PENGENDALIAN PERSEDIAAN
(Inventory Control ) PENDAHULUAN
Salah Salah satu satu fungsi fungsi manaje manajeri rial al yang yang sangat sangat penting penting dalam dalam operasi operasional onal suatu suatu perusahaan perusahaan adalah adalah pengendalian pengendalian persed persediaan iaan (inventory control ), ), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). finance). Sebuah perusahaan perusahaan manufaktur manufaktur tidaklah terlepas terlepas dari persoalan persoalan inventori yang seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya kesalahan manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena tata letak yang tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang. Kesuli Kesulitan tan – kesuli kesulitan tan terseb tersebut ut di atas atas bisa bisa diatas diatasii dengan dengan adanya adanya siste sistem m inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi. Penelitian mengenai sistem pengendalian persediaan telah menjadi satu fokus peneli penelitia tian n yang yang menari menarik. k. Kondisi Kondisi ini diseba disebabkan bkan karena karena faktor faktor biaya biaya persed persediaa iaan n merupakan salah satu komponen biaya modal yang terbesar. Beberapa penelitian mengenai persediaan ini antara lain yang dilakukan oleh Tarim & Kingsman (2005) yang membahas mengenai sistem pengendalian persediaan (R,s) pada lingkungan permintaan yang bersifat non stationary stochastic. stochastic. Tang Tang & Grubbs Grubbstro trom m (2005) (2005) membah membahas as penentu penentuan an titik titik pemesa pemesanan nan kembal kembalii pada bebera beberapa pa pola pola distri distribusi busi,, sedangk sedangkan an Sven Sven Axsate Axsaterr (2005) (2005) membah membahas as mengen mengenai ai kebijakan continuos review (R,Q) dengan lead time permintaan yang berdistribusi normal. Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persed persediaa iaan, n, baik baik bahan-b bahan-baha ahan n maupun maupun produk produk jadi, jadi, sehing sehingga ga kebutu kebutuhan han proses proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).
1
Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonom ekonomi, i, yaitu yaitu jangan jangan sampai sampai biayabiaya-bia biaya ya yang yang dikelu dikeluark arkan an terlal terlalu u tinggi tinggi.. Baik Baik persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biay biaya-biayaa yang disebut disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, persediaan, biaya modal (termasuk (termasuk biaya kesempatan kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam tertanam dalam persediaan persediaan), ), sewa gudang,
biaya biaya administrasi administrasi pergudangan, pergudangan, gaji gaji
pegawai pergudangan, pergudangan, biaya biaya asuransi, asuransi, biaya pemeliharaan pemeliharaan persediaan, persediaan, dan biaya kerusakan/kehilangan. Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, dan tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan. Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu : 1. Konsumen Konsumen menangguhkan pembelian pembelian (jika kebutuhannya kebutuhannya tidak mendesak). mendesak). Hal
ini
akan
mengakibatkan
tertundanya
kesempatan
memperoleh
keuntungan. 2. Konsumen Konsumen membeli dari dari pesaing, dan kembali kembali ke perusahaan perusahaan (jika kebutuhan kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada. 3. Yang terparah terparah jika pelanggan pelanggan membeli dari pesaing pesaing dan terus pindah pindah menjadi menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.
Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (orderin (ordering g cost ) yaitu biayabiaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan pesanan sampai tersedianya tersedianya bahan/barang bahan/barang di gudang. Biaya-biaya Biaya-biaya tersebut antara lain lain : biaya biaya telepon telepon,, biaya biaya surat surat menyur menyurat, at, biaya biaya admini adminisra srasi si dan penemp penempata atan n pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.
Pengertian dan Jenis-jenis Persediaan
Persediaan (inventory (inventory)) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdayasumberdaya sumberdaya organisasi) organisasi) yang yang disimpan yang akan dipergunakan dipergunakan untuk memenuhi memenuhi tujuan tertentu, misalnya misalnya : untuk proses produksi atau perakitan, untuk suku suku cadang dari peralatan, maupun untuk dijual. Walaupun persediaan hanya merupakan suatu
2
sumber dana yang menganggur, akan tetapi dapat dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan. Berdasarkan kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi: 1. Lot-size-inventory , yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Cara ini dilakukan dengan tujuan : memperoleh potongan harga (quantity (quantity discout) karena pembelian dalam jumlah jumlah yang besar, dan memperoleh biaya pengangkutan per unit yang rendah. 2. Fluctuation stock , merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi permintaan permintaan yang tidak bisa diramalkan diramalkan sebelumnya, sebelumnya, serta untuk mengatasi berbaga berbagaii kondis kondisii tidak tidak terdug terdugaa sepert sepertii : terjad terjadii kesala kesalahan han dalam dalam perama peramalan lan penjualan, kesalahan waktu produksi, kesalahan pengiriman. 3. Anticipation Stock , yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi fluktuasi permintaan permintaan yang dapat diramalkan diramalkan seperti seperti mengantisi mengantisipasi pasi pengaruh pengaruh musim, dimana pada saat permintaan tinggi perrusahaan tidak mampu menghasilkan sebanyak jumlah jumlah yang dibutuhkan. dibutuhkan. Disamping itu juga persediaan ini ditujukan ditujukan untuk mengantisi mengantisipasi pasi kemungkinan sulitnya memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi perusahaan. 4. Berdasarkan bentuk fisiknya, Persediaan dapat dibedakan menjadi 5 jenis persediaan, yaitu: 1. Bahan baku adalah barang-barang berwujud (seperti : kayu, tanah liat, besi) yang akan digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut bisa diperoleh dari dari sumb sumber er alam alam,, dibel dibelii dari dari para para pemas pemasok ok,, atau atau dibu dibuat at send sendir irii untuk untuk dipergunakan dalam proses selanjutnya. 2. Komponen adalah bagian produk yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung akan dirakit. 3. Bahan pembantu pembantu adalah adalah barang barang atau atau bahan bahan yang yang diperg diperguna unakan kan di dalam dalam proses produksi, akan tetaapi tidak merupakan bagian daari produk akhir. 4. Barang dalam proses atau barang setengah jadi, adalah seluruh barang / bahan yang telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu proses) akan akan teta tetapi pi masi masih h harus harus meng mengal alam amii pengo pengola laha han n lebi lebih h lanj lanjut ut untu untuk k siap siap menjadi produk jadi. 5.
Barang jadi adalah seluruh barang yang telah mengalami pengolahan dan telah siap di jual kepada konsumen.
Selain itu, persediaan juga dapat dibedakan menjadi:
3
1.
kondisi Persediaan Persediaan Surplus (surplus inventory/surplus inventory/surplus stock) , adalah suatu kondisi
persed persediaa iaan n yang yang diadak diadakan an dalam dalam jumlah jumlah yang yang lebih lebih besar besar dari dari jumlah jumlah yang yang dibutuhkan pada saat itu dan nyaris tidak terpakai. Hal ini disebabkan adanya kesalahan perkiraan inventory yang dibutuhkan pada saat itu. Akan tetapi dengan manajemen inventory yang tepat surplus inventori dapat diberdayakan kembali sebagai anticipatio anticipation n stock maupun fluctuation fluctuation stock . Surplus persediaan yang moving kearah idle dapat terjebak dianggap dianggap berlebih berlebih dan dalam keadaan slow moving kearah terjebak ke dalam daerah dead stock. Penyebab terjadinya surplus: a. Kesala Kesalahan han perhitun perhitungan gan perama peramalan lan (forecast ) yang yang akan akan datang. datang. Sehingga Sehingga mengakibatkan pembelian yang terlalu banyak. b. Perubahan Perubahan program program kerja. kerja. c. Perubahan Perubahan proses proses produksi. produksi. d. Pencatatan Pencatatan data data persediaan persediaan yang yang kurang kurang akurat. akurat. e. Terlalu Terlalu banyak banyak menetapka menetapkan n persediaan persediaan pengaman pengaman (buffer stock ). ). f. Pembelian Pembelian barang yang tidak standar. standar.
Pemberdayaan surplus inventori dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a.
Transfer material , merupakan tindakan pengalihan material dari satu
unit produksi ke unit produksi yang lain atau antar perusahaan yang menggunakan material yang sama.
b.
Tukar tambah (trade in), in), merupakan tindakan tukar menukar
material dengan pihak lain agar memperoleh barang sesuai dengan fungsi dan tujuan.
c.
Buy back , tindakan untuk pembelian oleh agen atau distrinutor
kembali sesuai dengan harga yang disepakati.
d.
Substitusi , tindakan untuk menukar material yang ada dengan
material lain yang dianggap masih diperlukan senilai dengan material yang berlebih.
2. Dead stock , merupakan suatu kondisi persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan sama sekali tidak terpakai. Dead stock juga stock juga dapat dikatakan sebagai persediaan yang terbuang.
Penyebab terjadinya dead stock : stock :
4
a.
Persediaan Persediaan surplus surplus yang terlalu terlalu lama tidak digunakan digunakan sehingga sehingga
mengurangi kualitas material. b.
Mate Materi rial al yang yang sudah sudah kadal kadalua uars rsaa
c.
Materi Material al yang yang dibeli dibeli tidak tidak sesuai sesuai dengan dengan standa standar r
d.
Keru Kerusa saka kan n sela selama ma penyi penyimp mpan anan. an.
e.
Dan lain-lain
Fungsi persediaan.
a.
Menghilangkan / mengurangi risiko keterlambatan pengiriman pengiriman bahan
b.
Meny Menyes esua uaik ikan an deng dengan an jadw jadwal al produ produks ksii
c.
Menghi Menghilan langkan gkan / mengur mengurangi angi resiko resiko kenaika kenaikan n harga harga
d.
Menjag Menjagaa persed persediaa iaan n bahan bahan yang yang dihasi dihasilka lkan n secara secara musima musiman n
e.
Mengan Mengantis tisipa ipasi si permin permintaa taan n yang yang dapat dapat dirama diramalka lkan n
f.
Mendapatkan keuntungan dari quantity discount
g.
Komitmen terhadap pelanggan.
5
MODEL-MODEL PERSEDIAAN Model Persediaan Deterministik (Determinist ( Deterministic ic Inventory) Inventory) Definisi Inventori (tangible asset ) Stok barang dalam suatu waktu yang merupakan aset nyata (tangible yang dapat dilihat dan diukur. Sumber daya menganggur yang menunggu proses lebih lanjut.
Tipe Inventori Bahan Mentah (Raw material) Work-in-progress Komponen atau part Barang jadi Fixed Order Size Models Economic order quantity Production order quantity Quantity discount Incremental discount Batch Type Production System Fixed Order Interval System
Tujuan: Minimasi Total Inventori Cost yaitu Menentukan Economic Order Quantity.
Informasi Yang Dibutuhkan Peramalan Permintaan Biaya Inventori Lead Time
Fixed Order Size Models kapan dan berapa banyak untuk pesan. Demand Sudah Pasti diketahui. EOUkuran lot yang harus dipesan/dibuat sehingga meminumkan total
biaya inventori.
6
MODEL EOQ (Economic Order Quantity)
Economic Order Quantity (EOQ) atau Economic Lot Size (ELS ) merupakan suatu metode metode manajemen persediaan persediaan paling paling terkenal dan paling tua. Diperkenalkan Diperkenalkan oleh oleh FW FW.. Harr Harris is seja sejak k tahun tahun 1914. 1914. Mode Modell ini ini dapa dapatt dipe diperg rgun unak akan an baik baik untu untuk k persediaan yang dibeli maupun yang dibuat sendiri, dan banyak digunakan sampai saat ini karena karena penggunaannya penggunaannya relatif relatif mudah. Model ini mampu mampu untuk menjawab menjawab pertanyaan pertanyaan tentang kapan pemesanan/pembel pemesanan/pembelian ian harus dilakukan dan berapa banyak jumlah yang harus dipesan agar biaya total (penjumlahan antara biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan) menjadi minimum. Economic Order Quantity adalah jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk
dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Persoalan sebenarnya dalam EOQ, yaitu: 1.
Bera Berapa pa juml jumlah ah yang yang haru haruss dipe dipesa san. n.
2.
Bera Berapa pa lama lama wakt waktu u inte interv rval al anta antara ra pesa pesana nan n pert pertam amaa deng dengan an pesa pesana nan n
berikutnya yang akan mendatangkan biaya minimal. Model EOQ dapat diterapkan , apabila: 1.
Permin Permintaa taan n produk produk konsta konstan, n, seraga seragam, m, indepen independen den dan dikate dikatehui hui..
2.
Ting Tingka katt perse persedi diaa aan n dike diketa tahu huii dan bers bersif ifat at konst konstan an..
3.
Harg Hargaa peru peruni nitt prod produk uk adal adalah ah kons konsta tan. n.
4.
Biay Biayaa peme pemesa sana nan n perper-uni unitt pert pertah ahun un (H) (H) adal adalah ah kons konsta tan. n.
5.
Biay Biayaa peme pemesa sana nan n perper-pes pesan anan an (S) (S) adal adalah ah kons konsta tan. n.
6.
Waktu Waktu antara antara pesanan pesanan dilakuk dilakukan an dengan dengan barang barang-bar -barang ang diteri diterima ma (Lead (Lead
Time, L) adalah konstan. 7.
Tida Tidak k terj terjad adii keku kekura rang ngan an baha bahan. n.
Dalam gambar berikut ini dapat dilihat tingkat pemesanan optimal terjadi pada saat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan.
Biaya
Biaya Total Biaya penyimpanan
Biaya
Min. Biaya pemesanan
7
Kuantitas 0
Jumlah pemesanan optimal (EoQ) Gambar 1.1 Titik EOQ
Gambar 1.2 Model EOQ
Formulasi dalam Economic Order Quantity EOQ (Q)
2 S D
=
2 S D
=
H
h
×
Ket: Ket:
c
D = juml jumlah ah dema demand nd / perm permin inta taan an
S = biaya pemesanan H = biaya simpan perunit/tahun h = % biaya simpan simpan c = harga barang / unit
F
T
=
D
F = frekwensi pemesanan
EOQ
hari kerja tiap tahun =
T = jarak tiap pesanan
F
d = permintaan perhari d
=
D jumlah
hari kerja
EOQ EOQ
(Q) (Q)
=
kuan kuanti tita tass
ekonomis TC
RoP
=
H.Q 2
=d ×L
+
S.D Q
.D
+c
TC = total biaya persediaan
RoP = Reorder point
Contoh: Diketahui
8
Demand (D) = 250.000 unit, hari kerja = 250 hari Biaya penyimpanan (H) = Rp. 50,-/komp/th Biaya pemesanan (S) = Rp. 25.000,-/ pesan L = 10 hari Tentukan EOQ, Reorder point, dan total biaya persediaannya! Jawab EOQ
d
=
=
2SD
=
H
×35.000 ×250.000
=
(2
=
17.500.000
= =
350.000.00
50 .000
50 18.708
0
unit
D
RoP
= d ×L = 1000 × 10 = 10.000 unit
=
H.Q
+
=
50
hari kerja 250.000
250 unit/hari = 1000
TC
=
2
S.D Q
×18.708
2 Rp. 935.414
+
35.000
×250.000
18.708
EOQ dengan Back order
Merupakan suatu keadaan dimana suatu perusahaan distributor terlambat untuk mengirim pesanan yang lalu maka perusahaan harus memberikan potongan kepada klien atas keterlambatan pengiriman. Dalam kondisi tertentu mungkin permintaan pelanggan tidak dipenuhi sekaligus, atau ada pesanan yang pemenuhannya ditunda yang disebabkan tidak tersedianya persediaan (stock (stock out ). ). Hal ini sudah barang tentu akan berakibat terhadap besarnya biaya, yaitu akan menyebabkan timbulnya biaya biaya kekurangan persediaan. Dengan demikian maka maka biaya total persediaan merupakan penjumlahan dari biaya pemesanan + biaya penyimpanan + biaya kekurangan persediaan. Kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
9
Q
k
K t
k-K Gambar 1.3 EOQ dengan back order
Keterangan : Q = tingkat persediaan K = jumlah setiap pesanan k = on hand inventory K-k = back order , yaitu jumlah pesanan yang belum bisa dipenuhi.
Syarat EOQ dengan back order: 1. Ada waktu (T1) dimana ada surplus persediaan (I) 2. Waktu (T2) dimana ada kekurangan persediaan (Q-1) 3. Setiap siklus memerlukan waktu sama 4. Biaya back order per-unit pertahun adalah konstan (B) 5. Back order dan persediaan dipenuhi secara bersamaan
Biaya persediaan total per tahun (TC), kuantitas ku antitas paling ekonomis (EOQ), dan surplus persediaan (I) dihitung dengan formulasi : EOQ (Q)
I
=
=
2.S.D
2.S.D H
×
H
×
B
H
B
+
TC
B
Ket:
=
H.I
2Q
EOQ (Q) =
=
Q
2
Q - C +B. 2Q
kuan uantitas ekonomis
F
surpl urplus us per persedi sediaa aan n
C =
jumlah jumlah yang yang dipesa dipesan n kembal kembalii
F
frek frek.. Pemb Pembel elia ian n
B =
+
S.D
B +H
I
=
2
biay biayaa back back orde order r
10
D = C I) EO QQ(-Q
=
H =
biay biayaa simp simpan an
S
biay biayaa pes pesan
=
11
Model Quantity Discount
Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan (supplier (supplier ) memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam jumlah yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan semakin murah dengan semakin banyaknya jumlah yang dibeli. Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade off antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin banyak jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per unit akan semakin menurun, tapi di lain pihak biaya penyimpanan akan semakin meningkat. Asumsi dalam Quantity Discount Model
1.
Permintaan Bebas (Independent Demand)
2.
Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant).
3.
Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and
know) 4.
Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost
depent on quantity) 5.
Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat
persediaan (Carrying cost depends linearly on the average level of inventory) 6.
Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per
order is fixed) 7.
Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single
product) Dalam rangka rangka mencari mencari biaya terendah terendah dengan menggunakan menggunakan model model ini dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis ditulis :
D
QH
12
TC = --- S + ----- + c.D Q 2
Ket Ket :
c
=
TC =
harg hargaa bara barang ng total biaya persediaan, persediaan, dst
Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Hitung Hitung nilai nilai EOQ untuk potong potongan an harga harga tertin tertinggi ggi (harga (harga terend terendah) ah).. Apabil Apabilaa jumlah jumlah ini fisibe fisibel, l, artiny artinyaa jumlah jumlah yang yang akan akan dibeli dibeli mencap mencapau au jumlah jumlah yang yang dipersyaratkan dalam potongan harga, maka jumlah tersebut merupakan jumlah pembelian/pesanan yang optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2. 2.
Hitung Hitung biaya biaya total total untuk untuk kuantit kuantitas as pada pada harga harga terenda terendah h terseb tersebut. ut. 3. Hitung Hitung EOQ pada pada harga harga terend terendah ah kedua. kedua. Jika Jika jumlah jumlah ini fisib fisibel el hitung hitung biaya biaya totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas sebelumnya (langkah 2). Kuantitas optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah. Jika Jika langkah langkah ketiga ketiga masih masih tidak tidak fisibe fisibel, l, ulangi ulangi langka langkah-l h-langk angkah ah di atas atas sampai sampai diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.
13
EOQ dengan tingkat produksi terbatas (P > d)
Jika pesanan tidak diterima dalam jumlah besar, tapi diterima dalam jumlah yang yang lebih lebih kecil kecil sesuai sesuai dengan dengan kemaju kemajuan an produk produksi. si. Produk Produk-pr -produk oduk yang yang dibeli dibeli / diprod diproduks uksii sendir sendirii mempuny mempunyai ai tingkat tingkat produks produksii (P) yang yang relati relatiff lebih lebih besar besar dari dari tingkat permintaan (d). EOQ (Q)
=
2.D.S H
×
P P-D
TC
=
H.Q 2
.
P-d P
+
S.D Q
14
Ket:
P
=
tingkat produksi perhari
d
=
tingk tingkat at perm permin inta taan an perh perhar arii
15
STRATEGI MANAJEMEN PERSEDIAAN PENDAHULUAN
Persediaan merupakan salah satu daerah keputusan yang paling riskan dalam manajemen logistik. Komitmen terhadap segolongan persediaan tertentu dan selanjutnya alokasinya ke pasar untuk menghadapi penjualan dimasa depan, merupakan pusat dari operasi logistik. Tanpa penggolongan yang tepat dari persediaan, maka masalah-masalah pemasaran yang serius dapat timbul dalam usaha meningkatkan penghasilan dan memelihara hubungan dengan nasabah. Perenc Perencanaa anaan n persed persediaa iaan n juga juga sangat sangat menent menentuka ukan n bagi operasi operasi pembua pembuatan tan (manufacturing operation). operation). Kekurangan bahan mentah dapat menghentikan produksi atau merubah jadwal produksi, yang pada gilirannya akan meningkatkan ongkos dan kemungkinan akan menyebabkan kekurangan produk jadi. Seperti halnya kekurangan itu dapat mengganggu rencana pemasaran dan operasi-pembuatan (manufacturing), kelebihan persediaanpun juga dapat pula menuimbulkan masalah. Kelebihan persediaan persediaan akan meningkatka meningkatkan n biaya biaya dan menurunkan menurunkan laba (profitabi (profitability lity)) melalui melalui meningkatnya biaya pergudangan, keterikatan modal, kerusakan (deterioration), premiasuransi yang berlebihan, meningkatnya pajak, dan bahkan kekunoan (obsolescence). Manajemen Manajemen
persediaan persediaan
berusaha berusaha
mencapai mencapai
keseimbangan keseimbangan
diantara diantara
kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung resiko dan ketidakpastian. Perencanaan strategis membutuhkan banyak komitmen komitmen modal dan sumber-day sumber-dayaa manajerial manajerial.. Rencana strategis strategis itu menentukan menentukan struktur dimana rencana operasional dan rencana taktis dituangkan. Jadi, rencana strategis itu merupakan seperangkat tonggak penunjuk jalan (guideposts) untuk typetype perencanaan lainnya. Jadi dapat kita simpulkan bahwa dari Strategi Manajemen Persediaan Persediaan adalah :”Proses :”Proses pengelolaan pengelolaan yang strategis strategis terhadap terhadap pemindahan pemindahan dan penyim penyimpan panan an barang, barang, suku suku cadang cadang dan barangbarang-jad jadii dari dari para para suplai suplaier, er, di antara antara fasilitas-fasilitas fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada kepad a para pelanggan.”
II. PRINSIP - PRINSIP MANAJEMEN PERSEDIAAN
Persediaan merupakan bidang sangat penting dari penyebaran aktiva yang dibutuhkan untuk memberikan pengembaliaan yang minimum atas investasi modal. Pada umumnya, kebanyakan perusahaan mengadakan persediaan yang lebih besar
16
dari dari kebutuh kebutuhan an pokokny pokoknya. a. Generel Generelasi asi ini akan lebih lebih dapat dapat di pahami pahami melalu melaluii pemeriksaan yang seksama terhadap 4 fungsi pokok yang mendasari manajemen persediaan diantaranya: Spesialisasi Wilayah, Wilayah, Salah satu fungsi fungsi persediaan persediaan adalah memungkinkan memungkinkan Spesialisasi spesialisa spesialisasi si wilayah wilayah dari unit-unit operasi individual. individual. Oleh karena factorfaktor seperti tenaga listrik, bahan mentah, air, dan buruh maka lokasi yang ekonomi ekonomiss untuk untuk pembua pembuatan tan (manuf (manufact acturi uring) ng) sering sering kali kali sangat sangat jauh jauh dari dari wilayah permintaan (areas of demand). Dengan pemisahan wilayah, masingmasing masing komponen komponen ini dapat diprodusir diprodusir secara ekonomis dan efisisen. efisisen. Fungsi pemisahan pemisahan wilayah wilayah juga berkaitan dengan penghimpunan penghimpunan golongan dalam distribusi fisik barang-barang jadi. Barang-barang pabrik dari berbagai lokasi dihimpun di suatu gudang tunggal, dengan maksud dapat menawarkan kepada nasabah suatu pengiriman tunggal dari gabungan produk-produk itu. Inilah contoh
terpenting
pemisahan
wilayah
dan
distribusi
terpadu
yang
dimungkinkan oleh persediaan. Decoupling, Fungsi kedua dari persediaan adalah memberikan efisiensi
maksimum pada operasi dalam suatu fasilitas (decoupling). Penumpukan Penumpukan persediaan persediaan barang-sedangbarang-sedang-diker dikerjakan jakan (work in proces) dalam dalam kompleks kompleks pembuatan pembuatan akan memungkinkan memungkinkan penghematan penghematan maksimum maksimum dalam produksi tanpa terhentinya pekerjaan. Fungsi decoupling ini memungkinkan masing-masing produk dibuat dan didistibusikan dalam ukuran yang ekonomis (economical lot sozes). Dilihat dari segi pemasaran, decoupling memungkinkan produk dapat dibuat pada waktu akan dijual sebagai suatu golonga golongan n (assor (assortme tment) nt).. Jadi, Jadi, decoupl decoupling ing itu itu cendru cendrung ng menunj menunjang ang operas operasii perusahaan. perusahaan. Perbadaan Perbadaan decoupling decoupling dengan spesialisasi spesialisasi wilayah adalah dalam hal decoupling ini meningkatkan efisiensi operasi pada satu lokasi tunggal, sedangkan spesialisasi wilayah meliputi banyak lokasi. Penyeimbangan
Penawaran dengan Permintaan, Fungsi ketiga dari
persediaan adalah penyeimbangan, yang memperhatikan jarak waktu antara konsumsi dengan pembuatan (manufacturing). Persediaan penyeimbang ini adalah untuk menyesuaikan penyediaan suplai dengan permintaan. Persediaan
Pengaman, Fungsi persediaan pengaman atau persediaan
penyangga penyangga (buffer (buffer stock) adalah menyangkut menyangkut perubahan perubahan jangka pendek, baik dalam permintaan maupun dalam pengisian kembali (replenishment). Kebutuhan akan persedian akan pengaman adalah disebabkan oleh ketidak pastian mengenai penjualan dimasa depan dan pengisian kembali persediaan.
17
Jika ketidak pastian itu mengenai berapa banyak suatu produk akan terjual, maka perlulah untuk memilihara posisi persediaan.
Ikhtisar – fungsi –fungsi persedian. Empat fungsi persedian adalah spesialisasi
wilayah,
decoupling,
penyeimbangan
penyediaan
dengan
penawaran, dan persedian pengaman. Fungsi – fungsi ini menentukan besarnya investasi persedian yang perlu untuk suatu system tertentu untuk tercapainya tercapainya suatu tujuan tujuan manjemen. manjemen. Pada tingkat minimum, persediaan persediaan yang diinvestas diinvestasikan ikan untuk mencapai spesialisa spesialisasi si wilayah wilayah dan decoupling, decoupling, hanya dapat berubah dengan merubah pola lokasi fasilitas dan proses operasional dari perusahaan itu. Level minimum dari persedaian yang dibutuhkan untuk menyeimbangkan penawaran dengan permintaan, menunjukan sulitnya tugas menaksir kebutuhan – kebutuhan musiman. Dengan pengalaman beberapa kali periode musiman, maka persedian yang dibutuhkan untuk mencapai penjualam yang marjinal selama periode tinggi permintaan, dapat diproyeksikan dengan cukup baik. Suatu rencana persediaan musiman dapat dirumuskan berdasarkan pengalaman ini.
RESIKO PERSEDIAAN
Pengadaan persedian untuk mencapai salah satu dari fungsi tersebut di atas adalah riskan. Adalah penting untuk dipahami bahwa sifat dan besarya resiko ini berbeda – beda menurut posisi perusahaan dalam saluran distribusi.
1. Resiko persediaan toko eceran
Bagi Bagi pengece pengecer, r, manaje manajemen men persed persediaa iaan n itu pada pada dasarn dasarnya ya adalah adalah proses proses membeli dan menjual. Pengecer itu membeli berbagai produk dan menanggung resiko besar besar dalam dalam proses proses pemasa pemasaran rannya nya.. Resiko Resiko pengece pengecerr dalam dalam persed persediaa iaan n itu itu dapat dapat diangg dianggap ap luas luas tetapi tetapi tidak tidak dalam. dalam. Karena Karena tinggi tingginya nya biaya biaya lokasi lokasi tokony tokonya, a, maka maka pengecer itu akan mengutamakan perputaran atau kecepatan penjualan.
2. Resiko persediaan grosir
Risiko grosir itu lebih sempit, tetapi lebih dalam dan lebih daripada risiko para
pengecer. pengecer. Pedagang Pedagang grosir grosir membeli membeli dalam dalam jumlah jumlah besar dari dari para para pengusaha pengusaha
dan dan menj menjua ualn lnya ya dala dalam m juml jumlah ah – juml jumlah ah keci kecill kepad kepadaa para para penge pengece cer. r. Alas Alas an ekonom ekonomis is dari dari grosir grosir ini adalah adalah kemamp kemampuan uannya nya untuk untuk menyed menyediak iakan an segolo segolongan ngan barang barang yang yang dihasi dihasilka lkan n oleh oleh berbag berbagai ai pengusa pengusaha. ha. Sering Sering kali kali apabil apabilaa produkn produknya ya adalah musiman, grosir ini terpaksa mengadakan posisi persediaan jauh – jauh hari
18
sebelum musim penjualan, sehingga meningkatkan kedalaman dan lamanya risikonya. Salah satu risiko terbesar grosir adalah perluasan garis produk sampai mencapai mencapai titik titik dimana dimana keluasan keluasan risiko risiko persediaann persediaannya ya mendekati mendekati risiko risiko pengecer, pengecer, sedangkan kedalaman dan lamanya risikonya tetap khas grosir.
3. Risiko persediaan pengusaha
Bagi pengusaha pembuat ( manufacturer ) risiko persediaan itu mempunyai demensi lamanya jangka waktunya. Komitmen persediaan pengusaha berawal pada bahan mentah dan suku cadang komponen, termasuk barang yang sedang dikerjakan, dan berkhir pada barang jadi. Walaupun pengusaha itu mungkin lebih sempit garis produknya dibandingkan dengan pengecer atau grosir, namun komitmen persedian pengusaha itu relative lebih dalam dan lebih lama waktunya.
UNSUR – UNSUR KEBIJAKSANAAN PERSEDIAAN
Pengembangan kebijaksanaan yang sehat merupakan bidang tersulit dalam seluruh seluruh manajemen manajemen persediaan. persediaan. Titik pusat dari perumusan perumusan kebijaksanaa kebijaksanaan n adalah adalah penentuan rata – rata komitmen persediaan. Rata – rata persediaan itu terdiri dari produk jadi, bahan mentah, komponen – komponen, dan barang – barang yang sedang dikerjakan dikerjakan yang tahan beberapa waktu dalam fasilitas fasilitas logistic. logistic. Dilihat Dilihat dari sudut kebijaksanaan, tingkat persediaan yang tepat itu haruslah ditentukan untuk masing – masing fasilitas. Rata – rata persediaan itu terdiri dari persediaan dasar dan persediaan pengaman. Persediaan dasar adalah bagian dari rata – rata persediaan yang diperoleh dari proses pengisian kembali. Rata – rata persediaan yang ditahan sebagai hasil dari proses pesanan itu dinamakan persediaan dasar. Istilah lain yang lazim digunakan untuk ini adalah lot size stock. Berdasarkan perumusan pesanan kembali ini, rata – rata persediaan dasar itu adalah sama dengan setengah kwantitas pesanan. Pengawasan persediaan adalah suatu prosedur mekanis untuk melaksanakan suatu suatu kebijak kebijaksan sanaan aan persed persediaa iaan. n. Aspek Aspek account accountabi abilit lity y dari dari pengaw pengawasa asan n ini akan akan meng menguk ukur ur bera berapa pa unit unit yang yang ada ada dita ditanga ngan n pada pada suat suatu u loka lokasi si tert tertent entu u dan dan teru teruss mengikuti penambahan dan pengurangan terhadap kwantitas dasar itu. Walaupun pengawasan persediaan yang efektif itu adalah esensial bagi kelancaran operasi, operasi, namun masalah – masalah masalah pengawasan pengawasan biasanya biasanya menimbulkan menimbulkan gangguan atau kegagalan untuk mencapai sasaran – sasaran karena masalah – masalah kebijaksanaan yang tidak sesuai.
19
IDENTIFIKASI BIAYA PERSEDIAAN
Oleh karena persediaaan itu menyangkut segala aspek dari operasi logistic, maka
sulitlah untuk memisahkan biaya pemesanan persediaan dari biaya
pemeliharaannya.
1. Biaya Pemeliharaan
Secara tradisional rekening – rekening yang termasuk kedalam biaya pemiliharaan persediaan adalah rekening pajak, penyimpanan, modal, asuransi, dan kekunoa kekunoan. n. Biaya Biaya yang yang berkena berkenaan an dengan dengan pajak pajak dan asuran asuransi si itu itu relati relatiff mudah mudah menent menentukan ukan.. Biaya Biaya asuran asuransi si adalah adalah pembay pembayara aran n langsu langsung ng yang yang didasa didasarka rkan n atas atas taks taksir iran an resi resiko ko atau atau expo exposu sure re sela selama ma suat suatu u jangk jangkaa wakt waktu. u. Biay Biayaa pajak pajak adala adalah h pengenaan langsung yang biasanya didasarkan atas persediaan yang ditahan pada hari tertentu dari tahun itu, atau rata –rata persedian selama suatu jangka waktu, bergan bergantun tung g pada peratu peraturan ran yang yang berlak berlaku u setemp setempat. at. Biaya Biaya penyim penyimpan panan an harusl haruslah ah dialokasikan pada produk – produk tertentu, karena ia tidak langsung pada nilai persediaan. Bergantung pada type fasilitas fasilitas gudang yang dipakai, negeri atau swasta., swasta., maka total biaya penyimpanan itu mungkin langsung atau mungkin harus dihitung biayanya. Biaya kekunoan (obsolescence cost) dihitung berdasarkan pengalaman yang telah lampau. Type kekunoan yang penting dalam perencanaan persediaan adalah rusaknya produk selama dalampenyimpanan yang tidak ditutup oleh asuransi. Kekunoan juga dapat diperluas sehingga meliputi pula kerugian pemasaran apabila suatu produk menjadi kuno dalam hal modelnya. Harus diperhatikan, untuk tidak memasukkan biaya yang tidak langsung berkaitan dengan keputusan biaya kekunoan ini hendakl hendaklah ah berhat berhati-h i-hati ati dan hendakl hendaklah ah terbat terbatas as pada kerugi kerugian an langsu langsung ng yang yang berkaitan dengan penyimpanan. Aspek paling kontroversial dari biaya pemeliharaan adalah berapa biaya yang tepat untuk modal yang ditanamkan. Biaya pemeliharaan persediaan itu menyangkut pertimbangan manajemen, penaksiran, penugasan, dan tingkat tertentu pengukuran langsung.
2. Biaya Pemesanan
Biaya penempatan suatu peanan itu terdiri dari seluruh biaya pengawasan persediaan, persiapan pemesanan, komunikasi pesanan, pembaharuan aktivitas, dan pengawa pengawasan san manaje manajeria rial. l. Sama Sama dengan dengan biaya biaya pemeli pemelihar haraan, aan, biaya biaya pemesa pemesanan nan ini
20
dihitung dihitung untuk masing-masing masing-masing unsur biaya sampai diperoleh suatu total biaya penempatan pesanan (order) tersebut. Banyak Banyak sekali sekali perbed perbedaan aan terdapa terdapatt dianta diantara ra berbag berbagai ai organi organisas sasii mengena mengenaii biaya-biaya apa yang termasuk ke dalam biaya penempatan suatu pesanan. Unsur yang penting adalah meliputi semua biaya yang dimasukkan dari biaya tetap dan biaya variable. Sekali total biaya penempatan pesanan ini telah ditaksir, maka asumsi yang lazim adalah mempertahankannya berapapun banyaknya pesanan yang ditempatkan selama suatu periode perencanaan.
KESIMPULAN
Dari pembahasan mengenai mengenai strategi strategi manajemen manajemen persedian persedian di lembar lembarananlembaran sebelumnya, kita dapat mengetahui dan mengatur serta melakukan pengawasan persediaan sebelum kita kita mengalami kekurangan bahan mentah ataupun kelebi kelebihan han bahan bahan mentah mentah,, yang yang mana mana masing masing-ma -masin singny gnyaa dapat dapat member memberika ikan n kita kita dampak yang dapat meningkatkan biaya dan mengurangi laba. Oleh sebab itu, strategi persediaan ini sangat penting dan jangan sampai ada yang terlupakan.
21
AKTIVITAS DALAM MANAJEMEN LOGISTIK 1.Pelayanan Pelanggan (Customer Service)
Suatu proses yg berlangsung berlangsung di antara antara pembeli,penjual,dan pihak ketiga ketiga yg menghasilkan nilai tambah untuk pertukaran produk atau jasa dlm jangka waktu pendek seperti transaksi tunggal ataupun jangka panjang seperti hubungan berdasarkan kontrak.dengan demikian customer service merupakan proses penyedia’an keuntungan nilai tambah yang penting pada supply chain Dgn cara efektif.
Elemen Customer Service terbagi atas 3 yaitu : Elemen pratransaksi(Pretransaction Elemen) Elemen pratransaksi cendrung bersifat non rutin dan berhubungan dengan kebijakan Perusahaan ,elemen ini membutuhkan manajemen masukan .
Elemen Transaksi(Transaction Elemen) Elemen Prost-transaction(post-transaction Elemen) Elemen post-transaction mendukung setelah penjualan .
2.Ramalan Permintaan(Demand Forecasting)
Ramalan permintaan manajemen logistic logistic menentukan berapa banyak banyak dari tiap barang yang Di produksi perusahaan yang harus di angkut ke berbagai pasar .selain itu manajemen logistic harus mengetahui dimana asalnya pemintaaan sehingga dapat menempatkan dan menyimpan produk dgn jumlah yang tepat di setiap area pasar.pengambilan keputusan tanpa keyakinan akan kurang optimal karma sangatlah sulit untuk menyediakan sumber-sumber diantara aktivitas logistic tanpa mengetahui jenis produk dan jasa yg akan di perlukan
22
3.manajemen persediaan(Inventori Managemen)
Aktivitas pengendalian persediaan bersifat kritis karena membutuhkan finansial atas pemeliharaaan persediaan produk yang cukupuntuk mempertemukan kebutuhan pelenggan dengan kebutuhan produksi.manajemen persediaaan melibatkan penjualan persediaan yang dilakukan untuk mencapai tingkat pelayanan yang tinggi,dgn biaya persediaan , termasuk modal yang terikat dlm persediaan ,biaya pergudangan dan keusangan barang.
Alasan pengadaan persediaan dalam perusahaan : *memungkinkan perusahaan mencapai skala ekonomis.
*Menyeimbangkan persediaan dan permintaan
*memungkinkaan spesialisasi produksi
*melindungi ketidakpastian permintaan dan siklus pemesanan
*bertindak sebagai sebagai penyangga /Buffer /Buffer diantara interfase yg bersifat kritis dlm rantai supply.
4.komunikasi logistic(logistic communication) Sukses dlm lingkungan bisnis membutuhkan manajemen system komunikasi yang kompleks Komunikasi yang kompleks harus berlangsung dalam : *organisasi,supplier organisasi,supplier dan pelanggan *fungsi utama dalam organisasi ,seperti logisik,
Perekayasaan keuangan,pemasaran,dan produksi *ketiga belas aktivitas logistic lainnya *berbagai jenis aspek dari tiap aktivitas logistic, Seperti koordinasi gudang material ,WIP,dan barang akhir. *Berbagai anggota suplay chain,seperti pelanggan /penyedia sekunder yg secara tidak Langsung berhubungan dengan perusahaan. Komunikasi merupakan jaringan vital di antara seluruh proses logistic dan pelanggan perusahaan.komunikasii yg akurat dan pada saat yg tepat merupakan dasar dari keber perusahaan.komunikas hasilan manajemen logistic.
23
5. Penanga Penanganan nan materia materiall (Materia (Materiall Handling)
Penanganan material berhubungan dengan setiap aspek gerakan atau aliran bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi dalam pabrik atau gudang.
Tujuan penangan material adalah: -
Menyederhana Menyederhanakan kan dan menghapus menghapus sistem sistem penanganan penanganan apapun yang yang memungkinkan.
-
Memini Meminimal malkan kan jarak jarak tempuh. tempuh.
-
Meminimalk Meminimalkan an barang setengah setengah jadi.
-
Menyediakan Menyediakan aliran aliran bebas bebas yang serentak serentak dari bottleneck. bottleneck.
-
Meminimalk Meminimalkan an kerugia kerugian n akibat akibat pembuangan,ke pembuangan,kerusaka rusakan n dan pencurian. pencurian.
6. Proses pemesanan pemesanan (Order Procecing) Procecing)
Komponen-komponen order procecing terbagi dalam tiga kelompok:
A. Elemen operasional ( Operational Operational Elements) Meliputi Meliputi pemasukan pemasukan pesanan (Order (Order Entry), Entry), penjadwalan penjadwalan (schedulin (scheduling), g), pengiriman pesanandan pemfakturan (Invoicing).
B. Elemen komunikasi (Communication Elements). Meliputi modifikasi pesanan, status penyelidikan pesanan, peniruan dan percepatan pesanan, koreksi pesanan dan permintaan informasi produk.
C. Kredit dan element pengumpulan (Credit (Credit and Collection Collection Elements). Meliputi pemeriksaan kredit dan proses penerimaan atau pengumpulan rekening.
7. Pengemasan Pengemasan (Packaging). (Packaging).
Fungsi pengemasan. Pengemasan melakukan peran ganda yakni: -
Melindungi Melindungi produk dari kerusakan kerusakan ketika ketika akan disim disimpan pan atau atau diangkut. diangkut.
-
Pengem Pengemasa asan n
yang yang
pantas pantas
dapat dapat
memudah memudahkan kan
penyim penyimpan panan an
dan
pemindahan produk, sehingga mengurangi biaya penanganan material.
24
Fungsi Pengemasan adalah : untuk mengatur, melindungi dan mengidentifikasi produk material. Fungsi spesifik pengemasan ada 6 yaitu: A. Penahanan Penahanan (Containm (Containment) ent) Produk harus ditahan sebelum dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. B. Proteksi (Protection). Isi dari bungkusan harus dilindungi dari kerusakan atau kerugian akibat pengaruh lingkungan luar seperti kelembaban, debu, serangga, dan lainlain C. Pembagian (Apportionment). Keluaran harus dikurangi dari produksi industri untuk dapat dikendalikan, disesuaikan dengan ke inginan konsumen, itulah perwujudan keluaran luas dari produksi ke dalam kuantitas yang lebih kecil dari kegunaan yang lebih baik untuk para pelanggan. D. Pengunitan (Unitization). Pengemasan Pengemasan primer primer dapat diunitkan menjadi pengemasan pengemasan sekunder, sekunder, yang kemudian dapat diunitkan menjadi bagian pallet yang terbungkus dan pada akhirnya ke dalam sebuah wadah yang di isi dengan beberapa pallet. E. Kesempatan Kesempatan waktu waktu (Conveni (Convenience) ence).. Pengemasan membuat produk agar dapat digunakan dengan sebaikbaiknya. F. Komunikasi Komunikasi (Communicat (Communication). ion). Pengemasan bisa mengatasi ke ambiguan, agar mudah dimengerti diberi symbol seperti Kode Produk Universal (Universal Product Code/UPC).
8. Komponen-kom Komponen-komponen ponen dan Pelayanan Pelayanan Pendukung Pendukung (Parts and Service Support).
Salah satu aktivitas pemasaran adalah memberikan pelayanan pasca penjualan kepada pelanggan, seperti penyediaan bagian-bagian pengganti ketika produk rusak atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
Pada industri dimana produk mungkun termasuk komponen bagian dari perlengkapan perlengkapan produk lainnya, lainnya, downtime akan akan merugi merugikan kan pelangg pelanggan an jika jika terjad terjadii
25
kegagalan
produk
bisa
mengakibatkan
kemunduran
atau
hentinya
jalur
produksi.Pe produksi.Perusaha rusahaan an yang menyediakan menyediakan cadangan cadangan atau bagian-bagia bagian-bagian n pengganti pengganti harus dapat menaggapi dengan segera dan menyakinkan.
9.Seleksi lokasi pabrik dan Tempat penyimpanan /Gudang
Pergudangan merupakan bagian integral dari semua system logistic yg berperan penting Dlm melayani pelanggan dgn total biaya seminimal mungkin ,juga merupakan jaringan Primer di antara pelanggan dan produsen yg digunakan untuk menyimpan persediaan Selama seluruh bagian produsen logistic berjalan.
Terdapat 2 tipe dasar persediaan,yaitu:
1.Bahan mentah,komponen-komponen dan bagian-bagian nya(persediaan f isik) 2.Barang jadi akhir (distribusi fisik). Pada umum nya,tempat penyimpanan persediaan diperlukan unuk : •
Mencapai transportasi yang ekonomis.
•
Mencapai produksi yang ekonomis.
•
Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas banyak dan pembelian duluan.
•
Memelihara sumberpersediaan.
•
Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan.
•
Mengantisipasi kondisi perubahaan pasar (seperti musiman,fluktuasi permintaan, kompetisi).
•
Mengatasi perbedaan ruang ran waktu yang berada diantara produsen dan konsumen.
•
Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistik seimbang dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan.
•
Mendukung program just-in-time dari supplier dan pelanggan.
•
Gudang Breakbulk (Breakbulk Warehouse). •
Gudang Breakbulk adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dalam jumlah banyak dari pabrik.
Gudang Konsolidasi (Consolidation Warehouse) •
Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier supplier dikirimkan ke gudang konsolidasi konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL (Least-than-truckload) (Least-than-truckload) dapat digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari gudang ke Perusahaan.
26
Faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan pentingnya pergudang, yaitu: •
Waktu Waktu merupakan salah satu unsure terpenting dalam keefektifan pergudangan.
•
Kualitas Kualitas sama pentingnya dengan ketetapan waktu, dan pemakai pelayanan gudang sekarang mengharapkan hasil yang mendekati kesempurnaan
•
Perhatiaan Perhatiaan pada gudang merupakan perbaikan produktivitas asset.
10. Purchasing(procurement)
Purchasing berhubungan berhubungan dgn pembelian actual material material dan segala aktivitas Yg berhubungan dgn proses pembelian. Tujuan Purchasing •
Memberikan aliran material,persediaan dan pelayanan Yg berkesinambungan yg di butuhkan untuk menjalankan Operasi.
•
Meminimalkan investasi persediaan dan kerugian
•
Menjaga dan memperbaiki kwalitas
•
Menemukan dan mengembankan kemampuan supplier
•
Menstandarisasi,dimana kemungkinan barang di beli
11. Reverse Logistics
Penanganan barang-barang retur baik berupa salvage dan scrab disposal, merupakan bagian dari proses yang berkaitan erat dgn reverse logistic dan juga merupakan komponen logistic yg memerlukan perhatian lebih apalagi pelanggan menunut retur yg lebih fleksible yg berhubungan dgn proses daur ulang dan linkugan hidup.barang-barang retur bisa di karenakan kerusakan produk,kadaluarsa,kesalahan pengiriman,dll
Reverse logistic juga melibatkan pemindahan dan pembuangan sisa material dari bagian produksi,distribusi atau pengemasan.jika sisa mmaterial tidak dapat di gunakan untuk menghasilkan produk lain, material harus di buang.apapun produk tambahannya proses logistic 27
harus menanganinnya secara efektif dan efisien,mengangkut dan menyimpannya,bila produk tsb ddapat di gunakan lagi atau di daur ulang,logistic mengatur teansportasinya ke lokasi produksi atau lokasi daur ulang.biasanya permasalahan ini di serahkan ke pihak ke tiga.
12.Transportasi
Fungsi transporasi berhubungan dgn bagian dalam dan luar deparemen Logistic,dgn bagian finansial(biaya pengirimn/freight bills),enggenering (pengemasan,transportasiperalatan),manajemenpersediaan(bahan baku& gudang jadi), hokum(kontrak gudang dan alat angkut),produksi(pengiriman tepat waktu), purchasing(pemilihan supplier), marketing/sales(standar pelayanan pelanggan), receiving(klaim,dokumentasi), dan pergudangan (supply peralatan,penjadwalan)
13.pergudangan dan penyimpanan(warehousing and storage)
Produk harus disimpan dlm suatu pabrik atau pada suatu tempat sebelum di jual semakin besar waktu antara produksi dan konsimsi,semakin besar pula tingkatatau jumlah persediaan yg di butuhkan aktivitas pergudangan dan penyimpanaan meliputi keputusan mengenai apakah fasilitas penyimppanan seharus nya milik sendiri ,di kontrkkan kontrkkan atau di serwakan ,perencanaan dan perancangaan f asilitas penyimpanan,pertimbangan penyimpanan,pertimbangan produk gabungan (seperti apakah produk seharus nya di simpan),dan prosedur pengamanan dan pemeliharaan,pelaihan personalia dan pengukuran produktivitas.
28
PENGENDALIAN FINANSIAL ATAS PRFORMANSI LOGISTIK
Data-data yang akurat sangat diperlikan baik untuk membuat laporan perkembangan produk dan profitibilitas pelanggan
juga
untuk
keberhasilan
pelaksanaan
konsep
manajeme manajemen n logistik logistik terintegra terintegrasi si dengan dengan menggunaka menggunakan n analisa analisa biaya total, selain itu juga diperlukan untuk manajemen dan pengendalian operasi-operasi logistic.
1. Analisa Biaya Total
Kunci untuk mengatur fungsi logistik adalah analisis biaya total total.. Lebih Lebih baik baik memini meminimis misasi asi biaya biaya total total logist logistic ic daripa daripada da berusaha meminimisasi biaya aktivitas_aktivitas logistic secara terpisah-pisah. Contoh, menggabungkan semua persediaan pada beberapa pusat distribusi akan mengurangi biaya pergudangan dan
meningkatkan
pertukaran
persediaan
tetapi
akan
meningkatkan biaya transportasi. Sama halnya dengan membeli barang dengan jumlah yang besar akan mengurangi harga per unit tetapi akan menaikkan biaya simpan. Jadi, untuk meminimisasi biaya total ini , pihak manajemen harus memahami efek trade-off dalam fungsi distribusi. Kualitas
data
finansial
mempengaruhi
kemampuan
manaj manajeme emen n mengek mengekspl sploit oitasi asi pasar pasar baru, baru, merepa merepakka kkan n syste system m
29
transportasi yang inovativ, pemilihan alat angkut, meningkatkan pengirima pengiriman n
atau
konfigurasi
pusat
meningkat meningkatkan kan distribusi,
persediaa persediaan, n,
mendata
mengubah mengubah
kendali
tingkatan
persediaan, mengubah pengemasan dan menentukan perluasan system proses pesanan mana yang seharusnya diotomatisasikan. setida setidakny knyaa system system data data finans finansia iall ini member memberika ikan n inform informasi asi untuk menjawab pertanyaan berikut ini: 1. Bagaimana biaya logistik mempengaruhi kontribusi dari segi produk, wilayah pelanggan dan penjual? 2. Biaya-bia Biaya-biaya ya
apa
saja
yang
berhubungan berhubungan
dengan dengan
penamb penambaha ahan n tingka tingkatt pelaya pelayanan nan pelang pelanggan gan?? TradeTrade-off off apa yang diperlukan dan apa keuntungan dan kerugiaanya? 3.
Berapa jumlah persediaan yang optimal? Bagaimana
pengaruh persediaan pada perusahaan pola pergudangan atau pada
tingkata tingkatan n
pelayanan pelayanan
pelanggan pelanggan??
Berapa Berapa
biaya biaya
penanganan persediaan? 4. Jenis transportasi apa yang diinginkan? 5. Berapa Berapa banya banyak k gudang gudang yang yang diperl diperluka ukan n dan sebaik sebaiknya nya terletak dimana?
6.
Berapa banyak setup produksi yang diperlukan? Dibagian
apa seharusnya barang diproduksi? Kapasitas produksi optimal apa yang didasarkan atas alternative penggabungan produk dan volume? 7. Alternatif pengemasan produk apa yang seharusnya digunakan?
30
8. Sistem Sistem
proses proses
pemesa pemesanan nan
apa
yang yang
seharu seharusny snyaa
diotomatisasikan? 9. Jaringan distribusi apa yang yang seharusnya digunakan? digunakan?
Penetuan Penetuan kontribusi kontribusi produk didasarka didasarkan n pada bagaimana bagaimana pengar pengaruh uh pendap pendapat atan, an, biaya biaya,, dan laba laba bila bila produk produk diberi diberikan kan untuk dijual. Biaya-biaya yang tidak mempengaruhi dianggap tidak mempengaruhi dianggap tidak berhubungan dengan permasalahan diatas. Contoh Contoh:: Biaya Biaya yang yang releva relevan n dengan dengan biaya biaya pergud pergudang angan an dan penjualan produk. Biaya yang tidak relevan adalah biaya overhead dengan armada truk pribadi.
Memecahkan Masalah Ketidak Cukupan Data Biaya
Salah satu kesulitan memperoleh biaya-biaya logistic adalah penggabungannya pada satu seri account natural daripada
fungsinya.
Account
natural
digunakan
untuk
mengumpulkan biaya0biaya pada pembuatan lapran keuangan beru berupa pa lapo lapora ran n laba laba rugi rugi ( inco income me stat statem emen entt ) dan dan nera neraca ca (balance sheet) perusahaan. Contohnya, semua pembayaran gaji digabungkan pada account gaji, yang lain termasuk biaya sewa, depresi, penjualan, biaya umum, administrasi, dan biaya bunga.
31
Gambar: pengendalian aktivitas-aktivitas logistic
Standard
Budgets Control over Logistic cost can be Accounplished by
Productivity standard
Statistical process control
Dari gambar diatas terlihat bahwa kinerja logistic dapat dikendalikan dengan: 1. Biaya-biaya standar. 2. Anggaran 3. Standar produktivitas 4. SPC
32
Metode Metode lain lain untuk untuk mengat mengatasi asi masala masalah h ketida ketidakcu kcukup kupan an data adalah system informasi manajemen terkomputerisasi, activity based costing, dan system proses pesanan otomatisasi.
A. Biaya-biaya Standar dan Anggaran-anggaran Fleksibel
Standar dapat didefenisikan sebagai benchmark atau norma untuk mengukur kinerja. Biaya-biaya adalah biaya-biaya apa apa saja saja yang yang munc muncul ul bila bila peru perusa saha haan an diop dioper eras asik ikan an seca secara ra efesien. Anggaran fleksibel sebagai alat pelengkap serangkaian aktivitas. Penggunaan biaya-biaya standar memerlukan peninjauan ulang secara sistematis dari operasi logistic untuk menentukan alat-alat yang paling efektif untuk mencapai output yang diin diingi gink nkan an.. Dala Dalam m hal hal ini, ini, bagi bagian an acco accoun unti ting ng,, logi logist stic ic dan dan eenginering harus bekerja sama menggunakan analisis regresi, time and motion studies dan studi-studi yang efisien sehingga serang serangkai kaian an anggar anggaran an yang yang fleksi fleksibel bel dapat dapat diguna digunakan kan pada pada tingkatan operasional yang beagam pada pusat biaya logistic yang berbeda. Keuntungan menggunakan biya-biaya standar adalah manaj manajeme emen n dapat dapat menget mengetahu ahuii biaya biaya yang yang diperl diperluka ukan n untuk untuk pelaksana pelaksanaan an aktivitas aktivitas-akti -aktivitas vitas tertentu tertentu dan dapat dapat melakukan melakukan perban perbandin dingan gan untuk untuk menent menentuka ukan n apakah apakah pelaks pelaksana anaan an efisi efisien en atau tidak.
33
Investigation Prosedur
penggunaan standarPhilosophy sebagai system kendali intuition
manajemen. Standar
Compare Standar =actual
Performance acceptable
End
Varience analysis
Varienc e significa nt
Performance Not acceptable
End
Infestigate
Action require d
Performance Not controllable
End
Take proper action
34 Chnge process
Revise standar
B. Praktik-praktik Anggaran
Penggunaan biaya-biaya standar kadang-kadang tidak tepat karena hanya cocok untuk mengendalikan. Praktiknya ada situasi dimana tugas-tugas sifatnya tidak berulang atau peng penguk ukur uran an unit unit peke pekerj rjaa aan n suli sulitt dibu dibuat at.. Untu Untuk k masa masala lah h ini, ini, praktik-praktik
anggaran
bisa
diterapkan.
Keberhasilan
pelaks pelaksana anaann annya ya tergan tergantun tung g pada pada apakah apakah pola pola perila perilaku ku biaya biaya individu dapat diramalkan dan apakah anggaran dapat disesuaikan untuk mencerminkan perubahan-perubahan dalam situasi operasional. Kebanyakan anggaran logistic sifatnya statis, oleh sebab itu anggara-anggaran ini merupakan rencana yang digunakan untuk keluaran. Bila aktivitas actual sama dengan aktivitas yang diangg dianggara aran, n, manaj manajeme emen n dapat dapat membu membuat at perban perbandin dingan gan biaya biaya yang realistic dan membuat pengendalian efektif. Tapi hal ini jarang
dilakukan.
Factor-faktor
musiman
atau
internal
menuntun ketingkat aktivitas yang berbeda, efisiensi yang dapat ditent ditentuka ukan n
hanya hanya
jika jika
system system
yang yang
terca tercatat tat
dapat dapat
membandingkan biaya actual dengan apa yang seharusnya tercapai pada tingkat operasional.
35
Kunci
keberhasilan
pelaksanaan
anggaran
fleksibel
terle terletak tak pada pada analis analisis is pola pola perila perilaku ku biaya biaya.. Pihak Pihak manaje manajemen men akutansi dan teknik industri dapat menerapkan peralatan berupa scatter diagram dan analisis regresi untuk menentukan komp kompon onen en fixe fixed d cost cost.. Tekn Teknik ik ini ini meng menggu guna naka kan n data data biay biayaa terdahulu untuk menentukan nilai variable per unit aktivitas dan komponen total fixed cost. Pengukuran biaya prediksi ini bukanl bukanlah ah penguk pengukura uran n atas atas biaya biaya berapa berapa seharu seharusny snyaa aktivi aktivitas tas tersebut dihabiskan tetapi perkiraan berapa biaya yang diperlukan berdasarkan hasil periode terdahulu
C. Standar-standar Produktivitas
Biaya Biaya-bi -biaya aya
logist logistic ic
dapat dapat
dikend dikendali alikan kan
dengan dengan
menggunakan rasio-rasio produktivitas. Pengukuran output Produktivitas =─────────────── =─────────────── Pengukuran input
Contoh
:
operasional
pergudangan
menggunakan
rasio
produktivitas sebagai berikut : *
Jumlah pesanan yang dikirim periode ini ─────────────────────────── Jumlah pesanan yang diterima pada periode ini
*
Jumlah pesanan yang dikirim periode ini ───────────────────────────── Rata-rata jumlah pesanan yang dikirim periode ini
Jumlah pesanan yang dikirim periode ini * ────────────────────────── Jumlah jan tenaga kerja langsung periode ini
36
Untuk rasio produktivitas transportasi termasuk: Ton-miles yang dikirim * ────────────────── Total biaya transportasi actual Stop served * ────────────────── Total biaya transportasi actual Pengiriman ketujuan * ─────────────────── Total biaya transportasi actual
Keuntungan pengukuran produktivitas: 1.
Penguk Pengukura uran n produk produktiv tivita itass dinya dinyatak takan an dengan dengan unit unit fisik fisik dan actual mata uang yang hilang karena ketidak tepatan dan prediksi biaya-biaya logistic mendatang tidak dapat dibuat.
Hal
ini
menyulitkan
penyeimbangan
harga
bebera beberapa pa peruba perubahan han system system yang yang akan akan menga mengakib kibatk atkan an produktivitas terkoreksi. 2.
Perhitungan
pengukuran
produktivitas
actual
jarang
dilakukan dibandingkan standar produktivitas. Contoh, pengukuran
produktivitas
mungkin
membandingkan
jumlah pesanan yang dikirim periode ini dengan jumlah tenaga kerja langsung yang dipakai saat ini, tetapi tidak menu menunj njuk ukka kan n
hubu hubung ngan an
apa apa
seha seharu rusn snya ya..
Tanp Tanpaa
pengukuran tenaga kerja atau pembuatan beberapa format estima estimasi si biaya, biaya, tidak tidak mungki mungkin n diketa diketahui hui bahwa bahwa standa standar r produktivitas sudah efisien.
37
3. Perub Perubaha ahan n keluar keluaran an pada pada kasuskasus-kas kasus us terte tertentu ntu mungki mungkin n mengubah pengukuran prduktivitas. Perubahan ini terjadi karena elemen fixed dan variabel jarang dilukiskan.
D. SPC ( Statistical Process Control) Keberhasilan
logistic
adalah
pelayanan
pelanggan
terlaksana dengan baik. Walaupun perusahaan banyak membuat proporsi proporsi ukuran ukuran pengiriman pengiriman tepat waktu waktu atau rata-rata rata-rata lamanya lamanya siklus pesanan dari vendor tertentu, tetapi jarang menggunakan teknik SPC. SPC dapat dijadikan sebagai altaernatif bagi pihak manajemen
untuk
mengendalikan
proses.
Melalui
SPC,
cenderung ditekankan pada pemahaman variabilitas proses dari pada pada membua membuatt keputu keputusan san.. Contoh Contoh,, untuk untuk menga menganal nalisa isa waktu waktu pengiriman dari beberapa vendor , harus diketahui waktu ratarata mulai dari diterima pesanan sampai penerimaan kiriman dan kemungkinan variasi waktu pengiriman.
38
PURCHASING (PROCUREMEN (P ROCUREMENT) T)
PENDAHULUAN
Purchasing pada umumnya berhubungan pada pembelian aktual material dan segala aktivitas yang berhubungan dengan proses pembelian baik secara hand to hand maupun secara elektronik (e- procurement). Menurut Wikipedia e- procurement adalah pembelian business to business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem –sistem imformasi dan jaringan lain, seperti Elektronik Data Interchange (EDI) dan Enterfrise Resource Planing (ERP).
TUJUAN PURCHASING
1. Memberikan aliran aliran material material persedian dan pelayanan yang berkesinambungan berkesinambungan yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi. 2. Meminimalkan investasi persediaan dan kerugian. 3. menjaga menjaga dan memperbaiki memperbaiki kualitas. kualitas. 4. Menemukan Menemukan atau atau mengembangka mengembangkan n kemampuan kemampuan supplie. supplie. 5. Menstandarisasi , dimana kemungkinan barang dibeli. 6. Pembelian barang yang diperlukan dan pelayanan pada tingkat biaya total terendah. 7. Mengembangkan posisi organisasi yang kompetitif.
39
8. Mencapai keharmonisan keharmonisan hubungan kerja yang produktif dengan area fungsional lainnya dalam organisasi. 9. Menyempurnakan sasaran sasaran pembelian pada kemungkinan tingkat tingkat biaya biaya terendah.
Peranan Strategi Purchasing ( The Strategic Role of Purchasing )
Purchasing dapat memberikan kontribusi pada keberhasilan strategik organisasi melalui salah satu perannya sebagai fungsi boundry spann ing organisasi.
•
Akses menuju pasar Ekternal (access to external Market ) Melalui kontak ekternal dengan pasar supply, purchasing dapat memperoleh informasi mengenai teknologi baru, material baru dan pelayanan yang berpotensia berpotensial, l, sumber persediaan persediaan baru, dan perubahan kondisi dalam pasar sehingga dapat merancang strategi organisasi untuk bersaing di pasaran .
•
Perkembangan supplier dan Manajemen Hubungan ( supplier develoment and Relation ship Management) Purchasing Purchasing dapat membantu membantu mendukung mendukung keberhasila keberhasilan n strategik strategik organisasi organisasi dengan pengidentifikasi pengidentifikasian an dan pengembangan pengembangan supplier yang baru maupun yang telah ada. Melibatkan supplier sejak awal pengembangan produk dan jasa baru atau modifikasi yang telah ada dapat mengurangi masa pengembangan produk. Ide untuk menekan waktu ( yaitu mencapai pasar secepa secepatny tnyaa dengan dengan ide-id ide-idee baru) baru) sangat sangat pentin penting g bagi kesukse kesuksesan san ide-id ide-idee terseb tersebut ut dan mungki mungkin n juga juga bagi bagi posisi posisi-po -posis sisii di dalam dalam organi organisas sasi, i, sepert sepertii sebagai market leader atau innovator.
•
Hubungan dengan fungsi lainnya ( Relationship to to Other Functions). Functions). Purchasing memberi kontribusi pada fungsi lainnya berupa keputusan penting yang pada dasarnya dasarnya juga juga mempengaruhi mempengaruhi keputusan keputusan yang di buat di bagian bagian purchasing.misalnya dengan bagian logistik bekerja sama mengatur logistik inbound dan aliran material.
Evaluasi dan Seleksi Supplier
proses buying sangat kompleks karena banyak aktor yang di pertimbangkan untuk untuk di putusk putuskan an kepada kepada siapa siapa kita kita membeli membeli,, proses prosesnya nya terdir terdirii dari dari pembua pembuata ta keputusan dan pengaruh keputusan yang di satukan.
40
Proses evaluasi dan seleksi supplier ini meliputi 12 langkah yaitu : 1. Identifika Identifikasi si kebutuhan kebutuhan 2. Membuat Membuat spesifikas spesifikasii 3. Mencari Mencari alternatif alternatif 4. Membangun Membangun koneksi koneksi 5. Mengatur Mengatur kriteri kriteriaa pembelian pembelian dan dan penggunaan. penggunaan. 6. Mengevaluasi Mengevaluasi alternatif alternatif aksi pembel pembelian. ian. 7. Anggaran Anggaran yang tersedia tersedia 8. alternatif pembelian yang spesifik Mengevaluasi. 9. Bernegosias Bernegosiasii dengan supplier supplier 10. Membeli evaluasi pasca pembelian ( postpurchase) 11. Menggunakan evaluasi pasca pembelian 12. Menyalurkan evaluasi pasca pembelian
Faktor –Faktor yang dipertimbangkan dalam memutuskan pembelian .
Manajerr purcha purchasin sing g dapat dapat memper mempertim timban bangkan gkan beberap beberapaa atau atau pun semua semua Manaje faktor ini ketika memutuskan pembelian. Lead time ( tenggang waktu) Variabilitas lead time Persentase pengiriman tepat waktu Persentase persediaan stock. Penyesuaian dalam ordering/komunikasi Kemampuan untuk menjelajah
Downtimee yang yang diseba disebabka bkan n kesala kesalahan han vendor vendor pengir pengirima iman n sebagi sebagian an atau atau Downtim keterlambatan pengiriman. Daya tahan produk Mudah di pelihara dan mudah dioperasikan. Kegagalan produk yang disebabkan oleh kesalahan tempat atau meterial. Penolakan kualitas Spesifikasi teknik Penawaran jasa training/teknik Persaingan harga. Keyajinan dalam penjualan yang tepat Pengalaman masa lampau bersama vendor
41
Keseluruhan reputasi vendor Syarat-syarat finansial Pelayanan penjualan pasca pembelian Fleksibelitas vendor dalam mengurus keperluan pembelian perusahaan Kemampuan desain/keahlian teknik.
Kategori produk yang bisa dibeli oleh perusahaan ada 6 yaitu :
1. Kemampuan Kemampuan produk 2. Bahan Bahan baku baku 3. Peralatan Peralatan pendukung pendukung 4. Peralatan Peralatan proses proses 5. Bahan untuk mendukung mendukung operasi operasi 6. Jasa / Pelayanan Pelayanan
Situsi Pembelian
1. Situasi pesanan rutin ( Routine Order Situations Situations ). Meliputi situasi di mana produk telah dibeli beberapa kali sebelumnya dan dimana pesanan rutin rutin atau prosedur sudah umum. 2. Situasi masalah prosedural ( Procedural Procedural Problem Situations ) Meliputi pembelian yang tidak rutin dan karyawan perlu mempelajari bagaimana cara menggunakan produk tersebut. 3. Situasi masalah kinerjanya kinerjanya ( Performance Problem Problem Situations Situations ) Melipu Meliputi ti pembel pembelian ian produk produk nonruti nonrutin n yang yang diranc dirancang ang untuk untuk menggan mengganti tikan kan produk sekarang tetapi harus diuji kinerjanya terlebih dahulu. 4. Situasi masalah politik politik (Political (Political Problem Situations ) Meliputi pembelian produk nonrutin yang memiliki kegunaan untuk mempengaruhi banyak departemen pada perusahaan. Derngan demikian, sejuml sejumlah ah indivi individu du di perusa perusahaa haan n akan akan terlih terlihat at dalam dalam proses proses pengamb pengambil ilan an keputusan.
Untuk menentukan pengaruh kinerja suplier pada produktifitas kerja, kinerja seharusnya diukur dan dievaluasi. Kemudian data tersebut dapat digunakan untuk menentukan dengan suplier mana perusahaan akan membangun hubungan jangka
42
panjang, mengidentifikasi masalah yang memrlukan tindakan korektif dan menyadari perbaikan produktivitas. Aktivitas purchasing dapat berpengaruh positif pada keuntungan perusahaan. Tidak hanya pengurangan pengurangan biaya material material yang meningkatkan meningkatkan margin margin keuntungan keuntungan setiap unit yang dihasilkan dan dijual, tetapi biaya rendah yang berhubungan dengan material material yang dibeli juga akan mengurangi mengurangi investasi pada persediaan. persediaan. Pelayanan logistik yang lebih baik oleh suplier juga akan menghasilkan persediaan yang lebih rendah rendah dalam dalam unit unit yang yang dibutu dibutuhka hkan n dengan dengan demiki demikian an dolar dolar terinv terinvest estasi asi.. Sebagai Sebagai tambahan perkembangan jasa pelanggan dimumgkinkan karena proses produksi dapat beroperasi dengan lancar, tanpa slowdown maupun shutdown. Perkembangan jasa tersebut dapat menghasilkan unit penjualan yang lebih tinggi dan dalam beberapa kasus harga juga lebih tinggi. Dan bila manajemen penjualan terus-menerus memaksakan penambahan material berkualitas tinggi kemungkinan akan terjadi retur terhadap barang jadi karena kegagalan produk.
KESIMPULAN mengenai mengenai purchasing( purchasing(procur procurement ement)) pada lembaran lembaran lembaran lembaran sebelumnya, sebelumnya,
kita dapat mengetahui bagai mana cara kita atau perusahaan untuk melakukan suatu pembelian yang mana sebelum dilakukan pembelian tersebut kita harus mengetahui faktor dan situasi pembelian. Oleh karena itu purchasing ini sangat berperan di suatu perusahaan dan perperan dalam management logistik ini.
ACTIVITY BASED COSTING PADA PELAYANAN KESEHATAN •
Activity Based Costing System (Sistem ABC) merupakan suatu sistem analisis biaya yang berbasiskan pada aktivitas. Sistem ini dapat digunakan pada proses pengambilan pengambilan keputusan baik yang sifatnya sifatnya stratejik stratejik maupun yang sifatnya sifatnya operasional. Pada sistem ABC, analisis biaya dilakukan pada seluruh biaya yang yang terjad terjadii pada pada organi organisas sasi. i. Sistem Sistem ABC juga juga berfun berfungsi gsi sebaga sebagaii sistem sistem informasi biaya yang dapat diperuntukkan bagi segala jenis organisasi baik manufaktur, jasa, perdagangan, organisasi publik maupun organisasi laba.
•
Pada Pada sistem sistem ABC, aktivi aktivitas tas merupak merupakan an titik titik pusat pusat dari kegiatan kegiatan.. Inform Informasi asi mengena mengenaii aktivi aktivitas tas,, dicata dicatat, t, diukur diukur dan disedi disediakan akan di dalam dalam data data dasar. dasar.
43
Aktivitas Aktivitas dapat terjadi terjadi pada berbagai berbagai organisasi, organisasi, termasuk organisasi organisasi publik. publik. Oleh Oleh karena karena itu sistem sistem ABC dapat dapat ditera diterapkan pkan pada pada berbaga berbagaii organi organisas sasii termasuk organisasi publik. Sistem ABC tidak hanya terfokus pada perhitungan satuan biaya jasa ataupun produk tetapi memiliki cakupan yang lebih luas yaitu pengurangan biaya yang diperoleh dari pengelolaan aktivitas. Pengelolaan aktivitas akan sejalan dengan pengendalian biaya. Pengurangan biaya pada sistem sistem ABC dapat dilakukan terhadap seluruh biaya yang terjadi, terjadi, baik pada bagian awal aktivitas, proses produksi maupun pada tahap akhir dari suatu rangkaian aktivitas.
A. FALSAFAH SISTEM ABC
•
Fokus Fokus utama utama pada pada sistem sistem ABC adalah pada aktivi aktivitas tas yang yang terjadi. terjadi. Setiap Setiap aktivi aktivitas tas akan akan menimb menimbulka ulkan n biaya biaya dan biaya biaya yang yang terjad terjadii dapat dapat dikelo dikelola la melalui pengelolaan aktivitas. Pada sistem ini selalu terdapat hubungan kausal antara pemicu biaya dengan aktivitas. Sistem ABC merupakan sistem informasi informasi biaya berdasarkan berdasarkan padaaktivitas padaaktivitas yang terjadi terjadi dan mmemasukan mmemasukan komponen konsumen kedalam model sistem imformasi biaya.
•
setiap setiap anggota Sistem Sistem ABC merupakan sistem sistem informasi informasi biaya yang menyediakan informasi lengkap tentang aktivitas yang terjadi pada seluruh pelayanan
yang
diselenggarakan
sehingga
memungkinkan
organisasi
melakukan melakukan pengelolaan pengelolaan aktivitas. aktivitas. Dengan dilakukan dilakukan pengelolaan pengelolaan aktivitas aktivitas maka perbaikan (improvement (improvement ) terhadap aktivitas yang dirasakan kurang baik dapat segera dilakukan. Hal tersebut mengakibatkan mutu layanan terhadap konsumen akan semakin meningkat dan terjadi efisiensi biaya untuk menghasilkan layanan kesehatan tersebut. •
Jadi Jadi hal penting penting yang perlu perlu diingat diingat pada siste sistem m ABC adalah adalah kemampuan kemampuan sistem ini untuk menyediakan informasi yang berkaitan dengan aktivitas.
•
Berkaitan Berkaitan dengan informasi informasi yang diberikan diberikan pada sistem sistem ABC, maka pengola pengolahan han data data pada sistem sistem ABC terdir terdirii dari dari dua tahapan tahapan.. Berdas Berdasark arkan an gambar 1.1. maka tahap pertama adalah pembebanan sumber daya kepada activity based process costing ) dan pembeba aktivitas aktivitas (activity pembebanan nan biaya biaya aktivi aktivitas tas terhadap obyek biaya (activity (activity based object costing ). ). Sumber daya diklasifi diklasifikasika kasikan n berdasarkan berdasarkan sifat pengeluaranny pengeluarannyaa seperti seperti biaya personel, personel, biaya listrik, biaya bahan habis pakai, dan bukan diklasifikasikan sebagai biaya pemasaran, biaya produksi yang umumnya digunakan. Hal yang sama juga diterapkan pada aktivitas. Aktivitas diklasifikasikan berdasarkan:
44
•
Aktivitas Aktivitas yang yang berkait berkaitan an langsung langsung dengan dengan penyediaan penyediaan layanan layanan keseha kesehatan tan bagi activities). konsumen yang membutuhkan (result (result producing activities ). Sebagai contoh: aktivitas pelayanan rawat jalan, pelayanan keluhan pasien
•
Aktivi Aktivitas tas yang yang mendu mendukun kung g secara secara langs langsung ung pada pada result producing activities. activities. Sebagai inap contoh: aktivitas pelayanan gizi bagi pasien rawat
•
Aktivitas Aktivitas jasa jasa yang yang terdapat terdapat pada pada organisas organisasii yang memberi memberikan kan layanan layanan bagi producing activities activities.. Sebagai contoh: aktivitas pemeliharaan unit-unit result producing sarana listrik, aktivitas pengelolaan keuangan, aktivitas pengelolaan sumber daya manusia.
B. TAHAPAN PERHITUNGAN UNIT COST PAKETPELAYANAN
•
instit institusi usi pelayana pelayanan n kesehat kesehatan an tidak tidak mendukung mendukung tetapi tetapi dengan dengan melakukan melakukan modifikasi dan asumsi-asumsi maka perhitungan unit cost dengan menggunakan sistem ABC dapat dilakukan. Beberapa kesulitan dalam menerapka sistem ABC pada manajemen pelayanan kesehatan adalah begitu banyaknya jenis pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh satu institusi pelayanan kesehatan dan setiap jenis pelayanan kesehatan tersebut memiliki berbagai aktivitas. Untuk mengatasi kesulitan tersebut peranan Standar Operasi Operasional onal Prosed Prosedur ur untuk untuk setiap setiap jenis jenis pelaya pelayanan nan yang yang disele diselengga nggarak rakan an sangatlah
penting.
Peranan
Komite
Medik
sangat
penting
dalam
mengembangkan Standar Operasional Prosedur ini.
Unit cost pelayanan kesehatan yang dihasilkan merupakan salah satu aspek yang menjad menjadii perti pertimba mbangan ngan dalam dalam menent menentukan ukan tarif tarif paket paket pelaya pelayanan nan keseha kesehatan tan yang yang diselenggarakan oleh Balai Kesehatan.
C.
Adapun tahapan perhitungan perhitungan unit cost paket pelayanan pelayanan tersebut adalah:
1. identifikasi aktivitas 2. organisasikan aktivitas ke dalam pusat biaya 3. identifikasi biaya elemen utama 4. analisis hubungan antara aktivitas dengan biaya 5. identifikasi pemicu biaya D. Identifikasi aktivitas
•
Yang dimaksud dimaksud dengan dengan identi identifikas fikasii aktivitas aktivitas pada tahap tahap ini adalah adalah melakuka melakukan n pemetaan terhadap berbagai aktivitas yang dilaksanakan oleh Balai Kesehatan untuk menghasilkan layanan kesehatan bagi konsumen / pasien. Tahapan ini
45
penting dilakukan karena tahapan ini akan menghasilkan informasi secara rinci mengenai berbagai proses yang terjadi di dalam Balai Kesehatan untuk menghasilkan layanan kesehatan. •
Berbagai Berbagai proses proses yang teride teridentifi ntifikasi kasi selanjut selanjutnya nya dirinci dirinci menjadi menjadi beberapa beberapa sub sub proses proses dan setiap setiap sub proses proses dirinc dirincii kembal kembalii menjad menjadii berbaga berbagaii aktivi aktivitas tas.. Identi Identifik fikasi asi proses proses dilaku dilakukan kan mulai mulai dari dari proses proses yang yang terjad terjadii pada tingkat tingkat pimpinan sampai dengan identifikasi proses di tingkat pelayanan langsung kepada pasien,
•
termas termasuk uk juga identifi identifikas kasii pelaya pelayanan nan luar gedung gedung bila memang memang layana layanan n ini dilaksanakan oleh Balai Kesehatan
E. Analisis Hubungan antara Aktivitas dengan Biaya
•
Taha Tahap p ini ini meru merupak pakan an sala salah h satu satu taha tahapa pan n yang yang pent pentin ing g karena karena penila penilaia ian n hubungan aktivitas dengan biaya menjadi salah satu dasar pertimbangan untuk melakuk melakukan an pembeba pembebanan nan biaya biaya kepada kepada aktivi aktivitas tas.. Untuk Untuk dapat dapat menget mengetahui ahui biaya satuan satu jenis pelayanan kesehatan sesuai dengan falsafah utama pada sistem ABC maka terdapat dua tahapan pembebanan yaitu:
-
Pembebanan Pembebanan biaya sumber daya kepada aktivitas aktivitas -
Pembebanan biaya pada aktivitas
kepada jenis pelayanan kesehatan yang
diselenggarakan oleh balai kesehatan yang diterima oleh konsumen/pasien. •
Pemb Pembeba ebana nan n biay biayaa meru merupa paka kan n taha tahap p akhi akhirr dari dari perh perhit itung ungan an satu satuan an biay biayaa pelayanan setelah diketahui pemicu biaya untuk setiap aktivitas yang menyebabkan terjadinya biaya.
•
Pada tahap tahap analisis analisis ini ini dilakukan dilakukan pemilahan pemilahan biaya biaya untuk untuk setiap setiap sumber sumber daya dan setiap biaya yang dipilah, ditelusuri pusat biayanya. Untuk dapat melakukan tahap ini terlebih dahulu digambarkan hubungan antara aktivitas dengan dengan biaya biaya sumber sumber daya daya dan antara antara aktivi aktivitas tas dengan dengan jenis jenis pelaya pelayanan nan kesehatan yang diterima oleh pasien, seperti terlihat pada gambar di bawah ini:
•
Contoh Contoh Skema Skema Pengolah Pengolahan an Data Untuk Untuk Pembeban Pembebanan an Sumber Sumber Daya kepada kepada Aktivitas dan Pembebanan Aktivitas Kepada Layanan Kesehatan yang diselenggarakan oleh Institusi Kesehatan.
•
Berikut Berikut contoh contoh hubungan hubungan antara antara pusat pusat biaya biaya dengan biaya biaya yang yang terjadi terjadi untuk untuk menyelenggarakan pelayanan medis di Balai Kesehatan:
•
Setela Setelah h dilaku dilakukan kan pembeban pembebanan an setiap setiap kelomp kelompok ok biaya pada jenis jenis pelaya pelayanan nan kesehatan yang akan dihitung satuan biayanya maka penjumlahan dari setiap
46
aktivitas aktivitas berdasarkan berdasarkan kelompok kelompok biayanya biayanya akan menghasilka menghasilkan n satuan biaya untuk untuk satu satu jenis jenis pelaya pelayanan nan keseha kesehatan tan.. Pada Pada tahap tahap akhir akhir dari dari perhit perhitung ungan an satuan biaya ini jangan lupa menambahkan menambahkan biaya langsung langsung yang dikonsumsi dikonsumsi oleh pasien berupa alat dan bahan habis pakai yang digunakan secara individu dan dapat diukur penggunaannya secara langsung, seperti obat-obatan.
DAFTAR PUSTAKA Chase, Richard B., Thomas J Aquilano, Production and Operations Management, A Life Cycle Approach, Approach, Homewood, Illionis
Murdick, G Robert, Barry Render, Roberta S Russell, Service Operation Management , Allyn and Bacon, Massachusetts
Analysis, Krajewski, Lee J., Operation Management, Srtategy and Analysis, sixth edition, Prentice-Hall International, International, Inc., New Jersey. Jersey.
Render, Barrry , Jay Heizer, Operation Management , Pearson Pearson New Jersey.
Education Education Inc.,
Manajemen Logistik 1, Donald J. Bowersox - Tahun 1978 Manajemen Logistik 2, Donald J. Bowersox - Tahun 1978 Manajemen Logistik, sumber Internet
47
