Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios ¿Conoce usted las nuevas condiciones aplicables a partir del 1 de julio?
A partir del 01.07.2010 rige el artículo 13º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT, que establece los formatos e información mínima de los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios, por tal razón, en el presente informe se abordan los aspectos más importantes relacionados con el llevado de dichos libros y/o registros a efectos de orientar sobre el adecuado cumplimiento de las formalidades exigidas.
tes libros contables: (i) Inventarios y Balances, Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los demás libros que ordenen las leyes especiales (Libros y Registros Auxiliares obligatorios). LIBROS Y REGISTROS QUE DEBE LLEVAR TODO NEGOCIO
1. Generalidades
2. Perspec Perspectiva tiva contable
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– El artículo 33° del Código de Comercio establece que en general todo negocio (sea una persona natural o jurídica) debe llevar necesariamente, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguien-
Informativo Caballero Bustamante
LIBROS PRINCIPA PRINCIPALES: LES: Diario, Mayor, Inventarios y Ba lances LIBROS AUXILIARES OBLIGATO OBLIGATORIOS: RIOS: Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de Control de Inventario (kardex en unidades o valorizado), Registro de Control de Bienes del Activo Fijo, Registro del Régimen de Retenciones, Registro del Régimen de Percepciones, entre otros. LIBROS AUXILIARES AUXILIARES VO VOLUNTA LUNTARIOS: RIOS: Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro de caja chica, etc.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Los libros y registros constituyen las herramientas fundamentales para obtener información, evaluar la eficiencia y desempeño de las diversas áreas y cumplir adecuadamente sus obligaciones. Así, en función a la información anotada en los libros y registros se elaboran los Estados Financieros, permitiendo cubrir las necesidades comunes de información de una amplia gama de usuarios. En efecto, dado que en ellos se anotan las operaciones realizadas por los contribuyentes, se proporciona a la Administración TribuTributaria evidencia documentaria constituyéndose también en una herramienta al momento de realizar sus laborares de fiscalización y verificación. ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
De esta forma, en general, a manera de resumen se puede decir que todo negociante debe llevar los siguientes libros y registros:
Así, respecto al Impuesto a la Renta, se regula obligación de llevar libros y registros en fun–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– la ción al tipo de renta que genere el contribuyente El Anexo 1 de la Resolución Nº 234-2006/ y para el caso de Rentas de Tercera Categoría, SUNATT –en adelante la Resolución–detalla la según el régimen en el cual se encuentra. SUNA relación de los libros y registros vinculados A continuación se muestra gráficamente a asuntos tributarios, que deberán llevar los los libros y registros que se deben llevar secontribuyentes en tanto resulten obligados y gún tipo de contribuyente: que por ende deben ser legalizados.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3. Libros y Registros obligatorios
CUADRO Nº 1: LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR TIPO DE RENTA
CONDICIONES O PARÁMETROS
LIBRO Y/O REGISTRO
En el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio hubieran percibido rentas brutas que LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS SEGUNDA CATEGORÍA excedan las 20 UITs. (Artículo 65º TUO LIR) Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el ejercicio anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000. Ingresos Brutos mayores a 150 UIT: CONTABILIDAD COMPLETA. a. Contribuyentes del Régimen General (Artículo 65º TUO LIR) Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT: CONTABILIDAD SIMPLIFICADA TERCERA CATEGORÍA b. Contribuyentes del RER Registro de Ventas y Registro de (Artículo 120º TUO LIR) Compras CUARTA CATEGORÍA (Artículo 65º TUO LIR)
Aplicable a todos los generadores de rentas de LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS cuarta categoría sin excepción
Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados
Así como se ha establecido una obligación dispuesta expresamente por la Ley del Impuesto a la Renta, se puede afirmar que la Ley del Impuesto General a las Ventas Ventas (en adelante, LIGV) posee sus propias exigencias tal como se advierte del artículo 37º del TUO de la LIGV donde se señala que los “contribuyentes” del Impuesto están obligados a llevar un Registro de Ventas Ventas e Ingresos y un Registro de Compras, en los que anotarán las operaciones que realicen, de acuerdo a las normas que señale el reglamento. Además, se exige la obligación de llevar un Registro de Consignaciones respecto a contribuyentes que realicen Ventas en Consignación. Téngase presente que también constituyen libros y registros vinculados a asuntos tributarios, los libros societarios: Actas de la Junta General de Accionistas, Actas del Directorio, Matrícula de Acciones y el libro de Actas de la EIRL, así como la Planilla Electrónica. Adicionalmente, el mencionado Anexo 1 contempla otros registros vinculados con algunas actividades específicas y que de resultar obligados a llevarlos los mismos también tendrán que ser legalizados, tal como es el caso del Registro de Huéspedes. ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
las operaciones comerciales en forma ordenada y diligente y que sirvan de utilidad tanto para la propia empresa, así como proveedores, clientes, accionistas y el Estado mismo, consiste en elegir el Sistema de Contabilidad a través del cual se llevarán los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Los Sistemas de Contabilidad que pueden ser empleados son tanto el Sistema Manual como el Sistema Computarizado. Sobre el particular debe tenerse en cuenta que el Sistema Contable, viene determinado según la llevanza de los Libros Principales, es decir, Diario, Mayor e Inventarios y Balances, el que deberá ser comunicado a la SUNAT al momento de inscribirse en el RUC. Ello implica que, los libros y registros distintos a los libros principales, tales como Registros de Compras y Ventas, y otros puedan llevarse mediante un sistema diferente no teniendo que adecuarse estos necesariamente al sistema empleado para los Libros Principales. Al respecto el Tribunal Fiscal en la RTF Nº 1006-4-99 (29.11.99) ha señalado que los Registros de Compras y Ventas son registros auxiliares cuya información se encuentra recogida en los libros principales de Contabilidad, por lo que el hecho que la recurrente lleve en otro sistema los mismos no significa que hubiera cambiado el sistema de contabilidad de los Libros Principales. Es importante señalar que una vez adopta4. Sistemas de contabilidad –––––––––––––––––––––––––––––––––––––– do el sistema en que serán llevados los Libros Uno de los primeros pasos que debe seguir principales no podrá ser variado en el curso toda unidad empresarial a efectos de registrar re gistrar del ejercicio sino hasta el ejercicio siguiente CONTABILIDAD COMPLETA (A partir del 01.01.2009) LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES OBLIGATORIOS
5. Contabilidad completa y contabilidad simplificada
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 5.1. Contabilidad completa De conformidad con el artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta para algunos contribuyentes generadores de rentas de tercera categoría existe la obligación de llevar “Contabilidad Completa”, regulándose en dicho artículo que mediante Resolución de Superintendencia se definirían los libros y regisre gistros que la comprenden; lo que ocurrió con la publicación de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006), en cuyo artículo 12º vigente a partir del 01.01.2009, se detalla los libros y registros contables que la integrarían.
(*)
LIBROS Y REGISTROS AUXILIARES EXIGIBLES DE CORRESPONDER SU LLEVADO
INVENTARIOS Y BALANCES MAYOR
REGISTRO DE COSTOS DIARIO
LIBRO CAJA Y BANCOS REGI RE GIST STRO RO DE DE VE VENT NTAS AS
de conformidad a lo señalado en la Resolución Directoral Nº 010-DGC (13.02.70). En este supuesto, se requiere que se comunique a la Administración Tributaria el cambio que debe efectuarse necesariamente al inicio de cada ejercicio que conforme a lo establecido en el artículo 24º de la Resolución de Superintendencia Nº 210-2004/SUNA 210-2004/SUNATT (18.09.2004) tiene como plazo los 5 días hábiles siguientes, utilizando para tal efecto el Formulario Nº 2127: Solicitud de modificación de Datos; o a través de SUNA SUNATT Virtual Virtual utilizando para tal efecto el Sistema SOL, “SUNAT Operaciones en Línea” debiendo contar para tal efecto con su Código de Usuario y su clave Sol, en la opción Modificación de Datos RUC de Trámites y Consulta de RUC. ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
REGI RE GIST STRO RO DE CO COM MPRA RASS
INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO
INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
PLANILLA ELECTRÓNICA Y SÓLO EN SU DEFECTO LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) ARTÍCULO 34º LIR (1)
(*) Para efectos tributarios se encuentran obligados a llevar contabilidad completa tanto las personas jurídicas como personas naturales con negocio cuyos ingresos brutos anuales sean mayores a 150 UIT en virtud a la modificación producida al artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta a través del artículo 2º del Anexo del Decreto Supremo Nº 007-2008-TR (30.09.2009).
5.2. Contabilidad simplificada simplificada A raíz de la modificatoria efectuada al artículo 65º de la Ley del Impuesto a la Renta por el artículo 2º del Anexo del TUO de la Ley de MYPES (aprobado por Decreto Supremo Nº 007-2008-TR), Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados
se regula que los perceptores de rentas de tercera categoría (sin hacer distingo de la calidad de persona, es decir sea persona natural o jurídica) cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT deberán llevar como mínimo
(i) un Registro de Ventas, Ventas, (ii) un Registro de Compras y (iii) Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo a las normas de la materia. El artículo 38° del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, señala que para Informativo Caballero Bustamante
determinar los ingresos referidos en el artículo 65° se considerarán los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT correspondiente al año en curso. En el caso que inicien actividades
generadoras de rentas de tercera categoría en el transcurso del ejercicio considerarán los ingresos que se presuman se obtendrán en el mismo. Para el ejercicio 2010, 150 UIT equivalen a S/. 540,000. ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
6. Contenido de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT y su vigencia
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Vigencia de la Norma – Legalización y Empaste – Requisitos generales que deben contener – Modificación de la razón o denominación social – Plazo máximo máximo de atraso
Según el numeral 2.4 del artículo 2º de la Resolución, en ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.
a. Procedimiento para legalización En el supuesto que el contribuyente haya optado por el Sistema Computarizado, el procedimiento a seguir sería el siguiente: a.1. Plazos a considerar Tal como se ha referido, los libros y/o registros contables vinculados a asuntos tributarios deben ser legalizados antes de su uso, vale decir antes de que se efectúe la impresión de las operaciones que comprendan los mismos.
Al respecto, debemos señalar que dado que existe un plazo máximo de atraso (Anexo 2 de la Resolución) para anotar (incluye impresión) las operaciones en los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios, la Administración Tributaria Tributaria tiene como criterio aplicar dicho plazo también para efectos de la legalización.
a.2. Proyección de hojas a utilizar En principio, los contribuyentes que opten por llevar sus registros y libros vinculados a asuntos tributarios en forma computarizada deben efectuar una adecuada proyección del número de hojas continuas que se van a legalizar de acuerdo a la frecuencia con que planifiquen que vayan a efectuar dichas legalizaciones.
01.01.2007
PROYECCIÓN DE HOJAS
– Pérdida y Destrucción
01.01.2007
– Contabilidad Completa
01.01.2009
– Formatos e Información mínima que deben incluir en cada libro o registro
01.07.2010
En función a la estructura antes referida, se aprecia que a partir del 01.07.2010, rige la regulación dispuesta en el artículo 13º respecto a los formatos e información mínima a incluir en cada libro o registro. A continuación, en el presente numeral referimos algunos alcances relacionados con los aspectos que regula la Resolución Nº 234-2006/SUNAT 234-2006/SUNAT y que se encuentran vigentes.
6.1 Legalización Para que los libros y registros adquieran validez éstos deben legalizarse, en tanto se lleven bajo el sistema manual o computarizado (2), estableciendo el artículo 3º de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT que éstos deben ser legalizados ANTES de su uso, por un Notario quien certificará la apertura de libros u hojas sueltas de actas de contabilidad y otros que la Ley señale, o a falta de éstos, los jueces de paz letrados o jueces de paz, quiénes sellarán todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas No existe un plazo máximo propiamente dicho para efectuar la legalización, sin embargo teniendo en cuenta el plazo máximo de atraso permitido para anotar las operaciones; se puede advertir en función a la fecha en que se legaliza si se había observado o no dicho plazo. Informativo Caballero Bustamante
Se debe tener en cuenta:
El volumen de operaciones que realiza la empresa de acuerdo a su giro o actividad.
Elección del papel adecuado para cada tipo de libro y/o registro, de acuerdo al número de columnas que éstos contienen, según el tipo de impresora.
a.3. Foliación Una vez determinado el número de hojas continuas a legalizar, se deberá proceder a su foliación, vale decir a la numeración de cada uno de los folios que constará el libro y/o registro contable llevado en forma computarizada. a.4. Tr Tratamiento atamiento de las Hojas • Inutilizadas
Pueden producirse errores, fallas de impresión o cualquier otra situación que inutilice una hoja previamente legalizada, en estas circunstancias, conforme al último párrafo del numeral 5.3 del artículo 5º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT, se deberá incluir las hojas anuladas dentro del periodo que se empastará. Entendiendo que, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible. • Sobrantes
Conforme con el numeral 5.3
– Fallas durante la la impresión. – Errores del personal encargado de la impresión. – Errores del sistema al momento de la impresión.
Referencia del número de hojas utilizadas en el ejercicio anterior complementado con las expectativas del crecimiento de la empresa.
del artículo 5º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio en que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. En este caso, de producirse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.
b. Legalización del segundo y siguientes libros Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominación, el artículo 4º de la Resolución establece que se deberá tener en cuenta lo siguiente: – Utilizando hojas sueltas o conticontinuas: Se deberá presentar el úlFuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados
timo folio legalizado por notario del libro o registro anterior. – Llevados en forma forma manual: Se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la
presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización legalización y del último folio del mencionado libro o registro.
Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso deberán utilizar estos últimos. • Totalización de los importes por
cada folio, columna o cuenta contable.
• Expresado en moneda moneda nacional y
en castellano, salvo la excepción dispuesta en el numeral 4 artículo 87º del Código Tributario referiEmpaste de da a contribuyentes autorizados Hojas Sueltas a llevar Contabilidad en Moneda o Continuas Extranjera. Dentro de los cuatro (4) primeros meRegla Especial: Empastar sólo a partir del periodo ses del ejercicio gravable siguiente a Lo expresado anteriormente, no reen que se tiene 20 hojas o más. aquél en que se reunieron 20 hojas. sulta aplicable para los siguientes libros regulados en normas especiales: – Libro de Actas de la Empresa Indi6.2. Empaste de los Libros y/o Registros lleo registro, se entiende que deberá vidual de Responsabilidad Limitavados en hojas sueltas o continuas ser consignada en todos los folios da. En caso existan hojas sobrantes y no se o páginas de ser llevado en forma – Libro de Actas de la Junta General desee utilizarlas en el año siguiente, las computarizada. de Accionistas. mismas deberán ser anuladas e incluidas • Incluir los registros o asientos de – Libro de Actas del Directorio. en el empaste a realizar r ealizar.. ajuste, reclasificación o rectifica– Libro de Matrícula de Acciones. ción que corresponda, así como – Libro de Planillas. 6.3. Plazo máximo de atraso de los libros y las operaciones que se omitieron registros registrar en meses o ejercicios res- –––––––––––––––––––––––––––––––––––––– La anotación de las operaciones implica pecto de los cuales ya se realizó 7. Formatos e información mínima asentar una operación a través del cola totalización correspondiente. vigente a partir del 01.07.2010 • Contener folios originales, no ad- –––––––––––––––––––––––––––––––––––––– rrespondiente registro contable ya sea en forma manual o computarizada. El mitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en 7.1. Antecedentes plazo máximo de atraso, se regula en el A través de la Resolución de Superanexo 2 de la Resolución Nº 234-2006/ contrario (3). intendencia Nº 239-2008/SUNAT SUNAT (30.12.2006). En el caso de sisComo una Regla Específica, se (31.12.2008) y vigente vigente a partir del 1 tema computarizado, se entiende que dispone que en el caso del Libro de enero 2009, se produjeron modifide Inventarios y Balances se condentro del plazo máximo de atraso debe caciones a la Resolución Nº 234-2006/ efectuarse la legalización, anotación y signe la firma al cierre de cada peSUNATT relacionadas con el Libro Diario SUNA posterior impresión. riodo o ejercicio gravable, según de Formato Simplificado, la información corresponda, por: mínima y de algunos formatos del Libro 6.4. Requisitos generales en la llevanza de • Deudor tributario o su su represende Inventarios y Balances. los Libros y Registros vinculados a asuna suntante legal. Producido los cambios referidos, a partir • Contador Público Colegiado tos tributarios del 01.01.2009; entraron en vigencia el La Resolución Nº 234-2006/SUNAT (CPC) o Contador Mercantil, resartículo 12º (que regula sobre Contabiestablece en su artículo 6º, las siguienponsable de su elaboración. lidad Completa) y 13º (Información Mítes condiciones que deben llevar los nima y Formatos) de la Resolución. No b) Respecto de las Operaciones contelibros y registros vinculados a asuntos obstante, a través de la Resolución de tributarios: nidas en los libros Superintendencia Nº 017-2009/SUNAT De manera general establece las si(24.01.2009) se suspende en forma exguientes cinco (5) condiciones: a) Respecto al Libro cepcional a partir del 25 de enero y has• Orden cronológico y correlativo. En lo que concierne al contenido, en ta el 31 de diciembre de 2009, la aplica• Legibilidad y conabilidad. general éstos deben tener como Dación de lo previsto en el artículo 13º de • Empleo del Plan Contable Getos de Cabecera lo siguiente: la Resolución, con excepción de lo es• Denominación del libro o regisneral vigente en el país. Para el tablecido en el inciso 5-A (Libro Diario tro. ejercicio 2010, puede utilizarse de Formato Simplificado) y el numeral • Periodo y/o Ejercicio al que coel PCGR o el PCGE, según la op13.4. (Registro de Inventario Permanente rresponde la información regisción que tome el contribuyente. en Unidades). trada. A partir del ejercicio 2011, obliSin embargo, con la dación de la Re• Número de RUC del deudor tribugatoriamente se debe utilizar el solución de Superintendencia N°286tario, Apellidos y nombres, denoPCGE. 2009/SUNAT (31.12.209) se prorroga minación y/o razón social de éste. No obstante, dada la existencia la suspensión de la vigencia del artículo Esta información sólo será necede ciertos sectores económicos 13° hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su saria en el primer folio de cada con características propias que se vigencia ocurre a partir del 1 de julio encuentren obligados a emplear periodo o ejercicio en caso de ser 2010, en forma obligatoria. llevado en forma manual el libro un Plan de Cuentas, Manual de Regla General: Empastar las hojas sueltas por periodo.
Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados
Dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable al que corresponden las operaciones.
Informativo Caballero Bustamante
7.2. Aspectos que regula el artículo artículo 13º
7.3. Sistemas de llevado de Libros y Registros: Manual, Computarizado y/o Sistema Electrónico A partir del 01.07.2010 también entra en vigencia el sistema de llevado de SistemaManual y Computarizado Sistema Electrónico
libros y registros en forma electrónica pero en forma opcional, por lo cual corresponderá a cada contribuyente evaluar la opción a utilizar. Inclusive pueden coexistir ambos sistemas (Ma-
Información Mínima y formatos Artículo 13º Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT Determinación de los formatos, estructura e información de los libros y registros Resolución Nº 286-2009/SUNAT (31.12.2009)
nual o Computarizado con el Sistema Electrónico), ya que la opción para este último sistema (electrónico) puede ser solo para un Libro o Registro.
OBLIGATORIO OPCIONAL Para cada libro o registro del 01.07.10 al 31.12.10
El ejercicio de la opción op ción genera para el ejercicio 2011, la obligación de llevar todos los libros y/o registros de manera electrónica
NOTAS (1) El uso de este libro es de carácter residual, el inciso j) del artículo 21º del RLIR modificado modificado por Decreto Supremo Nº 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrónica. (2) A través de la Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT 286-2009/SUNAT (31.12.2009) se implementa el llevado de determinados libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica. Al respecto, si el contribuyente opta por esta opción para llevar sus libros y/o registros, ya no tendrá obligación a nivel tributario de legalizar sus libros y/o registros puesto que ya no se procederá a su impresión (computarizado) o anotación (manual), ello independientemente que tenga que contar con un sistema para generar los archivos a transferir el aplicativo desarrollado por SU NAT NAT,, denominado aplicativo PLE. (3) La única disposición legal que admite el pegado de hojas para el caso caso del Libro de Actas, es el artículo 136º de la Ley General de Sociedades que de manera excepexcepcional permite la adhesión. Informativo Caballero Bustamante
Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados
