PROBLEMAS BÁSICOS DEL ACTIVO CORRIENTE
INTRODUCCIÓN Todo el esfuerzo del Gerente Financiero, debe dirigirse a que se maximice el valor de la firma, a través de decisiones apropiadas. Tradicionalmente se ha hecho una división, tal vez artificial, entre activos corrientes y fijos, a la luz de su grado de liquidez, esto es, su capacidad de convertirse con mayor o menor rapidez en efectivo. Sin embargo, el trabajo cotidiano del Gerente Financiero es con los activos corrientes. La esencia de cualquier negocio es el dinero. Sin dinero no hay generación de bienes y servicios, sin dinero el negocio no obtendría utilidades. De aquí que la administración adecuada de todos los activos circulantes es de suma importancia para cualquier empresa de cualquier tamaño, en cualquiera que sea el ámbito en el que se desarrolle. El activo circulante de una empresa comprende todos aquellos bienes y derechos de cualquier empresa que van a tener operaciones y transacciones en un plazo no mayor a un año (caja, bancos, cuentas por cobrar, inventarios, etc.). Por otro lado, la empresa debe tener la capacidad para satisfacer sus obligaciones financieras con sus proveedores, acreedores, accionistas y todos los demás actores que se mueven en el ambiente de la misma, todo esto buscando siempre la minimización de costos. El objetivo principal de la administración del circulante es gestionar adecuadamente todos los recursos circulantes o corrientes de una empresa de manera eficiente. Todas las cuentas de activos circulantes tienen su importancia, pero entre ellas, tres cuentas son las que principalmente la empresa debe hacer énfasis en el control adecuado: Administración del efectivo y flujo de caja, Administración de las cuentas por cobrar y Administración de inventarios.
1) EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO Conceptos:
Efectivo.- Comprende lo relacionado con los recursos que la empresa mantiene con una disponibilidad inmediata, tales como caja y saldos en entidades financieras.
Equivalentes de efectivo.- Son valores de corto plazo, de alta liquidez, fácilmente convertibles en efectivo, por lo que con esta capacidad de conversión, se minimizan los riesgos importantes de cambios en su valor; y se mantienen para cumplir compromisos de corto plazo más que para propósitos de inversión; pueden estar denominados en moneda nacional o extranjera.
PROBLEMAS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO
AL TENER POCO EFECTIVO Uno de los problemas financieros más usuales que enfrentan las empresas hoy en día es la falta de fondos para financiar sus actividades corrientes. Además conlleva a un retraso por parte de la empresa en el pago de sus deudas, afectando así su capacidad de pago a sus acreedores, inclusive a sus propios empleados. Los problemas de flujo de caja pueden durar pocos días o convertirse en un problema de mayor plazo. Usualmente son difíciles de pronosticar y, en consecuencia, se debe estar preparado para actuar de forma rápida y decisiva para atacarlos. Muchas veces las dificultades de liquidez surgen por falta de planificación dentro del negocio, incluso en las épocas de ventas flojas, por lo que es importante poner en práctica una serie de estrategias para evitar que falte dinero en la empresa. También la empresa va a perder oportunidades de inversión por falta de liquidez, y va tener incapacidad de afrontar emergencias financieras.
SOLUCIONES AL PROBLEMA DE TENER POCO EFECTIVO 1.- Perfeccionar un sistema de cobro Se aconseja ofrecer incentivos como descuentos cuando un cliente paga de manera anticipada (lo que se conoce como descuentos por pronto pago). Por ejemplo, si tus condiciones de factura del cliente de pago es esperado en 30 días; sin embargo, podrás ofrecer un descuento de 5% al cliente si el pago lo hace en 10 días. También la empresa puede establecer sanciones o castigos cuando sucede lo contrario y el cliente se atrasa. Por ejemplo, cobrar intereses por mora. Otra alternativa para mejorar los cobros, es instaurar una gestión más agresiva al cobrar, con el propósito de disminuir el tiempo que dura el efectivo en ingresar a las cuentas de la empresa. Sin embargo, se debe realizar esa gestión con cuidado para evitar que se desaten problemas con los clientes.
2.- Recurrir al descuento de facturas o factoring Consiste en que la empresa le cede sus créditos (facturas) a una entidad bancaria o financiera y esta se va a encargar del cobro. A la empresa se le da un porcentaje del dinero de la factura que se debe cobrar (por ejemplo, un 80%), a cambio del pago de una tasa de interés o comisión. Cuando el cliente de la empresa le paga al banco, al empresario se le brinda el porcentaje restante.
3.- Administre adecuadamente sus inventarios Conocer bien los inventarios y cuáles de ellos se venden más rápidamente y cuáles no. Funciona mejor un producto de alta rotación ya que se logran ventas más rápido. Por eso hay que pensar en generar estrategias para mantener el ritmo de ventas de los productos de alta rotación y para aumentar el ritmo de los productos que duran más en venderse, siempre buscando reducir algunos inventarios. También es conveniente saber cuál producto se pega más y comprar menor cantidad, lo que ayuda a tener más dinero disponible. Tener siempre cuidado en determinar cuáles inventarios van disminuyendo para no quedarse sin productos para la venta, pues es conveniente mantener en existencia para responder a la demanda.
4.- Tener a mano una línea de crédito En caso de que en algún momento no cuente con suficiente efectivo, puede gestionar una línea de crédito. Estos son préstamos normalmente a corto plazo, en los que el cliente solicita el dinero, puede pagar en cualquier momento antes del vencimiento y volver a solicitar el dinero a cambio del pago de una tasa de interés. Se pueden utilizar para todo lo relacionado con el capital de trabajo. “Con esto puede suplir esos faltantes temporales que pueden darse
en la administración del flujo de caja”. Recurra a ellos en el entendido de que pueda asumir los pagos, de lo contrario, mejor no se embarque. También es más fácil acceder a crédito, pues se pueden poner en garantía más bienes, como por ejemplo los inventarios.
5.- Negociar plazos mayores de pago con los proveedores Al establecer relaciones con los proveedores, se debe buscar que l os plazos de pago sean flexibles, de modo que pueda tener un respiro en c aso de que algún cliente o v arios clientes no le paguen a tiempo. Si en una situación extraordinaria no cuenta con el dinero para pagar, háblelo con su proveedor e intente negociar una extensión del plazo.
6.- Controlar los gastos Sin que eso implique afectar la calidad de su producto o servicio, sea austero y evite despilfarros del dinero de su empresa. No gaste en cosas que realmente no ocupa. Se debe contratar servicios temporales para reducir costos. “Con esta acción conseguirá resultados más económicos,
como por ejemplo la limpieza y seguridad, así como otros servicios que se podrán contratar en forma outsourcing”.
7.-Contar con un presupuesto La planificación es la mejor forma de evitar problemas de liquidez. Establecer un presupuesto de las entradas y salidas de efectivo que p royecta tener que incluya una programación del capital de trabajo, de cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, y obligaciones de corto plazo que tiene la empresa.
AL TENER MUCHO EFECTIVO Efectivo ocioso; se deja de percibir rendimientos sobre el recurso financiero. Exceso temporal de efectivo; debido a algunas empresas tienen un exceso de flujo de efectivo durante una parte del año y un déficit la parte restante del año. Por ejemplo, la empresa Toys “R” Us, una compañía dedicada a la venta de juguetes al menudeo, tiene un patrón estacional
de flujo de efectivo que es influenciado por las épocas navideñas.
SOLUCIONES AL PROBLEMA DE TENER MUCHO EFECTIVO Valores a corto plazo Si una empresa tiene un exceso temporal de efectivo puede invertirlo en valores a corto plazo. Debido a que algunas empresas suelen tener algún efectivo ocioso temporalmente, existen diversos valores a corto plazo disponibles para ser utilizados como instrumentos de inversión. El gerente financiero debe proyectar sus necesidades y excedentes de efectivo durante el año. Por ejemplo, una empresa que tiene muchas ventas en una época del año, debe tener en cuenta que tendrá gastos durante todo el año, en consecuencia el gerente financiero tiene que buscar la forma de tener efectivo durante la época de pocas ventas y de invertir los fondos excedentes en época de muchas ventas.
2) INVERSIONES FINANCIERAS (CORTO PLAZO) Una inversión financiera temporal es la colocación de recursos ociosos de la empresa (dinero, principalmente) en instrumentos financieros con vencimiento inferior a un año para buscar una rentabilidad a esos recursos que de otra manera no producirían nada. Por ejemplo:
Acciones, coticen o no en Bolsa, y participaciones de capital en otras empresas. Obligaciones y otros títulos de renta fija emitidos por otros entes. Préstamos y créditos no comerciales que la empresa concede. Fianzas y depósitos constituidos. Otros
PROBLEMAS BÁSICOS DE INVERTIR EN EL CORTO PLAZO 1.
Están sujetas a las fluctuaciones del mercado, donde las circunstancias inmediatas pueden hacer variar mucho la inversión. Por lo que los picos de pérdidas no se pueden compensar con los momentos de ganancia, presentando así unas inversiones menos estables que l as que se realizan a largo plazo.
2.
El principal inconveniente que presenta este tipo de inversión es que ofrecen unos rendimientos muy bajos. Cuando asumes poco riesgo no debes esperar que los retornos sean importantes.
3.
Las probabilidades de perder dinero se multiplican cuando tienes una estrategia de inversión a corto plazo, ya que es muy fácil que pagues más comisiones a tu bróker, vendas o compres más acciones que pierdan su valor rápidamente.
4.
Se suelen tomar decisiones apresuradas en este tipo de inversiones, ya que se ven más influenciadas por acontecimientos inmediatos. Por lo que, tienen que estar pendientes a diario de los cambios experimentados por sus inversiones, dado que, como ya hemos mencionado, son opciones menos estables. Por lo tanto, el inversor suele experimentar una presión mayor respecto a estas inversiones.
5.
Invirtiendo a corto plazo muchas veces no puedes corregir o mitigar los efectos en caso de no entrar en el momento adecuado.
Sea cual fuera nuestro desembolso de capital, debemos tener en claro algunas consideraciones:
Es importante analizar lo más acabadamente posible cada una de las variables antes de realizar cualquier tipo de inversión: mercado en general, públicos, competidores, proveedores, productos sustitutos, etcétera.
Si bien son pausibles de modificaciones, es una buena recomendación tener una estrategia global definida antes de encarar cualquier negocio, y planes de acción concretos de acuerdo a los objetivos planteados. Estos últimos son fundamentales, los objetivos son nuestro faro, sin ellos no hay un camino definido y lo más probable es que nos quedemos en la mitad.
El seguimiento y la comparación de resultados nos dan indicios de cómo se va desarrollando el negocio y nos ayudan para la posterior toma de decisiones al respecto de la inversión.
Es mejor entrar en negocios y oportunidades en las que seamos competentes e idóneos para saber cómo actuar ante el cambio de escenarios o imprevistos. Si no sabemos pilotear el barco, una tormenta en altamar puede hacer que nos tape el agua.
El dinero invertido debe ser fruto de nuestros ahorros y no debe significar un alto riesgo económico respecto a nuestro presente o al de nuestros próximos. Las inversiones como todo negocio tienen riesgo, por mínimo que pueda ser; si el capital invertido es vital para la subsistencia podemos llegar a tomar decisiones sumisos en la desesperación e indefectiblemente caer en errores que traigan consigo el fracaso.
Conscientes de los beneficios y riesgos, y vista la oportunidad, contamos con el semáforo en verde para invertir adecuadamente.
3) CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar o los derechos de cobro de una empresa están generadas por los préstamos otorgados a terceros, a accionistas o personal, y principalmente por aquellos cuyo origen está en las ventas que la empresa efectúa. Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: Corto plazo y a largo plazo.
Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.
Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.
Las cuentas por cobrar son uno de los activos más representativos de una empresa los cuales están reflejados en su balance general, es por esto que su administración toma una gran relevancia en las operaciones de la organización ya que cuando no es realizada de manera eficiente puede obstaculizar el flujo de efectivo y hacer que la empresa tenga pérdidas por ventas no cobradas. Una de las tareas principales de cualquier empresa que otorga crédito a sus clientes es dedicarle el puntual seguimiento con el fin de minimizar los riesgos y de cobrar sus facturas en el tiempo estipulado en el contrato. Sería óptimo que todos los clientes liquidaran sus facturas de manera inmediata, pero eso no sucede en la realidad de los negocios.
PROBLEMAS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE CUENTAS POR COBRAR A continuación te presentamos algunos de los errores más comunes que se pueden presentar en el departamento de créditos y cobranza d e una empresa:
1. No contar con políticas de crédito y cobranza definidas Las políticas de crédito y cobranza son de vital importancia para una organización ya que ayudan a generar más ventas y mantener buenas relaciones con los clientes. Desde el inicio una empresa que va a otorgar crédito debe de establecer sus políticas por escrito en las cuales establezca al cliente lo siguiente:
Criterios y requisitos para el otorgamiento de crédito. Fechas estipuladas para la realización de sus pagos. Cuándo se considera su saldo como vencido así como las consecuencias de que no se efectúe el pago y se considere en mora.
Es importante que además de ser claras, estas políticas sean respetadas en todo momento por la empresa y no realizar excepciones. Respecto a las políticas de crédito es importante determinar el monto por el cual el cliente puede responder tomando en cuenta su historial y la investigación adecuada para así establecer un límite de crédito y no asumir riesgos innecesarios para la empresa. En el caso de la cobranza ésta debe basarse en buscar la recuperación de la cartera sin afectar la relación con el cliente teniendo cuidado de llevar el proceso de manera óptima y oportuna de manera que no sea necesario aplicar una cobranza agresiva.
2. No dar seguimiento oportuno a la cartera de clientes Es crucial para las empresas monitorear de cerca sus cuentas por cobrar para minimizar el riesgo de pérdidas para el negocio, una de las responsabilidades fundamentales de tu equipo de trabajo en el área de crédito y cobranza es asegurarse que los clientes estén pagando sus facturas en los tiempos estipulados en sus contratos. Una recomendación es contar con un reporte de antigüedad de saldos en el cual se detallen tus clientes con sus respectivos adeudos y el tiempo de vencimiento, así mismo es aconsejable que el gerente de ventas cuente con esta información para que el equipo comercial esté al tanto de los clientes que tienen adeudos o créditos vencidos y puedan tomarlo en cuenta para negociaciones de venta.
No te puedes dar el lujo de perder cuentas cobrables por no tener el contacto correcto de la persona que realizará el pago, por lo que es imprescindible contar con la información al día y estar al tanto de cambios, también es importante que haya una persona asignada al seguimiento, que cuente con toda la información que necesite del caso y tenga constante comunicación con el cliente.
Es muy importante que la empresa asigne esta tarea a una persona que cuente con toda la información que se necesite del caso y que tenga constante comunicación con el cliente. Puede suceder que el cliente no conteste correos o llamadas por lo que es crucial no dejar de ser consistente en el seguimiento a la cuenta.
3. No enviar las facturas de manera inmediata El proceso de facturación de tu empresa debe de funcionar de forma eficiente y el documento ser entregado al momento en que se entregue el producto y/o servicio, en caso de ser un concepto recurrente se deberá programar para que no haya retraso ya que esto solamente generará que el cliente también recorra sus días de pago.
El hecho de no expedir las facturas de manera inmediata tiene como resultado que se generen retrasos en los pagos y da pie a que el cliente considere que tiene más días para cubrir su deuda. Tus clientes darán más prioridad a las facturas que se envíen en tiempo y forma oportuna de acuerdo a lo pactado, por lo que esto también envía un mensaje de formalidad y seriedad de parte de tu negocio.
En este apartado es importante recalcar que el cliente debe saber que su período de crédito comienza a partir de recibir la factura correspondiente.
4. No resolver conflictos con los clientes en etapas tempranas Una falla en el servicio post venta puede generar un retraso en la liquidación de la factura, es decir cuando el cliente no está satisfecho con el servicio o producto recibido ya sea por algún retraso, daño en la mercancía o alguna otra inconformidad y puede utilizar estos argumentos para posponer el pago de la misma hasta que no se resuelva el asunto pendiente. Es esencial que se atienda la situación de manera oportuna, se escuche las demandas del cliente y se llegue a un acuerdo que sea justo para ambas partes ya que si el cliente se siente ignorado es muy probable que esto se refleje en su falta de atención a la cuenta pendiente, no tomará llamadas ni contestará correos y menos aún pagará las facturas ya que su percepción será que tu empresa no ha cumplido con lo pactado.
5. No tener un control automatizado de tus cuentas por cobrar Cuando no cuentas con un sistema automatizado que te ayude a llevar el proceso de seguimiento a cartera de clientes y cobranza puede ser muy fácil perder de vista esas cuentas importantes u omitir actividades clave que deben ser realizadas en el momento oportuno, esto por la carga de trabajo, el extenso papeleo o el manejo de distintos archivos electrónicos. Existen muchos beneficios de automatizar el proceso de cobranza pero sin duda el más importante es justamente contar con la información actualizada de cada uno de tus clientes para poder tomar decisiones acertadas en tiempo y forma adecuados. De igual manera se agilizará el proceso por medio de cobranzas automatizadas y recordatorios de seguimiento al cliente.
Otra ventaja para tu organización es contar con la facturación electrónica y el envío de la misma a tus clientes en el momento en que se realiza la venta, esto facilitará el control y monitoreo de las mismas.
6. Ser incoherente con el cliente Un error muy común es no llevar a cabo l o que se le dijo al cliente que se haría, esto puede ocurrir más para favor del cliente ya que la empresa quiere conservar la relación comercial podría caer en ser permisivo y si por ejemplo, al cliente se le dice que su cuenta está detenida por falta de pago y se le permite seguir comprando a crédito eso dará como resultado que el cliente repita este comportamiento de pago tardío y sea más complicado realizar la cobranza. De igual manera cuando sea alguna actividad de la cual tu equipo es responsable como por ejemplo enviar algún dato, documento o reporte al cliente asegúrate que se cumplan los compromisos, de esta forma no tendrá argumentos para no hacerlo él.
Es recomendable que revises las prácticas actuales que se están llevando a cabo en el departamento de crédito y cobranza de tu empresa y así puedas identificar las áreas de oportunidad que tienes para mejorar la gestión. Al evitar incurrir en los errores que te compartimos minimizarás los riesgos al otorgar créditos y por ende tener un mejor porcentaje de recuperación de la cartera de clientes.
7. Las empresas suelen mirar con recelo tener que lidiar con carteras de deudores morosos; sin embargo, un cambio de perspectiva puede hacer de esa gestión una oportunidad de desarrollo Generalmente, dentro de la lista de prioridades de las empresas, la gestión de la cartera de deudores morosos no suele estar en los primeros lugares, por lo que es usual que las organizaciones opten por dilatar voluntaria o involuntariamente este tipo de gestión. Esta dilación o postergación no solo se produce por lo engorrosa que se vuelve la gestión y por el tiempo que insume, sino también por el escaso provecho que suele obtenerse del mismo. Incluso, existe una creencia de que el término "cartera de deudores morosos" significa tener que lidiar con una situación que genera consecuencias negativas para las empresas; por ejemplo: desviar recursos de la gestión del negocio hacia una tarea que no necesariamente reportará, al final del camino, una ganancia. En nuestra opinión, las consecuencias negativas que pudieren existir en el proceso de recuperación de los créditos no derivan de la situación en sí, sino de una falta de preparación adecuada para afrontar las tareas involucradas en el cobro de los deudores morosos.
4) INVENTARIOS El inventario es uno de los principales factores en el desempeño de las empresas y en la manera en que obtienen ganancias. Su control y óptima gestión son clave para la eficiencia de tu organización. Problemas relacionados con inventarios, como inventarios físicos que no coinciden con los reportes, inventarios dañados o caducados, o excesos de inventarios, ocurren en todo tipo de empresas, desde los restaurantes pequeños hasta los almacenes de clase mundial. Sin embargo, este tipo de problemas pueden llegar representar importantes pérdidas monetarias para las empresas y encienden la alarma de que algo está fallando.
Siempre hay que tener en cuenta que el nivel de inventario influye en las finanzas por: Es necesario para generar ingresos. Inmoviliza capital. Se requieren gastos para su mantenimiento. Pérdida por obsolescencia o deterioro .
PROBLEMAS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS No predecir acertadamente la demanda esperada La planeación y estimación de la demanda esperada es un dato fundamental que debes conocer para evitar tanto desabasto como inventario en exceso los cuales en ambos casos te generarán costos extras. Un error muy común es por ejemplo, no anticipar periodos en lo que puede haber incremento en la demanda y no tengas capacidad para cumplir con los compromisos pactados con el cliente. Existe también el caso opuesto donde por temor a quedarse sin producto, los encargados de almacenes mantienen un exceso en inventarios lo que representa mucho dinero inactivo que puede afectar tu capital de trabajo y disminuir de manera importante tus utilidades. La mercancía guardada en una bodega por más del tiempo estimado corre riesgo de dañarse, volverse obsoleto y depreciarse haciendo más difícil que realices su venta y perdiendo dinero con esta situación. Es importante que mantengas registros del movimiento de tus diferentes productos y de las distintas temporadas, si es que aplica para tu negocio para que puedas estimar tu demanda esperada de manera más certera, ayudándote de distintos métodos de cálculo existentes.
No considerar el tiempo de reabastecimiento de tus proveedores Cuando se planea la demanda esperada, la empresa puede incurrir en el error de no considerar para sus fechas de pedidos y reorden el tiempo de respuesta del proveedor, el cual consiste en la capacidad (en días) del mismo para realizar un abastecimiento a tu empresa. No tomar en cuenta este tiempo que tarda tu proveedor en entregar el producto puede causar que en caso de escasez del producto, de una demanda extraordinaria y otras situaciones puedas quedarte sin el producto y no poder cumplir con tu cliente, lo que redituaría en una pérdida de venta, mala imagen y posiblemente puedas perder un cliente por no tener la capacidad de respuesta. Es importante que consideres la cantidad de inventario que debes tener de un producto si el tiempo de respuesta de tu proveedor es tardado para evitar complicaciones con los clientes, así mismo debes de evaluar la confiabilidad de los tiempos de entrega de tu proveedor.
Sistemas ineficientes de control de almacenes e inventarios El almacén es un área de tu empresa que requiere de un monitoreo y control constante ya que los errores que se generan en éste, la mayoría de las veces reditúan en un gasto o pérdida para la empresa, para esto es fundamental que cuentes con un control eficiente tanto de los procesos como de los indicadores clave. El control del inventario es un aspecto esencial para el buen funcionamiento de tu empresa, dado que su manejo se puede prestar a robos, mermas y desperdicios lo que puede tener un fuerte impacto sobre la productividad y por tanto las ganancias de tu compañía. De igual manera es primordial la buena organización dentro del almacén en cuanto a productos y personal así como asegurarte de contar con la infraestructura necesaria porque eso facilitará llevar una gestión más controlada y eficiente, podrás detectar de manera más rápida necesidades, áreas de oportunidad y acciones a tomar.
Toma en cuenta que lo más importante es que puedas identificar el origen de estos problemas que puedan presentarse en tu manejo de existencias para corregirlos a tiempo y generar un ciclo de mejora continua mediante el cual tu proceso sea más productivo.
Falta de automatización El inventario es una parte medular de las operaciones de tu empresa y un factor importante en el desempeño de tu empresa, así como en las utilidades, por lo tanto su manejo debe ser lo más eficiente para asegurar que no estés incurriendo en gastos innecesarios ni dejando de ganar utilidades.
Tener control del inventario a base de diversos archivos en hojas de cálculo o formatos en papel es una tarea complicada, pueden existir muchos factores que colaboran a no tener un buen control de tu inventario bajo una visión integral como un excesivo papeleo o información desactualizada, esto no te permite tener una visión integral de lo que está sucediendo ni tomar decisiones a tiempo para entrar en un ciclo de mejora continua.
Administrar todos los productos de la misma manera Puede tomar mucho tiempo y energía en seguir los detalles de todos los artículos en inventario. Además, es irreal fijar las mismas metas de ventas para todos los productos o asumir que los productos se venden todos por igual. Es importante que identifique cuáles son sus artículos prioritarios. La técnica de Pareto recomienda enfocarse en el 20% de los productos que representan el 80% de la demanda o las utilidades. Estos productos clase “A” son los que deberá analizar con más cuidado a la hora de hacer pronósticos, pedidos y el control de inventarios. Si son productos de alta rotación, ubíquelos en un espacio donde pueda encontrarlos fácilmente. Los productos clase “B” típicamen te representan el 30% de las ventas y los productos “C” el 10% de las ventas.
Personal con entrenamiento inadecuado Existen errores que podrían ser evitados si cuentas con el personal adecuado y capacitado constantemente para el tema de manejo de inventarios, si tus colaboradores encargados del conteo y administración de las existencias no tienen la preparación necesaria y conocimiento de los productos es posible que puedan incurrir en fallas, lo que hará que tu inventario no sea confiable. Al contar con un sistema de control de inventarios automatizado y capacitar a tus empleados a utilizarlos, les estarás dando herramientas muy valiosas con lo cual podrán llevar una administración y planeación de las mercancías de manera más eficiente y sobre todo, con una visión completa del proceso. El tiempo ahorrado gracias a la tecnología, permitirá que tu equipo de trabajo pueda enfocar sus recursos a planear mejor y generar estrategias para permitir que el inventario tenga mejor comportamiento en tiempos y cantidades, lo que aportará para la rentabilidad de tu organización.
Identificar la raíz de estos problemas es parte del proceso de mejora. Cada empresa es un mundo, con un ecosistema diferente de factores y carencias particulares interactuando entre sí. Por ejemplo, para una farmacia el principal problema de inventarios podría ser la pérdida del inventario físico debido a un mal sistema de orden en los anaqueles, robos de los empleados o un mal manejo de registro de cuando ingresan o se venden los productos. Para un restaurante, el problema podría ser la caducidad de los inventarios porque ordenan más a los proveedores de lo que realmente se vende.
El nivel y la administración del inventario, las cuentas por cobrar y el efectivo están estrechamente ligados, en un ciclo que se representa a continuación:
La velocidad de transformación del inventario en efectivo dependerá de: -
La gestión de comercialización para colocar el producto. De las políticas de crédito (normas y condiciones). De la gestión de cobranzas.
En cuanto a la administración de los inventarios, cada uno de los gerentes de una empresa piensa de forma distinta, es así como el gerente de comercialización, el gerente de producción, el gerente de compras y el administrador financiero, tienen concepciones deferentes acerca del inventario tal como se ex one a continuación:
EL GERENTE DE COMERCIALIZACIÓN
EL GERENTE DE PRODUCCIÓN INVENTARIOS ALTOS DE MATERIA PRIMA
INVENTARIOS ALTOS DE PRODUCTOS TERMINADOS
PUNTOS DE VISTA RESPECTO AL INVENTARIO
EL GERENTE DE COMPRAS INVENTARIOS CORRECTOS DE MATERIA PRIMA
EL ADMINISTRADOR FINANCIERO INVENTARIOS BAJOS EN GENERAL
Criterios en la Política de Inventario
El administrador de inventarios trata de mantener inventario suficiente, pero no excesivo, por lo tanto aplica los siguientes criterios en cuanto a sus compras y existencias de inventarios: -
La empresa mantiene inventario suficiente para asegurar la continuidad eficiente del negocio. Trata de asegurarse que el proceso de producción y ventas siga sin interrupciones.
-
El administrador de inventarios minimiza el costo de suministrarse más mercancías o materias primas. Puede tener otras alternativas en el caso del transporte, o de los proveedores.
-
Se aprovecha de descuentos, al comprar en cantidades grandes si es factible. Tiene que estar consciente de la ventaja que hay en comprar cantidades grandes si hay descuentos, pero debe tomar en cuenta el costo vs la ganancia por descuento.
-
Trata de anticiparse a alzas de precios y escasez de productos o materias primas. Es muy común en nuestra economía el alza indiscriminada e incontrolada de precios de productos y servicios, así como la escasez por varios factores, entonces para g arantizar la continuidad del negocio debe estar pendiente de estos factores.
-
El costo de mantener capital inmovilizado, al tener niveles de inventarios por encima del óptimo.
-
Gastos por administración y mantenimiento del inventario.
-
Las pérdidas por deterioro y obsolescencia.
CASOS PRÁCTICOS CASO PRACTICO N° 1 La empresa “La RBD” S.A.C está por iniciar sus actividades en el presente año. Para esto toma
como referencia resultados alcanzados por empresas de características similares de la competencia. Le consulta a usted sobre cómo gestionar sus cuentas por cobrar con el fin de alcanzar una mayor utilidad. Analizar el espectro de una política de ventas solo al contado, una política de crédito sin descuento por pronto pago y una política de crédito con descuentos por pronto pago.
Datos: Precio de Venta Unitario (PVU) = S/ 500.00 Costo de Ventas Unitario (CVU) = S/ 400.00 Unidades vendidas (UV) = 20,000 unidades
Se estima que las ventas incrementarán en 10,000 por realizarse al crédito.
Resultado de políticas de ventas al contado (RVc) = (PVU * UV) – (CVU * UV) Tasa de Interés (TI) = 24.00% anual; 2% mensual, y 1% en 15 días TDP = 3.00% (Tasa de Descuento por Pronto Pago) si los cli entes pagan dentro de los primeros 15 días.
Costo de Cobranza por Unidad Vendida (CCU) = S/ 4.00 Resultado de Política de Ventas a Crédito sin Descuento ( RVsD) = (PVU*UVC) – ((CVU* UV) + (CVU*UV) * TI + (CCU* UV))
Resultado Neto de Ventas con Descuento (RND) = (PVU*UV) – ((CVU*UV)+(PVU*UV) TPD+(CVU*UV) CPP+(CCU*UV))
VENTAS AL CONTADO: Solución: RVc = (PVU* UV) – (CVU*UV) RVc = (500.00*20,000) – (400.00* 20,000) RVc = 10, 000,000.00 – 8,000,000.00 RVc = S/ 2,000,000.00
Por lo tanto en este escenario tendríamos el resultado siguiente: Unidades vendidas de Contado: 20,000
Ventas netas =
S/ 10,000, 000.00
( - ) Costos de Ventas =
( 8,000, 000.00)
( = ) Utilidad en Ventas o Contribución Marginal
S/ 2, 000,000.00
VENTAS A CRÉDITO SIN DESCUENTO. ( A treinta días) Solución: RVsD = (PVU*UV) – ((CVU* UV) + (CV*UV) * TIIE + (CCU* UV)) RVsD = (500*30,000)- ((400*30,000) + (400*30,000) * .02 + (4.00*30,000)) RVsD = 15,000,000.00 - (12,000,000.00 +240,000.00 + 120,000.00) RVsD = 15,000,000.00 – 12,360,000.00 RVsD = S/ 2,640,000.00 Por tanto en el escenario de política de ventas a crédito sin descuento por pronto pago, tendremos: Unidades vendidas a crédito: 30,000
Ventas netas = ( - ) Costo de Ventas =
S/ 15,000,000.00 12,000,000.00
( - ) Costos de inversión =
240,000.00
( - ) Costos de cobranza =
120,000.00
( = ) Utilidad en Ventas o Contribución Marginal =
(12,360,000.00) S/
2,640,000.00
En este caso la empresa cobrará a los 30 días
VENTAS A CRÉDITO CON DESCUENTO POR PRONTO PAGO. Solución: RND = X (Resultado Neto del Descuento) RND=(PVU*UVC) –((CVU*UVC)+(PVU*UVC) TPD+(CVU*UVC) CPP+(CCU*UVC)) RND=(500*30,000)-((400*30,000)+(500*30,000).03+(400*30,000).01+(4.00*30,000)) RND =15,000,000.00-(12,000,000.00+450,000.00+120,000.00+ 120,000.00) RND = 15,000,000.00 – 12,690,000.00 RND = S/ 2,310,000.00 Por tanto en este escenario tendremos: Unidades vendidas a crédito: 30,000
Ventas netas
S/ 15,000,000.00
( - ) Costo de Ventas
12,000,000.00
( - ) Costo por descuento
450,000.00
( - ) Costo de inversión
120,000.00
( - ) Costo de cobranza
120,000.00
( - ) Utilidad en Ventas o Contribución Marginal
( 12,690,000.00) S/ 2,310,000.00
En este caso la empresa cobrará el importe de las ventas durante los primeros 15 días, suponiendo que todos los clientes aceptan el 3% de descuento por pronto pago. Los costos de inversión son los costos necesarios para financiar a los clientes durante el plazo que tardan en pagarnos, que según el ejemplo son 15 días. Los costos de cobranza son los costos por teléfono, fax, telégrafo, correo, sueldos, etc. del departamento de cobranzas.
CASO PRACTICO N° 2 La empresa “MI ULTIMA ESPERANZA” S.A.C. es una empresa que se dedica a la
comercialización de plásticos que ha venido acarreando una pérdida por sobrecostes de mantener un alto inventario por no contar con un inventario adecuado en el momento apropiado. La empresa le pide hallar la solución a esta situación. Se pronostica ventas de 750,000 unidades, el costo de adquisición es de S/ 50,000, el costo de manejo de inventario es del 25% del costo anual. Se sabe que el costo anual es de S/35,000. Adicionalmente, el proveedor nos informa que para elaborar el producto requiere que la orden de compra se realice con 1.5 semanadas de anterioridad.
Solución:
Cantidad optima del producto (Q) =
Q =
√
√
= 2,927.
Se sugiere comprar 2,927 unidades del producto, pues de esta manera se garantizara cantidades y costos óptimos.
Tiempo óptimo de pedido (T) = (Días hábiles x Q) / D
T = (365 x 2,927) / 750,000 T = 1.4 días
Se deberá realizar un nuevo pedido cada 1.4 días.
Numero óptimo de pedidos o compras (N°OP) = Días hábiles / 1.4 días
N° OP = 365 días / 1.4 días N° OP = 260 compras.
Punto de Reorden (R) =
( )
()
R=
R = 2,054 x 10.5 días R = 21,567 unidades
Esto indica que cuando el inventario se encuentre en 21,567 unidades se debe realizar la siguiente orden de compra.
CONCLUSIONES El activo corriente es un factor importante del Capital de trabajo, ya que éste se determina restando el pasivo corriente al activo corriente. El capital de trabajo depende del volumen de activos corrientes que tenga la empresa. Si no se tienen activos corrientes suficientes, la empresa puede presentar dificultades de liquidez, lo cual afecta su relación con proveedores y acreedores, e incluso con los mismos socios. El activo corriente es el que determina la Capacidad de pago que tiene la empresa, un aspecto tenido muy en cuenta tanto por las entidades financieras como por los proveedores. A un banco o a un proveedor le interesa más la capacidad de pago de una empresa que el monto de sus activos fijos, lo cual se debe a que al banco le interesa más que la empresa le pague a que le entregue sus activos fijos como pago por la deuda. (Los Activos fijos por lo general se utilizan para respaldar las deudas, pero es el activo corriente el que debe pagar la deuda. Claro está que el activo corriente en buen parte es generado por los activos fijos, por lo que indudablemente también son importantes)
BIBLIOGRAFIA
https://www.gerencie.com/administracion-del-efectivo.html
http://www.repositorioacademico.usmp.edu.pe/bitstream/usmp/653/3/aguilar_vh.pdf
http://www.e-evolution.com/gestion-de-cuentas-por-cobrar
https://www.gestiopolis.com/administracion-capital-trabajo/
http://maestrofinanciero.com/inversiones-a-corto-plazo/
http://www.gestionpasiva.com/7-ventajas-invertir-corto-plazo/
http://ambito-financiero.com/tipos-inversion-corto-plazo/
