Principios Generales de Auditoria Ambiental 2015 -1

ELEMENTOS GENERALES APLICABLES EN LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL Arturo Sánchez Herrera – ingeniero civil

AUDITORIA AMBIENTAL • PRESENTACION • OBJETIVOS • METODOLOGIA • CONTENIDO • EVALUACION Material basado fundamentalmente en las conferencias y material de la M.IT. y la norma internacional ISO 19011

Manual de Auditoria Medio Ambiental Lee Harrison

Dra. Martha Inés Trejos Mc. Graw Hill Norma internacional ISO 19011:2011 INLAC

CONTENIDO • Concepto general sobre Auditoria Ambiental (elementos de gerencia y gestión para el manejo de la auditoria)

• Definiciones • Actividades de la auditoria Preparación de las actividades de la auditoria en el sitio Realización de las actividades en el sitio Preparación, aprobación y distribución del informe Terminación de la auditoria Seguimiento de la auditoria

CONTENIDO • Programas de auditorias Responsabilidades Procedimientos Implementación

• Competencias de los auditores Atributos personales Conocimientos y habilidades Buenas practicas de auditoria Evaluación de auditores

GENERALIDADES

QUE ES LA AUDITORIA

MARCO DE REFERENCIA

SITUACIO N REAL

Diferencias Conformidad o No Conformidad

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. Criterios de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

LA AUDITORIA - UN COMPONENTE DEL GERENCIAMIENTO

Cuando un Sistema de Gestión esta operando de manera correcta y eficiente, la administración de la empresa cuenta con la seguridad de que: - Se están cumpliendo los requisitos que se plantearon como premisa, entre los que esta indefectiblemente la regulación -Están claramente definidos Las políticas y los procedimientos de la organización a lo largo de ella y se conocen por todos las personas de la entidad. -Los procesos definidos por la entidad en cualquier área están siendo controlados por ella para su beneficio. - La entidad ha asignado los recursos adecuados para el adecuado funcionamiento y los aplica correctamente de forma que controla, de alguna manera, su futuro.

LA AUDITORIA - UN COMPONENTE DE LOS SISTEMA DE GESTION

PLANEACION

• Políticas • Objetivos

P

Toma de decisiones

• Procesos •Procedimientos •Planes y Programas • $

REVISION

EJECUCIÓN

A

H

• Control y medición • Desempeño • No conformidad y

acción correctiva y preventiva • Registros

COMPROBACION Y ACCION CORRECTIVA

V

• Estructura • Roles y responsabilidades • Conocimiento/competencia • Comunicación • Documentación • Control operacional

AUDITORIA

QUE ES LA AUDITORIA

Una auditoria eficaz debe incluir • Planificación • Ejecución de actividades de medición / verificación de una forma competente y objetiva • Comunicación constructiva de resultados • Comunicación de conclusiones

NORMA ISO 19011 Desarrollada por la Standardization ( ISO).

International

Organization

for

La ISO 19011 es un documento que determina las pautas de: • Auditoria de sistemas de gestión de calidad • Auditorias de los sistemas de gestión Ambiental.

Genera estándares que representan a las organizaciones ahorro en tiempo, recursos y esfuerzo al entregar Claridad sobre: • • • •

Los principios de la auditoria de los sistemas . Orientación en la gestión y desarrollo de programas de auditoria. Orientación para el desarrollo de auditorias internas o externas. Parámetros referentes a la capacidad y evaluación de interventores.

NORMA ISO 19011

Introduce a las auditorías el concepto de gestión de riesgo, y la referencia a la utilización de métodos remotos de auditoría. Agregó la confidencialidad como un nuevo principio y sustituye el principio de conducta ética por la integridad. Se refuerza el tema de competencias y el proceso de su evaluación. Se da un perfil más alto a las funciones del administrador del Programa de Auditorías.

NORMA ISO 19011 • Es aplicable a todas las organizaciones que desarrollen auditorias internas o externas de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. • Proporciona una orientación sobre los principios generales de auditoria, la gestión de programas de auditoria, la dirección de auditorias de sistemas de gestión de la calidad y ambiental y la calificación de los auditores de sistemas de gestión ambiental y de la calidad. • Es posible aplicar la norma a otros tipos de auditorias, pero debe prestarse especial atención a las competencias del equipo auditor.

Tomado de : Carlos A. De Gracia Núñez en Quality trends - Internet

Diferentes posibilidades de “hallazgos” de una auditoría, con la inclusión del concepto de riesgos.

Conformidades

Buenas practicas/ Puntos fuertes

Oportunidades de mejora

Hallazgos del proceso

Puntos débiles

Riesgos

No Conformidad

Adaptado de : Carlos A. De Gracia Núñez

TIPOS DE AUDITORIA AUDITORIAS INTERNAS o de primera parte Son realizadas por, o en nombre de, la propia organización. En organizaciones pequeñas la independencia puede demostrarse si el auditor es libre de las responsabilidades por la actividad auditada. AUDITORIAS EXTERNAS (segunda y tercera parte)

Son realizadas desde fuera de la organización con la anuencia de esta Auditorias de segunda parte son realizadas a nombre de partes que tienen un interés en la organización, como los clientes. Auditorias de tercera parte Son realizadas por organizaciones independientes y externas, tales como organismos de certificación.

TIPOS DE AUDITORIA Se denomina auditoria combinada cuando los sistemas de gestión ambiental y de la calidad se auditan conjuntamente. • Se denomina auditoria conjunta Cuando dos o más organizaciones cooperan a fin de auditar a un solo auditado.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA AUDITORÍA

ISO 19011

• La auditoria debe ser una herramienta a través de la cual administración, puede examinar las actividades y los procesos y establecer una línea de actuación sobre ellos.

• Los programas de auditoria y las auditorias son planeadas y autorizadas. • Se desarrollan utilizando métodos y técnicas establecidas, de manera que aun si los auditores trabajan independientemente, se obtengan conclusiones similares. • El alcance, objetivos y criterios de la auditoria son definidos y aprobados antes de su iniciación. • La relación entre el equipo de auditoria, el auditado y el cliente de la auditoria es confidencial y discreta.

LAS AUDITORIAS SON ACTIVIDADES QUE TIENEN UN VALOR ECONÓMICO REQUIEREN TIEMPO Y RECURSOS ISO 19011

TODA AUDITORÍA EXIGE COMO CONDICIONES NECESARIAS O ELEMENTOS BÁSICOS • Objetividad, Independencia y Competencia. • Un referente o unas especificaciones claras . • Adecuada atención profesional. • Procedimientos estandarizados claramente definidos.

ALGUNOS TÉRMINOS RELATIVOS A LOS PROCESOS DE AUDITORIA AMBIENTAL

•Requisitos del auditor

•Evidencias de la auditoria

•Auditor

•Hallazgos de la auditoria

•Equipo auditor

•Conclusiones de la auditoria

•Experto técnico

•Evidencia objetiva.

•Competencia

•No Conformidad

•Auditado

•Acción Correctiva

•Cliente de la auditoria

•Acción Preventiva

•Programa de la auditoria

•Objetividad

•Plan de la auditoria

•Otros

TERMINOS RELATIVOS A LA AUDITORIA Auditor: Persona con los atributos personales y la competencia demostrados para llevar a cabo una auditoria.

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos .

Experto técnico: persona que aporta experiencia o conocimientos específicos al equipo auditor.

Competencia:

Habilidad demostrada conocimientos y aptitudes.

para

aplicar

ISO 9000

TERMINOS RELATIVOS A LA AUDITORIA Alcance de la auditoria: extensión y límites de una

auditoria.

Cliente de la auditoria: Organización o persona que

solicita una auditoria.

Auditado: Organización que es auditada. Plan de auditoria: descripción de las actividades y de

los detalles acordados de una auditoria.

Programa de la auditoria: Conjunto de una o más

auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

ISO 9000

TERMINOS RELATIVOS A LA AUDITORIA Conclusiones

de

la

auditoria:

Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de

hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.

Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

ISO 9000

TERMINOS RELATIVOS AL EXAMEN Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Inspección: Evaluación de

la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo prueba o comparación con patrones.

Ensayo prueba: Determinación de una o más características de acuerdo con un procedimiento.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. ISO 9000

QUE INVOLUCRA UNA AUDITORIA? Independiente de los objetivos, la mayoría de los programas de auditoria tienen unos elementos comunes. Todo programa tiene: • Un equipo de auditores. • Una evaluación de campo. • La búsqueda de información. • El análisis de la información recolectada. • Los juicios acerca del desempeño del sistema de gestión. • Un informe sobre los hallazgos de la auditoria.

ACTIVIDADES DE UNA AUDITORIA AMBIENTAL

ETAPAS DE LA AUDITORIA Preparación

“In Situ”

INICIO

REUNION DE APERTURA

REVISION DE DOCUMENTOS

TRABAJO DE CAMPO

PLAN DE AUDITORIA

REUNION DE CIERRE

Fase previa

Desarrollo

Informe ELABORAR Y ENTREGAR INFORME

FINALIZACIÓN

Resultado

ACTIVIDADES Y SUB ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA INICIO DE LA AUDITORÍA Designación del auditor jefe Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoria. Determinación de la viabilidad de la auditoria Establecimiento del equipo auditor Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN SITU Preparación del plan de auditoria Asignación de trabajo al equipo auditor Preparación de los documentos de trabajo

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN SITU Reunión de apertura Comunicación durante la auditoria Funciones

y

responsabilidades

de

guías

observadores Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de auditoria Preparación de las conclusiones de la auditoria Realización de la reunión de cierre

y

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA INFORME DE AUDITORIA Preparación del informe de auditoria Aprobación y distribución del informe de auditoria

TERMINACIÓN O CIERRE DE LA AUDITORÍA Conservación de los documentos Finalización de la auditoria

ETAPAS DE LA AUDITORIA Preparación

“In Situ”

Informe

INICIO

REUNION DE APERTURA

ELABORAR Y ENTREGAR INFORME

REVISION DE DOCUMENTOS

TRABAJO DE CAMPO

FINALIZACIÓN

REUNION DE CIERRE

EL CONJUNTO DE AUDITORIAS CONSTITUYE UN PROGRAMA DE AUDITORIA.

PLAN DE AUDITORIA

Fase previa

Desarrollo

Resultado

INICIO DE LA AUDITORIA

DESIGNACIÓN DEL AUDITOR JEFE •

El responsable del programa de auditoria deben designar el auditor jefe.

•

En función de características tales como liderazgo, conocimiento del área a auditar, formación, etc.

•

En las auditorias conjuntas, las organizaciones auditoras deben acordar y definir con mucha claridad las obligaciones y las responsabilidades específicas de cada organización, y particularmente de la autoridad del auditor jefe que se designe.


OBJETIVOS, ALCANCE Y CRITERIOS DE AUDITORÍA •

Cada auditoria debe estar basada en objetivos, alcance y criterios documentados, definidos claramente con la meta final de proteger los recursos de la compañía, el medio ambiente interno y externo, satisfacer las necesidades de los clientes y lograr ventajas competitivas.

•

El alcance de la auditoria describe la extensión y los límites de la auditoria, tales como localizaciones físicas, unidades organizacionales, actividades y procesos para ser auditados, así como el período de tiempo cubierto por la auditoria.


OBJETIVOS, ALCANCE Y CRITERIOS DE AUDITORÍA • Los objetivos generales deben ser incluidos en el programa de auditoria. • Los objetivos de la auditoria son definidos por el cliente de la auditoria y no por quien la ejecuta. • El alcance y los criterios de auditoria son definidos entre el cliente de la auditoria y el auditor jefe de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria. • Cualquier cambio de los objetivos, el alcance o los criterios debe ser acordado por las mismas partes, para que sea valido.


OBJETIVOS DE LA AUDITORIA • Determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del auditado, o parte de él, con los criterios establecidos para el proceso de auditoria; • Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requerimientos legales o contractuales; • Evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos especificados, o • Identificar áreas potenciales de mejora del sistema de gestión. • Otros criterios acordados. • Jamás convertirlo en elemento de coercitivo.


CRITERIOS DE AUDITORÍA

Los criterios de auditoria referencia pueden incluir:

y

los

documentos

•

Normas

•

Regulaciones

•

Requisitos

•

Legislación

•

Procedimientos aplicables

•

Documentación del sistema de gestión.

•

Otros

criterios

concertados

especifico del auditado.

o

de

de

interés


VIABILIDAD DE LA AUDITORÍA

Para determinar la viabilidad de la auditoria los responsables del programa deben considerar y establecer a priori estos elementos: •

Disponibilidad

de

suficiente

y

apropiada

información para planificar la auditoria; •

Garantía de cooperación adecuada del auditado;

•

Existencia de los recursos y tiempo adecuados para la realización del programa.

Si la auditoria no es viable, por alguno de estos aspectos mencionados, se deben proponer alternativas al cliente de la auditoria.


SELECCION DEL EQUIPO AUDITOR

Para determinar la formación del equipo auditor, es decir la escogencia de los miembros que la compondrán, es necesario tener en cuenta: La independencia del equipo auditor. La capacidad de los miembros del grupo auditor para trabajar como equipo, y para lograr la combinación de conocimiento, capacidades y atributos personales que se necesitan para desarrollar la auditoria. El idioma de la auditoria y la comprensión de las características particulares del auditado

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR LÍDER O EL JEFE DE EQUIPO Determinar la cantidad de trabajo y el tiempo requeridos, así como la complejidad de la auditoria. Asignaciones de funciones y de responsabilidades a los miembros del equipo de trabajo considerando: • • • •

Habilidad y conocimiento del área auditada Grado de entrenamiento en auditorias Habilidad para trabajar en equipo Aceptación por el auditado

Informar a los miembros del equipo sobre • • • • •

Alcances de la auditoria Objetivos Métodos de trabajo Tareas individuales y programación Logística

Actuar como “negociador” al interior del grupo y como “vocero” hacia fuera de el.

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR LÍDER O EL JEFE DE EQUIPO

Definir el equipo de auditoria tomando en consideración posibles conflictos de intereses y acordando con el cliente su composición. Dirigir las actividades del equipo acorde con los reglas de juego claras y conforme a los procedimientos previamente establecidos. Preparar el plan de auditoria basado en un proceso de concertación (adecuada consulta) con el cliente, auditado y teniendo en cuenta la opinión de los miembros del equipo de auditoria. Comunicar el plan de auditoria definitivo asegurarse de que existe un conocimiento entendimiento común.

y y

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR LÍDER O EL JEFE DE EQUIPO

Coordinar las fechas que sean apropiadas tanto para el auditado como para el equipo auditor, asegurando suficiente tiempo para su notificación. Consultar con el cliente para determinar el alcance de la auditoria. Obtener la información necesaria de antecedentes para cubrir los objetivos de la auditoria, así como las actividades, productos y servicios del auditado, instalaciones y facilidades, así como detalles de auditorias anteriores. Determinar si los requisitos han cubierto.

para la

auditoria se

INICIO DE LA AUDITORIA CONTACTOS INICIALES CON EL AUDITADO

Establecida entre los responsables del programa de auditoria o el auditor jefe de manera informal o formal. Con el propósito de: • Establecer la comunicación con el auditado; • Confirmar la aprobación para la auditoria; • Informar la agenda propuesta y la composición del equipo auditor; • Solicitar acceso a documentos • Definir las reglas aplicables al lugar; • Preparar la auditoria • Acordar la necesidad de acompañantes

REVISION DE LA DOCUMENTACION

Previo a la preparación del plan de auditoria. Permite determinar la conformidad de la documentación del sistema, según documentación, con los criterios de auditoria. La documentación incluye documentos y registros relevantes del sistema de gestión e informes de auditorias previas. Como resultado de la revisión de los documentos, se debe comprender el sistema de gestión y tener claridad sobre los temas para el desarrollo del trabajo de campo. Si la documentación no es adecuada no se deben asignar nuevos recursos hasta que estos problemas se resuelvan.


La revisión de la documentación comienza en la primera etapa de la auditoria y puede continúa durante todo el ejercicio. El reto es identificar la información requerida (deseable) y revisarla en detalle antes del trabajo de campo Una visita previa puede ser útil para: • Informar de primera mano del responsable de la instalación acerca de los objetivos y procedimientos de la auditoria. • Conseguir información suficiente para desarrollar el entendimiento básico de la instalación, los procesos y la gestión • Diseñar un mejor plan de auditoria (más racional)

REVISION DE LA DOCUMENTACION IDENTIFICAR NECESIDADES Y REQUISITOS LEGALES

IDENTIFICAR LOS PROCESOS

ENTENDER LOS PROCESOS

ENTENDER LA GESTION DE LOS PROCESOS

CICLO DE PRODUCTO PRODUCTOS SOPORTE RECURSOS CONTROLES OBJETIVOS DE LOS PROCESOS PRODUCTOS ASPECTOS AMBIENTALES RIESGOS PLANES CONTROLES EN LAS: Operaciones Entradas al proceso DOCUMENTOS REGISTOS


COMPRENSION DEL SISTEMA DE GESTION La comprensión del sistema, inicia en: • Los requisitos aplicables. • Los procesos del sistema y la manera como se gestionan. • Las responsabilidades y los recursos. • La evaluación de los riesgos e impactos de los procesos del sistema. • Los métodos de control, su implementación y resultados. • La medición y el seguimiento. • Las actividades que se requieren como soporte del sistema.

AYUDA PRACTICA- REVISION DE DOCUMENTOS

Documentos, tales como la política, los objetivos, el manual de calidad, los planes, los procedimientos, las instrucciones, las normas aplicables, las licencias y permisos, las especificaciones, los planos, los contratos y pedidos; Registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de auditorias anteriores, informes de programas de seguimiento y resultados de mediciones; Resumen de datos, análisis e indicadores de desempeño;

AYUDA PRACTICA- REVISION DE DOCUMENTOS

Registros sobre la base de programas relevantes de muestreo del auditado y de procedimientos para asegurarse del control de calidad de las muestras y de los procesos de medición; Informes de otras fuentes, por ejemplo, clientes, datos de retroalimentación de clientes, otra información relevante de partes externas y clasificación de proveedores; Bases de datos informáticas y páginas de Internet. Información de la empresa o instalaciones: procesos; distribución en planta; organización, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Documentación acerca del sistema de gestión de la calidad. Manuales de calidad. Documentación acerca de la aplicación del gestión de calidad. Planes de calidad.

sistema de

Documentos que establecen requisitos. Especificaciones. Documentos que sugerencias. Guías.

establecen

recomendaciones

o

Documentación acerca de cómo desempeñar las actividades o procesos. Procedimientos, Instrucciones, Planos. Documentación que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados logrados. Registros.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD

• POLITICA • ESTRUCTURA • DESCRIPCION DEL SISTEMA

PROCESOS

TAREAS

MANUAL DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA INSTRUCTIVOS

REGISTROS DE CALIDAD

CLIENTES GERENCIA AUDITORES

RESPONSABLES DEL PROCESO OPERADORES

ENFOQUE ISO 9000:2000 HACIA LOS PROCESOS

S a t i s f a c c i ó n

PARTES INTERESADAS

RESPONSABILIDAD DIRECCION R e q u i s i t o s

MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

GESTION DE RECURSOS

Entrada

REALIZACION

Salida

PARTES INTERESADAS

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Producto

PRODUCTO

Identificar, entender y gestionar un sistema de procesos interrelacionados para un objetivo dado, mejora la eficacia y eficiencia de la organización.

PREPARACIÓN ACTIVIDADES DE AUDITORÍA EN SITIO

PLAN DE LA AUDITORIA Planeación Entrevistas: Responsables de los procesos Personal operativo y administrativo

Revisión de documentos

Recolección de evidencias

Consolidación y análisis de la información

Criterios de la Auditoria

Hallazgos de la auditoria

Conformidades

Hallazgos de la auditoria

• CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA • RECOMENDACIONES


PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA

El plan de la auditoria es preparado por el auditor jefe y proporciona la información necesaria para el equipo de auditoria, para el auditado y para el cliente de la auditoria. En procura de esta labor deben quedar claros: • Objetivos, alcance de la auditoria, criterios y documentos de referencia • Fechas y lugares, incluyendo agenda de la auditoria en campo con actividades, hora y duración estimadas • Ubicación, unidades organizacionales y funcionales, actividades o procesos del sistema de administración a ser auditados para el logro de los objetivos de auditoria • Responsabilidades del equipo auditor y de los acompañantes. • Asignación de recursos necesarios a todas las áreas de la auditoria, en particular aquellas áreas que se entiendan como críticas.


PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA

Cuando sea apropiado, igualmente hace referencia a: • El representante del auditado en la auditoria; • El idioma de trabajo y del informe de la auditoria, cuando es diferente del idioma del auditor o del auditado; • Los temas del informe de auditoria, incluyendo cualquier método de clasificación de no conformidades, formatos y estructuras, fecha prevista de emisión y distribución; • Arreglos de logística (viajes, recursos disponibles in situ, etc.); • Asuntos relacionados con la confidencialidad. • Cualquier acción de seguimiento de la auditoria

EJEMPLO – PLAN DE AUDITORIA AUDITORIA:

FECHA:

REUNION DE APERTURA: Fecha:

REUNION DE CIERRE: Hora:

Fecha:

Hora:

CARGOS A AUDITAR: OBJETIVO DE LA AUDITORIA: ALCANCE: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PARTICIPANTES DE LA AUDITORIA

CARGO

EQUIPO AUDITOR

Nota : El programa de entrevistas y la fecha de la reunión de apertura y cierre se acordarán con el auditor líder. FECHA DE ENTREGA DEL INFORME AUDITORIA: EL INFORME SERA ENTREGADO A:

FIRMA AUDITOR LIDER:

CARGO

APROBO:

PREPARACIÓN ACTIVIDADES DE AUDITORÍA EN SITIO ASIGNACION DEL EQUIPO AUDITOR Y SU ORGANIZACION

Dentro de la adecuada organización del equipo auditor y para definir el equipo (asignarlo) es necesario tener en cuenta que se debe: • Establecer las responsabilidades de:

El auditor líder Los auditores calificados Los auditores en formación El custodio de la información (los documentos)

• Definir la distribución del trabajo • Definir las reuniones de intercambio y análisis de información • Establecer la forma y método de la elaboración del informe • Establecer observadores


PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

• • • • • •

Procedimientos de auditoria. Listas de chequeo Planes de muestreo. Formatos para registrar información. Registros de reuniones. Registros de hallazgos de auditoria.

El uso de documentos de trabajo, tales como listas de chequeo y formatos, no debe restringir el alcance de las actividades de auditoria.


LISTAS DE CHEQUEO El Auditor Líder junto con su equipo de trabajo debe preparar las listas de verificación a utilizar durante el trabajo de campo. El propósito de una lista de verificación es recordar al auditor la información que debe ser obtenida y los hechos que deben ser verificados. El tipo de lista de chequeo depende de la auditoria y las competencias de los auditores; estas pueden ser: • • • • •

Resúmenes de los temas a evaluar, Guías detalladas de apoyo, Preguntas abiertas definidas, Combinaciones de las anteriores, Otras opciones acordadas.

ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO

De otra parte es necesario definir y establecer soportes y apoyos en relación con: – Áreas que serán auditadas de acuerdo con el alcance de la auditoria. – Puntos específicos y temas a evaluar. revisión de la regulación o normas corporativas existentes y la identificación de los requisitos que se deben evaluar, para cada tema a.

– La

– Determinar las técnicas de auditoria para recoger la

información.

Con base en lo anterior se prepara el borrador de la lista de chequeo.


ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO

Para elaborar las listas de chequeo existen las denominadas preguntas de la curiosidad infantil o los siete amigos del Auditor, las cuales conviene no olvidar. Cuales son estas? Y COMO?

Y QUE ?

Y QUIEN?

Y PORQUE? Y CUANDO?

ME MUÉSTRA? Y EN DONDE? Ah, y siempre pida el favor es decir, use un tono amable y cortes

EJEMPLO – FORMATO LISTAS DE CHEQUEO Fecha de Auditoría:

Proceso y Área Auditada:

Auditor Principal:

Auditores:

Ítem No.

Numeral de la Norma

Criterio

Aspectos adicionales a verificar:

Aspectos a Verificar

Cumple Si / No

Comentarios

EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEO POR TEMAS AUDITORIA DE RESIDUOS PELIGROSOS ETAPAS DE LA AUDITORIA

1. Permisos para: Vertimiento de aguas residuales industriales sobre cuerpos de agua superficiales Disposición de residuos en el sitio de la planta Descarga a un sistema de alcantarillado 2. Concepto técnico del Ministerio del Medio Ambiente sobre la expansión de las instalación, el incremento de la producción y los cambios de proceso 3. Manejo de las aguas de escorrentía 4. Agua de enfriamiento; purgas de agua de enfriamiento 5. Mantenimiento y calibración de:: Muestreadores compuestos Medidores de flujo de los vertimientos Equipos de monitoreo en línea Equipos de control

OBSERVACIONES

EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEO / GUIA DETALLADA DE AUDITORIA Aspecto

Resumen y objetivo

Plan de contingencia control de derrames de hidrocarburos La normatividad colombiana exige el diseño e implementación de un PDC por parte de cualquier instalación que transporte o almacene hidrocarburos (Decreto 1594 de 1984 y otros). Un PDC debe incluir información sobre procedimientos para prevenir los derrames y para contenerlos en caso de presentarse. El Plan debe ser presentado a la autoridad ambiental para aprobación.

Se requiere un PDC para control de derrames de HCs. Este debe prepararse de acuerdo con las buenas prácticas de ingeniería, y contar con la aprobación del Responsabilida funcionario que tenga la autoridad para proveer los recursos que se requieren. Se debe aplicar a cualquier derrame. El Coordinador Ambiental de la instalación d de la es responsable de dar entrenamiento en el PDC al personal de operaciones. La instalación instalación debe adquirir los equipos especificados en el Plan y mantenerlos en condiciones óptimas de operación Se almacenan HCs ?

NO

No se requiere un PDC

NO

No se requiere un PDC

SI

Planes requeridos

Se almacenan en total más de 100 Bbls ? SI

Se requiere de un PDC

EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEO PREGUNTAS ABIERTAS P-H-V-A Pregunta H De cual proceso (s) es usted responsable? ¿Quién es el responsable en la organización del proceso que H usted participa? Cómo aporta su proceso(s) al cumplimiento de la política de H Calidad? H Cuál el objetivo de su proceso? H Cuales son las entradas de su proceso? H

V

V A

Respuesta Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/ Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/ Cada área debe determinar está participación.

Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/ Ver manual por procesos. En L/HSEQ/Manual por procesos/ Se debe tener claro los escenarios en los cuales se hace seguimiento Cuales son los criterios y métodos para garantizar que la para el control de los planes de acción de cada área (Son las mismas operación y control de su proceso es eficaz? ECG´s que se manejan en cada área) ejm: Reunión de Operaciones Reuniones de Departamento etc.. Se debe tener claro los indicadores que maneja cada área y que Cómo realiza usted el control de su proceso? están descritos en el manual por procesos (Ver tabla de anexa de indicadores: L/HSEQ/Manual por procesos/ ¿Cómo hace seguimiento a sus indicadores? Idem al anterior Que acciones realiza cuando el indicador no esta dentro de los Tener a la mano registro de las acciones tomadas cuando esto rangos establecidos? sucede. Ejm. Compromisos en la Intranet, Informes de indicadores (Planeación del Negocio y Planeación de la Producción) ....

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA EN SITIO

• Reunión de apertura • Comunicación con el auditado • Recolección y verificación de la información • Hallazgos de la auditoria • Preparación de las conclusiones de la auditoria • Reunión de cierre con el auditado


REUNION DE APERTURA

Reunión inicial para formalizar la visita de campo y para explicar con claridad la forma como se ira a desarrollar, en ella se atenderán los siguientes aspectos – Revisar el plan de auditoria; – Proporcionar un pequeño resumen respecto al cómo se llevaran a cabo las actividades de la auditoria; – Definir y acordar los canales de comunicación; y – Proporcionar la oportunidad al auditado de realizar preguntas, por supuesto, para que ellas sean convenientemente respondidas

AYUDA PRACTICA - ASISTENTES A LA REUNION DE CIERRE Y APERTURA

• Las reuniones son dirigidas por el auditor jefe. • Deber estar presentes la dirección del auditado, los responsables de las funciones auditadas y el equipo auditor. • Deben conservarse las actas de reunión, incluyendo los registros de asistencia. • En caso de no haber acuerdos en la reunión de cierre sobre las conclusiones de la auditoria entre el auditado y los auditores, las dos opiniones deben registrarse.


AYUDA PRACTICA- REUNION DE APERTURA

• Presentación de los participantes, incluyendo una descripción general de sus roles; • Confirmación de los objetivos de auditoria, alcance y criterios de auditoria; • Confirmación del horario y otra información relevante acordada con el auditado, • Métodos y procedimientos que se deben usar para realizar la auditoria, incluyendo la aclaración elemento de incertidumbre en la auditoria; • Confirmación de los canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado; • Confirmación del idioma que se va a utilizar durante la auditoria;


AYUDA PRACTICA- REUNION DE APERTURA • Durante la auditoria, el auditado será informado del progreso de la misma; • Confirmación de los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor, que necesita tener disponibles; • Confirmación de los asuntos en relación a la confidencialidad; • Confirmación de los procedimientos relevantes de seguridad en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor; • Confirmación de la disponibilidad, funciones e identidades de los guías; • Método de presentación del informe incluyendo la clasificación de las no conformidades;


RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN FUENTES DE INFORMACION: 1.

Entrevistas con el personal;

2. Observación de actividades, condiciones y puestos de trabajo; 3. Revisión de documentos y datos; y 4. Pruebas

LA ENTREVISTA EFECTIVA

•

El éxito de una auditoria depende de la comunicación.

•

La meta de la entrevista es obtener información válida.

•

La información que se recibe depende de la forma como el auditor haga preguntas.

•

Para comunicarse durante una auditoria asegúrese de: •

Conocer la audiencia.

•

Mantener el mensaje sencillo.

•

Que la comunicación alcance su objetivo.

•

Tener n cuenta le lugar y el tiempo.

•

Usar el método más efectivo posible.

RECOLECCION DE INFORMACION Y EVIDENCIAS LAS ENTREVISTAS

• Explicar la razón de la entrevista • Personas de diferentes niveles y funciones • En el sitio de trabajo normal • Se sienta a gusto durante la entrevista • La primera pregunta • Preguntas abiertas • Analizar significado • Resumir lo dicho • Administrar el tiempo • Agradecer la cooperación

INFORMACION A TRAVES DE ENTREVISTAS

1.

El auditor debe considerar los siguientes factores al evaluar la información obtenida mediante entrevistas:

2.

El nivel de conocimiento del entrevistado acerca del asunto objeto de la entrevista.

3.

La objetividad del entrevistado. Cuando el SG está bien desarrollado, se puede dar mayor peso a las respuestas de los individuos.

4.

La lógica de la respuesta. Es decir, qué tan razonable es la respuesta que se esta recibiendo?

COMUNICACIÓN EFECTIVA

• • • • •

Seleccionar y desarrollar el objetivo. Analizar la audiencia. Organizar y estructurar las ideas. Seleccionar el medio de entrega. Generar una respuesta. ESCUCHAR EFECTIVAMENTE

• • • • • •

Eliminar distracciones. Escuchar el contenido. No emitir juicios. Escuchar los temas. Encontrar sentido a lo que se esta diciendo. Buscar claridad.

DURANTE LA ENTREVISTA, PROVOQUE RESPUESTAS

Presentando una situación hipotética

“Supongamos...”,“Qué pasaría si ...””

Pidiendo una explicación

“Lo siento, no entiendo. Pudiera explicarme eso de nuevo ?”

Quedándose callado

A veces el silencio es oro. Después de una breve respuesta, asienta con la cabeza y cállese un momento. Seguramente el entrevistado le dará más información.

Haciendo preguntas obvias

Convierte al empleado en el experto y le Da confianza para discutir el proceso o procedimiento en cuestión. También sirve como un recordatorio al auditor para no hacer suposiciones.

OBSERVACION

La observación, o el examen físico, es uno de los métodos más confiables para conseguir evidencias. Se aplica a todo lo que sea observable (supone la existencia física del objeto de la observación). Sin embargo, la inspección establece o confirma la existencia física, pero no el funcionamiento adecuado.

PRUEBAS

Actividades de verificación que se utilizan para incrementar la confianza en la evidencia de la auditoría y en los sistemas de control que posee o diseñados para la instalación. Puede ser una herramienta fundamental para ayudar al auditor a lograr los objetivos de la auditoría. Métodos de prueba: análisis de muestras representativas, es decir apropiadas al tamaño o naturaleza de la población.

LA MUESTRA Una parte de una unidad o entidad, o información seleccionada para representar un grupo completo. La muestra representa una parte de la población de registros, documentos, equipos o empleados que serán evaluados. Se aplican técnicas de muestreo ya que la mayoría de las auditorias intentan ser revisiones objetivas y sistemáticas, mas que intensivas y generalmente tienen limitaciones de tiempo y de recursos. Consecuentemente, las muestras revisadas durante una auditoria constituyen la base para determinar el cumplimiento.

ETAPAS DEL PROCESO DE MUESTREO ETAPA 1: Determine Objetivo de la etapa del Protocolo ETAPA 2: Identifique la población a revisar ETAPA 3: Seleccione el método de muestreo ETAPA 4: Determine el tamaño de la muestra ETAPA 5: Ejecute el muestreo ETAPA 6: Documente los resultados

ETAPAS BASICAS DEL PROCESO DE MUESTREO SELECCION DEL METODO DE MUESTREO

METODOS DE MUESTREO

El método debe ser consistente con los objetivos globales de la auditoria y el objetivo de una etapa particular.

AL AZAR

JUICIO DEL AUDITOR

POR BLOQUES PROBABILISTICO ESTRATIFICADO

INTERVALOS

GENERACION DE HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA • Evaluar la evidencia recolectada contra los criterios de auditoria. • Generar los hallazgos: – Conformidades y No Conformidades.

• Las Conformidades deben ser resumidas de forma tal que se indique cuando menos, las ubicaciones, funciones o requisitos auditados, cuando no se hayan observado no conformidades. • Las No Conformidades deben ser revisadas con un representante del auditado para obtener el reconocimiento. • Las No Conformidades deben estar basadas en las evidencias de la auditoria.

EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA • • • • • • • •

Responsabilidades y autoridades Competencia del personal Suficiencia de los recursos y ambientes de trabajo Adecuación de la documentación que describe los métodos operacionales Aplicación de acciones correctivas y preventivas Evidencia del mejoramiento continuo Disponibilidad de registros Identificar oportunidades de mejoramiento y fortalezas

PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES

Revisar y elaborar lista de los hallazgos y otra información recolecta en la auditoria; Acordar papeles y tareas para la reunión de cierre; Preparar recomendaciones, si son requeridas y el seguimiento de la auditoria, si es aplicable; Las conclusiones de la auditoria deben señalar aspectos tales como: • la extensión del grado de conformidad con los criterios; • la efectiva implementación y mantenimiento del SG • la capacidad del proceso de revisión del sistema

REUNIÓN DE CIERRE El propósito de la reunión es presentar las conclusiones de la auditoria y acordar las las fechas para la terminación de las acciones correctivas y entrega del informe. Durante la reunión se debe: Hacer un breve resumen del alcance de la auditoria Presentar los hallazgos encontrados Discutir y resolver de ser posible cualquier divergencia notable entre el equipo de auditoria y el auditado. Si es requerido por la auditoria, el auditor líder puede presentar las recomendaciones del equipo para el mejoramiento, enfatizando que las recomendaciones no son obligatorias.

Se deben mantener registros de las reuniones de cierre.

INFORME DE AUDITORIA

INFORME DE LA AUDITORÍA Contenido del informe: • Identificación de la organización auditada y sus representantes del auditado, cliente de la auditoria, equipo de auditores, objetivos, alcance, y criterios de la auditoria. • El plan acordado de auditoria, con las fechas y lugares donde se realizó las actividades de auditoria de campo; • La identificación de las unidades organizacionales y unidades funcionales o procesos auditados y el período de tiempo cubierto; • Los hallazgos de la auditoria; • Las conclusiones de la auditoria.

INFORME DE LA AUDITORÍA Contenido del informe: • • • • • • • • • • • •

Si es aplicable, un resumen del proceso de auditoria. Confirmación del cumplimiento de los objetivos de la auditoria Las áreas no auditadas Opiniones divergentes no resueltas con el auditado; Recomendaciones para la mejora, si es aplicable Planes de seguimiento; si es aplicable Declaración sobre la confidencial del informe; Lista de distribución del informe de la auditoria. Cualquier acción acordada; Conformidad del sistema de gestión. La eficacia de la implementación. La habilidad del proceso de revisión de la gerencia

EJEMPLO – INFORME DE AUDITORIA INFORME FINAL DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha de Rev:11/06/04

PRI-F-005

Página 1 de 2

FECHA DEL INFORME:

FECHA DE LA AUDITORÍA:

CRITERIOS DE LA AUDITORIA:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

PROCESO(S) AUDITADO( S):

REPRESENTANTE(S) DEPENDENCIA(S) O PROCESOS AUDITADO(S):

OBJETO DE LA AUDITORÍA: ALCANCE DE LA AUDITORÍA: AUDITOR LIDER:

COAUDITORES: BALANCE DE NO CONFORMIDADES

NÚMEROS DE NO CONFORMIDADES MAYORES

NÚMERO DE NO CONFORMIDADES MENORES

TOTAL DE NO CONFORMIDADES

OBSERVACIONES: PLANEAR:. HACER: VERIFICAR: ACTUAR: EFICACIA DEL SISTEMA : ANEXOS:

FIRMA AUDITOR LIDER:

FIRMA AUDITADO:

LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD Los Reportes de No Conformidad son una manera de registrar el no cumplimiento de un requisito. Cada No Conformidad debe generar un RNC e indicar el criterio que lo origina. Los RNC deben incluir: • Un encabezamiento que referencie los detalles de la auditoria. • Un numero único. • Una sección para registrar los detalles de la No Conformidad. • Una sección para que el auditado registre la acción a tomar. • Una sección para confirmar que la acción ha sido tomada y fue efectiva.

EJEMPLO – FORMATO RNC REPORTE DE NO CONFORMIDAD F-006

Página 1 de 1

FECHA:

NO CONFORMIDAD No.

PROCESO:

MAYOR

MENOR

DEPENDENCIA(S) AUDITADA(S):

ACTIVIDAD REVISADA:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

AUDITOR PRINCIPAL:

COAUDITORES:

DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD: (Describa lo que debería haber sucedido y luego lo que realmente sucedió).

Firma del Auditor:

Fecha :

Firma del Auditado:

CAUSA DE LA NO CONFORMIDAD:

ACCIONES PROPUESTAS

Firma del Auditado :

C / P

FECHA DE IMPLEMENTACION

Fecha :

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS: (Evalúe la eficacia de las acciones tomadas)

Firma auditor responsable del cierre :

Fecha de Cierre :

CALIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD

No Conformidad Mayor: • Falla contra una cláusula de la norma que atente contra la integridad del sistema. • Ausencia del cumplimiento de un requisito.

No Conformidad Menor: • Una falta simple del cumplimiento de un requisito. El auditor puede generar una matriz de NC para el análisis de las mismas.

NO CONFORMIDADES MAYORES

La ausencia de un procedimiento requerido o el total fracaso de un procedimiento que puede: - Causar un impacto negativo en la calidad. - Causar un gran impacto en las metas y objetivos del SG de la Compañía. - Poner en peligro la conformidad con leyes, normas o requisitos. - Exponer la organización a responsabilidades. - Causar un gran daño a otras operaciones de la Compañía.

NO CONFORMIDADES MENORES

No afectan directamente el resultado ambiental de actividades, productos o servicios y se estima que son fácilmente rectificables. Existe un SG definido y procedimientos e instrucciones documentados. También existe un nivel general de implementación aceptable, pero existen pequeñas discrepancias en el cumplimiento de los requisitos o en la implementación del Sistema. EJEMPLOS: - Casos aislados de documentación que muestran dibujos con diseños o cambios en tolerancias no autorizados. - Ejemplos aislados de retención deficiente de registros. - Documentación insuficiente de necesidades de comunicación

LAS OBSERVACIONES COMO HALLAZGO DEL AUDITOR

Una observación es la declaración de un hecho observado durante una auditoria y substanciado con evidencia objetiva. Es una situación relacionada a condiciones actuales, que a juicio del auditor, justifica una aclaración o investigación para mejorar el estado general y eficacia del SG que está siendo auditado. Pueden señalar la posibilidad de que ocurra una no conformidad, pero normalmente no requieren una respuesta por parte del auditado.

APROBACION DEL INFORME DE LA AUDITORÍA

El informe de la auditoria debe emitirse en el período de tiempo acordado. Si esto no es posible, se debe comunicar al cliente de la auditoria las razones para el retraso y acordar una nueva fecha de emisión. El informe de la auditoria debe estar fechado, revisado y aprobado según se haya definido en los procedimientos del programa de auditoria.

APROBACION DEL INFORME DE LA AUDITORÍA

El informe de la auditoria aprobado debe distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditoria. El informe de la auditoria es de propiedad del cliente de la auditoria y la confidencialidad se debe respetar y salvaguardar, adecuadamente, por los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe.

FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA Los documentos que pertenecen a la auditoria deben conservarse o destruirse de común acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria y con los requisitos legales o contractuales aplicables. Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables de la gestión del programa de auditoria, no deben revelar el contenido de los documentos, cualquier otra información obtenida durante la auditoria, o el informe de la auditoria, a ninguna otra parte sin la aprobación explícita del cliente de la auditoria y, cuando sea apropiado, del auditado.

FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA Si se requiere revelar los contenidos de un documento de la auditoria, el cliente de la auditoria y el auditado deben ser informados tan pronto como sea posible.

La auditoria finaliza cuando todas las actividades incluidas en el plan de auditoria se han ejecutado y el informe de la auditoria ha sido aprobado y distribuido.

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA

Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad de acciones preventivas, correctivas y de mejora, según sea aplicable. Las acciones no se consideran parte de la auditoria y son emprendidas por el auditado en un período de tiempo acordado. El auditado debe mantener informado al cliente de la auditoria sobre el estado de estas acciones

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA

La finalización y efectividad de la acción correctiva y/o preventiva debe verificarse de acuerdo con el procedimiento. Esta verificación puede ser parte de una auditoria posterior. El programa de auditoria puede incluir el seguimiento por parte del equipo auditor, actividad que puede aportar valor al hacer uso de la pericia de los miembros del equipo auditor. En estos casos, se debe tener cuidado para mantener la independencia en las actividades de auditoria posteriores.

PROGRAMAS DE AUDITORIA

GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS

• El propósito de un programa de auditoria es planear el tipo y número de auditorias e identificar y facilitar los recursos necesarios para llevarlas a cabo. • El programa de auditoria puede incluir auditorias con diversos objetivos. Dependiendo del tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que va a ser auditada, el programa de auditoria puede incluir uno, algunos, o muchas auditorias, así como auditorias combinadas y conjuntas. • Una organización puede establecer más de un programa de auditoria.

GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS

La gestión de un programa de auditoria incluye: • El establecimiento de la autoridad, los objetivos y el alcance del programa de auditoria; • El establecimiento de responsabilidades, recursos y procedimientos para el programa de auditoria; • La implementación de programas de auditoria; • El monitoreo y la revisión del programa de auditoria para mejorar su eficacia; • El mantenimiento de registros.

OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

• Cumplir los requisitos para la certificación de un sistema de gestión estándar; • Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales; • Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor. • Contribuir a la mejora del sistema de gestión

PROGRAMAS DE AUDITORIA La gestión de un programa de auditoria incluye la planificación, la provisión de recursos y el establecimiento de procedimientos apropiados para realizar las auditorias dentro del programa. Ejemplos: • una serie de auditorias internas para cubrir un sistema de gestión de la calidad en toda la organización para el año en curso; • las auditorias de certificación/registro y de seguimiento llevadas a cabo por un organismo de certificación/registro por tercera parte sobre un sistema de gestión dentro de un periodo de tiempo acordado contractualmente entre el organismo de certificación y el cliente; • las auditorias del sistema de gestión de segunda parte de los proveedores potenciales de productos críticos para ser realizadas en un período de seis meses.

APLICACIÓN DEL PHVA EN LA GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA Autoridad para el programa de auditoria (5.1)

Establecimiento del programa de auditoria (5.2, 5.3) - Objetivos/extensión - Responsabilidades - Recursos - Procedimientos

ACTUAR

Mejora del programa de auditoria (5.6)

Implementación del programa de auditoria (5.4, 5.5) - Evaluación de auditores - Asignación de los equipos auditores - Dirección de actividades de auditoria - Registros

PLANIFICAR

Competencia y Evaluación de los auditores (7)

HACER Actividades de auditoria (6)

Seguimiento y revisión del programa de auditoria (5.6) - Identificación de oportunidades de mejora

VERIFICAR

RESPONSABILIDADES

La alta dirección de la organización debe otorgar la autoridad para la gestión del programa de auditoria, los responsables deben: • Documentar las habilidades requeridas para las funciones/posiciones clave (por ejemplo auditores y administradores del programa de auditoria). • Desarrollar e implementar un proceso documentado para identificar y registrar las competencias necesarias para el auditor. • Establecer los procedimientos para la administración de los programas y la conducción de auditorías y el mantenimiento de los mismos.

RECURSOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA Los recursos del programa de auditoria incluyen: a) los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditoria; b) las técnicas de auditoria; c) los procesos para alcanzar y mantener la competencia de auditor, y para mejorar el desempeño del auditor; d) la disponibilidad de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia apropiada a los objetivos del programa de auditoria particular; e) la duración de las auditorias; f) el tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoria.

PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA Los procedimientos deben establecer e incluir: a) la planificación y el calendario de auditorias; b) la seguridad de la competencia de los auditores y de los jefes del equipo auditor; c) la selección de los equipos auditores apropiados, y la asignación de sus funciones y responsabilidades; d) la realización de las auditorias; e) la realización de un seguimiento de la auditoria; f) el mantenimiento de los registros del programa de auditoria; g) el control del desempeño y la mejora del programa de auditoria. h) La comunicación de los logros globales del programa de auditoria a la alta dirección.

IMPLEMENTACIÓN PROGRAMAS DE AUDITORÍA

La implementación de un programa de auditoria debe establecer: • • • • • • •

La documentación y comunicación del programa. La coordinación y programación de actividades. La asignación de auditores y equipos de auditoria. El suministro de los recursos requeridos. El desarrollo del programa. La recolección y revisión de registros de auditoria. La distribución de los informes de auditoria al cliente y otros grupos interesados. • El seguimiento a las auditorías.

REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA Los registros deben incluir: a) registros de auditoria individuales, tales como: • • • •

planes de auditoria; informes de auditoria; informes de no-conformidades; y informes de acciones preventivas y correctiva;

b) resultados de la revisión del programa de auditoria; c) registros del personal de auditoria, tales como: • competencia del auditor y evaluación del desempeño; • selección del equipo auditor; y • mantenimiento y mejora de la competencia.

LAS COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES La competencia del auditor se basa en la demostración de: • Atributos personales • Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades en: • • • •

Sistemas de gestión, Principios, procedimientos y técnicas de auditoria, Documentos de referencia y del sistema de gestión, Situaciones de la organización para permitir al auditor entender el contexto de sus operaciones, • Legislación aplicable, reglamentos y otros requisitos relevantes

Las competencias de los auditores deben ser evaluadas. Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del continúo desarrollo profesional y de la participación regular en auditorias. La confiabilidad del proceso de auditoria depende de la competencia de los auditores.

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES ATRIBUTOS PERSONALES DEL AUDITOR • Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto; • De actitud abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; • Diplomático – de mucho tacto en las relaciones con la gente; • Observador – constante y activamente consciente de los entornos físicos y las actividades; • Perspicaz - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las situaciones; • Versátil - capaz de adaptarse a diferentes situaciones; • Tenaz - persistente, orientado hacia el logro de los objetivos; • Decidido - alcanza conclusiones oportunas basadas en el razonamiento lógico y el análisis; • Seguro de sí mismo - actúa y funciona independientemente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES Un auditor debe ser capaz de: • • • • •

Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoria; Planificar y organizar el trabajo eficazmente; Llevar a cabo la auditoria de manera oportuna; Establecer prioridades y centrarse en asuntos de importancia; Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, incluyendo registros y datos; • Verificar la exactitud de la información recopilada; • Confirmar que la evidencia de la auditoria es suficiente en cantidad y apropiada para sustentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria; • Evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoria;

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Un auditor debe ser capaz de: • Registrar las actividades de la auditoria mediante el uso de los documentos de trabajo; • Preparar los informes de auditoria que sean claros y concisos; • Mantener la confidencialidad y la seguridad de la información; • Comunicar eficazmente, a través de habilidades lingüísticas personales o con el apoyo de un intérprete competente.

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES Un auditor debe ser capaz de: • Aplicar los sistemas de gestión a diferentes organizaciones; • Entender la interacción entre los componentes del sistema de gestión; • Entender las normas de sistemas de gestión de la calidad o ambiental, los procedimientos u otros documentos del sistema de gestión utilizados como criterios de auditoria; • Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia; • Aplicar los documentos de referencia a las diferentes situaciones de auditorias; • Conocer los sistemas de información y tecnología para la gestión, autorización, seguridad, distribución y control de documentos, datos y registros.

FORMACION Y EVALUACION DE AUDITORES El proceso de evaluación de auditores comprende pasos fundamentales:

cuatro

• Identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para cumplir las necesidades del programa de auditoria; • Establecer indicadores de formación académica, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditorias; • Seleccionar el método de evaluación apropiado; • Completar la evaluación mediante la comparación de los resultados con los indicadores identificados.

COMPETENCIA

MEDIO AMBIENTE

CALIDAD Conocimientos y habilidades específicos de calidad

Formación académica

Conocimientos y habilidades genéricos

Experiencia laboral

Conocimientos y habilidades ambientales específicos

Formación como auditor

Experiencia en auditorias

Atributos personales

Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gestión de la calidad y ambiental y algunos son específicos para los auditores de cada una de las disciplinas.

ILUSTRACION DE INDICADORES DE COMPETENCIA DE AUDITORES Auditor en ambas Auditor

disciplinas

Auditor jefe

Formación académica

Formación académica secundaria (véase nota 1)

Nada adicional

Nada adicional

Experiencia laboral total

5 años (véase nota 2)

Nada adicional

Nada adicional

Al menos 2 de los 5 años

2 años en la segunda disciplina (véase nota 3)

Nada adicional

Formación del auditor

40 horas de formación en auditoría

24 horas de formación en la segunda disciplina (véase nota 4)

Nada adicional

Experiencia en auditorías

4 auditorías completas y no menos de 20 días de experiencia en auditoría como auditor en prácticas Las auditorías deberán ser realizadas dentro de los 3 últimos años consecutivos

3 auditorías completas y no menos de 15 días de experiencia en auditoría en la segunda disciplina Las auditorías deberán ser realizadas dentro de los 2 últimos años consecutivos

3 auditorías completas y no menos de 15 días de experiencia en auditoría actuando como auditor jefe Las auditorías deberán ser realizadas dentro de los 2 últimos años consecutivos

Experiencia laboral en el campo de la gestión de la calidad y ambiental

NOTA 1 La formación académica secundaria es aquella parte del sistema de formación académica nacional que viene a continuación del grado primario o elemental, pero que se completa antes de la entrada a la universidad o institución educacional similar. NOTA 2 El número de años de experiencia laboral pude reducirse en un año si la persona ha completado una formación académica postsecundaria apropiada. NOTA 3 La experiencia laboral en la segunda disciplina puede ser simultánea a la experiencia laboral en la primera disciplina. NOTA 4 La formación en la segunda disciplina es para adquirir conocimientos de las normas relevantes, leyes, reglamentos, principios, métodos y técnicas.

MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

• Desarrollo profesional continuo: para el mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades y atributos personales. • Mantenimiento de la capacidad auditora: a través de la continua participación en auditorias de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. • Evaluación del auditor: para identificar las necesidades de formación y de mejora de otras habilidades.

ETAPAS DE LA EVALUACION DE AUDITORES Comienzo Desarrollo posterior

Evaluación inicial

Indicadores no cumplidos

Indicadores cumplidos

Evaluación continúa del desempeño

Desempeño adecuado

Auditor

Necesario un desarrollo posterior adicional

Mantenimiento de la competencia

Selección del equipo auditor

Auditoria

PROCESO DE EVALUACIÓN Paso 1 Identificar los atributos personales, los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoria Paso 2 Establecer los criterios de evaluación Paso 3 Seleccionar los métodos de evaluación apropiados Paso 4 Realizar la evaluación El último paso de la evaluación es comparar la información recopilada de la persona frente a los criterios establecidos en el paso 2. Cuando un auditor no cumpla los criterios se requiere formación, experiencia laboral y/o experiencia en auditorias adicionales, después de lo cual deberá realizarse una nueva evaluación para establecer de que se ha cumplido con los criterios.

MÉTODOS DE EVALUACIÓN

EJEMPLO DE LA ESTRUCTURA DE EVALUACIÓN EN UN PROGRAMA INTERNO DE AUDITORÍAS Paso 1 Áreas de competencias

Principios, procedimientos, procesos y técnicas de auditoría

Documentos del Sistema de Gestión y otros documentos de referencia

Atributos personales, conocimientos y habilidades Capacidad para llevar a cabo una auditoría de acuerdo con los procedimientos internos, comunicándose con compañeros conocidos del lugar de trabajo.

Capacidad para aplicar las partes pertinentes del Manual de Sistema de Gestión y los procedimientos relacionados.

Paso 2

Paso 3

Criterios de evaluación

Métodos de evaluación

Haber completado un curso de formación de auditores interno. Haber realizado tres auditorías como miembro de un equipo auditor interno.

Leer y entender los procedimientos de la auditoría, pertinentes a los objetivos, alcance y criterios de la auditoría.

Revisión de los registros de formación Observación Evaluación entre partes Revisión de los registros de formación Examen Entrevista

Situaciones de la organización

Capacidad para describir la estructura y cultura local de la organización y cualquier cuestión de delimitaciones.

Haber trabajado para la organización al menos durante un año en tareas de supervisión.

Revisión de los registros laborales

Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables

Capacidad para identificar y entender la aplicación de las leyes y reglamentos pertinentes relativos a los procesos, productos y/o emisiones al medio ambiente.

Haber asistido a un curso de formación sobre las leyes pertinentes para las actividades y procesos objeto de la auditoría.

Revisión de los registros de formación

Capacidad para describir los métodos de control de la calidad internos.

Haber sido formado en la aplicación de métodos de control de la calidad.

Capacidad para diferenciar entre los requisitos del Manual de Control de la Calidad para procesos internos y para inspecciones finales.

Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de procedimientos de proceso e inspección final.

Herramientas y técnicas relacionadas con la calidad

Haber trabajado en la oficina de planificación de producción en el departamento de planificación de proceso.

Revisión de los registros de formación Observación in situ

Productos, servicios y procesos operativos

Capacidad para analizar los productos, su proceso de producción, especificaciones y uso final

Principios y técnicas de gestión ambiental

Capacidad para entender la importancia de la protección ambiental/prevención de la contaminación.

Haber recibido formación de concienciación ambiental.

Revisión de los registros de formación

Ciencia y tecnología ambiental

Capacidad para identificar los métodos pertinentes de prevención de la contaminación de

Haber completado satisfactoriamente un curso de química.

Revisión de los registros de formación académica

Haber trabajado en el departamento de servicios.

Revisión de los registros de empleo

MONITOREO Y REVISION DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA En el monitoreo se utilizan indicadores de desempeño tales como: • Desempeño del auditor y del equipo de auditoria; • Cumplimiento del programa • Retroalimentación del cliente de la auditoria, el auditado y los auditores.

La revisión debe ser realizada, consideración aspectos como: • • • •

teniendo

Resultados del monitoreo; Los procedimientos y la eficacia del programa de auditoria; Conformidad con los requisitos; Requisitos desarrollados y expectativas de los grupos interesados; • Los registros de auditoria; • Prácticas nuevas o alternativas.

en

Principios Generales de Auditoria Ambiental 2015 -1

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