PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE REGISTROS Una de las tareas que se le atribuye al contador, es conocer los procedimientos relativos a los registros de las operaciones que realizan las entidades económicas en sus libros de contabilidad. El mantenimiento de los registros constituyen sumamente vital, el razón de que el desarrollo eficiente de la mayor parte de las actividades contables dependen en alto grado de la exactitud e integridad de los registros de contabilidad. Cuando un estudiante posee una preparación sólida en la teoría de la contabilidad esto le permitirá de manera consciente, asegurarse de que los registros se llevan de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y además, estará en condiciones de comprender e interpretar los estados financieros. Los sistemas de contabilidad deben elaborarse atendiendo al tamaño y la naturaleza de cada empresa, para así brindar informaciones pertinentes y adecuadas, que les permitan a los diferentes usuarios tomar decisiones acertadas.
LIBROS Y DOCUMENTOS DE REGISTROS: Los libros de registros se clasifican en dos:
1.- Libros legalizados
a) Diario General b) Libro de Inventario
2.- Libros no legalizados
a) Mayor General b) Mayor auxiliares c) Diarios auxiliares o especializados
RECOPILACION DE FUNCIONES: Para fines de registrar en los libros de contabilidad las operaciones de una empresa, es práctica general hacer la recolección de los datos a través de los documentos fuente como son los recibos de ingreso, las facturas, los cheques, etc., y clasificado por tipo de operación en formulario denominado ENTRADA DE DIARIO. Este formulario permite agrupar cada una de las transacciones por tipo, previo análisis, cuya finalidad consiste en no registrar los documentos uno a uno, sino de manera agrupada, lo que a su vez facilita los registros de manera resumida en los libros de contabilidad para una optimización en el proceso y una mayor exactitud.
FORMATO DE ENTRADA DE DIARIO COMPAÑÍA Y, C. POR A. Fecha __________________
Cuanta Número
Nombre de las Cuentas
Sub-Auxiliar
Auxiliar
MAYOR GENERAL Debito Crédito
TOTAL
Entrada Núm. ___________________
_________________________ Preparada por
Folio Núm. __________
______________________ Revisada por
______________________ Aprobada por
DIARIO GENERAL: Es un libro obligatorio, exigido por el Código de Comercio vigente en República Dominicana, donde deben registrarse de manera resumida las transacciones que realiza una empresa, describiéndose a su vez, debajo de cada registro el detalle del mismo. Este libro debe poseer las siguientes características: a) Folio: cada página debe estar numerada. b) Rubricar: la primera y la última página deben estar sellada por un juzgado de paz, indicando la cantidad de páginas que contiene el libro, de tal manera que en el mismo no se produzcan alteraciones. c) Sellado: cada página debe contener encima del folio (número) el sello del juzgado de paz donde fue legalizado.
FORMATO DE UN DIARIO GENERAL COMAÑIA Y, C. POR A. DIARIO GENERAL Pág. No. _______ Fecha
Cuentas y detalles
Ref.
Sub-Auxiliar
Auxiliar
Debito
Crédito
LIBRO DE INVENTARIOS: Es el libro se registran los movimientos de la mercancía que una empresa comercializa. Al final de cada periodo deben registrarse en el libro de Inventarios las existencias de la mercancía, así como el contenido de los estados financieros de manera resumida. Este libro debe cumplir con las mismas características legales señaladas en el Diario General. El formato de éste libro no es standard, sino que puede variar de una empresa a otra; en todo caso puede ser un libro record de dos o más columnas.
MAYOR GENERAL: Es el libro donde se registran de manera resumida, todas las transacciones registradas en el Diario General. Debe ordenarse con los números de cuentas según aparecen en el catálogo de cuentas. La función principal del mayor general es resumir los movimientos de las cuentas generales (controles) a través de los débitos y créditos para la elaboración de los Estados Financieros.
FORMATO DEL LIBRO MAYOR GENERAL HOJA DE MAYOR
Hoja Núm. _________________
Cuenta Núm. _____________
NOMBRE DE LA CUENTA ___________________________________
Fecha
CUENTA Y DETALLES
Debito
Crédito
Balance
MAYORES AUXILIARES: Son aquellos que contienen cuentas detalladas, cuyos totales aparecen resumidos en cuentas controles, tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.
FORMATO DE MAYORES AUXILIARES HOJA DE MAYOR AUXILIAR Hoja Núm. ______________
Cuenta del Mayor Núm. ______________
Nombre de la cuenta__________________________________________ Fecha
CUENTAS Y DETALLES
Debito
Crédito
Balance
MAYOR DE CUENTA T: Los formatos de los libros mayores que se esquematizan anteriormente, corresponden a la estructura que generalmente emplean las empresas en la práctica contable, pero para simplificar los ejemplos y las soluciones de los problemas , se acostumbran representar las cuentas de un mayor mediante una T mayúscula grande, eliminando el rayado a que nos hemos referido anteriormente. A continuación presentamos un ejemplo:
TITULO DE LA CUENTA Lado del Debito
Lado del Crédito
DEBITOS Y CREDITOS En la terminología contable, la casilla del lado izquierdo, se utiliza para registrar los Débitos y en el lado derecho se registran los Créditos. Al registro de un asiento en el lado izquierdo de una cuenta se le llama débito o cargo, y a un asiento que se anota en el lado derecho se le llama crédito o abono.
BALANZA DE COMPROBACION: Dicha balanza consiste en un listado de todas las cuentas que integran el libro mayor, observando un mismo orden, el muestra la igualdad de los importes en los débitos y los créditos y a su vez, facilita la elaboración de los Estados Financieros.
NOMBRES DE LAS CUENTAS
DEBITOS
CREDITOS
Efectivo en caja y Balance
494,000
00
Cuentas por Cobrar
100,000
00
Gastos pagados X adelantado
18,000
00
Propiedad, planta y equipo Cuentas por pagar
100,000
00
Sr. Pérez, Capital
600,000
00
Ventas
500,000
00
1,200,000
00
Compras Gastos Generales y Adm.
460,000
00
8,000
00
1,200,000 00
ESTADOS QUE SE PREPARAN CON LAS HOJAS DE TRABAJO Muchos Controladores suelen preparar hojas de trabajo, para la elaboración de los Estados Financieros. Estas suministran, en forma práctica y cómoda los datos necesarios para preparar los estados financieros en forma periódica. Para ilustrar la preparación de la hoja del trabajo se utilizarán los saldos de las cuentas del Sr. Pérez al 31de Diciembre de 1991, y las correspondientes informaciones sobre ajustes que se presentan en las páginas números 78, 79 y 80 de este capítulo. Pasos para elaborar la hoja de trabajo: Primer Paso. En la parte superior de la hoja se coloca el encabezado compuesto por: a) b) c) d)
Nombre del Negocio Detalle del contenido: Hoja de Trabajo Fecha de Corte Valores en RD$
Según Paso. Se escriben los encabezados de las distintas columnas, que incluyen Débito y Crédito. a) b) c) d) e) f) g)
Nombres de las cuentas Balanza de Comprobación Ajustes Balanza de Comprobación ajustada Estado de Resultados Estado de Ganancias Retenidas Balance General
Tercer Paso. En las columnas correspondientes a los nombres de las cuentas balanza de comprobación, se colocan las cuentas con sus nombres y sus respectivos valores, según los saldos presentados por le empresa, los cuales deben mostrar igualdad entre el débito y el crédito.
Cuarto Paso. En las columnas de ajustes se registran los ajustes debidamente referidos, que son los mismos mencionados en este capítulo. Quinto Paso. Se suman las columnas de los ajustes para verificar que no se produjeron errores. Sexto Paso. Tomando en cuenta la balanza de comprobación y los ajustes, se determina la balanza ajustada para comprobar su igualdad. Séptimo Paso. Cada uno de los saldos presentados en la balanza de comprobación ajustada se pasa al estado que corresponda según el tipo de cuenta; por supuesto, los saldos deudores se colocan en débito y los acreedores en el crédito. Octavo Paso. Se suman las columnas del débito y el crédito del estado de resultado. Observamos en la hoja de trabajo del Sr. Pérez que los créditos sumaran $632,800.00 y los débitos $499,900.00; esto indica que hubo una utilidad de $132,900.00, cuyo importe de debitó en las columnas del estado de resultados y se acredito en las columnas del estado de ganancias retenidas. Noveno Paso. Se suman las columnas del estado de ganancias retenidas, determinándose en el débito un importe de $20,000.00 y en el crédito $147,900.00, cuya diferencia de $127,900.00 se debito en el mismo estado y se acredito en las columnas del balance general. Decimo Paso. Se suman las columnas del débito y el crédito del balance general, las cuales concuerdan entre sí. Si estas columnas no coincidieran, ello indicaría algún error cometido en la hoja de trabajo. Una vez terminada y cuadrada la hoja de trabajo, se procede a través de la misma a elaborar los estados financieros. Observe que las ganancias del periodo y las ganancias retenidas, así como los valores que componen el balance general elaborado para el Sr. Pérez, concuerdan con el contenido de la hoja de trabajo.
SR. PEREZ HOJA DE TRABAJO AL 31 DE DICIEMBRE DE 1991 (VALORES EN RD$) Balanza de Comprobación NOMBRE DE LAS CUENTAS
