Processos Administrativos

UNIVERSIDADE ANHANGUERA UNIDERP CENTRO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA POLO DE JUAZEIRO (BA) ADMINISTRAÇÃO PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

ATPS DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS TUTOR A DISTÂNCIA: Ma RENATA M. G. DALPIAZ TUTOR PRESENCIAL: WELLINGTON DANTAS ALUNOS: EDWILDSON COELHO RODRIGUES / RA: 422947 CARMEN LÚCIA SILVA SANTOS / RA: 7941702282 CAMILA TORRES LIMA RA: 423368 OSTEVALDO GONÇAVES DA SILVA LIMA RA: 415984 HELDER MEDRADO DA SILVA RA: 422874 ROSANA SILVA NUNES RA: 433300

JUAZEIRO – BA – 15 DE ABRIL DE 2014

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ALUNOS: EDWILDSON COELHO RODRIGUES / RA: 422947 CARMEN LÚCIA SILVA SANTOS / RA: 7941702282 CAMILA TORRES LIMA RA: 423368 OSTEVALDO GONÇAVES DA SILVA LIMA RA: 415984 HELDER MEDRADO DA SILVA RA: 422854 ROSANA SILVA NUNES RA: 433300

ATPS: PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ATPS de processos administrativos apresentada aos tutores da Anhanguera Uniderp Juazeiro/Ba, desenvolvido as competências e habilidades que constam nas diretrizes requeridas.

JUAZEIRO – BA 26 DE SETEMBRO DE 2013

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SUMÁRIO

ETAPA 1.................................................................................................................................... 4 Planejamento ........................................................................................................................... 4 Confronto de conceitos ....................................................................................................... 4 Considerações finais............................................................................................................ 5 ETAPA 2.................................................................................................................................... 6 Extensão universitária ............................................................................................................. 6 Considerações finais............................................................................................................ 7 Implicações éticas ............................................................................................................... 7 ETAPA 3.................................................................................................................................... 8 Direção..................................................................................................................................... 8 ETAPA 4.................................................................................................................................. 11 O Administrador na busca pelo sucesso da organização ...................................................... 11 BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................... 12

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PLANEJAMENTO Planejamento, palavra que tem como conceito o ato ou efeito de planejar, criar estratégias para alcançar objetivos e metas, sendo uma ferramenta importante para a tomada de decisões dentro de uma empresa. O planejamento em uma empresa serve para buscar meios mais eficientes de alcançar certo objetivo, otimizando seus processos e encontrando a melhor maneira de investir com menores riscos de perda. Existem 3(três) tipos de Planejamento em uma empresa, sendo eles: 

Planejamento Estratégico:

Fixa a natureza da organização: missão, estratégias, objetivos. Responsabilidade: direção geral (alta administração). 

Planejamento Tático:

Serve para gerenciar recursos visando atingir os planosestratégicos (projetos, ações etc.). Responsabilidade: executivos da diretoria e subordinados (nível médio). 

Planejamento Operacional:

Objetiva otimizar as operações, elaboração de procedimentos,visando a realização dos planos estratégicos e táticos. Responsabilidade: chefes de departamento (nível baixo). CONFRONTO DE CONCEITOS Para Maximiano todos os planejamentos passam por três passos, primeiro: aquisição dos dados de entrada, que são as informações sobre o presente passado ou futuro do ambiente externo e dos sistemas internos da organização; segundo: processamento dos dados de entrada, transforma informações para produzir novas informações; terceiro: preparação de um plano (idéias). E depois de ter passado por esses três passos escolhe-se um nível para fazer seu planejamento, que possui três níveis diferentes, o Plano Estratégico que abrange toda a organização, definindo sua relação com seu ambiente, o Plano Funcionais também chamados de administrativo, que traduz os planos estratégicos em ações especializadas: marketing,

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operações, recursos humanos e financias e o Plano Operacional que define atividades e recursos que possibilitam a realização de objetos estratégicos ou funcionais. Para Drucker o planejamento foi criado para diminuir as incertezas na sociedade e na política, o planejamento é uma previsão baseada em probabilidades. Eles são criados pelos executivos tomam decisões que comprometem o futuro recursos correntes de tempo e dinheiro. As durações desses compromissos estão crescendo sem parar em: estratégias e tecnologia, marketing, manufatura, desenvolvimento de funcionário. Ao fazer o planejamento deve ser perguntar “O que é mais provável que aconteça? “ e “ O que já aconteceu que irá criar no futuro?” De acordo com os Professores Shinyashiki e Santos, a visão é um elemento fundamental que te torna capaz de “enxergar” o que a grande maioria das pessoas não vê, podendo assim ver a oportunidade por trás das ameaças, enxergar as entrelinhas torna-se algo essencial para se obter sucesso. De acordo com Santos o planejamento define o que, como, por quem, quando e onde as ações devem acontecer, avaliando e controlando os resultados corrigindo falhas tudo isso visando a eficiência em um tempo de médio a longo prazo. CONSIDERAÇÕES FINAIS O planejamento é uma ferramenta essencial não só para uma empresa como também para pessoas, que serve para alcançar objetivos através da avaliação dos processos operacionais, táticos e estratégicos atuais, encontrando possíveis falhas para otimiza-las. É preciso que o gestor conheça cada elemento do plano estratégico, seus limites e funções, e ser flexível para perceber erros e corrigi-los para um bom andamento de seu planejamento estratégico.

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EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA As instituições de Ensino Superior são responsáveis por parte do desenvolvimento social, cultural, político e econômico do país. Disseminando conhecimento e capacitando profissionais, ela atua na democratização e na construção de novos conhecimentos. O Processo O grupo decidiu criar um planejamento estratégico de extensão universitária com foco social, onde serão arrecadados alimentos em troca de desconto na taxa de inscrição do vestibular ou mensalidade e cursos. Também haverá um passeio em que interessados (alunos) irão até a margem do rio São Francisco, fazer a coleta e limpeza do lixo encontrado na beira do rio e na sua mata ciliar, que é um fator importante para proteger e preservar o nosso rio. A arrecadação de alimentos será feita no ato das inscrições para vestibulares como trocar por descontos e/ou isenção do pagamento da inscrição, os alimentos arrecadados serão entregues a secretaria municipal, que serão analisados, selecionados e classificados sob fiscalização de um profissional. Os alimentos serão entregues a instituições carentes, que geralmente precisam de muitos alimentos por causa de sua grande demanda, será feita uma analise por parte de alguns integrantes da organização para selecionar a entidade que mais se enquadra nesse requisito. Alunos da instituição também poderão obter descontos em sua mensalidade através da doação de alimentos, o aluno que doar poderá obter de 10% de desconto da sua mensalidade até algumas horas como atividade extracurricular. Alunos que estão precisando completar sua carga horaria está é uma ótima oportunidade não só para o aluno como também para as instituições carentes. Também serão oferecidos cursos de curta duração e palestras, onde poderão se inscrever desde crianças até idosos, serão oferecidos cursos de informática, empreendedorismo e redação, os cursos serão de curta duração e serão feitas através de vídeo aulas no polo da anhanguera de Juazeiro-ba, a taxa de inscrição será somente 2kg de alimentos que serão doados para instituições carentes. Será realizado após a copa, um passeio com os alunos da Anhanguera até o rio São Francisco, onde os alunos realização atividades de limpeza do entorno da beira do rio, coletando lixo encontrado na beira do rio e entrevistando pessoas que serão encontradas no momento, tentando conscientiza-las a não jogar lixo na cidade e saber o que acham da ideia de uma 6

instituição realizar essas atividades sócias ambientais, também serão realizadas atividades para preservar a recuperar a mata ciliar, será feita uma conscientização em redes sociais e outras mídias para informar a importância de preservar o rio São Francisco que hoje sofre muito com a poluição, assoreamento, falta de mata ciliar, etc. Os boletins informativos divulgados via internet e outras mídias serão vinculadas à Anhanguera, grupo organizador do movimento junto aos seus alunos. CONSIDERAÇÕES FINAIS Nesta etapa vimos a importância de se criar um plano estratégico para a criação de não só uma extensão universitário como de qualquer atividade que envolva partes internas e externas a instituição, com o plano estratégico é possível detectar os pontos fortes e fracos, fazendo com que seja possível a otimização e a resolução de problemas futuros mesmos antes de acontecerem. Para Drucker, planejamento estratégico é um processo contínuo de, sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro contido, tomar decisões atuais que envolvam riscos; organizar sistematicamente as atividades necessárias à execução destas decisões e, através de uma retroalimentação organizada e sistemática, medir o resultado dessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas. IMPLICAÇÕES ÉTICAS A extensão universitária é um ponto fundamental para melhorar ainda mais a imagem da instituição Anhanguera, fazendo com que as pessoas a reconheçam não só como uma instituição educacional como também um social e cultural, melhorando a percepção e o ponto de vista das pessoas sobre a instituição, o que é algo muito bom para qualquer negocio. As atividades abordadas nessa extensão abordam fatores sociais e ambientais, melhorando a qualidade de vida não só de instituições carentes como também das comunidades em que se localiza o rio São Francisco.

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DIREÇÃO Direção é a ferramenta administrativa que é utilizada quando as organizações querem realizar seus planos. O papel da direção é fazer a empresa ter um foco, ou seja, fazer as coisas andarem, acontecerem. A direção como uma das funções administrativas esta relacionada em colocar as pessoas em ação. É a atribuição gerencial ligado ao exercício daliderança exercendo influência sobre seus colaboradores. Para se obter tal função é interessante se ter recursos tais como: polivalência, ponderação, interatividade, resiliência, adaptabilidade,e fazer com que todos entendam o objetivo comum da empresa,além disso é necessário fazer o bom uso da liderança. A tarefa essencial da administração é criar condições organizacionais e métodos de operações por meio dos quais as pessoas possam atingir seus objetivos pessoais enquanto isto as estimula em ir em direção aos objetivos da empresa, sendo assim ira criar uma relação de reciprocidade, fazendo com que objetivos sejam alcançados.Esta surgindo um novo modelo de liderança, ou seja, mais democrática e participativa. Sendo assim a comunicação entre empresa e colaboradores é melhor, além disto, é necessário ter em seu quadro de funcionários pessoas capacitadas para determinadas funções, sendo assim será mais fácil solucionar qualquer problema que a empresa tiver sem desviar do foco. A direção não acontece somente pelo administrador, ela precisa ajustar-se a cultura da empresa. Os estilos de direção dependem do entendimento dos administradores a respeito do comportamento humano dentro das organizações e os colaboradores são as peças responsáveis para ajudar a tornar algo possível. Em nosso projeto colocamos em prática as nossas competênciase habilidades, através de conhecimentos a respeito do tema em questão,sobre a coleta do lixo na beira do rio São Francisco. A partir disto Pensamos em incentivar ainda mais as pessoas a não jogarem lixo na rua,isto geraria menos problemas ambientais e sociais, este é o principal objetivo a ser alcançado, utilizamos como base na nossa Administração princípios da função da direção onde de alguma maneira temos que manter as pessoas num único objetivo todos em prol de uma causa,teríamos lideres responsáveis por cada seção de trabalho e pessoas responsáveis em direcionar os resíduos em locais corretos, ou seja, restos de plásticos podem ser encaminhadas a uma cooperativa onde geraria lucros,além disto, locais que não tivessem um local 8

apropriado para reciclagem a empresa juntamente com a prefeitura poderia abrir um local especializado onde restos de resíduos se transformaria em coisas utilizáveis novamente,é importantíssimo que a empresa tenha um engenheiro ambiental em sua empresa onde ele seria responsável por este projeto,isto somente irá dar certo pois a empresa terá que dar treinamentos,palestra e mostrar o quanto é importante a coleta correta e reciclagem do material. Os colaboradores são peças fundamentais para a execução da tarefa,o trabalho dos lideres para motivação dos seus colaboradores é fundamental, ter boa comunicação é essencial.O custo financeiro da empresa seria em torno de R$5.000,00 para palestras e treinamentos,contratação de pessoas especializados R$5.000,00

·, lugar especializadoem

reciclagem R$1.000,00, porém todos estes tópicos trariam resultados,pois uma empresa consciente com o meio ambiente pode ganhar premio,selos,conquistar a ISO 14000,além de ganhar mais clientes, o preço para executar esta tarefa é baixo comparado ao beneficio que geraria para o meio ambiente, e o mais importante, seria reconhecida como uma empresa verde. A contratação de pessoas seria maior, pois precisaria de mais funcionários trabalhando, isto seria um outro objetivo. Segundo estatísticas o Brasil tem hoje 20.760 áreas contaminadas e isto se da por imprudência das empresas por isto é importante a conscientização dos administradores, Queremos que nossa Administração seja um modelo que de certo para todas as empresa,onde o Sistema Participativo, as nossas políticas,o sistema de comunicação, trabalhos em equipes, confiança, participação e envolvimento sejam seguidos. Com a ideia central do artigo “por que as ferramentas gerenciais podem falhar”, as ferramentas de gestão, são utilizadas pelos gestores de empresas como principal foco para chegar ao seu objetivo, mas para se chegar a uma meta estabelecida é necessário que os recursos disponíveis tenham funções de agregarvalores. Ferramentas de gestão podem ajudar cada passo ou etapa de um processo, mas não pode descobrir o comportamento humano, talvez aí esteja o principal problema em questão, o mau uso de ferramentas, não adianta ter a melhor ferramenta e os melhores ambientes de trabalho se não tiver os agentes de mudança para fazer acontecer, os gestores precisam saber o inconsciente coletivo, o que os seus colaboradores pensam a respeito de sua organização, quais valores tem a organização, então ela é a soma de cada habilidade individual de seus integrantes, essa ausência de ligação direta do pessoal administrativo com o pessoal não administrativo é motivo principal para que uma ferramenta de gestão não funcione, levando em consideração que nos dias atuais as pessoas, 9

na sua maioria já não querem trabalhar simplesmente por salários, elas querem benefícios que vão além do pagamento mensal. O Controle como função administrativa tem a finalidade de assegurar que os resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos estabelecidos. O controle é um processo cíclico composto de quatro fases:Estabelecimento de padrões; Observação do desempenho; Comparação do desempenho com

ospadrõesestabelecidos;Açãocorretiva.

O estabelecimento de padrões é essencial, pois definem os critérios de desempenho que serão aceitáveis e inaceitáveis, sendo instrumentos essenciais para a tomada de decisão. Esses critérios podem ser: de quantidade (produção, clientes atendidos, níveis de estoque, horas trabalhadas etc), qualidade (especificações do produto, nível de defeitos, satisfação de clientes etc), tempo (de produção, de atendimento, prazos em geral etc) e custo (de produção, de armazenagem, de assistência técnica etc). A observação do desempenho é feita através de medidas diretas do desempenho segundo os critérios estabelecidos, ou de seu monitoramento de modo qualitativo. O que importa é uma verificação dodesempenho em busca de informação precisa do resultado que está sendo controlado. A comparação do desempenho com o padrão estabelecido consiste em verificar se os critérios estabelecidos estão sendo cumpridos, ou seja, se os limites de desempenho estabelecidos estão sendo respeitados. Nesse processo é bastante útil o uso de gráficos, relatórios, índices e demais técnicas de comparação. Vale também ficar atento a indicadores que permitam comparação com empresas do mesmo setor ou de concorrentes. Finalmente, a ação corretiva é a tomada de decisão para manter o sistema dentro dos padrões estabelecidos para que os objetivos sejam alcançados, corrigindose erros ou desvios, ou ainda a reformulação dos objetivos segundo as novas contingências. Como considerações finais podemos mencionar que o projeto a que nos propomos será um grande aprendizado não só para quem executa e planeja, mas também para quem participa do projeto. É inegável que haverá impactos, principalmente positivos, e estes se estenderão a todos os participantes

do

projeto

sem

distinção.

Ressaltamos como pontos positivos, e inclusive como implicações éticas, no grupo que dirige, gerencia e executa o projeto: o senso de responsabilidade, um maior conhecimento sobre a estrutura administrativa que envolve a elaboração e execução do projeto. A oportunidade de um maior contato com os diversos processos administrativos e suas respectivas implicações 10

junto

aos

indivíduos.

No que tange a comunidade atendida pelo projeto as implicações éticas são a valorização do ser humano e suas competências e potencialidades, o que com certeza elevará e em muito a auto aceitação dos mesmos bem como uma melhor inserção junto a sociedade. O ADMINISTRADOR NA BUSCA PELO SUCESSO DA ORGANIZAÇÃO Após realizada a análise sobre os artigos: “ O trabalho do gerente executivo: uma visão geral e crítica” e “Aplicação de ferramentas na gestão de processos das organizações que aprendem”, podemos perceber que ambos retratam a mesma ideia e até se complementam. O primeiro artigo enfatiza a importância do administrador para a organização, seja ela pública, privada ou sem fins lucrativos; através de estudos reveladores degrandes estudiosos sobre suas atividades de trabalho. Aborda também de forma muito clara e específica as atividades que um gerente contemporâneo empreende nas organizações atuais, e exemplifica as habilidades necessárias para que o gestor atual possa ter sucesso em seus empreendimentos. Trata-se de um artigo mais prático do que teórico, pois não se adentra profundamente em questões conceituais, abordando mais especificamente questões de ordem prática. Já o segundo artigo, focaliza que a aprendizagem organizacional promove competências e um conjunto de valores, e quando associada às ferramentas gerenciais, é capaz de transformar as organizações, já que servem como propostas aplicáveis às diversas situações que os administradores enfrentam no cotidiano. Também se trata de um artigo bem prático que passa para o leitor detalhes relacionado à aplicabilidade de ferramentas de gestão, demonstrando os benefícios

e

a

importância

destas

ferramentas

para

o

gestor

contemporâneo.

Em relação ao aspecto prático, ambos os artigos são coerentes com a proposta de Chiavenato, pois consideram uma abordagem bem mais atualizada a respeito do desenvolvimento de processos administrativos. Porém, como não poderia de deixar de ser, a obra de Chiavenato é muito mais abrangente, explora conceito profundamente e demonstra aspectos práticos destes conceitos. Sob uma visão geral e crítica uma das características do trabalho do administrador é a tensão entre a ação instrumental que é própriada organização e a ação substantiva que é própria do ser humano que dependem e exploram de um pelo outro. Os administradores capacitados colocam seu talento e competência para a empresa evoluir e conseguir melhores resultados no setor e ser reconhecida publicamente, além de ser responsável pela criação da riqueza e bem 11

estar

das

pessoas.

Os recursos como prédios, instalações e equipamentos por si só não formam uma empresa, mas apenas a plataforma física sobre qual ela opera. Esses recursos precisam ser reunidos, agrupados, utilizados e rentabilizados a fim de produzir resultados para a empresa. Assim, entra em cena o papel do administrador que conta com a ajuda das competências para alcançar

esses

objetivos.

Competências Essenciais: Estas criam valor para a empresa, para o cliente, para o fornecedor, para

a

própria

pessoa,

para

a

comunidade,

sociedade

e

a

nação.

Competências Funcionais: Relacionadas a cada área de atividade na empresa e a capacidade de reunir e dosá-las adequadamente faz a organização alcançar equilíbrio e sinergia entre elas. Competências Gerenciais: São competências e habilidades que o administrador tem que aprender

constantemente,

pois,

estas

mudam

com

o

passar

do

tempo.

Competências Pessoais: Conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes pessoais que podem ser transformados em talentos e assim convergir para uma determinada atividade. Estes artigos foram importantes para nós integrantes do grupo por doisaspectos específicos: primeiramente a respeito das valiosas informações que os artigos trouxeram para os membros da equipe, e segundo, devido ao fato de auxiliar a equipe a exercitar o raciocínio comparativo, onde conseguimos ter uma noção maior da importância de uma administração da ação empresarial.Por meio desta situação entendemos que o planejamento tem a sua função, mas o mercado atual tem uma dinâmica muito complexa, exigindo dos gestores a habilidade de improvisação. A respeito dos textos expostos no exercício, os mesmos nos ajudam a refletir sobre as diversas habilidade do gestor contemporâneo, o mesmo deve ser capaz de liderar os seus colaboradores, motivando-os constantemente, e ao mesmo tempo precisa ser capaz de assimilar uma diversidade de conhecimentos e informações que serão de extrema importância para

as

suas

tomadas

de

decisões

ao

longo

da

sua

gestão.

A amenização dos impactos nocivos oriundos das atividades incompetentes do administrador obviamente emerge a partir do momento que este profissional passa a se desenvolver, melhorando suas habilidades e conhecimentos. È importante que o profissional administrador tenha consciência de que as consequências de suas atitudes vão além dos limites da empresa em que atua, de modo que atinge a sociedade e o meio ambiente no qual sua empresa é atuante.

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BIBLIOGRAFIA 1.

CHIAVENATO, Idalberto. Administração: Teoria, Processo e Prática. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007 (PLT).

2.

AAKER, DAVID A.. A administração estratégica de mercado. 7. Porto Alegre: Bookman, 2007.

3.

GRACIOSO, FRANCISCO, 1930-. Planejamento estratégico orientado para o mercado. 2. São Paulo: Atlas, 1990.

4.

Portal Administradores, O que é Planejamento Estratégico. Disponível em: Acesso em 1 de junho de 2014.

5.

Portal Administradores, Planejamento Estratégico. Disponível em: Acesso em 1 de junho de 2014.

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