PROGRAM PENGELOLAAN PERALATAN LABORATORIUM INSTALASI LABORATORIUM TAHUN 2016 No. Dokumen
Tanggal terbit PROGRAM
No.Revisi
Halaman
Ditetapkanoleh Direktur RSUD Cilacap
01 September 2016 Dr. Pramesti Griana Dewi,M.Kes,M.Si
A. PENDAHULUAN Peralatan laboratorium merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat penting dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, baik di Rumah Sakit maupun di sarana pelayanan kesehatan lainnya, sehingga kondisi dan fungsi peralatan laboratorium harus baik agar dapat mendukung pelayanan medik yang prima pada sarana pelayanan kesehatan tersebut. Pengembangan pelayanan yang berorientasi pada keselamatan pasien di Rumah Sakit Mardi Rahayu membutuhkan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir. Banyak faktor yang mempengaruhi perkembangangan pelayanan. Faktor utama adalah peningkatan mutu pelayanan kepada pasien yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pelayanan kesehatan di Rumah Sakit dalam menegakkan diagnosis. Faktor lainnya adalah efisiensi dan efektifitas peralatan yang digunakan di laboratorium. Untuk menjamin mutu pelayanan laboratorium, maka peralatan laboratorium harus terjaga dan terpelihara dengan baik. Pelayanan laboratorium yang bermutu, unggul dan profesional merupakah harapan dari masyarakat. Pelayanan laboratorium yang aman harus tanpa kesalahan dalam pemeriksaan, interpretasi hasil, verifikasi dan validasi hasil. Kesalahan dan ketidaktelitian dalam pemeriksaan mengakibatkan kerugian baik pada pasien maupun Rumah Sakit serta dapat mengakibatkan peningkatan angka kematian. Program pengelolaan peralatan laboratorium menjadi salah satu cara untuk mengatasi permasalahan tersebut di atas. B. TUJUAN 1. Tujuan Umum Meningkatkan jaminan kualitas pelayanan laboratorium sesuai dengan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kedokteran 2. Tujuan Khusus
a. Meningkatkan pengawasan, monitoring dan evaluasi pemanfaatan reagensia dan peralatan laboratorium sehingga dapat memberikan manfaat yang besar bagi pelayanan pada pasien b. Pemilihan dan pengadaan peralatan laboratorium bertujuan untuk meningkatkan jumlah layanan pemeriksaan laboratorium dan menunjang mutu layanan Rumah Sakit. c. Pengelolaan dan pemeliharaan peralatan laboratorium bertujuan untuk menjamin semua alat dapat berfungsi dengan baik sehingga dapat dioperasionalkan, dapat diterima serta aman bagi para operator. C. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN 1. Perencanaan 2. Seleksi dan pengadaan peralatan 3. Instalasi peralatan baru 4. Edukasi staf 5. Kalibrasi dan pengujian alat 6. Maintenance peralatan 7. Troubleshooting 8. Service and repair 9. Retiring and disposing 10. Monitoring dan evaluasi D. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN 1. Perencanaan a. Menganalisis kebutuhan peralatan instalasi laboratorium b. Menetapkan jenis alat yang akan digunakan sesuai dengan jenis layanan c. Menetapkan jumlah alat yang dibutuhkan sesuai dengan volume pelayanan (jumlah layanan dan frekuensi layanan) d. Memastikan unit alat yang akan dipesan secara lengkap (termasuk spare part dan aksesoris) e. Memastikan mendapat paket pelatihan bagi petugas laboratorium f. Memastikan mendapat layanan purna jual, ketersediaan serta suplai spare part dan reagensia g. Memastikan infrastruktur laboratorium mendukung peralatan yang dipesan h. Membuat anggaran biaya pengadaan alat laboratorium i. Menentukan sistem pengadaan alat (pembelian atau kerjasama operasional) 2. Seleksi dan Pengadaan a. Instalasi laboratorium mengajukan usulan pengadaan / permintaan alat sesuai dengan prosedur yang berlaku (sesuai program dan kebutuhan) b. Menyerahkan formulir permintaan pengadaan alat ke bagian pembelian medik c. Bagian pembelian medik menerima formulir permintaan pengadaan alat, kemudian mencari penawaran dan kualifikasi alat serta harga dari pihak distributor; sekurangkurangnya 3 distributor kecuali bila alat tersebut dibawa oleh distributor tunggal
d. Pihak distributor masing-masing mempresentasikan alat yang ditawarkan dan menjawab pertanyaan yang diajukan dalam rangka mengetahui detail alat e. Instalasi laboratorium mengajukan usulan pemilihan alat laboratorium berdasarkan urutan prioritas f. Usulan instalasi laboratorium akan dikaji oleh pihak direksi, manajemen dan yayasan untuk menentukan alat mana yang akan dipilih dan status alat tersebut (beli atau KSO) 3. Instalasi Peralatan Baru a. Menyiapkan disain ruangan yang memadai bagi peralatan yang akan digunakan b. Menyiapkan kebutuhan listrik, de-ionized water dan saluran pembuangan limbah c. Melakukan pemeriksaan fisik alat yang akan diinstal: mencocokkan alat dengan perjanjian kerja sama (PKS) dan brosur mengenai merk, tipe / model dan jumlah unit dokumen teknis yang terdiri dari certificate of origin, test certificate, annual (operation, service, installation, schematic diagram) serta ijin edar d. Pelaksanaan pemasangan alat oleh vendor yang ditunjuk e. Pelaksanaan pengujian alat secara keseluruhan melalui uji bagian-bagian alat dengan kemampuan maksimum sehingga dapat diketahui apakah secara keseluruhan alat tersebut dapat dioperasikan dengan baik sesuai fungsinya oleh teknisi vendor f. Melakukan uji keselamatan untuk memperoleh kepastian tidak ada bahaya yang ditimbulkan akibat pemakaian alat tersebut, misalnya kebocoran arus listrik, pembumian, kebocoran saluran pembuangan dll g. Melakukan uji coba alat serta kesiapan operator sebelum alat digunakan h. Serah terima alat dari vendor ke petugas laboratorium 4. Edukasi Staf a. Menentukan jenis peralatan yang perlu pelatihan b. Menginventarisir tenaga teknis laboratorium yang memerlukan pelatihan, melakukan pendataan semua tenaga teknis laboratorium sesuai dengan UTW dan peralatan c. Menentukan tenaga teknis yang memerlukan pelatihan d. Menentukan jenis pelatihan yang dibutuhkan e. Mencari dan menentukan narasumber pelatihan f. Menentukan tempat dan waktu pelatihan g. Melaksanakan pelatihan h. Melakukan evaluasi hasil pelatihan. Tenaga teknis laboratorium yang telah mengikuti pelatihan dilakukan observasi setelah 1 bulan mengikuti pelatihan 5. Kalibrasi dan pengujian alat 6. Maintenance alat a. Maintenance harian
-
-
Alat selalu dibersihkan dari debu dan cairan / reagensia yang tumpah karena akan menyebabkan alat menjadi cepat berkarat. Pembersihan digunakan bahan yang direkomendasikan oleh pabrik Menyalakan (start up), kontrol harian, kalibrasi, mematikan (shut down) Mengecek suhu optimal operasional alat agar dapat berfungsi dengan baik
b. Maintenance rutin Maintenance rutin dilakukan oleh teknisi dari vendor tiap 6 bulan sekali. Jadwal maintenance alat-alat laboratorium adalah sebagai berikut : - XN series (hematologi rutin 5 diff) dilakukan 4 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble - KX-21 (hematologi rutin 3 diff) dilakukan 4 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble - ILAB ARIES (kimia klinik) dilakukan 6 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble - ILAB 650 (kimia klinik) dilakukan 6 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble - Nova pHOX-plus (analisis gas darah / BGA) dilakukan 4 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble Stago ST ART (koagulasi)dilakukan 6 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble - ILYTE dan Easylite (elektrolit) dilakukan 6 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble - Micro (Laju endap darah) dilakukan 4 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble - Urin Analisis AE-4020 (urin) dilakukan 6 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble - VANS-Lab (Laboratory Information System / LIS) dilakukan 3 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble - Nyco Card Rider II dilakukan 3 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktuwaktu apabila terjadi trouble
7. Troubleshooting a. Jika alarm error alat berbunyi atau alat tidak dapat dihidupkan, petugas laboratorium melapor ke kepala jaga b. Kepala jaga berkoordinasi dengan koordinator / kepala seksi laboratorium klinik c. Kasie laborat melakukan verifikasi trouble dan melakukan langkah-langkah troubleshooting seperti yang tertuang pada manual book alat d. Kasie laborat menelpon teknisi vendor dan dipandu untuk mengatasi trouble bila memungkinkan, bila tetap tidak dapat diatasi maka teknisi vendor diminta datang untuk melakukan perbaikan
e. Saat teknisi datang, petugas dan Kasie laborat memberitahukan kerusakan yang dialami pada teknisi f. Setelah teknisi selesai melakukan perbaikan, teknisi menyerahkan work service report kepada petugas laboratorium g. Setelah proses perbaikan dilakukan, didokumentasikan dengan melakukan cek list QC harian, mengisi log book / kartu maintenancealat dan teknisi membuat job shift 8. Service and repair .................................................... 9. Retiring and disposing Semua peralatan laboratorium yang digunakan untuk pemeriksaan berstatus KSO (Kerja Sama Operasional). Retiring dan disposing alat dilakukan apabila terjadi kerusakan pada alat yang tidak dapat diperbaiki atau masa pinjam pakai yang tertuang dalam addendum telah habis. 10. Monitoring dan Evaluasi a. Melakukan inventarisasi pada semua peralatan laboratorium b. Melakukan monitoring kelayakan peralatan berdasar kalibrasi dan maintenance yang dilakukan c. Melakukan evaluasi pemakaian alat disusul dengan tindak lanjutnya berupa penentuan apakah alat tersebut digunakan atau tidak digunakan lagi di instalasi laboratorium E. SASARAN No Kegiatan . 1 Perencanaan 2 Seleksi dan pengadaan alat 3 Instalasi peralatan baru 4 Edukasi staf 5 Kalibrasi dan pengujian alat 6 Maintenance 7 Troubleshooting 8 Service and repair 9 Retiring and disposing 10 Monitoring dan evaluasi
Sasaran
Target
PIC
100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 %
Ka Instalasi Ka Instalasi Ka Instalasi Ka Instalasi Ka Instalasi Ka Instalasi Ka Instalasi Ka Instalasi Ka Instalasi Ka Instalasi
F. JADWAL PELAKSANAAN No .
Uraian
1 2 3 4 5
Perencanaan Seleksi&pengadaan alat Instalasi peralatan baru Edukasi staf Kalibrasi & pengujian alat Maintenance Troubleshooting Service and repair Retiring & disposing Monitoring & evaluasi
6 7 8 9 10
Jan
Fe b
Mar
Apr
Waktu Pelaksanaan Mei Jun Jul Agt
Sep
Okt
Nov
G. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN TINDAK LANJUT Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program pengelolaan peralatan laboratorium dilakukan setelah terealisasi. Laporan pelaksanaan kegiatan program pengelolaan peralatan laboratorium kepada Direktur Medik dan Perawatan H. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN - Pencatatan : dilakukan pencatatan hasil terealisasinya program pengelolaan laboratorium - Laporan pelaksanaan kegiatan terealisasinya program pengelolaan peralatan laboratorium kepada Ka-Instalasi Laboratorium, Kabid Penunjang Medik dan Direksi - Evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap akhir tahun
Des
