a. Pengertian buku agenda Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dalam jangka waktu satu tahun Buku agenda dibedakan menjadi 3 1, Agenda tunggal Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan.
No urut
Tanggal
M/K
No surat
Dari
Kepada
Perihal
Ket
2.. Agenda berpasangan Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk sendiri dan surat keluar sendiri, berarti ada 2 buku agenda Contoh buku agenda masuk
No urut
Tanggal terima
No surat
Tanggal surat
Dari
Perihal
Ket
Contoh buku agenda keluar No urut
Tanggal surat
No surat
Perihal
Kepada
Ket
3. Agenda kembar Adalah satu buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku agenda
Contoh buku agenda kembar
No urut
Agenda surat masuk Tanggal No Tanggal terima surat surat
Dari
Agenda surat keluar Perihal Tanggal No Perihal surat surat
Kepada
Ket
2. Prosedur Pengurusan Surat Masuk system Buku agenda adalah
a. Penerimaan surat masuk Prosedur penerimaan surat masuk adalah …
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
Meneliti ketepatan alamat si pengirim
Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat sudah diterima
b. Penyortiran surat masuk Prosedur penyortiran surat masuk adalah sebagai berikut :
Memisahkan surat-surat untuk pimpinan,sekretaris, karyawan dengan surat dinas lainnya.
Mengolong-golongkan surat dinas kedalam surat dinas rutin, surat dinas penting dan surat dinas rahasia
Memisahkan surat-surat yang perlu penanganan khusus ,seperti surat tercatat ,kilat,rahasia,
pribadi,pos
wesel,selain
itu
mencatatnya
dalam
penerimaan sendiri agar dapat diterima oleh orang yang menerimanya.
buku
c. Pencatatn surat masuk Pencatatan surat masuk dengan menggunakan buku agenda . Petugas pencatatan bertugas sebagai berikut … 1. Membuka amplop,membaca,dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap maksud dari isi surat dengan cara menggaris bawahi kata-kata /kalimat yang dianggap penting. 2. Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju 3. Memeriksa lampiran-lampirannya. 4. Membubuhkan cap/stempel yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong dibagian atas atau bawah halaman pertama surat d. Mengagendakan surat masuk Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk atau keluar kedalam buku agenda (buku harian).Buku ini disebut buku agenda masuk (daily mail record) petugasnya disebut agendaris (mail clerk).Setiap surat masuk dicatat diberi nomor agenda surat masuk. e. Pengarahan surat masuk Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak ,terlebih dahulu dilengkapi lembar disposisi ( routing slip) pada surat tersebut Kegiatan pengarahan surat adalah … 1. Menerima surat dan dilampiri lembar disposisi (action slip)dari pengendali surat (sekretaris/tata usaha) 2. Meneliti kebenaran kode klasifikasi ,indeks, dan isi ringkas surat 3. Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan . Lembar disposisi dapat dibedakan menjadi 4 macam a. Disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung dituliskan pada surat b. Disposisi tak langsung yaitu disposisi yang ditulis pada lembaran tersendiri c. Disposisi rep (reprodukctie), yaitu disposisi yang menunjukkan bahwa surat yang bersangkutan perlu tindak lanjut
d.
Disposisi dep (deponeren) yaitu disposisi yang menunjukkan bahwa surat tersebut sudah selesai dan dapat disimpan.
f.
Pendistribusian surat masuk Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut harus didistribusikan kepada sekretaris dan dilampiri lembar disposisi oleh tata usaha. 1.
Menyertakan buku ekspedisi intern yang telah diparap Seketaris.
2.
Menyampaikan surat tersebut melaui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3.
Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda bahwa surat telah diterima
4.
Mengembalikan segala urusan agenda kepada agendaris untuk dicatat dalam buku pengarahan.
Contoh Buku ekspedisi Intern
No
Tanggal
Nomor
Dikirim
Nama
Paraf&tanggal
Urut
Surat
Surat
kepada
Penerima
terima
g. Tindak lanjut surat masuk Apabila surat perlu ditindak lanjuti berdasakan instruksi dan lembar d isposisi maka sekretaris membuat konsep surat ,tetapi jika surat tidak ditindaklanjuti mak a siap disimpan. h. Arsip Surat yang telah diproses kemudian disimpan di Tata Usaha
3.
Rangkuman Materi 1
Sistem yang dipakai untuk penanganan surat pada instansi atau perusahaan adalah a. Sistem Buku Agenda b. Sistem Kartu Kendali
Pengertian buku agenda Buku agenda adalah buku yang dipergunakn untuk mencatat surat dalam jangka waktu satu tahun Buku agenda dibedakan menjadi 3 a. Agenda tunggal b. Agenda berpasangan c. Agenda kembar
Contoh buku agenda sebagai catatan harian
Tgl 1
No Urut
Nomor Urut Kode 2
Tanggal
Jenis warkat / surat Masuk Bentuk Dari No Tgl
3
M/K
4
No Surat
5
6
Dari
7
Kepada
Prosesur Pengurusan Surat Masuk system Buku agenda adalah a. Penerimaan surat masuk b. Penyortiran surat masuk
Ket
isi 8
9
Perihal Ket
c. Pencatatn surat masuk d. Mengagendakan surat masuk e. Pengarahan surat masuk f.
Pendistribusian surat masuk
g. Tindak lanjut surat masuk i.
1.
Arsip
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi Surat keluar adalah yang dikirimkan organisasi kepada fihak lain
2.
Buku agenda adalah lembaran yang digunakan untuk mencatat surat setiap hari
3.
Agendaris adalah orang yang bertugas melakukan pencatatan pada buku agenda
4.
Prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan buku agenda a.
Penerimaan surat masuk
b.
Penyortiran surat masuk
c.
Pencatatn surat masuk
d.
Mengagendakan surat masuk
e.
Pengarahan surat masuk
f.
Pendistribusian surat masuk
g.
Tindak lanjut surat masuk
i.
Arsip
t 2. Uraian Materi 2
a. Pengertian kartu kendali Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering d ipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn
surat
Keuntungan menggunakan kartu kendali Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain : 1. Surat penting 2. Surat rahasia
3. Surat biasa Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu 1. Lembar 1 berwarna kuning 2. Lembar 2 berwarna hijau 3. Lembar 3 berwarna merah
Keuntungan menggunakan kartu kendali a. Lebih efisien dibanding buku agenda b. Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) c. Menghilangkan pencatatan berulang d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses e. Memudahkan penyusunan arsip f.
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Kolom kartu kendali a. Indeks Diisi indeks surat b. Kode Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi c. Tanggal Diisi tanggal terima surat d. No urut Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk e. M / K Diisi apakah surat masuk atau surat keluar f.
Perihal Diisi hal surat
g. Isi ringkasan Diisi ringkasan surat h. Lampiran Lampiran surat
i.
Dari Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
j.
Kepada Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
k. Tanggal surat Diisi tanggal surat l. No surat Diisi nomor surat m. Pengolah Diisi unit pengolah n. Paraf Diisi paraf pengolah surat o. Catatan Indeks - Subyek Kode : Perihal
Tanggal : No Urut : M/K :
:
Isi Ringkas :
Lampiran
:
Dari
:
Tanggal
:
Kepada No Surat :
Pengolah :
b. Prosedur pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali 1. Penerima surat
Paraf :
a. Surat-surat yang masuk diterima petugas penerima surat kemudian surat disortir untuk dikelompokkan b. Meneliti kebenaran alamat surat ,apabila salah alamat langsung dikembalikan. c. Membuka surat,mengelompokkan dan menstempel surat . 2. Pencatat Surat a. Membuka amplop surat dinas Untuk surat dinas non rahasia 1. Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam surat dinas maka sampul diikut sertakan bersama surat dinas 2. Apabila surat rahasia atau pribadi ,maka cara penanganannya sebagai berikut : a. surat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar rangkap dua yang diisi informasi pada kolom tujuan surat (kepada),no urut pencatatan surat,asal surat,tanggal surat dan nomor surat, b. Surat rahasia atau pribadi dan lembar pengantar rangkap 2 diserahkan kepada tujuan surat(pada unit pengolah yang dimaksud) b. Apabila surat rahasia dan lembar pengantar rangkap 2 sudah diterima oleh petugas /TU unit pengolah dan diparaf pada lembar pengantar ,kemudian lembar pengantar kedua diambil dan simpan di untuk kearsipan . c. Untuk kategori surat dinas non rahasia dilampiri dengan kartu kendali surat masuk d. Surat dinas dan KKSM dilampiri lembar disposisi rangkap dua yang sudah diisi . e. Setelah selesai ,surat dikembalikan pada petugas pengendalian surat
3. Pengendali surat a. Surat,KKSM rangkap dua dan lembar disposisi rangkap dua diserahkan pada pengarah surat ,yaitu pimpinan unit kearsipan.
b. Selanjutnya, surat,KKSM dan lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan instansi untuk mendapatkan disposisi. c. Apabila surat,KKSM dan lembar disposisi sudah diisi disposisinya oleh pimpinan instansi maka surat besert KKSM diteruskan ,KKSM ketiga ditata dan disimpan secara kronologis. d. Menyimpan lembar disiposisi kedua kedalam tickler file secara kronologis. e. Surat ,KKSM dan lembar disposisi putih diserahkan kepada unit pengolah .Apabila KKSM kedua sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah maka diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis.
4. Pengarah surat a. Menerima surat dinas yang sudah disertai KKSM (rangkap dua) dan lembar disposisi (rangkap dua) dari pengendali surat b. Meneliti kebenaran kode klasifikasi ,indeks dan isi ringkat c. Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan instansi. d. Setelah surat diisi disposisi oleh pimpinan instansi ,kemudian menentukan unit pengolah KKSM sesuai informasi pada lembar disposisi serta membubuhi paraf dan tanggal penyelesaiannya pada kolom tanggal pen yelesaian . e. Surat,KKSM dan lembar disposisi yang sudah lengkap diisi disposisi oleh pimpinan, kemudian diserahkan kepada petugas unit kearsipan (pengendali surat) untuk dikirim
5. Pengirim surat Kegiatan yang dikaukan pada bagian pengirim surat
a. Menerimq surat dinas dan KKSM rangkap dua dan lembar disposisi warna putih dari unit keasipan untuk segera diserahkan ke unit pengolah yang dituju. b. Setelah surat dinas beserta KKSM rangkap dua dan lembar disposisi diterima dan KKSM kedua diparaf oleh petugas TU unit Pengolah ,kemudian KKSM diambil untuk diserahkan kembali kepada petugas di unit kearsipan. 6. Penyimpan surat a. Menerima KKSM yang sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah. b. Menyimpan KKSM kedua pada kotak kartu kendalidan disesuaikan dengan kronologis. c. Apabila surat masuk merupakan surat rahasia /pribadi ,maka lembar pengantar disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronolofis d. Menyimpan lembar disposisi kedua pada kotak tickler file disusun secara kronologis e. Melakukan layanan pengecakan informasi surat masuk melaui KKSM dan lembar pengantar maupun lembar disposisi.
Prosedur Surat Masuk di Unit Pengolah a. Tata Usaha Unit Pengolah, fungsi ini dilaksanakan oleh staf tiap-tiap bidang /bagian ,sesksi, b. Pimpinan Unit Pengolah fungsi ini dilaksanakan oleh sekretaris ,kepala bidang/bagian,seksi tata usaha dan kepala seksi. c. Unit/Unsur pelaksana ,yaitu kepala sub bagian/sub bidang/sub seksi/urusan dan staf,petugas center file.
SKEMA PENANGAN SURAT MASUK DENGAN KARTU KENDALI
UNIT KEARSIPAN PENATA PENERIMA
PENCATAT
PENGARAH
ARSIP
1
1
1
2
2
a
PENGOLAH
3
3 3 b
b
3
1
2
2
Keterangan : a=
Amplop berisi surat
b
=
Surat
1
=
Kartu kendali 1 berwarna putih
2
=
Kartu kendali 2 berwarna hijau
3
=
Kartu kendali 3 berwarna kuning
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn
surat .
Keuntungan menggunakan kartu kendali a. Lebih efisien dibanding buku agenda b. Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) c. .Menghilangkan pencatatan berulang d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses e. Memudahkan penyusunan arsip f. Memudahkan inventarisasi dan penilain arsip
Kolom kartu kendali 1. Indeks 2. KOde 3. Nomor urut 4. Perihal 5. Isi ringkasan 6. Dari 7. Tgl surat 8. No surat 9. Lampiran 10. Pengolah 11. Tgl diteruskan 12. tanda terima 13. catatan
Prosedur surat masuk dengan menggunakan kartu kendali 1. Penerima surat 2. Pencatat surat 3. Pengendali surat 4. Pengarah surat
5. Pengirim surat 6. Penyimpan surat
