Plan de trabajo archivístico integral

Plan de trabajo archivístico integral Organización de fondos acumulados Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez

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Plan de trabajo archivístico integral 12 de diciembre de 2012

Plan de trabajo archivístico integral Organización de fondos acumulados Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez 12/12/2012










Tabla de contenido Introducción ____________________________________________________________ 5 Objetivos ______________________________________________________________ 6 General ________________ ____________________________________ ______________________________________ _________________________________ _______________ 6 Específicos ________________ ____________________________________ _______________________________________ ______________________________ ___________ 6

Conceptos básicos _______________________________________________________ 7 Fondos acumulados _____________________________________________________ __________________________________________________________ _____ 7 Archivo ________________ ____________________________________ ______________________________________ _________________________________ _______________ 7 Archivo publico __________________ ______________________________________ ______________________________________ _______________________ _____ 7 Archivo Total _____________________ _________________________________________ ______________________________________ _______________________ _____ 7 Gestión documental _________________________ ____________________________________________ _________________________________ ______________ 7 Soporte documental ______________________________________ ________________________________________________________ ____________________ __ 7 Tabla de retención documental ______________________________________________ ________________________________________________ __ 7 Archivo de gestión _____________________________________________ ___________________________________________________________ ______________ 7 Archivo central ___________________ _______________________________________ ______________________________________ _______________________ _____ 8 Archivo histórico _________________ _____________________________________ ______________________________________ _______________________ _____ 8 Inventario documental ___________________ ______________________________________ ____________________________________ _________________ 8 Serie documental _________________ _____________________________________ ______________________________________ _______________________ _____ 8 Subserie documental ______________________________________________ _________________________________________________________ ___________ 8 Tipo documental__________________ ______________________________________ ______________________________________ _______________________ _____ 8 Depurar __________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________ ____________ 8 Cronología ________________ ____________________________________ _______________________________________ ______________________________ ___________ 8 Foliación __________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________ ____________ 9 Stiker__________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________ 9









Plan de trabajo archivístico integral 12 de diciembre de 2012 Recurso humano _________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________ 11 Insumos __________________ ______________________________________ ______________________________________ _____________________________ ___________ 11 Equipos _________________________________________________________________________ 11 Papelería ________________________________________________________________________ 12 Cajas _________________________________________________________________________ 12 Carpetas ________________________________________________________________________ 12 Lápices __________________________________________________________________________ 12 Saca ganchos _____________________________________________________________________ 12

Dotación __________________ ______________________________________ ______________________________________ _____________________________ ___________ 12 Espacios __________________ ______________________________________ ______________________________________ _____________________________ ___________ 12

Precio estimado por Dirección y Ejecución Ejecución de Proyecto (Estimado) (Estimado) ___________ 13 Costo económico por metro lineal___________________ lineal ______________________________________ __________________________ _______ 13 Costo temporal por metro lineal li neal _________________ ____________________________________ _____________________________ __________ 13

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ___ 14 Primer paso: Clasificación Documental _________________ _____________________________________ _______________________ ___ 14 Segundo paso: Identificación de Documentos de Apoyo A poyo__________________ _________________________ _______ 14 Tercer paso: Ordenación Documental __________________ ______________________________________ _______________________ ___ 14 Sistemas de Ordenación ___________________________________________________________ 14

Cuarto paso: Selección Documental Documental y Retiro de material metálico metálico (Depuración) ___ 15 Quinto paso: Foliación ___________________ ______________________________________ ___________________________________ ________________ 15 NO SE DEBE HACER _____________________________________________________________ 15

Sexto paso: identificación y rotulación rot ulación de unidades de conservación ______________ ______________ 15 Séptimo paso: organización de los archivos de gestión según las TRD. ____________ ____________ 16 Octavo paso: Transferencias Documentales ____________________________________ ____________________________________ 16 Proceso de consulta de Documentos_________________ ____________________________________ __________________________ _______ 16 Gestión Electrónica de Información _________________________________________________ 16 Automatización de procesos _______________________________________________________ 16

VALORACION____________________________

16









Plan de trabajo archivístico integral 12 de diciembre de 2012 Selección documental: _____________________________________________________________ 19 Selección Aleatoria _____________________________________ ________________________________________________________________ ___________________________ 20 Selección Sistemática ______________________________________________________________ 20 Selección Ejemplar ________________________________________________________________ 20 Selección Representativa _______________________________________ ___________________________________________________________ ____________________ 20










Introducción Por la importante labor que desarrolla el Cupotrans Help Logistic S. A. S para el país, es necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales harán parte de la memoria institucional institucional y nacional de Colombia. Una parte fundamental del sistema de información de esta entidad, es el sistema de información documental encargado de administrar todas las comunicaciones y documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales y es de vital importancia velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de archivo, así como de su organización y conservación y la prestación de los servicios archivísticos. Esta labor, esta encargada principalmente a un Secretario General en la mayoría de las entidades públicas y privadas de la nación, pero en casos específicos como el de esta empresa, es responsabilidad de los funcionarios administrativos, de acuerdo con el Artículo 16 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. También, son responsables los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de documentación. Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación, según lo establecido en el Artículo 17 de la Ley General de Archivos. Por la importancia que tiene para el Sistema de Administración Documental, ya que se constituye en la memoria institucional, se propone el presente proyecto, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y de las comunicaciones oficiales escritas en toda la entidad y facilitar la aplicación de la tabla de retención documental para cumplir así con el programa de gestión documental ordenado por el Archivo General de la Nación.












Objetivos General 

Elaborar un plan estratégico para la organización del fondo acumulado, que cumpla con toda la normatividad estipulada en la ley 594 del año 2000, acuerdo 02 de 2004, 041 de 2002 y 027 de 2006, por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organizació organizaciónn de fondos acumulados acumulados

Específicos 

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Detectar la documentación que está contaminada o se encuentra en deterioro para tratar de reparar su estado y mantener la información allí contenida en las mejores condiciones Determinar un criterio de organización que facilite la búsqueda y consulta de documente generados en periodos anteriores al actual. Detectar la cantidad de volumen documental para conocer los diferentes valores que se puedan encontrar en el fondo documental. Asegurar la adecuada conservación de los documentos que garanticen la mayor durabilidad de la información e historia que estos posean Seleccionar la documentación que se tiene un valor histórico para la entidad y la Nación










Conceptos básicos Fondos acumulados Corresponden a la totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el e l transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente.

Archivo Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Archivo publico Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Publico por entidades privadas.

Archivo Total Concepto que se hace referente al proceso integral de los documentos en su siclo vital.

Gestión documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación

Soporte documental Medios en los cuales se mantiene la información, según los materiales empleados. Además










Archivo central En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias pr opias oficinas y particulares en general.

Archivo histórico Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, este tipo de archivo también puede conservar archivos históricos, recibidos por donación deposito voluntario, adquisición o expropiación.

Inventario documental Relación detallada de cada uno de los documentos que conforman un proceso, serie o subserie.

Serie documental Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas en un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo: historias laborales, contratos, contratos, actas en informes, entre otros.

Subserie documental Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características especificas

Tipo documental Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,










Foliación Marcar el número de folio con lápiz de mina negra y blanda en la parte superior derecha de la hoja del documento.

Stiker Formato pequeño que se le pega a las carpetas celuguías para identificarlas con su contenido y procedencia de los documentos.

Carpeta Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.










Descripción de la situación actual (resumen de diagnóstico) Al momento de realizar el diagnostico previo del fondo acumulado de Cupotrans Help Logistic S. A. S., se evidencia que este no cumple con las normas de archivística nacional, pues se encuentra con una previa clasificación, pero carece de ordenamiento consecutivo cronológico, alfabético y numérico, y es notable como para iniciar el proceso archivístico, es necesario tomar decisiones que conlleven a la mejor forma de conservación de cada uno de los documentos. La documentación contenida en este fondo se encuentra altamente expuesta a factores externos de alteración, ya sean biológicos, de desastres, medioambientales o antropogénicos, pues toda la información esta contenida en A-Z´s que desde hace mucho tiempo ha dejado de funcionar como un medio de conservación eficiente para la documentación documentación empresarial o personal. Por otro lado, mucha de la documentación se encuentra deteriorada por la alta manipulación que posee y la falta de conciencia en cada uno de los funcionarios y personas que entran en contacto con el mismo, de la alta importancia que representa un archivo empresarial, además de la falta de documentos que por el paso del tiempo y la falta de responsabilidad documental, se ha ido extraviando poco a poco. Las unidades de conservación son totalmente nulas, pues no se maneja ningún tipo de carpeta o caja reglamentada, y en algunos casos supera el limite de acumulación por A-Z, ocasionando que con facilidad se desprendan de los ganchos y se extravié con posterioridad. Es importante recalcar que el archivo no posee ningún área de identificación, limpieza,












Necesidades Recurso humano Determinar la persona requerida tanto para la organización como para la conservación documental. Cada proceso necesita de una planificación adecuada teniendo en cuenta el mejor perfil de competencias de la persona que asumirá las labores. Para esta labor es importante que la persona encargada, posea grandes conocimientos en materias de derecho, administrativas, ingeniería y archivísticas, que pueda acreditar con facilidad como mínimo un (1) año de experiencia en Dirección o Coordinación de Proyectos de Organización de Archivos y aplicación de tablas de retención documental que incluyan labores de digitación de información. Además, es de prioridad que la persona que asuma este roll posea grandes conocimiento de sistemas y manejo de bases de datos.

Insumos Para el desarrollo de este proyecto se calculo en el diagnóstico que la entidad posee un fondo documental de aproximadamente 30 metros lineales y para ello se presenta a continuación continuación la cantidad de materiales y equipos necesarios para el procesamiento de cada









Plan de trabajo archivístico integral 12 de diciembre de 2012 Papelería Cajas

Para la aproximación establecida en el diagnostico de 30 metros lineales de archivo, se requieren 120 cajas para archivo X200 sin rotulo (4 cajas X200 por metro lineal) Carpetas Para la aproximación establecida en el diagnostico de 30 metros lineales de archivo, se requieren 900 carpetas para archivo 4 aletas (30 carpetas par a archivo 4 aletas por cada metro lineal) (se recomienda la adquisición de un millar para adquirir economía) Lápices Para la totalidad del fondo documental se necesita de 5 lápices negros de mina suave HB o B, o en su defecto 1 portaminas con 3 paquetes de minas de la misma referencia del lápiz. Adicionalmente 1 borrador. Saca ganchos Es importante la adquisición de un saca ganchos y una cosedora.










Precio estimado por Dirección y Ejecución de Proyecto (Estimado) Costo económico por metro lineal

:

De 100.000 a 150.000 por metro

lineal

Costo temporal por metro lineal : Clasificación Organización Cronológica Alistamiento Foliación Digitalización

: : : : :

90 días 10 días 15 días 15 días 20 días 30 días.










PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Para los documentos producidos actualmente se debe estar cumpliendo con la ley 594 de 2000, en el cual se estipulan los siguientes procedimientos

Primer paso: Clasificación Documental Se clasificara y agrupara la documentación documentación que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo: ACTAS, CONCEPTOS, CONTRATOS, INFORMES etcétera) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponde. La secuencia será Dependencias – Secciones – Años – Series – Subseries – Tipo de documento.

Segundo paso: Identificación de Documentos de Apoyo Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias..),pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando










Cuarto paso: paso: Selección Documental Documental y Retiro de material metálico (Depuración) Se retirará de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, tarjetas de invitación o felicitación, entre otros. La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

Quinto paso: Foliación La foliación se realizará en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta. Debe efectuarse en el extremo superior derecho derecho de la hoja, con un lápiz de mina mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras. enmendaduras. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.












Séptimo paso: organización organización de los archivos de gestión según las TRD. Octavo paso: Transferencias Documentale Documentaless La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según calendario de transferencias previamente programado.

Proceso de consulta de Documentos Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.









Plan de trabajo archivístico integral 12 de diciembre de 2012 Grupos de documentos de características comunes Dispositivos: Actos administrativos generados por la entidad que llevan implícita una orden, una determinación o decisión, una regulación o normalización de procesos o actividades; estos documentos permiten conocer las disposiciones, las políticas y directrices internas de cada entidad. Ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las Directivas, las Circulares, los Estatutos, entre otros.

Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones administrativas. Informes de Gestión, Informes de Actividades, Proyectos, Convenios, Contratos, Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles e Inmuebles,









Plan de trabajo archivístico integral 12 de diciembre de 2012 de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años. Ejemplo: Historia Clínica Resolución 1995 de 1999. Articulo 15. RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN. La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central. Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse.










CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Usarse también “depuración” y “expurgo”. •

Acuerdo AGN 027 de 2006

La selección puede aplicarse:  

A la documentación no vigente administrativamente A series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en









Plan de trabajo archivístico integral 12 de diciembre de 2012 Selección Aleatoria , se escoge a partir de una fórmula estadística la proporción de expedientes señalada en ésta selección de manera aleatoria de el número de expedientes por año, está directamente asociada con los criterios cuantitativos, por ejemplo: Selección aleatoria de un 10% por año. Lo cual implica escoger a partir del volumen total lo que representa el 10% y distribuirlo distribuirlo proporcionalmente en el total de este año. Selección Sistemática , se escoge sistemáticamente un periodo de manera consecutiva y repetida en una serie documental, está directamente asociada con los criterios cuantitativos, cuantitativos, por ejemplo: Selección sistemática de un mes por año, o bien de un año cada 5 años, o una semana por mes, etc.

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