Plan de Afaceri
LOCATIE DE EVENIMENTE IN AER LIBER & SERVICII PROFESIONALE DE
EVENT MANAGEMENT
by Inspired Events
Proiect: Economia
Intreprinderii M Stundent: Ioana - -Maria aria Cotofan Facultatea de Stiinte Economice Specializarea Management Anul I, Grupa I
1
Plan de Afaceri
I. SUMAR
S.C. Inspired Events S.R.L isi desfasoara activitatea in scopul devenirii uneia dintre cele mai importante societati care activeaza in domeniul organizarii de evenimente deosebite in aer liber – in domeniul evenimentelor corporate, activitatiilor culturale cat si in domeniul domeniul petrecerilor private cu un un numar restrans de invitatiinvitati- in tara, dar si in perspectiva extinderii pe plan international, cu o oferta adresata atat persoanelor fizice, cat si persoanelor juridice.
Firma noastra doreste sa ofere clientilor sai confortul de a participa la propria petrecere de logodna, la conferinta firmei recent deschise sau la vernisajul proprii expozitii de pictura, intr-un mediu inedit, de mult bun gust, feriti de stresul si oboseala specifice organizarii pe cont propriu a unui astfel de eveniment. Ca o evolutie fireasca in dezvoltarea afacerii, se doreste o diversificare a activitatii, si astfel satisfacerea cresterii cererii inregistrate in cadrul pietei de consum, respectand insa cu stricitete standardul inalt al evenimentelor si mai ales, specificul cultural al acestora. In spatele tuturor realizarilor sta o echipa de oameni foarte bine pregatita din punct de vedere profesional, care acorda o importanta deosebita atat perfectionarii profesionale continuue, cat si mentinerii unui contact permanent cu clientii pentru a cunoaste cerintele acestora si pentru a veni in intampinarea lor cu solutii originale. Inspired Events nu incearca sa copieze conceptul unui eveniment, ci isi propune inca de la inceput sa fie aproape de client prin idei originale, calde, pentru ca petrecerea organizata sa fie cu adevarat una memorabila, intocmai precum a visat-o clientul. Aceasta firma are toate sansele sa devina una de succes pe piata autohtona deoarece: va fi singura firma din Sibiu care se ocupa de evenimente atat de variate (celelalte firme existente deja pe piata, concurenta, ocupandu-se doar de organizarea nuntilor sau botezurilor pe un singur tipar, tot mai departe de adevaratele doleante ale clientului), preturile practicate de firma noastra sunt foarte atractive deoarece un prim principiu al firmei este „nu intermediarilor!”, si nu in ultimul rand, conceptele noi de event management pe care firma doreste sa le aplice in acest domeniu (spre exemplu: event-manager personal al clientului, disponibil 24/7, locatie fixa in aer liber, in mijlocul naturii, abordarea evenimentelor culturale si a actiunilor de voluntariat). Apeland la firma noastra, clientii se pot bucura linistiti linistiti de petrecere sau de evenimentul organizat, fie o conferinta sau prezentare de proiect, fara a trece 2
Plan de Afaceri
anterior prin stresul caracteristic al organizarii unui astfel de eveniment. De asemenea, ne remarcam prin asigurarea unor produse si servicii la cel mai inalt standard la un eveniment, cat si a unor idei creative, inedite precum folosirea decoratiunilor facute manual (foarte mult apreciate de catre publicul nostru tinta), inlaturarea kitch-ului in amenajarea locatilor de evenimente, promovarea unor elemente de decor cat mai naturale, cu patina, cu incarcatura emotionala (spre exemplu: decorul vintage, rustic, eco). Scopul nostru este de asemenea sa educam clientul inspre cheltuirea rationala a banilor sai, inspre alegerea de produse cat mai ecologice, inspre cultivarea unui simt estetic departe de strident, vulgar si sclipitor, concepte care, din pacate, au monopolizat piata amenajarilor locatiilor de nunti din Romania).
Firma nu doreste sa se impuna in cel mai scurt timp pe piata, intrucat nu dorim sa devenim cunoscuti cu orice pret, trecand peste principiile care au stat la nasterea acestei firmei. Ne dorim crearea unui spatiu aparte, organizarea unor evenimente deosebite, acoperirea unei anumite nise de clienti care viseaza, cu adevarat, la un eveniment de calitate. Firma Inspired Events S.R.L. are ca obiect de activitate organizarea de evenimente sociale precum nunti, botezuri, petreceri private, aniversari, petreceri cu tematica, cocktail-uri, cat si evenimente culturale precum expozitii de pictura, simpozioane, vernisaje de fotografie, cursuri restranse etc. oferind totodata servicii profesionale de catering, transport, ornamentare, servicii foto-video. Firma este organizata si condusa de cei doi asociati, Cotofan Ioana si Lacrima Nemulescu si are un numar de 12 angajati printre care amintim 2 persoane dedicate organizarii evenimentelor, un bucatar de prestigiu local, patru chelneri, doi fotografi, doi cameramani, doua persoane care se ocupa cu realizarea decoratiunilor si aranjamentelor florale. Tot aici, am dori sa mentionam ca firma doreste sa dezvolte la locatia fixa de evenimente un restaurant cu capacitate restransa (aproximativ 50 persoane), cu specific mediteraneean, pentru a asigura un venit minim continuu cat si prezentarea acestuia ca si carte de vizita celor interesati de locatie. Inspired Events are sediul localizat in orasul Sibiu, in zona centrala a orasului, pe strada Rennes, nr 15 , loc in care puteti gasi birourile persoanelor de contact pentru a stabili in detaliu si cu caldura modul de organizare al evenimentului dorit de client. Aici se pot vedea si alege din catalogul firmei accesorile pentru eveniment si se pot afla preturile si discount-urile oferite de firma. 3
Plan de Afaceri
Locatia fixa in aer liber, ce va include si restaurantul, va fi amenajata la 7 km de Sibiu, in localitatea Cisnadioara, in mijlocul naturii, departe de gazele de esapament, intr-un loc ce ofera o panorama deosebita. Aici, se va pregati cu maiestrie mancarea, se vor realiza si depozita aranjamentele florale si decoratiunile tematice. Sediul societatii poate fi schimbat in orice alt loc din tara prin decizia asociatilor, cu respectarea procedurii formale juridice consacrate prin lege. Societatea poate deschide filiale, reprezentatii, sucursale, sau alte unitati in tara sau in strainatate, in aceleasi conditii perfect legale. Firma este platitoare de TVA. Proiectul propus este in valoare de 280.000 Euro, din care, conform analizelor contabile, in primul an sar investi cea mai mare parte a acestora, respectiv 190.000 Euro in amenajarea locatiei de evenimente si a restaurantului propriu. Din totalul acestei investitii, finantarea externa reprezinta un procent de 75%, urmand ca restul de 25% sa fie acoperit de catre cei doi asociati, fiecare contribuind cu 35.000 Euro. Investitia totala va fi recuperata in aproximativ 2.5- 3 ani de activitate. Pentru asigurarea unui cash-flow pozitiv, a unei tendinte financiare crescande, Inspired Events va colabora cu o firma de experti contabili sibieni, cu un bun renume pe plan local. Astfel, se asigura o eficientizare a cheltuielilor si veniturilor cat si urmarirea indeaproape a planului financiar initial. De asemenea, pentru dezvoltarea durabila a companiei si cladirea unei imagini mai mult decat favorabile, persoanele alese sa faca parte din echipa noastra vor fi in primul rand dedicate cu adevarat job-ului pe care il fac. Pasiunea, pregatirea profesionala in domeniu, dar si ideile inovative si initiativa sunt foarte mult apreciate. Salarizarea angajatilor se va face in functie de performantele obtinute, dar si de implicarea lor in indeplinirea obiectivelor propuse. Firma va rasplati persoanele cu adevarat dedicate prin oferirea de bonusuri periodice, cat si cadouri si prime de sarbatori. Motivele pentru care am ales sa dezvoltam o afacere de genul acesteia este in primul rand pasiunea echipei pentru evenimente de calitate, dorinta de a oferi cele mai bune servicii in domeniu, promovarea bunului simt prin decoratiunile oferite, responsabilizarea publicului prin evenimente culturale, educative, sociale, cat si constientizarea faptului ca a organiza un eveniment este o responsabilitate foarte mare, care ar trebui lasata in seama profesionistilor, pentru ca cel in cauza sa fie cu adevarat multumit de rezultate. Astfel, misiunea pe termen lung a acestei firme este de a transforma orice eveniment obisnuit intr-unul deosebit, de buna calitate si mult bun gust, si, mai ales, de a multumi si fideliza clientii prin serviciile oferite. 4
Plan de Afaceri
II. DESCRIEREA INITIATORILOR Conducerea acestei firme va fi executata de Ioana Cotofan si Lacrima Nemulescu, ambele absolvente ale Facultatii de Stiinte Economice din Sibiu. Ioana Cotofan, cea care va ocupa postul de Manager General a finalizat de asemenea studiile superioare la o a doua facultate, respectiv Facultatea de Relatii Internationale si Studii Europene din Sibiu. Cea de-a doua persoana, Lacrima Nemulescu, care va ocupa postul de Manager Imagine si Creatie, a finalizat pe langa studiile superioare de 3 ani si un master in domeniu la Academia de Stiinte Economice Bucuresti, specializarea “Management Cultural”. Cunoasterea limbilor straine engleza si germana la nivel avansat reprezinta de asemenea un atuu important, mai ales in contextul socio-cultural al zonei unde va fi dezvoltat proiectul, respectiv Sibiu, zona importanta de confluenta cultural-lingvistica a minoritatilor nationale (sasi, secui, unguri). Nu doar studiile recomanda aceste persoane, ci si pasiunea pentru frumos, ambitia de a reusi, cat si experienta profesionala anterioara, ambele lucrand pe posturi de conducere in firme cu activitate similara celei propuse in acest proiect, timp de cel putin 5 ani. Recomandarile obtinute de la angajatorii precedentii, cat evolutia lor pe scara ierarhica vin in intarirea calitatilor initiatorilor pentru succesul acestui proiect. Pe viitor, atat Ioana Cotofan, cat si Lacrima Nemulescu, doresc sa isi perfectioneze abilitatiile in diferite domenii conexe celui de organizare de evenimente, respectiv in management al evenimentelor corporatiste (Ioana Cotofan) si management cultural (Lacrima Nemulescu). Nu in cele din urma, trebuie mentionat faptul ca atat Ioana Cotofan, cat si Lacrima Nemulescu au avut legaturi importante cu domeniul artei, domeniu legat direct de amenajarea si promovarea unei astfel de locatii, prin intermediul fotografiei la nivel profesional si al picturii, lucrarile Lacrimei Nemulescu fiind expuse pentru 10 zile in iunie 2009 in incinta Galeriilor de Arta Sibiu.
5
Plan de Afaceri
Pentru pregatirea evenimentelor, societatea are ca si personal: Un manager general Un administrator Un director de imagine si creatie Un responsabil serviciu commercial Un grafician Personalul nu trebuie sa respecte un program fix, acesta fiind solicitat doar atunci cand firma este contactata pentru unul dintre evenimentele amintite in paragrafele anterioare. Managerul va participa activ la toate procesele decizionale din cadrul societatii, va verifica cu atentie cheltuielile ce vor fi facute, si, nu in ultimul rand se va ocupa de sustinerea si coordonarea activitatiilor firmei. Administratorul reprezinta societatea fata de autoritatiile de stat, terti si in justitie, efectueaza toate actele de administrare si gestionare a societatii, avand toate competentele necasare pentru a actiona in numele societatii, pentru a autoriza actele si operatiunile de gestiune si orice acte de dispozitie exceptand acele acte care trebuie semnate de directorul general. Administratorul deschide conturi in lei si valuta si poate utiliza fondurile financiare ale societatii, gestionandu-le in interesul obiectivelor societatii. Directorul de imagine si creatie este o persoana cu multa imaginatie, spirit de observatie si viziune de ansamblu, calitati esentiale in munca pe care o desfasoara. Atributiile lui se refera la conceperea scenariului de desfasurare a evenimentelor si supravegherea respectarii acestuia. Este un fel de „maestru de ceremonii” care transforma viziunea asupra evenimentului in realitate urmarind si gestionand atent fiecare moment. Directorul artistic este persoana care trebuie sa stie foarte bine ce fel de client gestioneaza, ce fel de invitati vor participa la eveniment, care sunt asteptarile, preferintele si mai ales nivelul social si educational. Este o munca dificila in care este recomandata consultarea directa cu clientul, cu designerul si cu cel care a incheiat contractul cu respectivul client. Responsabilul de serviciu comercial trebuie sa se ocupe de relatia cu furnizorii, sa pastreze si sa imbunatateasca aceste relatii, sa negocieze preturile cu acestia de fiecare data cand trebuie sa solicite oferte de preturi, sa faca analize si comparatii intre ofertele de preturi la produsele si serviciile similare. Graficianul se va ocupa de tot ceea ce inseamna tehnoredactarea bazelor de date ale societatii, atat cele privind clientii, cat si cele privind ofertele de la furnizori si potentiali furnizori si trebuie sa reactualizeze periodic ofertele provenite de la acestea. Tot graficianul se va ocupa si de realizarile grafice si artistice (programe, 6
Plan de Afaceri
mape de prezentare, fluturasi promotionali, carti de vizita, etc.) precum si de ofertele de pret catre clienti. Pe langa cei cinci angajati ai partii administrative, societatea va mai avea in structura personalului inca 20 persoane care ajuta la crearea evenimentelor pentru a asigura originalitatea acestora: Doua persoane care se ocupa cu realizarea decoratiunilor si aranjamentelor florale O persoana care se ocupa de buna desfasurare a evenimentelor Un bucatar de prestigiu local Trei ajutoare de bucatar Sase chelneri Doi fotografi Doi cameramani Un animator pentru petreceri copii Doi soferi Acesti angajati trebuie sa detina minim studii medii si trebuie sa dovedeasca printro diploma obtinuta in urma unui curs, calificarea lor. Salarizarea lor se face in functie de performantele obtinute, dar si de implicarea lor in indeplinirea obiectivelor propuse. Pentru ca angajatii sa isi indeplineasca sarcinile, sa isi dovedeasca spiritul inovativ si creativitatea, societatea va rasplati eforturile lor prin acordarea de bonusuri, cat si de prime cu ocazia sarbatorilor legale. III.DESCRIEREA PRODUSULUI OFERIT a. SERVICII OFERITE:
Organizare evenimente
Firma Inspired Events, ce are ca obiect de activitate organizarea de evenimente in locatia proprie in aer liber ofera o gama de servicii precum:
Organizare petreceri festive: petreceri de logodna, nunti & botezuri Petreceri corporate: prezentare proiect firma, evenimente firma pentru angajati, conferinte etc. Petreceri tematice: petreceri de Craciun/ Revelion/ Dragobete Evenimente pentru copii Degustari de vinuri si preparate mediteraneene in restaurantul propriu Vernisaje de arta & expozitii 7
Plan de Afaceri
Evenimente culturale & workshop-uri
Gama de servicii oferita de Inspired Events este foarte diversificata si poate fi adaptata cerintelor fiecarui client in parte, iar calitatea serviciilor este asigurata de pregatirea si experienta personalului in acest domeniu, dotarea cu echipamente profesionale si materii prime de buna calitate, precum si de contractele incheiate cu parteneri seriosi, capabili sa le respecte. Serviciile acestei firme se adreseaza persoanelor cu venituri lunare peste medie, precum si firmelor, strategia de piata urmand a fi adaptata acestor segmente de clientela. Astfel, calitatea serviciilor o sa fie corespunzatoare unor exigente inalte, oferite prin calitate garantata, profesionalismul personalului, precum si de parteneriatele incheiate cu parteneri capabili sa ofere produse si servicii la standarde inalte.
Locatie evenimente in aer liber & Restaurant propriu
b. PRODUS
OFERIT:
Elementul de noutate il reprezinta, in ceea ce prezentam noi clientului, oportunitatea de a organiza impreuna un eveniment memorabil intr-o locatie unica, in aer liber, pusa la dispozitie de Inspired Events , care cu siguranta va spori gradul de insemnatate al evenimentului: cu alte cuvinte, sala festiva in care clientul planuia sa isi organizeze nunta se poate muta in mijlocul naturii, departe de stresul si zarva cotidiana, la 7 km de Sibiu, in localitatea Cisnadioara, localitate recunoscuta deja pe plan local ca si oaza de relaxare si liniste. Adiacent locatiei, Inspired Events va oferi clientilor sai toate elementele de care au nevoie pentru o celebrare memorabila: corturi de evenimente deosebite incluzand elemente ferestrale, drapaj cort, podea si mocheta, podium, scena, open bar, decoratiuni unice, aranjamente florale deosebite si multe altele. Elementele de logistica si decor vor fi completate de serviciile profesionale de organizare evenimente, cat si de serviciile bucatarului nostru care poate pregati o varietate de mancaruri, dupa preferintele clientului. Avand un restaurant propriu, clientul poate degusta oricand din preparatele casei pentru a se convinge de calitatea serviciilor oferite si de maiestria bucatarului.
8
Plan de Afaceri
Nu in ultimul rand, un eveniment organizat intr-un elegant cort de festivitati ofera variante multiple de amenajare si decorare. Clientul poate opta pentru nenumarate culori in care sa imbrace cortul, pentru voal sau materiale decorative inedite, pentru surse la lumina diferite (candelabre, felinare, surse de lumina indirecta etc), pentru decoratiuni inovative si vesele, in functie de ceea ce se doreste a fi transmis invitatiilor, pe cand toate aceste transformari intr-o sala de restaurant deja echipata si decorata se realizeaza mult mai dificil si la costuri mai ridicate. Locatia de evenimente va fi amenajata pe o suprafata de 2.930 mp si va fi impartita dupa cum urmeaza:
Cort festivitati: 300 mp Toalete invitati: 30 mp Restaurant propriu (capacitate 50 locuri): 200 mp Terasa exterioara: 400 mp Parcare amenajata: 2000 mp
Majoritatea produselor si serviciilor puse la dispozitia clientilor vor fi oferite de catre Inspired Events , respectiv:
Decorare tematica cort festivitati Aranjamente florale complete Meniu complet ales de client Sonorizare profesionala Servicii foto & video Concept grafic invitatii eveniment
In functie de evenimentul organizat, firma va incheia contracte de colaborare cu furnizori externi, precum:
DJ/ Artisti/ Formatii Firme specializate pentru printarea invitatiilor si a materialelor publicitare Inchirierea de spatii de joaca pentru copii & alte echipamente speciale in cazul unor evenimente inedite
Pe viitor, Inspired Events are in vedere largirea portofoliului de activitate, prin abordarea si organizarea unor evenimente cu numar mare de participanti. Pentru viitorul apropiat, firma insa isi va concentra activitatea inspre evenimente restranse 9
Plan de Afaceri
si medii, pana in 300 de invitati, intrucat se doreste o crestere stabila, bine gandita, nu in salturi. Totodata, Inspired Events doreste sa ofere in primul rand calitate si in al doilea rand cantitate. Mizand tocmai pe o nisa de piata foarte bine definita, pe acei clienti cu educatie superioara, cu gusturi rafinate si departe de ideea inradacinata de „restaurant de nunti”, firma isi propune o abordare diferita, o crestere bine gandita si mai ales crearea unei imagini aparte a serviciilor oferite. Costurile estimate pentru acest proiect, dupa cum s-a mentionat anterior, sunt totalizate la 280.000 Euro. In acest buget, Inspired Events va amenaja la cele mai inalte standarde locatia fixa din localitatea Cisnadioara, impreuna cu restaurantul complet utilat, toalete si parcare larga pentru invitati, va sustine financiar salariatii firmei cat si birourile din Sibiu la inceputul activitatii, pana firma reuseste sa intre in profit. Momentan, cei doi asociati ai firmei detin terenul pe care se doreste amenajarea locatiei de evenimente, urmand ca din fondurile obtinute sa demareze amenajarea acestuia.
IV.
DESCRIEREA PIETEI SI CONCURENTEI
Din punct de vedere al analizei pietei, am efectuat o analiza primara, in cadrul careia am facut investigatii privind preturile practicate de concurenti pentru organizarea diverselor evenimente, pentru a ne putea stabilii ofertele proprii. Piata noastra de desfacere este reprezentata de orasul Sibiu. In marimi absolute, acesta are o populatie de aproximativ 155.000 locuitori. In acest context, presupunem ca piata noastra tinta este de 15% din marimea pietei totale, un procent relativ scazut tocmai pentru filtrarea clientelei si mentinerea aceluiasi standard al serviciilor oferite, adica aproximativ 23.250 potentiali clienti. Inspired Events intentioneaza sa isi atraga clientii prin oferirea unor servicii de calitate, prin implementarea unor concepte si idei noi care au fost deja testate in tarile vestice, prin promptitudinea cu care raspundem cererilor de oferta, cat si a preturilor accesibile. Clientii nostri sunt atat persoane fizice cu venituri peste medie, cat si persoane juridice. Suntem increzatori ca impactul activitatii firmei va fi maxim, deoarece in cadrul clientelei noastre se afla un segment care este format din persoane foarte ocupate, cu putin timp liber si care nu doresc sa se implice in activitati care le-ar consuma timp si energie si care le-ar incarca si mai mult programul. 10
Plan de Afaceri
Acest segment de clientela este in general exigent si poate fi convins prin prezentarea unei oferte clare, bine structurate, atractive, cu mostre, cataloage, moderandu-se dupa exigentele financiare, calitative si cantitative ale fiecarui client. Firma noastra va crea oferte distincte pentru fiecare categorie de clienti, dar si pentru fiecare client in parte, pe baza discutiilor purtate cu acestia in prealabil. Pentru noi, e foarte important ca fiecare oferta sa raspunda cu adevarat nevoilor clientului. Clientii vor fi contactati la sediul lor, in cazul persoanelor juridice, si se va fixa, pe cat posibil, o intrevedere la birourile nostre din Sibiu pentru a li se explica oferta firmei si pentru a li se pune la dispozitie materiale informative. Totodata, pentru a convinge definitiv clientul, acesta va vizita locatia noastra din Cisnadioara care reprezinta pentru Inspired Events asul din maneca si caracteristica cu adevarat speciala, menita sa aduca elemente total deosebite pe piata evenimentelor locale. In cazul in care un client se arata interesat de oferta noastra generala, va fi tinut la curent cu calendarul evenimentelor iar la cerere, i se va crea, un eveniment personalizat sau orice alta actiune pe care acesta o doreste si pe care firma noastra este sigura ca o poate realiza. In ceea ce priveste oferta pentru persoane fizice aceasta va fi conceputa in functie de cerintele clientului , tinand intotdeauna cont de bugetul alocat de catre client evenimentului. Discutiile cu acest segment de clientela se vor purta la sediul firmei, dupa un orar de programari realizat de secretariat. Clientii au foarte multe motive pentru a apela la aceasta firma, dintre care putem aminti: multitudinea serviciilor oferite de firma, abilitatile personalului de a satisface pana si cele mai exigente sau extravagante cerinte, produsele si serviciile noi cu care ne prezentam pe piata, pasiunea pentru activitatea pe care o intreprindem. Societatea este amplasata intr-o zona relativ centrala a orasului, poate fi usor observabila cat si gasita de catre clienti, birourile fiind localizate intr-o cladire de patru etaje de birouri. Serviciile firmei se adreseaza in principal unei piete tinta reprezentata de majoritatea categoriilor de varsta. Potentialii clienti ai firmei pot fi considerati toate persoanele cu varsta cuprinsa intre 20 – 55 ani cu venituri medii si peste medie. Pentru serviciile de organizare nunti, segmentul de varsta reprezentativ este cuprins intre 20 si 35 de ani, pentru botezuri intre 25 si 39 de ani, pentru evenimentele corporatiste gen trainning-uri, cocktail-uri, conferinte, segmentul de piata cuprinde persoanele cu varsta intre 27 si 55 de ani, iar pentru restul petrecerilor segmentul tinta privind varsta este nelimitat, putand apela la serviciile noastre orice persoana. 11
Plan de Afaceri
In orasul Sibiu, exista mai multe firme de acest gen, dar, dezavantajul principalelor firme concurente precum: S.C. Simba Catering S.R.L., S.C. Bounavista Banqueting S.R.L., S.C. Ton Marriage S.R.L., este ca, acestea organizeaza in exclusivitate nunti, botezuri si foarte rar petreceri de firma, evenimente gestionate intotdeauna in acelasi fel, lipsa imaginatiei in privinta decorarii salilor de evenimente cat si a meniurilor oferite, dar mai ales lipsa unei locatii fixe in aer liber, acesta fiind elementul invotativ adus de firma Inspired Events.Totodata, compania isi doreste promovarea intensa si organizarea evenimentelor culturale si sociale in locatia proprie, acestea fiind complet neglijate de catre concurenta. Nu in ultimul rand, trebuie specificat ca aceste firme enumerate mai sus nu se ocupa de cele mai micii detalii care dupa cum stim, fac diferenta intre, un eveniment obisnuit si unul memorabil. Totodata, renumele acestora este din ce in ce mai nefavorabil pe piata din Sibiu din cauza marilor compromisuri facute in privinta serviciilor pe care le ofera. Un alt dezavantaj al firmelor de profil este faptul ca nu ofera elemente de noutate clientilor, organizatorii de evenimente mergand pe linia cea mai simpla in gestionarea unui eveniment, lipsindu-le pasiunea pentru acest domeniu, ingredient esential pentru ca o petrecere sa fie cu adevarat o reusita. Elementele de décor vor evita in mod total voit curentul general de decorare a salilor de nunta, imbratisand un mod cald, aproape de client prin decoratiuni facute manual, prin amplasarea unor elemente de décor cu patina, cu personalitate, cu incarcatura emotionala cat si prin apropierea de natura prin insasi amplasarea cortului de festivitati. In urma tuturor studiilor de piata facute, in urma analizei acestui sector de activitate in tarile Europei vestice, consideram ca si romanii sunt acum pregatiti sa renunte la vechile concepte de organizare al unei eveniment, intrucat tendinta actuala prezenta tot mai mult si in Romania inclina inspre evenimente outdoor, personalizate, originale. Putem afirma ca firma noastra are potential de a deveni lider pe piata, datorita elementelor de noutate si originalitate care vor defini locatia proprie si serviciile firmei, precum si datorita complexitatii si calitatii serviciilor oferite de Inspired Events. Preconizam o reactie imediata din partea competitiei prin oferte de pret speciale, discount-uri oferite noilor clienti cat si incercarea de a copia intr-o oarecare masura elementele de noutate aduse de firma noastra pe piata. Nu suntem insa ingrijorati din acest punct de vedere, intrucat cunoastem personalul care deserveste clientii la firmele prezentate mai sus iar renumele lor descreste puternic. In Sibiu, exista astfel o importanta nisa pe piata a clientilor exigenti care vor cu 12
Plan de Afaceri
adevarat un eveniment altfel, cu adevarat personalizat, la standarde inalte si mai ales organizat departe de zgomotul orasului.
V. STRATEGIA DE MARKETING PROPUSA In primul rand, Inspired Events nu isi doreste o promovare agresiva, care poate sa para disperata in ochii publicului tinta. Nu vom apela la fluturasi impartiti in zona centrala a orasului sau distribuite in cutiile postale. Firma se va ridica prin participarea ca si partener sau sponsor la diverse evenimente culturale, adresate unui public educat, cu gusturi rafinate, prin amplasarea unor panouri publicitare in centrul orasului, in zonele de trafic maxim cu fotografii sugestive ale locatiei cat si cu mesaje simple si inteligente. Nu vor fi folosite sub nici o forma sloganuri precum „Oferta 2 + 1”, „Daca mai aduci o perechi de miri, primesti invitatiile gratis” etc. Dorim sa fim caracterizati printr-o imagine foarte clar definita a unei firme profesioniste in domeniu, a unor oameni cu pasiune pentru ceea ce fac, a unei locatii de evenimente deosebita, cu elemente de decor au adevarat speciale. Vom urmari, de asemenea, promovarea numelui si serviciilor in presa scrisa locala, pentru obtinerea de spatii publicitare cu costuri minime. Totodata, firma va fi inscrisa si prezentata imediat in Camera de Comert Sibiu cat si in cluburile economice de profil, precum Clubul Economic Roman-German de la Sibiu (DWS) si Camera de Comert Romano-Germana (AHK) de la Bucuresti. Toate acest cluburi de profil prezinta o oportunitate extraordinara de promovare printr-o prezentare a serviciilor si produselor noastre cat mai coerenta si inteligent formulata. Se vor printa de asemenea pentru acesti membri, care reprezinta firme mari si foarte mari atat pe plan local, national dar si din Germania, pachete continand catalogul firmei, materiale publicitare de calitate si un voucher de reducere pentru a lua masa la restaurantul nostru din Cisnadioara. Totodata, se va acorda o importanta deosebita promovarii online. Site-ul firmei va fi foarte clar structurat, usor de navigat, pastrand in acelasi timp un design special, aparte, caracteristic imaginii care se doreste a fi promovata. Va fi creat aditional si un blog Inspired Events unde vor fi prezentate evenimentele organizate de firma, noutati in privinta decoratiunilor, noi preparate ale restaurantului, oferte speciale si un forum pentru clienti unde firma va tine contactul cu publicul tinta. Acest blog va ajuta de asemenea indexarea pe motoarele de cautare prin blocurile masive de text, imaginile postate si cuvintele cheie din spatele prezentarilor.
13
Plan de Afaceri
Suntem convinsi insa ca cea mai buna reclama va fi insasi locatia proprie cat si calitatea serviciilor noastre, iar cel mai eficient mijloc de promovare vor fi chiar clientii nostri care vor recomanda mai departe serviciile si produsele noastre. VI.
MOBILIZAREA RESURSELOR NECESARE
a. RESURSE FINANCIARE Valoarea investitiei initiale am estimat-o la suma de 280.000 euro. Ambii asociati vor contribuii cu cate 35.000 de euro fiecare, urmand ca restul de capital sa fie obtinut prin fonduri nerambursabile, in valoare totala de 210.000 euro, reprezentand 75% din totalul investitiei. Investitia este estimat a fi recuperata integral in primii doi ani de activitate, din profitul net realizat de firma. Banii obtinuti din finantarea externa vor fi folositi pentru achizitionarea tuturor echipamentelor necesare, dupa cum urmeaza: Nr. Crt.
Produs
1
Cort evenimente: -
Suprafata/ Bucati
Pret Total
450 mp
43.200,- €
Dimensiuni: 15 x 30 m Elemente ferestrale din 2.5 in 2.5 m (20 x 10 m) Structura din aluminiu Prelata foarte rezistenta
2
Podea Cort
450 mp
10.400,- €
3
- Formata din panouri tego Mocheta cort
450 mp
5.500,- €
4
- Rezistenta la trafic greu Sistem iluminat cort
9.095,- €
-
5 Candelabre 14 Surse de lumina indirecta, amplasate la nivelul solului 14
Plan de Afaceri
5
6
7
- Lumini scena Instalatie electrica - Total cabluri necesare - Include manopera Instalatie de asigurare a alimentarii cu apa Toaleta
1 bucata
3.450,- €
600,- €
7.200,- €
10.000,- €
-
8
Container toaleta complet echipat - Dimensiuni: 6,16 x 2,5 m - 6 cabine WC + 4 bucati lavoar ceramic - Instalatie electrica completa Elemente deco vintage
89.595,- €
TOTAL
Echipamente complementare necesare unei bune desfasurari a evenimentelor in interiorul cortului de evenimente: Nr. Crt.
Produs
1
Generator electric
450 mp
6.000,- €
2
Scena profesionista
18 mp
3.300,- €
3
- Dimensiuni: 6 x 3 m Ring de dans mobil
49 mp
2.900,- €
4
- Dimensiuni: 7 x 7 m Tun de caldura pentru cort
1 bucata
7130,- €
-
Suprafata/ Bucati
Pret Total
Sistem profesional de incalzire si ventilatie
15
Plan de Afaceri
5
6
Bar mobil
1 bucata
- Dimensiuni: 3 x 1,2 m - Demontabil usor Sistem de sonorizare profesionist pentru 450 mp
2.900,- €
5.800,- €
2.300,- €
-
7
Firma RCF (2 basi + 2 sateliti + mixer Yamaha) Espressor cafea
8
Masina de gheata
1 bucata
1.000,- €
9
Vitrina frigorifica dubla pentru bauturi racoritoare
1 bucata
1.650, - €
1 bucata
1.650, - €
10
- Volum brut: 1500 l Vitrina frigorifica pentru bauturi alcoolice -
Volum brut: 1500 l 34.630,- €
TOTAL
Amenajare + dotare completa restaurant (50-60 locuri): Nr. Crt.
Produs
1
Cort evenimente: -
Suprafata/ Bucati
Pret Total
150 mp
14.400,- €
Dimensiuni: 10 x 20 m Elemente ferestrale din 2.5 in 2.5 m Structura din aluminiu
2
Podea Cort
150 mp
3.275,- €
3
- Formata din panouri tego Mocheta cort
150 mp
2.050,- €
-
Rezistenta la trafic greu
16
Plan de Afaceri
4
Sistem iluminat cort
2.250,- €
2.450,- €
600,- €
15.000,- €
7.500,- €
-
5
6
7
1 Candelabru 6 Surse de lumina indirecta, amplasate la nivelul solului Instalatie electrica
- Total cabluri necesare - Include manopera Instalatie de asigurare a alimentarii cu apa Container -
-
8
Container bucatarie complet utilat cu aparatura necesara Dimensiuni: 6,16 x 2,5 m
Achzitionare elemente deco specifice restaurantului 40.025,- €
TOTAL
Amenajare parcare + peisagistica locatie: Nr. Crt.
Produs
1
Parcare amenajata -
2
-
Pret Total
2000 mp
48.000,- €
400 mp
10.000,- €
Dimensiuni: 10 x 20 m
Peisagista locatie -
Suprafata/ Bucati
Amenajare terasa si gradina exterioara Servicii profesionale peisagist calificat Achizitionare plante/ 17
Plan de Afaceri
arbusti/ vase ceramica/ pavaje & alte elemente decorative Sistem iluminat exterior
4
-
5
TOTAL
11.000,- €
3.900,- €
Sistem iluminat parcare: 200 Surse de lumina Sistem iluminat terasa exterioara + gradina: 50 surse de lumina
Instalatie electrica -
Total cabluri necesare Include manopera 72.900,- €
TOTAL Investitie amenajare completa locatie evenimente outdoor: 244.650,- €.
Restul fondurilor existente, in valoare de 35.350,- €, reprezentand aportul celor doi asociati, vor fi folosite pentru obtinerea tuturor aprobarilor si actelor necesare, obtinerea avizelor si autorizatiilor necesare, implementarea serviciilor de marketing, plata chiriei pentru birourile firmei din Sibiu pentru un an de zile, cat si pentru infiintarea unui fond de rezerva de 12.000 euro pentru plata angajatilor, in cazul in care, in primele luni de activitate, evenimentele vor fi sub numarul preconizat de noi.
De mentionat aici este faptul ca terenul pe care se doreste amenajarea locatiei de evenimente se afla deja in proprietatea unuia dintre asociati, Ioana Cotofan, in suprafata totala de 2500 mp.
18
Plan de Afaceri
b. RESURSE UMANE Conducerea acestei firme va fi executata de cei doi asociati, Ioana Cotofan pe postul de Manager General si Lacrima Nemulescu, pe postul de Director de Imagine si Creatie. Pentru pregatirea si conceptul evenimentelor, societatea are ca si personal: Un manager general Un administrator Un director de imagine si creatie Un responsabil serviciu commercial Un grafician Pe langa cei cinci angajati ai partii administrative, societatea va mai avea in structura personalului inca 20 persoane care ajuta la punerea in practica a evenimentelor pentru a asigura originalitatea si calitatea acestora: Doua persoane care se ocupa cu realizarea decoratiunilor si aranjamentelor florale O persoana care se ocupa de buna desfasurare a evenimentelor Un bucatar de prestigiu local Trei ajutoare de bucatar Sase chelneri Doi fotografi Doi cameramani Un animator pentru petreceri copii Doi soferi c. RESURSE MATERIALE: MOBILIER & DECO Elementele carora li se va acorda o atentie sporita vor fi cele cu impact puternic vizual, precum:
Corturi evenimente & container toalete- asociatii firmei detin deja numeroase contacte in domeniu datorita experientelor de munca anterioare, atfel incat acest aspect nu va ridica semne de intrebare; relatiile dezvoltate cu acest furnizori sunt stabile, dezvoltate intr-un timp indelungat, preturile obtine fiind foarte avantajoase
Elemente de mobilier (mese rotunde invitati, scaune, mese bistro, amenajare garderoba si spatiu de intampinare invitati etc) cautate cu grija pentru a 19
Plan de Afaceri
respecta intocmai imaginea care se doreste creata locatiei de rafinament si eleganta; vor fi cerute atat oferte de la furnizori interni cat si externi, analizand toate optiunile posibile
Elemente Deco- se vor cauta produse unice, facute manual, intr-un design aparte; responsabilului comercial ii va reveni sarcina de a cauta impreuna cu directorul artistic produse deosebite, furnizori seriosi in domeniu, magazine de desfacere speciale; aceste produse fiind relativ rare si mai greu de gasit, cel mai probabil vor fi achizitionate din afara Romaniei sau facute la comanda
Restul echipamentelor nu prezinta probleme de achizitionare, oferta pe piata fiind foarte dezvoltata. Produsele vor fi achizitionate preponderent din Romania, incercandu-se colaborari pe termen lung cu diversi producatori locali si nationali, pentru incurajarea economiei romanesti.
VII.
CONDUCEREA AFACERII
Conducerea afacerii va fi executata de Ioana Cotofan, in varsta de 29 de ani, si Lacrima Nemulescu, in varsta de 27 de ani, ambele cu studii superioare finalizate in domeniul economic (Facultatea de Stiinte Economice Sibiu). Ioana Cotofan, cea care va ocupa postul de Manager General a finalizat de asemenea studiile superioare la o a doua facultate, respectiv Facultatea de Relatii Internationale si Studii Europene din Sibiu, avand astfel o inclinatie inspre relatiile publice, comunicare si argumentarea coerenta si convingatoare a punctului de vedere. Cea de-a doua persoana din conducere, Lacrima Nemulescu, care va ocupa postul de Manager Imagine si Creatie, a finalizat pe langa studiile superioare de 3 ani si un master in domeniu la Academia de Stiinte Economice Bucuresti, specializarea “Management Cultural”. Dupa cum s-a mentionat anterior in proiect, cele doua persoane prezinta pe langa pregatirea profesionala necesara, si calitati extrem de importante pentru asigurarea succesului unei astfel de afaceri: spirit organizatoric, ambitia de a reusi, creativitate, deschiderea inspre nou, inclinatie inspre frumos, comunicativate.
20
Plan de Afaceri
Cunoasterea limbilor de larga circulatie europeana (engleza si germana) la nivel avansat reprezinta de asemenea un atuu important, mai ales in contextul sociocultural al zonei unde va fi dezvoltat proiectul, respectiv Sibiu, zona importanta de confluenta cultural-lingvistica a minoritatilor nationale (sasi, secui, unguri). Totodata, experienta profesionala anterioara, ambele lucrand pe posturi de conducere in firme cu activitate similara celei propuse in acest proiect, timp de ce 5 ani, respectiv 3 ani si jumate, vine in completarea calitatiilor si cerintelor pentru un management eficient al firmei. Recomandarile obtinute de la angajatorii precedentii, cat evolutia rapida pe scara ierarhica vin in intarirea calitatilor initiatorilor pentru succesul acestui proiect. Pe viitor, atat Ioana Cotofan, cat si Lacrima Nemulescu, doresc sa isi perfectioneze abilitatiile in diferite domenii conexe celui de organizare de evenimente, respectiv in management al evenimentelor corporatiste (Ioana Cotofan) si management cultural (Lacrima Nemulescu). Nu in ultimul rand, trebuie mentionat faptul ca atat Ioana Cotofan, cat si Lacrima Nemulescu au avut legaturi importante cu domeniul artei, domeniu legat direct de amenajarea si promovarea unei astfel de locatii, prin intermediul fotografiei la nivel profesional si al picturii, lucrarile Lacrimei Nemulescu fiind expuse pentru 10 zile in iunie 2009 in incinta Galeriilor de Arta Sibiu.
VIII. IPOTEZE SI RISCURI. PLAN FINANCIAR Pentru previzionarea veniturilor Inspired Events, am ales unul dintre cele mai importante evenimente din viata unei persoane, precum si cel mai frecvent pe perioada de vara, si anume petrecerea de nunta. Estimam o perioada de 6-7 luni pe an (aprilie, mai, iunie, iulie, august, septembrie, octombrie) pentru organizarea acestui eveniment specific. Pentru pregatirea evenimentului, pentru maximum 200 persoane, este necesara implicarea urmatorilor angajati: Un manager Un bucatar Sapte ospatari Un sofer 21
Plan de Afaceri
Doua persoane pentru decorarea salii Un cameraman Un fotograf profesionist La organizarea fiecarui eveniment va participa obligatoriu unul dintre cei doi asociati pentru supravegherea desfasurarii pregatirilor. a. PREVIZIONAREA VENITURILOR Pentru estimarea veniturilor totale la nivelul afacerii, pe perioade diferite de prognoza, vom porni de la estimarea acestora pe surse distincte de venituri. Astfel, apreciem ca in organizarea unui eveniment, in acest studiu financiar abordand petrecerea de nunta, putem identifica urmatoarele surse de venit:
Venituri obtinute din inchirierea locatiei (a cortului de festivitati) Minim: 2.000 lei Venituri obtinute din elemente de décor specifice fiecarui eveniment Minim: 2.000 lei Venituri obtinute din lumanari/ faclii/ surse speciale de lumina Minim: 800 lei Venituri obtinute din aranjamentele florale Minim: 2,500 lei Venituri obtinute din meniurile alese la eveniment Minim: 24.000 lei Venituri obtinute din servicii foto & video Minim: 2.500 lei Venituri obtinute din serviciile organizatorului de evenimente, care poate fi consultat non-stop de catre client de la semnarea contractului de colaborare (implementarea conceptului de event manager propriu) Minim: 1.500 lei Facand o medie pentru o nunta de 120 de persoane, aceste venituri sunt totalizate la aproximativ 35.300,- lei.
Aceste servicii reprezinta minimul ales pentru o nunta (trebuie din nou avut in vedere publicul tinta al acestei afaceri), prezentand astfel varianta minimalista a previziunii veniturilor. Estimam un numar de minim 1 nunta pe saptamana, veniturile lunare fiind de: 35.300,- lei * 4 saptamani = 141.200,- lei 22
Plan de Afaceri
Veniturile anuale: 141.200 * 7 luni = 988.400,- lei Am luat in calcul doar 7 luni pentru a exclude anotimpul rece cand nu se organizeaza in general astfel de eveniment, cat si perioadele de post din an cand nu se fac nunti. Astfel, calculele sunt orientative, strict pe partea de organizare nunta ca si eveniment. Acestea, preconizam noi, pot fi suplimentate cu un procent de 45% la cuantumul total al veniturilor pentru a lua si in calcul si incasarile din organizarea de alte evenimente (in principal, evenimente de firma). Totodata, nu trebuie neglijata veniturile din incasarile restaurantului, care va fi deschis tot timpul anului, incasarile suplimentandu-se minim 40%. Asadar, veniturile anuale sunt estimate la valoarea de: 988.400 * 1.85 = 1.828.540 lei / an (aproximativ 460.000,- € / an)
b. PREVIZIONAREA CHELTUIELILOR Pentru previzionarea cheltuielilor necesare pentru organizarea unei nunti cu oferirea serviciilor si produselor prezentate mai sus este necesara acoperirea urmatoarelor costuri: Cheltuieli cu salariile Cheltuieli cu materiile prime utilizate Cheltuieli cu intretinerea sediului Cheltuieli cu deplasari Cheltuieli cu salariile Categoria de personal Manager General Manager Artistic Administrator firma Responsabil comercial Grafician Responsabil
Salariu brut lunar 5.500,- lei 5.500,- lei 4.500,- lei
Numar de persoane Cheltuieli cu salariile 1 5.500,- lei 1 5.500,- lei 1 4.500,- lei
3.000,- lei
1
3.000,- lei
3.000,- lei 2.200,- lei
1 2
3.000,- lei 4.400,- lei 23
Plan de Afaceri
decoratiuni & aranjamente florale Supraveghetor eveniment Bucatar Ajutor bucatar Chelner Fotograf Cameraman Animator petreceri Sofer TOTAL Lunar TOTAL Anual
1.800,- lei
1
1.800,- lei
3.000,- lei 1.100,- lei 1.100,- lei 1.600,- lei 1.600,- lei 1.000,- lei 1.000,- lei
1 3 6 2 2 1 2 48.380,- lei 580.560,- lei
3.000,- lei 3.300,- lei 6.600,- lei 3.200,- lei 3.200,- lei 1.000,- lei 2.000,- lei
Contributii datorate la stat pentru salarii: 28.55%. Total cheltuieli anuale cu salariile: 580.560 lei * 1.2855% = 746.309,88 lei / an Cheltuieli cu materiile prime Cheltuieli cu materiile prime per eveniment de tip nunta prezentat mai sus (120 persoane): 12.900,- lei Am presupus un numar de 1 nunta pe saptamana, cheltuielile lunare fiind de: 12.900,- lei / saptamana * 4 saptamani = 51.600,- lei Cheltuielile anuale cu materiile prime sunt: 51.600,- lei / luna * 7 luni = 361.200,- lei / an Aplicand aceleasi considerente ca si in calculul veniturilor, lunile sunt in numar de 7, pentru ca, perioada posturilor din an se exclude. Idem, cheltuielile vor fi suplimentate tot cu 85% pentru a lua in calcul si organizarea celorlalte genuri de evenimente. Asadar, cheltuielile anuale cu materiile prime sunt: 361.200,- lei / an * 1.85 = 668.220,- lei / an Cheltuieli cu intretinerea locatiei si a birourilor din Sibiu Cheltuieli anuale cu intretinerea sediului: 1.500,- lei / luna * 12 luni = 18.000,- lei / an
24
Plan de Afaceri
Cheltuielile cu deplasari Estimam o suma in valoare de 200 lei pentru aceasta grupa de cheltuieli pentru fiecare nunta. Organizam 4 nunti/ luna, adica 48 pe parcursul unui an. Cheltuielile cu deplasarile anuale strict pentru nunti sunt de: 200,- lei / nunta * 48 nunti / an = 9.600,- lei / an Trebuie sa luam in calcul si organizarea celorlalte tipuri de evenimente si aproximam un procent de 85%. Asadar, cheltuielile anuale cu deplasarile sunt de: 40.000 lei / an * 1.85 = 17.760,- lei / an Cheltuieli cu promovarea Pentru a face cat mai cunoscute serviciile firmei se va face publicitate pe piata locala si in judet. Costurile acestor servicii sunt estimate la o valoare de 300,- lei / luna, adica 3.600,- lei / an.
TOTAL Cheltuieli Anuale: 1.447.889,88 lei
Venituri anuale: 1.828.540 lei Cheltuieli anuale: 1.447.889,88 lei Profitul brut = venituri – cheltuieli = 380.650,12 lei Profitul net = profitul brut – impozitul pe profit = 319.746,10 lei (aproximativ 80.000,- € / an)
25
Plan de Afaceri
IX.
GALERIE FOTO
26
