Formatos administrativos
Se refiere al conjunto de las características técnicas y formales de los documentos donde se materializan los actos administrativos. Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades actividades que normalmente normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calid calidad ad y por últi último mo agili agiliza zarr la circu circula laci ción ón de la infor informa maci ción ón para para qu quee esta esta llegu lleguee oportunamente a las secciones que la requieren. ¿Cómo se elabora un formato?
uando se trata de definir un nuevo formato, se de!en tener en cuenta varios aspectos para que estos puedan cumplir con su importancia y o!jetivos" # $l perfil del funcionario o funcionarios que de!en diligenciar el formato %clientes o!jetivos&. # $sto con el fin de tener un dise'o y una información a llenar adecuada al personal que lo ela!orará. Se de!e evitar información innecesaria, o que el funcionario o!jeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. $ntre más rápido se pueda llenar un formato %con ítems de selección, poco te(to,etc.& te(to,etc.& más rápido se o!tiene o!tiene la información información requerida requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento. # $vitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos. # $n lo posi!le tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se de!e tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apática a su diligenciamiento. # )or lo anterior se de!e tratar de dise'ar formatos sencillos sencillos y ágiles ágiles de diligenciar diligenciar para que el personal no los evite. # *e!e e(istir un apoyo general y a todo nivel %directriz o política de la empresarial& que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos. # Se de!e escuc+ar a los funcionarios o!jetivos del formato %clientes del formato& para ir adecuándolos a los cam!ios de d e la organización. # $s muy común que al implementar un softare en una empresa se o!vien algunos formatos o se de!an suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa.
# )ara cada formato se de!e presentar la estructura del formato a diligenciar y una !reve descripción %preferi!lemente de una +oja como má(imo& de la forma como se de!e llenar. $n esta descripción se de!e especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se de!e arc+ivar y donde de!en quedar. Características
-. ormas / ormatos 0dministrativos $n una perspectiva moderna general, !asada en los sistemas, cualquier comunicación estandarizada que sea un ne(o esencial en un procedimiento de operación constituye el equivalente de una forma. 1no de los o!jetivos más importantes de esta última consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará muc+o más y aumentará de manera considera!le la posi!ilidad de cometer errores y de que +aya ine(actitudes. 2. facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante" La organización de los datos, la minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes lograr el control de las operaciones. La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación $l uso de información constante posiciona los datos, identifica la información varia!le y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la compro!ación o poner los elementos dentro de un círculo. $l control de la operación se consigue +aciendo llegar copias de la misma forma a distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compare. 3. 0l encargado de la administración de formas se le puede dar el nom!re de 4especialista en formas4, 5controlador de formas4, 4gerente de formas4 o 4gerente de sistemas4. )uede estar incluido dentro de la organización del contralor, de la organización de sistemas o los servicios administrativos %división de la administración&. $n algunas compa'ías, el comité de formas está integrado por miem!ros de cada organización funcional y se encargará de e(aminar todas las propuestas de nuevas formas. 6. )olíticas y procedimientos el procedimiento con que se inicia o revisa tina forma tam!ién se preparará y se distri!uirá entre todos los gerentes. )or supuesto, ni las políticas ni los procedimientos serán iguales en todas las empresas. 7am!ién es posi!le esta!lecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas, su o!tención e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento de arc+ivos de formas 8. uando se trata de definir un nuevo formato, se de!en tener en cuenta varios aspectos $l perfil del funcionario o funcionarios que de!en diligenciar el formato %clientes o!jetivos&. $sto con el fin de tener un dise'o y una información a llenar adecuada al personal que lo ela!orará. Se de!e evitar información innecesaria, o que el
funcionario o!jeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. $ntre más rápido se pueda llenar un formato %con ítems de selección, poco te(to, etc.& más rápido se o!tiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento. $vitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos $n lo posi!le tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se de!e tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apática a su diligenciamiento. )or lo anterior se de!e tratar de dise'ar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite 9. *e!e e(istir un apoyo general y a todo nivel %directriz o política de la empresarial& que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos Se de!e escuc+ar a los funcionarios o!jetivos del formato %clientes del formato& para ir adecuándolos a los cam!ios de la organización. $s muy común que al implementar un softare en una empresa se o!vien algunos formatos o se de!an suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa )ara cada formato se de!e presentar la estructura del formato a diligenciar y una !reve descripción %preferi!lemente de una +oja como má(imo& de la forma como se de!e llenar. $n esta descripción se de!e especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se de!e arc+ivar y donde de!en quedar tanto los originales como las copias si las tiene.
Control de Formas Clasifcación de las ormas: Después de contar con todas las ormas de la institución, se procede a clasifcarlas. Dicha clasifcación puede ser conorme a alguno de los siguientes criterios: •
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Funcional. Se basa en las unciones que desarrolla la institución. Rene todas aquellas ormas relacionadas con acti!idades seme"antes, lo que acilita el e#amen de cualquier posibilidad de combinación o eliminación. $or unidad administrati!a. Sir!e para acilitar la identifcación de las ormas en uso de cada unidad.
Control sobre creación de formas
Las áreas de Sistemas y )rocedimientos %: y ;&, de!en velar por que las dependencias usuarias no puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen esfuerzos y recursos.
Se procurará que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que intervienen, pudiendo estar dic+os procedimientos sujetos a estudio. )reguntas de apoyo para el análisis, dise'o y control de formas )ara el análisis de las formas resulta necesario !asarse en preguntas uniformes, que nos ayuden a realizarlo de una manera ordenada, sin omitirse aspectos que puedan ser de trascendencia Elaboración del Catálogo de Formas
Siendo éste un conjunto de documentos, de!erá mostrar todo lo que se pueda sa!er acerca de una forma, para lo cual será necesario que contenga la siguiente información" lasificación. Será la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localización de las formas en el catálogo. •
:!jetivo de la misma. *escri!ir el aspecto que cu!re la forma dentro de un procedimiento. •
am!ios e(perimentados. $ste se incluye con el fin de poder esta!lecer comparaciones de modelos y sa!er o!jetivamente cuáles fueron los cam!ios. •
;odelo vigente autorizado. Se sugiere la conveniencia de que la forma sea autorizada por la má(ima autoridad. •
Situación actual en el uso de ormas" La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para su control, y su dise'o no siempre es el adecuado. $sto +a venido originando que se presenten diversas anomalías, entre las que se destacan las siguientes" $(istencias de formas para trámites en los que no son necesarias.
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ormas cuyo dise'o no cumple con los propósitos para los que fueron creadas.
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*uplicación de formas para un mismo fin.
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antidad e(cesiva de ormas de poco uso.
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Su tama'o no se adecua al de las impresoras o a los arc+ivos que se les asignan.
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$l tama'o es demasiado grande o peque'o para los datos que contiene. $stas anomalías +an producido desviaciones en la información que las ormas de!en transmitir, incluyendo los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de los procesos en que intervienen. •
Diseño de formas
$l análisis culmina en el dise'o o redise'o de formas. ompendiaremos los puntos centrales que de!en ser tenidos en consideración al dise'ar una forma.
Los contadores e(pertos en el dise'o serán de gran ayuda al que lo realiza. onsideraciones generales en el dise'o de formas on el análisis de formas se +a pro!ado la necesidad %le contar con datos específicos en los sistemas conta!les y de información administrativa. $s decir, primero +ay que investigar" • • •
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- La función de una forma uándo se empleará la forma uantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y almacenamiento
=>7?:*1
[email protected]> 0 pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, tam!ién se le de!e reconocer la gran importancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de la compa'ía en sus procesos productivos. $stos documentos tienen diferentes nom!res e incluso algunos son reunidos en uno solo. 7ales documentos reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados de!en tener conocimiento. $stos documentos permiten que una compa'ía pueda evolucionar independientemente de que sus due'os o accionistas principales estén encima de la compa'ía permanentemente. on la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se requiere +acer un control de gestión !ásico para +acerle el seguimiento a una compa'ía e ir +aciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos producción de lacompa'ía no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía. $n el presente tra!ajo se incluye una amplia e(plicación de la aplicación de los formatos, documentos y formatos requeridos para la organización adecuada de una empresa, lo cual puede representar una !ase para la preparación de algunos de ellos.
Conclusión %n general& 'unque son bien conocidas las bondades de que e#istan unos procesos claros dentro de una empresa, conocidos por sus empleados a todo ni!el, también es mu( comn conocer empresas que no los tienen o si los tienen no le prestan la importancia que le merece ( peor an, no alcan)an a reconocer que muchos de los problemas de la empresa tienen origen en la alta de la implementación de estos procedimientos, o una mala implementación de los e#istentes. %s bueno recalcar sobre la importancia de mane"ar unos adecuados procesos, ormatos ( normas en una empresa, (a que esto le permite a la compa*+a darles a los empleados una autonom+a acorde con el cargo ( sus responsabilidades. %sto se debe acompa*ar con un adecuado sistema de control de gestión para detectar ( corregir a tiempo los problemas internos que se puedan ir presentando. 'dems, si estos procesos son adecuadamente implementados, siempre se podr seguir planeando ( e"ecutando pro(ectos sin los disturbios de peque*os problemas que pueden ser corregidos sin que tengan que llegar a los altos ni!eles de la compa*+a para darles oportuna solución.
