FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD GENERALIDADES
Los formularios son todos aquellos documentos en donde son plasmadas la informaciones financieras de una empresa. Importancia de controlar los formularios: área de efectivo, área de compras e inventario, área de personal, área de distribución y comercialización. Para toda empresa es necesario crear un plan que le permita controlar los formularios y las informaciones en ellos contenidas, por varias razones:
Formularios diseñados diseñados a manos y reproducidos por fotocopiadoras.
Autorizaciones en el cuerpo cuerpo del formulario que no no se entienden. entienden.
Omisión de detalles importantes para procesar la información, información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones, falta de pre enumeración, formularios con espacios reducidos o inadecuados.
Errores en el llenado de los formularios, debido debido a mala explicación explicación de los campos.
Formularios no codificados.
Pocas estéticas en el diseño de las formas.
Formularios en el cual cual falta la identificación de de la empresa a la cual cual corresponde.
1.) Área de Efectivo. Requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo podemos dividirlo en dos tipos de operaciones: Ingresos de Efectivo: constituido por los montos que recibe una empresa por los diferentes conceptos. Egresos de efectivo: constituidos por todos los desembolsos necesarios para la adquisición de bienes o recepción de servicios. Algunos de los formularios utilizados para contralar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes: vales de caja, recibo de caja chica, reposición de fondos fijos, orden de pagos, arqueos de fondos fijos, planillas de depósitos, avisos de cheques devueltos, movimiento diario de caja. 2.) Área de Compras e Inventarios.
La empresa debe estar en la capacidad de poder determinar cuánto, cuando, a quien y en qué condiciones se deben efectuar las adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las mejores condiciones. Los principales formularios aplicables para la compra y manejo de inventario son los siguientes: Requisición de materiales, órdenes de compra, entradas al almacén, salida del almacén, tarjetas de inventario, notas de entrega de mercancías. El informe de recepción captura la información referente a los bienes y servicios recibidos y su conformidad. 3.) Área de Personal. aneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, evaluación, y todas las actividades relacionadas. Entre los formularios que se utilizan para contralar el manejo del personal están: Solicitud de empleo, fijas del trabajador, recibo de pago, planificación de vacaciones, contrato de trabajo, evaluación del personal, requisición del personal, liquidación de prestaciones, control de asistencia, tarjeta de tiempo. 4. Área de Distribución y Comercialización. Área de Distribución y Comercialización. Está relacionada con todo el proceso de ventas. Algunos de los formularios utilizados en esta área son: nota de entrega de mercancías, factura, orden de pedido, transferencias entre almacenes, cotizaciones, reporte de vendedores, arqueos de factura. Técnicas para el diseño de formularios: características de los formularios, clasificación de los formularios, diseño de formularios. Existen numerosas técnicas y herramientas que deben ser empleadas para el diseño y elaboración de formularios, todas dependen de la necesidad que cada tipo de empresa DISEÑO DE BASE DE DATOS RELACIONAL
Base de datos relacional es Conjunto de información relacionada entre sí, referente a un tema o propósito en particular. Los registros de los empleados, las listas de posibles clientes y suministradores constituyen una base de datos. Una Base de Datos Relacional, es una base de datos que cumple con el modelo relacional, el cual es el modelo más utilizado en la actualidad para implementar
bases
de
datos
ya
planificadas.
Permiten
establecer
interconexiones (relaciones) entre los datos (que están guardados en tablas), y a través de dichas conexiones Diseño de una base de datos relacional Una base de datos bien diseñada le brinda un completo acceso a la información deseada. Con un buen diseño dedicará menos tiempo a crear la base de datos y obtendrá resultados más exactos en menos t iempo. Para el diseño se deben seguir los siguientes pasos: 1. Determinar el propósito de la base de datos. 2. Determinar las tablas necesarias. 3. Determinar los campos necesarios en cada tabla. 4. Determinar las relaciones. 5. Refinar el Diseño. Sugerencias para determinar los campos Para determinar los campos se debe tener en cuenta lo siguiente: Asegurarse de que cada campo de una tabla esté directamente relacionado con el tema de la tabla. No incluir datos derivados o calculados. Incluir toda la información que se necesite. Almacenar la información en sus partes lógicas más pequeñas. Campos de clave principal La potencia de un sistema de gestión de Access surge de su capacidad para buscar, localizar y combinar rápidamente información almacenada en distintas tablas para que Access funcione eficientemente, cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o una serie de campos que identifique inequívocamente cada fila o registro individual almacenado en la tabla.
EL ALMACENAMIENTO DE DATOS
Para cualquier sistema ordenado, las unidades de almacenamiento son aquellas que permiten guardar física o virtualmente archivos de datos de todo tipo. Más específicamente en la informática, las unidades de almacenamiento serán todos aquellos dispositivos, internos o externos, que almacenan la información de un sistema dado. Los dispositivos diferirán entre sí en forma, tamaño y uso, pero en conjunto todos contribuyen a la conservación de datos relevantes para el usuario en formato digital. Existen múltiples unidades de almacenamiento disponibles. La más común de ellas es el disco duro, aquella unidad que viene incluida en la mayoría de las computadoras u ordenadores y que, entre otras cosas, almacena la información que permite iniciar el sistema y los programas, además de archivos de texto, imágenes, audio y video del usuario. El disco duro viene en diversos tamaños y a menudo es expandible. Para cualquier sistema ordenado, las unidades de almacenamiento son aquellas que permiten guardar física o virtualmente archivos de datos de todo tipo. Más específicamente en la informática, las unidades de almacenamiento serán todos aquellos dispositivos, internos o externos, que almacenan la información de un sistema dado. Los dispositivos diferirán entre sí en forma, tamaño y uso, pero en conjunto todos contribuyen a la conservación de datos relevantes para el usuario en formato digital. Existen múltiples unidades de almacenamiento disponibles. La más común de ellas es el disco duro, aquella unidad que viene incluida en la mayoría de las computadoras u ordenadores y que, entre otras cosas, almacena la información que permite iniciar el sistema y los programas, además de archivos de texto, imágenes, audio y video del usuario. El disco duro viene en diversos tamaños y a menudo es expandible. A diferencia de otras unidades, esta con frecuencia tiene una mayor capacidad medible en gigabytes (GB), una mayor velocidad de giro, es decir, de acceso a la información, y una mejor capacidad de transmisión de datos. Los discos duros suelen ser internos, pero pueden adquirirse como unidades externas que almacenan gran cantidad de
información y que pueden transportarse con facilidad de un sistema a otro, por ejemplo, para intercambiar datos entre dos equipos. Otras unidades de almacenamiento populares son los CD-ROMs o DVDROMs, que suelen tener un tamaño mucho menor al de un disco duro pero brindan la alternativa de almacenar cantidades de información más pequeñas con una movilidad mucho más flexible. Sin embargo, en la mayoría de los CDs y DVDs sólo puede escribirse información una vez, y luego estos datos no pueden ser ni borrados ni complementados por otros. Más recientemente, se han popularizado las memorias flash o USB, pequeños dispositivos de almacenamiento de tamaño variable que guarda la información en su interior y que puede o no requerir baterías. Se conecta a una computadora mediante un puerto USB y permite un f ácil transporte de grandes cantidades de información de un sistema a otro.
