Pengantar
Fungsi-fungsi manajemen adalah syarat utama bagi suatu perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Planning, Organizing, Directing, Monitoring & Controlling adalah komponen-komponen penting tersebut.
Untuk lebih jelasnya saya akan memaparkan fungsi-fungsi manajemen melalui suatu perusahaan yang memiliki sistem manajemen yang baik. Perusahaan tersebut bekerja di bidang jasa pertaksian yaitu taksi "Express Group". Jasa pertaksian ini cukup familiar di masyarakat dan bisa bersaing dengan Jasa pertaksian lainnya dikarenakan memiliki sistem manajemen yang baik.
Planning
Di dalam Ilmu Manajemen Planning atau Perencanaan adalah tahap awal berdirinya suatu perusahaan. Dalam Perusahaan taksi Express, perencanaan ini mencakup :
Penentuan Visi dan Misi perusahaan
Menentukan Strategi dan Taktik yang diaplikasikan pada pelaksanaan kerja.
Mengalokasikan dan Menentukan Sumber Daya yang diperlukan
Menetapkan standar dan indikator keberhasilan suatu usaha
Visi Perusahaan :
Menjadi perusahaan transportasi utama di Indonesia yang memberikan nilai tambah maksimum kepada pemerintah, pemegang saham, mitra bisnis, karyawan, konsumen, dan masyarakat sekitar.
Misi Perusahaan :
Menyediakan jasa transportasi darat yang professional dan terpadu berbasis pada nilai-nilai tata kelola perusahaan yang baik yang memegang etika bisnis yang tinggi dan menguntungakan stakeholder perusahaan.
Indikator Utama :
Menyediakan jasa transportasi yang efisien waktu
Tercapainya kenyamanan dan kepuasan pelanggan atas jasa yang diberikan
Menjaga kesejahteraan seluruh stakeholder perusahaan
Strategi :
Strategi yang digunakan Express group dalam menjalankan usaha yakni berfokus kepada tiga aspek yaitu ekspansi bisnis, peningkatan efisiensi, dan konsistensi dalam menjaga kualitas jasa layanan. Selain itu Express group juga memiliki Core Value yang dijunjung yakni Care, Teamwork, Spirit, Dicipline, Commitment.
Sumber daya :
Pengalokasian sumber daya yang baik dapat diawali dengan menempatkan Sumber Daya Manusia yang baik, yakni dengan melakukan seleksi dan penempatan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh posisi pada struktur organisasi perusahaan.
Sumber daya yang digunakan oleh perusahaan ini contohnya adalah barang berbentuk mobil yang nyaman dan terawat untuk kepuasan pelanggan tentunya, dengan sumber daya manusia yang baik dan ahli dalam berkendara dan mengetahui seluk beluk tentang mobil.
Organizing
Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan orgnanisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan dengan baik.
Berikut adalah Struktur Organisasi dari Express Group :
Dewan komisaris bertugas mengawasi jalannya perusahaan dan memberikan masukan masukan pada direktur.
Presiden direktur adalah pimpinan tertinggi dalam perusahaan Express Group. Ini lah yang memimpin dan mengarahkan perusahaan dalam hal :
a. Menyusun strategi
b. Menjalin dengan hubungan kemitraan
c. Mengatur investasi , alokasi , dan divestasi
d. Memimpin direksi
e. Memastikan prinsip tata kelola perusahaan dilaksanakan dengan baik
3. Internal audit yang membawahi seluruh bagian pengawasan di perusahaan.
4. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia, terkait dengan pengadaan kerja demi kelangsungan usaha jasa perusahaan. Melakukan pelatihan-pelatihan guna meningkatkan kualitas SDM.
5. Kepala Bagian Operasional, terkait dengan sistem jadwal pengoperasian dan sirkulasi pengemudi di perusahaan.
6. Kepala Bagian Pengembangan Bisnis, ini membawahi 3 bagian yaitu :
a. Infomasi teknologi IT
b. Total quality Management TQM
c. Public relation PR
7. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi, tugasnya mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan keuangan beserta administrasinya, membuat laporan informasi keuangan, melakukan pengawasan dan pengendalian bidang keuangan.
8. Kepala Bagian Corporate Affairs, melakukan komunikasi dengan para stakeholder dan konsumen.
Contoh pelaksanaan fungsi organisasi dalam perusahaan ini :
- Mengalokasikan sumber daya , merumuskan dan menetapkan tugas , dan menerapkan prosedur yang telah di tentukan
Melakukan listing terhadap sumber daya yang diperlukan seperti pada perusahaan ini membutuhkan sumber daya berupa mobil yang nyaman dan dilengkapi perlengkapan pertaxian seperti argo taxi dll. Selain itu, perusahaan ini membutuhkan orang-orang yang handal dan mengerti seluk beluk tentang mobil agar permasalahan teknis operasi bisa cepat diatasi. Terdapat juga pembagian tugas yakni seperti bagian repaint kendaraan, maintenance kendaraan, dll.
- Menetapkan stuktur organisasi yang menunjukan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
Dalam suatu struktur organisasi pastilah terdapat tingkatan-tingkatan manajemen, setiap tingkatan tentu memiliki kewenangan dan tanggung jawab yang berbeda. Seperti Presiden Direktur bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris atas berjalannya perusahaan. Dan Bagian Internal Audit adalah yang berwenang untuk melakukan pengawasan di perusahaan.
- Kegiatan perekrutan penyeleksian pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia atau tenaga kerja
Kegiatan perekrutan penyeleksian karyawan sangatlah ketat dan memiliki persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi pelamar kerja, tergantung kriteria yang dibutuhkan pada bagian pekerjaannya. Selain itu pelatihan yang dilakukan untuk memastikan para mitra kerja memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan. Seperti latihan berbahasa Inggris, latihan cara mengemudi yang aman,dll.
Dalam melakukan perekrutan , Divisi Bagian SDM melakukan seleksi yang ketat kepada para calon karyawan agar karyawan yang diterima yakni adalah karyawan yang kompeten dan memenuhi kriteria.
- Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat
Untuk mencapai kinerja perusahaan yang maksimal hendaknya perusahaan menetapkan prinsip "right man on the right place" yakni menetapkan orang yang tepat pada posisi yang tepat. Kegiatan ini dilakukan dengan melihat kriteria orang yang akan ditempatkan apakah sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan atau belum.
Directing and Implementation
Fungsi pengarahan dan implementasi yaitu proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi :
· Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
· Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan.
· Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.
Penerapan fungsi pengarahan dan implementasi pada perusahaan Express Group :
Yang mengarahkan sekaligus bertanggung jawab di perusahaan adalah
President Direktur.
Divisi bagian SDM melakukan Pendekatan dengan Mitra-mitra kerja untuk memberikan motivasi kerja dan pengarahan tentang bidang kerja agar para mitra dapat bekerja dengan efektif, efisien, dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
Pelaksanaan Core Value dari Express group yang salah satunya terdapat nilai Care yakni, Kepedulian terhadap rekan kerja dan konsumen yang sangat dijunjung.
Express Group yang mengimplementasikan sistem komunikasi radio serta penggunaan argometer yang ketat untuk armada-armadanya.
Implementasi DDS (digital dispatch system) merupakan sistem pemesanan taksi dan monitoring posisi taksi secara real time. Tujuannya, untuk meningkatkan layanan pada penumpang dari sisi delivery time dan feedback information. Selain itu, sistem ini berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan armada.
Pemilik Perusahaan mengimplementasikan "Taximeter System" agar keuntungan yang diperoleh dari jasa pertaksian jelas dan tidak mengalir kemanapun
Salah satu kebijakan Express yaitu dengan mewajibkan seluruh pool yang ada untuk melakukan penanaman pohon sebanyak 50-70 batang pohon, tergantung dari luasan area yang ada.
Monitoring and Controlling
Fungsi pengawasan dan pengendalian merupakan suatu fungsi manajemen dimana ada suatu nilai penjaminan bahwa organisasi bergerak ke arah tujuan-tujuannya. Proses ini diawali dengan pengawasan (monitoring) dan bila ada bagian-bagian dari proses kinerja perusahaan yang berada pada jalur yang salah, manajer harus mengambil tindakan korektif mengatasi masalah tersebut.
Contoh Penerapan fungsi pengawasan dan pengendalian pada Express Group yakni :
Dewan komisaris melakukan pengawasan atas jalannya usaha perusahaan
dan memberikan masukan masukan kepada para direktur.
Pada mulanya internal auditor dalam suatu perusahaan mempunyai fungsi yang terbatas, yaitu mengadakan pengawasan atas pembukuan, namun sejalan dengan meningkatnya sistem informasi akuntansi, aktivitas internal auditor tidak lagi berputar pada pengawasan pembukuan semata-mata.
Akan tetapi mencakup pemeriksaan dan evaluasi terhadap kecukupan dan efektivitas sistem organisasi, sistem internal control dan kualitas kertas kerja manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Express Group juga melakukan upgrading kepada para karyawanya agar meningkatkan layanan yang berkualitas dan nyaan untuk mempertahankan pelanggan. Untuk menjamin hal tersebut dari pihak Express Group sering menggunakan mystery shopper atau penumpang yang diminta untuk menguji sopir .
Exppress Group selalu mengadakan training pada mitra kerjanya, karena yang menciptakan image baik atau buruknya perusahaan ini adalah mitra kerjanya yang berinteraksi langsung dengan pelanggan , contohnya para pengemudi dilatih secara khusus agar memberikan layanan yang terbaik
Supervisor Customer Assurance
Dalam hal ini SCA melakukan support terhadap aktifitas pool(wilayah) yakni pengawasan dan pengendalian di bagian unit/tools/fasilitas/sistem kerja sebagai program perbaikan berkelanjutan.
TUGAS MANAJEMEN
Penerapan fungsi-fungsi manajemen pada :
PT. Express Transindo Utama Tbk
Nama : Ikang Pratama
NIM : 14221408
Kelas : Manajemen Produksi 1A
