11
Program Kerja Unit SDM Rumah Sakit Mitra Medika
PROGRAM KERJA UNIT SUMBER DAYA MANUSIA
RUMAH SAKIT MITRA MEDIKA PONTIANAK
PENDAHULUAN
SDM merupakan aspek yang sangat krusial yang menentukan keefektifitasan pada sebuah rumah sakit. Rumah sakit senantiasa perlu melakukan investasi dengan melaksanakan fungsi manajemen sumber daya manusia yang professional. SDM merupakan asset terpenting perusahaan karena perannya sebagai subyek pelaksana kebijakan dan kegiatan operasional rumah sakit. Agar rumah sakit tetap eksis maka harus berani menghadapi tantangan dan implikasinya yaitu menghadapi perubahan dan memenangkan persaingan. Sumber daya yang dimiliki rumah sakit seperti modal, metode, mesin dan alat-alat kesehatan lainnya tidak bisa memberikan hasil yang maksimal apabila tidak didukung oleh sumber daya manusia yang mempunyai kinerja yang optimal.
Kegiatan di unit SDM ini meliputi : Pemenuhan Kebutuhan Tenaga Untuk Tiap-Tiap Unit di Rumah Sakit, Peningkatan Kualitas SDM, Pemenuhan Ijin Kerja, Ijin Operasional, dan Ijin-ijin Lainnya, Pemeliharaan Peralatan dan Sarana Prasarana di Unit SDM, dan Pencegahan & Pengendalian Infeksi Rumah Sakit ( Unit SDM)
LATAR BELAKANG
Sumber Daya Manusia adalah salah satu aset terpenting Rumah Sakit. Rumah Sakit yang baik dan terintegrasi pada pelayanan dan kepuasan pasien sudah tentu memiliki kualitas Sumber Daya Manusia yang baik. Untuk itu, rumah sakit memerlukan cukup banyak orang dengan berbagai keterampilan dan tenaga yang berkompeten untuk dapat melaksanakan visi misi rumah sakit dan untuk dapat memenuhi semua kebutuhan pasien.
Selain memegang peranan penting, sumber daya manusia juga memiliki rentang terhadap faktor-faktor negatif jika tidak dikelola dengan baik. Kinerja yang tidak dikontrol dan efektifitas kerja yang rendah sehingga produktifitas rumah sakit menurun adalah sedikit dari efek negatif jika sumber daya manusia tidak dikendalikan dengan baik. Untuk meningkatkan kinerja karyawan, rumah sakit perlu mempertimbangkan proses manajemen sumber daya manusia yang meliputi antara lain, motivasi, kompensasi, promosi, kepemimpinan, disiplin, pendidikan dan pelatihan, dan lain sebagainya. Apabila proses diatas berjalan dengan baik, maka rumah sakit akan terus berkembang seiring dengan visi misi rumah sakit
Semua bentuk pelayanan di SDM yang diberikan harus dapat dinilai. Hasil penilaian tersebut digunakan sebagai dasar meningkatkan kualitas pelayanan sebagai bentuk pertanggung jawaban. Sehingga sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit dalam meningkatkan mutu pelayanan, SDM senantiasa dapat memperhatikan setiap karyawan Rumah Sakit Mitra Medika dalam meningkatkan mutu pelayanan.
TUJUAN
TUJUAN UMUM
Untuk meningkatkan kualitas dan kompetensi sumber daya manusia di Rumah Sakit Mitra Medika agar dapat dijadikan pedoman dalam peningkatan mutu karyawan di Rumah Sakit Mitra Medika.
TUJUAN KHUSUS
Memberikan pelayanan sesuai dengan standar operasional yang ada dan dilaksanakan secara menyeluruh
Meningkatkan kuantitas karyawan di Rumah Sakit Mitra Medika sehingga jumlah sumber daya manusia yang ada bisa sesuai dengan beban kerjanya
Memberikan peraturan yang jelas berkaitan dengan hak dan kewajiban karyawan di Rumah Sakit Mitra Medika.
Tersedianya SDM Rumah Sakit Mitra Medika yang profesional dan berkualitas
KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
Adapun langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya program tersebut, karena itu tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
KEGIATAN POKOK
Adapun kegiatan pokok di unit SDM terbagi menjadi :
SDM
Pengolahan data yang berhubungan dengan administrasi
Pengolahan data yang berhubungan dengan gaji
Proses Rekrutmen dan Orientasi
Legal
Pengurusan Ijin
Proses MoU / kerjasama dengan pihak ketiga
RINCIAN KEGIATAN
SDM
Pengolahan data yang berhubungan dengan gaji karyawan (gaji, lembur, oncall, cyto)
Pengajuan ijin / cuti karyawan
Melakukan Proses rekrutmen
Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman
Penyusunan notulen rapat mingguan manajemen
Menerima surat yang masuk untuk kemudian di disposisikan
Melakukan rekap absensi mingguan
Melakukan orientasi karyawan baru
Melakukan penilaian kinerja karyawan
Mendaftarkan dan menonaktifkan karyawan untuk Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan
Legal
Pengurusan Surat Izin Kerja perawat dan penunjang medis
Pengurusan Surat Izin Praktik Dokter
Membuat perjanjian kerja sama / MoU dengan pihak ketiga
Membuat surat keluar atau surat balasan untuk pihak eksternal
Melakukan proses pemutusan hubungan kerja karyawan
Membuat dan menyampaikan Surat Peringatan kepada karyawan yang bersangkutan
Mengurus perijinan, yaitu :
Perijinan operasional Rumah Sakit
IMB
Ijin gangguan
Perijinan alat-alat kesehatan berupa :
CT-Scan
ESWL
Fluoroscopy
Mammography
Multi Swing
Poli Mobile
Panoramic
C-Arm
Perijinan lainnya :
Ijin Petir
Ijin IPLC
Ijin generator
Ijin TPS Limbah B3
Ijin Lingkungan
Ijin operasional incinerator
Sertifikasi sarana dan prasarana
Sertifikasi lift
Sertifikasi escalator
Sertifikasi bejana tekan
Sertifikasi instalasi listrik
SUMBER DAYA MANUSIA
Rencana pendidikan dan pelatihan
Diklat Umum
Materi Diklat
Jumlah Peserta
Biaya per Peserta
Total
Bantuan Hidup Dasar
4
RSMM
RSMM
Hand Hygiene
4
Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI)
4
Komunikasi Informasi dan Edukasi (KIE)
4
RSMM
RSMM
Code Red
4
K3RS
4
Alat Pemadam Api Ringan (APAR)
4
Diklat Kompetensi
Materi Diklat
Jumlah Peserta
Biaya per Peserta
Total
Manajemen SDM
1
Rp. 10.000.000,-
Rp. 10.000.000,-
Pelatihan SDM
1
Rp. 7.500.000,-
Rp. 7.500.000,-
Pelatihan hukum kontrak RS
1
Rp. 10.000.000,-
Rp. 10.00.000,-
Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil di Unit SDM
Nama Jabatan
Pendidikan
Jumlah Kebutuhan
Tenaga yang Ada
Keterangan
Manager SDM
S1/S2 dari berbagai jurusan (relevan)
1
0
Kurang
Staff SDM
S 1 dari berbagai jurusan (relevan)
3
3
Cukup
Legal
S 1 Hukum
2
0
Kurang
Orientasi Karyawan Baru
Program orientasi karyawan baru untuk unit SDM terbagi menjadi 3 (tiga) kelompok penyelenggaraan, yaitu :
Orientasi Rumah Sakit :
Struktur organisasi Rumah Sakit
Visi, Misi, Tujuan, Falsafah, Nilai-Nilai, dan Motto Rumah Sakit
Peraturan Perusahaan
Kebijakan, prosedur ketenagaan rumah sakit
Orientasi oleh komite-komite :
Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI)
Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP)
Sasaran Keselamatan Pasien (SKP)
Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)
Orientasi unit SDM
Kebijakan unit SDM
Pedoman Pengorganisasian unit SDM
Program Kerja unit SDM
Standar Prosedur Operasional unit SDM
FASILITAS DAN PERALATAN
No.
Nama Barang
Jumlah
Harga Satuan
Harga Total
1.
Lemari Arsip
1
Rp. 7.000.000,-
Rp. 7.000.000,-
2.
Filing Kabinet
3
Rp. 2.000.000,-
Rp. 6.000.000,-
3.
Komputer 1 set (up grade)
4
Rp. 5.000.000,-
Rp. 20.000.000,-
4
ATK :
Kertas F4
Kertas A4
Pulpen
Tinta Printer
Staples
Isi Staples
Document Keeper
Map Kertas
24 rim
24 rim
6 buah
3 set
2 buah
10 kotak
1 kotak
2 pack
Rp. 46.000,-
Rp. 42.000,-
Rp. 5.000,-
Rp. 60.000,-
Rp. 8.000,-
Rp. 4.000,-
Rp. 30.000,-
Rp. 64.000,-
Rp. 1.104.000,-
Rp. 1.008.000,-
Rp. 30.000,-
Rp. 180.000,-
Rp. 16.000,-
Rp. 40.000,-
Rp. 360.000,-
Rp. 128.000,-
PENINGKATAN MUTU
Kegiatan membuat laporan dan mencatat kejadian
Evaluasi penilaian kinerja karyawan PKWT I dan PKWT II
Ruang lingkup
Penilaian evaluasi kinerja saat akan berakhir masa kontrak
Dimensi mutu
Efisiensi dan Efektifitas
Tujuan
Tercapainya target penyelesaian penilaian kerja PKWT I dan PKWT II
Definisi operasional
Karyawan yang dinilai 45 hari sebelum masa kontrak berakhir
Kriteria inklusi
Evaluasi sudah dilakukan 45 hari sebelum kontrak berakhir
Kriteria eksklusi
-
Numerator
Karyawan kontrak yang dinilai kinerjanya 45 hari sebelum kontrak berakhir
Denominator
Jumlah karyawan kontrak
Dasar pemikiran
Penilaian kerja karyawan PKWT I dan PKWT II terselesaikan sebelum masa kontrak berakhir
Tipe Indikator
Proses
Sumber Data
Data Karyawan SDM
Wilayah Pengamatan
Seluruh karyawan dalam masa kontrak
Metode Pengumpulan Data
Rekap kontrak karyawan
Jangka waktu laporan
Bulanan
Standar
100 %
Penanggungjawab
SDM
Frekuensi penilaian data
Bulanan
Periode waktu laporan
Bulanan
Analisis data
Tri wulan
Sosialisasi hasil data
Rapat koordinasi manajemen
Nama alat atau sistem audit
Data Karyawan
Target sample
-
Turn Over Karyawan
Ruang lingkup
Efektifitas SDM
Dimensi mutu
Efisiensi dan Efektifitas Manajemen SDM
Tujuan
Mengukur perputaran keluar masuk karyawan
Definisi operasional
Turn Over karyawan berarti proses keluar masuk karyawan di rumah sakit
Kriteria inklusi
Karyawan yang resign
Kriteria eksklusi
-
Numerator
Jumlah karyawan yang resign
Denominator
Jumlah seluruh karyawan
Dasar pemikiran
Efektifitas SDM
Tipe Indikator
Proses
Sumber Data
Data Karyawan SDM
Wilayah Pengamatan
Seluruh karyawan RS
Metode Pengumpulan Data
Data Karyawan
Jangka waktu laporan
Bulanan
Standar
5 %
Penanggungjawab
SDM
Frekuensi penilaian data
Bulanan
Periode waktu laporan
Bulanan
Analisis data
Triwulan
Sosialisasi hasil data
Rapat koordinasi manajemen
Nama alat atau sistem audit
Laporan Data Karyawan
Target sample
-
KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA
Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) adalah upaya untuk memberikan jaminan keselamatan dan meningkatkan derajat kesehatan pekerja dengan cara pencegahan Kecelakaan Kerja dan Penyakit Akibat Kerja (PAK), pengendalian bahaya di tempat kerja, promosi kesehatan, pengobatan dan rehabilitasi. Konsep dasar K3 rumah sakit adalah upaya terpadu seluruh pekerja rumah sakit, pasien, pengunjung / pengantar orang sakit untuk menciptakan lingkungan kerja, tempat kerja rumah sakit yang sehat, aman dan nyaman baik bagi pekerja rumah sakit, pasien, pengunjung / pengantar orang sakit maupun bagi masyarakat dan lingkungan sekitar rumah sakit.
Keselamatan kerja di unit sdm meliputi :
Bekerja sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan oleh rumah sakit
Memperhatikan keselamatan diri dalam bekerja
Penggunaan alat kerja yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan sehari-hari
PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN INFEKSI
Kegiatan kebersihan lingkungan di area sekitar tempat bekerja
Pengelolaan sampah di area sekitar tempat kerja
Semua kegiatan melakukan kebersihan tangan / kegiatan cuci tangan yang sesuai prosedur setiap hari
CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
Adapun kegiatan yang biasa dilakukan :
SDM
Penggajian
Sistem penggajian mengacu pada struktur gaji yang telah ditetapkan oleh Perusahaan. Pembayaran gaji dan lembur karyawan dilaksanakan setiap tanggal 28 setiap bulannya melalui rekening bank karyawan yang bersangkutan.
Administrasi cuti
Setelah karyawan menulis permohonan cuti di formulir cuti maka staf SDM mengajukan formulir cuti tersebut ke Wakil Direkutr Umum & Admnisitrasi dan merekap dikomputer untuk kebutuhan laporan bulanan.
Rekrutmen
Unit SDM melaksanakan rekrutmen sesuai dengan kebutuhan, urutan rekrutmen adalah tes tertulis, wawancara, dan tes kesehatan. Urutan rekrutmen disesuaikan dengan prosedur yang berlaku.
Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman
Membuat surat internal yang berupa pemberitahuan dan pengumuman untuk karyawan, yang kemudian dibagikan kepada seluruh unit yang ada agar diketahui atau ke unit yang berhubungan dengan pengumuman tersebut.
Notulen rapat mingguan
Setiap hari Selasa pada setiap minggunya diadakan rapat manajemen untuk membahas masalah yang terjadi di Rumah Sakit Mitra Medika untuk sama-sama mencari solusi atas permasalahan tersebut, notulen merangkum setiap materi dan bahan di bahas didalam rapat mingguan tersebut.
Penerimaan Surat Masuk
Setiap surat yag ditujukan untuk Rumah Sakit Mitra Medika harus selalu melalui Pusat Informasi, kemudian petugas di Pusat Informasi akan menyerahkan ke bagian SDM untuk selanjutnya di diposisikan dan di distribusikan ke unit-unit yang dituju.
Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan & BPJS Kesehatan
Setiap karyawan baru yang telah menyelesaikan masa magang diikutkan program BPJS Ketenegakerjaan dan BPJS Kesehatan. Setiap karyawan baru mengisi formulir pendaftaran dan jika persyaratan sudah lengkap maka formulir akan diserahkan ke BPJS untuk didaftarkan. Karyawan yang sudah terdaftar akan mendapatkan kartu untuk BPJS Ketenagakerjaan kartu hanya untuk diri karyawan sendiri, harus disimpan baik-baik apabila hilang maka yang bersangkutan wajib membuat laporan kehilangan di kepolisian dan untuk selanjutnya kartu akan di diterbitkan ulang. Apabila terjadi kecelakaan di tempat kerja atau kecelakaan terjadi saat berangkat atau pulang bekerja melalui jalan yang wajar dilalui maka dapat dilaporkan ke BPJS ketenagakerjaan dan biaya pengobatan dapat di tanggung oleh BPJS Ketenagakerjaan.
Sedangkan untuk kepesertaan BPJS Kesehatan setiap karyawan yang sudah berkeluarga akan mendapatkan kartu sejumlah keluarga inti maksimal 5 orang. Dengan demikian semua karyawan dan anggota keluarganya yang sakit / memerlukan pelayanan kesehatan dapat berobat di fasilitas pelayanan kesehatan tingkat 1 (satu) sesuai dengan pilihannya.
Rekap Absensi
Rekap absensi dilakukan 2 - 3 kali sehari untuk memonitoring kedisiplinan jam masuk karyawan.
Orientasi Karyawan Baru
Kegiatan orientasi terdiri dari orientasi rumah sakit dan orientasi unit kerja, orientasi rumah sakit dilaksanakan secara klasikal dan orientasi unit kerja dilaksanakan di unit kerja masing-masing. Kegiatan orientasi ini dilakukan bertujuan agar karyawan baru mengenal lingkungan dan pola kerja di Rumah Sakit Mitra Medika.
Penilaian Kinerja Karyawan
Penilaian kinerja karyawan dilakukan pada tahap 3 (tiga) bulan pertama, penilaian tahun pertama PKWT I, penilaian kedua PKWT I, penilaian PKWT II, dan penilaian tahunan.
LEGAL
Pengurusan Surat Izin Kerja perawat dan penunjang medis
Setiap perawat dan penunjang medis yang bekerja di rumah sakit harus memiliki Surat Ijin Kerja yang dikeluarkan Dinas Kesehatan Kota Pontianak. Pengurusan ini dilakukan pada saat perawat atau penunjang medis diterima di Rumah Sakit Mitra Medika
Pengurusan Surat Ijin Praktik Dokter
Sama halnya dengan perawat dan penunjang medis, setiap dokter yang berpraktik di Rumah Sakit Mitra Medika pun harus memiliki surat ijin yang dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan Kota Pontianak.
Membuat perjanjian kerja sama / MoU dengan pihak ketiga
Membuat suat keluar atau surat balasan untuk pihak eksternal
Surat yang ditujukan kepada Direktur kemudian dibuat surat balasannya, selain itu juga membuat surat yang ditujukan kepada suatu instansi atau perusahaan tertentu.
Melakukan proses pemutusan hubungan kerja karyawan
Setiap karyawan yang sudah berakhir masa kontraknya dan tidak diperpanjang maka dilakukan pemutusan hubungan kerja. Pemutusan hubungan kerja ini juga berlaku bagi karyawan yang melanggar peraturan rumah sakit dan berakibat fatal yang merugikan rumah sakit.
Membuat dan menyampaikan Surat Peringatan kepada karyawan
Setiap karyawan yang melakukan tindakan indisipliner dan sudah dilakukan teguran secara lisan tetapi masih mengulangi hal tersebut maka akan diberi Surat Peringatan sebagai tindak lanjut dari teguran lisan.
Mengurus perijinan rumah sakit.
Perijinan-perijinan yang diperlukan rumah sakit seperti ijin operasional, ijin alat-alat kesehatan, serta sertifikasi sarana dan prasarana dilakukan untuk melengkapi persyaratan operasional rumah sakit sebagaimana telah ditentukan Undang-Undang.
SASARAN
Sasaran
Terpenuhnya tenaga pengganti bagi karawan resign untuk memenuhi kebutuhan ketenagaan, atau penambahan tenaga berdasarkan analisa beban kerja masing-masing unit.
Terpenuhnya SDM Rumah Sakit Mitra Medika yang berkualitas
Tidak ada komplain
Tidak ada kejadian nyaris cidera, kejadian tidak diharapkan, kejadian tidak cidera, kejadian potensial cidera dan kejadian sentinel di unit SDM.
Karyawan baru yang telah melaksanakan orientasi di unit SDM siap kerja sesuai dengan tanggung jawab dan kompetensinya.
Target semua karyawan bisa mengikuti pelatihan 20 jam setahun.
Pemantauan indikator mutu telah dipahami oleh semua karyawan.
Indikator mutu terisi dengan baik sesuai ketentuan
JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
No
KEGIATAN
BULAN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1.
Pengerjaan gaji karyawan
2.
Pelaporan tenaga kerja di BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
3.
Ijin Kerja dan Ijin Praktek
Dilakukan setiap ada yang perawat, penunjang medis ataupun dokter yang baru masuk
4.
Perijinan RS :
Ijin operasional
Dilakukan setiap 5 tahun
Ijin alat-alat kesehatan
Dilakukan 2 tahun sekali ( bulan di sesuaikan dengan masa berlaku)
Sertifikasi saran dan prasarana
5.
Rapat Unit
6.
Pemeliharaan Sarana Prasarana Kerja
EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
Evaluasi program kegiatan dibuat setelah pelaksaan dan dikomuntasikan dengan notulen dan daftar hadir
Rapat unit setiap bulan didokumentasikan dalam notulen rapat dan daftar hadir
Pemeliharaan dan kerusakan sarana dan prasarana kerja dilakukan segera kepada bagian pemleiharaan sesuai prosedur
Pelaporan kegiatan di unit SDM dibuat dalam laporan bulanan
PENCATATAN, PELAPORAN dan EVALUASI KEGIATAN
Pencatatan dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan
Setiap bulan dilakukan evaluasi bersama staf lainnya pada saat rapat bulanan
Pencatatan semua kegiatan, baik pemeliharaan alat, peremajaan dan penggantian komponen alat dilakukan setelah dilaksanakan, oleh petugas Instalasi pemeliharaan sarana rumah sakit.
Pelaporan dilakukan bila ada peralatan yang rusak, dan membutuhkan perbaikan atau penggantian komponen kepada kepala sub bagian pemeliharaan sarana sepengetahuan unit SDM. Hasil laporan menjadi arsip unit SDM dan menjadi catatan serta pedoman pelaksanaan kegiatan serupa di tahun yang akan datang.
Laporan bulanan diserahkan pada awal bulan
Laporan tahunan disetor pada awal tahun berikutnya
Evaluasi kegiatan pelayanan dilakukan tiap bulan dan dilaporkan kepada Wakil Direktur Umum & Administrasi
Evaluasi kegiatan pelayanan juga dilakukan tiap tahun, dan dilaporkan ke Wakil Direktur Umum & Administrasi.
Hasil evaluasi dilakukan dianalisa, dan dipakai dasar sebagai penyusunan program kerja tahun selanjutnya.
