Administración del Activo Administración Activo Fijo Definición de Activo Fijo: Bienes de propiedad de la empresa dedicados a la producción y distribución de los productos o servicios por ellas ofrecidos. Adquiridos por un considerable tiempo y sin el propósito de venderlos. El activo fijo está formado por bienes tangibles que han sido adquiridos o construidos para usarlos en el giro de la empresa, durante un período considerable de tiempo y sin el propósito de venderlos. Los activos fijos se valorizan, en principio, al costo, de adquisición o construcción de los respectivos bienes. Dicho costo debe actualizarse posteriormente para reflejar los efectos de la inflación o depreciación. Los valores a que se registren los activos fijos deben incluir todos los costos que se relacionan directamente con su adquisición o construcción, incluso aquellos necesarios para que los bienes queden en condiciones de ser utilizados por el comprador. Por consiguiente, el costo de los activos fijos debe incluir partidas tales como costo de diseño, cargos por transporte, costos de instalación; valores necesarios para alzar los gravámenes existentes, costos iniciales de reconstrucción, los honorarios legales y de otra naturaleza que se devenguen, y los costos de financiamiento tratados. Excepto para los activos que no se desgastan, tales como los terrenos y las colecciones de arte, todos los bienes deben depreciarse durante la vida útil del activo, según una base racional y sistemática, sin considerar el resultado de las operaciones de la empresa. Activos fijos depreciab depreciables: les: Son los los que se espera que que serán usados durante durante más más de un período contable y tienen una vida útil limitada. La depreciación debe acumularse en los libros por medio de una cuenta complementaria del activo fijo, llamada depreciación acumulada. Su saldo debe corregirse monetariamente. Los Activos Fijos se clasifica en tres grupos: a) "tangible", que comprende las propiedades o bienes susceptibles de ser tocados, tales como los terrenos, los edificios, la maquinaria, etc. b) "intangible", que incluye cosas que no pueden ser tocadas materialmente, tales como los derechos de patente, los de vía, el crédito mercantil, mercantil, el valor de ciertas concesiones, etc. c) las inversiones en compañías afiliadas. afiliadas. Administración del Activo Fijo: Las decisiones sobre las inversiones a largo plazo en activos fijos en las empresas no se presentan con tanta frecuencia como las relacionadas con el capital de trabajo o los presupuestos operativos. Las decisiones sobre activos fijos, sin embargo, por su magnitud y alcance para la correcta articulación de la estrategia a largo plazo de la empresa son muy importantes. Se estudian algunos de los principios relacionados con la administración de los activos fijos como es el caso de los flujos de efectivo relevantes para la toma de decisiones. Para clarificar algunos conceptos básicos, se estudian algunas definiciones elementales sobre los presupuestos de capital y sobre los flujos de efectivo y sus componentes. Definición e Importancia del Presupuesto de Capital: El presupuesto de capital es el proceso de planeación y administración de las inversiones a largo plazo de la empresa. Mediante este proceso los gerentes de la organización tratan de identificar, desarrollar y evaluar las oportunidades de inversión que pueden ser rentables para la compañía. Se puede decir, de una forma muy general, que esta evaluación se hace comprobando si los flujos de efectivo que generará la inversión en un activo exceden a los flujos que se requieren para llevar a cabo dicho proyecto. La presupuestacion de capital es el proceso de evaluación y selección de las inversiones que contribuyen a maximizar el caudal de los propietarios. Las empresas suelen realizar diversos tipos de inversiones a largo plazo, aunque la más común, en el caso de las empresas manufactureras, es la inversión de activos fijos. Tales activos revisten una importancia esencial, ya que sin ellos la producción no será posible. Los activos fijos se conocen también como activos reditúales, pues constituyen, por lo general, la base del valor y la rentabilidad de la organización de negocios. Los tres tipos principales de activos fijos son la propiedad (terrenos), planta y equipo. Un presupuesto de capital mal realizado puede traer consecuencias muy graves para la empresa, del mismo modo que un presupuesto de capital efectuado de forma correcta le puede traer muchos beneficios. Las inversiones en activos fijos con fines de crecimiento o de renovación de tecnología por lo regular implican desembolsos muy significativos, además de que estos activos se adquieren con la intención de mantenerse por periodos de tiempo que, con frecuencia, se extienden por cinco años o más. Una mala decisión al invertir en estos activos puede significar la diferencia entre una empresa exitosa durante varios años y una empresa con dificultades para sobrevivir.
Para Comercial La Valerana, por ejemplo, una decisión de presupuestos de capital sería considerar la apertura de una nueva sucursal. Este tipo de decisiones son trascendentes porque determinará lo que la empresa será en el futuro, por lo que en ella no deben intervenir solamente las personas especialistas en el área de finanzas, sino que es un compromiso de los responsables de todas las áreas funcionales de la empresa. El proceso del presupuesto de capital empieza con la definición de la estrategia y las metas de la empresa para determinar en cuál o cuáles áreas de negocios participará, posteriormente se generan y valoran las ideas de proyectos de inversión, luego se obtiene la información pertinente para la idea o ideas que se consideran convenientes, para finalmente evaluar financieramente el proyecto y tomar una decisión. Si se decide realizar el proyecto, su implementación regularmente ocurre de modo programado y paulatino. Ya que el proyecto está en funcionamiento sus resultados deben reevaluarse para tomar las acciones correctivas que sean necesarias cuando los resultados reales difieren desfavorablemente de los planeados. En la evaluación del proyecto no es suficiente considerar los flujos que generará, ni el desembolso necesario para llevarlo a cabo. También deben considerarse la probabilidad de que ocurran los flujos de efectivo, así como el período en el que se presentarán los flujos. En otras palabras, la evaluación financiera del proyecto debe considerar la magnitud del riesgo. El nivel de activos que mantiene una empresa manufacturera depende en parte de la naturaleza de los procesos de producción. A parte de materias primas, las contribuciones mayores al proceso de producción son los gastos de fábrica y la mano de obra. En cuanto a la mayor parte de los gastos de fábrica se atribuyen a la planta y al equipo. El objetivo es considerar los aspectos más importantes en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa. Algunas firmas necesitan niveles altos de activos fijos y contribuciones de mano de obra relativamente bajas para la producción de los bienes, esta clase de empresas se denominan con el nombre de "Capital intensivo", un ejemplo claro de este tipo de empresas son las que prestan el servicio eléctrico. Por el contrario las empresas que necesitan una contribución de mano de obra alta y bajos activos fijo para obtener los productos se conocen como de "Mano de obra intensiva", un ejemplo de este tipo de organización se ve en las empresas fabricantes de equipo eléctrico que necesitan una gran cantidad de obreros para el ensamble y soldadura de las piezas. Los activos fijos se denominan como los "activos que producen utilidades", ya que generalmente son estos los que dan base a la capacidad de la empresa para generar utilidades. Sin planta y equipo la empresa no podría realizar su tarea diaria, ni elaborar los productos que le produce ingresos. Los activos circulantes, no dan a la empresa manufacturera la capacidad de generar utilidades. Como las inversiones en activos fijos representan desembolsos importantes de efectivo hecho por las firmas manufactureras, estas deben prestarle gran atención a las decisiones que se tomen con respecto al valor de compra del activo y a las posibles erogaciones futuras que se deba hacer para su instalación, mantenimiento, operación etc. Como se sabe los activos fijos tienen una vida útil mayor a un año, es por ello que estos pueden representar compromisos financieros de largo plazo para la empresa. A medida que el tiempo pasa los activos fijos se van volviendo viejos y obsoletos, por ello según su vida útil deben depreciarse, para recuperar el valor de estos en el futuro y ajustándolos por inflación. Proceso de toma de decisiones en la presupuestacion de capital: Es la inversión a largo plazo representan desembolsos de fondos considerables; por ello, los procedimientos de análisis y selección deben ser estudiados con minuciosidad. Lo mas importante aquí es el desembolso inicial y los flujos de efectivo subsecuentes relacionados con las inversiones en activos fijos o a largo plazo. Con el tiempo, estos pueden tornarse obsoletos o bien, requerir una renovación; cualquiera de estas situaciones pueden implicar, asimismo, que se tomen decisiones financieras. Esta sección expone los motivos por los cuales se realizan gastos de capital, al describir, sucintamente, los procedimientos inherentes al proceso de presupuestacion de capital.
Motivos por los que se realizan desembolsos:
Un desembolso capitalizable es una erogación que hace la empresa del cual se espera que genere beneficios en un periodo de tiempo mayor de un año. Los desembolsos en activos fijos son desembolsos capitalizables. Un gasto de capital es un desembolso que resulten beneficios en periodos de un año. Los desembolsos de activos fijos son gastos de capital, aunque no todos los desembolsos de capital se clasifican como activos fijos. Un gasto
de 60.000 bolívares para adquirir una nueva maquina la cual habrá de utilizarse durante 14 años, es un gasto de capital que aparecerá como un activo fijo en el balance general de la empresa. Un gasto por la misma cantidad destinado a publicidad, y del que se espera produzca beneficios a lo largo de un periodo considerable, es también un gasto de capital. No obstante, un desembolso para publicidad difícilmente se clasificara como activo fijo. Los gasto de capital se realizan por muchas razones; las técnicas de evaluación; empero, son las misma. Los motivos básicos de los gastos de capital pueden ser por adquisición (expansión), reposición o renovación de activos fijos, o bien, para obtener otros tipos de beneficios menores tangibles en el largo plazo. o Expansión: Acaso el motivo mas común para realizar un gasto de capital sea el de incrementar el nivel de operaciones; por lo general mediante la adquisición de activos fijos. Una empresa en crecimiento a menudo encuentra necesario hacerse de nuevos activos fijos lo mas rápido posible. Aquí, es importante recordar que los activos fijos comprenden propiedad (terreno), planta y equipo. Dicho sea de otro modo, la compra de instalaciones adicionales, como terrenos y plantas, representa un gasto de capital. El motivo más común para un desembolso capitalizable es la adquisición de activos fijos. Estas erogaciones se presentan especialmente cuando una empresa se encuentra en crecimiento o cuando llega al periodo de obsolescencia de la planta y el equipo. Un ejemplo de esta erogación se da en el momento que la empresa que está operando a su máxima capacidad y no puede satisfacer la demanda de los productos que comercializa, puede entonces pensar la gerencia en tomar dos decisiones; una adquirir nuevos activos fijos o reparar los que tiene. Debe por ello evaluar los proyectos alternativos del desembolso capitalizable. o Reposición : A medida que una empresa alcanza su madures como organización de negocio, la mayor parte de sus gastos de capital se destinan al reemplazo o reposición de activos ya obsoletos o agotados. Este tipo de desembolso no se deriva por fuerza de la descompostura de equipo o incapacidad de una planta de producción para funcionar con eficiencia. Es necesario analizar de manera periódica la necesidad de reemplazar activos existentes, tarea que suele delegarse al gerente financiero de la empresa. Cuando una maquina tiene una avería no exclama : “Repónganme “. Se trata mas bien de que, ante la descompostura significativa de una maquina, el desembolso sea evaluado a la luz de una reposición cuyos beneficios harán que se renuncie a la reparación, si Ali conviene. o Actualización: La actualización o la renovación de los activos fijos representa a menudo la alternativa de reposición. Aquella puede comprender la reconstrucción, modernización o adecuación de una maquina o instalación existente. Por ejemplo, un taladro puede renovarse mediante el cambio de motor y la adaptación de un sistema numérico de control. O, en el caso de una instalación por medio de un cableado nuevo, aire acondicionado, entre otros. Las compañías que desean incrementar su nivel de eficiencia pueden descubrir que tanto la reposición como la modernización de la maquinaria existente constituye una solución. Gastos para otros fines: Algunos gastos de capital no implica la adquisición o transformación de los activos fijos que figuran en el balance general de la empresa. Puede tratarse , mas bien de la acumulación de fondos a largo plazo con la expectativa de obtener rendimientos futuros. Tales gastos comprenden desembolsos para publicidad, consultaría administrativa investigación y desarrollo, así como nuevos productos. Los gastos de publicidad o comercialización deben proporcionar beneficios en el futuro mediante mayores ventas. La investigación y desarrollo brindan beneficios en forma de ideas nuevas para producir artículos. La accesoria administrativa ha de proporcionar rendimiento en forma de utilidades incrementadas como consecuencias de una eficiencia mayor en las operaciones. De los nuevos productos se espera que contribuyan a constituir una combinación de artículos que maximice a su vez los rendimientos totales. Ciertos gastos de capital propuestos en especial del tipo de los exigidos últimamente por los gobiernos, como la instalación de dispositivos anticontaminantes y de seguridad, resultan difíciles de evaluar debido a que se trata, en este caso, de rendimiento intangibles difíciles de medir.
Importancia relativa de los desembolsos capitalizables:
El volumen de los desembolsos capitalizables pueden variar significativamente, esto por que la erogación real y la importancia del activo fijo determina el nivel organizacional en el cual se toma la decisión del desembolso capitalizable. El activo fijo es una cuenta contable que corresponde a un bien o derecho de carácter duradero, con una expectativa de duración mayor que el ciclo productivo. Son aquellos bienes y derechos que una empresa necesita para funcionar de forma duradera. Según el negocio en cuestión, será necesario contar con más activo fijo o con menos (por ejemplo, una fábrica necesita un activo fijo mucho más importante que un comerciante). Los activos fijos son poco líquidos, dado que se tardaría mucho en venderlos para conseguir dinero. Lo normal es que perduren durante mucho tiempo en la empresa. Cuando una empresa, sin embargo, tiene bienes que son con idea de venderlos o de transformarlos en otros para su venta, o bien derechos de corta duración (créditos), entonces se trata de activo circulante.
Etapas del proceso:
El proceso de presupuestacion de capital puede concebirse como la interrelación de 5 pasos o etapas. El primero es el de la presentación o Presentación de proyectos : Es realizada por personas de todos los niveles de la organización empresarial. Al fin de logra un flujo de ideas que pueda resultar en ahorros potenciales en los costos, las empresas ofrecen incentivos a los empleados cuyas propuestas sean implantadas y financiadas. Las propuestas de gastos de capital se verifican en un alto nivel de la organización de negocio. o Análisis: Los planes de gastos de capital propuestos (en especial los que requieren desembolso considerable) son analizados de manera formal para determinar su conveniencia a la luz de los objetivos generales de la empresa y, principalmente, para evaluar su redituabilidad. La evaluación comienza con la estimación de los costos y beneficios, los cuales se convierten a continuación en series de flujos de efectivos relevantes. Luego, se aplican a estos diversas técnicas de presupuestacion de capital a fin de medir la inversión que requiere el desembolso propuesto. Además se incorporan al análisis ciertos aspectos del riesgo en forma de tasas o razones. o Toma de decisiones: La magnitud de los gastos de capital propuestos puede variar de manera significativa. Ciertos desembolsos, como la compra de un martillo, el cual proporcionara beneficios durante 3 años, son por definición gastos de capital, aun si el costo es de 15 bolívares. La compra de una nueva maquina cuyo costo es de 60.000 bolívares es también un gasto de capital ya que de el se esperan rendimientos a largo plazo. El desembolso monetario real y la importancia del bien de capital por adquirir determinan, en suma, el nivel de organización en el cual la decisión se tomara. Desembolso monetario: las empresas confieren la autoridad para aprobar los gastos de capital ha cierto limite. Por lo general, una junta directiva se reserva el derecho de aprobar los gastos que requiera desembolsos importantes, en tanto los de proporciones menores son delegados a otros niveles de la organización. A medida que el monto de los desembolsos se incrementa, la facultad para decidir se confiere a niveles cada vez mas altos dentro de la empresa. Importancia: las compañías que opera con ciertas restricciones de tiempo y producción son mas flexibles en cuanto quien habrá de autorizar los gastos de capital. En estos casos es el gerente planta quien aprueba los desembolsos cuya finalidad contribuya a mantener la línea productiva en movimiento, aun cuando tales gastos sobrepasen lo que puedan autorizar. o Implantación: Una vez que el plan propuesto ha sido aprobado y financiado, comienza la fase de implantación. Si se trata de desembolsos menores, la implantación puede resultar rutinaria: se hace el gasto y se realiza el pago correspondiente. Pero en el caso de los gastos mayores se requiere un control mas estricto a fin de comprobar que lo propuesto y aprobado se adquiere, en realidad, de acuerdo con los costos presupuestados. o Revisión: De igual importancia en el control de los costo en que se incurre durante la etapa de implantación es la
revisión o seguimiento de los resultados a lo largo de la fase de un proyecto. La comparación de los costos y beneficios realice con los esperados, e incluso con los de proyectos anteriores, revisten aquí vital importancia. Cuando los resultados reales difieren de los esperados, puede ser necesario reducir los costos, incrementar los beneficios o, dar por terminado el proyecto.
Tipos de proyecto:
Los 2 tipos mas comunes son: los proyectos independientes y los mutuamente excluyentes. o Proyectos independientes: No compiten entre si por la inversión de la empresa; la aceptación de uno no excluye a los otros. Si una compañía cuenta con fondos ilimitados para invertir, todos los proyectos independientes que cumplan con los criterios mínimos de inversión puede ser adoptados . o Proyecto mutuamente excluyentes: Son aquellos que presentan la misma función y, en consecuencia, compiten entre si. La aceptación de un proyecto entre un grupo de proyectos de esta clase elimina a los demás de cualquier consideración posterior.
Disponibilidad de fondos:
La disponibilidad de fondos para gastos de capital determina el poder de toma de decisiones de la empresa. o Fondos ilimitados: Si una empresa cuenta con fondos ilimitados para invertir, la toma de decisiones de presupuestacion de capital es muy sencilla. Pueden aceptarse todos los proyectos independientes que proporcionan rendimientos por encima de un nivel predeterminado. o Racionamiento de capital: La mayor parte de las organizaciones de negocio operan con base de un razonamiento de capital. Esto significa que solo se cuanta con una cantidad fija de unidades monetarias para gasto de capital, de hay que los proyectos presentados habrán de competir para ser adoptados. Por lo tanto la empresa debe racionar sus fondos mediante la adopción de proyectos que tiendan a maximizar el valor de las acciones.
Métodos para la toma de decisiones:
Son 2 los procedimientos básicos para tomar decisiones de presupuestacion de capital. Tales procedimientos dependen hasta cierto punto de que la empresa racione su capital; así mismo, se ven afectados por el tipo de proyectos sometidos a consideración. o Método de aceptación- rechazo: Comprende la evaluación de las propuestas de gastos de capital a fin de determinar su aceptabilidad. Este método es relativamente sencillo pues lo único que se requiere es comparar el rendimiento proyectado del gasto propuesto con el rendimiento mínimo aceptable de la empresa. o Método de jerarquizacion: Comprende el ordenamiento de proyectos con base en alguna medida predeterminada como la tasa de rendimiento. El proyecto con el rendimiento mas alto es clasificado en el primer lugar y el de rendimiento mas bajo se ubica en la ultima posición. Solo se deberán jerarquizar los proyectos considerados aceptables. Este método es útil en la selección del mejor de un grupo de proyectos mutuamente excluyentes, así como la evaluación de proyectos sujetos a racionamiento de capital.
