Peluang dan Tantangan Menuju ANRI Hebat 2025 dibuat oleh CASN Arsip Nasional RI 2014

PELUANG DAN TANTANGAN

MENUJU ANRI HEBAT 2025

Disusun Oleh : Calon Pegawai Negeri Sipil Arsip Nasional Republik Indonesia Tahun 2014

DIKLAT TEKNIS DASAR-DASAR KEARSIPAN CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 2014

ARSIP NASIONAL REPUBLIK REPUBLIK INDONESIA

CPNS 2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Kertas Kerja Angkatan ini sesuai harapan. Bagi penulis, Kertas Kerja Angkatan ini bukanlah sekedar suatu kewajiban, namun merupakan hasil pemikiran dan aktualisasi dari para Calon Pegawai Negeri Sipil ANRI tahun 2014. 2014. Laporan ini disusun dalam rangka menelaah permasalahan, peluang, perbandingan dan strategi bagi Arsip Nasional Republik Indonesia

sebagai

lembaga penyelenggara kearsipan nasional. Terselesaikannya laporan ini merupakan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh penulis, sehingga bantuan banyak pihak merupakan hal yang sangat berarti. Oleh karena itu ucapan terimakasih sedalam-dalamnya dan penghargaan yang tak terhingga kepada pihak pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam bentuk dorongan semangat, sumbangan pemikiran, informasi, data dan lain-lain. Pada kesempatan ini perkenankanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih terutama kepada: 1. Bapak Mustari Irawan selaku Kepala Arsip Nasional Nasio nal Republik Indonesia. 2. Bapak Drs. M. Imam Mulyantono selaku Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan. 3. Bapak Drs. Amieka Hasraf, MM selaku Kepala Bagian Kepegawaian yang telah memberikan kesempatan peningkatan kompetensi Diklat Teknis Dasar-Dasar Kearsipan CPNS Tahun 2014 di Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat). 4. Ibu Sulistyowati, selaku Kepala Bagian Evaluasi dan Penilaian Diklat yang telah memberikan arahan dan bimbingan dalam pelaksanaan kegiatan Diklat Teknis Dasar-Dasar Kearsipan CPNS Tahun 2014. 5. Seluruh teman-teman CPNS 2014 yang telah membantu dalam mendukung dalam kegiatan pelaksanaan Diklat Dasar-Dasar Kearsipan CPNS Tahun 2014. 6. Pihak-pihak yang telah membantu baik langsung maupun tidak langsung.

Halaman 2 dari 55


CPNS 2014

Penulis berharap semoga Kertas Kerja Angkatan ini dapat memberikan masukan dan manfaat bagi pembaca atau sebagai literatur maupun referensi lainnya.

Bogor, 22 Agustus 2014

Penulis

Halaman 3 dari 55


CPNS 2014

DAFTAR ISI

Kata Pengantar .......................................... ................................................................. ............................................. ........................... ..... 2

................................................................. ............................................. ...................................... ................ 4 Daftar Isi .......................................... .................................................................. ............................................ ............................... ......... 5 Daftar Tabel ............................................ Motto ............................................. ................................................................... ............................................ .......................................... .................... 6

................................................................ ................................... ............. 7 BAB I PENDAHULUAN .......................................... A. Latar Belakang .......................................... ................................................................ ...................................... ................ 7 B. Perumusan Masalah .......................................... ................................................................ ............................... ......... 11 C. Tujuan dan Manfaat Penulisan ........................................................ ........................................................ 12 1. Tujuan Penulisan ........................................... ................................................................. ........................... ..... 12 2. Manfaat Penulisan ............................................ ................................................................... ......................... 12 ................................................................ ................................... ............. 13 BAB II PEMBAHASAN .......................................... A. Aspek Kelembagaan ............................................. ................................................................... ........................... ..... 13 B. Aspek Tatalaksana ............................................ .................................................................. ............................... ......... 25 C. Aspek Sumber Daya Manusia....................... Manusia............................................. ................................... ............. 31 D. Aspek Prasarana dan Sarana .................................... .......................................................... ........................ .. 40 BAB III PENUTUP ........................................... ................................................................. .......................................... .................... 53

A. Kesimpulan ............................................ .................................................................. .......................................... .................... 53 B. Rekomendasi.......................................... ................................................................ .......................................... .................... 53 DAFTAR PUSTAKA ............................................ ................................................................... ....................................... ................ 56

Halaman 4 dari 55


CPNS 2014

DAFTAR TABEL

Tabel Jumlah J umlah Arsiparis di Indonesia 2006-2008 ........................................... ........................................... 34 Tabel Kegiatan Pengembangan Arsiparis ...................................... ...................................................... ................ 36

Halaman 5 dari 55


CPNS 2014

MOTTO CPNS ANRI 2014

Halaman 6 dari 55


CPNS 2014

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Arsip sebagai informasi dan peristiwa yang terekam mengenai dinamika kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara merupakan sumber objektif terkait beragam bidang kehidupan seperti sosial, politik, hukum, ekonomi, budaya, ilmu pengetahuan dan teknologi. Arsip yang tercipta dari setiap kegiatan berbagai bidang tersebut merupakan me rupakan memori kolektif yang dapat meningkatkan kesadaran nasional, peneguhan jati diri bangsa Indonesia. Melalui arsip, segenap elemen bangsa mampu mengambil pelajaran dari rangkaian sejarah perjalanan bangsa, baik kegagalan maupun prestasi sehingga dapat dijadikan sebagai rujukan memajukan bangsa. Informasi yang faktual yang terkandung dalam arsip merupakan alat akuntabilitas penyelenggaraan negara kepada sang pemilik kekuasaan terti nggi atas negara, yakni rakyat. Rakyat berhak untuk mengetahui pelaksanaan segenap upaya penyelenggaraan roda Pemerintahan, pembangunan dan pelayanan kepada publik. Oleh sebab itu Pemerintah wajib menyediakan pertanggungjawaban kepada masyarakat secara transparan dan dan terpercaya. Alat pertanggungjawaban tersebut hanya akan terwujud jika Pemerintah mampu mengelola arsip dengan baik. Sebab pada dasarnya arsip merupakan tulang punggung manajemen penyelenggaraan penyelenggaraan Pemerintahan. Arsip berperan penting pula sebagai tulang punggung bagi proses penegakan hukum. Dalam sistem hukum di Indonesia, baik pidana, perdata maupun tata usaha negara, arsip memegang peran penting sebagai alat bukti di ranah persidangan. Ia menjadi dasar kekuatan bagi para pengadil menentukan tegaknya hukum dan keadilan. Pada tataran ini, ketersediaan arsip sebagai alat bukti menjadi menjadi hal yang krusial sebab kekuatannya dapat menentukan tegas atau buramnya ketuk palu sang pengadil. pengadil. Halaman 7 dari 55


CPNS 2014

Di era demokrasi saat ini, masyarakat semakin maju dalam merujuk sumber-sumber intelekualitas guna pengembangan keilmuan masa kini. Sekali lagi arsip memiliki potensi berperan sebagai rujukan ilmiah pengembangan bidang-bidang keilmuan. Informasi dan pengetahuan yang terekam dalam arsip, adalah sumber ilmiah dalam proses beragam kajian dan penelitian. Untuk sampai ke tahap dimana arsip dapat berperan sebagaimana disebutkan diatas, prasyarat yang harus lebih dahulu diwujudkan adalah penyelenggaraan kearsipan secara komprehensif dan terpadu. Tanpa proses penyelenggaraan kearsipan yang secara komprehensif dan terpadu, maka akan sulit mengharapkan lahirnya arsip yang mampu menjadi alat akuntabilitas, sumber bukti hukum, rujukan intelektual, hingga mewujudkan memori kolektif kebangsaan. Upaya mewujudkan penyelenggaraan kearsipan merupakan tugas, fungsi dan dan tanggung jawab lembaga kearsipan. Di Indonesia, lembaga kearsipan terdiri dari lembaga kearsipan nasional, lembaga kearsipan daerah provinsi dan kabupaten/kota, lembaga kearsipan perguruan perguruan tinggi. Ditinjau dari fungsinya, lembaga kearsipan berperan dalam pembinaan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan tingkat wilayahnya. Dalam hal ini Arsip Nasional Republik Indonesia berfungsi sebagai pembina kearsipan tingkat nasional. ANRI memiliki kewenangan dalam menetapkan kebijakan yang berlaku secara nasional. Lembaga kearsipan juga berkewajiban mengelola khazanah arsip statis yang diterima dari pencipta arsip untuk kepentingan publik secara efisien, efektif dan sistematis dalam suatu sistem sis tem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan dilaksanakan guna menjamin keselamatan arsip sebagai

pertanggungjawaban

nasional

bagi

kehidupan

kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Perkembangan kehidupan berbangsa dan bernegara telah menyebabkan perubahan sistem politik dan Pemerintahan di Indonesia. Hal ini turut mempengaruhi lembaga kearsipan sebagai bagian dari sistem penyelenggaraan Pemerintahan. Lahirnya era otonomi daerah melalui mel alui Undang-Undang 32 tahun

Halaman 8 dari 55


CPNS 2014

2004 telah membawa perubahan besar dalam kelembagaan, tata laksana, manajemen sumberdaya manusia serta alokasi dan pengelolaan prasaranasarana kearsipan. Sebab, penyelenggaraan bidang kearsipan yang awalnya dilaksanakan secara penyelenggaraannya

sentralistik, harus

menjadi salah

dilaksanakan

secara

satu

bidang

desentralisasi.

yang Maka

konsekuensi logis dari hal tersebut adalah penyelenggaraan kearsipan di tingkat daerah menjadi wewenang dan tanggung lembaga kearsipan daerah. Desentralisasi

bidang

kearsipan

berdampak

pada

kegamangan

penyelenggaraan kearsipan secara nasional. Disaat upaya mewujudkan pengelolaan kearsipan yang belum optimal, perubahan organisasi dan ketatalaksanaan pasca otonomi daerah merubah kembali pola pembinaan dan penyelenggaraan kearsipan kearsi pan yang selama ini sentralistik. Apalagi jika ji ka melihat m elihat belum adanya kesamaan paradigma dalam memandang kearsipan didaerah. Dengan lahirnya Undang-Undang No.43 tahun 2009 yang mewajibkan Pemerintah

daerah

membentuk

lembaga

kearsipan

daerah

provinsi,

kabupaten/kota serta lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri. Hal ini menjadi tantangan bagi lembaga kearsipan nasional untuk merumuskan kembali kebijakan, pola pembinaan dan pengelolaan kearsipan dalam kerangka otonomi daerah agar tujuan penyelenggaraan kearsipan dapat terwujud. Tantangan tidak hanya hadir dalam penyesuaian pelaksanaan tugas fungsi dan tanggung jawab lembaga dalam kerangka sistem administrasi negara. Kemajuan tekhnologi dan perkembangan dunia kearsipan juga menjadi tantangan bagi ANRI agar terus berbenah mengejar ketertinggalan dalam mewujudkan penyelenggaraan kearsipan. Perkembangan dunia kearsipan dibeberapa negara saat ini bergerak secara dinamis tidak lagi sebatas melakukan pengelolaan arsip statis menjadi rangkaian memori kolektif bangsa, tetapi sudah melangkah pada upaya pemberian layanan informasi arsip sebagai sumber intelektual secara praktis, efektif dan efisien. Hal ini selaras dengan perkembangan teknologi teknologi yang semakin modern sehingga tuntutan pengelolaan arsip dan layanan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi semakin dibutuhkan.

Halaman 9 dari 55


CPNS 2014

Kemajuan teknologi informasi yang tumbuh diberbagai bidang memunculkan kebutuhan akan pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan

komunikasi.

Hal

ini

sejalan

dengan

munculnya

pendekatan

penyelenggaraan kegiatan administratif Pemerintahan secara elektronik (e government ). ). Sejauh ini, ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional mencoba mengakomodir hal tersebut melalui penyelenggaraan Sistem Kearsipan Nasional (SKN) melalui empat instrumen yaitu Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN). Disamping upaya melakukan pengelolaan arsip dengan menggunakan teknologi informasi, ANRI sudah saatnya mengambil langkah guna mengelola arsip-arsip yang tercipta dalam bentuk elektronik. Harus diakui pendekatan yang selama ini digunakan adalah melakukan pengelolaan arsip dengan menggunakan

teknologi

informasi.

Namun

belum

melangkah

pada

pengelolaan terhadap arsip-arsip yang tercipta secara elektronik dari penggunaan teknologi itu sendiri. Padahal saat ini penyelenggaraan Pemerintahan gencar melakukan elemen-elemen bentuk pelaksana ee government seperti kebijakan e-Planning e-Planning , e-Budgeting, e-Procurement, serta e-Performance. Oleh sebab itu kebijakan, aturan serta norma, standar, pedoman dan kriteria pengelolaan arsip elektronik harus mulai mendapat perhatian. Tantangan selanjutnya bagi ANRI adalah mengubah paradigma lembaga negara, Pemerintah dan masyarakat tentang kearsipan. Dilingkungan Pemerintahan, arsip masih belum sepenuhnya mendapat perhatian serius. Hal ini terbukti dari kondisi pengelolaan kearsipan dimasing-masing lembaga. Arsip sebagai alat akuntabilitas, sebagai alat bukti dan sebagai penjaga aset yang dimiliki masing-masing lembaga belum dipahami dengan baik. Alokasi anggaran Pemerintah terhadap kearsipan juga mencerminkan bagaimana komitmen Pemerintah dalam pembangunan bidang kearsipan. Di ranah masyarakat, masih ada penilaian bahwa arsip masih dianggap sebagai kertas tanpa nilai guna. Belum ada kesadaran masyarakat bahwa arsip merupakan

Halaman 10 dari 55


CPNS 2014

bagian tak terpisahkan dari aktivitas keseharian. Pemahaman arsip sebagai sumber intelektual yang memberikan informasi tentang penyelenggaraan berbagai kegiatan Pemerintahan, pembangunan dan pelayanan publik harus terus dibina. Melihat kondisi tersebut, maka tugas berat kini dijalani ANRI. Amanah besar Undang-Undang Undang-Undang No.43 tahun tahun 2009 2009 tentang kearsipan harus dilaksanakan melalui kesiapan dari seluruh elemen pendukung, tidak hanya kekuatan dari internal lembaga tetapi juga ketanggapan terhadap lingkungan eksternal harus terus ditingkatkan.

B. Rumusan Masalah

Penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuaya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara. Maka, dalam rangka menghadapi tantangan globalisasi dan mewujudkan penyelenggaraan kearsipan nasional secara komprehensif dan terpadu, agar mampu menjamin identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan dan bahan pertanggungjawaban bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional perlu melakukan penguatan kelembagaan dan peningkatan ketanggapan terhadap lingkungan eksternal. Empat

aspek

yang

harus

terus

ditingkatkan

yaitu

kelembagaan,

ketatalaksanaan, dukungan sumberdaya manusia serta prasarana dan sarana. Untuk mencapai hal tersebut, maka diperlukan adanya pemikiran-pemikiran strategis sebagai bahan untuk menyusun perencanaan ke depan. Pengelolaan kearsipan saat ini harus lebih ditingkatkan melalui berbagai kebijaksanaan, strategi, dan upaya yang mengarah pada terciptanya sistem pengelolaan yang lebih efektif dan efisien. Maka dalam penulisan ini diajukan pertanyaan rumusan masalah yaitu bagaimana upaya strategis dalam rangka menghadapi tantangan penyelenggaraan kearsipan menuju ANRI Hebat 2025?

Halaman 11 dari 55


CPNS 2014

C. Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan Penulisan

Penulisan Kertas Kerja Angkatan ini bertujuan untuk : a. Meningkatkan pengetahuan dalam bidang kearsipan agar dapat melaksanakan tugas jabatan secara profesional. b. Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir agar nantinya dalam melaksanakan tugas kePemerintahan dalam bidang kearsipan. c. Merumuskan upaya strategis pengembangan kelembagaan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam menjawab peran dan tantangan d. Memenuhi penugasan akhir Diklat Teknis Dasar-Dasar Kearsipan untuk CPNS ANRI 2014.

2. Manfaat Penulisan

Penulisan Kertas Kerja Angkatan diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu sebagai berikut. a. Manfaat Praktis Penulisan Kertas Kerja Angkatan ini diharapkan mampu memberikan sumbangsih ide dan pemikiran untuk kemajuan ANRI di masa yang akan datang. b. Manfaat Teoritis Penulisan ini diharapkan dapat memperkaya konsep dan kajian keilmuan, khususnya dalam bidang kearsipan.

Halaman 12 dari 55


CPNS 2014

BAB II PEMBAHASAN

A. Tinjauan Aspek Kelembagaan Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai lembaga kearsipan nasional menjalankan

peran

sebagai

institusi

yang

bertanggung

jawab

dalam

penyelamatan dan pengelolaan arsip pertanggungjawaban nasional sebagai upaya mewujudkan memori kolektif bangsa. Memori kolektif bangsa hanya akan terwujud jika penyelenggaraan kearsipan dilakukan secara utuh dan terpadu. Oleh sebab itu lembaga kearsipan harus memiliki kekuatan dan ketanggapan oganisasi guna menjawab tantangan dan perubahan saat ini dan masa yang akan datang. Perkembangan lembagaan kearsipan dipengaruhi dinamika sistem politik dan Pemerintahan karena turut berpengaruh terhadap kelembagaan lembaga kearsipan dalam menjalankan fungsi dan kewenangannya baik dari lingkungan internal internal maupun eksternal. Untuk mengakomodir mengakomodir berbagai perubahan dan tantangan yang ada, maka ANRI sebagai lembaga kearsipan harus terus berbenah diri agar dapat melaksanakan tugas besar sebagaimana diamanahkan oleh Undang-Undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pembangunan bidang

kearsipan merupakan

bagian

yang

tidak

terpisahkan dari keseluruhan proses pembangunan nasional yang diarahkan untuk mewujudkan cita-cita luhur bangsa Indonesia menuju masyarakat yang adil, makmur, sejahtera, mandiri dan bermartabat. Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI) sebagai Lembaga Pemerintah Nonkementerian yang

berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden, dalam melaksanakan tugas, fungsi dan kewenangan yang ada, mengacu kepada Visi

ANRI yaitu “Mewujudkan Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa Dalam Kerangka

Negara Kesatuan Republik Indonesia Indonesia yang yang dicapai pada Tahun Tahun

Halaman 13 dari 55


CPNS 2014

2025.” Untuk mencapai visi tersebut, maka ditetapkan misi ANRI sebagai berikut: 1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen Pemerintahan dan pembangunan; 2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi; 3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah; 4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif kol ektif dan jati jat i diri bangsa dalam d alam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia; 5. Memberikan akses kepada publik untuk kepentingan Pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai ses uai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa. Dalam sistem Pemerintahan di Indonesia, Lembaga Non Kementerian dalam

hal

ini

Arsip

Nasional

Indonesia

berada

dibawah

sekaligus

bertanggungjawab kepada presiden. Tahun 1967 menjadi periode penting bagi ANRI, sebab melalui Keppres Nomor 228/1967 tanggal 2 Desember 1967 Arsip Nasional ditetapkan sebagai lembaga Pemerintah nondepartemen yang bertanggungjawab langsung kepada kepada Presiden. Kedudukan kelembagaan ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional semakin kuat dengan hadirnya Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.Sebagai implementasi Undang-undang tersebut pada tahun 1974 ditetapkan diteta pkan Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia. Dengan demikian mulai tahun 1974 nama lembaga kearsipan nasional berubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia. Kelembagaan ANRI dikuatkan dengan Keputusan Presiden Nomor 92 Tahun 1993 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan ANRI.Struktur Organisasi kelembagaan ANRI dikembangkan dengan adanya Deputi Pembinaan, Deputi Konservasi, pembentukan Unit Pelaksana Teknis (UPT), dan perubahan istilah Perwakilan Arsip Nasional

Halaman 14 dari 55


CPNS 2014

Daerah Tk I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Wil ayah. Beberapa Arsip Nasional Wilayah yang pernah dibentuk sebagai implementasi Keppres No.92 Tahun 1993, yaitu Aceh, Sumatera Barat, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan Barat, Sulawesi Selatan, Nusa Tenggara Timur, dan Irian Ja ya. Lahirnya Undang-Undang Pemerintah Daerah Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah membawa dampak besar bagi kelembagaan ANRI. Penyelenggara kearsipan yang sebelumnya dilaksanakan secara sentralistik, selanjutnya diselenggarakan melalui pendelegasian wewenang kedaerah. Melalui peraturan ini Keberadaan Arsip Nasional Wilayah tidak lagi berlaku. Sejak saat itu Arsip Nasional Republik Indonesia yang kemudian hanya berada di ibu kota negara. Era otonomi daerah yang ditandai dengan Undang-Undang No.32 Tahun 2004 tentang otonomi daerah mengatur tentang kewenangan daerah untuk mengatur dan mengurus Pemerintahan yang diserahkan kepada daerah. Pada era ini corak urusan Pemerintahan yang selama ini sentralistik diselenggarakan melalui asas desentralisasi dengan pembagian yang jelas antar tingkatan Pemerintah yaitu pusat, provinsi dan kabupaten/kota dari setiap bidang.Salah satu urusan Pemerintah yang diselenggarakan secara desentralisasi desentralisasi adalah kearsipan. Maka lahirnya UU No.32 tahun 2004 mendorong Pemerintah daerah untuk memiliki lembaga yang mengurusi bidang kearsipan. Melalui Undang-Undang No.43 Tahun 2009, disebutkan bahwa lembaga penyelenggara kearsipan adalah lembaga kearsipan kearsipan pusat, lembaga arsip Daerah tingkat Provinsi, lembaga arsip Daerah tingkat Kabupaten/Kota serta arsip perguruan tinggi. Dalam konteks penyelenggaraan kearsipan di era otonomi daerah, pengaturan ini mengandung konsekuensi bahwa setiap Pemerintah Provinsi, Kabupaten dan Kota diwajibkan membentuk arsip daerah. Kewajiban mendirikan lembaga arsip juga diterima oleh Perguruan Tinggi Negeri sebagai upaya melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsip perguruan tinggi yang mengandung hak-hak keperdataan masyarakat. Munculnya kewajiban ini semakin menegaskan tugas, fungsi dan tanggung jawab ANRI yang semakin luas.ANRI selanjutnya menjadi pelaksana pembina kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan

Halaman 15 dari 55


CPNS 2014

daerah, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi.ANRI juga memiliki tanggung jawab dalam menyelamatkan arsip yang memiliki nilai sejarah serta arsip bernilai pertanggungjawaban secara nasional sebagai upaya menciptakan memori kolektif bangsa. Secara kelembagaan, Berdasarkan pada Perka ANRI No.3 Tahun 2006 sebagaimana diubah melalui Perka ANRI No.9 Tahun 2009, ANRI dipimpin oleh seorang kepala yang dibantu oleh Sekretariat Utama; Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan; Deputi Bidang Konservasi Arsip; Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan; Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan; Pusat Jasa Kearsipan; dan Inspektorat. Pada tahun 2009, melalui Perka ANRI 09A tahun 2009 ANRI juga mendirikan UPT di Aceh dengan nama Balai Arsip Tsunami guna melakukan pengelolaan arsip-arsip yang tercipta dari usaha-usaha rekonstruksi Aceh pasca bencana tsunami. melestarikan arsip-arsip yang tercipta dari kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi akibat bencana gempa bumi dan tsunami yang terjadi di wilayah Provinsi Nanggroe Aceh Darussal am dan Kepulauan Nias Provinsi Sumatera Utara. Kelembagaan ANRI memiliki corak dan identitasnya tersendiri dalam kerangka sistem administrasi negara Indonesia.Undang Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan telah mengamanahkan tanggung jawab begitu besar bagi penyelenggaraan kearsipan nasional. ANRI memiliki tanggung jawab penetapan penetapan kebijakan

kearsipan,

pembinaan

kearsipan

sekaligus

pula

melakukan

pengelolaan kearsipan. Jika dibandingkan dengan lembaga kearsipan nasional negara lain, ANRI memiliki kelembagaan yang lebih kompleks. Sebagai perbandingan, lembaga kearsipan nasional US Amerika, National Archive and Record Administration (NARA) memiliki fokus tanggung jawab pada bidang pelestarian arsip statis yang dihasilkan oleh negara federal. NARA mengeluarkan kebijakan-kebijakan yang mengatur agar arsip statis yang dihasilkan oleh tiap negara bagian wajib diserahkan kepada NARA sebagai otoritas kearsipan tertinggi untuk dikelola dan disajikan bagi masyarakat.

Halaman 16 dari 55


CPNS 2014

Sedangkan di Arsip Nasional Belanda, dalam peraturan Public peraturan Public Record Act 1995 1 Belanda, menyebutkan bahwa National Archives of The Netherlands (NAN) memiliki wewenang dalam penyimpanan arsip terutama yang berasal lembaga Pemerintah pusat. KePemerintahan yang mengacu pada Dewan Tertinggi Negara, The Queen’s Cabinet , dan , dan Kementerian. NAN menyediakan informasi tentang kesejarahan kepada masyarakat, diantaranya terkait tentang informasi lembaga administratif, politik, organisasi. Arsip Nasional Belanda berupaya menjadi lembaga utama bersama lembaga-lembaga serta organisasiorganisasi lain yang memiliki kepedulian terhadap warisan budaya nasional sesuai dengan jiwa semangat kearsipan rakyat Belanda “By Tomorrow, Today will be History”. Kebijakan yang dilaksanakan oleh NAN dilakukan dalam waktu 5 tahun, pada tahun 2013 dimana akan memiliki arsip fisik dan arsip elektronik. Layanan yang telah dilaksanakan antara lain pameran, ceramah, debat, workshop, situs tema, publikasi hingga hingga penelitian yang disajikan disajikan dalam bentuk database gambar, proyek pendidikan, penelitian, seminar dan sebagainya. Arsip Belanda merencanakan 3 (tiga) kebijakan utama untuk mendukung tujuannya yaitu: eculture, culture, kondisi lingkungan yang berorientasi kepraktisan dan kecepatan, public kecepatan, public access yaitu access yaitu perluasan layanan arsip ke masyarakat atau organisasi-organisasi, dan knowledge yaitu knowledge yaitu pengembangan dan pertukaran pengetahuan. Pada lembaga kearsipan di Australia, National Archives of Australia (NAA) memiliki peran dan tanggung jawab terhadap kearsipan Australia berdasarkan Undang-Undang Archieves Act 1983, 1983, dengan Direktur Jenderal David Fricker. NAA mengidentifikasi langkah strategis dalam penerapan kebijakan dan pendekatan yang dirancang untuk mencapai tujuan utama setiap tahunnya. Empat strategi utama yang direncanakan NAA antara lain memgembangkan tenaga kerja yang profesional, fleksibel, inovatif dan me miliki kemampuan dalam menjaga keamanan dan kelestarian sumber arsip Commonwealth. Commonwealth. Memberikan dukungan pemimpin untuk melakukan transisi

1

http://wetten.overheid.nl/zoeken/

Halaman 17 dari 55


CPNS 2014

pengelolaan informasi ke digital di lingkungan lembaga Pemerintah Australia, membangun efektivitas pelayanan yang layak, responsif, dan inovatif dalam memenuhi kebutuhan Pemerintah, masyarakat, dan stakeholder dan stakeholder . Selain itu NAA telah merencanakan strategi jangka panjang hingga tahun 2034, yang didasarkan pada tantangan-tantangan yang dihadapi kedepan antara lain tenaga kerja yang mulai kurang produktif, persebaran tenaga kerja, perkembangan teknologi, meningkatnya meningkatnya kebutuhan kebutuhan arsip digital, serta kesadaran kesadaran aset budaya Australia. Tantangan-tantangan tersebut akan ditinjau setiap tahun, kemudian direncanakan dalam lima tahun t ahun kedepan. Kondisi penyelenggaraan negara dan dunia kearsipan yang terus berkembang, berimplikasi b erimplikasi pada pelaksanaan tugas dan tanggung jawab ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional. Hal inilah yang membuat ANRI masih terus mengkaji bentuk kelembagaan yang paling tepat guna mengemban amanah Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Dalam konteks pembinaan kearsipan, idealnya pembinaan kearsipan yang menjadi tugas ANRI dilakukan secara berjenjang kepada lembaga kearsipan daerah Provinsi, Kabupaten/Kota,

sehingga

kemudian

Arsip

daerah

Provinsi

maupun

Kabupaten/kota dapat secara mandiri menjadi leading sector penyelenggaraan penyelenggaraan kearsipan didaerah. Kondisi yang yang selama ini terjadi, ANRI bahkan harus terjun langsung membina hingga tingkat Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Dalam kaitannya dengan kelembagaan, tugas dan tanggung jawab besar yang diemban oleh ANRI harus disesuaikan dengan struktur kelembagaan yang dimiliki ANRI.Dalam teori organisasi, tugas, fungsi dan tanggung jawab organisasi yang besar harus seimbang dengan struktur organisasi sebagai pelaksana tugas dan tanggung jawab tersebut.Hal ini selaras dengan konsep organisasi kearsipan dalam Reformasi Birokrasi, yaitu usaha restrukturisasi tugas dan fungsi.Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kelembagaan Pemerintah secara proporsional, organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (rightsizing (rightsizing ), ), menurunnya tumpang tindih tugas pokok dan fungsi, dan meningkatnya kapasitas kelembagaan.

Halaman 18 dari 55


CPNS 2014

Dalam Pasal 7 Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ruang lingkup kebijakan yang menjadi kewenangan ANRI adalah pembinaan terhadap pencipta arsip pusat & daerah, lembaga kearsipan provinsi, kabupaten/kota, & perguruan tinggi; pengelolaan arsip dinamis & arsip statis; pembangunan SKN, SIKN & pembentukan JIKN; organisasi, terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip & lembaga kearsipan; pengembangan SDM kearsipan; prasarana & sarana kearsipan; pelindungan & penyelamatan arsip; sosialisasi kearsipan; kerjasama dan pendanaan. Dalam sembilan program Percepatan Reformasi Birokrasi dicanangkan secara nasional yaitu meliputi: 1. Penataan Struktur Birokrasi 2. Penataan Jumlah dan Distribusi PNS 3. Sistem Seleksi CPNS dan Promosi PNS secara Terbuka 4. Profesionalisasi PNS 5. Pengembangan Sistem Elektronik Pemerintah ( E-Government ( E-Government ) 6. Penyederhanaan Perijinan Usaha 7. Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas Aparatur 8. Peningkatan Kesejahteraan Pegawai Negeri 9. Efisiensi penggunaan Fasilitas, Sarana dan Prasarana Kerja P NS Pada dasarnya ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional dapat berperan penting dalam penyelenggaraan reformasi birokrasi yaitu pada pengembangan sistem elektronik Pemerintahan (e-Government (e-Government ) dan peningkatan Transparansi serta Akuntabilitas. Dalam pengembangan Pemerintahan berbasis el ektronik (e(eGovernment ), ), ANRI dapat memberikan peran penting dalam pengelolaan manajemen administrasi umum dan dokumen (e-Office ( e-Office)) melalui penciptaan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) – e-records, e-records, dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) – e-archives. e-archives. Sementara itu dalam elemen lain dalam pelaksanaan e-Government lainnya lainnya seperti kebijakan E- Planning , E-Budgeting, E-Procurement, E-Performance (SAKIP). Selain ANRI sebagai lembaga Pemerintah memiliki kewajiban melaksanakan, namun juga ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional harus

Halaman 19 dari 55


CPNS 2014

mengatur bagaimana pengelolaan arsip-arsip yang tercipta melalui proses tersebut.

Str ategi ategi Penguatan Penguatan K el embagaa mbagaan n Ar sip Nasional Nasional Republi Republi k I ndones ndonesia

Dalam rangka melaksanakan kebijakan kearsipan nasional seperti yang tertuang dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, maka orientasi pengelolaan kearsipan kears ipan Indonesia di masa yang akan datang harus menerapkan prinsip-prinsip yang holistik dan berkelanjutan. Untuk mencapai hal tersebut, maka diperlukan adanya pemikiran-pemikiran strategis sebagai bahan untuk menyusun perencanaan ke depan. Sistem pengelolaan kearsipan saat ini harus lebih ditingkatkan melalaui berbagai kebijaksanaan, strategi, dan upaya yang mengarah pada terciptanya sistem pengelolaan yang lebih efektif dan efis ien. Perbaikan sistem pengelolaan kearsipan tidak terlepas dari peranan ANRI dari segi kelembagaan, mengingat keberadaan ANRI akan menjadi sangat strategis karena2 : 1. ANRI sebagai satu-satunya Lembaga Pemerintah Non-kementerian di Indonesia

yang

menyimpan,

menyelamatkan,

dan

melestarikan

arsip/dokumen yang jumlahnya sangat banyak dan memiliki kurun waktu yang sangat panjang (tahun 1608 sampai sekarang). 2. ANRI menyimpan informasi tentang kebinekatunggalikaan Indonesia adalah modal penting bagi bangsa Indonesia dalam membentuk NKRI yang kokoh. 3. keberagaman informasi yang tersimpan di ANRI sesungguhnya dapat menjadi penopang tumbuhnya semangat demokrasi,

transparansi, dan

akuntabilitas kehidupan bernegara menuju negara yang sejahtera, adil, dan makmur. Untuk menjadikan ANRI sebagai lembaga yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan kearsipan nasional, maka harus ditunjang dengan kemampuan kelembagaan yang mencakup organisasi, tatalaksana, sumberdaya manusia dan prasarana dan sarana.

2

Imam Gunarto dalam http://igoenarsip.blogspot.com/2012/07/v-behaviorurldefaultvmlo.html

Halaman 20 dari 55


CPNS 2014

Sebagai organisasi publik, maka indikator kinerja ANRI diukur dengan berbagai indikator yang meliputi: 1.

Efisiensi

2.

Efektivitas

3.

Produktivitas

4.

Kualitas Layanan

5.

Responsivitas

6.

Responsibilitas

7.

Akuntabilitas

Guna memenuhi indikator-indikator diatas, maka ANRI̶khususnya dari sisi kelembagaan, perlu untuk menyusun beberapa strategi, yang mencakup strategi internal dan eksternal.Strategi internal dapat dilakukan dalam tiga ranah: 1. Struktur

Struktur organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian yang ada dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan bersama.3 Struktur organisasi adalah mesin penggerak organisasi dalam mencapai visi dan misi organisasi. Meski struktur organisasi dirancang dengan berbagai perbedaan tugas pokok dan fungsi, energi kolaborasi yang aktif harus dimiliki atas kesadaran setiap unit kerja dalam struktur. Setiap unit kerja haruslah mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan konsisten. Dewasa ini banyak lembaga memiliki struktur yang luar biasa kompleks, kayanya struktur tidak didukung dengan kayanya fungsi. Program restrukturisasi merupakan salah satu alternatif yang bertujuan untuk lebih memperbaiki kinerja lembaga dengan menciptakan struktur organisasi yang tepat, tepat struktur dan tepat fungsi. Selain itu, perlu diperhatikan keseimbangan antara antar a arus jumlah pegawai yang masuk dengan yang keluar sehingga tidak terjadi ketimpangan struktur. ANRI

3

http://ppm-manajemen.ac.id/penyusunan-struktur-organisasi-efektif/

Halaman 21 dari 55


CPNS 2014

sebagai sebuah lembaga negara telah melakukan beberapa kali perubahan terhadap struktur organisasinya, guna mencapai bentuk yang lebih tepat. Beberapa hal yang dapat dilakukan terkait dengan struktur, antara lain: a. Merampingkan struktur organisasi dengan melakukan pemangkasan terhadap jabatan struktural, semisal jabatan struktural eselon III dan eselon IV, sehingga memperpendek rentang kendali. Hal ini juga sejalan dengan muatan UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara dan dalam rangka mendukung efisiensi lembaga, termasuk didalamnya efisiensi anggaran. b. Pengoptimalan tugas pokok dan fungsi pada seluruh unit kerja, namun penekanan optimalisasi ini baiknya dilakukan pada unit kerja yang memiliki fungsi pelayanan secara langsung kepada masyarakat. Hal ini guna menciptakan kinerja birokrasi yang berorientasi kepada pela yanan publik, sebagaimana diketahui bahwa pelayanan pelayanan publik merupakan merupakan lini terdepan dalam penyelenggaraan birokrasi. c. Penegasan visi, misi serta tugas pokok dan fungsi lembaga. Dengan demikian tiap unit kerja tidak akan melakukan kegiatan yang tidak berkaitan dengan penyelenggaraan lembaga.hal ini juga berkaitan dengan efektivitas lembaga. 2. Fungsi

Selain melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang selama ini ada, ANRI juga harus memperkuat fungsi layanan, sebagaimana telah disebutkan sebelumnya. Tujuan memperkuat unit layanan ini tidak lain adalah agar ANRI menjadi lebih proaktif dan responsif t erhadap keinginan masyarakat.

ANRI

juga

perlu

beradaptasi

dengan

tantangan

perkembangan yang pesat di bidang teknologi teknologi informasi dan komunikasi. ANRI juga hendaknya memperkuat fungsi pembinaan dan pengawasan dalam bidang kearsipan. Penyeragaman kebijakan dan sosialisasi kebijakan kearsipan haruslah dilakukan secara merata di seluruh wilayah Republik Indonesia, baik lembaga negara, Pemerintah daerah maupun perguruan tinggi. Selama ini sosialisasi ke lembaga negara

Halaman 22 dari 55


CPNS 2014

maupun Pemerintah daerah dan perguruan tinggi masih kurang, terutama dari segi keaktifan lembaga pencipta arsip. Semestinya dengan kewenangan besar yang dimiliki, ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional dapat memaksa unit kearsipan untuk tunduk terhadap peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku.

3.

Regulasi

Strategi dalam bidang ini dilakukan dengan mengimplementasikan regulasi yang telah ada serta mendorong dan memodernisasi kebijakan kearsipan untuk mendukung transisi Pemerintahan masuk ke era e government .Pengolahan .Pengolahan arsip secara digital memungkinkan semua orang dapat mengeksplor, mengakses dan mempelajari arsip secara online. Bila dibandingkan dengan Negara lain yang menjadi benchmark dalam bidang kearsipan, Indonesia memang sedikit terlambat dalam mengaplikasikan program yang berkaitan dengan regulasi kearsipan digital. Selain itu perlu dipertimbangkan adanya peran lebih ANRI dalam regulasi dunia bisnis. Adapun strategi eksternal yang dapat dilakukan meliputi: 1.

Kerj asama asama Strategis

ANRI perlu meningkatkan kerjasama strategis dan jejaring dengan organisasi lain yang selama ini telah ada. Dengan menjaring jejaring yang luas, ANRI bisa menjadi organisasi yang berperan penting dalam pelaksanaan kePemerintahan Indonesia. Kami memiliki misi ANRI di masa depan adalah ANRI yang menjadi mitra strategis bagi lembaga lain, semisal ANRI akan menjadi rujukan utama lembaga lain dalam hal yang menyangkut arsip dan dokumen. Bagi lembaga penegak hukum, seperti Polri dan KPK, ANRI dapat menjadi lembaga penyedia rujukan sumber hukum yang handal.Bagi industri kreatif, semisal perfilman&pertunjukkan, ANRI mampu menyediakan sumber referensi yang otentik. Peran

Halaman 23 dari 55


CPNS 2014

ANRI akan lebih luas lagi ketika ANRI dapat menyediakan ruang yang lebih luas untuk partisipasi publik. 2. M empengaruhi mpengaruhi Kebijakan Kebijakan Nasional Nasional

Penguatan kelembagaan harus dilakukan dalam kerangka pengembangan Sound Governance dimana Governance dimana salah satu pilarnya adalah kerjasama yang sinergi antara Pemerintah, Masyarakat, dan Swasta serta aktor keempat, yaitu kekuatan internasional. Karena itu pengembangan jaringan kerjasama dengan seluruh stakeholders, terutama dengan Perguruan Tinggi, Pers, Lembaga Swadaya Masyarakat harus terus dilakukan. ANRI perlu mempunyai daya tawar yang

lebih tinggi dalam

mempengaruhi kebijakan nasional di masa depan. Dalam konteks kebijakan nasional saat ini misalnya̶ walaupun tidak terlepas dari faktor politis, peran ANRI akan bisa menjadi lebih strategis dalam roadmap reformasi roadmap reformasi birokrasi apabila mampu mendorong tertib arsip dan dokumen menjadi salah satu dari 8 poin reformasi birokrasi; bukan hanya menjadi sub-poin saja. 3. Branding

Sasaran dari rebranding ini adalah produk dan jasa layanan yang berorientasi pada hasil/output.Sedang tujuan rebranding dalam dalam konteks ini adalah bagaimana merubah citra ANRI agar lebih menarik lagi bagi segenap masyarakat luas.Objek dari rebranding ini tidak hanya dalam bentuk layanan dan hasil core bisnis core bisnis ANRI, namun juga menyangkut kompetensi pegawai, khususnya Arsiparis sebagai ujung ujung tombak organisasi. Ada berbagai strategi rebranding yang yang bisa dilakukan, antara lain: a. Membangun komunitas kearsipan yang merangkul: akademisi, peneliti, perwakilan masyarakat dan pihak terkait yang bersama sama membentuk sebuah ekosistem yang saling menguntungkan. b. Melibatkan secara aktif media massa sebagai partner dan promotor dalam kegiatan kampanye ANRI. ANRI.

Halaman 24 dari 55


CPNS 2014

c. Mendorong Arsiparis untuk lebih aktif dalam kegiatan kearsipan dalam berbagai bentuk, semisal: diklat, seminar, talkshow, forum ilmiah, riset, dan dalam pendidikan formal yang berkaitan. d. Mempunyai keberanian untuk show up dan berdayasaing dari setiap jasa layanan dan core bisnis ANRI yang selama ini diunggulkan. Karena rebranding harus memiliki kekhasan dari suatu ciri produk yang diunggulkan. e. Menciptakan maskot ANRI sebagai sarana mendekatkan kearsipan kepada masyarakat.

B. Tinjauan Aspek Ketatalaksanaan Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dibentuk berdasarkan UndangUndang No.7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang Kearsipan yang kemudian diubah menjadi Undang-Undang No. 43/2009 Tentang Kearsipan. Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan memperkuat ANRI sebagai pelaksana tugas Pemerintah di bidang kearsipan. Sebagai lembaga kearsipan nasional non kementerian, ANRI bertanggung jawab langsung pada presiden. Tata laksana menjadi hal yang penting dalam roda Pemerintahan. Untuk mencapai tujuan, diperlukan pedoman sebagai pengawal agar semua elemen dalam Pemerintah turut berperan sesuai tugas dan fungsinya. Dengan ketatalaksanaan diharapkan ANRI mampu mencapai tujuan reformasi birokrasi yaitu Pemerintahan bebas korupsi, meningkatkan kualitas pelayanan publik dan meningkatan meningkatan kapasitas dan akuntabilitas kinerja. Perkembangan tata laksana sangat di pengaruhi oleh perkembangan paradigma teori Administrasi Negara yakni mulai dari : 1. Old Public Administration (OPA) (1990-1992) (1990-1992) yang mempunyai mempunyai prinsip bahwa bahwa birokrasi harus mempunyai pembagian kerja, hirarki, aturan, loyal, hubungan impersonal, training komptensi, urusan kedinasan).

Halaman 25 dari 55


2. New

Public

CPNS 2014

Management (NPM) (1990-2003) prinsip utama yakni

mempertimbangkan prinsip bisnis dalam Pemerintahan. Kemudian birokrasi harus memiliki semangat kewirusahaan, manajemen harus flexibel, berorientasi pasar, dan hasil yang mana Pemerintah Cuma hanya sebagai fasilitator. 3. New Public Service Service (NPS) Periode 2003 yang pada konsep yang digunakan adalah citizen bukan customer, dimana lebih mengutamakan aspirasi dan suara rakyat, melibatkan masyarakat dalam kebijakan pelayanan dalam rangka kemandirian masyarakat. Ada hubungan yang erat diantara manajemen, organisasi dan tata laksana, yaitu:

a. Tata laksana: pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus dilaksananakan sehingga tujuan tercapai secara efisien. b. Organisasi: alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan kerjasama. c. Manajemen: proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Dari

pengertian

diatas

dapat

dikatakan

salah

satu

unsur

terpenting

ketatalaksanaan yakni Standar Operasional Prosedur. Yang mana Standar Operasional Prosedur (SOP), adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flowchart)4. Menurut Permenpan dan RB Nomor 35 Tahun 2012 menyebutkan Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian intruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi, Pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Dalam birokasi sendiri Standar Operasional Prosedur dinamakan dengan SOP AP (Standar

4

Dalam akses internet www.menpan.go.id di akses pada tanggal 21 Agustus 2014 pukul 20.00 wib

Halaman 26 dari 55


CPNS 2014

Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah) yang artinya dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi Pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pentingnya Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP AP) yakni : 1.

Pengembangan misi organisasi;

2.

Pemantapan peraturan dan prasyaratan pekerjaan yang mengatur pekerjaan;

3.

Memantapkan koordinasi sistem pelaporan dengan pihak yang terkait.

1. Kondi si Umu m K etatalaksanaan tatalaksanaan Kear Kear si pan

Tantangan Arsip Nasional RI saat ini yakni kurang sadarnya setiap unit akan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP AP), sehingga apa yang dilakukan dalam tugas dan fungsi tidak berdasarkan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP AP). Ada beberapa permasalahan mengenai ketalaksanaan di Internal ANRI yakni : a.

Adanya kesamaan pelaksanaan kegiatan di unit kerja. Dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip, ada 3 unit yang melaksanakan tugas tersebut yaitu Pusat Jasa, Pembinaan Kearsipan Pusat serta Pusjibang sebagai unit kerja yang membuat NSPK. Dibutuhkan harmonisasi dalam penanganan tugas di unit kerja.

b.

Kurangnya sosialisasi pelaksanaan SOP. Standar Operasional Prosedur bersifat baku. Namun, ketika hal tersebut dilaksanakan di lapangan, tidak sesuai dengan prosedur yang ada. Kebanyakan pegawai melaksanakan SOP sesuai kebiasaan yang telah ada. Sehingga, terkadang pegawai mengerjakan tugas yang sebenarnya bukan menjadi tugas pokok dari pekerjaan mereka. Hal ini juga menyebabkan ketidakefisienan dalam pelaksanaan tugas. Sehingga menyebabkan Standar Operasional Prosedur kurang dapat dilaksanakan secara maksimal.

c.

Pembakuan dari nilai-nilai dan budaya kerja yang sudah terdapat di ANRI, seperti budaya kerja yang nyaman dan bersahabat. Selama ini, masing masing unit memiliki nilai nilai yang dijadikan budaya kerja yang disesuaikan visi

Halaman 27 dari 55


CPNS 2014

misi dan kondisi kerja di masing masing masi ng unit. Namun secara keseluruhan nilai nilai tersebut belum dibakukan secara umum. d.

Permasalahan yang terjadi terhadap alur kerja. Pada direktorat akuisisi, yang notabene mempunyai tugas mengakuisisi ars ip dari lembaga negara maupun perorangan yaitu terkait proses pengecekan kelengkapan berkas dan penilaian. Pengecekan kelengkapan berkas dilakukan dahulu kesesuaian antara fisik arsip dengan daftar arsip yang dibuat oleh pengakuisisi arsip. Penilaian dilanjutkan untuk menilai apakah arsip sudah layak atau belum menjadi arsip statis yang akan disimpan permanen di ANRI. Namun pada kenyataanya, prosedur tersebut sering terlewatkan. Masih banyak fisik arsip yang tidak sesuai dengan daftar, dan terdapat pula arsip yang seharusnya musnah atau masuk kedalam kedala m usul musnah namun lolos dari penilaian dan masuk ke ANRI. Hal tersebut karena kurangnya ketelitian dalam bekerja yang sesuai dengan prosedur yang ada.

Prosedur Pelayanan

Pelayanan arsip yang dimaksud disini adalah pelayanan peminjaman arsip. Di Arsip Nasional Republik Indonesia, pelayanan peminjaman arsip bisa dilakukan secara online dan datang secara langsung. Prosedur layanan secara langsung dilakukan dengan datang ke ruang baca Arsip Nasional Republik Indonesia. Pengunjung dapat dapat meminjam arsip dengan mengisi form yang telah disediakan. Yang sering menjadi permasalahan adalah ambiguitas pada tagline ruang tagline ruang baca yaitu

“Arsip dapat disediakan dalam waktu 30 menit”. Pengunju ng mempersepsikan bahwa arsip arsi p dapat tersedia dalam waktu 30 menit, namun makna tagline tersebut tagline tersebut adalah waktu 30 menit tersebut adalah waktu petugas untuk menyampaikan pesanan dari petugas. Selain Se lain itu, peminjaman secara online belum dikembangkan secara optimal. Di NARA, NARA, peminjaman arsip dapat dilakukan secara online melalui email, ataupun surat, yang akan dijawab kurang lebih dalam waktu 10 hari. Apabila hal tersebut mengalami kendala, pihak NARA akan memberitahukan informasi tentang keterlambatan pengiriman arsip. Selain itu it u NARA juga memiliki situs online untuk

Halaman 28 dari 55


CPNS 2014

pencarian katalog. Pelayanan genealogy genealogy di ANRI masih perlu dikembangkan. Banyak orang asing terutama dari Belanda dan Jepang yang ingin mencari as al usul nenek moyang mereka di Indonesia. Contohnya saat zaman Landarchive banyak yg mencari arsip Belanda dan Jepang karena keinginan mereka untuk mengetahui asal usulnya. Tapi sistem tersebut tidak berkembang di Indonesia. Sehingga orang-orang yang datang untuk mencari arsip tentang asal usul mereka masih kesulitan untuk menemukannya. Namun layanan genealogy genealogy dapat diakses melalui website NARA berdasarkan pencarian nama. Arsip di Amerika juga berkembang ke veteran records records (arsip untuk pejuang militer. Veteran Service Records adalah Records adalah arsip militer yang dikelola oleh National oleh National Personnel Records Center yang yang bekerja sama dengan Departement dengan Departement of Defense (DOD). Defense (DOD).

Pembinaan Kearsipan

Pembinaan arsip di ANRI berbeda dengan pembinaan di negara lain. ANRI ANRI memiliki unit pembinaan yang terdiri atas unit kearsipan pusat, kearsipan daerah, dan unit sertifikasi dan akreditasi. Kearsipan pusat memiliki wewenang untuk melakukan pembinaan di kementerian dan lembaga Negara. Kearsipan daerah memiliki wewenang untuk melakukan pembinaan di daerah. Sedangkan akreditasi dan sertifikasi memiliki wewenang untuk melakukan pembinaan dalam rangka penilaian untuk memperoleh sertifikat penyelenggaraan kearsipan. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa ada 3 unit yang melakukan pembinaan baik terhadap lembaga ataupun Arsiparisnya. Arsipa risnya. Selain itu, permasalahan lainnya terdapat pada pola pembinaan kearsipan. Sesuai Undang-Undang, ANRI memang memiliki kewenangan untuk melakukan pembinaan di daerah jika dilihat dari fungsinya sebagai pembinaan kearsipan nasional. Pola pembinaan tersebut seharusnya dilakukan secara berjenjang. Dari ANRI ke provinsi kemudian provinsi ke kabupaten atau kota. Namun, dalam pelaksanannya hal tersebut tidak berjalan karena pada kenyataannya ANRI juga melakukan pembinaan ke daerah bahkan ke desa. Sedangkan di Belanda, lembaga kearsipannya hanya menerima arsip statis

Halaman 29 dari 55


CPNS 2014

dalam format yang sudah ditentukan. Pembinaan tentang kearsipan dilakukan oleh lembaga yang berada di bawahnya.

2. Strategi Ketatalaksanaan

Bidang Pembinaan kearsipan merupakan bidang yang perlu mendapat perhatian lebih. Hal tersebut dikarenakan, pembinaan kearsipan merupakan garda depan duta ANRI, mulai dari sosialisasi, konsultasi hingga akreditasi. Contoh nyata

rekomendasi bidang pembinaan yaitu “memasyarakatkan arsip” melalui bidang pendidikan secara tersistem yaitu dengan bekerjasama dengan instansi terkait, misalnya Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam hal memasukkan kearsipan sebagai salah satu mata pelajaran di sekolah, kerjasama dengan Kementerian

Pariwisata

untuk

membuat

suatu

program

bersama

contoh

memasukkan Diorama sebagai salah satu destinasi wisata di Jakarta. Kegiatan kearsipan yang langsung bersentuhan dengan pihak eksternal harus

dilaksanakan secara komprehensif dan terintegrasi. Penyusunan “Program Kerja Bersama” antar unit kerja wa jib dilakukan agar kementrian/lembaga baik pusat ataupun daerah tidak merasa digerilya oleh program-program dari ANRI.

Pembentukan “Polisi Kearsipan” sebagai pengawas kearsipan eksternal. Dapat berbentuk satuan kerja atau panitia kerja yang khusus yang yang fokus pada Tertib Arsip Instansi. Pada Konsep tersebut dapat menjadi jawaban atas kurangnya perhatian

kementrian/lembaga baik pusat ataupun daerah. Dengan mekanisme “ reward and pusnishment ”

diharapkan dapat meningkatkan sikap tertib pada arsip. ANRI

mempunyai sanksi tegas yang tertuang pada UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kerasipan, sedangkan terkait konsep penghargaan yang diberikan oleh ANRI kepada lembaga yang dibinanya, dapat dilakukan dengan kerjasama dengan instansi lain. Misalnya ANRI dapat bekerjasama dengan Kemenpan RB dan BPK yaitu menjadikan tertib arsip sebagai syarat penilaian Reformasi Birokrasi dan Penilaian WTP (Wajar tanpa Pengecualian). Dengan konsep tersebut, diharapkan setiap instansi berlomba-lomba untuk tertib arsip. Meningkatkan akses online terhadap arsip contoh dengan pembuatan website Asosiasi Arsiparis Indonesia sebagai wadah dan informasi bagi Arsiparis di

Halaman 30 dari 55


CPNS 2014

Indonesia, membuat katalog arsip dan mengembangkan pameran online bagi arsip, meningkatkan

kerjasama

dengan

blog

perorangan

misal

gerakansadararsip.wordpress.com

C. Tinjauan Aspek SDM Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Dari segi tugas, Arsiparis di Indonesia bukan sebagai archivist sebagaimana sebagaimana mestinya yang hanya menangani arsip statis, tetapi juga meliputi tugas records manager . Artinya kegiatan Arsiparis di Indonesia dimulai dari penciptaan arsip hingga penyusutannya. Ditinjau secara teoritis, profesionalisme Arsiparis bukan sekadar terukur melalui kemampuan menangani dan mencatat surat masuk dan keluar ataupun menata arsip. Seseorang dapat dikatakan profesional apabila memenuhi syarat sebagai seorang yang ahli, memperoleh pendidikan dan latihan di bidang profesinya serta mampu mengaplikasikannya (HAR Tilaar, 2000:135-139). 2000:135-139). Pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 147 dinyatakan bahwa SDM kearsipan terdiri atas pejabat struktural di bidang kearsipan, Arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 18 dinyatakan bahwa Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, s ikap, dan semangat pengabdian untuuk dapat melaksanakan tugas jabatan di bidang kearsipan,

menciptakan

SDM

kearsipan

yang

memenuhi

persyaratan

Halaman 31 dari 55


CPNS 2014

kompetensi di bidang kearsipan dan menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas di bidang kearsipan. Pada Pasal 20 ayat (1) juga disebutkan bahwa Pendidikan dan pelatihan fungsional Arsiparis dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi Arsiparis untuk menduduki jabatan fungsional Arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Secara ideal, seorang Arsiparis semestinya memiliki peran yang strategis dalam

pembangunan

nasional.

Penyelenggaraan

Pemerintahan

dan

pembangunan, mulai tahapan perencanaan hingga pengaturan memerlukan ketersediaan informasi, salah satu yang utama adalah arsip. Keteraturan arsip menjamin kecepatan, ketepatan dan kelengkapan informasi yang diperlukan. Secara teknis hal ini merupakan lahan seorang Arsiparis. Walaupun demikian, bagaimanapun kebijakan dari seorang pengambil keputusan lebih l ebih menentukan berperan atau tidaknya seorang Arsiparis. Demikian halnya dengan keselamatan bukti-bukti otentik yang memiliki nilai historis berupa arsip statis, Arsiparis memiliki peran penting. Ketiadaan bukti otentik bukan saja hilangnya fakta sejarah tetapi juga dapat menyebabkan terganggunya keutuhan kesatuan Negara dan bangsa. 1. Kondi si Umu m Sumber Sumber daya daya M anusia Kear Kear si pan

Profesi Arsiparis di Indonesia dapat dikatakan unik jika dibandingkan dengan negara-negara seperti Belanda, Kanada dan Australia yang membedakan profesi Arsiparis dan Records Managers. Managers. Di Indonesia hanya dikenal profesi Arsiparis. Bila dilihat regulasi yang berlaku sekarang yaitu Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip di Indonesia telah dimulai dari arsip dinamis hingga arsip statis. Secara implisit Undang-undang Nomor 43 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ini menjelaskan menjelaskan mengenai pendekatan pendekatan teori kontinuum, yang pada pelaksanaannya diperlukan pembedaan antara Arsiparis dan records managers. managers. Namun pada kenyataannya, Indonesia menganut sistem life-cycle yang life-cycle yang tidak mengenal pembedaan antara Arsiparis dan records managers sebagaimana managers sebagaimana teori kontinuum.

Halaman 32 dari 55


CPNS 2014

Di Indonesia kearsipan dilaksanakan didominasi oleh SDM dengan disiplin ilmu bukan kearsipan, hanya saja di ANRI SDM yang bukan berasal dari disiplin ilmu kearsipan diberikan pendidikan dan pelatihan dasar kearsipan. Di luar ANRI, daerah binaan khususnya, Arsiparis dari disiplin ilmu diluar kearsipan hanya mendapatkan pendidikan diklat yang tidak sampai satu bulan, hal ini tentu memberikan citra bahwa dunia kearsipan tidak memiliki kompetensi untuk maju karena minimnya pendidikan dan pelatihan kearsipan yang diperoleh tenaga kearsipan

daerah.

Perkembangan

kearsipan

nasional

bergerak

lamban

dibandingkan dengan bidang keilmuan yang mengalami ketertinggalan yang cukup jauh. Hal ini dapat dilihat dengan minimnya sumber ilmu atau referensi kearsipan, minimnya hasil kajian, penelitian peneliti an dan publikasi kearsipan, minimnya pengembangan ilmu kearsipan, serta terbatasnya para pakar kearsipan. Kearsipan selama ini berkembang dalam wilayah yang bersifat teknis praktis. Arsip lebih dipahami dan dianggap sebagai ilmu praktis yang tidak memerlukan pembahasan dan pengkajian ilmiah. SDM Kearsipan di lingkungan ANRI sendiri masih dapat dikatakan belum mencapai kemajuan yang pesat. Minat untuk menjadi pejabat fungsional Arsiparis semakin menurun dikarenakan tunjangan Arsiparis relatif kecil dan batas usia pensiun pada Arsiparis tingkat ahli masih 56 tahun dibandingkan dengan tugas dan tanggung jawabnya terhadap pengamanan arsip yang dilaksanakan oleh seorang Arsiparis, hal ini dapat kita lihat dari data yang tersaji dalam kurun waktu 3 (tiga) tahun terakhir yang tertuang pada tabel berikut.

Tahun

Arsiparis Terampil

Arsiparis Ahli

Jumlah

2006

3.031

400

3.431

2007

2.719

458

3.177

2008

2.798

486

3.284

Tabel 1. Jumlah 1. Jumlah Arsiparis di Indonesia 2006-2008 2006-2008

Halaman 33 dari 55


CPNS 2014

Dari tabel yang tersaji tersebut dapat disimpulkan bahwa jika dibandingkan dengan tahun 2006, maka tahun 2007 jumlah Arsiparis mengalami penurunan sebanyak 254 orang atau sebesar 7%, sedangkan tahun 2008 jumlah Arsiparis mengalami penurunan sebanyak 147 orang atau sebesar 4% (Renstra ANRI 2010-2014). Jumlah SDM di ANRI sendiri pada tahun 2013 adalah 506 orang pegawai yang terdiri dari 154 orang Arsiparis dan 4 Widayaiswara yang memiliki tanggung jawab dalam memberikan pendidikan dan pelatihan kearsipan untuk tenaga kearsipan daerah Kurangnya tenaga untuk menyebarluaskan pendidikan kearsipan dirasa merupakan masalah yang juga harus menjadi perhatian bagi pengembangan dunia dunia kearsipan di Indonesia. Kurangnya perhatian dan pengertian terhadap dunia kearsipan juga berdampak kepada peran masyarakat masyarakat di dalamnya. Masyarakat Indonesia masih belum sepenuhnya menyadari arti penting dari arsip sebagai satu sumber informasi. Idealnya, masyarakat juga semestinya memiliki peran sebagai Arsiparis dalam kegiatan penyelenggaraan Pemerintah dengan melakukan kontrol terhadap ketersediaan informasi melalui arsip. Keteraturan arsip menjamin kecepatan, ketepatan dan kelengkapan informasi yang diperlukan. Selain itu person serta masyarakat juga terkait dengan keselamatan bukti-bukti otentik yang memiliki nilai historis dan memiliki pengaruh terhadap keutuhan bangsa.

2. Strategi Peni Peni ngkatan ngk atan Kapasi Kapasi tas SDM Kearsipan

Untuk mengembangkan nilai-nilai dan budaya kerja yang ada di ANRI, pengembangan SDM Kearsipan di ANRI telah dilakukan melalui kegiatan pendidikan pelatihan dengan berbagai jenjang dan tingkat keahlian masingmasing dan difokuskan untuk peningkatan pengetahuan, keahlian dan keterampilan serta pembinaan Arsiparis di tingkat pusat dan daerah.

Halaman 34 dari 55


CPNS 2014

Pelatihan dan pendidikan yang yang diberikan kepada Arsiparis menutut SDM kearsipan untuk meningkatkan kemampuan, kompetensi dan pengetahuan di segala aspek. Kemampuan atau skill yang diperlukan antara lain sebagai berikut: a.

Kebijakan penyimpanan arsip, legislasi, standar, praktek, pendidikan dan pelatihan;

b.

Desain

sistem

penyimpanan

arsip,

seleksi,

pengembangan

dan

implementasi; c.

Penciptaan arsip;

d.

Manajemen arsip;

e.

Penilaian arsip;

f.

Identifikasi, preservasi, penyimpanan dan akses arsip;

g.

Pemusnahan arsip;

h.

Syarat akses arsip oleh pengguna. Terkait dengan perkembangan teknologi dan informasi saat ini juga

menuntut Arsiparis untuk menerapkan prinsip dan praktek kearsipan baik untuk arsip dinamis maupun statis. SDM kearsipan juga perlu memiliki pemahaman dan pengetahuan akan manajemen informasi; teknologi informasi; sistem informasi; analisis fungsional; analisis desain; sistem dan desain analisis; kebijakan administratif. ANRI juga melakukan peningkatan kompetensi SDM kearsipan melalui pemberian bantuan beasiswa S1/DIV, S2, S3, pengiriman diklat dan kursus kursus baik di dalam maupun di Luar Negeri. Untuk meningkatkan kinerja Arsiparis, Pemerintah juga telah menawarkan penghargaan kepada Arsiparis teladan yang diseleksi dari seluruh daerah di Indonesia. Selain kompetisi Arsiparis teladan, untuk meningkatkan kompetensi SDM kearsipan, Pemerintah juga memberikan beberapa fasilitas seperti beasiswa. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut ini.

No

Kegiatan

Pengembangan

Pengembangan

SDM Internal

SDM Eksternal

Halaman 35 dari 55


1

Arsiparis Teladan

√

√

2

Sertifikasi

√

√

3

Beasiswa

√

_

√

√

4

Pendidikan dan Pelatihan

CPNS 2014

Pengembangan SDM Tabel 2. Kegiatan Pengembangan

a. Arsiparis Teladan

Arsiparis teladan merupakan salah satu kegiatan pengembangan SDM di ANRI. Dalam rangka pembinaan SDM di bidang kearsipan dan untuk meberikan penghargaan Arsiparis atas pengabdian dan jasanya di bidang kearsipan, maka ANRI mengadakan lomba Arsiparis teladan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan meningkatkan kualitas SDM SDM di bidang kearsipan. Hal ini tertuang dalam Peraturan

Kepala

ANRI

Nomor

7

Tahun

2009

tentang

Pedoman

Penyelengggaraan Arsiparis Teladan. Pemenang lomba Arsiparis teladan mendapatkan penghargaan berupa: 

Arsiparis Teladan Tingkat Instansi diberikan Piagam Penghargaan dengan angka kredit sebesar 2 (dua) sebagai unsur penunjang tugas Arsiparis;



Arsiparis Teladan Tingkat Nasional akan diberi penghargaan berupa : Piagam Penghargaan dengan angka kredit sebesar 3 (tiga) sebagai unsur penunjang tugas Arsiparis untuk pemenang I, I, II dan III;



Bagi pemenang I Arsiparis Teladan Tingkat Nasional dapat diberikan kenaikan pangkat istimewa satu tingkat sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku;



Peserta pemilihan Arsiparis Teladan Tingkat Nasional diberikan Sertifikat dengan angka kredit sebesar 1 (satu) sebagai unsur utama dalam pengembangan profesi butir uji kompetensi. Penghargaan yang diterima oleh pemenang lomba Arsiparis teladan

diharapkan

mampu

memacu

Arsiparis

lain

untuk

terus

mengasah

kemampuannya. Selain itu, ada kebanggaan tersendiri yang dimiliki oleh pemenang lomba Arsiparis teladan.

Halaman 36 dari 55


CPNS 2014

b. Sertifikasi Arsiparis

Sertifikasi Arsiparis adalah kegiatan yang bertujuan untuk memberikan pengakuan formal bahwa Arsiparis telah memenuhi kompetensi tertentu di bidang kearsipan. Adapun jenis-jenis kompetensi sertifikasi Sumber Daya Kearsipan antara lain meliputi : 

Pengelolaan arsip rahasia



Pengelolaan arsip vital



Pemusnahan arsip



Layanan informasi publik



Penilaian angka kredit jabatan fungsional Arsiparis.

c. Beasiswa

ANRI memungkinkan para pegawainya untuk mendapatkan beasiswa pendidikan. Beasiswa pendidikan ini terbuka untuk seluruh pegawai ANRI dengan melalui seleksi administrasi dan kompetensi pegawai. Jenis beasiswa pendidikan ini pun pun beragam, mulai dari dari beasiswa jenjang Strata 1 (S1), (S1), Strata 2 (S2), sampai pada jenjang Strata 3 (S3) yang bekerja sama dengan Lembaga Pendidikan dan juga Universitas dalam negeri maupun luar negeri. Universitas dalam negeri yang bekerja sama dengan ANRI antara lain: UI, UGM, UNDIP dan lain-lain. Sedangkan untuk kerjasama luar negeri ANRI bekerjasama dengan Leiden University dan Australia National University.

d. Pendidikan dan Pelatihan

ANRI memiliki unit kerja yang fungsinya menyelenggarakan diklat kearsipan. Diklat kearsipan dibagi menjadi dua yaitu diklat fungsional Arsiparis dan diklat teknis kearsipan. Diklat fungsional Arsiparis biasanya menjadi syarat seseorang menduduki jabatan fungsional Arsiparis. Diklat fungsional kearsipan terdiri atas diklat fungsional Arsiparis tingkat ahli dan diklat fungsional Arsiparis tingkat terampil.

Halaman 37 dari 55


CPNS 2014

Diklat teknis kearsipan dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi teknik kearsipan. Diklat teknik kearsipan terdiri atas diklat teknis kearsipan pengelola arsip dan diklat teknis pimpinan unit kearsipan dan lembaga kearsipan. Pertanyaan yang kemudian muncul adalah dengan banyaknya pelatihan, pendidikan dan kesempatan pengembangan SDM yang telah diberikan, mengapa tenaga kearsipan di Indonesia masih mengalami penurunan jumlah dan mengapa dunia kearsipan di Indonesia masih menjadi bidang yang tidak terlalu populer? Hal ini dapat dijawab dengan gambaran yang muncul di daerah-daerah. Di beberapa daerah ditemukan lulusan Pendidikan dan Pelatihan pengangkatan Arsiparis tingkat ahli yang belum diangkat menjadi Arsiparis. Alasan yang kerap muncul adalah karena lulusan ini mendapatkan perintah mutasi atau penempatan di posisi lain yang tidak terkait dengan kearsipan. Selain menurunkan angka Arsiparis di Indonesia, efek yang kemudian muncul adalah petugas pengganti tidak mendapatkan atau memiliki pengetahuan mengenai kearsipan yang mumpuni karena belum mendapatkan transfer knowledge dari tenaga kearsipan yang dipindah tersebut. Secara internal, belum ada standar kompetensi bagi Arsiparis. Patokan kinerja para Arsiparis hanya berupa daftar dan uraian pekerjaaan yang mendapatkan angka kredit. Angka kredit yang ditentukan sendiri hanyalah berupa patokan yang dibuat berdasarkan metode trial and error . Padahal standar kompetensi yang ditetapkan tentu berguna untuk menentukan perekrutan Arsiparis yang bertugas di Arsip Nasional RI. Selain ditentukan oleh standar kompetensi secara a kademik dan kapabilitas, nilai-nilai internal juga perlu dikembangkan untuk peningkatan budaya kerja di ANRI. Nilai-nilai tersebut antara lain adalah: 1. Kolaborasi: Menciptakan sebuah keterbukaan, lingkungan kerja yang terbangun rasa hormat di dalamnya, komunikasi, integritas dan kolaborasi kerja tim.

Halaman 38 dari 55


CPNS 2014

2. Inovasi: Meningkatkan kreativitas dan mengembangkan inovasi untuk membangun masa depan. 3. Pembelajaran:

Mengejar

kualitas

melalui

pembelajaran

yang

berkelanjutan dan menjadi semakin cerdas seiring dengan berjalannya waktu mengenai apa yang diketahui dan apa yang akan dilakukan untuk memberikan pelayanan terbaik bagi yang lainnya. Dari keseluruhan pembahasan, dinilai perlu untuk meningkatkan kinerja SDM ANRI dan tenaga kearsipan secara nasional melalui pendidikan dan pelatihan, peningkatan jumlah Arsiparis dan widyaiswara, pembentukan standardisasi kompetensi Arsiparis, dan penanaman nilai atau budaya kerja yang baik secara menyeluruh untuk SDM ANRI. 1. Untuk mengantisipasi agar lulusan Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli maupun Terampil bersedia menjadi Arsiparis maka diperlukan syarat tambahan adalah yaitu selain adanya surat pengantar dari instansi yang mengirim, juga perlu adanya surat pernyataan bersedia menjadi Arsiparis yang ditandatangani oleh pimpinannya pimpinannya 2. Menambah tenaga ahli S3 dalam bidang kearsipan untuk membuat kajian pengembangan kearsipan Indonesia atau menjadi widyaiswara. 3. Membuat standar kompetensi untuk tenaga Arsiparis. 4. Dalam usaha pengembangan tenaga dibidang kearsipan diperlukan konsep manajemen SDM yang lebih modern, konsep Talent Pool Management perlu diterapkan. Pemetaan potensi diri lewat proses potential review review (Psikotes, jobtes dan tes potensi khusus). Perlu diketahui juga siapa saja karyawan yang dapat digolongkan sebagai star, sebagai star, potential people, career person, problem person dan person dan dead wood lewat lewat proses talent assesment. Nantinya lewat penggolongan ini i ni diharapkan tenaga kearsipan yang ada mampu mengembangkan karir, dan terus meningkatkan

performanya.

Selain

itu

lewat

konsep

Talent

management juga mendukung proses pembibitan tenaga-tenaga kearsipan dimana bisa memanfaatkan kerjasama dengan sekolah-

Halaman 39 dari 55


CPNS 2014

sekolah vokasional. Indonesia telah memiliki sekolah vokasional tingkat menengah atas dengan jurusan administrasi negara. Pada bidang inilah, ANRI dapat melakukan pembinaan kepada calon-calon tenaga kearsipan, misalnya lewat pengadaan pendidikan berjenjang untuk calon tenaga kearsipan yang dananya dibiayai oleh ANRI

D. Tinjauan Prasarana Prasarana dan Sarana Arsip Nasional Nasional Republik Indonesia Indonesia

Peraturan mengenai pengelolaan arsip di Indonesia khususnya di Arsip Nasional Republik Indonesia telah diatur dan didasarkan pada Undang-undang Nomor 43 Tahun Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 6 ayat 5 yaitu yaitu Tanggung Jawab Penyelenggaraan Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dimaksud pada ayat (1) meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip. Dalam melaksanakan tanggung jawab pada pengelolaan arsip, maka diperlukan prasarana dan sarana yang memadai agar tercipta pengelolaan arsip yang professional serta dapat menjaga fisik maupun informasi dari arsip itu sendiri. Arsip Nasional Republik Indonesia Sebagai penyelenggara kearsipan nasional dan penentu kebijakan mengenai kearsipan, berdasarkan Undangundang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 7 Huruf F telah merumuskan Penetapan Kebijakan sebagaimana dimaksud dalam pasal 6 ayat (5) meliputi bidang Prasarana dan sarana. Serta pada Pasal 31 telah tertuang, Pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf F dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai dengan ketentuan-ketentuan peraturan perundang-undangan. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang- undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bagian Ketiga Prasarana dan Sarana Pasal 159 berisi : 1. Pengelolaan arsip dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala ANRI 2. Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi : a. Gedung,

Halaman 40 dari 55


CPNS 2014

b. Ruangan, dan c. Peralatan 3. Persyaratan prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengatur

Lokasi,

Konstruksi,

dan

Tata

Ruang

Gedung,

Ruang

Penyimpanan Arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan arsip Peratuan-peraturan di atas, kemudian diperinci kembali dengan adanya Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2000 Tentang Standar penyimpanan fisik Arsip. Standar yang dimaksud ini adalah Standar Penyimpanan Fisik Arsip dimana pengaruh lingkungan sangat berperan menjamin keselamatan dan kelestarian arsip di samping memberikan rasa aman dan nyaman di dalam pengelolaan arsip. Standar Penyimpanan Fisik Arsip ini merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap instansi untuk dapat menjamin dan meningkatkan kualitas penyimpanan arsipnya. Standar ini juga berfungsi dalam rangka

meningkatkan

pelaksanaan

manajemen

pengelolaan

arsip

dan

penerapannya dapat diselaraskan dengan kemampuan dan kondisi instansi masing-masing. Prasarana dan sarana yang dimiliki ANRI saat ini sudah relatif cukup memadai, seperti ruang kantor, ruang pengolahan, ruang perbaikan arsip (restorasi arsip), serta ruang penyimpanan (depo) arsip sudah tersedia meskipun sejalan dengan bertambahnya arsip, gedung/ruang penyimpanan itu harus dibangun dan disediakan sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan untuk ruang penyimpanan dan perawatan arsip harus selalu dijaga suhu dan kelembaban udaranya. Dalam menjamin keamanan dan keselamatan arsip saat ini ANRI sudah menerapkan Security System dalam System dalam wujud pemasangan CCTV pada depo arsip, a rsip, ruang perawatan arsip, ruang pengolahan arsip, dan tempat-tempat tertentu seperti di bagian ruang baca dan resepsionis untuk pemantauan aktivitas kearsipan. Selain pemasangan CCTV dalam rangka menjamin keamanan dan keselamatan arsip, ANRI juga menerapkan sistem elektrik yang berupa kodekode yang dirancang khusus pada pintu masuk depo arsip sehingga tidak memungkinkan setiap orang yang tidak mempunyai kepentingan untuk dapat

Halaman 41 dari 55


CPNS 2014

masuk ke ruang depo arsip. Hal ini juga dimaksudkan untuk menghindari pencurian arsip yang akan berakibat pada penyalahgunaan informasi arsip. Dengan mempertimbangkan tantangan kedepan yang semakin komplek maka ada beberapa unsur dalam prasarana dan sarana di Arsip Nasional yang masih memerlukan perbaikan, perawatan, peremajaan dan pengadaan agar mencapai penyelenggaraan kearsipan yang handal handal dan professional

a. Kondisi Umum 1. Prasarana dan Sarana di Central Central F il e

Central file file merupakan unit pengolah arsip dinamis aktif. Di sinilah arsip dari pelaksanaan kegiatan tugas pokok dan fungsi instansi tercipta. Oleh karena itu, central file file perlu memiliki prasarana dan sarana yang memenuhi standar untuk penyimpanan arsip. Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai lembaga kearsipan nasional ternyata masih ada beberapa di tingkat Unit Eselon II belum memiliki Prasarana dan Sarana seperti Ruang khusus Central File File di semua unit. Unit Eselon II yang sudah memiliki Central File File adalah Inspektorat, Direktorat Kearsipan Pusat, Direktorat Kearsipan Daerah, Direktorat Pengolahan, Direktorat Pusjibang Siskar, Direktorat Pusjibang SIK, Direktorat Preservasi, dan Biro Hukum dan Kepegawaian. Sedangkan Unit yang belum memiliki Central File adalah Biro Umum, Direktorat Pemanfaatan, Direktorat Akreditasi, Direktorat Akuisisi, Pusdiklat, Pusat Jasa Kearsipan, dan Biro Perencanaan. Bagi unit eselon II yang sudah memiliki Central File tersendiri, File tersendiri, kondisi ruang penyimpanannya sudah cukup memadai di mana terdapat filing cabinet , alat pendingin udara, serta alat pemadam kebakaran dan sprinkle water . Hanya saja tidak terdapat alat pengontrol kelembaban. Untuk peralatan kearsipan juga sudah sesuai standar di mana setiap central file tersebut menggunakan guide menggunakan guide,, folder, map gantung, out indicator , daftar isi berkas, maupun daftar berkas. Beberapa unit yang belum memiliki central file masih file masih ada yang tidak memiliki prasarana dan sarana lengkap. Salah satu diantaranya adalah fasilitas kearsipan yang kurang memadai baik secara

Halaman 42 dari 55


CPNS 2014

kualitas maupun kuantitas. Dari segi kualitas masih banyak boks tempat arsip yang sudah rusak yang belum diganti,sedangkan dari segi kuantitas dapat dilihat dari banyaknya arsip yang dalam penyimpanannya belum disimpan di filing cabinet , tidak adanya out indicator , maupun belum ditempatkan di rak-rak arsip dan map-map yang berisi arsip dinamis aktif yang di tumpuk menjadi satu di ruang kerja. Adapun Prasarana dan sarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip dinamis aktif antara lain sebagai berikut : 1. Ruang Penyimpanan (central ( central file) Ruang penyimpanan arsip dinamis aktif harus dibuat tersendiri tetapi menyatu

dengan

unit

kerja.

Pertimbangannya

adalah

faktor

aksesibilitas karena frekuensi penggunaan arsip dinamis aktif masih tinggi dalam proses pelaksanaan kegiatan 2. Filing Cabinet Filing cabinet merupakan sarana penyimpanan arsip yang memiliki karakteristik tidak mudah terbakar dan memiliki daya tahan sekurangkurangnya 4 jam saat kebakaran terjadi, kedap air, dan dapat dikunci. 3. Guide Guide Guide adalah alat penunjuk dari masing-masing subpola klasifikasi. Guide juga Guide juga digunakan sebagai penyekat antar arsip. Guide terbuat Guide terbuat dari kertas karton dengan ketebalan tertentu dan dilengkapi dengan tab. tab. Dalam penyimpanan arsip dinamis aktif dibutuhkan tiga buah guide yaitu guide yaitu guide primer, primer, sekunder, dan tersier. 4. Folder Folder adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai pola klasifikasi. Folder digunakan untuk menyimpan arsip. Folder juga dilengkapi dengan tab yang tab yang digunakan untuk menuliskan kode klasifikasi, indeks berkas, dan tahun. 5. Map Gantung

Halaman 43 dari 55


CPNS 2014

Map gantung digunakan untuk meletakkan folder. Pada kedua ujung map gantung terdapat alat untuk menggantungkan map ini dalam filing cabinet . Map gantung terbuat dari bahan kertas yang kuat dan umumnya berwarna hijau. 6. Kertas Label Label adalah kertas stiker yang digunakan untuk menuliskan indeks atau judul berkas. Label sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas baik dan berwarna terang sehingga tidak mudah rusak dan mudah dibaca. 7. Daftar Isi Berkas dan Daftar Berkas Merupakan sarana yang digunakan sebagai sarana temu balik arsip. Daftar isi berkas berisi uraian arsip per item, item, sedangkan daftar berkas berisi uraian berkas dalam folder. 8. Out Indicator Out Indicator adalah adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar dari tatanan penyimpanan filing cabinet dalam bentuk formulir.

2. Prasarana dan Sarana dalam Penyimpanan Arsip Inaktif (Records Center)

Records Center atau gedung penyimpanan arsip inaktif adalah gedung atau ruangan serta kelengkapan prasarana dan sarananya dengan spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola arsip inaktif. Records inaktif. Records Center pada Center pada suatu bangunan bangunan perkantoran dapat berada di dalam maupun di luar lingkungan kantor. Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki gedung penyimpanan arsip inaktif yang berada di luar lingkungan kantor, namun tetap memperhitungkan dan memenuhi ketentuan sebagai berikut : a. Konstruksi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat bertahan dari cuaca dan tidak terbuat dari bahan yang mudah terbakar,

Halaman 44 dari 55


CPNS 2014

b. Konstruksi bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak lainnya, c. Masing-masing lantai ruang simpan arsip memiliki ketinggian 260280cm. Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2, yaitu : 1. Ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif a. Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, ruang fumigasi, dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk bekerja, b. Tata ruang ruangan kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan instansi dengan tetap memperhatikan ketentuan-ketentuan di atas. 2. Ruang

penyimpanan

arsip

inaktif

digunakan

khusus

untuk

menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan

dimusnahkan

maupun

dipersiapkan

untuk

dilakukan

penyerahan. ANRI menggunakan records center untuk menyimpan arsip-arsip tekstual saja. Pengelolaan yang telah diterapkan di ANRI tersebut, juga sejalan dengan apa yang telah dirumuskan oleh International Records Management Trust dalam buku Managing buku Managing Records Centres: A Procedures Procedures Manual . Selain itu, ANRI juga telah menerapkan peraturan di dalam records center yaitu : 1. Tidak mengizinkan siapapun memasuki ruangan penyimpanan arsip tanpa izin dari petugas atau pejabat yang berwenang. Selain itu selama jam kerja harus ada petugas yang berjaga di ruangan tersebut. 2. Melakukan pencegahan terhadap ancaman bahaya kebakaran maupun banjir. 3. Tidak memberikan atau menyediakan arsip tanpa bukti tertulis.

Halaman 45 dari 55


CPNS 2014

4. Siapapun yang memasuki area ruang simpan arsip harus berada di bawah pengawasan petugas. 5. Arsip yang dipertimbangkan sebagai arsip rahasia harus memiliki sistem pengelolaan dan penyimpanan yang terpisah dengan arsip lainnya. 6. Tidak diizinkan merokok maupun makan atau minum di ruang simpan arsip.

3. Prasana dan Sarana dalam Penyimpanan Arsip Statis

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga, dan terpelihara. Upaya penyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor : 1. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip, 2.

Bentuk fisik dan komposisi,

3.

Berapa lama akan disimpan, dan

4.

Jalan masuk dan pengaruhnya.

aster Plan ) dan Restorasi Arsip 4. Perencanaan Bencana (D i saster

Suhu di dalam tempat penyimpanan arsip sekitar 20-22°C, sedangkan kelembapannya sekitar 60-70°C. Setiap setahun sekali, dilakukan fumigasi (pembasmian jamur) dengan cara pengasapan atau dengan menggunakan gas. Untuk menjaga keamanan arsip, pada ruang penyimpanan dipasang CCTV dan jika seseorang ingin masuk ke ruang penyimpanan, maka dia harus menggunakan kartu pengaman sebelum menaiki lift . Di tempat penyimpanan arsip juga terdapat pintu darurat dan tangga darurat.

Selain

itu,

terdapat

alat-alat

pemadam

kebakaran

untuk

mengantisipasi terjadinya bencana kebakaran. Raknya pun menggunakan rak tahan gempa dan tahan api, namun masih ada beberapa rak biasa yang digunakan. Untuk arsip-arsip yang telah direstorasi maupun yang masih

Halaman 46 dari 55


CPNS 2014

dalam keadaan baik, disimpan di boks bebas asam. Sedangkan arsip-arsip yang telah mengalami kerusakan dan belum direstorasi, disimpan di boks yang tidak bebas asam.

5. Prasarana dan Sarana di Direktorat Preservasi Preservasi

a. Permasalahan Prasarana dan Sarana di Direktorat Preservasi 1. Proses pengadaan bahan belum optimal, yang menyebabkan penyediaan barang/ bahan dan peralatan kepada unit kerja terhambat, sehingga pencampaian target tidak dapat tercapai sebagaimana yang telah ditetapkan. Permasalahan ini dapat ditemukan di Subdirektorat Restorasi Arsip yang kesulitan mendapatkan beberapa bahan yang menunjang kerja di subdirektorat tersebut. Selain itu permasalahan ini dapat ditemukan pada Subdirektorat Penyimpanan Arsip Konvensional yang masih menggunakan rak pada ruang penyimpanan arsip sebelum 1945 dan bukan menggunakan Roll menggunakan Roll O Pack sehingga sehingga pengaturan kardus arsip dinilai masih berantakan. 2. Masih kurangnya bahan atau alat untuk menunjang kinerja pegawai demi mencapai target yang telah ditentukan. Secara spesifik, permasalahan ini ditemukan di Subdirektorat Subdirektorat Reproduksi Reproduksi Arsip Arsip yang yang memiliki target kerja yang tinggi namun tidak didukung dengan jumlah alat yang memadai. 3. Tidak adanya alat untuk pengujian autentikasi dari suatu kertas sehingga pihak ANRI msih merujuk pada pihak ketiga yaitu pihak Puslabfor POLRI untuk pengujian forensik. 4. Kurangnya

ruangan

dan

rusaknya

alat

penunjang

kerja.

Permasalahan ini dapat ditemukan pada Subdirektorat Instalasi Laboratorium, kurangnya tempat dirasakan menjadi permasalahan bagi kelangsungan kerja di subdirektorat tersebut. Selain itu adanya alat-alat yang rusak menjadi penghambat dalam kinerja di subdirektorat ini.

Halaman 47 dari 55


CPNS 2014

5. Sistem keamanan di pintu masuk depo media baru yang menggunakan sidik jari dianggap kurang efektif untuk menjaga keamanan khasanah arsip. 6. Kelembapan suhu di ruangan menjadi tidak stabil ketika banyaknya orang yang masuk ke dalam depo.

b. Solusi dari Permasalahan di Direktorat Preservasi 1. Perlu adanya koordinasi yang intensif antara pengelola anggaran, unit kerja dengan tim pengadaaan barang dan biro umum dalam pengadaan barang/bahan dan peralatan. Selain pengadaan juga dibutuhkan perawatan yang memadai untuk setiap alat penunjang kerja di Direktorat Preservasi. 2. Perlu adanya pegawai baru yang ditempatkan di lingkungan Direktorat Preservasi untuk menutupi kekurangan SDM. Disamping itu perlu adanya kualitas SDM yang menguasai teknis dan peralatan preservasi arsip dalam rangka melaksanakan tugas sehari-hari maupun mengimbangi pesatnya perkembangan teknologi saat ini. 3. Pengadaan alat penguji keauntentikan arsip di Subdirektorat Instalasi Laboratorium. 4. Pemindahan atau peremajaan ruang untuk Subdirektorat Instalasi Laboratorium. 5. Pengadaan sistem keamanan berupa kunci kombinasi atau kartu tapping untuk untuk masuk ke depo ANRI. 6. Pengadaan dehumidifier untuk menstabilkan kelembaban suhu di ruangan. 7. Pengadaan troli berbentuk kotak khusus dan gerobak (akrab disebut sebagai "U-boat" yang dirancang untuk mengangkut arsip katografi dan mencegah tepinya tidak rusak dalam perjalanan.

6. Prasarana dan Sarana pada Layanan Arsip

a.

Permasalahan Prasarana dan Sarana di Layanan Publik

Halaman 48 dari 55


CPNS 2014

1. Masih ada alat peraga yang rusak di Diorama, masih ada alat peraga yang

rusak

mengurangi

daya

tarik

diorama

yang

dapat

mempengaruhi penilaian pengunjung ketika melakukan kunjungan langsung ke diorama. 2. Koleksi diorama yang kurang lengkap, 3. Khasanah yang sudah dimiliki oleh diorama selama ini sudah baik tetapi koleksinya mungkin bisa diperlengkap, seperti penambahan informasi tokoh-tokoh nasional, sastra, dan budaya. 4. Respons media sosial ANRI yang kurang tanggap, 5. ANRI memiliki media sosial yang berfungsi sebagai salah satu sarana penghubung antara publik dan ANRI sendiri, seperti Facebook dan Twitter tetapi dalam merespons pertanyaan atau tanggapan pengunjung situs dirasa kurang tanggap. Selain itu, pemakaian bahasa pada media sosial yang seharusnya merupakan ajang untuk mengenalkan ANRI kepada kalangan anak-anak dan remaja dirasa masih terlalu kaku dan kurang informatif 6. Belum adanya sarana bagi difabel di ruang layanan baca, 7. Akses internet yang kurang memadai bagi pengunjung, 8. Penempatan Mobil Sadar Arsip yang kurang strategis.

b. Solusi Prasarana dan Sarana di Layanan Publik 1. Perlunya pembaharuan peralatan di diorama yang dianggap sudah usang sehingga peralatan selalu terlihat baru dan menarik pengunjung. 2. Pertambahan koleksi diorama akan memperlengkap khasanah di diorama dan membuat diorama akan lebih informatif bagi para pengunjung yang datang untuk mempelajari sejarah perjalanan bangsa Indonesia. 3. Media sosial sebagai sarana termudah untuk merangkul masyarakat agar tertarik mengetahui hal-hal informatif tentang ANRI. Hal ini sebaiknya dimanfaatkan ANRI dengan cara memiliki situs yang

Halaman 49 dari 55


CPNS 2014

lebih informatif dan tanggap terhadap respons masyarakat dengan gaya bahasa yang tidak terkesan kaku agar bisa lebih merangkul semua kalangan, terutama kalangan anak-anak dan remaja yang

perlu diberikan rasa “Sadar Arsip” sedini mungkin. mungkin. 4. Memperbaiki buku katalog yang rusak dan tulisannya memudar 5. Fasilitas Bagi Masyarakat Berkebutuhan Khususnya bagi Difabel menggunakan jasa narator 6. Sarana komputer pemesanan arsip melalui fax, online, telepon dan media sosial 7. Adanya iklan sadar arsip yang interaktif sehingga menarik perhatian publik terhadap arsip 8. Toilet bagi pengunjung dan toilet khusus difabel 9. Penggadaan Emergency Penggadaan Emergency plan dan meeting point 10. Pengadaan Fire Pengadaan Fire Alarms, Alarms, exit sign dan sign dan emergency lights 11. Adanya seragam khusus petugas layanan arsip 12. Tampilan interior yang menarik pengunjung dengan desain yang modern, interaktif dan nyaman bagi pengguna layanan la yanan arsip 13. Penempatan mobil sadar arsip di tempat strategis seperti di sekolah menengah atas serta menampilkan maskot ANRI yang interaktif 14. Mobil sadar arsip di sekolah lebih mengedepankan arsip budaya dan arsip sastra. 15. Adanya ruangan khusus di ruang layanan untuk menyaksikan video atau pemutaran film dengan Preview dengan Preview Room untuk Room untuk 50-100 orang dan gedung bioskop berkapasitas 50 orang menggunakan teknologi digital

7. Permasalahan Prasarana dan Sarana di Direktorat Direktorat Pengolahan

a. Ruang pengolahan arsip statis di Subdirektorat Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 yang kurang memenuhi standar ruang pengolahan arsip statis, seperti: 1. Jendela yang tidak buram

Halaman 50 dari 55


CPNS 2014

Jendela di ruangan pengolahan arsip statis yang seharusnya merupakan jendela buram hanya merupakan jendela bening biasa sehingga sinar matahari mudah masuk yang dapat merusak fisik arsip konvensional yang ada. Arsip kertas yang mengalami kontak langsung terus-menerus dengan cahaya matahari lebih cepat lapuk dan mengalami kerusakan yang dapat berefek mempersulit proses pengelolaan arsip. 2. Tidak terdapatnya fasilitas lemari penyimpanan arsip Tidak

adanya

lemari

penyimpanan

arsip

berakibat

arsip

konvensional yang ada dibiarkan menumpuk di seisi ruangan. Ini tentu berdampak pada kebersihan ruangan di mana ruangan menjadi selalu kotor oleh debu-debu arsip. 3. Kurangnya jumlah meja dan kursi bagi pegawai Kondisi di ruang pengolahan arsip di subdirektorat yang memiliki keterbatasan dalam jumlah kursi dan meja yang disediakan untuk tempat mengolah arsip bagi pegawai membuat para pegawai mengolah arsip di lantai.

b. Solusi Prasarana dan Sarana di Direktorat Pengolahan Dari ketiga permasalahan tersebut, perlu adanya koordinasi yang intensif antara pengelola anggaran, subdirektorat pengolahan arsip konvensional sebelum tahun 1945 dengan tim pengadaaan barang dan biro umum dalam pengadaan barang/bahan dan peralatan untuk menyediakan barang/bahan dan jasa seperti yang dibutuhkan unit kerja agar ruang pengolahan arsip konvensional sebelum tahun 1945 sesuai dengan standar yang ada.

Halaman 51 dari 55


CPNS 2014

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil penjelasan mengenai permasalahan dan rekomendasi tentang lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia yang ditinjau dari aspek kelembagaan, ketatalaksanaan, SDM dan sarana prasana, dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Kebijakan, standar-standar, pelayanan dan sarana penunjang kearsipan yang diselenggarakan Arsip Nasional Republik Indonesia, belum dilaksanakan secara optimal apabila dibandingkan arsip nasional negara lain. 2. Kegiatan kearsipan nasional saat ini masih melakukan pembinaan kearsipan ke daerah-daerah, sedangkan masyarakat, organisasi dan lembaga Pemerintah di negara lain telah berpartisipasi aktif dalam kegiatan kearsipan. 3. Arsip

Nasional

ketatalaksanaan

Republik dalam

Indonesia

rangka

telah

semangat

memperbaiki

Reformasi

permasalahan

Birokasi.

Namun

pencapaiannya belum sepenuhnya maksimal, khusunya dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP AP) 4. Kegiatan utama kearsipan nasional belum mampu memenuhi rencana strategis ANRI dikarenakan hambatan dari sisi kuantitas maupun kualitas SDM dalam bidang kearsipan ditambah dengan anggaran anggaran yang terbatas. 5. Layanan penyelenggaraan kearsipan yang tersebar di setiap daerah di Indonesia, belum didukung layanan sarana sar ana dan prasana prasan a yang optimal, efektif dan efisien. Sehingga transfer knowledge knowledge bidang kearsipan hanya dapat diakses oleh kalangan tertentu.

Halaman 52 dari 55


CPNS 2014

B. Saran

Adapun saran-saran yang penulis kemukakan, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan masukan maupun pertimbangan untuk peningkatan kinerja lembaga Arsip Nasional Republik yang ditinjau dari 4 (empat) aspek tersebut yaitu yaitu : 1.

Kelembagaan Program restrukturisasi sebagai salah satu alternatif yang bertujuan untuk memperbaiki kinerja lembaga dengan menciptakan struktur organisasi yang tepat: tepat struktur dan tepat fungsi. Selain

itu, penguatan kelembagaan̶

baik secara internal maupun eksternal ekste rnal merupakan hal strategis yang perlu mendapatkan perhatian. Hal ini sebagai salah satu cara mewujudkan Arsip Nasional Negara Indonesia menjadi Center of Excellence. 2. Tatalaksana Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) menjadi hal yang wajib dilakukan oleh segenap stakeholder Arsip Nasional Republik Indonesia.

Oleh karena itu dibutuhkan komitmen yang kuat̶ yang bersifat top down maupun bottom up demi up demi terselenggaranya tugas dan fungsi organisasi yang sesuai dengan standar operasional dan prosedur yang telah ada. Selain

itu, ide “Polisi Kearsipan” menarik untuk dipertimbangkan. Hal ini

mengingat Arsip Nasional Republik Indonesia sebenarnya telah mempunyai dasar hukum yang kuat sebagai lembaga tertinggi kearsipan di Indonesia, namun dirasa masih belum maksimal dalam menjalankan tugas dan wewenang seperti yang tercantum dakam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. 3. Sumber Daya Manusia Peningkatan kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia menjadi hal penting yang harus dilakukan untuk untuk menuju ANRI Hebat 2025. Hal ini ini bisa dilakukan dengan pendidikan dan pelatihan tenaga kearsipan yang dilakukan secara berkelanjutan, perekrutan Arsiparis dan Widyaiswara baru yang berkualifikasi dan berkompeten, menyusun standarisasi kompetensi Arsiparis yang peka terhadap perkembangan jaman, penanaman nilai atau budaya kerja yang baik secara menyeluruh untuk untuk Sumber Daya Manusia di

Halaman 53 dari 55


CPNS 2014

lingkungan ANRI dan pengadopsian sistem manajemen Sumber Daya Modern yang tidak bertentangan dengan peraturan kepegawaian yang berlaku.

4. Sarana dan Prasarana Untuk menjadikan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai Center of Excellence, Excellence, perlu dukungan sarana dan prasarana yang memadai dan lengkap. Oleh karena itu perlu dilakukan update update dan upgrade upgrade fasilitasfasilitas yang dimiliki oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Update dan upgrade ini mencakup fasilitas yang menyangkut pengelolaan arsip, fasilitas yang menyangkut pelayanan terhadap masyarakat dan fasilitas-fasilitas pendukung lainnya. lainnya. Lebih khusus lagi, perlu adanya peningkatan kualitas dan kuantitas sarana prasarana untuk pengelolaan central file, record center , depo arsip statis, disaster plan, plan, pengolahan dan preservasi arsip, serta la yanan arsip. Dengan hal ini, diharapkan akan dapat meningkatkan kinerja organisasi sekaligus dapat memberikan layanan prima bagi masyarakat luas.

Halaman 54 dari 55


CPNS 2014

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan.

Laporan

Annual Report 2012-2013 2012-2013,, National Archieves of Australia Laporan Tahunan Arsip Nasional Republik Indonesia 2013 Performance and Accountability Report 2013 2013,, National Archieves and Record Administration Website

www.arsip.ugm.ac.id www.anri.go.id www.ica.org www.menpan.go.id www.nationaalarchief.nl www.ppm-manajemen.ac.id www.wetten.overheid.nl

Halaman 55 dari 55

Peluang dan Tantangan Menuju ANRI Hebat 2025 dibuat oleh CASN Arsip Nasional RI 2014

Recommend Documents