PPP Audit Lingkungan Hidup

Dapat didownload di www.bukukerja.com

Panduan Praktis Pelaksanaan Audit Lingkungan Hidup



Panduan Praktis Pelaksanaan Audit Lingkungan Hidup

Kementerian Negara Lingkungan Hidup


SAMBUTAN Buku ini diterbitkan sebagai bagian dari upaya Kementerian Lingkungan Hidup (KLH) untuk meningkatkan pemahaman pihak-pihak terkait terhadap Audit Lingkungan. Selain itu Undang-Undang No 32 Tahun 2009 tentang Perlindungan dan pengelolaan Lingkungan Hidup (PPLH) mencantumkan ketentuan pelaksanaan Audit Lingkungan. Buku ini dapat dibaca oleh pihak-pihak yang terlibat langsung maupun yang tidak terlibat langsung dalam pelaksanaan Audit Lingkungan. Kami berharap pembaca mendapat manfaat dari buku ini. Kami juga menyampaikan apresiasi kepada pihak DANIDA (Pemerintah Kerajaan Denmark) yang telah mendukung penerbitan buku ini sebagai bagian dari kegiatan Environmental Support Programme Phase 2.

Jakarta, Desember 2010 Deputi Menteri Negara Lingkungan Hidup Bidang Tata Lingkungan Kementerian Lingkungan Hidup

Imam Hendargo Abu Ismoyo

ii

Panduan Evaluasi Audit Lingkungan


DAFTAR ISI SAMBUTAN

ii

DAFTAR ISI

iii

KEGUNAAN DAN SISTIMATIKA BUKU

v

1. APAKAH AUDIT LINGKUNGAN HIDUP

1

1.1 Manfaat Audit Lingkungan

1

1.2 Landasan Hukum Audit Lingkungan

2

1.3 Para Pihak dalam Audit

2

1.4 Tahap Pelaksanaan Audit

3

2. MEMPERSIAPKAN DAN MERENCANAKAN AUDIT

5

2.1 Menetapkan Tujuan Audit

5

2.2 Memilih dan Menetapkan Ketua Tim Audit

6

2.3 Menseleksi dan Menetapkan Lingkup Audit

6

2.4 Menetapkan Kriteria Audit

7

2.5 Memilih dan Menetapkan Anggota Tim Audit

8

2.6 Membagi Tugas dan Tanggungjawab Anggota Tim Audit

9

2.7 Menjalin Komunikasi Awal dengan Auditi

10

2.8 Mengumpulkan Data/Informasi Dasar Auditi

10

2.9 Menetapkan Kelayakan Audit

11

2.10 Mengkaji Data/Informasi Dasar Auditi

11

2.11 Merancang Tata Waktu Proses Audit dan Kegiatan Audit Lapangan

11

2.12 Menyusun Kerangka Protokol Audit

12

2.13 Merencanakan Pengumpulan Fakta dan Informasi

12

2.14 Menetapkan Kerangka Sistematika Laporan Audit

13

2.15 Menyusun Rencana Audit (audit plan)

13

2.16 Persiapan Akhir Auditor

15

3. MELAKSANAKAN AUDIT LAPANGAN

17

3.1 Pertemuan Pembukaan (opening meeting)

17

3.2 Observasi Singkat Lapangan Menyeluruh (Site Tour)

18

iii


3.3 Pengumpulan dan Verifikasi Fakta dan Bukti Audit

18

3.4 Koordinasi dan Komunikasi Tim Audit

23

3.5 Diskusi dan Evaluasi Hasil Audit Lapangan

24

3.6 Menyusun Laporan Hasil Audit Lapangan

25

3.7 Pertemuan Penutup

25

4. PELAPORAN AUDIT

27

4.1 Persiapan Penyusunan Laporan Audit

27

4.2 Evaluasi Bukti Audit dan Temuan Audit

27

4.3 Menyusun Laporan Audit

28

4.4 Pengesahan, Kepemilikan, dan Distribusi Laporan Audit

28

4.5 Akhir Audit

30

4.6 Kerahasiaan

30

4.7 Tindak Lanjut Audit

30

4.8 Tindak Lanjut Audit

31

5. ATRIBUT DAN ETIKA AUDITOR

33

RUJUKAN

35

PROTOKOL / TATA LAKSANA AUDIT LINGKUNGAN

36

TERMINOLOGI DAN DEFINISI

37

DAFTAR SINGKATAN

38

Diterbitkan oleh : Deputi Menteri Negara Lingkungan Hidup Tata Lingkungan, Kementerian Negara Lingkungan Hidup Republik Indonesia, e-mail: [email protected], Website: www.menlh.go.id Diterbitkan oleh : Danish Internasional Development Agency (DANIDA melalui Environmental Sector Programme (ESP) Phase 2, email: [email protected], Website: www.esp2indonesia.org Pengarah

: Ary Sudijanto (Kementerian Negara Lingkungan Hidup)

Ketua Pelaksana : Laksmi Widyajayanti (Kementerian Negara Lingkungan Hidup)

iv

Disusun oleh

: Rustiawan Anis

Grafis

: Peaks



KEGUNAAN DAN SISTIMATIKA BUKU Buku panduan ini disusun merujuk pada sejumlah referensi tentang audit lingkungan, baik berupa standar, panduan, dan laporan, yang diterbitkan dan digunakan secara internasional maupun telah diterapkan di dalam negeri. Selain itu, pengalaman praktis penyusun sebagai Auditor Lingkungan turut mewarnai penyusunan panduan ini, utamanya dalam melakukan kajian penyesuaian terhadap penerapan proses audit lingkungan hidup yang diwajibkan di Indonesia. Buku ini ditujukan dan dapat digunakan oleh Tim audit, Klien, dan Auditi, sesuai peran masing-masing dalam proses audit. Buku ini memberikan pemahaman tentang proses dan tata laksana audit lingkungan, khususnya audit penaatan lingkungan (environmental compliance audit), sebagaimana ketentuan Pasal 49 s/d 51 Undang-Undang No.32 Tahun 2009 dan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup No.17 Tahun 2010. Buku ini terdiri dari 5 (lima) bagian utama. Bagian Pertama, memuat prinsip dasar audit lingkungan, untuk menghantarkan pemahaman dasar terhadap proses audit lingkungan, prinsip dan penggunaan instrumen dan metodologi audit. Bagian ini dilengkapi dengan penjelasan atas definisi dan terminologi yang digunakan dalam panduan, serta singkatan yang kerap digunakan dalam panduan. Bagian Kedua, menjelaskan tahap kegiatan persiapan dan perencanaan audit lingkungan (pre-audit). Bagian ini memuat ulasan tentang hal-hal apa saja yang hendaknya dilakukan oleh Tim audit dalam menyusun suatu rencana audit (audit plan) dan mempersiapkan kegiatan audit lapangan. Bagian Ketiga, memuat panduan bagi Tim audit dalam melaksanakan tahap kegiatan audit lapangan (site audit). Bagian ini juga berisikan metodologi dan teknik audit lapangan yang hendaknya digunakan Tim audit dalam melaksanakan audit lapangan, antara lain pencuplikan, observasi lapangan, wawancara, dan evaluasi dokumen. Bagian Keempat, berisikan kegiatan tahap pelaporan audit (post audit), mencakup bagaimana mengevaluasi bukti audit dan menuliskan temuan audit serta kesimpulan audit. Selain itu, bagian ini juga memuat panduan bagi Auditi untuk menyusun tindak lanjut hasil audit. Bagian Kelima, memuat penjelasan tentang atribut dan etika yang hendaknya diterapkan oleh seorang Auditor. Atribut penting dicermati untuk memastikan proses audit dan hasil audit dilaksanakan sesuai tata laksana audit. Sedangkan etika perlu untuk menjadi ‘koridor’ bagi kemandirian dan profesionalisme Auditor.

v


Book Usability and Systematic This handbook has been prepared refers to numbers of environment audit references, either in the form of standards, guidelines, and reports, published and used internationally and has been applied in the country. In addition, the authors practical experience as an Environmental Auditor foreshadowed the development of these guidelines, particularly in making adjustments to the application review process that required an environmental audit in Indonesia. This book is intended and can be used by the audit team, client, and the auditee, according to their respective roles in the audit process. This book provides an understanding of the processes and environmental audit protocol, particularly the environmental compliance audits, as the provisions of Article 49 to 51 of Act 32, 2009 and Minister of Environment Regulation No.17 Year 2010. This book consists of 5 (five) main sections. Section One, contain the basic principles of environmental auditing, to deliver a basic understanding of the environmental audit process, principles and use of instruments and methodology of the audit. This section provides definitions and explanations of terminology used in the guide, and acronyms that are often used in the guidelines. Section Two, explains the preparation stages and planning activities of environmental audit (pre-audit). This section contains reviews about the things what should be done by the audit team in preparing an audit plan and prepare a field audit activity. Section Three, contain guidelines for the audit team in conducting a field audit activity phase (site audit). This section also contains a field audit methodology and techniques which should be used by the audit team in conducting field audits, including sampling, observation, interviews, and document evaluation. Section Four, includes the activities of the audit reporting stage (post audit), covers how to evaluate the audit evidence and write audit findings and audit conclusions. In addition, this section also contains guidelines for the auditee to prepare a follow-up results of the audit. Section Five, includes an explanation of the attributes and ethics that should be applied by an auditor. Important attribute examined to ensure the audit process and results of audits conducted according to the audit protocol. While the ethics need to be a ‘corridor’ for the independence and professionalism of auditors.

vi



vii


Foto: Endro

viii



1

APAKAH AUDIT LINGKUNGAN HIDUP?

Audit didefinisikan di dalam SNI 19-19011-2005 sebagai berikut: ‘proses yang terdokumentasi, sistematik, dan mandiri untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi’ (SNI 19-19011-2005) Sedangkan Audit Lingkungan menurut Undang-Undang No.32 Tahun 2009 tentang PPLH didefinisikan sebagai ‘evaluasi yang dilakukan untuk menilai ‘ketaatan’ penanggung jawab usaha dan/atau kegiatan terhadap persyaratan hukum dan kebijakan yang ditetapkan oleh pemerintah’. Definisi yang disebutkan dalam UU No.32 Tahun 2009 tersebut mengandung makna bahwa audit lingkungan yang dimaksud adalah ‘audit penaatan’ (environmental compliance audit), dengan kriteria/rujukan audit adalah peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang ditetapkan oleh pemerintah. Proses yang sistematik dalam audit dicirikan oleh tahapan dan langkah kerja pelaksanaan audit yang runut dan sistemik, dimulai dari persiapan, perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan pelaporan. Dengan proses yang dilaksanakan secara sistematik akan dihasilkan hasil audit yang dapat dipercaya, handal dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai tujuan yang ditetapkan. Sifat kemandirian dalam proses audit merupakan kunci penting untuk memperoleh hasil audit yang objektif dan dapat dipercaya. Oleh karenanya, untuk menjamin kemandirian audit dan mencegah terjadinya konflik kepentingan dan ketidakberpihakan (impartiality), Tim audit hendaknya tidak memiliki hubungan kerja dengan pihak atau obyek yang diaudit (Auditi) dalam rentang waktu tertentu. Seluruh proses audit harus terdokumentasi, sejak persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan audit. Proses yang terdokumentasi dalam audit sangat penting, karena seluruh proses audit harus mampu ditelusuri (traceable) untuk keperluan verifikasi dan validasi. Selain itu, dokumentasi audit, baik berupa dokumen dan/atau rekaman sangat penting dalam menentukan apakah suatu temuan audit didukung oleh bukti audit yang memadai dan objektif. Bukti objektif merupakan persyaratan mutlak agar suatu temuan audit dapat diterima. Bukti objektif dapat diperoleh melalui serangkaian verifikasi terhadap sekumpulan fakta dan informasi, baik melalui observasi lapangan, kajian dokumen, maupun wawancara. Dengan perkataan lain, bukti objektif dapat juga disebut dengan ‘bukti terverifikasi’. Adanya kriteria audit merupakan salah satu kekhasan yang membedakan audit dengan instrumen evaluasi manajemen lainnya, seperti asesmen, evaluasi, dan inspeksi. Audit hanya dapat dilaksanakan bila tersedia dan telah ditetapkan kriteria audit, yang akan menjadi acuan atau rujukan dalam pelaksanaan penilaian. Penilaian oleh seorang Auditor harus mengacu kepada kriteria audit, dan Auditor tidak diperkenankan melakukan penilaian yang didasarkan hanya pada acuan keahlian profesional (professional judgement).

1.1 Manfaat Audit Lingkungan Melaksanakan audit lingkungan memberikan banyak manfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan,

1


antara lain namun tidak terbatas pada: a. Memastikan dan mengkonfirmasi ditaatinya persyaratan peraturan perundang¬undangan lingkungan hidup; b. Menentukan tingkat kinerja pengelolaan lingkungan hidup; c. Membuktikan tanggungjawab dan komitmen manajemen terhadap perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup; d. Memastikan resiko lingkungan telah dikelola dan dikendalikan dengan baik; e. Mengidentifikasi peluang penghematan sumberdaya dan biaya, perbaikan/peningkatan kinerja proses, mencegah kehilangan/kerugian (loss prevention) dan peningkatan efisiensi; f. Menyediakan informasi yang objektif dan mandiri yang dibutuhkan oleh pihak¬pihak yang berkepentingan.

1.2 Landasan Hukum Audit Lingkungan Pelaksanaan audit lingkungan di Indonesia dilandasi oleh UU No.32 Tahun 2009 tentang PPLH, Pasal 48 s/d Pasal 51 yang mengatur tentang audit lingkungan hidup. Selain itu, telah diterbitkan pula Peraturan Menteri Lingkungan Hidup No.17 Tahun 2010 tentang audit lingkungan hidup. Audit lingkungan dapat dilaksanakan secara sukarela (voluntary) oleh penanggungjawab usaha/kegiatan. Namun, Pemerintah dapat mewajibkan dilaksanakannya suatu audit lingkungan kepada suatu usaha/ kegiatan, bilamana: a. Tidak memiliki dokumen lingkungan, b. Terindikasi melakukan pelanggaran terhadap ketentuan dan persyaratan peraturan perundangundangan lingkungan hidup, dan c. Memiliki resiko tinggi terhadap lingkungan hidup. Untuk jenis audit yang terakhir ini, penanggungjawab usaha/kegiatan harus melaksanakan audit lingkungan secara berkala/periodik, dengan kekerapan audit tergantung dari derajat resiko lingkungan usaha/kegiatan tersebut.

1.3 Para Pihak Dalam Audit Ada tiga pihak yang saling berinteraksi dalam proses audit, yaitu: a. Klien, pihak yang memerintahkan audit. b. Auditi, pihak yang di-audit. c. Auditor, pihak yang melaksanakan audit.

Klien

Auditi

Auditor

Para Pihak dalam Proses Audit

2



Sangat penting memahami peran masing-masing pihak dalam proses audit, karena dalam penerapan audit lingkungan para pihak dapat berbeda-beda, tergantung pada jenis audit yang dilakukan, apakah audit lingkungan sukarela atau audit lingkungan yang diwajibkan. Khusus untuk jenis audit lingkungan yang diwajibkan (Pasal 49 UU No.32 Tahun 2009), yang dimaksud ‘Klien adalah KLH’. Dua hal penting berkaitan dengan para pihak ini yang patut diperhatikan dalam proses audit jenis apapun adalah ‘Auditor bertanggungjawab kepada Klien, dan Auditor harus mandiri terhadap Auditi’.

1.4 Tahapan Pelaksanaan Audit Pelaksanaan audit lingkungan mengikuti kaidah dan azas proses audit pada umumnya, yaitu terdiri dari 3 (tiga) tahap kegiatan utama, yaitu: a. Persiapan dan perencanaan audit (pre-audit), merupakan tahap awal kegiatan audit yang terdiri dari serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mempersiapkan dan merencanakan kegiatan audit lapangan agar dapat terlaksana dengan efektif dan efisien, serta tercapainya tujuan audit. b. Kegiatan audit lapangan (site audit), merupakan kegiatan pengumpulan dan verifikasi data dan/ atau informasi di lapangan untuk memperoleh bukti audit yang objektif. c. Pelaporan audit (post audit), merupakan tahap akhir dari kegiatan audit, yang terdiri dari kegiatan penyusunan dan penyelesaian laporan audit, distribusi laporan audit, dan pendokumentasian rekaman audit. Pada prinsipnya kegiatan audit dinyatakan berakhir setelah laporan audit diterima dan disetujui oleh Klien. Dengan demikian, proses tindak lanjut hasil audit termasuk penyusunan, pelaksanaan, dan pengawasan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (corrective and preventive action) merupakan kegiatan di luar lingkup proses audit.

3


Foto: Winarko Hadi

4



2

MEMPERSIAPKAN DAN MERENCANAKAN AUDIT

Kegiatan persiapan dan perencanaan audit adalah kegiatan awal yang sangat penting dan menentukan keberhasilan pelaksanaan audit. Kegiatan ini bertujuan untuk mempersiapkan pelaksanaan audit lapangan agar audit dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien, serta tercapainya tujuan audit. Persiapan dan perencanaan audit yang tidak tepat akan mengakibatkan hasil audit yang tidak sesuai dengan harapan dan kebutuhan Klien, yang pada akhirnya tidak mampu memberikan informasi bermakna untuk digunakan dalam pengambilan keputusan kebijakan pengelolaan lingkungan hidup. Pada tahap ini akan ditetapkan dan disepakati tujuan dan lingkup audit yang merupakan landasan pelaksanaan audit. Kekeliruan dalam melingkup akan menyebabkan pelaksanaan audit lapangan akan menjadi tidak fokus, salah sasaran, dan tidak efektif dan efisien. Temuan audit yang dihasilkan akan menjadi tidak relevan dan kurang bermakna. Demikian pula dengan kesimpulan dan rekomendasi audit yang dihasilkan akan menjadi tidak tepat sasaran. Oleh karenanya, kesalahan dan kekeliruan dalam persiapan dan perencanaan audit dapat membuat seluruh proses audit menjadi sia-sia. Kegiatan persiapan dan perencanaan audit merupakan suatu kegiatan perancangan kegiatan audit, oleh karenanya harus mampu menjawab pertanyaan ‘apa yang diaudit? dimana audit dilaksanakan? kapan audit dilakukan? bagaimana mengumpulkan data dan/informasi? dan siapa saja yang terlibat dalam proses audit?’. Dengan merancang kegiatan audit dengan baik akan diperoleh manfaat tambahan bagi pelaksanaan audit lapangan, dalam hal biaya, tenaga, dan waktu yang efektif dan efisien. Hasil akhir dari kegiatan persiapan perencanaan audit adalah dokumen ‘kerangka acuan audit’ atau dikenal pula dengan ‘rencana audit’ (audit plan). Berikut adalah langkah kegiatan dalam tahap persiapan dan perencanaan audit (pre-audit).

2.1 Menetapkan Tujuan Audit Tujuan audit menerangkan ‘sesuatu yang ingin dicapai dalam audit’. Tujuan audit menjadi kalimat kunci yang menjelaskan ‘untuk apa audit dilaksanakan?’, dan tujuan ini nantinya harus dapat dijawab oleh Tim audit dalam kesimpulan audit. Oleh karenanya, tujuan audit perlu ditetapkan dengan seksama karena menjadi landasan dan memberikan arah bagi pelaksanaan audit lapangan. Penetapan tujuan audit adalah tanggungjawab dan kewenangan Klien. Tujuan audit dapat beragam tergantung pada keinginan Klien untuk mengkonfirmasi permasalahan lingkungan hidup yang ingin dikonfirmasi dan diverifikasi. Beberapa contoh tujuan audit yang dapat diterapkan namun tidak terbatas pada hal-hal berikut: a. Mengkonfirmasikan dan membuktikan adanya ketidaktaatan usaha dan/atau kegiatan terhadap ketentuan dan persyaratan peraturan perundang-undangan lingkungan hidup yang berlaku; b. Menentukan taraf penaatan usaha dan/atau kegiatan terhadap ketentuan dan persyaratan peraturan perundang-undangan lingkungan hidup yang berlaku; c. Mengevaluasi kemampuan sistem pengelolaan lingkungan usaha dan/atau kegiatan dalam mencegah dan mengendalikan dampak lingkungan atau resiko lingkungan yang telah, sedang, dan akan terjadi;

5


d. Mengkonfirmasikan kejadian pencemaran dan/atau kerusakan dan/atau kecelakaan lingkungan hidup; e. Mengkonfirmasikan kinerja pengelolaan dan pemantauan lingkungan sesuai ketentuan dokumen lingkungan; f. Mengidentifikasi penyebab ketidaktaatan, termasuk pelanggaran atau ketidaktepatan penerapan kebijakan pengelolaan lingkungan hidup; g. Memberikan rekomendasi bagi pengambilan keputusan tentang tindakan perbaikan/rehabilitasi dan pencegahan kerusakan dan pencemaran lingkungan hidup; h. Tujuan spesifik lainnya yang berkaitan dengan penaatan peraturan perundang¬undangan lingkungan hidup.

2.2 Memilih dan Menetapkan Ketua Tim Audit Ketua Tim audit (audit team leader) adalah pemimpin seluruh proses pelaksanaan audit. Ketua Tim audit harus memiliki kompetensi yang sesuai dan berkualifikasi sebagai ‘auditor utama’ yang dibuktikan oleh ‘sertifikat kompetensi auditor lingkungan hidup’ yang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi kompetensi (LSK) auditor lingkungan hidup. Daftar auditor lingkungan yang memiliki sertifikat kompetensi dapat diperoleh dan diakses dari informasi publik Kementerian Lingkungan Hidup dan LSK Auditor Lingkungan Hidup. Patut diperhatikan bahwa, untuk pelaksanaan audit lingkungan yang diwajibkan, Ketua Tim audit harus mendapat persetujuan dari Klien. Oleh karena itu, hendaknya dipastikan bahwa sebelum proses audit dimulai, Klien memberikan pernyataan tertulis tentang persetujuan/penetapan atau penolakan Ketua Tim audit. Dengan surat penetapan tersebut, jelas bahwa ‘Auditor bekerja untuk dan bertanggungjawab kepada Klien, bukan kepada Auditi’. Dengan itu pula, Ketua Tim audit dalam kapasitas individu mempunyai tanggungjawab hukum terhadap kebenaran dan segenap substansi isi laporan audit.

2.3 Menseleksi dan Menetapkan Lingkup Audit Berdasarkan tujuan audit, Ketua Tim audit merumuskan dan mengembangkan lingkup audit, yaitu cakupan atau batas keluasan dan fokus dari audit yang akan dilaksanakan, dapat mencakup hal-hal berikut, bila relevan: a. tapak fisik yang di-audit, mencakup namun tidak terbatas pada batas fisik tapak (on-site, off-site, temporarily site), tapak yang digunakan bersama oleh lebih dari satu organisasi usaha/kegiatan (join site), dan tapak yang berdekatan dan/atau berbatasan yang mempunyai pengaruh (neighbouring site); b. satuan/unit organisasi fungsional yang diaudit, mencakup bagian/unit organisasi Auditi di tapak dan/atau kantor pusat, dan bila relevan hubungan dengan atau kegiatan yang melibatkan kontraktor dan/ atau pemasok; c. Proses, kegiatan dan/atau fasilitas yang diaudit, mencakup proses utama, proses pendukung, dan proses lain yang berkaitan; d. Lingkup Audit horison atau rentang waktu audit, mencakup seberapa jauh rentang waktu yang akan dievaluasi dalam audit (waktu yang lalu, waktu kini, dan/atau waktu yang akan datang); e. topik, isu dan/atau komponen lingkungan yang diaudit, seperti misalnya: air dan air limbah, bahan dan limbah B3, emisi udara, tanah/lahan, energi, kesehatan dan keselamatan, dan sebagainya. f. fokus/prioritas topik yang diaudit, bila sesuai;

6



g. klasifikasi temuan yang ingin dipaparkan dalam laporan audit, bila sesuai, misalnya: temuan ketaatan/kesesuaian (compliance/conformity findings), temuan ketidaktaatan/ketidaksesuaian (non-compliance/non-conformity fingdings), dan bidang yang potensial untuk disempurnakan/ ditingkatkan kinerjanya (areas for improvement atau areas of concern). Selain itu, bila sesuai, seyogyanya ditentukan pula apakah setiap temuan audit perlu dinilai taraf prioritas kepentingannya, misalnya dalam bentuk ‘major atau minor findings’ h. rekomendasi atau saran tindak perbaikan/penyempurnaan yang diharapkan dari hasil audit, bila sesuai.

Lingkup Audit

Penetapan lingkup audit sangatlah penting sebagai landasan menentukan keluasan dan kedalaman dari audit yang akan dilaksanakan. Juga untuk menentukan kebutuhan keahlian/kompetensi khusus yang harus dipenuhi dalam Tim audit, termasuk pula menentukan teknik pelaksanaan audit dan pelaporan audit. Lingkup audit dapat di-amandemen (ditambah atau dikurangi) berdasarkan keputusan Klien.

2.4 Menetapkan Kriteria Audit Kriteria audit digunakan sebagai acuan atau rujukan dalam menilai ketaatan/kesesuaian, sehingga sangat penting kriteria audit ditetapkan dengan seksama dan disepakati bersama antara Ketua Tim audit dan Klien pada tahap persiapan audit, sebelum audit lapangan mulai dilaksanakan. Dalam audit lingkungan, kriteria audit yang digunakan dapat mencakup hal berikut, bila relevan: a. Peraturan perundang-undangan lingkungan hidup, mencakup baku mutu kualitas lingkungan, baku kerusakan lingkungan, baku gangguan, ketentuan dan persyaratan pengelolaan lingkungan hidup, dan perijinan lingkungan. Peraturan perundang-undangan lingkungan hidup ini mencakup yang

7


diterbitkan oleh pemerintah pusat maupun daerah, dan bila relevan dapat pula mencakup perjanjian dan/atau konvensi internasional yang telah diratifikasi oleh Pemerintah Indonesia. Hendaknya dipastikan bahwa peraturan perundang¬undangan lingkungan hidup yang digunakan sebagai kriteria audit adalah yang terkini dan masih berlaku, serta tidak hanya diterbitkan oleh KLH namun juga oleh instansi teknis sektoral lainnya. b. Dokumen lingkungan, yang telah disetujui/disahkan, masih berlaku, dan digunakan Auditi sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan dan pengendalian lingkungan hidup, seperti dokumen RKL/RPL atau UKL/UPL, dokumen analisa resiko lingkungan, dan dokumen sejenis lainnya. c. Persyaratan dan ketentuan lain yang sesuai dan relevan dengan tujuan dan lingkup audit yang ditetapkan, misalnya praktik pengelolaan lingkungan yang baik (best environmental management practices), kebijakan dan prosedur operasi internal (SOP) Auditi, dan lainnya. Akan sangat membantu bila kriteria audit dirinci dan dipetakan kesesuaian penggunaannya dengan lingkup audit. Bila hal ini dilakukan, akan mempermudah penyusunan protokol audit yang akan digunakan sebagai pedoman kerja dalam pelaksanaan audit lapangan. Kriteria audit yang telah ditetapkan dapat saja berubah seiring dinamika perkembangan proses audit, namun setiap perubahan kriteria audit harus disepakati bersama antara Klien dan Ketua Tim audit, dan bila dipandang perlu dapat pula dikonsultasikan kepada Auditi. Hendaknya diperhatikan dan dipastikan dengan Klien bahwa yang dicantumkan sebagai kriteria audit adalah yang benar-benar relevan dengan tujuan audit dan lingkup audit yang telah ditetapkan, dan benarbenar akan dinilai ketaatan/kesesuaian-nya dalam pelaksanaan audit lapangan serta dilaporkan hasil penilaiannya (temuan) dalam laporan audit. Peraturan perundang-undangan lingkungan hidup yang digunakan sebagai kriteria audit berbeda penggunaannya dengan penyusunan dokumen AMDAL, yangmana pada dokumen AMDAL hanya digunakan sebatas peraturan perundang-undangan yang relevan dalam memprakirakan dampak lingkungan.

2.5 Memilih dan Menetapkan Anggota Tim Audit Seleksi dan pemilihan anggota tim audit dilaksanakan dengan mempertimbangkan kebutuhan kompetensi auditor untuk mencapai tujuan audit dan kesesuaiannya dengan lingkup audit. Tim audit dapat terdiri dari satu atau sekelompok orang. Bila hanya seorang, maka Auditor tersebut harus memiliki seluruh kompetensi yang dibutuhkan, dan mampu melaksanakan seluruh tugas dan tanggungjawab yang diberlakukan untuk seorang Ketua Tim audit. Untuk memenuhi kecukupan kompetensi suatu Tim audit, hendaknya dilakukan langkah berikut: a. Identifikasi pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan audit dan memenuhi lingkup audit; b. Menseleksi dan memilih anggota tim audit sedemikian rupa, sehingga seluruh pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan tersedia pada Tim audit. Bila pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan tidak dapat dicakup sepenuhnya oleh Tim audit, maka kompetensi Tim audit dapat dipenuhi dengan menyertakan ‘tenaga ahli’ (technical expert), yang bekerja sesuai arahan Auditor. Tenaga ahli tidak memiliki kewenangan melaksanakan audit, namun berfungsi sebagai ‘nara sumber’ bagi Auditor.

8



KOTAK-1. PERTIMBANGAN MENETAPKAN JUMLAH DAN KOMPOSISI TIM AUDIT Beberapa pertimbangan berikut ini dapat digunakan untuk menetapkan jumlah dan komposisi Tim audit: a. Tujuan, lingkup, kriteria dan jumlah waktu (lama) audit yang tersedia; b. Kompetensi tim audit secara keseluruhan yang diperlukan untuk mencapai tujuan audit (dalam hal bidang keahlian spesifik); c. Peraturan perundang-undangan dan persyaratan lain yang diberlakukan dan relevan digunakan sebagai kriteria audit; d. Jaminan kemandirian dan ketidak-berpihakan (impartialitas) tim audit terhadap kegiatan yang diaudit dan untuk mencegah terjadi konflik kepentingan; e. Kemampuan anggota tim audit untuk berinteraksi secara efektif dengan auditi, dan kemampuan untuk bekerja bersama dalam suatu tim audit; f. Bahasa yang digunakan dalam audit, dan pemahaman terhadap karakteristik sosial dan budaya tertentu dari auditi, yang dapat ditunjukkan melalui ketrampilan yang dimiliki oleh auditor. Usulan Tim audit yang diajukan Ketua Tim audit dapat saja ditolak oleh Klien dan/atau Auditi, atau dimintakan penggantian terhadap anggota tim audit tertentu. Bila terjadi penolakan oleh Klien dan/ atau Auditi, hendaknya Ketua Tim audit diberikan alasan tentang penolakan tersebut. Penolakan atau permintaan penggantian anggota tim audit harus disertai alasan yang jelas, logis, dan dapat diterima, antara lain namun tidak terbatas pada: a. Auditor tidak memenuhi persyaratan kompetensi yang ditetapkan atau Auditor memiliki rekam jejak dan/atau unjuk kerja yang kurang memuaskan; b. Auditor memiliki situasi konflik kepentingan yang berpotensi pada keberpihakan dan tidak mandiri, seperti misalnya anggota tim audit pernah bekerja sebagai karyawan pada organisasi Auditi atau pernah memberikan jasa konsultasi kepada Auditi (dalam rentang waktu 2 tahun terakhir); c. Auditor pernah menunjukkan perilaku dan atribut yang tidak etis pada pelaksanaan audit sebelumnya. Seperti halnya Ketua Tim audit, Anggota Tim audit harus memiliki ‘sertifikat kompetensi auditor lingkungan hidup’ yang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi kompetensi (LSK) auditor lingkungan hidup.

2.6 Membagi Tugas dan Tanggungjawab Tim audit Peran, tugas, dan tanggungjawab setiap Anggota Tim audit dalam pelaksanaan audit lapangan hendaknya didefinisikan dan ditetapkan sejelas-jelasnya. Ketidakjelasan pembagian tugas dan tanggungjawab Anggota Tim audit dapat menyebabkan lingkup audit tidak teraudit seluruhnya dan audit akan berlangsung tidak efisien, serta tujuan audit mungkin tidak akan tercapai. Adalah tanggungjawab dan kewenangan Ketua Tim audit (setelah berkonsultasi dengan Anggota Tim audit) untuk menetapkan peran, tugas dan tanggungjawab masing-masing anggota tim audit untuk pelaksanaan audit lapangan. Pembagian peran dan penugasan tersebut dapat ditetapkan berdasarkan proses, fungsi organisasi, tapak, area atau kegiatan, dan komponen lingkungan tertentu sesuai lingkup audit yang telah ditetapkan. Pembagian peran dan penugasan Tim audit hendaknya mempertimbangkan kompetensi masing-masing auditor dan efektifitas alokasi sumberdaya, serta kemungkinan adanya peran tenaga ahli (bila ada).

9


Penting diperhatikan dan dipastikan oleh Ketua Tim audit bahwa seluruh lingkup audit telah terdelegasikan kepada Anggota Tim audit, dan memastikan masing¬masing telah paham akan peran, tugas dan tanggungjawabnya dalam pelaksanaan audit lapangan. Perubahan peran dan penugasan Anggota Tim audit dimungkinkan untuk dilakukan saat audit lapangan berlangsung seiring perkembangan dan dinamika pelaksanaan audit lapangan.

2.7 Menjalin Komunikasi Awal dengan Auditi Komunikasi dengan Auditi hendaknya dilaksanakan seawal mungkin dan dalam waktu yang cukup sebelum pelaksanaan audit lapangan, agar tersedia cukup waktu bagi Tim audit untuk merancang, mempersiapkan, dan menyusun rencana audit lapangan. Komunikasi awal ini bertujuan untuk: a. membuka dan menjalin saluran komunikasi dengan wakil Auditi; b. mengkonfirmasikan kewenangan Ketua Tim audit dalam pelaksanaan audit; c. menyampaikan informasi tentang susunan Tim audit; d. mengidentifikasi ketersediaan dan meminta akses terhadap dokumen dan/atau rekaman yang dibutuhkan; e. mengkonfirmasikan aturan dan ketentuan tentang ijin masuk (entry permit) dan keamanan dan keselamatan yang berlaku di tapak Auditi; f. menyusun pengaturan pelaksanaan audit lapangan (misalnya transportasi, akomodasi, dan logistik); g. menyepakati kemungkinan adanya kehadiran pemantau/pengawas dan/atau kebutuhan akan pemandu untuk Tim audit.

2.8 Mengumpulkan Data/Informasi Dasar Auditi Setelah terjalin komunikasi dengan Auditi, Tim audit dapat mulai mengumpulkan data/informasi dasar Auditi yang berkaitan dengan lingkup audit. Sangat baik dan membantu bila Tim audit menyusun dan menyampaikan kepada Auditi sejenis ‘daftar pertanyaan atau kuesioner’ (pre-audit questionaire), yang berisi informasi dasar tentang objek yang akan diaudit sesuai lingkup audit. KOTAK-2. INFORMASI DASAR AUDITI Data/informasi dasar Auditi yang diperlukan untuk perencanaan audit antara lain adalah: struktur organisasi, sumberdaya manusia, bahan baku dan bahan penolong, proses/kegiatan, fasilitas pendukung (utilities), konsumsi sumberdaya alam (air, energi), jenis dan karakter limbah utama, peta (lokasi, tata letak, dsb), tabel ringkasan RKL dan RPL, ketersediaan data/rekaman pemantauan lingkungan, dan data/informasi dasar lain yang terkait dan relevan dengan tujuan dan lingkup audit. Segenap informasi dasar ini bermanfaat bagi Tim audit untuk mengetahui dan memahami kompleksitas dan karakteristik dari usaha/kegiatan Auditi, termasuk karakter dari populasi data/informasi yang dimiliki Auditi. Informasi dasar yang dikumpulkan hendaknya dipergunakan Tim Audit untuk menyusun perencanaan dan strategi pelaksanaan audit lapangan. Untuk meningkatkan pemahaman dan wawasan Tim audit tentang tapak Auditi dan situasi aktual, sangat baik dan disarankan bila pada beberapa situasi dan/atau kondisi tertentu, Ketua Tim audit melakukan ‘kunjungan pendahuluan ke tapak’ (initial site-visit), khususnya bila lingkup audit cukup kompleks dan membutuhkan pemahaman secara langsung di tapak.

10



Patut diperhatikan bahwa Auditi seyogyanya menyampaikan dengan sebenar¬benarnya informasi dasar ini sesuai permintaan Tim audit. Dan bagi Tim audit hendaknya hanya mengumpulkan sebatas informasi dasar saja yang relevan dan dibutuhkan untuk penyusunan rencana audit.

2.9 Menetapkan Kelayakan Audit Berbekal data/informasi dasar dari Auditi, Ketua Tim audit hendaknya mengkaji dan menetapkan, ‘apakah audit layak untuk dilaksanakan atau tidak?’. Untuk menetapkan kelayakan suatu audit, Ketua Tim audit perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti berikut: a. apakah tersedia cukup data/informasi untuk perencanaan audit dan audit lapangan? b. apakah tersedia cukup waktu dan sumberdaya untuk seluruh proses audit?; c) apakah tersedia kerjasama yang cukup dari Auditi? Bila faktor penentu kelayakan audit diatas dinilai tidak memadai dan audit dinilai tidak atau belum layak untuk dilaksanakan, Ketua Tim audit hendaknya menginformasikan hal tersebut kepada Klien tentang alternatif pilihan lain, dan bila relevan dapat berkonsultasi pula dengan Auditi, misalnya: menunda pelaksanaan audit lapangan, mengubahsuaikan tujuan dan/atau lingkup audit, dan/atau alternatif pilihan lainnya. Disini kompetensi seorang Ketua Tim audit amat diuji untuk menentukan suatu audit layak untuk dilaksanakan atau tidak.

2.10 Mengkaji Data/Informasi Dasar Auditi Sebelum pelaksanaan audit lapangan, Tim audit hendaknya telah mengetahui dan memahami keragaman, karakteristik, dan kompleksitas dari topik audit dan situasi aktual Auditi yang akan dijumpai saat pelaksanaan audit lapangan. Pemahaman Tim audit dapat dibangun dengan mengkaji dokumentasi Auditi, yang dapat mencakup dokumen dan/atau rekaman pelaksanaan pengelolaan dan pemantauan lingkungan, deskripsi proses/ kegiatan, gambar/diagram/lay-out, dan dokumen dan/atau rekaman terkait. Keluasan dari kajian awal ini seyogyanya memperhatikan ukuran, sifat dan kompleksitas organisasi Auditi, serta tujuan dan lingkup audit. Patut diperhatikan bahwa pada tahap ini, Tim audit belum melakukan proses verifikasi data/informasi Auditi, namun hanya sebatas mengkaji untuk keperluan pemahaman dan penyusunan rencana audit. Pengkajian data/informasi dasar ini juga bermanfaat untuk mengetahui kemungkinan adanya faktor-faktor yang akan membatasi pelaksanaan audit lapangan, sehingga audit lapangan tidak dapat dilaksanakan sepenuhnya sesuai lingkup audit yang telah ditetapkan. Ketua Tim audit berkewajiban mengidentifikasi adanya potensi faktor pembatas ini, seperti misalnya ‘cuaca, aksesibilitas ke area/wilayah tertentu, sumberdaya yang tersedia untuk audit, kelengkapan data/informasi yang tersedia, dan faktor kerahasiaan yang membatasi akses terhadap dokumen/data/rekaman’.

2.11 Merancang Tata Waktu Proses Audit dan Audit Lapangan Berdasarkan seluruh informasi yang terkumpul dan telah dikaji, Ketua Tim audit hendaknya membuat perencanaan tata waktu proses pelaksanaan audit keseluruhan, mencakup tata waktu sejak persiapan dan perencanaan audit, pelaksanaan audit lapangan, dan pelaporan audit. Ketua Tim audit juga bertanggungjawab untuk menyusun jadual pelaksanaan audit lapangan, yang hendaknya mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas waktu, serta memperhatikan pula:

11


• • •

perkiraan kebutuhan waktu perpindahan antar area/unit kerja; jam kerja (termasuk shift kerja) dan hari libur kerja; faktor cuaca selama pelaksanaan audit lapangan.

Jadual audit lapangan hendaknya disusun serinci yang dimungkinkan, mencakup tata waktu audit lapangan dalam satuan hari kerja (mandays) dan menginformasikan perihal ‘ kapan (jam audit), dimana (lokasi fisik/fungsi organisasi), kepada siapa (nama personil Auditi), untuk topik apa, dan siapa auditornya’

2.12 Menyusun Kerangka Protokol Audit Protokol audit adalah instrumen dan panduan kerja auditor dalam melaksanakan audit lapangan, yang memuat langkah kerja auditor dalam melakukan observasi lapangan, wawancara, dan evaluasi dokumen saat audit lapangan. Selain sebagai panduan kerja audit, protokol audit juga merupakan instrumen bantu penambah ingatan Auditor (aid memoire atau reminder), dan juga bermanfaat untuk menjaga konsistensi & reliabilitas audit lapangan. Protokol audit harus luwes, dan tidak boleh membatasi cakupan audit yang mungkin berubah dan berkembang selama pelaksanaan audit lapangan. Masing-masing Anggota Tim audit bertanggungjawab menyusun dan mengembangkan protokol audit sesuai peran, tugas dan & tanggungjawab-nya. Protokol audit disusun dengan merujuk pada kriteria audit, dan hendaknya mencakup seluruh topik dan pokok persoalan yang telah ditetapkan dalam lingkup audit dan kriteria audit. Bentuk protokol audit dapat beragam, berbentuk sederhana sampai kompleks, tergantung pada tingkat keluasan dan kedalaman audit yang diinginkan, antara lain kerangka masalah, daftar periksa (checklist), daftar pertanyaan (questionnaire), daftar pertanyaan berperingkat (rating system), atau bentuk lainnya.

2.13 Merencanakan Pengumpulan Fakta dan Informasi Merencanakan Pencuplikan Fakta Pengumpulan dan verifikasi data/informasi dalam audit dilakukan dengan cara pencuplikan terhadap suatu populasi atau kumpulan fakta/informasi. Pencuplikan dapat dilaksanakan dengan metode pencuplikan acak, berjenjang, interval, blok, dan/atau kombinasinya. Penerapan pencuplikan dapat diterapkan pada populasi dokumen/rekaman, populasi personil, dan populasi kebendaan fisik atau virtual. Tim audit hendaknya memilih dan menerapkan metode pencuplikan yang tepat sesuai dengan karakter, faktor pengaruh, dan besaran dari populasi data/informasi yang akan diverifikasi. Selain metode pencuplikan, Tim audit patut pula memperhatikan besaran pencuplikan yang dapat mewakili populasi secara keseluruhan, sehingga terhindar dari bias. Dengan demikian, rencana pencuplikan (sampling plan) dapat berbeda antara populasi satu dengan yang lain, dan antara satu Anggota tim audit dengan anggota yang lain. Merencanakan Wawancara Untuk efektifitas pelaksanaan wawancara terhadap Auditi saat audit lapangan, Tim audit hendaknya mempersiapkan dan merencanakan sasaran dan topik wawancara, dengan melaksanakan langkah berikut: • Pahami struktur organisasi, peran dan tanggungjawab serta kewenangan interviewee; • Identifikasi topik/pokok persoalan yg akan diverifikasi/ditanyakan;

12



• • • • •

Pahami wawasan umum topik yang akan diverifikasi/ditanyakan; Identifikasi nama dan jabatan interviewee, berikut alasan diadakannya wawancara kepada yang bersangkutan; Perkirakan kebutuhan atau lama waktu wawancara; Rancang aliran pertanyaan dan diskusi, dimulai dari hal yang bersifat umum menuju hal yang rinci; Tentukan waktu dan tempat wawancara;

Hendaknya dipastikan bahwa personil yang akan diwawancarai relevan dengan topik/pokok persoalan yang di-audit. Personil tersebut dapat individu yang bekerja di dalam tapak usaha/kegiatan atau individu yang berada di luar tapak. Penetapan personil di dalam tapak hendaknya didasarkan pada struktur organisasi dan job description, dan dipilih dengan metode pencuplikan. Topik wawancara hendaknya sesuai dengan peran, tanggungjawab, dan kewenangan personil tersebut. Merencanakan Evaluasi Dokumen/rekaman Sama halnya dengan perencanaan wawancara, untuk evaluasi dokumen/rekaman Tim audit hendaknya mengidentifikasi daftar dokumen/rekaman yang akan dimintakan kepada Auditi untuk dievaluasi dan diverifikasi saat audit lapangan. Dengan persiapan dan perencanaan ini akan mempermudah dan mempercepat proses audit lapangan. Ada baiknya bila daftar dokumen/rekaman yang akan dievaluasi dan diverifikasi dapat disampaikan lebih dahulu kepada Auditi, agar saat audit lapangan dokumen/rekaman tersebut telah dipersiapkan.

2.14 Menetapkan Kerangka Sistematika Laporan Audit Tidak ada ketentuan baku tentang format atau sistimatika dari suatu laporan audit. Setiap audit memiliki tujuan dan lingkup audit yang berbeda-beda, sehingga format atau sistematika laporan audit biasanya disesuaikan dengan tujuan dan lingkup audit tersebut atau mengikuti keinginan dan kepentingan Klien. Walaupun tidak ada bakuan format atau sistematika laporan audit, namun hendaknya diperhatikan bahwa ada ketentuan yang harus dipenuhi tentang hal-hal pokok minimal yang harus dicakup dalam laporan audit. Ketua Tim audit hendaknya mempersiapkan rancangan sistimatika laporan audit dan menyampaikannya kepada Klien untuk mendapatkan persetujuan. Pada perancangan ini patut diberikan perhatian khusus pada bagian paparan temuan audit. Sistematika pemaparan bagian ini hendaknya disesuaikan dengan tujuan dan lingkup audit serta mempertimbangkan efektifitas pemaparan laporan audit, agar tidak terjadi pengulangan pemaparan temuan. Kerangka sistematika laporan audit akan digunakan Tim audit sebagai acuan saat penulisan laporan audit. Sistematika laporan audit dapat diubahsuaikan seiring perkembangan yang dijumpai dalam audit lapangan, dengan persetujuan Klien.

2.15 Menyusun Rencana Audit (audit plan) Kerangka acuan audit atau rencana audit (audit plan) merupakan dokumen yang memuat kerangka kerja pelaksanaan keseluruhan proses audit yang akan dilaksanakan Tim Audit. Dokumen ini merupakan bentuk kesepakatan terdokumentasi antara Klien dan Tim audit terkait dengan pelaksanaan audit, serta menjadi acuan atau pedoman Tim audit dalam pelaksanaan audit lapangan dan pelaporan hasil audit.

13


Rencana audit harus mampu memperagakan lingkup dan kompleksitas audit yang dilaksanakan, dan hendaknya dibuat cukup luwes dan fleksibel untuk mengantisipasi adanya perubahan dan/atau penyesuaian, seperti perubahan dalam lingkup audit seiring perkembangan dan dinamika kegiatan audit lapangan, tentunya tanpa mengurangi pencapaian tujuan audit yang telah ditetapkan. Selain itu, rencana audit hendaknya pula mampu memfasilitasi penjadualan dan pengkoordinasian kegiatan audit di lapangan. KOTAK-3. RENCANA AUDIT Berikut adalah hal-hal minimal yang seharusnya dicakup dalam suatu dokumen rencana audit: a. identitas Klien dan Auditi; b. tujuan audit; c. deskripsi ringkas usaha dan/atau kegiatan (dilengkapi peta, gambar, diagram); d. lingkup audit dan kriteria audit; e. prioritas/fokus bidang audit; f. identitas Tim Audit, mencakup peran dan tanggungjawab masing-masing anggota tim audit, termasuk tenaga ahli bila ada, serta personil lain (misal: pendamping/pemandu, pengawas/ observer, auditor magang/trainee auditor); g. proses dan metode/prosedur kerja audit lapangan; h. tata waktu pelaksanaan pelaksanaan audit keseluruhan; i. lokasi dan tata waktu (jadual) pelaksanaan audit lapangan, termasuk jadual wawancara dengan manajemen Auditi; j. rencana pencuplikan fakta (sampling plan); k. kerangka protokol audit yang digunakan; l. kerangka sistematika paparan laporan audit; m. pernyataan kerahasiaan, kemandirian dan ketidakberpihakan; n. ringkasan riwayat hidup Tim audit (Auditor Utama, Auditor, dan Tenaga Ahli). Bila relevan dan dibutuhkan atau dipersyaratkan khusus oleh Klien, rencana audit hendaknya mencakup pula hal-hal berikut: a. daftar personil yang akan diwawancarai, area/fasilitas/kegiatan yang akan diobservasi dan diperiksa, serta dokumen/rekaman yang akan dievaluasi/diuji saat audit lapangan; b. pengaturan logistik (perjalanan, akomodasi, logistik, dan fasilitas di llain apangan); c. alokasi sumberdaya secara khusus yang dibutuhkan untuk topik/bidang audit yang sangat penting dan prioritas; d. bahasa yang digunakan dalam pelaksanaan audit lapangan dan bahasa pelaporan audit, bila hal ini berbeda dengan bahasa Auditor dan/atau Auditi; e. pernyataan dan pengaturan hal-hal yang terkait dengan kerahasiaan; f. informasi pendukung lain yang sesuai dan relevan, seperti misalnya surat perintah audit, surat usulan audit dari pihak yang berkepentingan, surat persetujuan penetapan Tim audit. Klien hendaknya mengkaji dan memberikan persetujuan terdokumentasi terhadap rencana audit sebelum dimulainya kegiatan audit lapangan. Patut diperhatikan oleh Ketua Tim audit dan Klien, bahwa audit lapangan hendaknya tidak dilaksanakan sebelum Klien mengeluarkan persetujuan/pengesahan terhadap rencana audit.

14



Rencana audit hendaknya disampaikan dan bila perlu dipaparkan pula kepada Auditi sebelum kegiatan audit lapangan dimulai. Setiap keberatan dari Auditi seyogyanya dipertimbangkan, dan hendaknya dapat diselesaikan antara Ketua Tim audit, Auditi dan Klien. Perubahan atau revisi setiap rencana audit hendaknya pula disetujui diantara pihak-pihak yang terkait sebelum proses audit dilanjutkan.

2.16 Persiapan Akhir Auditor Setiap anggota Tim audit hendaknya mempersiapkan segala kebutuhan yang diperlukan untuk pelaksanaan audit lapangan sesuai peran dan penugasan audit-nya, baik berupa dokumen kerja, peralatan kerja, dan alat pelindung diri (APD) personal. Dokumen kerja auditor yang dipersiapkan mencakup rujukan/kriteria audit dan media perekaman fakta audit. Sangat baik bila Auditor membawa berkas elektronik (e-file) dari kriteria audit yang digunakan, sehingga setiap saat bila diperlukan dapat melakukan konfirmasi dengan cepat. Untuk media perekaman fakta audit, dapat digunakan beragam media, seperti: kertas kerja (auditor notes), perekam gambar (kamera atau video), dan perekam suara. Penting diperhatikan, agar audit lapangan berjalan efektif dan tidak terkendala hanya karena persoalan sepele, hendaknya dipastikan sebelum berangkat ke tapak kegiatan, seluruh perlengkapan media perekaman fakta audit telah siap digunakan, termasuk batterai, kertas, map, pulpen, pinsil, dan perlengkapan lainnya. Dalam persiapan individual, setiap Auditor hendaknya melengkapi diri dengan alat pelindung diri (APD) minimal dan standar sesuai kebahayaan yang telah teridentifikasi di tapak kegiatan, misal: sepatu dan helmet. Sangat tidak disarankan untuk tergantung dan mengandalkan perlengkapan APD standar yang disediakan oleh Auditi, karena ukuran (size) yang tidak sesuai akan menyebabkan ketidaknyamanan sehingga fungsi pelindung tidak akan optimal, bahkan justru berubah menjadi fungsi penganggu efektifitas kerja, misalnya: sepatu dan helmet yang terlalu besar atau terlalu sempit.

15


Foto: Winarko Hadi

16



3

MELAKSANAKAN AUDIT LAPANGAN

Audit lapangan merupakan kegiatan pengumpulan dan verifikasi fakta dan informasi untuk memperoleh bukti audit yang objektif melalui serangkaian observasi/pengamatan lapangan, evaluasi dokumen/ rekaman, serta wawancara personil. Pencapaian tujuan audit sangat bergantung pada efektifitas pelaksanaan kegiatan audit lapangan. Oleh karenanya, faktor berikut hendaknya diperhatikan dan dipertimbangkan dalam melaksanakan audit lapangan, yaitu: a. efektifitas waktu; b. pencapaian tujuan audit; dan c. keamanan dan keselamatan tim audit. Audit lapangan dilaksanakan dengan sistemik sesuai dengan rencana audit yang telah disepakati antara Auditor dan Auditi. Berikut adalah kegiatan yang hendaknya dilakukan Tim Audit pada kegiatan audit lapangan.

3.1 Pertemuan Pembukaan (opening meeting) Kegiatan audit lapangan diawali dengan pertemuan pembukaan antara Tim audit dengan wakil manajemen Auditi, dan dihadiri pula oleh personil Auditi lainnya yang bertanggungjawab untuk fungsi atau proses yang akan diaudit. Maksud dari pertemuan pembukaan ini adalah untuk: a. memperkenalkan Tim audit; b. mengkonfirmasikan kembali rencana audit (audit plan), termasuk tujuan, lingkup, kriteria, dan jadual audit lapangan; c. menyampaikan penjelasan singkat tentang metodologi audit atau bagaimana kegiatan audit lapangan akan dilaksanakan; d. mengkonfirmasikan kebutuhan dan pengaturan logistik, akomodasi, dan transportasi selama audit lapangan; e. mengkonfirmasi aspek K3 yang diberlakukan di tapak, khususnya area/fungsi kerja yang akan diaudit; f. mengkonfirmasikan saluran komunikasi selama audit berlangsung; g. mengkonfirmasikan ijin untuk mengambil rekaman gambar atau video selama audit lapangan; dan h. memberikan kesempatan kepada Auditi untuk melakukan klarifikasi dan pertanyaan yang berkaitan dengan rencana kegitan audit lapangan. Pertemuan pembukaan dipimpin oleh Ketua Tim audit, dan pertemuan ini hendaknya dilaksanakan secara formal sejauh yang dapat dilakukan. Pelaksanaan pertemuan pembukaan ini seharusnya didokumentasikan, misalnya daftar hadir dan risalah pertemuan pembukaan (minutes of meeting), dan rekaman hendaknya disimpan untuk keperluan bukti dokumentasi proses audit. Penyesuaian terhadap jadual kegiatan audit lapangan dapat dilakukan saat pertemuan pembukaan, sepanjang tidak mengurangi pencapaian tujuan dan lingkup audit yang telah disepakati sebelumnya antara Klien dan Tim audit.

17


3.2 Observasi Singkat Lapangan Menyeluruh (Site Tour) Usai pertemuan pembukaan, Tim audit didampingi oleh wakil Auditi sebaiknya melakukan observasi singkat lapangan secara menyeluruh. Kegiatan ini penting dilakukan sebelum audit lapangan dilakukan, utamanya bila Tim Audit baru pertama kali berkunjung ke tapak usaha/kegiatan Auditi, atau pada saat tahap kegiatan pre¬audit tidak dilakukan kunjungan pendahuluan (initial site-visit). Observasi singkat ini diperlukan untuk memberikan wawasan menyeluruh kepada seluruh Tim Audit tentang usaha/kegiatan yang di-audit. Hendaknya diperhatikan dan diingat bahwa observasi ini hanya merupakan tour singkat ke sekeliling area/fungsi kerja Auditi, dan Tim audit seyogyanya belum mulai melakukan pengumpulan dan verifikasi fakta audit. Tim audit hendaknya mencatat hal-hal penting yang dijumpai, namun harus mampu membatasi dan mengendalikan diri untuk tidak dahulu melakukan verifikasi fakta yang dijumpai. Tim audit secara spefisik berdasarkan tugas dan tanggunggjawab masingmasing akan kembali ke area/fungsi tersebut untuk melakukan pemeriksaan dan observasi rinci sesuai jadual yang telah ditetapkan.

3.3 Pengumpulan dan Verifikasi Fakta dan Bukti Audit Fakta atau informasi yang dikumpulkan Tim audit hendaknya sesuai dengan tujuan dan lingkup audit. Pengumpulan fakta/informasi dilakukan dengan pencuplikan (sampling) sesuai metode yang telah direncanakan pada rencana audit. Dengan adanya pencuplikan, maka terdapat unsur ‘ketidakpastian’ (uncertaintly), yang hendaknya menjadi perhatian Tim audit saat mengevaluasi dan menetapkan kesimpulan audit. Dalam mengumpulkan dan memverifikasi fakta dan/atau informasi, Tim audit dapat menggunakan lebih dari satu metode berikut: a. pengkajian/evaluasi dokumen dan/atau rekaman, b. observasi/pengamatan, dan c. wawancara. Hendaknya diperhatikan dan diingat bahwa fakta/informasi yang diperoleh Tim audit harus diverifikasi. Hanya informasi terverifikasi yang dapat dijadikan bukti audit. Fakta/informasi yang terkumpul mungkin saja hanya berlaku pada saat pengumpulan informasi, karena perbedaan kondisi dapat merubah validitasnya. Patut diperhatikan bahwa fakta/informasi didasarkan pada sampel fakta/informasi yang tersedia.

Gambar berikut memberikan gambaran proses, dari pengumpulan fakta/informasi sampai pada penetapan kesimpulan audit.

Proses Pengumpulan Informasi sampai Pencapaian Kesimpulan Audit.

18



Dalam mengumpulkan fakta/informasi, masing-masing anggota Tim audit hendaknya ‘berfokus’ pada topik/bidang audit yang menjadi tanggungjawabnya. Fakta/informasi yang dikumpulkan dan diverifikasi hanyalah fakta/informasi yang relevan dengan topik audit. Terlalu banyak informasi dikumpulkan namun tidak relevan akan memboroskan waktu dan akan mempersulit Tim audit untuk mendokumentasikan dan mengevaluasinya atau ‘too much data will kill you’. Auditi diharapkan tidak menyembunyikan informasi yang diminta oleh Tim audit tanpa alasan yang dapat diterima (misalnya kerahasiaan). Jika hal ini terjadi, Tim audit hendaknya mencatatnya sebagai keterbatasan dalam audit (audit limitation), selain keterbatasan lainnya seperti kerahasiaan. Bila selama pelaksanaan audit, Tim Audit mendapat kesulitan dan/atau hambatan dari Auditi, seperti misalnya Auditi tidak dapat bekerjasama (tidak kooperatif ), tidak menyediakan atau membuka akses data/ informasi yang dibutuhkan, maka Tim Audit dapat melaporkan hambatan tersebut kepada Klien untuk ditindaklanjuti. Tim audit hendaknya berupaya mengumpulkan fakta/informasi yang cukup dan mempertimbangkan setiap temuan dan gabungan temuan yang kurang penting, yangmana keduanya dapat mempengaruhi kesimpulan audit. Satu atau lebih fakta/informasi hendaknya diverifikasi dengan lebih dari satu metode, untuk mendapatkan keyakinan bahwa fakta/informasi yang dikumpulkan telah diverifikasi. Tim audit dapat memulai pengumpulan dan verifikasi dengan metode apa saja, tergantung kepada topik/bidang yang di-audit dan ketersediaan waktu yang telah disepakati. Tim audit hendaknya memelihara kertas kerja auditor (auditor notes) untuk mendukung proses pengumpulan dan verifikasi data/informasi. Selama proses pengumpulan dan verifikasi ini, Tim audit hendaknya merekam jenis, sumber, kualitas, dan kehandalan informasi yang diperoleh. Hal ini akan memungkinkan informasi divalidasi denga n lebih efektif.

3.3.1 Evaluasi dokumen/rekaman Pengumpulan, evaluasi, dan verifikasi dilakukan terhadap dokumen/rekaman yang berkaitan dan relevan dengan lingkup audit. Secara umum, dokumen/rekaman yang dievaluasi dan diverifikasi adalah: • RKL dan RPL yang telah disetujui dan hasil implementasinya; • Perijinan lingkungan; • Manual & prosedur (SOP) pengelolaan pingkungan; • Kesiagaan dan tanggap kedaruratan; • Rekaman, manifes, inventori; • Spesifikasi, gambar teknik; • Rangkuman data, hasil analisis, indikator kinerja; • Rekaman digital & elektronik (e-file); • Rekaman produksi; • Rekaman kinerja & evaluasi kinerja lingkungan; • Rekaman komunikasi lingkungan (complaint); • Rekaman pelatihan, insiden, dll; • Rekaman limbah & manifes; • Rekaman audit terdahulu; dan • Rekaman lingkungan lainnya yg relevan

19


Saat melakukan evaluasi dan verifikasi dokumen/rekaman, Auditor hendaknya melakukan dua hal, yaitu: a. Memastikan kelengkapan, kesesuaian dan/atau kecukupan, mencakup keberadaan dan kelengkapan isi dokumen sebagaimana yang dipersyaratkan kriteria audit. b. Mem-verifikasi dan mem-validasi substansi isi dokumen/rekaman, mencakup bila sesuai: • Keabsahan, misalnya otorisasi; • Konsistensi isi; • Metode uji dan tingkat ketelitian, misalnya untuk data hasil analisa laboratorium, pemantauan dan pengukuran kualitas lingkungan; • Masa berlaku misalnya perijinan. Hendaknya diperhatikan oleh Tim audit untuk selalu merekam identitas dokumen/rekaman yang dievaluasi/diverifikasi, seperti nama/judul, waktu terbit, penerbit atau penanggungjawab. Dokumen/data yang disimpan dalam media elektronik (digital) hendaknya dievaluasi dan diverifikasi pula. Auditor seyogyanya memiliki kemampuan teknis dalam bidang pengelolaan data/rekaman elektronik. Penting diperhatikan oleh Auditor, bahwa evaluasi dan verifikasi terhadap data/rekaman dengan populasi besar hendaknya dipilih melalui pencuplikan dengan metode yang sesuai dengan karakter data/rekaman.

3.3.2 Observasi/pemeriksaan Lapangan Dalam observasi/pemeriksaan lapangan, Tim audit hendaknya mengobservasi dan merekam fakta/ informasi yang berkaitan dengan kondisi dan situasi fisik tapak, baik untuk kegiatan di masa lalu (dalam lingkup waktu audit) maupun yang sedang beroperasi saat ini. Observasi lapangan dapat mempertimbangkan informasi yang diperoleh dari hasil pengkajian dokumen/ rekaman, termasuk informasi yang termuat dalam rekaman kejadian di masa lalu dan arsip yang ditemukan di dalam dan/atau di luar tapak usaha/kegiatan. Observasi lapangan hendaknya dilakukan dengan pengamatan visual secara langsung, dan apabila memungkinkan Tim audit dapat melengkapi observasi tersebut dengan rekaman foto/video dan/atau rekaman tertulis sesuai yang disepakati dalam rencana audit. Tim audit hendaknya mengkonfirmasi batasan fisik dari tapak usaha/kegiatan, dan batas dari setiap proses/ kegiatan operasional yang terkait, sesuai dengan lingkup. Apabila Tim audit tidak memperoleh akses ke area tertentu dari tapak organisasi yang menjadi bidang/topik audit, maka hal ini hendaknya dicatat dan disampaikan dalam laporan audit sebagai suatu keterbatasan. Akan sangat membantu bila sebelum melaksanakan observasi/pemeriksaan lapangan, Tim audit mengkaji dan memahami proses/kegiatan yang akan diamati, dan prosedur operasional (SOP) yang berlaku. Observasi lapangan dilaksanakan sesuai dengan lingkup audit, dan sebaiknya mengikuti alur ‘input - proses - output’. Perlu diperhatikan bahwa Tim audit sebaiknya menghindari kegiatan observasi di luar lingkup audit. Selama melakukan observasi lapangan, Tim audit hendaknya peka dan cermat terhadap keadaan sekeliling, dan selalu waspada menggunakan panca¬indera serta bila diperlukan melakukan wawancara mendadak (door stop) terhadap personil lapangan. Potensi ketidaktaatan/ketidaksesuaian yang dijumpai selama observasi lapangan hendaknya direkam, dan bilamana diperlukan diverifikasi kepada penanggungjawab

20



kegiatan/area kerja. Untuk meningkatkan fakta pendukugn Tim audit dapat melakukan perekaman (gambar/video) dengan seijin Auditi dan/atau pendamping. Dalam observasi lapangan, Tim audit hendaknya berfokus pada aspek dan dampak lingkungan (penting). Tim audit hendaknya melakukan penelusuran dan memahami ‘penyebab dampak, dampak, akibat dampak, dan aliran dampak’, baik dampak yang telah dan sedang terjadi, maupun potensial terjadi. KOTAK-4. APA YANG DIOBSERVASI ? • Konfirmasi batas fisik tapak

• Unloading & loading

• Kondisi fisik tapak dan area sekelilingnya

• Engineering dan maintenance (workshop)

• Kondisi fasilitas dan peralatan

• Fasilitas & aktifitas pengelolaan lingkungan (WTP, WWTP, TDS, Landfill, EP, Scruber, Incinerator, dll)

• Kondisi lingkungan kerja (bau, panas & bising)

• Laboratorium & Klinik

• Ketersediaan dan penerapan SOP

• Daerah tertutup/ terkunci

• Peralatan K3L

• Daerah bawah tanah

• Tanda identifikasi/label dan simbol (kemasan, alat) • Saluran drainase • Fasilitas pendukung (boilers, generator, power • Saluran air limbah plant) • Penyimpanan bahan & produk (gudang, tanki • Kebocoran, ceceran, dan kontaminasi timbun) • Proses & operasi produksi Bila dalam suatu observasi lapangan Tim audit menjumpai suatu fakta aktual dari suatu kegiatan/proses yang senyatanya mencemari lingkungan, Auditor hendaknya langsung mengkomunikasikan hal tersebut kepada Auditi tanpa ditunda, dan meminta Auditi segera melakukan tindakan koreksi saat itu juga, sejauh yang dapat dilakukan. Dalam melakukan observasi lapangan, Tim audit hendaknya mentaati seluruh persyaratan kesehatan dan keselamatan yang diberlakukan pada area observasi lapangan.

3.3.3 Wawancara Wawancara merupakan cara mengumpulkan informasi untuk memadukan, memperkaya, dan memverifikasi informasi yang diperoleh dari hasil evaluasi dokumen/rekaman serta hasil observasi lapangan. Personil yang diwawancarai (interviewee) dapat berasal dari individu atau kelompok individu yang ada di dalam atau di luar tapak usaha/kegiatan. Diantara beragam jenis pertanyaan, personil yang diwawancarai dapat diminta, bila relevan untuk: • menjelaskan pekerjaannya dan terjadinya dan cara pekerjaan tersebut dilaksanakan saat ini dan masa lalu; dan • memberikan informasi tentang penggunaan tapak dan kondisinya, dengan perhatian khusus pada beberapa kejadian yang telah, sedang, atau mungkin menimbulkan dampak lingkungan.

21


Setiap kali wawancara kepada seorang personil hendaknya dilakukan tidak lebih dari 1 jam. Interviewee yang penting dapat diwawancarai lebih dari 1 kali, dan dapat dikombinasikan dengan observasi lapangan dan evaluasi dokumen/rekaman. Penting diperhatikan pemilihan waktu wawancara, dimana waktu menjelang istirahat atau usai jam kerja akan membatasi akurasi dan objektifitas wawancara. Saat waktunya berwawancara, hendaknya Tim audit tepat waktu. Sebelum wawancara dimulai, seyogyanya Tim audit memperkenalkan diri dan menjelaskan tujuan audit dan wawancara, serta memberitahu dan menyepakati perkiraan lama waktu wawancara. Penting untuk memberikan kesempatan waktu kepada interviewee untuk bertanya tentang tujuan dan kegiatan audit. Tim audit dapat memulai wawancara dengan menyampaikan wawasan ringkas terhadap peran dan tanggung-jawab interviewee atau sebaliknya, meminta agar interviewee menjelaskan tentang tugas dan tanggungjawabnya. Pertanyaan yang diajukan Tim audit hendaknya mengacu kepada protokol/ checklist yang telah direncanakan, dan pertanyaan dimulai dari pertanyaan umum menuju ke pertanyaan rinci/ detail. Setiap kali Tim audit bertanya hendaknya hanya mengajukan satu pertanyaan, dan selanjutnya dapat mengembangkan pertanyaan lanjutan yang muncul dari jawaban interviewee. Tim audit harus menjaga pertanyaan dan diskusi tetap dalam lingkup topik audit. Pertanyaan yang diajukan hendaknya menggunakan bahasa dan istilah yang dipahami interviewee, jelas, ringkas, dan dapat dimengerti. Personil yang diwawancarai hendaknya tidak diwajibkan untuk menjawab setiap pertanyaan, yangmana mungkin personil tersebut memiliki keterbatasan pengetahuan. Tim audit hendaknya mengkualifikasikan temuan audit yang berkaitan dengan hal diatas. Tim audit hendaknya memverifikasi bahwa kekurangan informasi yang diperoleh dari interviewee tidak disebabkan oleh kurangnya komunikasi, termasuk ketrampilan berbahasa atau cara Auditor mengungkapkan pertanyaan. Bila waktu yg disepakati telah habis, Tim audit hendaknya menutup wawancara, dan menyimpulkan hasil wawancara serta mengkajinya bersama interviewee. Bila masih dibutuhkan wawancara lanjutan, sepakati waktu pertemuan berikutnya untuk melanjutkan wawancara yang belum selesai atau memverifikasinya kembali setelah melakukan observasi dan evaluasi dokumen. Jangan lupa untuk berterima kasih kepada interviewee atas kerjasama dan waktu yang disediakan untuk wawancara. Hasil dari setiap wawancara sebaiknya dirangkum, dan setiap rangkuman kesimpulan wawancara jika memungkinkan hendaknya dikonfirmasikan kepada interviewee. KOTAK-5. TEKNIK WAWANCARA Hal-hal yang seharusnya dilakukan oleh Auditor saat berwawancara: • Perlakukan interviewee ’berstatus sama’; • Bersikap sopan, bersahabat, netral/tidak berpihak, dan objektif; • Gunakan pertanyaan terbuka (open question); • Bertanya dengan bahasa yang mudah dipahami, jelas dan ringkas; • Setiap bertanya hanya mengajukan satu pertanyaan; • Secara periodik memberikan ringkasan wawancara untuk menguji kebenaran pemahaman auditor; • Hanya mencatat butir-butir penting.

22



Hal-hal yang harus dihindari Auditor saat berwawancara: • Bertanya dengan pertanyaan yang kompleks dan rumit; • Pertanyaan yang mengarahkan kepada jawaban yang tidak objektif (leading question); • Menggunakan pertanyaan tertutup (close question); • Menggunakan penilaian, opini, dan pandangan pribadi terhadap pernyataan interviewee; • Mendebat, beradu argumentasi, mengintimidasi, dan membuat interviewee merasa bersalah; • Interviewee mengendalikan situasi audit dan jalannya wawancara; • Terlalu banyak mencatat; • Menggunakan humor yang berlebihan; • Melampaui batas waktu wawancara yang disepakati tanpa pemberitahuan kepada interviewee.

3.3.5 Mendokumentasikan Fakta dan Bukti Audit Fakta dan bukti audit yang terkumpul hendaknya didokumentasikan untuk keperluan penelusuran kembali fakta dan bukti audit. Dalam wawancara, penting diperhatikan untuk mencatat nama dan jabatan/fungsi dari personil yang diwawancarai serta kapan dan dimana wawancara tersebut dilaksanakan. Untuk fakta dan bukti berupa dokumen/rekaman, hendaknya Auditor merekam identitas dokumen (judul, tanggal terbit, penanggungjawab). Bila diperlukan untuk kajian mendalam, dokumen/rekaman penting dapat dimintakan salinannya kepada Auditi, namun perlu diperhatikan status pengendalian dokumen tersebut, apakah dokumen terkendali atau tidak terkendali. Dokumentasi fakta dan bukti audit dapat berupa gambar/video. Untuk dokumentasi kategori ini, hendaknya diperhatikan identifikasi-nya, seperti lokasi, waktu, dan objek dari gambar/video tersebut.

3.4 Koordinasi dan Komunikasi Tim Audit Selama kegiatan audit lapangan, sangat penting dilakukan komunikasi diantara Tim audit, dan antara Tim audit dengan Auditi dan Klien. Tim audit hendaknya berkomunikasi dan berdiskusi secara berkala pada waktu tertentu selama audit lapangan berlangsung, untuk pertukaran informasi, mengevaluasi kemajuan audit, dan kesesuaian tugas dan peran diantara anggota Tim audit sesuai situasi dan kebutuhan lapangan. Diskusi Tim audit dapat dilaksanakan pada setiap kesempatan istirahat atau jeda, atau pada setiap akhir hari kegiatan audit lapangan. Selama audit lapangan berlangsung, Ketua Tim audit hendaknya secara berkala mengkomunikasikan perkembangan pelaksanaan audit dan setiap hal penting dan kritikal yang dijumpai di lapangan kepada Auditi, dan bila diperlukan juga kepada Klien, khususnya bila ada hal-hal yang membutuhkan keputusan atau kesepakatan bersama. Bukti audit yang dikumpulkan selama audit lapangan yang menunjukan resiko lingkungan bermakna dan penting (misalnya kejadian pencemaran limbah B3 dan/atau kontaminasi tanah yang sedang dan masih berlangsung) harus segera dilaporkan kepada Auditi tanpa ditunda, dan bila diperlukan juga kepada Klien. Bila bukti audit yang diperoleh selama kegiatan audit lapangan menunjukan bahwa tujuan audit tidak dapat tercapai, Ketua Tim audit hendaknya melaporkan situasi tersebut kepada Klien, agar dapat diputuskan tindakan yang tepat. Tindakan tersebut dapat mencakup konfirmasi ulang atau penyesuaian rencana audit, perubahan tujuan atau lingkup audit, atau penghentian audit. Bila ada kebutuhan untuk merubah lingkup audit sebagai hasil perkembangan kegiatan audit lapangan,

23


hendaknya Ketua Tim audit mengkaji dan mengevaluasinya terlebih dahulu secara seksama. Perubahan lingkup audit selama kegiatan audit lapangan dapat dilakukan oleh Ketua Tim audit, namun harus mendapat persetujuan Klien.

3.5 Diskusi dan Evaluasi Hasil Audit Lapangan Seluruh fakta/informasi yang terkumpul hendaknya divalidasi dalam hal keakuratan, kehandalan, kecukupan, dan kesesuaiannya untuk memenuhi tujuan audit. Ketua Tim audit hendaknya mengidentifikasi konsekuensi dari keterbatasan informasi yang diperoleh selama kegiatan audit lapangan, dan hal ini hendaknya dikomunikasikan kepada Klien secepatnya. Demikian pula jika diperoleh informasi berharga di luar lingkup audit, namun dapat memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan audit, maka informasi tersebut sebaiknya dikomunikasikan pula kepada Klien. Bukti audit yang telah terverifikasi hendaknya dievaluasi terhadap kriteria audit yang telah ditetapkan untuk menghasilkan temuan audit. Temuan audit adalah ‘hasil penilaian dan evaluasi terhadap buktibukti audit yang terkumpul setelah membandingkan dengan kriteria audit yang disepakati’. Temuan audit dapat berupa ketaatan/kesesuaian (compliance/conformity) atau ketidaktaatan/ ketidaksesuaian (incompliance/non-conformity). Bila tercakup dalam tujuan dan lingkup audit, maka temuan audit dapat pula mengidentifikasi peluang peningkatan atau penyempurnaan kinerja pengelolaan lingkungan (area of concern atau area for improvement). Walaupun tidak tercakup dalam lingkup audit, temuan ketaatan/kesesuaian terhadap kriteria audit sebaiknya juga dirangkum untuk memperagakan ketaatan/kesesuaian tapak, fungsi atau proses yang diaudit. Bila tercakup, setiap temuan ketaatan/kesesuaian dan bukti pendukungnya hendaknya didokumentasikan. Temuan ketidaktaatan/ketidaksesuaian hendaknya ditinjau bersama dengan Auditi untuk memperoleh kepastian bahwa bukti audit adalah ‘akurat’, selain untuk memastikan bahwa temuan dipahami oleh Auditi. Bila terdapat perbedaan pendapat perihal bukti dan/atau temuan audit, hendaknya Tim audit berupaya menyelesaikannya dengan Auditi sebelum pertemuan penutup. Sebelum dilakukan pertemuan penutup untuk melaporkan hasil audit lapangan, Tim audit hendaknya berdiskusi, untuk: a. mengkaji ulang seluruh temuan audit dan bukti audit lainnya yang relevan, dengan mengacu pada tujuan dan lingkup audit; dan b. merumuskan dan menyepakati kesimpulan audit, dengan mempertimbang¬kan adanya faktor ketidakpastian dalam proses audit; Temuan audit harus akurat dan objektif, tidak subjektif atau menggunakan opini pribadi, jelas dan didukung oleh bukti audit yang terverifikasi, serta mudah dipahami oleh Auditi. Oleh karenanya, pernyataan temuan audit hendaknya memuat: a. Apa bukti yang diperoleh dan bagaimana cara memperolehnya; b. Dimana dan kapan bukti diperoleh; c. Proses/fungsi/area kerja yang diaudit; dan d. Persyaratan atau kriteria audit yang harus dipenuhi. Bila diperlukan, Tim audit dapat mengelompokkan temuan ketidaktaatan/ ketidaksesuaian, untuk memberikan penekanan atau fokus dan prioritas dalam melakukan tindakan perbaikan, misalnya kategori temuan sangat penting (major) dan cukup penting (minor). Seluruh temuan dan bukti audit pendukungnya harus direkam dan didokumentasikan.

24



3.6 Menyusun Laporan Hasil Audit Lapangan Laporan hasil audit lapangan merupakan laporan sementara, bukan merupakan laporan final (akhir). Laporan ini umumnya berupa laporan ringkas, hanya memuat proses audit lapangan yang dilakukan, temuan audit, kesimpulan audit sementara, dan keterbatasan audit (bila ada). Ketua Tim audit bertanggungjawab untuk menyusun laporan hasil audit lapangan, dibantu oleh Anggota Tim audit lainnya. Perubahan terhadap temuan maupun kesimpulan audit sementara dimungkinkan terjadi pada laporan audit lengkap (akhir), berdasarkan hasil diskusi dan tanggapan/klarifikasi Auditi pada pertemuan penutup dan/atau evaluasi ulang fakta dan bukti audit saat Tim audit menyusun laporan akhir.

3.7 Pertemuan Penutup Sebelum meninggalkan tapak kegiatan Auditi dan mengakhiri kegiatan audit lapangan, Tim audit hendaknya melaksanakan pertemuan penutup. Tujuan dari pertemuan penutup ini adalah untuk memaparkan temuan dan kesimpulan audit sementara kepada Auditi, serta memperoleh kesepakatan Auditi atas hasil audit lapangan. Pertemuan penutup dipimpin oleh Ketua Tim audit, dihadiri oleh Wakil Manajemen Auditi, dan bila sesuai dapat pula dihadiri oleh Klien. Dalam pertemuan penutup ini, Ketua Tim audit hendaknya memberitahukan kepada Auditi tentang situasi yang dijumpai selama audit yang dapat mengurangi tingkat kepercayaan terhadap kesimpulan audit. Pertemuan penutup hendaknya dilaksanakan secara formal, dan risalah pertemuan termasuk rekaman kehadiran, sebaiknya didokumentasikan. Tim audit harus memberikan kesempatan kepada Auditi untuk melakukan klarifikasi dan/atau sanggahan/keberatan atas temuan dan kesimpulan audit. Setiap perbedaan pendapat yang terkait dengan temuan dan/atau kesimpulan audit antara Tim audit dan Auditi hendaknya didiskusikan, dan bila memungkinkan saat itu pula diselesaikan/disepakati. Bila tidak dapat diselesaikan, seluruh pendapat yang disampaikan dalam pertemuan penutup hendaknya dicatat dan didokumentasikan, untuk nantinya dimuat dalam laporan audit akhir. KOTAK-6. AGENDA PERTEMUAN PENUTUP Agenda pertemuan penutup minimal mencakup namun tidak terbatas pada: a. Paparan Ketua Tim audit tentang: • Proses audit yang dilaksanakan, termasuk kendala atau keterbatasan yang dijumpai selama audit lapangan berlangsung (bila ada); • Hasil audit, khususnya temuan audit; • Kesimpulan audit sementara. • Penjelasan Ketua Tim audit tentang situasi yg dijumpai selama audit yg dapat mengurangi tingkat kepercayaan kesimpulan audit b. Tanggapan dan/atau klarifikasi Auditi terhadap hasil dan kesimpulan audit sementara. Auditi berhak memberikan persetujuan atau keberatan atas temuan dan kesimpulan audit sementara.

25


Foto: Endro

26



4

PELAPORAN AUDIT

Kegiatan penyusunan, pengesahan, dan penyampaian laporan audit merupakan kegiatan akhir dalam proses audit. Keseluruhan proses audit dan hasil audit diperagakan dalam laporan audit. Laporan audit yang akurat dan handal diperlukan untuk menjadi landasan bagi Klien dalam mengambil keputusan. Untuk itu, seyogyanya laporan audit disusun berlandaskan bukti objektif dan terverifikasi.

4.1 Persiapan Penyusunan Laporan Audit Ketua Tim audit bertanggungjawab penuh dalam penyiapan laporan audit dan juga terhadap isi laporan audit. Laporan audit hendaknya memaparkan informasi hasil audit sesuai dengan yang telah direncanakan dalam rencana audit (audit plan) dan sepatutnya mampu membantu Klien untuk memahami temuan dan kesimpulan audit. Hal pertama yang hendaknya dilakukan Tim audit dalam persiapan penyusunan laporan audit adalah mengorganisasikan dan melengkapi dokumen kerja auditor, termasuk protokol audit, fakta dan bukti terverifikasi, temuan audit, dan dokumen pendukung temuan audit, serta dokumen administrasi lainnya. Laporan audit hendaknya dirancang untuk kebutuhan dan kepentingan Klien, termasuk kelompok sasaran penerima dan pengguna laporan audit yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain itu, perlu pula dipertimbangkan bahwa laporan audit hendaknya mudah dipahami oleh Auditi, sehingga Auditi mampu menyusun dan melaksanakan tindakan perbaikan, pencegahan, dan peningkatan dan/atau penyempurnaan unjuk kerja pengelolaan lingkungan. Laporan audit hendaknya mampu memperagakan informasi yang objektif, jelas, ringkas, dan akurat. Tipe informasi dan tingkat kerincian yang dimuat dalam laporan audit tergantung pada kompleksitas dan taraf kepentingan topik audit.

4.2 Evaluasi Bukti Audit dan Temuan Audit Laporan hasil audit lapangan dan hasil diskusi dengan Auditi pada pertemuan penutup hendaknya dikaji dan dievaluasi kembali oleh Tim Audit, dan menjadi dasar pertimbangan dalam menyusun laporan audit akhir (final). Demikian pula, seluruh bukti terverifikasi hendaknya divalidasi dalam hal keakuratan, kehandalan, kecukupan, dan kesesuaiannya. Penting diperhatikan bahwa temuan audit harus ‘relevan’ dengan tujuan audit dan ‘objektif’, dalam arti temuan audit bebas dari bias, tidak ada faktor yang mempengaruhi keputusan terhadap temuan, dan didukung oleh bukti audit terverifikasi. Peran Ketua Tim audit sangat penting dalam evaluasi ulang bukti audit dan menetapkan keputusan temuan audit. Karenanya, Ketua Tim audit harus memastikan dan meyakini benar bahwa seluruh temuan yang akan diterbitkan didukung oleh bukti yang cukup dan telah diverifikasi. Walaupun bukti dan temuan audit diperoleh dan diusulkan oleh anggota tim audit, ketetapan temuan merupakan kewenangan Ketua Tim audit, dan setelah ketetapan temuan diputuskan, maka tanggungjawab atas temuan sepenuhnya berada pada Ketua Tim audit. Salah satu cara mudah untuk menentukan apakah suatu temuan dinilai cukup dan memadai adalah

27


dengan melakukan ‘cross review’ diantara anggota tim audit. Suatu temuan dinilai cukup dan memadai secara kualitas dan kuantitas, bila lebih dari seorang auditor yang kompeten dan mandiri menghasilkan penilaian yang sama terhadap sekumpulan bukti audit yang dibandingkan dengan menggunakan kriteria audit yang sama.

4.3 Menetapkan Kesimpulan dan Rekomendasi Audit Saat akan merumuskan dan menetapkan kesimpulan audit, Ketua Tim audit hendaknya memperhatikan dan mempertimbangkan adanya faktor ‘ketidakpastian’ dalam proses audit. Hal ini penting dipertimbangkan agar kesimpulan audit tidak berlebihan dan berlandaskan atas bukti audit terverifikasi. Patut diperhatikan oleh Ketua Tim audit bahwa kesimpulan audit harus mampu menjawab tujuan audit sebagaimana termuat dalam dokumen rencana audit yang telah disepakati Klien. Selain itu, kesimpulan audit hendaknya dapat pula mencakup hal-hal berikut, misalnya: a. Keluasan dari ketaatan atau ketidaktaatan Auditi terhadap kriteria audit; b. Efektifitas penerapan, pemeliharaan, dan peningkatan/penyempurnaan kinerja pengelolaan lingkungan hidup. c. Kemampuan proses evaluasi dari manajemen Auditi dalam memastikan keberlanjutan (sustainability) penaatan, kecukupan, efektifitas, dan peningkatan/ penyempurnaan kinerja pengelolaan lingkungan hidup. Kesimpulan audit tidak perlu mengulang kembali hasil-hasil temuan audit, namun bila diperlukan temuan audit dapat dikelompokkan berdasarkan kategori sesuai dengan permintaan/kepentingan Klien, seperti jumlah temuan audit berdasarkan area/fungsi kerja, atau komponen/media lingkungan, atau tingkat kepentingan dampak/bahaya yang ditimbulkan. Rekomendasi audit merupakan suatu arahan tentang hal-hal yang perlu dilakukan Auditi dalam rangka menindaklanjuti hasil temuan audit. Sifat dari rekomendasi audit adalah rekomendasi umum (general recommendation), bukan rekomendasi teknikal yang rinci. Penyusunan rekomendasi audit dilandasi oleh hasil temuan audit dan kesimpulan audit, dan hendaknya mampu memberikan arahan dan kerangka bagi Auditi untuk menyusun tindakan perbaikan dan pencegahan, dan/atau peningkatan unjuk kerja pengelolaan lingkungan. Rekomendasi audit dapat berupa arahan untuk: • perbaikan dan/atau pencegahan dari suatu ketidaktaatan atau penyimpangan terhadap peraturan perundang-undangan lingkungan hidup; • meningkatkan efektifitas pengelolaan lingkungan hidup agar kinerja pengelolaan lingkungan meningkat; • menghindari terjadinya suatu resiko/bahaya lingkungan yang membahayakan kesehatan dan keselamatan manusia serta lingkungan hidup.

4.4 Menyusun Laporan Audit Dalam penyusunan laporan audit, tidak ada ketentuan baku yang mengatur format atau sistematika laporan audit. Format atau sistematika setiap laporan audit dapat berbeda-beda, tergantung kepada kepentingan dan keinginan Klien. Tim audit diberikan keleluasaan untuk memaparkan laporan audit dalam sistematika yang paling sesuai dengan tujuan dan lingkup audit. Namun perlu diingat dan diperhatikan bahwa sistematika laporan audit hendaknya disepakati terlebih dahulu dengan Klien saat penyusunan dokumen rencana audit. Bila terjadi perubahan yang tidak sesuai dengan rencana audit, hendaknya Ketua Tim audit

28



menyampaikan dan meminta persetujuan Klien sebelum memutuskan menggunakan sistematika laporan audit yang baru. Walaupun format dan sistematika laporan dapat berbeda-beda, namun pada umumnya laporan audit memuat 4 (empat) unsur/bagian pokok, yaitu: a. Informasi Umum; bagian ini memuat dan menjelaskan informasi umum tentang latar belakang dan tujuan audit, identitas pihak yang terlibat dalam audit, serta proses audit dan pelaksanaannya, termasuk lingkup dan kriteria audit, serta metodologi audit. b. Temuan Audit; bagian ini merupakan bagian utama isi laporan yang memuat hasil audit. Sistimatika paparan temuan audit dapat disusun berdasarkan pendekatan lingkup audit menurut organisasi fungsional, proses, area kerja, tapak kegiatan/fasilitas, komponen dan isu lingkungan, atau kombinasi diantaranya. c. Kesimpulan Audit; bagian ini memuat evaluasi menyeluruh temuan audit dan secara jelas mampu menjawab tujuan audit yang ditetapkan dalam rencana audit. Pada bagian ini, bila sesuai, dapat pula dimuat rekomendasi atau saran tindak lanjut audit. d. Lampiran; bagian ini memuat data dan/atau informasi pendukung yang penting dan relevan dengan temuan audit, seperti protokol audit, daftar dokumen/rekaman yang diperiksa/dievaluasi, daftar personil yang diwawancarai, daftar fasilitas yang diobservasi, dan informasi lainnya. Laporan audit hendaknya lengkap, akurat, jelas dan ringkas, artinya siapapun pihak berkepentingan yang membaca laporan audit dapat langsung memahami esensi pokok isi laporan audit, tanpa harus mendapat penjelasan terlebih dahulu dari Tim Audit, misalnya melalui proses presentasi/paparan laporan audit. Laporan audit hendaknya menyajikan dokumentasi yang cukup, termasuk rujukan dan informasi kunci, untuk mendukung temuan audit yang termuat dalam laporan, dan memungkinkan dilakukannya evaluasi ulang audit di waktu mendatang, dan/atau oleh pihak lain. Sebagai suatu bentuk pertanggung-gugatan, laporan audit harus ditanda-tangani oleh Ketua Tim audit dengan membuat pernyataan bertanggungjawab penuh terhadap kebenaran dan akurasi laporan audit. KOTAK-7. CAKUPAN LAPORAN AUDIT Laporan audit ‘minimal’ harus mencakup atau memuat hal berikut: a. tujuan audit; b. lingkup audit, khususnya identifikasi unit organisasi dan fungsional atau proses yang diaudit dan rentang waktu yang dicakup dalam audit; c. identitas Klien dan Auditi; d. identitas Tim audit (Ketua dan anggota, serta tenaga ahli); e. identitas tapak kegiatan Auditi; f. waktu (tanggal) dan lamanya proses audit, termasuk jadual proses audit keseluruhan g. ringkasan proses audit, termasuk adanya faktor ketidakpastian, keterbasan, dan/atau setiap hambatan yang dihadapi, yang dapat menyebabkan berkurangnya tingkat kepercayaan terhadap kesimpulan audit; h. kriteria audit; i. temuan audit; j. kesimpulan audit. bersambung...

29


lanjutannya... k. area atau bidang yang tidak dapat di-audit, meskipun ditetapkan dalam lingkup audit; l. keterbatasan data/informasi yang tersedia dan konsekuensinya terhadap audit, pengecualian, perubahan dan penyimpanangan dari lingkup audit yang telah disepakati dan disetujui; m. setiap perbedaan pendapat yang tidak dapat diselesaikan antara Tim audit dan Auditi; n. rekomendasi perbaikan dan peningkatan; o. pernyataan kerahasiaan Auditor.

4.5 Pengesahan, Kepemilikan, dan Distribusi Laporan Audit Laporan audit hendaknya diterbitkan dan diserahkan kepada Klien pada waktu yang telah disepakati dalam rencana audit. Bila hal ini tidak memungkinkan, misalnya terjadi penundaan, hendaknya alasan penundaan tersebut dikomunikasikan kepada Klien, dan tanggal terbit yang baru hendaknya ditetapkan dan disepakati kembali. Laporan audit hendaknya diberi tanggal terbit. Laporan audit yang telah disetujui Klien hendaknya diberikan tanda bukti pengesahan laporan tersebut oleh Klien. Secara prinsip, hak kepemilikan laporan audit ada pada Klien, sehingga merupakan kewenangan Klien pula untuk menentukan pihak-pihak penerima laporan audit. Pada dasarnya laporan audit bersifat rahasia (confidential), namun ketentuan kerahasiaan tersebut merupakan wewenang Klien untuk menentukan apakah laporan audit bersifat rahasia atau terbuka untuk publik. Selain itu, bila ketentuan hukum menyatakan laporan audit tertentu dapat dibuka kepada publik, maka hal tersebut dapat dilakukan. Tim audit dan seluruh penerima laporan audit dari Klien hendaknya menghormati dan memelihara kerahasiaan laporan, dengan tidak melakukan publikasi laporan audit kecuali diperintahkan dan mendapat ijin dari Klien.

4.6 Akhir Audit Proses audit dinyatakan selesai bila seluruh kegiatan yang termuat dalam rencana audit telah dilaksanakan, dan laporan audit telah disetujui dan disahkan oleh Klien audit, serta laporan telah didistribusikan. Dokumen dan/atau rekaman yang terkait dengan audit sebaiknya disimpan atau dimusnahkan melalui kesepakatan antara pihak-pihak yang berpartisipasi dalam audit, dan memperhatikan ketentutan peraturan perundang-undangan dan persyaratan yang berlaku.

4.7 Kerahasiaan Seluruh dokumen, rekaman, data, dan informasi yang berkaitan dengan proses dan hasil audit bersifat rahasia. Tim audit hendaknya menghormati dan menjaga kerahasiaan tersebut, dan hanya membuka informasi tersebut kepada Klien dan/atau pihak-pihak yang mendapat ijin dari Klien. Sifat kerahasian proses dan hasil audit mengikat secara hukum, dan hendaknya pernyataan kerahasiaan Tim audit (confidential statement) tersebut didokumentasikan dalam laporan audit. Pernyataan kerahasiaan Tim audit, berisi pernyataan untuk menjaga kerahasiaan seluruh data dan informasi

30



yang diperoleh selama proses pelaksanaan audit, dan tidak akan membuka atau memaparkan data dan informasi yang diperolehnya tersebut kepada pihak lain tanpa persetujuan Klien.

4.8 Tindak Lanjut Audit Laporan audit, termasuk rekomendasi audit yang telah disetujui dan disahkan oleh Klien hendaknya ditindaklanjuti oleh Auditi, dengan menyusun rencana atau program tindakan perbaikan dan pencegahan (CPAP-corrective and preventive action plan). CPAP sepenuhnya adalah tanggungjawab Auditi untuk menyusun dan melaksanakannya. Untuk menjamin dan memastikan bahwa CPAP dilaksanakan dengan cara yang tepat, Auditi hendaknya terlebih dahulu melakukan investigasi dan menganalisa ‘akar penyebab’ ketidaktaatan/ketidaksesuaian. Hasil investigasi dan analisa tersebut selanjutnya menjadi dasar bagi penyusunan CPAP. CPAP hendaknya memadai dan sesuai dengan besarnya masalah dan dampak/bahaya lingkungan yang ditimbulkan, serta mencakup tindakan penanganan ketidaktaatan/ ketidaksesuaian yang bersifat aktual (sedang terjadi) maupun yang potensial (mungkin akan terjadi), sebagaimana berikut: a. a) Ketidaktaatan ‘aktual’, mencakup: • Tindakan perbaikan untuk mengendalikan, mengatasi, dan memulihkan dampak lingkungan yang sedang terjadi, atau disebut pula dengan tindakan koreksi, • Tindakan pencegahan untuk mencegah berulangnya kembali ketidaktaatan /ketidaksesuaian (avoid recurrence) yang sama di masa mendatang, atau disebut pula dengan tindakan korektif. b. Ketidaktaatan ‘potensial’, yaitu suatu tindakan pencegahan untuk menghindari/mencegah agar tidak terjadi penyimpangan/ketidaktaatan dan dampak/bahaya lingkungan (avoid occurrence), atau disebut pula dengan tindakan pencegahan.

Dalam menyusun CPAP, hendaknya dilengkapi dengan kerangka waktu penyelesaian dan disepakati oleh Klien. Secara berkala, Auditi hendaknya memberikan informasi kepada Klien tentang status dan kemajuan tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilaksanakannya tersebut. Untuk memastikan CPAP dilaksanakan dengan efektif dan sesuai rencana, Klien dapat melakukan verifikasi terhadap penyelesaian dan efektifitas dari tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilaksanakan Auditi tersebut.

31


Foto: Endro

32



5

ATRIBUT DAN ETIKA AUDITOR

Selain persyaratan kompetensi yang ditunjukkan oleh sertifikat kompetensi Auditor Lingkungan Hidup, seorang Auditor hendaknya memiliki dan mampu memperagakan seperangkat atribut personal berikut dalam melaksanakan proses audit: • Ber-etika (ethical); adil, jujur, mengungkapkan kebenaran, dan bijaksana • Berpikiran terbuka (open minded); bijak dalam mempertimbangkan ide atau pendapat alternatif • Diplomatis (diplomatic); bijak dalam berkomunikasi dan berhadapan dengan orang lain • Pemerhati keadaan sekitar (observant); selalu aktif memperhatikan kegiatan dan kondisi lingkungan yang ada di sekitarnya • Cerdas (perceptive); peduli dan mampu memahami berbagai situasi • Luwes (versatile); mampu beradaptasi pada berbagai situasi yang berbeda • Gigih (tenacious); memiliki kegigihan & berfokus untuk mencapai tujuan • Tegas (decisive); mampu menyimpulkan sesuatu dengan cepat berdasarkan alasan dan analisa yang logis • Percaya diri (self reliant); mampu bertindak dan bekerja secara mandiri sekaligus berinteraksi secara efektif dengan yang lainnya Dalam menjalankan profesinya, seorang Auditor hendaknya menerapkan dan memelihara etika profesi Auditor sebagai berikut: 1. Cerdas, jujur, objektif dalam setiap menjalankan tugas pekerjaan. Tidak memuat pernyataan dalam laporan audit yang dipercaya tidak benar atau menyesatkan yang disebabkan oleh kurangnya informasi. 2. Jika menjumpai kegiatan Auditi yang melanggar hukum (ilegal) atau berpotensi bahaya hendaknya segera menginformasikan kepada wakil Auditi, dan kegiatan tersebut diberikan perhatian khusus, dan pemberitahuan tersebut harus dilakukan secara tertulis. 3. Tidak membuka rahasia hasil audit atau informasi apapun kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis dari Klien, kecuali bila dipersyaratkan dan ditentukan oleh hukum. 4. Tidak melaksanakan kontrak atau tugas yang diketahui diluar kemampuan dan kapabilitas profesionalnya. 5. Tidak menerima apapun dan berapapun nilainya dari pihak-pihak yang dapat menyebabkan keberpihakan atau diasumsikan akan mempengaruhi keberpihakan penilaian profesionalnya. 6. Informasi dari Auditi, Klien atau organisasi lainnya tidak akan digunakan tanpa melakukan verifikasi dan validasi. 7. Seluruh proses audit akan dilaksanakan sesuai dengan standar dan acuan yang berlaku. 8. Akan memelihara rekaman (log sheet) dari seluruh pekerjaan audit yang dilakukan dan pelatihan yang diikuti. 9. Akan selalu terus menerus berupaya meningkatkan kemampuan, efektifitas, dan mutu dari jasa profesionalnya. 10. Tidak akan berpartisipasi dalam audit yang tidak mampu dilakukan karena tidak fasih dalam bahasa yang disepakati dalam audit.

33


KOTAK-8. SIKAP DAN KETRAMPILAN AUDITOR Seorang Auditor lingkungan hendaknya mempunyai sikap dan ketrampilan sebagai berikut: • Berkemampuan mengungkapkan dengan jelas konsep dan ide secara lisan dan tulisan • Memiliki ketrampilan individu untuk efektifitas dan efisiensi pelaksanaan audit, komunikasi, diplomasi, dan sopan santun. • Berkemampuan menjaga sifat kemandirian dan penilaian objektif. • Memiliki ketrampilan mengorganisasikan diri pribadi. • Berkemampuan menilai yang didasarkan atas bukti-bukti objektif. • Berkemampuan berperilaku baik sesuai dgn budaya dan tata krama tempat audit.

34



RUJUKAN Anis, Rustiawan. 2006. Panduan Pelaksanaan Audit Berdasarkan SNI 19011-2005. Jakarta. Amar Binaya Karsa, PT. 2005. Panduan Praktis Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO-14001:2004 (SNI 19-14001-2005). Jakarta. Amar Binaya Karsa, PT. 2009. Panduan Evaluasi Audit Lingkungan Hiudp yang Diwajibkan. Jakarta. Badan Standardisasi Nasional (BSN). 2005. Standar Nasional Indonesia, SNI 19-19011¬2005, Panduan Audit Sistem Mananejem Mutu dan/atau Lingkungan. Jakarta. Callenbach, Ernst. (1993). Eco-Management: The Elmwood Guide to Ecological Auditing and Sustainable Business. Bernett-Koehler Publishers. San Francisco. European Parliament and of the Council. 2001. Regulation (EC) No. 761/2001 Allowing Voluntary Participation by Organization in a Community Eco-Management and Audit Scheme (EMAS). Greeno, J.Ladd. 1985. Environmental Auditing : Fundamentals and Technique. Center for Environmental Assurance, Arthur D.Little Inc. John Willey & Sons. New York. International Organization for Standardization (ISO). 2004. ISO 14001:2004 Environmental Management System, Specification and Guidance for Use. Geneve. International Organization for Standardization (ISO). 2002. ISO 19011:2002 Guidelines for Quality and Environmental Management System Auditing. Geneve. International Personnel Certification Association. 2005. Specification for the Development of Certification for the Certification of QMS and EMS Auditors, issue 4. International Chamber of Commerce (ICC). 1989. Environmental Auditing. Paris. Institute of Environmental Management and Assessment (IEMA). 2010. Environmental Auditor Pack. London, UK. Kementerian Lingkungan Hidup. 2010. Peraturan Menteri Lingkungan Hidup No.17 Tahun 2010 tentang Audit Lingkungan Hidup. Kementerian Lingkungan Hidup. 2001. Keputusan Menteri Lingkungan Hidup No.30 Tahun 2001 tentang Audit Lingkungan Hidup yang Diwajibkan Ledgerwood, Grant. 1994. Implementing and Environmental Audit: How to Gain Competitive Advantage using Quality and Environmental Responsibility. Financial Time Series, Irwin Professional Publishing. USA Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang No.32 Tahun 2009 tentang Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup. Spedding, Linda; David Jones; Christopper Dering. 1994. Eco-Management and Eco Auditing: Environmental Issues in Business. Wiley Chnacery Law. Willig, John. 1995. Auditing for Environmental Quality Leadership: Beyond Compliance to Environmental Excellence. John Willey & Sons. New York.

35


PROTOKOL / TATA LAKSANA AUDIT LINGKUNGAN Det Norske Veritas. 1994. International Environmental Rating System. DNV Loss Control Institute. Atlanta, Georgia, USA. Global Environmental Management Initiatives-GEMI. 1994b. Environmental Self Assessment Program. Washington DC, USA. Health and Safety Technology and Management (HASTAM). 1991. Environmental Audit: A Complete Guide to Undertaking an Environmental Audit for Your Business. Mercury Books. London. KPMG Environmental Consulting. 1993. Environmental Management System Verification Test. The Hague, The Netherlands. Mc.Gaw, David. 1993. Environmental Auditing and Compliance Manual. Environmental Resource Center. Van Nostrand Reinhold. New York.

36



TERMINOLOGI DAN DEFINISI Audit

proses yang sistematik, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi Catatan: dalam uraian panduan, terminologi ‘audit’ bermakna pula ‘audit lingkungan hidup yang diwajibkan’

Audit lingkungan hidup

evaluasi yang dilakukan untuk menilai ‘ketaatan’ penanggung jawab usaha dan/atau kegiatan terhadap persyaratan hukum dan kebijakan yang ditetapkan oleh pemerintah. Catatan: dalam uraian panduan, terminologi ‘audit lingkungan hidup yang diwajiban’ hanya disebut ‘audit’

Auditi Audit Team Leader Auditor Bukti audit

Interviewee Klien

penanggungjawab usaha dan /atau kegiatan yang diaudit Seseorang dengan kualifikasi ‘auditor utama’, dan bertindak sebagai pemimpin tim audit (ketua tim audit) dalam suatu proses audit. Orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. Bukti audit mungkin bersifat kualitatif atau kuantitatif. orang yang diwawawancarai dalam kegiatan audit lapangan Pihak atau instansi yang memerintahkan dilaksanakannya audit. Catatan: instansi dimaksud dalam panduan ini adalah ‘Kementerian Lingkungan Hidup’

Kriteria audit

seperangkat kebijakan, prosedur, atau persyaratan Catatan: persyaratan dimaksud dalam panduan ini adalah ketentuan peraturan dan perundang¬undangan yang berkaitan dengan pengelolaan lingkungan hidup

Kompetensi

atribut dan kemampuan seseorang yang ditunjukkan dalam menerapkan pengetahuan dan keterampilan.

Lingkup audit

cakupan dan batasan dari suatu audit

Tapak

lokasi dengan batas geografis yang ditentukan dan dimana dilakukan berbagai kegiatan di bawah tanggungjawab suatu organisasi usaha dan/atau kegiatan.

Temuan audit

hasil evaluasi dari bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit. Temuan audit dapat mengindikasikan baik ketaatan/kesesuaian ataupun ketidaktaatan/ketidaksesuaian dengan kriteria audit atau peluang perbaikan.

Tenaga ahli

orang yang memberikan pengetahuan atau keahlian khusus kepada tim audit

37


Tim audit Rencana audit

Satu auditor atau lebih yang melaksanakan audit, yang bila dibutuhkan dapat didukung oleh tenaga ahli. uraian kegiatan dan pengaturan untuk pelaksanaan audit

DAFTAR SINGKATAN

38

APD

Alat Pelindung Diri

MEA

Mandatory Environmental Audit (audit lingkungan hidup yang diwajibkan)

ISO

International Organization for Standardization

KLH

Kementerian Lingkungan Hidup

SNI

Standar Nasional Indonesia

LSK

Lembaga Sertifikasi Kompetensi

LPK

Lembaga Pelatihan Kompetensi

CPA

Corrective Preventive Action

CPAP

Corective Preventive Action Program

PPLH

Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup

ATL

Audit Tim Leader




PPP Audit Lingkungan Hidup

Recommend Documents