PANDUAN PENGELOLAAN PERALATAN LABORATORIUM RUMAH SAKIT UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu sebagai salah satu instalasi penunjang di Rumah Sakit Universitas Gadjah Mada (RS UGM) berperan dalam membantu penegakan diagnosis, monitoring pengobatan dan menentukan prognosis suatu penyakit. Dalam rangka mewujudkan instalasi penunjang yang terpercaya, Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu selalu memperhatikan mutu agar dapat memberikan pelayanan pemeriksaan laboratorium yang cepat, akurat dan presisi. Laboratorium yang memenuhi standar mutu dilengkapi dengan ketersediaan peralatan laboratorium yang akurat, presisi dan handal serta selalu mengutamakan keselamatan pasien dan ketepatan. Hal tersebut umumnya membutuhkan biaya investasi cukup tinggi, oleh sebab itu harus dimanfaatkan secara optimal sehingga pembiayaan menjadi efektif. Agar peralatan laboratorium yang digunakan di Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu selalu baik, maka sangat dibutuhkan kegiatan pengelolaan yang tepat. Pengelolaan merupakan suatu kegiatan dari mulai perencanaan, pengadaan, penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan peralatan laboratorium dengan tujuannya agar alat dapat dimanfaatkan secara optimal, layak pakai dan tepat. Optimalisasi penggunaan bertujuan agar usia pakai lebih besar dari biaya investasi, sedangkan layak pakai bertujuan agar pengguna alat mendapatkan perlindungan dan pelayanan yang bermutu. World Health Organization (WHO) menyebutkan bahwa hampir 50% peralatan medik di negara berkembang tidak dapat digunakan, hal ini disebabkan karena perencanaan yang tidak tepat, tidak dilakukan pemeliharaan dan tidak tersedianya sumber daya yang dapat menggunakan. B. Tujuan Tujuan Umum : Sebagai panduan di laboratorium dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan peralatan di Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu untuk mendapatkan hasil pelayanan laboratorium yang akurat dan aman bagi pasien di rumah sakit. Tujuan Khusus : a. Mendapatkan peralatan laboratorium yang akurat dan terjamin mutunya b. Tindakan preventive agar peralatan tidak mengalami kerusakan c. Memperpanjang masa pakai peralatan d. Akurasi pengukuran peralatan laboratorium lebih tepat
2
BAB II RUANG LINGKUP KEGIATAN Ruang lingkup kegiatan yang dilakukan di Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu untuk melaksanakan pengelolaan peralatan laboratorium adalah: 1. Perencanaan, seleksi dan pengadaan alat 2. Pembuatan MoU 3. Instalasi dan pengujian peralatan baru 4. Inventarisasi peralatan baru 5. Edukasi staf 6. Pemeliharaan rutin 7. Kalibrasi 8. Troubleshooting 9. Perbaikan alat yang rusak 10. Retiring (labeling alat bahwa alat tidak digunakan lagi) dan disposing (menentukan umur pemakaian alat) 11. Re-inventarisasi 12. Monitoring dan evaluasi
3
BAB III TATA LAKSANA Peralatan laboratorium merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat penting dalam penyelenggaraan pelayanan pemeriksaan laboratorium. Oleh sebab itu kondisi dan fungsi peralatan laboratorium harus baik dan dapat mendukung pelayanan pemeriksaan laboratorium. Untuk mewujudjan hal tersebut perlu adanya pengelolaan peralatan laboratorium dengan baik dan terpadu meliputi: A. Perencanaan, pemilihan dan pengadaan alat Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka pemenuhan kebutuhan peralatan laboratorium yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga peralatan laboratorium dapat digunakan secara efektif, efisien dan bermutu. Perencanaan kebutuhan peralatan laboratorium dilakukan oleh Kepala Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu dengan berdiskusi sebelumnya dengan para dokter di RS UGM serta memperhatikan jumlah pemeriksaan laboratorium yang dapat dilakukan menggunakan alat tersebut pada tahun-tahun sebelumnya. Analisis perencanaan meliputi: 1. Asumsi jumlah pemeriksaan Asumsi jumlah pemeriksaan dibuat berdasarkan kecenderungan jumlah pemeriksaan pada tahun-tahun sebelumnya ditambah perkiraan pennigkatan jumlah pemeriksaan pada tahun-tahun berikutnya. 2. Asumsi harga peralatan Asumsi harga peralatan dibuat berdasarkan penawaran peralatan laboratorium yang telah diperoleh oleh Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu. 3. Asumsi tarif pemeriksaan laboratorium Asumsi tarif pemeriksaan laboratorium ditentukan dari 2 komponen yaitu Jasa Sarana (JS) dan Jasa Pelayanan (JP). Komponen JS meliputi biaya reagen, bahan medik habis pakai (BMHP), alat tulis, pemeliharaan alat, pemeliharaan gedung, penyusutan alat, penyusutan gedung, listril, telpon, air dan biaya lain-lain. Komponen JP dibuat berdasarkan tingkat kesulitan dan kesetaraan dengan biaya di rumah sakit maupun laboratorium klinik swasta lainnya di Yogyakarta. 4. Kesimpulan sementara Besaran asumsi tarif pemeriksaan laboratorium yang disusun menjadi salah satu pertimbangan kelayakan usulan pengadaan peralatan laboratorium. Selain itu pertimbangan urgensi dan pertimbangan lainnya dalam menentukan pengadaan peralatan laboratorium juga berperan dalam penilaian kelayakan usulan pengadaan peralatan laboratorium. Perencanaan yang telah dibuat diusulkan kepada Direksi untuk selanjutnya didiskusikan untuk sapat melangkah ke tahapan selanjutnya yaitu pemilihan alat. 4
Dalam pemilihan peralatan laboratorium, terdapat beberapa faktor yang dipertimbangkan, yaitu: 1. Sesuai kebutuhan Alat yang dipilih adalah alat yang sesuai dengan jenis pemeriksaan yang dibutuhkan. Volume dan jenis sampel yang diperlukan untuk pemeriksaan laboratorium dipilih yang paling mudah diperoleh dan paling sedikit. 2. Akurat dan presisi Data akurasi dan presisi diperoleh dari brosur alat yang disertakan dalam penawaran. Selain itu data akurasi dan presisi yang lebih dipercaya dapat diperoleh dari penelitian-penelitian yang menggunakan alat tersebut. Jika diperlukan dapat dilakukan uji akurasi dan presisi di RS UGM untuk mengetahui seberapa akurat dan presisi alat tersebut. Orisinalitas reagen menjadi hal utama dalam pemilihan alat laboratorium karena dapat memberikan jaminan akurasi dan presisi. 3. Mudah digunakan Hal tersebut dapat dinilai dari brosur alat, penjelasan teknisi alat, pengamatan dan pengalaman di laboratorium lain yang menggunakan alat tersebut. 4. Pemeliharaan dan perawatan mudah dan murah Hal tersebut dapat dinilai dari brosur alat, penjelasan teknisi alat, pengamatan dan pengalaman di laboratorium lain yang menggunakan alat tersebut. 5. Handal Hal tersebut dapat dinilai dari brosur alat, penjelasan teknisi alat, pengamatan dan pengalaman di laboratorium lain yang menggunakan alat tersebut. 6. Sesuai dengan fasilitas yang tersedia Alat yang dipilih harus sesuai dengan fasilitas yang ada di Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu RS UGM meliputi ruangan, daya listrik dan sabagainya. 7. Jaminan ketersediaan reagen dan bahan pendukung, spare part dan teknisi Hal tersebut dapat dinilai pengamatan dan pengalaman di laboratorium lain yang menggunakan alat tersebut serta reputasi rekanan / pemasok / vendor yang menawarkannya. 8. Rekanan yang terpercaya Beberapa pertimbangan dalam pemilihan rekanan yang terpercaya adalah memiliki reputasi yang baik, memberikan fasilitas uji fungsi, menyediakan petunjuk operasional alat dan trouble shooting, menyediakan fasilitas pelatihan dalam menggunakan alat, pemeliharaan dan perbaikan sederhana, memberikan pelayanan purna jual yang terjamin, mempunyai teknisi yang handal dan kemudahan memperoleh spare part serta peralatan yang akan digunakan sudah terdaftar di Departemen Kesehatan dan mendapat izin edar. Tahapan selanjutnya adalah proses pengadaan. Terdapat 2 sistem yang dapat digunakan dalam proses pengadaan peralatan laboratorium yaitu secara pembelian atau secara kerjasama operasional (KSO). Usulan pengadaan alat baik secara pembelian maupun KSO disampaikan kepada Bagian Penunjang Medik yang selanjutnya akan dilakukan proses diskusi dan kajian dengan Direksi, Pengadaan RS UGM, Kepala 5
Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu dan user. Ketentuan lainnya tentang mekanisme pengadaan mengikuti aturan Pengadaan UGM. B. Pembuatan MoU Pembuatan MoU dilaksanakan oleh Bagian Humas yang akan berkoordinasi dengan Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu, Bagian Penunjang Medik, Direksi dan rekanan pemasok alat laboratorium yang bersangkutan. Sebelum penandatanganan MoU, dokumen yang telah disetujui dalam koordinasi di atas terlebih dahulu dikoordinasikan dengan Bagian Hukor UGM. Isi MoU mencakup: 1. Merek dan tipe alat 2. Spesifikasi alat dan reagen 3. Masukan-masukan selama koordinasi berlangsung C. Instalasi dan Pengujian Peralatan Baru Instalasi dan pengujian peralatan baru dilakukan oleh rekanan dan disaksikan oleh Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu, Tim PPHP, Tim Aset dan Bagian Penunjang Medik. Tahapan yang dilalui meliputi: 1. Penjadwalan instalasi dan pengujian alat 2. Penentuan lokasi penempatan alat 3. Pengecekan alat dengan melihat kesesuaian antara check list / dokumen peralatan yang sudah ditandatangani dengan jenis dan jumlah peralatan baru termasuk aksesoris dan kelengkapan pendukungnya 4. Pemasangan alat 5. Pemasangan reagen 6. Menghidupkan dan mematikan alat 7. Uji fungsi 8. Kalibrasi 9. Uji presisi dan akurasi 10. Penandatanganan dokumen instalasi dan pengujian peralatan baru D. Inventarisasi Peralatan Baru Inventarisasi peralatan baru merupakan kegiatan lanjutan dari instalasi dan pengujian peralatan baru. Inventarisasi peralatan baru adalah kegiatan pendataan jenis, jumlah dan kondisi peralatan laboratorium baru yang dilakukan oleh Tim Aset RS UGM bekerjasama dengan Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hasil akhir inventarisasi peralatan baru adalah stiker inventaris aset dan dokumen inventaris peralatan baru. Inventarisasi peralatan baru merupakan bagian dari reinventarisasi yang dilaksanakan 1 tahun sekali. E. Edukasi Staf Setelah dilakukan instalasi peralatan baru, tahapan selanjutnya adalah edukasi yang dilakukan oleh teknisi alat kepada petugas laboratorium meliputi: 1. Menghidupkan dan mematikan alat 2. Kontrol kualitas dan kalibrasi 6
3. 4. 5. 6.
Penggunaan alat Trouble shooting Pemeliharaan rutin Aspek keselamatan Aspek keselamatan yang harus diedukasikan adalah aspek bahaya listrik, mekanik, kimia dan radiasi yang mungkin dapat ditimbulkan oleh alat tersebut. Pencegahan dan penanganan atas aspek tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari edukasi.
F. Pemeliharaan Rutin Pemeliharaan rutin adalah kegiatan pemeliharaan yang dilaksanakan terhadap alat sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan / disusun. Dalam pelaksanaannya terdapat 3 jenis pemeliharaan rutin, yaitu: 1. Pemeliharaan Preventif Pemeliharaan preventif atau pencegahan adalah kegiatan pemeliharaan berupa perawatan dengan membersihkan alat yang dilaksanakan setiap hari oleh operator dan kegiatan pengaturan, pelumasan serta penggantian bahan yang dilaksanakan oleh teknisi secara berkala. Untuk jenis alat tertentu pemeliharaan preventif dapat dilaksanakan pada saat alat sedang beroperasional (running maintenance) melalui pemeriksaan dengan melihat, merasakan dan mendengarkan bekerjanya alat, tanpa maupun menggunakan alat ukur. Pada waktu running maintenance dilakukan juga pelumasan, penyetelan bagian-bagian alat tertentu jika diperlukan. Selain itu dapat juga dilakukan pada waktu alat tidak operasional (shut down maintenance) yaitu alat dalam keadaan dimatikan lalu dilakukan pemeliharaan. 2. Pemeliharaan Korektif Adalah kegiatan pemeliharaan yang bersifat perbaikan terhadap peralatan yang mengalami kerusakan dengan atau tanpa penggantian suku cadang. Pemeliharaan korektif dimaksudkan untuk mengembalikan kondisi peralatan yang rusak ke kondisi siap operasional, layak pakai dan dapat berfungsi dengan baik. Tahap akhir dari pemeliharaan korektif adalah kalibrasi. Kalibrasi dapat dilakukan secara otomatis maupun manual penggunaan alat khusus yang dilakukan oleh pihak yang berwenang. Perbaikan korektif dilakukan terhadap peralatan yang mengalami kerusakan dan dilakukan secara terencana. Pemeliharaan korektif dilakukan oleh IPSRS atas permintaan dari Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu. 3. Pemeliharaan Tidak Terencana Pemeliharaan tidak terencana adalah kegiatan pemeliharaan yang bersifat darurat berupa perbaikan terhadap kerusakan alat yang mendadak, tidak terduga dan harus segera dilaksanakan mengingat alat sangat dibutuhkan dalam pelayanan. Frekuensi pemeliharaan tidak terencana dapat ditekan serendah mungkin dengan cara meningkatkan kegiatan pemeliharaan terencana. G. Kalibrasi Kalibrasi adalah proses yang dilakukan untuk menghubungkan antara sinyal dari instrumen dengan kadar analit. Kalibrasi sangat menentukan akurasi dan presisi dari hasil 7
pemeriksaan laboratorium. Kalibrasi dapat dilakukan sendiri menggunakan kalibrator atau dapat dilakukan oleh pihak yang berwenang untuk melakukan kalibrasi. Kalibrasi terbagi menjadi 2 kegiatan yaitu: 1. Kalibrasi Rutin Kalibrasi rutin adalah kegiatan kalibrasi yang dilakukan secara terencana, yaitu setiap penggantian reagen yang dilakukan oleh petugas laboratorium dan setiap tahun yang dilakukan oleh petugas IPSRS. Bukti telah dilakukannya kalibrasi adalah dengan menggunakan sertifikat atau tanda telah dilakukannya kalibrasi yang dibuat oleh petugas yang melakukan kalibrasi. 2. Kalibrasi Tidak Rutin Kalibrasi tidak rutin adalah kegiatan kalibrasi yang dilakukan secara tidak terencana, misalnya pada saat hasil evaluasi kontrol kualitas (QC) menunjukkan adanya kesalahan sistematis maupun petunjuk lainnya yang mendukung untuk segera dilakukannnya kalibrasi. H. Troubleshooting Troubleshooting adalah pemecahan masalah terhadap permasalahan pada peralatan laboratorium. Trouble shooting setiap alat-alat laboratorium sudah tercantum di buku manual dari masing-masing alat laboratorium. Jika petugas laboratorium / IPSRS tidak mampu menangani trouble shooting, maka petugas laboratorium melaporkan kepada rekanan alat untuk dilakukan tindak lanjut. I.
Perbaikan Alat Yang Rusak Jika terjadi kerusakan alat, petugas laboratorium akan mencobanya untuk memperbaiki dengan cara sederhana yang telah diberikan oleh teknisi alat. Jika belum berhasil maka petugas laboratorium akan menghubungi teknisi alat dan IPSRS untuk dilakukan perbaikan lebih lanjut. Proses perbaikan kemudian akan dilakukan oleh teknisi alat dan petugas IPSRS.
J. Retiring (labeling alat bahwa alat tidak digunakan lagi) dan disposing (menentukan umur pemakaian alat) Retiring adalah kegiatan memberikan label bahwa alat sudah tidak dapat digunakan lagi. Proses retiring dilakukan oleh Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu bersama dengan IPSRS, TimAset, Bagian Penunjang Medik dan Bagian Keuangan dan Aset. Selama masih dalam proses Retiring, alat diletakkan di Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu. Disposing adalah memindahkan alat yang telah diberi label retired ke lokasi penampungan di luar Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu sebelum alat tersebut dimusnahkan / dibuang. K. Re-invetarisasi Re-inventarisasi merupakan kegiatan rutin tahunan dalam melakukan pendataan ulang jenis dan jumlah peralatan laboratorium. Kegiatan ini dilakukan oleh Tim Aset RS UGM bekerjasama dengan Instalasi Laboratorium Klinik Terpadu. Hasil akhir dari kegiatan re-inventarisasi adalah dokumen re-inventarisasi dan penempelan stiker inventaris aset.
8
L. Monitoring dan evaluasi 1. Analisis biaya atas pembelian alat, reagen dan bahan pendukung dengan pendapatan atas pemeriksaan laboratorium yang dilakukan menggunakan alat tersebut 2. Analisis performa alat yang dinilai dari kontrol kualitas harian, Pemantapan Mutu Internal (PMI) dan Pemantapan Mutu eksternal (PME) 3. Analisis kehandalan alat yang dinilai dari frekuensi service 4. Analisis kemudahan operasionalitas dibandingkan dengan alat lain
12 Agustus 2015 Diusulkan oleh:
dr. Riswan Hadi Kusuma M.Sc., Sp.PK NIP. 198209122010121003 9
