SGDOC - Manual de Usuario

Sistema de Gestión Documental Departamento Administrativo

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTA DO CUMENTALL


Glosario.

SGDOC : Sistema de Gestión Documental EToken : Dispositivo USB inteligente que permite la seguridad de los datos respecto de las firmas electrónicas avanzadas, usadas en SGDOC. Escáner : Dispositivo óptico que reconoce caracteres o imágenes

Documentos de Referencia.

Ley 19.799 (Sobre documentos electrónicos, firma electrónica) Ley 19.880 (Sobre las bases de los actos administrativos) Ley 20.285 (Sobre acceso a la información pública) Decretos Supremos Nº 77, 81, 83, 93 y 100, en el contexto del sistema de Gobierno Electrónico


PRESENTACION

El presente documento tiene por objetivo explicar y entregar los conocimientos necesarios para el manejo y uso del sistema de gestión documental (SGDOC).

SGDOC es una herramienta de gestión, utilizado para la generación, seguimiento y almacenamiento de documentos electrónicos y/o imágenes digitalizadas, los cuales hacen referencia a un

conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por cualquier servicio público, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

SGDOC abarca documentos: 

Oficio Ordinario



Oficio Circular



Oficio Reservado



Memorándum



Providencias



Resoluciones



Decretos



Etc.

Estos documentos contienen las decisiones formales que emiten al interior de un servicio público, los cuales pueden estar vinculados entre si y que tiene por finalidad producir un acto administrativo terminal, el cual consta de las siguientes etapas: iniciación, instrucción y finalización.


Dicho acto administrativo estará dentro de un expediente electrónico en el que se asentaran los documentos presentados por los interesados incorporando las actuaciones, notificaciones y comunicaciones a que están den a lugar.


CONCEPTOS BASICOS

Para comenzar a trabajar con SGDOC hay que tener claro algunos conceptos que están dentro del sistema, los cuales pasaremos a detallar: Expediente Electrónico: El expediente es el conjunto de documentos asociados a un acto administrativo

cada

uno

con

distintas

materias, contenidos y archivos asociados, un

expediente nace al momento de crear un documento electrónico, digitalizado o papel.

Formatos de un Documento Los documentos pueden estar clasificados en tres formas: 

Electrónico: son todos aquellos documentos creados dentro del sistema.



Digitalizado: son todos aquellos documentos en papel los cuales son escaneados y cargados al sistema.



Papel: son todos aquellos documentos en formato papel que por su volumen de información no pueden ser digitalizados, ingresando al sistema solo la carátula de estos.

Documento Electrónico: Es un documento el cual su contenido es codificado de forma digital tan simple o tan complejo como lo estime el proceso dentro del servicio.

Firma Electrónica Simple y Avanzada: La firma electrónica es el elemento, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al autor de un documento, se mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales. El contenido de la firma electrónica está compuesta por: 

Un código único del certificado



Identificación del prestador de servicio, en este la empresa certificadora



Los datos de identidad del titular



Su plazo de vigencia

La firma simple es utilizada para aquellos documentos que se refieran a los actos administrativos interno, válida que el funcionario autenticado en el sistema sea quien dice ser validando sus datos contra base de datos del personal del servicio.


Clasificación de los documentos El SGDOC soporta grandes volúmenes de información por ende es necesario que la información ingresada sea lo más objetiva y precisa de manera tal de no sufrir imprevistos a la hora de buscar los documentos. Es necesario organizar la documentación, Una buena clasificación en los documentos es fundamental. Es por ello que se recomienda, que por ejemplo en la materia de un documento no usar términos genéricos, como por ejemplo “pagos de honorarios que indica” lo correcto es “Pagos de honorarios Srta. Andrea Silva mes de

Febrero año 2013”.

Distribución de los documentos Antes de crear un documento en el sistema hay que tener bien claro los destinatarios, la secuencia de acciones, actividades o tareas que se deben realizar para la ejecución del o los procesos involucrados sea eficiente.

Recuperación de los documentos Cualquier usuario del sistema tiene como privilegio básico el poder rescatar sus documentos cuantas veces sea necesario dirigiéndose a los reportes del sistema

Custodia de los documentos Todos los documentos que están dentro del sistema están en un repositorio documental ECM con las políticas de seguridad y respaldo necesarias para no sufrir pérdidas.

Seguridad de los documentos Todo documento firmado electrónicamente pasa a ser inviolable no puede ser adulterado, los documentos firmados están codificados de manera tal de no sufrir modificaciones

Autenticación de los documentos Los documentos al momento de ser firmados en el sistema cuentan con los requisitos necesarios que le dan la validez legal ante el gobierno y ante los privados (firma electrónica avanzada)


INGRESO AL SISTEMA

Haga Clic en link Entrar.

CONTROL DE ACCESO

Todo usuario se acredita en el sistema con un usuario y clave, hay que señalar que solo los funcionarios vigentes pueden tener acceso. Los datos de usuario y clave son entregados al momento que el funcionario es contratado por la institución, esta información es confidencial e intransferible


BIENVENIDO AL SISTEMA

CONTENIDOS DEL SISTEMA

El diseño del sistema esta compuesto por la siguiente tabla contenidos: Menú Principal. Contiene los elementos que permitan a los usuarios lo siguiente: Bandeja de Entrada: Contiene el listado de expedientes que se deben responder con las siguientes acciones: 

Responder al emisor del documento o del expediente



Derivar el expediente a otro funcionario



Archivar el expediente


La bandeja de entrada está compuesta por las siguientes columnas: 

Ver: Es donde podemos acceder al expediente completo.



Estado: Indica si el documento es urgente.



Versión: Cuantas veces el expediente ha pasado por la bandeja de entrada.



Nro Expediente: Identificador único asignado por el sistema.



Fecha de Ingreso: Fecha que ingresa al sistema el expediente.



Remitente: El que envía el expediente.



Nro Documento: Identificador del documento original del expediente.



Fecha de Documento: 

Documentos de tipo Electrónico la fecha es asignada por el sistema al momento de que se firma.



Documentos de tipo Papel o Digital la fecha es la que trae el documento impreso.



Materia: El contenido global del documento, breve y explicito.



Tipo de Documento: Memos, Oficios, Resoluciones, Etc.



Emisor: De donde proviene el documento.



Destinatario: Quien debe recibir el expediente.



Formato: 

Electrónico: Documento creado en el sistema a través de crear expediente.



Digitalizado: Imagen de un documento en papel.



Papel: Documento que por su volumen de información no puede ser digitalizado al sistema lo que se ingresa es la carátula de este, para su posterior seguimiento.



Plazo de Respuesta: La fecha en que el documento requiere respuesta, este dato permite realizar auditoria respecto del vencimiento del documento, el plazo lo asigna quien crea el documento.


Bandeja de Salida: Contiene toda la información que se despacha a otros funcionarios dentro de la institución.

La bandeja de salida está compuesta por las siguientes columnas: 

Ver: Es donde podemos acceder al expediente completo.



Nro Expediente: Identificador único asignado por el sistema.



Fecha de Ingreso: Del documento.



Nro Documento: Identificador del documento original del expediente.



Fecha de Documento: : 

Documentos de tipo Electrónico la fecha es asignada por el sistema al momento de que se firma.



Documentos de tipo Papel o Digital la fecha es la que trae el documento impreso.



Materia: El contenido global del documento, breve y explicito.



Emisor: De donde proviene el documento.



Destinatario: Quien debe recibir el expediente.



Formato: Electrónico, Digitalizado o Papel.


CREAR EXPEDIENTE

Para crear un expediente primero debemos crear un documento, un expediente si no tiene un documento no existe en el sistema.

Los documentos que contiene un expediente esta en los tres formatos que vemos en la imagen y que han sido mencionado anteriormente, a continuación veremos algunos ejemplos

Documento Digitalizado

La gran mayoría de estos documentos corresponden a otros servicios públicos (Memorándum y Oficios por ejemplo), La oficina de partes debe escanear el documento, ingresar los datos de la carátula del documento en un formulario y cargar el archivo digitalizado completo.


Documento Papel

La gran mayoría de estos documentos corresponden a otros servicios públicos (Memorándum y Oficios por ejemplo), pero que por su volumen no pueden ser digitalizados. La oficina de partes debe escanear el documento, conductor ingresar los datos de la carátula del documento conductor en un formulario y despachar por mano el documento.


Documento Electrónico

Esta imagen muestra el workflow real de documentos que circulan a través de los distintos centros de responsabilidad en sus distintos formatos (Digital, Papel y Electrónico). Por otro lado hace referencia a los documentos electrónicos en donde un funcionario de cualquier unidad responde un documento electrónico en el sistema y lo despacha al área que corresponda donde existen más derivaciones a departamentos y unidades los cuales van anexando más información al expediente.


MI PRIMER DOCUMENTO DIGITAL.

Para generar un documento digital debe seguir las siguientes instrucciones: 

Diríjase a Menú Principal.



Seleccione la opción Crear Expediente.



Selecciona tipo de documento y llene los campos obligatorios.

Fecha del documento: Fecha del documento que se esta ingresando. DE: Se debe agregar de donde proviene el documento para ello hay que dar clic al botón Seleccionar Emisor. A: Se debe incorporar a quien va dirigido, debemos presionar el botón Agregar Destinatario. Plazo: Es la fecha en que el documento debe ser respondido.


Agregar Distribución: Son quienes van en la copia del documento, quienes se darán por enterados del acto que ocurre entre el DE y el PARA del documento, la selección es similar a la del dato Agregar destinatario. Agregar Antecedente: Para agregar

antecedentes se debe presionar

el

botón

Agregar Antecedente. Guardar y Crear Expediente: Este botón documento información del documento.

ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE

tiene como acción guardar toda la


El expediente esta formado por 5 segmentos que pasaremos a detallar: Información Documento Original: Nos permite visualizar el documento que dio origen al expediente.

Documentos Electrónicos: Podemos responder con un documento electrónico, que permite establecer una formalidad en el proceso.

Documentos Digitales: Se pueden agregar documentos digitales al expediente. Esto se utiliza cuando son documentos oficiales ya numerados listos para la firma. Es la única parte del sistema donde se puede sacar minuta de despacho.

Observaciones: Nos permite tener una bitácora sobre las acciones y actividades realizadas o por realizar en el expediente, también es usada para responder de manera informal


Destinatarios Expediente: Nos permite asignar a los funcionarios responsables con la documentación que contiene el expediente.

Los expedientes pueden ser despachados como copia o directo, si la opción es directo es destinatario debe responder si o si al requerimiento, si la opción es copia el documento solo es informativo posterior a su lectura debe ser archivado.


FORMATO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Oficios: Son documentos que tiene relación con dictámenes a nivel institucional, como dictámenes y solicitudes de carácter laboral con otros servicios públicos


Providencias: Son documentos que tiene relación con agilizar la carga de trabajo de los jefes como así también son vistos como ordenes en que la jefatura dicta a sus subordinados.


Resoluciones: Son documentos que tienen relación con los actos administrativos del servicio.


Memorándum: Son documentos que tienen relación con las peticiones generadas entre unidades demandantes, es de uso interno.


Solicitud días administrativos: Formulario que estandariza la manera de ingresar los días administrativos.


Solicitud de vacaciones: Formulario que estandariza la manera de ingresar las vacaciones.


Solicitud de adquisiciones: Formulario que estandariza la manera de ingresar las solicitudes de bienes y servicios de manera tal de tener un mejor control sobre los proyectos que ejecuta la institución.


Facturas: Formulario que estandariza la manera de ingresar las facturas para tener un mayor control sobre la contabilización y pago de estas.


REPORTES.

Cualquier usuario del sistema tiene como privilegio básico poder rescatar sus documentos a través de los reportes cuantas veces sea necesario.

Los reportes son: 

Minuta Despacho: Este reporte nos indica los documentos que hemos despachado por papel a otro usuario. Al momento de imprimir genera un número de minuta.



Re-Imprime Minuta Despacho: En caso de extravió de la minuta de despacho esta se puede re-imprimir. Se puede buscar por número de minuta o por número de expediente para buscar la minuta que se extravió.



Búsqueda de documentos en todas las bandejas de entrada: Este reporte nos muestra todos los documentos que un funcionario tiene actualmente en su bandeja de entrada.



Ruta seguida por un documento: Este reporte nos indica la trazabilidad de un documento por cuantas personas ha pasado el o los documentos y en fechas se realizaron las acciones correspondientes a la recepción, lectura, resolución, despacho o archivo.



Ruta Documento: Reporte idéntico a Ruta seguida por un documento pero acotado


solo a la ruta del documento. 

Consulta Documento: Reporte que muestra los resultados de la búsqueda de documentos. Se puede buscar por número de documento, materia o rango de fecha entre otras opciones.



Observación Expediente: Arroja todas las observaciones de un expediente. Solo busca por número de expediente.



Expedientes Recursivos: Son expedientes que al momento de la creación se marcan como recursivos y se puede saber cuales son los números y si se encuentran archivados. Ejemplo Pagos de Luz año 2013.



Tiempo de Respuesta: corresponde al tiempo en el que esta el documento en la bandeja de entrada de otro usuario, y cuanto días se demora este en responder.



Reportes

por tipo de documentos: Esta opción nos permite buscar en una

determinada fecha

un documento electrónico

de cualquier tipo en forma

generalizada. 

Historial de Acciones sobre documentos electrónicos: Esta opción nos permite saber

el

estado

de

un expediente electrónico; Es decir, saber quien creo el

documento y en que fecha, además podemos saber el transcurso que ha seguido este expediente. 

Documentos relacionados: Esta opción nos permite buscar todos los documentos relacionados que se adjuntan como antecedente en un documento electrónico determinado.



Historial sobre mi bandeja de entrada: En esta opción podemos buscar todo lo que ha ingresado a nuestra bandeja de entrada en una fecha estipulada; Ya sea ingresando un rango de fecha o por Nº de expediente.



Historial sobre mi bandeja de salida: En esta opción podemos buscar todo lo que hemos despachado y lo que ha salido de nuestra bandeja de salida en una fecha estipulada; Ya sea ingresando un rango de fecha o por Nº de expediente.



Búsqueda expedientes archivados: En esta opción podemos buscar en forma generalizada (es decir de todas las cuentas de usuarios), los expedientes que han sido archivados indicando Nº de expediente o documento, rango de fecha o materia especifica.

SGDOC - Manual de Usuario

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