD)

SMKTK 03 / 03 / 06 / 05 SMKTK 03 / 03 / 06 / 06

- Program Sihat Tanpa Aids Rokok (PROSTAR) - Unit Kurikulum Sekolah

SMKTK 03 / 03 / 06 / 07

- Unit Hal Ehwal Murid Sekolah

SMKTK 03 / 03 / 06 / 08

- Unit Kokurikulum Sekolah

SMKTK 03 / 03 / 06 / 09

- Persatuan Ibu Bapa & Guru

SMKTK 03 / 03 / 06 / 10

- Am – Takwim, Minit Mesyuarat, Siaran Sekolah dll.


11

SISTEM FAIL B&K

Recommend Documents