1 BAB I PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan factorfaktor antara lain Man, Money, Machine, Methode dan Material . Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima factor tersebut akan memberikan kepauasan kepauasan kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima factor tersebut. Pada kesempatan ini, akan membahas secara khusus tentang pengelolaan pengelolaan Material atau logistic keperawatan. keperawatan. Keberhasilan Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pengadaan, pendistribusian pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum. Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau meminimalkan meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kadaluarsa, kehilangan kehilangan alat tersebut yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah sakit. Menurut pemanfaatannya, pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit dikelompokkan dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia, gas medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik.
B.
TUJUAN 1 Tujuan Um Umum Mengetahui manajemen logistik keperawatan dan mampu mengidentifikasi keadaan manajemen logistik dalam satu pelayanan kesehatan hingga memberikan usulan perbaikan yang diperlukan.
2
Tujuan khusus
2
a. Mampu mengidentifikasi keadaan saat ini tentang pengelolaan logistik keperawatan.
b. Membuat sistem pengelolaan logistik keperawatan mulai dari perencanaan pengadaan, pemeliharaan, evaluasi dan pengembangan sistem tersebut.
3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A.
PENGERTIAN Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik Subagya menyatakan sebagai berikut:
Unsur manajemen: Man Money Material Machine Method
Fungsi manajemen: Planning Organizing Actuating Controlling
Fungsi logistic: Fungsi perencanaan Fungsi penganggaran Fungsi Pengadaan Fungsi penyimpanan Fungsi penyaluran Fungsi penghapusan Fungsi Pengendalian
Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur-unsur manajemen diproses melalui fungsi-fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi logistik.
B. FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut (Mustiksari: 2007):
4
Perencanaan Penghapusan
Penganggaran
Pengendalian (control)
Pendistribusian
Pengadaan
Penyimpanan
Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
1 Fungsi Perencanaan Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi. Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan
5 bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas (Subagya: 1994).
Pimpinan/Staf Pengkajian
Pengendalian
n Persiapan
Pelaksana
Sasaran
Pengawasan
Pengawas
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian t ugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi. Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (Long range) b. Rencana jangka menengah (Mid range) c. Rencana jangka pendek (Short range) Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana Pembelian b. Rencana Rehabilitasi c. Rencana Dislokasi d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan.
6 Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang t epat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat g. Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil benar-benar tepat
2 Fungsi Penganggaran Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala t ertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari) Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable. Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa. Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan. Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah:
a. Peraturan–peraturan terkait
b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan t ehnologi c. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik
7 Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari). Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obatobatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.
3 Fungsi Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:
a. Pembelian b. Penyewaan c. Peminjaman d. Pemberian ( hibah ) e. Penukaran f. Pembuatan g. Perbaikan Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan b. Penyususnan dokumen tender c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
8 e. Evaluasi penawaran f. Pengusulan dan penentuan pemenang g. Masa sanggah h. Penunjukan pemenang i. Pengaturan kontrak j. Pelaksanaan kontrak Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003. Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
a. Kode etik pengadaan Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain: •
Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan
•
Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
•
Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika
b. Pelelangan pengadaan barang Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut: •
Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari
unsur: Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis. •
Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala
kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa. •
Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan
pekerja/pemimpin proyek •
Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah
pemenang pelelangan ditunjuk (Subagya:1994)
9
4
Fungsi Penyimpanan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri. Faktor – faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:
a. Pemilihan lokasi Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan) Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll.
Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.
c. Pengaturan ruang Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.
d. Prosedur/sistem penyimpanan Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.
e. Penggunaan alat bantu f. Pengamanan dan keselamatan Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan. 5 Fungsi Penyaluran (Distribusi) Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
a. Proses Administrasi
b. Proses penyampaian berita (data-data informasi)
10 c. Proses pengeluaran fisik barang d. Proses angkutan e. Proses pembongkaran dan pemuatan f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
6 Fungsi Penghapusan Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antaralain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:
a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur Dalam aspek yuridis mencakup hal-ha: Pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.
b. Aspek rencana pelaksana tehnis Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:
Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponenkomponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
11
Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain
Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung
Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)
Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang
Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan
7 Fungsi Pengendalian Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain
b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan
d. Melakukan supervisi Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang baik b. Sistem informasi yang memadai c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi d. Pendidikan dan pelatihan e. Anggaran yang cukup memadai
12
DAFTAR PUSTAKA
Aljian George W ( 1958 )”Purchasing Hanbook ” 2 nd Edition, New York, Mc Mc Graw Hill
Mustikasari ( 2007 ) Kuliah Manajemen Sumber Daya Menusia, Tidak di Publikasikan
Subagya M S, ( 1994 ) “Manajemen Logistik” cetakan keempat Jakarta : PT Gunung Agung
