Asesoría para la Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
PROPUESTA TÉCNICA
ASESORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA ACREDITACIÓN ANTE SENCE
AGOSTO DE 2012
Asesoría para la Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
ÍNDICE I. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................ 3 II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................... 3 III. METODOLOGÍA GENERAL ............................................................................................................. 4 IV. ETAPAS DE TRABAJO .................................................................................................................... 5 V. PRODUCTOS DE LA CONSULTORÍA ............................................................................................... 8 VI. CARTA GANTT ............................................................................................................................... 8 VII. ESTIMACIÓN DE COSTOS ............................................................................................................. 9
Asesoría para la Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
PROPUESTA TÉCNICA I. OBJETIVO GENERAL
Estructurar un Sistema de Calidad para el OTEC en formación, que permita asegurar estándares de calidad en servicios de capacitación, que satisfagan los requerimientos de los compradores y de la comunidad en general, respetando el marco legal vigente.
Permitir la acreditación ante SENCE del OTEC en formación, en el marco de la Norma Chilena 2728 y, optativamente, de la ISO 9001:2008.
Fomentar el Mejoramiento Continuo de los procesos relacionados con las áreas de producción de servicios de capacitación y administrativas, prioritarios y/o críticos, mediante la incorporación de herramientas de Gestión de Calidad tales como la evaluación, el monitoreo, la supervisión de procesos y la auditoría de instrumentos de registro, en el contexto de la regulación vigente.
II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS La presente asesoría se orienta al logro de los siguientes objetivos específicos:
Realizar un diagnóstico respecto de la estructura organizacional y su adecuación al Sistema de Aseguramiento de la Calidad vigente, según la Norma Chilena 2728 y, optativamente, la Norma ISO 9001:2008.
Realizar el levantamiento de procesos críticos y/o prioritarios del OTEC en formación.
Estructurar un Manual de Aseguramiento de la Calidad y los procedimientos asociados que integre la totalidad de los procesos incorporados al Sistema de Gestión de la Calidad y que permita orientar adecuadamente el funcionamiento del sistema.
Consensuar con los directivos de la empresa, los objetivos de calidad para el período 2012-2013, definiendo los indicadores y los instrumentos necesarios para su medición.
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Capacitar al personal como auditores de calidad, de manera que puedan realizar auditorías internas en las distintas áreas de la organización, detectando no conformidades y asesorando en la implementación de acciones correctivas y preventivas.
Participar activamente en el proceso de certificación, actuando como relacionador técnico ante la empresa certificadora y realizando las acciones correctivas y/o preventivas detectadas en la instancia de auditoría externa.
Realizar las tramitaciones correspondientes a fin de obtener la acreditación ante SENCE y la consecuente incorporación del OTEC en el Registro Nacional de Organismos Técnicos de Capacitación.
III. METODOLOGÍA GENERAL La metodología de la Asesoría para la Implementación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad considera la identificación de los procesos críticos y/o prioritarios de la organización. Para ello, se trabajará en conjunto con los socios del OTEC en formación, lo cual permitirá garantizar de mejor manera la sustentabilidad en el tiempo de los logros de cualquier tipo de asesoría externa. La asesoría, en definitiva, se estructura como una instancia de organización y orientación en conjunto con los socios, lo cual permitirá un cabal cumplimiento de los objetivos de la organización. De esta manera, la asesoría se desarrolla en 4 etapas. En la primera de ellas, se desarrollará el levantamiento de procesos prioritarios y críticos, para definir en etapa posterior los procedimientos que integrarán el Sistema de Gestión de la Calidad de la organización. Una segunda etapa se desarrollará de manera presencial y tiene como objetivo validar y realizar inducciones tendientes a traspasar las competencias para que los socios del OTEC en formación sean capaces de pesquisar el estado del Sistema de Calidad en distintas áreas de la organización.
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La tercera fase se desarrollará en trabajo de gabinete, y corresponde al cierre de la asesoría, la cual incluye la elaboración final del Manual de Aseguramiento de la Calidad y de los procedimientos. Por último, en la cuarta etapa se actuará como relacionador técnico en el proceso de certificación y acreditación del OTEC, tanto en lo que se refiere a la representación ante la empresa certificadora para la obtención de los certificados de cumplimiento de la Norma Chilena 2728 y, optativamente, de la ISO 9001:2008; como ante SENCE para la realización de los trámites necesarios para la acreditación como OTEC.
IV. ETAPAS DE TRABAJO El trabajo de Asesoría para la Implementación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad se divide en tres etapas: 1.
ETAPA DE DIAGNÓSTICO Y LEVANTAMIENTO DE PROCESOS. Esta etapa tiene
como propósito de identificar la estructura funcional que mejor se adapte a la realidad de la empresa en cuanto a la Calidad, permitiendo que la estructura sea funcional. De este levantamiento, surgirá el organigrama de la organización. Cabe destacar que dicha información se manejará de manera confidencial y no será entregada o utilizada por terceros o para fines diferentes de los determinados en la presente propuesta. Posteriormente se realizará el levantamiento de procesos y la elaboración de los flujogramas de procesos, los cuales servirán como insumo para la elaboración del Manual de Calidad y de los procedimientos de la empresa. Tiempo Estimado de Ejecución: 2 semanas 2.
ETAPA DE VALIDACIÓN Y CAPACITACIÓN. Esta segunda etapa tiene por
finalidad validar y realizar las correcciones necesarias a los procedimientos estructurados en la primera etapa. Para ello, se realizarán entrevistas con los socios a fin de consensuar los resultados, con lo cual se podrá determinar la necesidad de realizar ajustes a los mismos.
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CAPACITACIÓN. Dentro de la segunda fase de la asesoría, se incorpora un
taller que tiene como propósito interiorizar a los miembros de la organización respecto del Sistema de Gestión de Calidad y los procedimientos estructurados para el funcionamiento de la organización, con especial énfasis de los registros que deben ser llevados y las competencias para la realización de auditorías internas que permitan el cumplimiento de la norma. Se realizará un taller de 6 horas de duración, en fechas a definir con los responsables de la empresa. Requerimientos Generales:
Sala para capacitación.
Medios de Proyección.
Pizarra acrílica y plumones
Fotocopias con material didáctico elaborado para la capacitación
Tiempo Estimado de Ejecución: 6 horas cronológicas por curso. 3. ETAPA DE ENTREGA MANUAL Y PROCEDIMIENTOS. En esta etapa se considera la elaboración final de la documentación relativa a Manual de Aseguramiento de la Calidad y Procedimientos asociados a los procesos definidos. Se incorpora un informe que contenga las observaciones relativas al proceso de asesoría, incluyendo recomendaciones de mejora pertinentes. Tiempo Estimado de Ejecución: 1 semana 4.
TRAMITACIONES DE CERTIFICACIÓN Y ACREDITACIÓN DE OTEC. Se actuará
como relacionador técnico, representando al OTEC en formación ante la empresa certificadora, a fin de obtener la certificación de la Norma Chilena 2728, como –de manera optativa- de la Norma ISO 9001:2008. Esta instancia contempla la presencia durante la auditoría externa de certificación y la realización de acciones correctivas y/o preventivas, en caso de que en esta instancia el organismo detecte deficiencias y/o posibilidades de mejora.
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Una vez obtenida la certificación, se procederá a realizar la tramitación ante SENCE para obtener la acreditación y la consecuente incorporación de la empresa en el Registro Nacional de Organismos Técnicos de Capacitación. Requerimientos Acreditación (en caso de ser Sociedad de Responsabilidad
Limitada):
Copia legalizada de la escritura de Constitución de la empresa o sociedad.
Copia legalizada de la Inscripción del extracto de la escritura de constitución de la empresa o sociedad en el Registro de Comercio.
Publicación en el Diario Oficial del extracto de la de la escritura de constitución de la empresa o sociedad (Trámite gratuito si el monto del capital es menor a 5000 UF).
Certificado de vigencia emitido por el registro de Comercio del C.B.R. correspondiente, con una fecha que no exceda los 6 meses anteriores a la presentación de la solicitud como OTEC.
Copia legalizada del Rol Único Tributario
Certificado de Antecedentes para fines especiales, inhabilidades letra a) artículo 22 Ley 19.518.
Declaración Jurada letra b) del artículo N° 22, Ley 19.518.
Copia legalizada del certificado de la Norma NCh 2728.
Copia legalizada del instrumento que acredite la tenencia del inmueble, en donde funciona la oficina administrativa, ya sea título de dominio, contrato de arrendamiento o comodato.
Copia simple de la Patente Municipal vigente.
Acreditación de la línea telefónica a nombre del OTEC: factura, boleta o contrato de línea telefónica.
Poder simple para la designación del Relacionador Técnico (sólo si es distinto al Representante Legal) y su C.V.
Tiempo estimado: Certificación: 2 semanas, de acuerdo a disponibilidad de organismo certificador. Acreditación: 30 días hábiles (42 días) Tiempo aproximado que demora SENCE en pronunciarse respecto de la solicitud.
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V. PRODUCTOS DE LA CONSULTORÍA
Manual de Aseguramiento de la Calidad, entregado.
Procedimientos de procesos críticos y/o prioritarios, entregados
Taller de inducción, realizado.
Certificación Norma Chilena 2728 y, optativamente, ISO 9001:2008, obtenida.
Tramitación ante SENCE, realizado
VI. CARTA GANTT MES 1 ACTIVIDADES
S 1
S 2
S 3
MES 2 S 4
S1
S2
S3
MES 3 S4
S 1
S 2
S 3
MES 4 S 4
S1
S2
S3
Identificación de estructura organizacional Levantamiento de procesos y elaboración de flujogramas Validación de procesos Capacitación Auditores Internos Redacción de procedimientos y Manual de Aseguramiento de la Calidad Certificación NCH2728 e ISO 9001:2008 (*) Entrega de certificado NCH (**) Tramitación ante SENCE Respuesta acreditación SENCE (***)
Nomenclatura M = Mes S = Semana Nota: Las fechas indicadas son estimativas y dependen del tiempo destinado por los socios del OTEC en formación, la disponibilidad de la empresa certificadora y la capacidad de respuesta de SENCE. (*) y (**) Dependen de disponibilidad de empresa certificadora. (***) Depende de SENCE.
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VII. ESTIMACIÓN DE COSTOS ÍTEM Certificación NCH2728 e ISO 9001:2008 (hasta 18 UF – Valor UF al 9/08 = $ 22.559) Valor consultoría
COSTO $ 406.062
$ 900.000
$ 1.306.062
Condiciones de pago Servicios de Consultoría
30% al término del primer mes, contra entrega de productos comprometidos. 30% al término del segundo mes, contra entrega de productos comprometidos. 40% al obtener la acreditación ante SENCE (fecha aproximada: finales de 4 mes)
