REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE CIENCIAS VETERINARIAS DIPLOMADO GERENCIA DE LA COMUNICACIÓN
ACTIVIDAD Nº 2 RESUMEN DEL LIBRO
PARTICIPANTES: -
Edel Díaz Elsa Mora Guillermo Peraza María Gabriela Leal
CAPITULO 1 La Organización Multidimensional La organización es una noción que abarca la acción de organizar, el resultado de esa acción y el conjunto organizado en si mismo. En este sentido la organización es un conjunto estructurado de componentes e interacciones fundamentales para la empresa, los cuales aseguran su coherencia y su estabilidad; lo que implica un difícil alcance, ya que la organización (Publica o Privada) esta formada por subsistemas interconectados y muy complejos. La tarea de organización es entonces fundamental y apunta a conciliar el corto plazo con el medio y largo plazo. Todo esto requiere establecer procedimientos (formales o informales) claros, flexibles y evolutivos En efecto sea como fuere, la organización de una empresa consistirá en la búsqueda de cohesión mediante la aportación de un cierto grado de orden, compuestos por organigramas, organización del trabajo, mecanismos de comunicación y coordinación, niveles jerárquicos, reglas , procedimientos, distribución de tares y responsabilidades, cultura, entre otros. Todos factores centrales para la organización. Los programas de acción tienden a la estructuración, organización y regulación, esas tres nociones son complementarias y esenciales para el enfoque sistemático de la empresa. Sin embrago, es cierto que las teorías de organización han evolucionado con el correr del tiempo. El cuestionamiento de los principios tradicionales (F. Taylor) de la organización actúa sobre todos los factores a la vez, y es, probablemente una de las razones de la lentitud y de las dificultades de las empresas. En la actualidad la situación es distinta: “Hay que organizar la producción de bienes complejos para un mercado inestable con una mano de obra alfabetizada, sometida a los medios de comunicación y acostumbrada a un nivel de vida mucho mas alto”. En este sentido entre los factores esenciales sobre los que es importante actuar se encuentra, sin lugar a dudas, el de la comunicación, ya que es uno de los factores fundamentales en el funcionamiento de las organizaciones sociales, es una herramienta, un elemento clave en la organización y juega un papel primordial en el mantenimiento de la institución. Su actividad es posible gracias al intercambio de información entre los distintos niveles y posiciones del medio; entre los miembros se establecen patrones típicos de comportamiento comunicacional en función de variables sociales; ello supone que cada persona realiza un rol comunicativo específico.
Participante: Edel Díaz
CAPÌTULO 2 EL CALEIDOSCOPIO DE LA COMUNICACIÒN Los términos comunicación e información sufrieron una evolución importante en el transcurso de las últimas décadas con el surgimiento de escuelas que estudiaron diversos elementos, tales como: la subjetividad del lenguaje, los subsistemas no verbales (mirada, gesto, mímica, espacio interindividual), los tipos de relaciones interpersonales (análisis transaccional) y la programación neurolinguística (PNL). Sin embargo, aún siendo la comunicación un concepto central en la vida de la empresa, estuvo excluida durante mucho tiempo del contexto empresarial, reduciéndola al sentido de información, o de circulación de la información, circunstancia generada por teorías surgidas a raíz de la aparición de la informática y la cibernética, precursoras de la teoría de la comunicación, en la que se definieron los cuatro elementos considerados desde entonces como su base: emisor, receptor, canal y código. En efecto, toda organización es afectada por la información (como emisora y receptora de mensajes hacia adentro, en el interior y hacia fuera de ella), y por la comunicación (como vector de intercambios interactivos entre su personal y con su medio), e involucra diferentes facetas (políticas, psicológicas, organizativas, administrativas, culturales, técnicas y tecnológicas), aunque a menudo sólo se consideran las dos últimas, confundiendo en muchos casos “ plan de comunicación” con “sistemas de información”, dos nociones distintas, aunque complementarias. De allí que la comunicación organizada suponga un análisis previo de necesidades, la definición de objetivos y de acciones coherentes, dentro de una lógica de conjunto, más allá de la lógica tecnicista que la reduce a la emisión de información a través de soportes y dispositivos de información unilateral, internos y externos: notas informativas, memos internos, boletines, informes, carteleras, folletos, notas de prensa, publicidad, entre otros, además de indicadores de control generalmente reservados a usuarios privilegiados. No sin razón, en los años 70, D. Weiss sostenía que “las comunicaciones son vitales para la gestión y constituyen las tareas más difíciles de realizar”. Y es que, antes que un asunto meramente técnico, la comunicación es en verdad una cuestión psicosociológica y de organización, lo que significa que, aún no siendo la panacea, la empresa moderna requiere de una estrategia comunicacional global que ponga sus objetivos en programas de acción concretos y coherentes, sin dejar de estar conscientes de sus límites, causado por bloqueos involuntarios o manipulaciones deliberadas de distintos actores. En términos generales, una organización comunicante y una comunicación organizada supone, además de soportes y técnicas, todo un plan comunicacional que cuente con: a) procesos organizados de coordinación y concertación orientados hacia los buenos resultados en la empresa; b) complementación de la comunicación formal con la informal; c) coherencia entre la comunicación que se maneja a nivel interno con la del nivel externo.
Participante: Elsa Mora
CAPÍTULO 3 ORGANIZACIÓN COMUNICANTE Y COMUNICACIÓN ORGANIZADA
La comunicación es uno de los factores primordiales en el funcionamiento de las organizaciones ya que gracias a su actividad es posible el intercambio de información dentro de la misma. En consecuencia, organización y comunicación se encuentran estrechamente vinculadas, pues las organizaciones exitosas son aquellas que le dan una verdadera importancia a las comunicaciones y a la información. En este sentido, los vínculos de entre organización y comunicación están enmarcados por un componente político, en el cual se determina la acción de estrategia global de la organización, y uno sociocultural donde están inmersos los valores y los fenómenos de poder (normas, experiencia, relación con el medio, entre otros). Por consiguiente, para que una organización sea eficaz debe ser comunicante, es decir, debe ser abierta, flexible, evolutiva y con una finalidad explícita. De igual forma, para que esté organizada, y no desfasada, la comunicación requiere de una organización asociada a objetivos y planes conjuntos, es decir, debe tener también una finalidad, debe ser flexible ante lo informal y debe ser multidireccional e instrumentada en función de los objetivos. Por otro lado, para que una organización sea verdaderamente comunicante y la comunicación organizada, la contingencia juega un papel importante dentro de la organización, pues la adaptación a distintos contextos bien sean sociológicos, culturales o políticos, constituyen un factor fundamental para la eficacia de la organización. En efecto, cualquier acción de reorganización de la comunicación conlleva a un cambio y para que este cambio sea exitoso, no sólo hay que diagnosticar lo disponible o existente, sino analizar las ventajas de lo que conviene reforzar y los puntos negativos a transformar.
Participante: Guillermo Peraza
CAPÍTULO 4 Gestión Organización-Comunicación La empresa es un sistema en el que todos los componentes están interrelacionados, de allí que una intervención significativa sobre organización y comunicación solo puede llevarse a cabo luego de haber pasado por etapas de análisis y de acuerdo con metodologías coherentes, donde no basta analizar sólo un componente sino todas las facetas del funcionamiento. Por ello es necesario evaluar cuatro variables de funcionamiento que interactúan entre si, como: estrategia, estructuras, cultura y comportamientos. En un estudio profundo de la estructura, ésta se divide en lo que es el enfoque global, comprendido por el organigrama, el sociograma, la organización del trabajo, entre otros y algunos elementos metodológicos para su análisis como los factores estructurales de comunicación comprendido por flujos y circuitos de información, soportes de comunicación, lugares y modalidades de intercambio e indicadores de control. Por otra parte está el análisis de las estrategias, las cuales deben ser pertinentes y coherentes a las finalidades primarias de la empresa. Por lo que deben existir planes de organización y planes de comunicación. Otro aspecto es la cultura, que puede imprimir cierta cohesión organizativa logrando una mejor integración entre los miembros de la empresa. Y por último está la variable comportamiento, en el cual para que exista una comunicación realmente organizada, deben haber reglas de juegos conocidas por todos los actores, así como también prever lugares y soportes de comunicación, incentivar no sólo la comunicación formal, sino también la informal y así reforzar el espíritu de equipo o una cultura común. La empresa, por tanto, debe prepararse para el cambio y considerar que existen dos concepciones: cambio de contenido (organigrama, organización de trabajo, etc.) y de proceso, que comprende elementos de desarrollo de la acción y de método. Estas dos dimensiones son inseparables, pues el proceso solo tiene sentido en relación con el contenido del cambio y en consecuencia, con los objetivos a alcanzar. Además es importante evitar trampas como desconcierto metodológico, y riesgos como: prisa o lentitud de las decisiones, inadaptación de las estrategias tomadas, temor a la novedad, entre otros. Adicionalmente está la elaboración de las estrategias, las cuales deben estar pensadas de manera flexible y multidisciplinaria, al igual que los planes de acción de estrategia interna, que son planes de acción de proceso, de contenido y dispositivos de control de los cambios. Una transformación significativa implica evolución cultural orientada hacia una administración participativa, comportamientos efectivos mediante acciones de flexibilización de la organización y desarrollo de la comunicación, cambios estructurales mediante la polivalencia y delegación, y orientaciones estratégicas explicitas por la transmisión de objetivos comunes claramente definidos. Todo esto ocasionaría un impacto positivo en la motivación de los empleados. Para que esto se de el rol del gerente es fundamental. En conclusión, el enfoque global de la comunicación y de la organización apunta a obtener buenos resultados en el plano económico y social.
Participante: María Gabriela Leal
