CAPÍTULO 1 KOONTZ ADMINISTRACIÓN: CIENCIA, TEORÍA Y PRÁCTICA DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN: SU NATURALEZA Y PROPÓSITO La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. específicos. Está definición básica debe ampliarse: 1. Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer las funciones administrativas de administrativas de la planeación, organización, integración de personal, dirección y control. 2. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones. 3. Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales. 4. La intención de todos los todos los administradores es la misma: generar misma: generar un superávit. superávit. 5. La administración persigue la productividad la productividad,, lo que implica eficacia implica eficacia y eficiencia. eficiencia. Organizaciones, grupo de personas que trabajan en común para generar un superávit, Organizaciones, superávit, en las organizaciones comerciales el superávit son la utilidades. control, en torno Funciones de la Administración, Administración , planeación, organización, integración de personal, dirección y control, de las cuales pueden organizarse los conocimientos que se hallan en la base de esas funciones. La Administración como elemento esencial de todas las Organizaciones, Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales. Funciones Administrativas de los diferentes Niveles Organizacionales, Los administradores de alto nivel se dedican más tiempo a la planeación y la organización que los administradores de nivel inferior. Habilidades Administrativas y Jerarquía Organizacional 1. Habilidad Técnica Técnica,, es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y técnicas específicas. Humana,, es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la 2. Habilidad Humana creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones. Conceptualización,, es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos 3. Habilidad de Conceptualización más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos. 4. Habilidad de Diseño Diseño,, es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces, y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema. También deben poseer la valiosa habilidad de ser capaces de diseñar soluciones funcionales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan.
Metas de todos los Administradores y Organizaciones , el objetivo lógico y públicamente aceptable de la totalidad de los administradores de todo tipo de organizaciones, lo mismo comerciales que no comerciales, debería ser el de obtener un superávit. superávit. ¿Cuáles son las compañías de excelencia? La rentabilidad es una medida importante de la excelencia de las compañías. Características de las compañías de excelencia?: 1. Se orientan a la acción. acción. 2. Se informan acerca de las necesidades de sus clientes. clientes. 3. Promueven la autonomía administrativa y el espíritu empresarial. empresarial. 4. Obtienen una alta productividad mediante la estrecha atención a las necesidades de su personal. 5. Se rigen por una filosofía basada a menudo en los valores de sus lideres. lideres. 6. Se concentran en el área de actividad que conocen mejor. 7. Poseen una estructura organizacional sencilla y escaso personal administrativo. administrativo. 8. Son tanto centralizadas tanto centralizadas como descentralizadas, descentralizadas, depende de las circunstancias. Productividad, Eficacia y Eficiencia Productividad: razón aritmética de producto a insumo dentro de un periodo con calidad (productividad: (productividad: productos / insumos).). La mayor oportunidad para el incremento de la productividad reside sin duda en el trabajo intelectual, insumos especialmente en el caso de la administración. administración. Eficacia, logro de objetivos. objetivos. Eficiencia, logro de metas con menor
es un arte, es saber como hacer algo. Hacer cosas en vista de realidades de una situación. En la practica la administración es un arte; los conocimientos organizados en los que se basa la practica son una ciencia.
ELEMENTOS DE LA CIENCIA La ciencia es conocimiento organizado. La característica esencial de toda ciencia es la aplicación del método científico al desarrollo de conocimiento. Así, una ciencia comprende conceptos claros, teorías y otros conocimientos acumulados desarrollados a partir de hipótesis (supuestos de que algo es cierto), experimentación y análisis. Enfoque Científico, r equiere conceptos claros, imágenes mentales de algo formadas mediante la generalización a partir de particularidades. Estas palabras y términos deben ser exactos, pertinentes para las cosas sometidas a análisis e informativas para científico y practicante por igual. Sobre esta base, el método científico, supone la determinación de objetivos por medio de la observación. Tras clasificar y analizar estos hechos, los científicos buscan relaciones casuales. Una vez probada la precisión de estas generalizaciones o hipótesis y confirmada su apariencia de verdad (es decir, su capacidad para reflejar o explicar la realidad), se le denomina principios. El valor de estos radica en que permiten prever lo que ocurrirá en circunstancias similares. Los principios no siempre son incuestionables o invariablemente ciertos, pero se les considera suficientemente válidos para efectos de predicción. Teoría, es una agrupación sistemática de conceptos y principios interdependientes que sirven como marco de referencia o enlace de una importante área de conocimientos. Función de la Teoría Administrativa en administración , los principios son verdades fundamentales que explican las relaciones entre dos o mas conjuntos de variables, generalmente una variable independiente y una variable dependiente. Pueden ser descriptivos o predictivos, pero no prescriptivos. Esto es, describen la relación de una variable con otra. No prescriben lo que deben de hacer los individuos. Ley de Parkinson, el trabajo tiende a incrementarse para ocupar el tiempo disponible. El principio de unidad de mando, establece que cuanto mayor sea la frecuencia con la que un individuo deba informar de sus acciones a un solo superior, tanto mas probable será que ese individuo experimente una sensación de lealtad y obligación, y tanto menos probable que se imponga la confusión de las instrucciones. Técnicas Administrativas Técnicas, son en esencia maneras de hacer las cosas, métodos para la obtención de un resultado dado. Son importantes en todos los campos prácticos. Entre las técnicas administrativas importantes, pueden citarse la presupuestación, la contabilidad de costos, técnicas de planeación y control en red como la técnica de evaluación y revisión de programas, o el método de la ruta crítica, el control de la tasa de rendimiento de la inversión y diversos procedimientos de desarrollo organizacional. Las técnicas se desprenden normalmente de la teoría y son un medio para la más eficaz realización de las actividades de los administradores. EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE LOS PATRONES DE ANALISIS ADMINISTRATIVO Frederick Taylor y la Administración Científica , principios fundamentales como la base del enfoque científico de la administración: 1. Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos (conocimientos organizados). 2. Obtención de armonía en la acción grupal, en lugar de discordia. 3. Consecución de la cooperación de los seres humanos, en lugar del individualismo caótico. 4. Obtención mediante el trabajo de la producción máxima, no de una producción restringida. 5. Desarrollo de la plena capacidad de todos los trabajadores, en favor de su máxima prosperidad personal y de la compañía. Fayol, Padre de la Teoría Moderna de la Administración Operacional, principios y enseñanzas administrativas: 1. Autoridad y responsabilidad, deben estar relacionadas entre sí, y que la segunda debe desprenderse de la primera. Concebía la autoridad como una combinación de factores oficiales, los cuales se derivan del puesto que ocupe el administrador y de factores personales, “compuestos por la inteligencia, la experiencia, la integridad moral, la hoja de servicios, etc.”
2. Unidad de mando, significa que los empleados deben recibir ordenes de un solo superior. 3. Cadena escalar (Jerarquía), cadena de superiores, desde el rango más alto al más bajo, la cual, siempre y cuando no fuera ignorada innecesariamente, debía eliminarse en caso de que su escrupuloso seguimiento fuera perjudicial. 4. Espíritu de Cuerpo, es el principio de que la unión hace la fuerza, así como una prolongación del principio de unidad de mando, con particular insistencia en la necesidad del trabajo en equipo y en la importancia en este de la comunicación. Fayol interpreto los elementos de la administración como funciones: previsión, organización, dirección, coordinación y control.
existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un grupo de trabajo (“sentido de pertinencia”) y la
eficacia de la administración, un tipo de administración capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades interpersonales como la motivación, la asesoría, la dirección y la comunicación. Este fenómeno, producto sobre todo del hecho de que se pusiera atención en los individuos, se conoce como efecto de Hawthorne.
PATRONES DE ANALISIS ADMINISTRATIVO: ¿UNA SELVA DE TEORIAS ADMINISTRATIVAS? Los diversos enfoques del análisis administrativo se agrupan en las siguientes categorías. 1. Enfoque empírico o de casos 2. Enfoque de los papeles administrativos, consiste en observar lo que realmente hacen los administradores para, a partir de ahí, obtener conclusiones acerca de cuales son sus actividades. 3. Enfoque de contingencias o situacional 4. Enfoque matemático o de la ciencia administrativa 5. Enfoque de la teoría de las decisiones 6. Enfoque de la reingeniería, la reingeniería es uno de los enfoques administrativos más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su propósito es lograr mas con menos recursos. La reingeniería ha sido definida como el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño contemporáneas tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez. Las palabras claves son fundamental, radical y procesos. 7. Enfoque de sistemas 8. Enfoque de sistemas sociotecnicos 9. Enfoque de sistemas sociales cooperativos 10. Enfoque del comportamiento grupal 11. Enfoque del comportamiento interpersonal 12. Marco 7-S de McKinsey, las siete S son : estrategia (strategy), estructura (structure), sistemas (systems), estilo (style), personal (staff), valores compartidos (shared values), y habilidades (skills). 13. Enfoque de la administración de calidad total, se ha convertido en un elemento decisivo y del competitivo mercado global. Para Deming, calidad significa ofrecer a los clientes productos o servicios confiables y satisfactorios a bajo costo. Para Juran lo importante es que el producto o servicio sea adecuado para su uso. Para Crosby la calidad es el cumplimiento de los requerimientos de calidad de cada compañía. Para resolver el problema de la calidad, Deming querría que sociedad y compañías se comprometieran con la calidad. En forma semejante, Juran alude a la importancia del sistema organizacional orientado al cliente y a la calidad. Crosby enfatiza la necesidad de una cultura organizacional comprometida con la calidad y recalca la relevancia de cero defectos. 14. Enfoque del proceso administrativo u operacional, recoge los conocimientos administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas, lo que los administradores hacen. Este pretende integrar los conceptos, principios y técnicas que se encuentran en la base de las tareas de la administración. Este enfoque reconoce la existencia de un núcleo central científico y teórico peculiar de la administración, aunque también recoge importantes contribuciones de otras escuelas y enfoques. Los 10 papeles administrativos identificados por Mintzberg Papeles Interpersonales 1. Papel de representación (cumplimiento de deberes ceremoniales y sociales en representación de la organización). 2. Papel de líder. 3. Papel de enlace (particularmente con personas e instituciones ajenas a la organización). Papeles de Información 1. Papel de receptor ( recepción de información sobre la operación de una empresa). 2. Papel de difusor (transmisión de información a subordinados). 3. Papel de vocero (transmisión de información a personas ajenas a la organización). Papeles de Decisión 1. Papel empresarial 2. Papel de encargado del manejo de perturbaciones. 3. papel de asignador de recursos. 4. Papel de negociador (en el trato con varias personas y grupos de personas).
Proceso Administrativo de Transformación, es tarea de los administradores transformar, eficaz y eficientemente, los insumos en productos. Por supuesto, que el proceso de transformación puede verse desde diversas perspectivas. Así, la atención puede dirigirse a funciones empresariales como finanzas, producción, personal y comercialización. El enfoque más basto y útil para la exposición de las labores de los administradores es el basado en las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control como marco de referencia para la organización de los conocimientos administrativos. Sistema de Comunicación, la comunicación es esencial para todas las fases del proceso administrativo, por dos razones: 1. Integra las funciones administrativas. La comunicación es esencial en la selección, evaluación y capacitación de los administradores que habrán de desempeñar los papeles previstos en esa estructura. De igual modo, el liderazgo eficaz y la creación de un entorno conducente a la motivación dependen de la comunicación. Además es por medio de la comunicación que se determina si los hechos y el desempeño responden a lo planeado. Así pues, la administración es posible por la comunicación. 2. Enlazar a la empresa con su ambiente externo, en el que se encuentran muchos de los reclamantes. Es por medio del sistema de comunicación que se identifican las necesidades de los clientes, conocimientos que permiten a una empresa brindar productos y servicios y obtener ganancias de ello. De la misma manera, es mediante un eficaz sistema de comunicación que las organizaciones se ponen al tanto de la competencia y otras posibles amenazas y factores restrictivos. Variables Externas, los administradores eficaces analizan regularmente las condiciones externas. Productos, es tarea de los administradores garantizar y utilizar los insumos de la empresa y transformarlos por efecto de las funciones administrativas en productos. Revitalización del Sistema, la satisfacción y los nuevos conocimientos o habilidades de los empleados se convierten en importantes insumos humanos. De igual manera, las utilidades, el superávit de los ingresos sobre los costos, se reinvierten en bienes en efectivo y de capita, tales como maquinaria, equipo, edificios e inventario. FUNCIONES DE LOS ADMINISTRADORES Planeación, implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es, de la elección de cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas. Organización, es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que se debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esas tareas. Integración de Personal, implica llenar y mantener ocupados los puestos contenidos por la estructura organizacional. Esto se lleva a cabo mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, la realización de un inventario del personal disponible y el reclutamiento, selección, ubicación, ascenso, evaluación, planeación profesional, compensación y capacitación tanto de los candidatos a ocupar los puestos como de los ocupantes de estos en un momento dado, a fin de lograr la eficaz y eficiente realización de las tareas. Dirección, es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan en favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración. Los administradores eficaces deben ser al mismo tiempo lideres eficaces. Control, consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de estas. El control facilita el cumplimiento de los planes. Coordinación, esencia de la administración, es tarea básica de los administradores conciliar las diferencias de enfoques, ritmos, esfuerzos o intereses y armonizar las metas individuales a fin de que contribuyan a las organizacionales.
CAPITULO 4 NATURALEZA DE LA PLANEACION Y DE LOS OBJETIVOS
TIPOS DE PLANES 1.PROPÓSITOS O MISIONES, (términos que suelen usarse indistintamente), se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta. Sinergia, situación en la que dos más dos es igual a cinco, o en la que todo es mayor a la suma de sus partes, la cual se consigue mediante la combinación de varias compañías. 2.OBJETIVOS O METAS, son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. Representan no sólo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control. 3.ESTRATEGIAS, como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. 4.POLÍTICAS, también forman parte de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, permitiendo así a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus subordinados. 5.PROCEDIMIENTOS, son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. 6.REGLAS, se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. El propósito de las políticas es orientar la toma de decisiones mediante el señalamiento de las áreas en las que los administradores pueden actuar a discreción. Las reglas, en cambio, no permiten discrecionalidad alguna en su aplicación. 7.PROGRAMAS, son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplea y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado; habitualmente se apoyan en presupuestos. 8.PRESUPUESTOS, es una formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Podría llamársele un programa “en cifras”. De hecho, al presupuesto financiero operacional se le denomina a menudo “plan de utilidades”. Un presupuesto puede expresarse en términos financieros; en términos de horas-hombre, unidades de productos u horas – máquina, o en cualesquiera otros términos numéricamente medibles.
PASOS DE LA PLANEACIÓN 1.ATENCIÓN A LAS OPORTUNIDADES, aunque anterior a la planeación como tal y por lo tanto fuera del proceso de planeación en sentido estricto, la atención a las oportunidades tanto en las condiciones externas como dentro de la organización es el verdadero punto de partida de la planeación. 2.ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS, el segundo paso de la planeación es establecer objetivos para toda la empresa, y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas. Esto debe hacerse tanto para el largo como para el corto plazos. En los objetivos se especifican los resultados esperados y se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en qué se hará mayor énfasis y qué se cumplirá por medio del entrelazamiento de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. 3.DESARROLLO DE PREMISAS, el tercer paso lógico de la planeación es establecer, poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes de la compañía. El más importante principio de premisas de planeación es éste: cuanto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planeación respecto de la utilización de premisas de planeación congruentes, tanto más coordinada será la planeación de una empresa. 4.DETERMINACION DE CURSOS ALTERNATIVOS, el cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son perceptibles a primera vista. El problema más común no es encontrar alternativas, sino reducir su número a fin de analizar las más promisorias. 5.EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS, evaluar las alternativas ponderándolas a la luz de premisas y metas. 6.SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN, éste es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisión. Ocasionalmente, el análisis y evaluación de cursos alternativos revelará que dos o más son
8.TRASLADO DE PLANES A CIFRAS POR MEDIO DE LA PRESUPUESTACIÓN, después de tomadas las decisiones y establecidos los planes, el último paso para dotarlos de significado, tal como se señalo en la explicación sobre los diversos tipos de planes, es trasladarlos a cifras convirtiéndolos en presupuestos.
OBJETIVOS Los verificables o cuantificables; esto es, al final del período debe ser posible determinar si el objetivo se cumplió o no. La meta de todo administrador es generar un excedente (lo que en la organización empresarial significa utilidades). Los objetivos claros y verificables facilitan la medición del excedente, así como de la eficacia y eficiencia las acciones administrativas. Naturaleza de los objetivos, en los objetivos se enuncian resultados finales, y los objetivos generales deben apoyarse en subobjetivos. Jerarquía de objetivos, los objetivos forman una jerarquía, que va desde el propósito general hasta los objetivos individuales específicos. El punto más alto de la jerarquía es el propósito, el cual tiene dos dimensiones: 1.Existe el propósito de la sociedad, como el de requerir de la organización que contribuya al bienestar colectivo proporcionando bienes y servicios a un costo razonable. 2.Existe la misión o propósito de la empresa, la cual podría ser suministrar transporte cómodo y de bajo costo a las personas promedio. El siguiente nivel de jerarquía contiene objetivos más específicos, como los de las áreas de resultados clave. Estas son las áreas cuyo desempeño es esencial para el éxito de la empresa. Los objetivos deben traducirse adicionalmente en objetivos por división, departamento y unidad hasta el nivel inferior de la organización. Proceso de establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional, de acuerdo con el método descendente, los administradores de los niveles superiores determinan los objetivos de sus subordinados, mientras que de acuerdo con el método ascendente son los subordinados quienes inician el establecimiento de objetivos de su puesto y los presentan a sus superiores. CONCEPTOS EVOLUTIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Es un sistema administrativo integral en el que se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales. Énfasis en la evaluación de desempeño, los subordinados asumen la responsabilidad de establecer sus propios objetivos a corto plazo, los cuales revisan después con sus superiores. Éstos tienen por supuesto poder de veto sobre esos objetivos, el cual, sin embargo, difícilmente tendrá que usarse en las condiciones adecuadas. El desempeño se evalúa en comparación con los objetivos, actividad que recae fundamentalmente en los propios subordinados. En el contexto de este nuevo método, el cual alienta la autoevaluación y el desarrollo personal, se hace énfasis justamente donde corresponde; en el desempeño, no en la personalidad. Actuando en calidad de asesor, el administrador incita la participación activa de los subordinados en el proceso de evaluación, lo que genera mayor compromiso y hace surgir un ambiente de motivación. Énfasis en objetivos a corto plazo y motivación, el establecimiento de metas como técnica motivacional no se restringe a las empresas privadas, pues también es útil en las organizaciones públicas. Inclusión de la planeación a largo plazo en el proceso de la APO, la atención de los programas de APO que subrayan la evaluación de desempeño y la motivación tiende a centrarse en objetivos a corto plazo. Desafortunadamente, esta orientación puede resultar en un comportamiento administrativo indeseable. Con el propósito de exhibir un elevado rendimiento de la inversión en un año dado, se corre el riesgo de restar importancia al cultivo de buenas relaciones con los clientes. En la actualidad muchas organizaciones incluyen en sus programas de APO la planeación a largo plazo y estratégica. El enfoque de sistemas de la APO, al proceso de la APO pueden integrarse otros subsistemas administrativos, entre los que están el diseño de estructuras organizacionales, la administración de portafolios de negocios, el desarrollo de la administración, el desarrollo profesional, los programas de compensaciones y la presupuestación. Estas diversas actividades administrativas deben integrarse a un sistema. La APO debe considerarse un modo de administración, no una adición a las labores administrativas. EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Una de las necesidades decisivas de la APO es el desarrollo y difusión de premisas de planeación congruentes. No puede esperarse que un administrador fije metas o establezca presupuestos sin contar con puntos de referencia. Establecimiento de objetivos preliminares en la cima, dadas las premisas de planeación adecuadas, el primer paso del establecimiento de objetivos es que el director general determine lo que considera como propósito o misión de la empresa y las metas más importantes de ésta para cierto período futuro. El periodo de vigencia de las metas puede ser de cualquier clase: un trimestre, un año, 5 años o cualquier otro acorde con las circunstancias. Al fijar objetivos, el administrador también establece medidas de cumplimiento de las metas. Si se desarrollan objetivos verificables, estas medidas (ya sea bajo la forma de montos monetarios de ventas, utilidades, porcentajes, niveles
Establecimiento de objetivos de los subordinados, tras confirmar que los administradores subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas de planeación pertinentes, los superiores pueden proceder al establecimiento de los objetivos de los subordinados con la participación de éstos. Los superiores deben ser asimismo pacientes asesores, y ayudar a sus subordinados a desarrollar objetivos congruentes y cooperativos y no imposibles de alcanzar. El juicio y la aprobación final de un superior deben basarse en lo razonablemente alcanzable con “jalones” y “estirones”, lo verdaderamente útil para los objetivos de más alto nivel, lo congruente con los objetivos de otros
administradores con otras funciones y lo consistente con los objetivos e intereses a largo plazo del departamento y la compañía. Una de las mayores ventajas de la cuidadosa preparación de una red de objetivos verificables, y requisito indispensable para su efectiva aplicación, tienen que ver con la simultánea necesidad de capital, materiales y otros recursos humanos. Todos los administradores de todos los niveles requieren de estos recursos para cumplir sus objetivos.
CÓMO ESTABLECER OBJETIVOS Objetivos cuantitativos y cualitativos, para ser medibles, los objetivos deben ser verificables. Esto significa que se debe estar en condiciones de responder a la siguiente pregunta “¿Cómo puede saber al final del período si el objetivo se cumplió?”
BENEFICIOS Y DESVENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES ADICIONALES La causa de sus deficiencias suele atribuirse a una instrumentación defectuosa, aunque otro motivo es la posibilidad de aplicar la APO como una técnica mecanicista centrada en aspectos específicos el proceso administrativo no debidamente integrados a un sistema. Beneficios de la administración por objetivos, 1.Mejoras en la administración gracias a la planeación orientada a resultados. 2.Precisión de las funciones y estructuras organizacionales y de la delegación de autoridad en consonancia con los resultados esperados de las personas que ejercen las funciones respectivas. 3.Estímulo del compromiso personal tanto con los objetivos propios como con los objetivos organizacionales. 4.Desarrollo de controles eficaces, lo que permite medir resultados y emprender acciones correctivas, por medio del sistema y proceso del control administrativo.
Deficiencias de la administración por objetivos y algunas recomendaciones: 1.Las ineficiencias en cuanto a la enseñanza de la filosofía de la APO son una de las debilidades de ciertos programas. Los administradores deben explicar a sus subordinados qué es la administración por objetivos, como funciona, por que se aplica, que papel tendrá en la evaluación de desempeño y, sobre todo, los beneficios que ofrece a quienes participan en ella. Esta filosofía descansa en los conceptos de autocontrol y autodirección. 2.La omisión de pautas a quienes deben establecer objetivos es otro problema común. Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa y el lugar que sus actividades ocupan en ellas. Deben contar asimismo con premisas de planeación y conocer las principales políticas de la compañía. 3.Una dificultad más es la de establecer metas verificables dentro de ciertos límites. Participantes en programas de APO han reportado en ocasiones que el excesivo énfasis en resultados económicos presiona a los individuos hasta el punto de inducirlos a incurrir en conductas cuestionables. Para reducir la probabilidad de que se elijan medios inmorales en favor de la obtención de resultados, la dirección general debe aprobar objetivos razonables, enunciar claramente las expectativas de comportamiento y conceder alta prioridad a la conducta ética, que debe premiarse tanto como deben castigarse las actividades inmorales. 4.Se corre el riesgo de subrayar los objetivos a corto plazo a expensas de la solidez de la organización a largo plazo. 5.El riesgo de la inflexibilidad puede provocar que los administradores vacilen en modificar los objetivos aun si un cambio en las condiciones obligaría a tales ajustes. 6.Otros riesgos son el abuso de metas cuantitativas y la pretensión de emplear números en áreas en las que no son aplicables o en las que podrían representar la subestimación de objetivos importantes difíciles de enunciar en términos de resultados finales.
