TUGAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI RANGKUMAN BUKU SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KARANGAN MARSHALL B. ROMNEY DAN PAUL JOHN STEINBART BAB 13
Dosen Pengampu : Kunti Sunaryo, S.E., M.Si., Akt.
Disusun oleh: Kelompok 5 1. Rizkha Tamami
142160052
2. Ulfah Rahmawati
142160053
3. Indah Umestiana
142160054
4. Fatimah Nur Aini
142160066
5. Muhammad Khairil Azmi
142160071
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA
1
BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
A. PENDAHULUAN
Siklus pengeluaran, serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama unutk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Empat aktivitas siklus pengeluaran dasar: 1.
Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa
2.
Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa
3.
Menyetujui faktor pemasok
4.
Pengeluaran kas
B. SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN Proses
Setelah permintaan pembelian telah disetujui, sistem akan mencari file induk persediaan untuk mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut. Sistem tersebut kemudian menciptakan sebuah pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok melalui EDI. Bagian utang diberitahukan pesanan tersebut
sehingga
dapat
merencanakan
kredit.
Departemen
yang
menghasilkan permintaan pembelian juga diberitahu bahwa permintaannya telah disetujui. Para bendahara menggunakan sistem pemrosesan inquiry untuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui pembayarannya. Ketika sebuah pembayaran electronic funds transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, sistem tersebut memperbarui file utang, faktur terbuka, dan buku besar umum. Untuk pembayaran yang dibuat dengan EFT, data pengiriman uang akan menyertai pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI. Untuk
2
pembayaran yang dibuat dengan cek, nota pengiriman uang tercetak akan meyertai cek yang telah ditandatangani. Setelah seluruh transaksi pengeluaran telah diproses, sistem tersebut menghasilkan sebuah entri jurnal ringkasan, mendebit utang dan mengkredit kas, serta postingan entri tersebut ke buku besar umum. Ancaman dan Pengendalian
Ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Salah satu cara untuk menanggulanginya dengan menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data dan mengkonfigurasi sistem sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat membuat perubahan atas data induk. Ancaman umum kedua adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi
sensitif.
Cara
untuk
menanggulangi
risiko
ini
adalah
mengkonfigurasi sistem untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi sensitif. Ancaman umum ketiga berkaitan dengan kehilangan atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.
C. MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA 1.
Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak Untuk Pembelian Proses
Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung jika pemasok terlambat dalam pengiriman, disebut dengan pendekatan Economic Order Quantity (EOQ). Reorder point menentukan tingkat yang mana saldo persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok dimulai. Material requirement planning (MRP) adalah sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik
3
perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi. Sistem persediaan just in time ( JIT inventory system), sebuah sistem yang meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan. Sistem JIT berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan. Ancaman dan Pengendalian
Kesalahan terjadi jika pegawai berupaya untuk menghemat waktu dengan memindai satu barang dan kemudian memasukkan kuantitas secara manual. Melekatkan label RFID ke masing-masing produk dapat mengeliminasi masalah tersebut. Ancaman lainnya adalah pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan. Catatan persediaan perpetual yang akurat memastikan validitas permintaan pembelian yang dihasilkan sistem pengendalian persediaan secara otomatis. 2.
Memilih Pemasok Proses
Keandalan pemasok sangat penting terutama bagi perusahaan yang menggunakan sistem JIT karena pengiriman yang terlambat dapat menghentikan seluruh sistem. Penggunaan EDI adalah salah satu cara untuk meningkatkan proses pembelian. Program vendor-managed-inventory menyediakan sarana lain dimana para produsen dan distributor mengelola persediaan pelanggan eceran menggunakan EDI. Pemasok mengakses sistem point-of-sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang telah disepakati.
4
Pelelangan terbalik (reverse auction) menyediakan teknik lain untuk mengurangi biaya yang terkait pembelian. Para pemasok bersaing satu sama lain untuk memenuhi permintaan pada harga terendah. Pelelangan ini mungkin cocok untuk membeli barang komoditas dibandingkan komponen penting yang berkualitas, keandalan vendor, dan kinerja pengirimannya sangat penting. Salah satu cara untuk mengurangi biaya yang terkait pembelian lainnya adalah melakukan audit pre-award. Audit pre-award biasanya mengidentifikasi
kesalahan
matematis
sederhana
dalam
formula
pemberian harga yang rumit dan diskrepansi lain, ketika dikoreksi, yang dapat memberikan penghematan yang cukup. Ancaman dan Pengendalian
Dalam upaya untuk mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman lainnya adalah membeli produk berkualitas inferior. Produk di bawah standar dapat menghasilkan penundaan produksi yang mahal. Salah satu cara untuk mengurangi risiko masalah ketergantungan pemasok adalah mensyaratkan pemasok tersebut agar memiliki sertifikasi dengan memenuhi standar kualitas internasional. Akses ke sistem EDI seharusnya dikendalikan dan dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata sandi, ID pengguna, matriks kontrol akses, dan pengendalian akses fisik.
D. PENERIMAAN Proses
Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang dipesan. Petugas penerimaan kemudian menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan. Salah satu cara meningkatkan efisiensi dari proses ini adalah mensyaratkan pemasok untuk menempelkan kode batang atau batang label
5
RFID ke produk-produknya. Dalam efisiensi logistik, perusahaan pengiriman yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang bertautan dengan satelit, sebuah bisnis dapat melacak lokasi pasti dari sel uruh pengirim yang datang. Ancaman dan Pengendalian
Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan merupakan ancaman. Prosedur
pengendalian
terbaik
adalah
menginstruksikan
departemen
penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui. Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima. Pengendalian: mensyaratkan petugas penerimaan untuk tidak hanya mencatat kuantitas yang diterima, tetapi juga menandatangani laporan penerimaan atau memasukan nomor ID pegawai dalam sistem. Sistem ERP harus dikonfigurasikan secara otomatis untuk menandai ketidaksesuaian antara hitungan penerimaan dan kuantitas pesanan. Pencurian persediaan, seharusnya persediaan disimpan di lokasi yang aman dengan akses terbatas. Kedua, seluruh transfer persediaan seharusnya didokumentasikan. Ketiga, menghitung persediaan di tangan secara periodik.
E. MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK Proses
Ketika faktur diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab untuk mencocokannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang berkaitan.fakturnya disebut paket voucher (voucher package). Setelah pemberi persetujuan memverifikasi bahwa perusahaan telah menerima apa yang telah ia pesan, faktur tersebut disetujui untuk pembayaran. Proses utang, yang mencocokan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan, adalah dengan pencocokan tiga cara tradisional atau pendekatan Evaluated Receipt Settlement (ERP).
6
Ancaman dan Pengendalian
Masalah yang muncul adalah ketidaksesuaian antara harga yang dicamtumkan dan harga actual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Pengendalian dengan menverifikasi ketepatan matematis dari faktur pemasok dan harga serta kuantitas yang tercamtumkan disana dibandingkan dengan yang indikasikan pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Dan kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran ke pemasok dapat dikendaliakan dengan pengendalian entri data dan pemprosesan untuk memastikan integrasi pemrosesan diperlukan untuk mecegah masalah tersebut.
F.
PENGELUARAN KAS Proses
Kasir melapor ke bendahara dan bertanggungjawab untuk membayar pemasok.hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencacatan, yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan hutang. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket voucher.meskipun banyak pembayaran terus dibuat dengan cek,penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat. Ancaman dan pengendalian
1.
Kegagalan untuk memanfaatkan diskon bagi pembayaran tepat waktu Pengendaliannya :
2.
a.
Pengisian faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk diskon
b.
Anggaran arus kas
Membayar untuk barang yang tidak diterima Pengendaliannya : a.
Mensyaratkan bahwa seluruh faktur pemasok dicocokan dengan dokumen pendukang yanga diakui baik oleh penerima dan pengendalian persediaan
b.
Anggaran (bagi jasa)
7
3.
c.
Mensyaratkan tanda terima bagi biaya perjalanan
d.
Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya perjalanan
Pembayaran duplikat Pengendaliannya:
4.
a.
Mensyaratkan paket voucher yang lengkap untuk semua pembayaran
b.
Kebijakan membayar hanya dari salianan asli atas faktur pemasok
c.
Membatalkan seluruh dokumen pendukung saat pembayaran dibuat
Pencurian kas Pengendaliannya:
5.
a.
Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin penandatangan cek
b.
Pengendalian akses terhadap terminal EFT
Mengecek perubahan Pengendaliannya :
6.
a.
Mesin perlindungan cek
b.
Penggunaan tinta dan kertas khusus
c.
Pengaturan “pembayaran positif” dengan bank
Masalah arus kas Pengendaliannya : anggaran arus kas
8
