PENELAAHAN DAN TANGGAPAN LAPORAN AUDIT Secara sederhana, sasaran penelaahan laporan adalah :
Memberikan informasi mengenai audit Menyelesaikan konflik Mencapai persetujuan atas fakta Mencegah diberikannya tanggapan – tanggapan yang argumentative. Memberikan kesempatan bagi klien melihat pada awal pekerjaan penulisan laporan – yang terkadang memiliki arti berbeda dengan kata-kata yang telah diucapkan. Melakukan tindakan lebih awal atas temuan.
Dilakukannya penelaahan dan evaluasi atas tanggapan tertulis yang di berikan klien terhadap laporan, sasaran auditor adalah untuk :
Menjamin klien telah memberikan pemikiran yang tepat atas temuan – temuan dan rekomemdasi dari auditor. Memberikan keyakinan bahwa hal – hal yang dilaporkan tetap diawasi sampai selesai diperbaiki.
1. PENELAAHAN LAPORAN Penelaahan draf laporan akan dilakukan tergantung pada sifat dari laporan itu sendiri dan pada minat atau kepentingan dari tiap – tiap manajer dan eksekutif. Penelaahan dibagi menjadi empat jenis yaitu :
Segmen – segmen laporan audit Draf laporan audit Laporan audit yang telah selesai dan diterbitkan. Rekomendasi – rekomendasi yang masih belum dilaksanakan.
Penelaahan draf laporan ini dikatakan sangat memuaskan apabila laporan tersebut mencakup beberapa area atau fungsi yang relatif kecil dan terdifinisikan dengan baik serta tidak terdapat temuan atau rekomendasi yang mana dapat dibatasi hanya oleh manajer lini dan atasan saja. Berbeda halnya dengan penelaahan laporan yang menjelaskan kondisi yang mengalami penyimpangan, dimana penelaahan dilakukan secara bersama dengan pihak yang mungkin
1
keberatan dengan validitas isi laporan atau ditelah oleh pihak yang akan mengambil tindakan nantinya.
2. MENENTUKAN WAKTU PENELAAHAN Apabila jumlah penelaahan dilakukan semakin banyak, maka akan semakin lama penundaan yang terjadi dalam penerbitan laporan final. Pelaporan secara tepat waktu dapat dilakukan apabila diberikannya tekanan dan penentuan tenggat waktu baik untuk auditor maupun penelaahnya serta adanya prosedur yang pasti seperti : Pembuatan draf laporan , dimana auditor hendaknya menyiapkan daftar penerima distribusi laporan Bersama dengan supervisor audit , hendaknya memutuskan pihak – pihak yang sebaiknya menelaah draf laporan dan bagaimana urutan penelaahan. Draf digandakan dan dikirim ke pihak – pihak lain yang berkepentingan untuk melakukan penelaahan. Pembuatan memo pengiriman yang mana menjelaskan isi laporan, mengindikasikan siapa – siapa saja yang menelaahnya termasuk penawaran untuk menelaah laporan secara langsung dan menetapkan tanggal pengembalian.
3. PENELAAHAN LAPORAN AUDIT SECARA BERSAMAAN. Dalam mempercepat penelaahan dari draf laporan, beberapa organisasi menggunakan teknik laporan – laporan interim dengan kliennya. Dimana nantinya klien akan diberikan cukup waktu didalam memberikan respon terhadap aspek – aspek factual di dalam temuan. Unsur – unsur dari temuan seperti prnyrbab dan dampak akan diraikan serta nantinya klien akan diminta untuk menyetujui atau memberikan tambahan dukungan yang substantive jika nantinya tidak menyetujuinya. Unsur – unsur dari permintaan penelaahan audit secara bersamaan yaitu :
Operasi yang sedang diaudit. Pejabat – pejabat yang bertanggung jawab. Penghubung audit. Tanggal audit dimulai. Tanggal permintaan dilakukannya penelaahan. Rincian temuan seperti kriteria yang digunakan, kondisi yang ditemukan , penyebab, dampak dan rekomendasi. Auditor ketua (kepada siapa jawaban sebaiknya dialamatkan).
2
4. RAPAT PENELAAHAN Rapat penelaahan merupakan milik auditor dimana auditor dapat dan sebaiknya menentukan arah rapat. Rapat penelaahan draf ini sebaiknya tidak dilakukan secara tiba – tiba karena semakin penting laporan maka semakin banyak perhatian yang dibutuhkan untuk melakukan persiapan yang baik serta dikembangkannya suasana yang memberikan semangat untuk memperbaiki kondisi yang ada. Hal yang perlu dipertimbangkan dalam menyiapkan suasana tersebut adalah : Lingkungan. Tingkat signifikansi dari permasalahan yang ditelaah. Pemahaman atas kesulitan – kesulitan yang dihadapi oleh klien dalam melaksanakan tanggung jawab. Kemauan untuk membahas semua permasalahan secara rinci apapun jika dibutuhkan. Fakta bahwa laporan tidak mengandung kejutan apapun- bahwa seluruh aspek dari temuan telah didiskusikan selama pekerjaan lapangan. (Jika auditor belum melakukannya, maka tidak ada orang lain yang patut disalahkan apabila terjadi kesulitan dalam pelaksanaa penelahaan draf laporan. Komentar mengenai berapa banyak permasalahan yang telah diperbaiki, masih dalam proses perbaikan dan yang harus diperbaiki. Kerjasama yang diterima selama audit dilaksanakan. Keyakinan bahwa klien akan diberikan kredit di dalam laporan untuk semua tindakan perbaikan yang disarankan , diterapkan dan diselesaikan.
Sasaran dalam rapat penelaahan adalah : Memberikan informasi. Mendapat persetujuan atas fakta – fakta yang disajikan. Menetapkan persiapan dilakukannya penerapan rekomendasi.
5. MENGHINDARI DAN MENYELESAIKAN KONFLIK Jika auditor harus mengalami masalah dengan membongakr setiap bagian dari informasi yang dibutuhkan untuk mendukung posisi mereka, maka kredibilitas dan integritas laporan akan menurun. Sebaliknya jika mereka mampu menjawab setiap pertanyaan yg dilontarkan dengan segera dan lengkap serta kertas kerjanya maka arus aliran keberatan dan pertanyaan yang muncul dengan cepat akan mengering.
3
Alasan lain dapat terjadinya perselisihan dan konflik dimana alas an ini berhubungan dengan aspek dari perubahan ketika klien dapat : Merasa khawatir akan dampak negative yang mungkin timbul akibat rekomendasi yang diberikan. Merasa khawatir akan terjadinya dislokasi dan kekacauan birokrasi yang akan disebabkan oleh kepatuhan terhadap rekomendasi. Kecewa akan adanya rekomendasi yang menyatakan secara tidak langsung bahwa metode yang digunakan sekarang adalah tidak memadai. Masalah kekhawatirkan dapat dinetralkan oleh komentar – komentar positif dan membangun dari auditor yang menunjukan dengan jelas: Hasil – hasil yang positif dan negative yang akan diakibatkan oleh kepatuhan terhadap rekomendasi. Perubahan – perubahan spesifik yang dibutuhkan untuk melaksanakan rekomendasi dan bagaimana hal tersebut dapat memberikan dampak pada klien. Bahwa rekomendasi yang diberikan adalah bersifat evolusioner, bukan revolusioner dan bagaiman rekomendasi tersebut akan dapat meningkatkan operasi. Auditor harus menyadai bahwa klien berada di pihak defensif . Aturan yang dapat membantu dalam menghilangkan pembatas defensif guna persetujuan dapat dicapai adalah :
Gunakan sikap yang baik Gunakan kalimat nonpersonal Gunakan dasar pemikiran yang sama Jangan sudutkan siapapun. Jangan samakan antara mengungkapkan pandangan dengan perselisihan.
6. MENDAPATKAN PENERIMAAN UNTUK REKOMENDASI YANG DIAJUKAN Kendig (1983:45-47) dalam naskah publikasinya yang berjudul “Findings Without Recommendations” menyarankan sebuah metode menarik yang dapat meringankan konflikkonflik yang sering menyertai rekomendasi auditor untuk melakukan tindakan perbaikan. Bukannya auditor yang membuat rekomendasi kepada klien namun sebaliknya klien yang diminta membuat rekomendasi bagi auditor. Metode Kendig adalah mnerbitkan laporan dengan mencantumkan temuan audit tetapi tanpa memberikan rekomendasinya. Dalam surat pengantar laporan, klien akan diminta untuk mengajukan paling sedikit dua alternative guna mengatasi setiap temuan atau kelompok temuan. Klien kemudian diminta memilih salah satu yang dianggap merupakan alternative terbaik beserta alasannya.
4
Disisi lain, Campfield (1983:49-52) dalam naskah publikasinya yang berjudul “A Look at Responses to Audit Findings” menyatakan bahwa terdapat beberapa saran yang digunakan untuk meningkatkan respon yang diberikan oleh manajemen atas temuan audit dan rekomendasinya adalah : Rekomendasi harus spesifik terhadap masalahnya dan tindakan perbaikan harus dapat diukur. Tindakan yang direkomendasikan sebaiknya tergantung pada implementasinya di garis depan tingkat operasional. Auditor dan manajemen klien harus memiliki rasa toleransi satu sama lain. Pelaksanaan audit harus menjadi sebuah aktivitas yang mampu memberikan bantuan kepada manajemen operasional secara tepat waktu dan terus berlangsung. Auditor harus menulis laporan yang dapat dipahami dan berorientasi pada tindakan. 7. OPINI AUDIT Saran perubahan yang tidak dapat disetujui oleh auditor yaitu hal-hal yang memiliki dampak terhadap opini audit. Opini audit dapat diberikan jika auditor dapat mempertahankan dan mendukungnya serta bersedia untuk membuktikannya dengan membubuhkan tanda tangan. Seorang auditor tidak dapat nebfgganti opini orang lain dengan opininya sendiri. 8. PENYEBAB DAN DAMPAK Memahami penyebab dan dampak dapat menjadi satu factor yang signifikan bagi pengambilan keputusan dari eksekutif klien. Sering kali, manajemen lini berada di posisi yang paling tepat untuk menjelaskan alasan-alasan penyebab terjadinya penyimpangan kondisi umum tersebut. Auditor sebaiknya memeriksa alasan-alasan sehinggan dapat memastikan tindakan perbaikan yang diusulkan telah terarah pada penyebab, bukan pada gejalanya. Satu potensi sumber terjadinya konflik dalam laporan audit adalah pernyataan auditor yang berkaitan dengan dampak yang diakibatkan oleh kondisi yang menyimpang. Oleh karena itu, dalm melaksanakan penelaahan draf, penting dicapai persetujuan akan dampak terjadinya penyimpangan. 9. MELAKUKAN PENELAAHAN TERHADAP REVISI Setelah dilakukan penelaahan pada draf laporan, mungkin diperlukan beberapa perubahan. Perubahan-perubahan yang terjadi tersebut dapat dikomunikasikan dengan menggunakan telepon,faks, atau email. Terkadang perubahan-perubahan hanyalah berupa penggantian katakata yang tidak membutuhkan penelaahan lebih lanjut. Kriteria utama yang harus diingat adalah memelihara reputasi auditor akan keadilan dan objektivitas yang dimilikinya dan adanya keyakinan bahwa auditor memang benar-benar independen. 10. TANGGAPAN UNTUK LAPORAN 5
Aktivitas – aktivitas audit internal tidak memiliki wewenang dalam meminta diberikannya tanggapan untuk temuan – temuan yang dilaporkan atau untuk melakukan evaluasi atas kecukupan tindakan perbaikan berarti telah kehilangan efektivitasnya. Arahan – arahan atau kebijakan manajemen menyatakan laporan audit memerlukan tinfakan perbaikan yang harus ditanggapi secara tertulis. Lembar distribusi audit dari manajemen senior di sebuah perusahaan memuat pernyataan sehubungan dengan pemberian jawaban. Pernyataan tersebut adalah: Tanda “X” stelah nama Anda di kolom “Untuk Memastikan Tindakan” memiliki arti bahwa Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tindakan yang memuaskan telah dilakukan sehubungan dengan temuan-temuan yang diminta untuk ditindaklanjuti oleh orang-orang di bawah yurisdiksi Anda. Perintah Manajemen XX mengharuskan Anda memastikan bahwa sebuah tanggapan yang memadai, yang menjelaskan tindakan yang diambil, telah dikirimkan kepada wakil presiden direktur, direktur keuangan, dan kontroler paling lambat 30 hari setelah tanggal diterbitkannya laporan audit, dengan sebuah salinan kepada direktur audit internal. Jika tindakan tidak dapat dilaksanakan selama jangka waktu tersebut, maka wakil presiden direktur, direktur keuangan, dan kontroler harus diinformasikan mengenai alasan terjadinya penundaan dan kapan laporan final dapat diterima.
Jika tanggapan yang diberikan kurang memuaskan, dan tidak dapat dicapai kesepakatan secara lisan dengan klien, tanggapan tersebut hendaknya secara formal ditolak melalui sebuah memorandum. Memorandum hendaknya secara spesifik menjelaskan mengapa dan atas dasar apa tanggapan dianggap kurang memadai. Salinan dari tanggapan sebaiknya ditunjukkan kpada manajemen yang memerlukan kepastian bahwa masalah telah dipecahkan dengan memuaskan.
DAFTAR PUSTAKA 6
Kendig, W.L.1983. Findings Without Recommendations. The Internal Auditor Juni 1983 : 45-47 Campfield,W.M. 1983. A Look at Responses to Audit Findings. The Internal Auditor Oktober 1983 : 49-52 Lawrence B.Sawyer, Mortimer A. Dittenhofer, James H.Scheiner. 2006. Audit Internal Sawyer Buku 2 Edisi 5. Jakarta : Salemba Empat.
7
