MANUALES ADMINISTRATIVOS
Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación los cuales nos permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización. OBJETIVOS Presentar una visión de conjunto de la organización. Precisar las funciones de cada unidad, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Agilizar el estudio de la organización. Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidades de los distintos niveles jerárquicos que la componen. CLASIFICACIÓN BÁSICA Por su naturaleza o área de aplicación Micros administrativos: son aquellos documentos que contienen información de más de una organización. Macro administrativos: son los manuales que corresponden a una sola organización. Meso administrativos: son instrumentos que involucra a todo un grupo o sector, ó a dos o más de las organizaciones que lo componen. Por su contenido De organización: estos documentos contienen toda la información detallada de la empresa. De procedimientos: este incorpora la información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones. De políticas: son guías básicas que sirven como marco de actuación para la realización de acciones en una organización. De puestos: esta precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización. De ventas: son instructivos que integran información específica para apoyar apo yar la función de ventas. De producción: constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de producción. De finanzas: respalda el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización. De personal: identifica las relaciones individuales, reglas de empleados o de empleo. De operación: manuales que sirven de apoyo en tareas altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico. Por su ámbito Generales: son documentos que contienen información global de una organización, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal. Específicos: son los manuales que se concentran en un tipo de información i nformación en particular.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Identificación Logotipo de la organización Numero de revisión Nombre oficial de la organización titulo y Unidades responsables de su elaboración, extensión revisión y autorización. Lugar y fecha de la elaboración Índice o contenido: Realización de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. Prologo y/o introducción: Este explica su estructura, propósito, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Antecedentes históricos: Descripción de la creación de la organización, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados. Legislación o base legal: Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Atribuciones: Es la trascripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización.
Estructura orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de sus relaciones de jerarquía. Organigrama: Es la representación grafica de la estructura orgánica. Funciones: Especifica las tareas a cada uno de los cargos o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica. Descripción de los puestos: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa. Directorio: Son documentos en donde consultan los nombres y cargos de las personas comprendidas en el manual.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación Logotipo de la organización Lugar y fecha de elaboración Nombre de la organización Numero de revisión Denominación y extensión Unidades responsables de su elaboración. Índice o contenido: Relación de los capítulos que forman parte del documento. Prologo y/o introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Objetivos de los procedimientos: Es la explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos: Esfera de acción que cubren los procedimientos. Responsables: Son unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. Políticas o normas de operación: Son criterios o lineamientos generales de acción. Conceptos: Son palabras o conceptos que por su significado o grado de especialización requieren de mayor información. Procedimiento: Presentación por escrito en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento. Formularios o impresos: Son formas impresas que se utilizan en un procedimiento. Diagramas de flujo: Representación grafica de la sucesión en que se realizan las operaciones de una organización. Glosario de términos: Listas de conceptos de carácter técnico que sirven de apoyo para su uso o consulta.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
1. Diseño del proyecto Requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido. Responsables : debe designarse a un coordinador, auxiliar por un equipo técnico, al que se deben encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. Delimitación del universo de estudio : los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidades de actuar en el, para ello deben realizar: Estudio preliminar Preparación del proyecto Fuentes de información 2. Presentación del proyecto a las autoridades competentes A los participantes Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa.
Al responsable de su autorización Así mismo se tiene que presentar al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución para su aprobación. 3. Captación de la información Se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo. Se debe de hacer de la siguiente manera: Capacitación del personal : se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, así como los métodos de trabajo, calendarización de actividades, etc. que se emplearan en el pro yecto. Levantamiento de la información : debe de aplicarse un criterio de discriminación basado en el objeto del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación par mantener una línea de acción uniforme. Investigación documental : permite la selección y el análisis de los escritos que contienen datos de interés relacionados con los manuales. Consulta de sistemas de información : acceso a sistemas computacionales que contienen información y recursos de apoyo para estructurar el manual. Encuesta: son entrevistas personales con base a una guía de preguntas elaboradas con anticipación, las más usadas son: Cuestionarios. Entrevistas personales Observación directa : es empleado por los técnicos o analistas en el área física donde se desarrolla el trabajo de la organización. 4. Integración de información Ya que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis. Como clasificar la información: c onsiste en que la información obtenida se vaya accesando a equipos de cómputo para salvaguardarla y facilitar su manejo. Áreas para agrupar la información: p ara facilitar su análisis, la información puede ser clasificada en dos áreas: Antecedentes Situación actual 5. Análisis de la información Es un estudio o análisis critico de cada uno de los elementos de información que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza. Que trabajo se hace: tipo de labores que se realizan en las unidades administrativas y los resultados de estas se obtienen. Para que se hace: propósito que persigue alcanzar. Quien lo hace: personal que colabora individual o grupal, aptitudes para su realización, actitudes hacia el trabajo y relaciones laborales que prevalecen. Como se hace: métodos y técnicas aplicados para la realización del trabajo. Con que se hace: equipo e instrumentos que se usan en el trabajo. Cuando se hace: las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo. Técnicas de apoyo para el análisis: se emplean para estudiar la información obtenida. 6. Preparación del proyecto manual Es necesario que todos los elementos separados y desagregados se combinen en una labor de síntesis, formando un documento integrado. Validación: la información verificada de cada área o unidad administrativa debe presentarse a las personas entrevistadas para que firmen de conformidad de un espacio específico para este propósito. Estructuración: ya que se tiene toda la información, un grupo técnico debe reunirse las veces que sea necesario para compaginar e integrar el pro yecto final del manual. 7. Formulación de recomendaciones Es convertir las conclusiones de propuestas específicas, en recomendaciones. Tipos de recomendaciones De eliminación De combinación De modificación De adición De fusión De simplificación
Elaboración del informe Introducción Conclusiones y recomendaciones Cuerpo o parte principal Apéndices o anexos. 8. Presentación del manual para su aprobación Ya que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación. A los niveles directivos: e s recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis derivado del informe, y este documento síntesis puede subdividirse en los siguientes capitulados: Introducción Estrategias de implantación Análisis dé la estructura organizacional Seguimiento, control y evaluación. Propuestas de mejoramiento Al órgano del gobierno: ya que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles superiores debe presentarse ante el consejo de administración o sus equivalentes para su aprobación definitiva. A otros niveles jerárquicos: servirá par fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las actividades. 9. Reproducción del manual Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero las unidades de medida más aceptadas para este tipo de documento son: Utilizar formato intercambiable Utilizar el método de reproducción en una sola cara de la hoja Formatos de 28 x 21 Utilizar graficas o cuadros Carátula: es la cubierta del documento que tiene como objetivo su identificación. Nombre oficial de la organización Logotipo oficial Nombre genérico del manual en relación con su contenido Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración. 10. Implantación del manual Los manuales administrativos están estrechamente relacionados con elementos de estructura como: Tipo de manual Clima organizacional Nivel técnico de personal En función de estas variables las alternativas para implantarlos son: Método instantáneo Método del proyecto piloto Combinación de métodos Difusión del manual Es conveniente definir un programa para su presentación y que con base en las acciones que para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar pláticas, seminarios, foros de decisión y cualquier otro tipo de eventos de esta naturaleza. 11. Revisión y actualización Es necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello es conveniente:
Evaluar de forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo Establecer un calendario para la actualización del manual Designar un responsable para la atención de esta función. Mecanismos de información: son aquellos que ponen en practica con la finalidad de establecer lo flujos adecuados para que la información administrativa, tanto de implantación de mejoras como de respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las áreas y niveles que las necesiten.
