Pedoman Pengorganisasian TU

KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU NOMOR : /SK/DIRUT/II/2014 TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN BAGIAN SEKRETARIAT RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA, DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU Menimbang

: a. bahwa untuk mewujudkan pengelolaan Bagian Sekretariat Rumah Sakit Mardi Rahayu perlu dibuat pengaturan pengorganisasian di Bagian Sekretariat Rumah Sakit Mardi Rahayu b. bahwa sehubungan dengan huruf a di atas, perlu ditetapkan Pedoman Pengorganisasian dengan Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Mardi Rahayu.

Mengingat

: 1. Undang-Undang Nomor : 13 Tahun : 2003 Tentang : Ketenagakerjaan 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 1144/Menkes/PER/VIII/2010 Tentang : Organisasi dan Tata Kerja Kementrian Kesehatan. 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor : 33 Tahun 2011 Tentang : Pedoman Analisis Jabatan. 4. Keputusan Pengurus Yayasan Kristen Kesejahteraan Mardi Rahayu Nomor : 84/YKKMR/I/X-2010 tentang : Revisi Organisasi dan Tata Kerja RS Mardi Rahayu. 5. Peraturan Perusahaan Yayasan Kristen Kesejahteraan Mardi Rahayu. MEMUTUSKAN

Menetapkan Kesatu

: : KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RS MARDI RAHAYU TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN BAGIAN SEKRETARIAT RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU.

Kedua

: Pedoman Pengorganisasian Bagian Sekretariat Rumah Sakit Mardi Rahayu sebagaimana terlampir digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan pengorganisasian di Bagian Sekretariat Rumah Sakit Mardi Rahayu.

Ketiga

: Apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan

Pedorg/SKR/03/Rev.00

1

ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Kudus Pada tanggal : 3 Februari 2014 Plt. Direktur Utama

Dr. Khrisna Nugraha Widjaja


2

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU NOMOR: : /SK/DIRUT/II/2014 TANGGAL : 3 Febuari 2014

BAB I PENDAHULUAN

Sebuah organisasi didirikan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Semua bagian yang ada di dalam organisasi akan diarahkan untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan sebuah organisasi haruslah menjadi tujuan bersama walaupun orang – orang yang terlibat di dalamnya masing – masing mempunyai tujuan pribadi. Demikian pula halnya dengan sebuah rumah sakit. Rumah sakit didirikan adalah dalam rangka pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Oleh sebab itu dalam penyelenggaraannya dibutuhkan tata kelola yang jelas sehingga semua bagian yang terlibat di dalamnya memberikan kontribusi bagi tercapainya tujuan itu. Untuk memberikan pelayanan kesehatan masyarakat dengan baik, Rumah Sakit Mardi Rahayu Kudus dan seluruh bagian – bagiannya memerlukan tata kelola yang jelas. Dengan tata kelola yang jelas diharapkan semua orang yang terlibat mampu memahami dan mengerjakan tugas dengan baik. Salah satu hal yang dilakukan dalam rangka pengelolaan itu maka dibuat pedoman pengorganisasian. Sebagai salah satu unit kerja Rumah Sakit Mardi Rahayu maka bagian Sekretariat membuat Pedoman Pengorganisasian Sekretariat untuk menjadi acuan petugas bagian Sekretariat agar mampu memahami tata kelola pengorganisasian Rumah Sakit Mardi Rahayu dan mampu mengerjakan tugas – tugas yang diberikan dengan efektif dan efisien. Tujuan Pedoman Pengorganisasian ini dibuat adalah sebagai acuan bagi staff Sekretariat dalam memahami tata kelola pengorganisasian Rumah Sakit Mardi Rahayu sehingga mampu mengerjakan tugas – tugas yang diberikan secara efektif dan efisien.


3

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU A. SEJARAH RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU Ketika sarana dan fasilitas maupun tenaga kesehatan di Kudus dan sekitarnya masih sangat minim dan jauh dari memadai. Beberapa aktivis dan tokoh GKMI Kudus seperti Liem Wie Tan/Daud Darmawan Karunia, Lie Tjwan Tjioe, Lie Djie Ie, Kwik Tjhiang Ien/Indarto Kirana, Pdt. Sudarsohadi dan beberapa orang rekan lainnya, terinspirasi kisah “Orang Samaria yang Murah Hati (Lukas 10:25-37)”, terpanggil dan terbeban untuk menolong sesama, khususnya di bidang kesehatan. Mereka kemudian Menghubungi Yayayan Kesehatan Kristen Sekitar Muria/YKKSM, pengelola RS Kristen Tayu. YKKSM bersedia membantu dan disetujui untuk didirikan YKKSM Cabang Kudus yang akan mengelola sebuah Balai Pengobatan yang bekerja secara otonom, terpisah dari induknya. Lokasi yang dipilih untuk Balai Pengobatan tersebut adalah sebuah bangunan yang terletak di sebelah selatan gedung gereja GKMI Kudus saat ini, tepatnya di Jl. KH Wahid Hasyim 76-78, Kradenan/Panjunan, Kudus, Tanggal 10 Juni 1964 Balai Pengobatan tersebut resmi dibuka. Pengurus pertama YKKSM Cabang Kudus adalah Pdt.Sudarsohadi (Ketua), Lie Tjwan Tjioe/Lewi Atmaja (Wakil Ketua), Tomas Harsono (Penulis) dan Kwa Siong Poen/Petrus Sulistija Kusuma (Bendahara). Sebagai Dokter adalah dr. Lauw Fong Siang. Dalam perkembangannya, diputuskan bahwa sudah saatnya Yayasan berdiri sendiri. Melalui Akta Notaris RM Poerbokoesoemo (Wakil Notaris dari Kantor Notaris Ny. S.R. Widarso, SH Kudus) No. 7 tanggal 16 Nopember 1967 berdirilah Yayasan Kesehatan Kristen (YKK) Kudus. Balai Pengobatan makin berkembang dan didorong oleh visi yang kuat maka mulai direncanakan untuk mendirikan sebuah RS. Sebagai langkah awal dibelilah sebidang tanah di Desa Jati Wetan Kudus yang kemudian di atasnya dibangun sebuah RS sederhana, hanya melayani pasien rawat inap untuk ibu melahirkan dan anak-anak dengan kapasitas 25 tempat tidur. Peresmian RS ini dilakukan pada tanggal 29 Januari 1969 dengan nama RS Mardi Rahayu. “Mardi“ artinya: tempat berusaha, berupaya, sedangkan “Rahayu“ artinya: selamat/sejahtera. Jadi “Mardi Rahayu“ berarti suatu tempat untuk mengusahakan keselamatan/ kesejahteraan. Sebagai dokternya pada waktu itu adalah dr. Lauw Fong Siang (sekaligus pimpinan), dr. Adi Suhadi, dan dr. Wanda (dokter misionaris dari Jerman). Sejarah RS Mardi Rahayu tidak lepas dari peran para misionaris yang melayani dalam bidang kesehatan dari organisasi misi DIHU –Deutsche Initiativ Hilfe in Ueberseedengan cabangnya Christusträger dari Jerman. Mereka adalah Dr. Wanda Helena Brzezina, Zr.Margrit Hongler dan Zr. Waltraut, kemudian disusul Zr. Gerda dan Zr. Lydia serta yang terakhir adalah Dr.Elisabeth Bartolomaeus, Zr. Gisela Waserer dan Zr. Heidi (purna tugas pada bulan April tahun 2009). Pedorg/SKR/03/Rev.00

4

Tahun 1974 YKK Kudus mendapat bantuan senilai Rp 24.000.000,00 yang digunakan untuk memperluas RS hingga menjadi 100 tempat tidur. Peresmian gedung baru ini dilakukan pada tanggal 17 Desember 1974 dan sejak itulah digunakan nama RS Umum Mardi Rahayu, sebagai Pimpinan RS adalah dr. Basuki Wibowo (purna tugas tanggal 31 Juli 2007). Sehubungan dengan terbitnya Undang-Undang nomor 16 tahun 2001 tentang: ”Yayasan” dan Undang-Undang nomor 28 tahun 2004 tentang: ”Perubahan atas UU No. 16 tahun 2001” maka Pengurus YKK Kudus dan Majelis Jemaat GKMI Kudus telah melakukan penyesuaian Anggaran Dasar YKK Kudus dan mendaftarkan YKK Kudus dengan nama baru: ”Yayasan Kristen Kesejahteraan Mardi Rahayu (YKKMR)” pada Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dan telah dicatat dalam daftar Yayasan dengan nomor : C-HT.01.09-499 tanggal 28 September 2007. Tanggal 1 Agustus 2007 sampai dengan 31 Desember 2009 RS Mardi Rahayu dipimpin oleh dr. Febiana Utama, M. Kes (purna tugas Desember 2009). Selanjutnya mulai Tanggal 01 Januari 2010 sampai sekarang dipimpin oleh dr.Khrisna Nugraha Widjaja. Perkembangan fisik RS Mardi Rahayu selanjutnya adalah pada tahun 1984 dengan pembangunan ruang perawatan “Imanuel” dengan kapasitas 145 tempat tidur. Tahun 1989, pembangunan Asrama Perawat “Wisma Kasih Yesus”. Tahun 1991, dibangun ruang perawatan “Bethesda” dan “Betani” sehingga kapasitas tempat tidur menjadi 202. Tahun 1994, dilakukan pembangunan Unit Gizi. Tahun 1995, dilakukan pembangunan ruang perawatan “Kana”, sehingga menjadi 243 tempat tidur. Tahun 1996, pembentukan Instalasi Bedah Sentral dan ICU. Tahun 1997, dilakukan peresmian Gedung Kapel dan Radiologi. Tahun 1998, dilakukan peresmian ruang “Eva”, sehingga menjadi 270 tempat tidur. Tahun 2001, dilakukan peresmian Bagian Laundry. Tahun 2001-2004, dilakukan pembangunan ruang perawatan tiga lantai “Maranatha”, sehingga kapasitas tempat tidur menjadi 360. Tahun 2002, dilakukan pembangunan IPAL. Tanggal 16 September 2006, diresmikan gedung rawat jalan “Anugerah”, sebagai pengembangan gedung rawat jalan lama. Tanggal 25 Oktober 2007, dilakukan peresmian Unit Stroke, sehingga kapasitas menjadi 376 tempat tidur. Tahun 2008, dilakukan renovasi Ruang Radiologi dan MRI. Pada tahun 2009, dilakukan peresmian ruang Medical Check Up dan Echocardiography. Tahun 2013 RS Mardi Rahayu melengkapi peralatan Radiologi berupa MSCT 128 Slices. Perkembangan SDM sampai saat ini, jumlah tenaga medis 91 orang, terdiri dari: 21 dokter spesialis penuh waktu (3 orang spesialis bedah, 4 orang spesialis penyakit dalam, 3 orang spesialis anak, 2 orang spesialis obstetri & ginekologi, 3 orang spesialis radiologi, 1 orang spesialis saraf, 2 orang spesialis anestesi, 1 orang spesialis bedah saraf, 1 orang spesialis Patologi Klinik dan 1 orang Spesialis Mata), 2 orang psikolog penuh waktu, 20 orang dokter umum penuh waktu, 4 dokter gigi (3 orang penuh waktu, 1 orang paruh waktu), 37 dokter spesialis paruh waktu dan 1 orang dokter spesialis konsultan paruh waktu. Jumlah tenaga medis 529 orang, terdiri dari 437 perawat (Ners, S1 Keperawatan, Pedorg/SKR/03/Rev.00

5

DIV Keperawatan, Akper, SPK, PKC, PP), 49 bidan (DIV Kebidanan, Akbid, Bidan), 98 paramedis non perawat (Akfar, AAK, Atro, AkFis,AKZI, APIKES, Sanitasi, ATEM, AA) dan 7 Apoteker. Sedangkan jumlah tenaga non medis : 477 orang, sehingga total tenaga seluruhnya 1.120 orang. B. SEJARAH KEPEMIMPINAN Tahun 1969 – 1974 : Dr. Lauw Fong Siang Tahun 1974 – 2007 : Dr. Basuki Wibowo, MARS Tahun 2007 – 2009 : Dr. Febiana Utama, M. Kes. Tahun 2010 – sekarang : Dr. Khrisna Nugraha Widjaja C. RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU SAAT INI Rumah Sakit Mardi Rahayu terletak di Jalan AKBP R. Agil Kusumadya 110 Kudus dengan luas tanah 40.000 m2 dan luas bangunan 30.000 m2, memiliki 376 tempat tidur yang terdiri dari 21 tempat tidur di Ruang VIP, 22 tempat tidur di Ruang Utama A, 40 tempat tidur di Ruang Utama B, 56 tempat tidur di Klas I, 103 tempat tidur di Klas II, dan 102 tempat tidur di Klas III, 15 tempat tidur di Ruang ICU, 10 tempat tidur di Ruang Peristi, dan 7 tempat tidur di Ruang HDN. Dasar operasional Rumah Sakit Mardi Rahayu adalah Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor : HK.07.06/III/430/09 tanggal : 16 Februari 2009 Tentang : Pemberian Izin Penyelenggaraan Perpanjangan ( IV ) kepada Yayasan Kristen Kesejahteraan Mardi Rahayu. Rumah Sakit Mardi Rahayu adalah rumah sakit dengan klasifikasi Kelas B dengan Keputusan Menteri Kesehatan nomor : 760/MENKES/SK/VI/2010 tanggal : 24 Juni 2010 Tentang : Penetapan Kelas Rumah Sakit Mardi Rahayu Kudus sebagai Rumah Sakit Umum dengan Klasifikasi Kelas B. RS Mardi Rahayu telah lulus Akreditasi Rumah Sakit : 1. 5 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penuh untuk periode 15 April 1998 – 15 April 2001. 2. 12 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penuh Tingkat Lanjut untuk periode 14 Agustus 2002 – 14 Agustus 2005. 3. 16 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penuh Tingkat Lengkap untuk periode : 18 September 2006 – 18 September 2009. 4. 16 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penuh Tingkat Lengkap untuk periode : 11 Nopember 2010 – 11 Nopember 2013. 5. Saat ini Rumah Sakit Mardi Rahayu sedang mempersiapkan diri untuk akreditasi versi 2012.

BAB III Pedorg/SKR/03/Rev.00

6

VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN A. RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU 1. Visi Menjadi Rumah Sakit Pilihan Utama berdasarkan Kasih di Jawa Tengah. 2. Misi Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang utuh dan bermutu bagi semua masyarakat yang membutuhkan, sesuai dengan panggilan gereja yaitu pelayanan, persekutuan dan kesaksian 3. Motto Kesembuhan dan Keselamatan Anda adalah Kebahagiaan Kami. 4. Falsafah Falsafah Rumah Sakit Mardi Rahayu adalah sebagai berikut : a. Pelayanan Kristiani terhadap manusia yang utuh, dilakukan sebagai wujud ucapan syukur atas karunia keselamatan yang telah kita terima dari Tuhan Yesus Kristus. b. Pelayanan rumah sakit mementingkan ciri dan fungsi sosial, tidak semata-mata mencari keuntungan, melainkan lebih mementingkan terwujudnya pelayanan yang merata dan terjangkau oleh masyarakat. Hasil usaha pelayanan dikembalikan bagi peningkatan dan pengembangan pelayanan berikutnya. c. Pelayanan rumah sakit dilaksanakan dalam kesatuan sistem pelayanan yang menyeluruh, terpadu, terarah menuju sasaran yang sama. d. Untuk mencapai sasaran, maka upaya pelayanan dikelola sacara efisien (tepat guna), dan efektif (berhasil guna), sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. e. Dalam pelayanan kesehatan dan kesejahteraan masyarakat, rumah sakit merupakan mitra Pemerintah yang berperan serta dalam pembangunan nasional secara aktif, positif, kritis, kreatif, dan inovatif. f. Pelayanan rumah sakit merupakan perwujudan dari Tri Tugas Panggilan Gereja di bidang kesehatan, oleh karena itu perlu adanya jalinan kerjasama dengan gerejagereja, badan/lembaga di dalam maupun di luar negeri sebagai kerjasama Oikumenis dalam rangka panggilan yang sama. g. Matius 22:39, Kolose 3:23; pasien dan pelanggan lainnya adalah sesama manusia yang berharga di mata Allah dan harus dilayani sebaik mungkin sehingga menjadi kewajiban rumah sakit adalah memberikan pelayanan terbaik; h. Kehadiran pasien dan pelanggan lain adalah wujud kepercayaan yang diberikan kepada rumah sakit dan harus digunakan oleh rumah sakit sebagai kesempatan untuk bersaksi dan melayani; i. Keluhan pasien dan pelanggan lain merupakan wujud kecintaan kepada rumah sakit untuk meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan yang diharapkan;


7

j. Kepedulian rumah sakit terhadap lingkungan merupakan bagian dari kepedulian terhadap kelestarian ekosistem; 5. Nilai - nilai Nilai-nilai dasar yang dianut Rumah Sakit Mardi Rahayu adalah “CHANGE” singkatan dari: a. Cinta Tuhan; b. Hargai orang lain; c. Aku mau peduli; d. Nyatakan syukur dalam segala hal; e. GEmbira melayani Tuhan dan sesama. 6. Tujuan Rumah Sakit Mardi Rahayu mempunyai tujuan pelayanan sebagai berikut: a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang meliputi upaya peningkatan, pencegahan, penyembuhan dan pemulihan, sesuai dengan tritugas panggilan gereja : pelayanan, persekutuan dan kesaksian kepada manusia secara utuh khususnya bagi mereka yang paling membutuhkan dengan memperhatikan lingkungan hidup, dilakukan secara profesional, aman dan bermutu. b. Meningkatkan sumber daya manusia yang beriman, profesional dan berpengabdian dengan pendidikan formal dan nonformal yang berkelanjutan. c. Membudayakan peningkatan mutu pelayanan yang berkelanjutan dengan cara meningkatkan sarana dan prasarana kesehatan, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan standarisasi pelayanan kesehatan, namun tetap Cost Effective (bermutu dan terjangkau) demi kepuasan pelanggan. d. Memberlakukan sistem manajemen yang profesional dan terbuka. e. Mengembangkan citra Rumah Sakit yang bersahabat dengan lingkungan. f. Mengembangkan pelayanan konseling pastoral dan sosio pastoral. g. Meningkatkan Kesejahteraan karyawan untuk menghasilkan kinerja yang optimal.

B. VISI, MISI, MOTTO, TUJUAN BAGIAN SEKRETARIAT 1. Visi Tercapainya Efektifitas, Efisiensi dan Kualitas Optimal Pelayanan Kesekretariatan. 2. Misi Tercapainya Tertib Layanan Administrasi Pengonsepan surat, pengetikan, pengarsipan, penggandaan, pendistribusian surat, dan penerimaan tamu bagi pimpinan. 3. Motto Kami Mitra Anda untuk Berkarya 4. Tujuan Melayani dengan kasih seluruh unit kerja Rumah Sakit Mardi Rahayu Kudus. Pedorg/SKR/03/Rev.00

8

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI

A. STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU


9

B. STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT

Kepala Bagian Sekretariat Lisa Oktaviani, Amd

Staf Sekretariat Sri Kurniawati


10

BAB V URAIAN JABATAN A. KEPALA BAGIAN SEKRETARIAT 1. Nama Jabatan : Kepala Bagian Sekretariat 2.

Pengertian

:

Seseorang yang diberi tanggung jawab dan wewenang dalam mengatur pelayanan Bagian Sekretariat dalam mengatur surat menyurat dan tugas-tugas yang diberikan langsung oleh Direksi.

3.

Syarat Jabatan

:

A. Formal 1. S1 / D3 B. Non Formal 1. Pengalaman kerja di bidang Sekretaris minimal 2 tahun. 2. Mampu bekerja sama dengan orang lain 3. Mempunyai jiwa kepemimpinan 4. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya 5. Bertanggung jawab atas segala tugas dan kewajibannya 6. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi 7. Disiplin kerja yang tinggi 8. Sehat jasmani dan rohani

4.

Tanggung Jawab

:

5.

Uraian Tugas

:


Bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas kelancaran surat menyurat dan penyimpanan arsip surat penting rumah sakit. A. Melaksanakan Fungsi Perencanaan 1. Merencanakan proses surat masuk 2. Merencanakan proses surat keluar 3. Merencanakan pembuatan surat 4. Merencanakan Pembuatan MOU dengan instansi terkait. 5. Merencanakan tindak lanjut surat-surat 6. Merencanakan Agenda rapat Direksi dan Manajer 7. Merencanakan program kerja Sekretariat 8. Merencanakan dan menentukan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di bagian Sekretariat sesuai dengan kebutuhan dan 11

kebijakan rumah sakit 9. Merencanakan pengembangan Sekretariat B.Melaksanakan Fungsi Pengorganisasian 1. Melaksanakan dan mengkoordinasikan semua kegiatan pelayanan di Bagian Sekretariat. 2. Mengatur jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan. 3. Mengatur pelaksanaan penilaian kinerja karyawan. 4. Melaksanakan program kegiatan di Bagian Sekretariat sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit. 5. Mengatur pengembangan Sekretariat 6. Melaksanakan pengaturan pengarsipan di bagian Sekretariat 7. Melaksanakan pengaturan kebutuhan logistik di bagian Sekretariat. 8. Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang harmonis. 9. Mengadakan rapat berkala dengan karyawan di bagian Sekretariat. 10. Mengatur jadwal pertemuan dengan instansi rumah sakit. 11. Mengatur jadwal rapat dengan bagian lain 12. Menghadiri pertemuan-pertemuan yang diselenggarakan oleh rumah sakit. 13. Mendelegasikan tugas kepada staf terkait saat tidak berada di tempat. 14. Memelihara fasilitas di bagian Sekretariat. 15. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan Instansi rumah sakit terkait dengan kerjasama pelayanan dengan rumah sakit. C.Melaksanakan Fungsi Pengarahan 1. Mengarahkan penentuan jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan. 2. Mengkoordinir jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di bagian Sekretariat sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit. 3. Mengkoordinir pengembangan Sekretariat. Pedorg/SKR/03/Rev.00

12

4. Mengkoordinir kegiatan di bagian Sekretariat. 5. Memberikan bimbingan dan arahan kepada karyawan di bagian Sekretariat. 6. Mengarahkan pembagian parcel hari Raya Lebaran maupun Natal. D.Melaksanakan Fungsi Pengawasan dan Evaluasi 1. Memonitor surat keluar maupun masuk dari Instansi rumah sakit. 2. Memonitor kegiatan rapat bulanan direksi dan manajer. 3. Memonitor perijinan alat Radiologi. 4. Memonitor dan mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan Asuransi dan Instansi lain. 5. Memonitor jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang pelayanan. 6. Memonitor jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di bagian Sekretariat sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan rumah sakit. 7. Mengendalikan, memonitor dan mengawasi semua karyawan di bagian Sekretariat agar mentaati prosedur, peraturan, dan tata tertib yang berlaku. 8. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan mutu di bagian Sekretariat. 9. Membuat dan mengevaluasi penilaian kinerja staf Sekretariat. 6.

Wewenang

: 1. Menegur karyawan yang melakukan pelanggaran atau bekerja tidak sesuai prosedur. 2. Memberi sanksi kepada staf yang melakukan pelanggaran. 3. Menyelesaikan dan mengambil keputusan terhadap masalah yang terjadi di bagian Sekretariat.

7.

Hak


:

1. Memberikan peningkatan Sekretariat.

13

usulan untuk perbaikan dan mutu pelayanan di Bagian

2. Memberikan usulan penilaian atas prestasi karyawan di bagian Sekretariat. 3. Mendapatkan dan menggunakan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya. 4. Mendapatkan imbalan jasa sesuai dengan kemampuan rumah sakit atas jabatannya.

B. STAF BAGIAN SEKRETARIAT 1. Nama Jabatan : Staf Sekretariat 2. Pengertian : Seseorang yang diberi tugas dan bertanggung jawab sebagai pelaksana harian untuk melaksanakan pekerjaan rutin Sekretariat. 3. Syarat Jabatan : A. Formal : SMU B. Non Formal : 1. Pengalaman kerja di bidang Sekretariat min 2 tahun 2. Mampu mengoperasikan program excel 3. Mampu bekerja sama dengan orang lain 4. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya 5. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi 6. Disiplin kerja yang tinggi 7. Sehat jasmani dan rohani 4. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Sekretariat 5. Uraian Tugas : A. Kompetensi Utama 1. Memproses surat masuk dan surat keluar 2. Membuat surat keterangan pasien / keluarga pasien. 3. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku. 4. Menggandakan surat sesuai dengan disposisi. 5. Mendistribusikan surat sesuai disposisi. 6. Memproses perijinan alat RO. 7. Memproses pengiriman parcel lebaran dan natal. 8. Melakukan pengarsipan surat dan menjaga keutuhan arsip. 9. Menjaga dan memelihara arsip data untuk perijinan. 10. Memperhatikan kebutuhan alat-alat tulis. 11. Pada periode tertentu berkoordinasi dengan Kabag. Sekretariat melakukan penyusutan surat. Pedorg/SKR/03/Rev.00

14

12. Melaksanakan tugas/instruksi khusus yang diberikan oleh atasan. B. Kompetensi Tambahan 1. Melayani permintaan pemakaian ruang rapat. 2. Mempersiapkan ruang rapat. 3. Inventarisasi peralatan kantor. 4. Menciptakan keharmonisan dan kenyamanan lingkungan kerja. 5.Berperan serta dalam program peningkatan mutu, peningkatan K3, dan 6 sasaran keselamatan pasien. 6. Menyampaikan laporan yang berkaitan dengan tugasnya. 6. Wewenang

7. Hak

: 1. Meminta kebutuhan bahan dan perlengkapan kerja sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan tugas sehari-hari. 2. Apabila yang bersangkutan berhalangan sementara atau Cuti, tugasnya dilimpahkan ke Kepala Bagian Sekretariat. : Berhak atas imbalan dan sarana sesuai dengan tanggung Jawabnya, serta kemampuan RS mardi Rahayu.

BAB VI TATA HUBUNGAN KERJA A. TATA HUBUNGAN KERJA BAGIAN SEKRETARIAT Tata hubungan kerja bagian Sekretariat dengan bagian – bagian di Rumah Sakit Mardi Rahayu adalah sebagai berikut : 1. Direksi a. Melayani dalam hal komunikasi surat menyurat; b. Pengonsepan surat dan pembuatan surat; c. Permintaan tanda tangan kepada Direktur Utama; d. Menyiapkan rapat Direksi dan Manajer setiap bulan sebagai notulis. 2. Bagian Perawatan a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Perawatan; b. Melayani permintaan surat keterangan untuk pasien maupun keluarga pasien; c. Pengiriman surat balasan rujukan pasien. 3. Bagian EDP a. Melayani pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian EDP; Pedorg/SKR/03/Rev.00

15

b. Meminta bantuan dari bagian EDP apabila ada kesulitan / masalah yang terjadi pada komputer di bagian Sekretariat. 4. Bagian SDM a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian SDM; b. Permintaan pelayanan yang berhubungan dengan karyawan. 5. Bagian Diklat Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Diklat. 6. Bagian Keuangan a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian keuangan; b. Meminta bantuan untuk pembayaran-pembayaran; c. Meminta bantuan transfer apabila ada surat permintaan transfer. 7. Bagian SPI (Satuan Pengawas Internal) Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian SPI. 8. Bagian UPU ( Unit Pengembangan Usaha ) Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian UPU. 9. Bagian Pelayanan Medis Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Pelayanan Medis. 10. Bagian Penunjang Medis Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Penunjang Medis. 11. Bagian Rekam Medik Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian bagian Rekam Medik. 12. Bagian Sarana dan Prasarana Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian bagian Sarana dan Prasarana 13. Bagian Pembelian Medis dan Non Medis a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Pembelian Medis dan Non Medis; b. Meminta ke bagian Pembelian Non Medis untuk kebutuhan seperti : pembelian snack, makan untuk rapat, barang-barang lain yang sewaktu-waktu dibutuhkan. 14. Bagian Gudang Non Medis a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Gudang Non Medis; b. Permintaan alat tulis kantor yang diperlukan di bagian Sekretariat. 15. Bagian KPT ( Kantor Pelayanan Terpadu) a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian KPT; b. Pelimpahan surat keterangan untuk pasien dan keluarga.


16

B. SKEMA HUBUNGAN KERJA BAGIAN SEKRETARIAT

SPI

Pelayanan Medis

EDP

Perawatan

Sekretariat

Kerohanian

Penunjang Medis

Rekam Medis

Sekretarariat

INTERN

Direktur Utama


17

Keuangan

UPU

Sarana & Prasarana

BAB VII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI A. KUALIFIKASI PERSONIL BAGIAN SEKRETARIAT Pendidikan Non Nama Jabatan Pendidikan Masa Formal Kerja Formal/Sertifikasi Kepala Bagian Min. D3/S1 2 thn D3 Sekretaris Sekretariat Staf Sekretariat Min. SMU 2 thn SMA Jumlah

Tenaga Yang Dibutuhkan 1 orang 1 orang 2 orang

B. DASAR PERHITUNGAN KETENAGAAN BAGIAN SEKRETARIAT 1. Menetapkan waktu kerja Waktu Kerja Tersedia = {A- (B+C+D+E)} x F Waktu Kerja Tersedia = { A – (B+C+D+E)} x F KATEGORI SDM KODE

ADMINISTRASI

FAKTOR

KETERANGAN

A

Hari Kerja

312

Hari/tahun

B

Cuti Tahunan

12

Hari/tahun

C

Pendidikan dan Pelatihan

1

Hari/tahun

D

Hari Libur Nasional

14

Hari/tahun

E

Ketidakhadiran Kerja

1

Hari/tahun

F

Waktu Efektif

7

Jam/hari

Hari Kerja Tersedia

284

Hari kerja/tahun

Waktu Kerja Tersedia

1.988

Jam/tahun


18

119.280

2.

3.

Menit/tahun

Menetapkan Unit Kerja dan Kategori Sekretariat Unit Kerja Sub Unit Kerja Kategori Sekretariat Administrasi Surat Staf Sekretariat Menyurat Menyusun Standar Beban Kerja Perhitungan untuk menetapkan Standar Beban Kerja dengan rumus sebagai berikut : Standar Beban kerja = Waktu Tersedia Rata-rata waktu Kegiatan Pokok NO

KATEGORI

1.

Staf Sekretariat


KEGIATAN

KEGIATAN POKOK

Memproses surat masuk dan surat keluar Membuat surat keterangan pasien Memproses perijinan RO

pengagendaan

Pembuatan surat Penyiapan berkas yang dibutuhkan Menggandakan surat Fotocopy sesuai dengan disposisi Mendistribusikan surat Keliling suratsesuai dengan disposisi surat Memproses pengiriman Mempersiap parcel lebaran dan natal kan parcel dan daftar tanda tangan Melakukan pengarsipan Memasukkan surat dan menjaga file ke lemari keutuhan arsip arsip Menjaga dan Cek setiap memelihara arsip data beberapa untuk perijinan periode Memperhatikan Permintaan kebutuhan alat-alat tulis Barang Pembuatan MOU Membuat 19

RATARATA WAKTU 5’

STANDAR BEBAN KERJA 397.6

10’

198.8

360’

5.522

30’

66.266

60’

33.133

60’

33.133

60’

33.133

30’

66.266

5’

397.6

10’

198.8

surat revisi

4.

Menyusun Standar Kelonggaran Perhitungan untuk menetapkan Standar Kelonggaran dilakukan berdasarkan rumus : Standar Kelonggaran

No. 1.

5. a.

Kategori Staf Sekretariat

Faktor Kelonggaran Makan siang

Rata-Rata Waktu 30 menit/hari 3 jam/minggu Kamar kecil 15 menit/hari 1,5 jam/minggu Jumlah

Perhitungan Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja Kuantitas Kegiatan Pokok Bagian Sekretariat No. Kategori SDM Kegiatan Pokok

1.

b.

= Rata-rata waktu per faktor kelonggaran Waktu kerja tersedia

Staf Sekretariat

Agenda surat masuk Agenda surat keluar Penggandaan Pendistribusian Pembuatan Perijinan alat RO Pembuatan surat Pembuatan MOU Pembuatan SK Pengarsipan

Standar Kelonggaran 0,078 0.039 0,117

Kuantitas Kegiatan Per Tahun 2145 6119 6619 6619 4 3238 94 76 8264

Kebutuhan Sekretariat Rumus perhitungan kebutuhan Sekretariat adalah sebagai berikut : Kebutuhan Sekretariat= Kuantitas Kegiatan Pokok+ Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja


20

No 1.

Kategori Staf Sekretariat

Perhitungan =(0,72+0,47+0,38) = 1,57

Standar Kelonggaran 0,117

Jumlah Tenaga 1,687

C. REKRUITMEN STAF SEKRETARIAT Penarikan calon ( rekruitmen ) adalah suatu proses menemukan dan menarik tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melamar menjadi karyawan. Rekruitmen dilakukan berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, dimana hasil dari penghitungan kebutuhan tenaga ditemukan jumlah kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada. Untuk proses rekruitmen dan seleksi karyawan baru, Kepala Bagian Sekretariat mengajukan kebutuhan tenaga kerja kepada Direktur Utama untuk disetujui. Selanjutnya Kepala Bagian Sekretariat mengajukan kebutuhan tersebut kepada bagian SDM Rumah Sakit Mardi Rahayu. Untuk proses rekruitmen dan seleksi ada beberapa tahap yang harus dilakukan oleh calon karyawan, yaitu : tes tertulis, tes kompetensi/praktek, tes psikologi, wawancara, dan tes kesehatan. Melalui proses tersebut diharapkan akan memperoleh tenaga-tenaga yang profesional, disiplin, dan handal sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Mardi Rahayu. Dilihat dari sumbernya, penerimaan calon karyawan dibagi menjadi 2 ( dua ) yaitu : 1. Dari dalam RS Mardi Rahayu sendiri ( Internal Resources ) Menerima calon dari dalam RS Mardi Rahayu sendiri memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding dengan mengambil calon dari luar RS Mardi Rahayu. Calon karyawan nantinya akan masuk ke Bagian SDM akibat mutasi atau promosi. Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui : a. Informasi lisan b. Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga di Bagian SDM. 2. Dari Luar RS Mardi Rahayu ( Eksternal Resources ) Proses penerimaan calon dari luar RS Mardi Rahayu dapat dilakukan dengan cara: a. Informasi lisan b. Iklan. c. Lembaga – lembaga pendidikan d. Berkas – berkas pelamar yang datang sendiri.


21

D. SELEKSI STAF SEKRETARIAT Proses seleksi calon staf Sekretariat dilakukan oleh bagian SDM dan bagian Sekretariat yang meliputi proses seleksi administratif berupa pengecekan file dan dokumen lamaran/curriculum vitae. Penerimaan karyawan baru di bagian Sekretariat diadakan sewaktu – waktu disesuaikan dengan kebutuhan tenaga di bagian Sekretariat, sehingga tidak terjadi kekosongan atau pemborosan dalam hal ketenagakerjaan. Proses seleksi dibagi menjadi 2 tahapan, yaitu : 1. Seleksi Umum : Proses seleksi tersebut meliputi beberapa hal, yaitu : a. Pemeriksaan Administratif, yaitu : proses pengecekan kelengkapan surat lamaran/curriculum vitae ( Ijazah, Transkrip Nilai, Sertifikat Pelatihan, SIP/STR, KTP, Pas Foto ). b. Pengisian Formulir Lamaran, yaitu : proses pengisian formulir lamaran di rumah sakit. c. Psikotes, yaitu : proses tes untuk bakat, minat, dan kepribadian pada diri pelamar. d. Wawancara Akhir, yaitu : proses wawancara pada pelamar sesuai dengan rekomendasi unit kerja yang membutuhkan. e. Pemeriksaan Kesehatan, yaitu : proses tes kesehatan baik jasmani maupun rohani pada diri pelamar. Standar kesehatan yang harus dimiliki yaitu : - Sehat jasmani dan rohani. - Berpenampilan menarik. - Berkepribadian baik.

2. Seleksi Khusus a. Sedangkan bentuk tes khusus yang dilakukan bagi semua calon karyawan di setiap unit kerja terdiri dari Tes Ketrampilan Teknis ( Tes Tertulis dan Praktek ), yaitu proses tes untuk kemampuan dan ketrampilan sesuai dengan unit kerjanya. Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ataupun tanya jawab dengan materi yang meliputi : pengetahuan, ketrampilan, sikap, dan wawasan yang harus dimiliki calon karyawan. Batas keseluruhan benar adalah 70 ( tujuh puluh ) persen benar. b. Wawancara Pendahuluan, yaitu : yaitu proses wawancara pada pelamar sesuai dengan curriculum vitae yang dikirimkan dan unit kerja yang membutuhkan. Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap karyawan yang akan bekerja di salah satu unit kerja yang ada di rumah sakit sesuai dengan tenaga yang dibutuhkan di unit kerja tersebut dan berdasarkan kemampuan dan kualitas calon karyawan.

E. PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN STAF SEKRETARIAT Pedorg/SKR/03/Rev.00

22

Untuk meningkatkan mutu pelayanan di Bagian Sekretariat diperlukan pembinaan/pengembangan kompetensi staf Bagian Sekretariat. Pembinaan/pengembangan dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. 1. Evaluasi Evaluasi karyawan Bagian Sekretariat menggunakan Formulir Penilaian Kinerja secara berkala setiap 3 ( tiga ) bulan sekali. Tujuan evaluasi ini adalah sebagai salah satu bagian dalam promosi pegawai, pemberian penghargaan, rotasi tugas, mutasi karyawan, atau sebagai pemberian sanksi. 2. Pendidikan dan Pelatihan Tujuan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan Bagian Sekretariat adalah untuk : a. Peningkatan kinerja b. Peningkatan pengetahuan dan wawasan ilmiah c. Peningkatan ketrampilan d. Perubahan sikap dan perilaku yang positif terhadap pekerjaan 3. Pendidikan Pendidikan yang dimaksud adalah melalui pendidikan formal. Adapun syarat mendapatkan tugas belajar/ijin belajar adalah sebagai berikut : a. Pendidikan yang akan ditempuh sesuai dengan kebutuhan dan pengembangan Rumah Sakit Mardi Rahayu. b. Pendidikan berkelanjutan diberikan kepada karyawan yang senior, yang memiliki penilaian kinerja baik, dedikasi dan loyalitas yang tinggi, atau karyawan minimal telah bekerja 3 ( tiga ) tahun di Rumah Sakit RS Mardi Rahayu dengan penilaian kinerja baik. c. Karyawan yang mendapatkan fasilitas melanjutkan pendidikan diwajibkan untuk menjalani wajib kerja/ikatan dinas di Rumah Sakit Mardi Rahayu sesudah pendidikan selesai dalam jangka waktu tertentu. 4. Pelatihan Pelatihan untuk peningkatan pengetahuan dan ketrampilan staf Sekretariat diselenggarakan dalam bentuk : Internal Training yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit Mardi Rahayu, yaitu : a. Pelatihan Customer Service b. Pelatihan K3 c. Pelatihan Blue Code d. Pelatihan Produktivitas 5. Eksternal Training, yaitu program pelatihan di luar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya mutu pelayanan Bagian SDM.


23

BAB VIII PENILAIAN KINERJA

A. PENILAIAN KINERJA Penilaian Kinerja adalah suatu metode untuk mengukur kinerja karyawan yang dihubungkan dengan pencapaian sasaran kerja. Untuk menetapkan tingkat kinerja karyawan dibutuhkan penilaian kinerja. Penilaian kinerja yang adil membutuhkan standar. Patokan yang dapat digunakan sebagai perbandingan terhadap kinerja antar karyawan. Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Kinerja Karyawan yang terdapat Standar Penilaian Prestasi Kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasar uraian jabatan atau tugas dan wewenang yang diemban oleh karyawan. Penilaian dilakukan oleh atasan langsung dan atasan satu tingkat di atas atasan langsung secara berjenjang dengan jabatan minimal Kepala Bagian/Ruang. Penilaian yang dilakukan oleh atasan langsung dan atasan satu tingkat di atas atasan langsung secara berjenjang bertujuan agar mengetahui sejauh mana kemampuan dan kesesuaian kinerja karyawan berdasarkan tugas dan tanggung jawab serta target yang diharapkan oleh manajemen. Penilaian kinerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk menilai setiap karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.

B. TUJUAN DAN SASARAN 1. Tujuan Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah : a. Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta kasih sehingga memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi persaingan global, serta dapat meningkatkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk meningkatkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan. b. Agar setiap karyawan untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan sikap mental positif, dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya. c. Agar tercipta persatuan dan kesatuan keluarga besar RS Mardi Rahayu dengan dilandasi hubungan harmonis antara atasan dan bawahan, antar kerja dan antar bagian, untuk melayani dengan penuh cinta kasih. Pedorg/SKR/03/Rev.00

24

2. Sasaran Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi perusahaan. C. PROSEDUR DAN KEBIJAKAN PENILAIAN PRESTASI KERJA Penilaian kinerja karyawan pembagiannya berdasarkan sistem NPK ( Nilai Prestasi Kerja ) yang sudah disepakati. Namun untuk penilaiannya berdasarkan uraian jabatan masing – masing karyawan. Kebijakan Penilaian meliputi : 1. Produktivitas kerja karyawan dinilai setiap 3 ( tiga ) bulan sekali yaitu : a. Periode I, Januari – Maret b. Periode II, April – Mei c. Periode III, Juni – Agustus d. Periode IV, Oktober – Desember 2. Penilaian dilakukan oleh 2 ( dua ) atasan, atasan satu tingkat di atas atasan langsung secara berjenjang dengan jabatan minimal Kepala Bagian/Ruang. Hal ini untuk mencapai keseimbangan obyektifitas dan subyektifitas.

BAB IX ETIKA KERJA A. PENGERTIAN DAN TUJUAN Yang dimaksud dengan etika kerja adalah sistem nilai atau norma yang digunakan oleh seluruh karyawan, termasuk pimpinannya dalam pelaksanaan kerja sehari – hari. Etika Kerja yang baik akan memiliki dan mengamalkan nilai – nilai, yakni : kejujuran, keterbukaan, loyalitas kepada rumah sakit, konsisten pada keputusan, kerja sama yang baik, disiplin, dan bertanggung jawab. B. RUANG LINGKUP Ruang lingkup kegiatan pokok pelayanan untuk karyawan di Rumah Sakit Mardi Rahayu terdiri dari : 1. Penyediaan dan penambahan tenaga kerja, meliputi : pemasangan iklan, proses seleksi, dan orientasi tenaga kerja. Rangkaian kegiatan tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan di rumah sakit baik untuk semua unit kerja. 2. Pemberian upah, THR, dan insentif, meliputi : pemberian upah sesuai dengan standar rumah sakit dan pemerintah, pemberian insentif, dan pemberian THR. Rangkaian kegiatan tersebut adalah untuk memenuhi hak – hak karyawan sesuai dengan standar rumah sakit dan pemerintah. Pedorg/SKR/03/Rev.00

25

3. Kesejahteraan karyawan ( cuti, ijin meninggalkan pekerjaan, berobat ), meliputi : semua hak – hak yang harus diterima oleh karyawan yaitu jatah cuti tahunan, cuti sakit, ijin meninggalkan pekerjaan, dan berobat. Rangkaian kegiatan tersebut adalah untuk memenuhi hak – hak karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 4. Pengembangan karier, meliputi : pemindahan karyawan dari satu unit kerja ke unit kerja yang lain, atau dari satu jabatan ke jabatan lain di unit kerja yang berbeda tetapi setaraf. Serta pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lainnya yang lebih tinggi dari sebelumnya dikarenakan prestasi, kemampuan, dan pendidikan yang dimiliki. Rangkaian kegiatan ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan kualifikasi yang berlaku baik untuk kemampuan maupun kualitas per unit kerja. C. TATA TERTIB BAGIAN SEKRETARIAT Tata tertib disusun dengan tujuan agar semua karyawan dan memahami dan mentaati ketentuan – ketentuan yang berlaku sehingga program kerja yang direncanakan dapat berjalan dengan lancar. Tata tertib yang tersusun sudah disepakati oleh semua karyawan dan manajemen yang tercantum dalam Peraturan Perusahaan. Dengan demikian tata tertib Bagian Sekretariat sebagai salah satu unit kerja Rumah Sakit Mardi Rahayu mengikuti tata tertib tersebut. D. KESELAMATAN DAN KEAMANAN KERJA Keselamatan dan keamanan kerja ditujukan kepada karyawan, petugas, dan alat, meliputi hal - hal sebagai berikut : 1. Keselamatan dan keamanan karyawan Untuk menjamin keselamatan dan keamanan karyawan, semua staf SDM meneliti kembali : a. Identitas karyawan b. Hasil test 2. Keselamatan dan keamanan petugas a. Beban kerja harus sesuai dengan kemampuan dan kodisi kesehatan petugas b. Perlu adanya keseimbangan antara kesejahteraan, penghargaan, dan pendidikan berkelanjutan c. Melakukan pembinaan secara terus menerus dalam rangka mempertahankan hasil kinerja d. Membina hubungan kerjasama yang baik intern dan antara profesi 3. Keselamatan dan keamanan alat – alat a. Menyediakan pedoman/manual dalam Bahasa Indonesia tentang cara penggunaan alat – alat dan menggantungkannya pada alat tersebut. b. Memeriksa secara rutin kondisi alat dan memberi label khusus pada alat yang rusak. c. Semua petugas harus memahami penggunaan alat dengan tepat. Pedorg/SKR/03/Rev.00

26

d. Melaksanakan pelatihan tentang cara penggunaan dan pemeliharaan alat secara rutin dan berkelanjutan. e. Memeriksa alat pemadam kebakaran agar dalam keadaan siap pakai.

BAB X PERTEMUAN / RAPAT

A. PENGERTIAN Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah tertentu. B. TUJUAN 1. Menggali permasalahan yang ada di Bagian Sekretariat. 2. Dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang ada secara bersamasama di Bagian Sekretariat C. KEGIATAN PERTEMUAN / RAPAT Pertemuan / rapat yang dilakukan bagian Sekretariat adalah sebagai berikut : 1. Kepala Bagian Sekretariat bersama staff mengadakan pertemuan 1 (satu) bulan sekali yang dipimpin oleh Kepala Bagian Sekretariat.

BAB XI PELAPORAN A. PENGERTIAN Pelaporan merupakan sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk kegiatan Bagian Sekretariat yang terkait dengan pelaksanaan tugas pekerjaan di Bagian Sekretariat.

B. JENIS PELAPORAN 1. Laporan Bulanan Laporan Bulanan Bagian Sekretariat meliputi pelaporan kinerja setiap bulan kepada Direktur Utama. 2. Laporan Kinerja Staf Sekretariat


27

Laporan Kinerja Staf Gudang Non Medis dilakukan 3 (tiga) bulanan. Form pelaporan disediakan bagian SDM. Laporan berupa penilaian kinerja Staf Sekretariat yang meliputi aspek – aspek : a. Kecakapan di bidang tugas b. Ketelitian dan kerapian dalam bekerja c. Pengetahuan dan pengalaman di bidang tugas d. Efektivitas penggunaan jam kerja e. Inisiatif bekerja f. Perilaku g. Kontribusi h. Absensi i. Teguran j. Lama bekerja

BAB XII PENUTUP Pemahaman akan tata kelola pengorganisasian bagi seluruh SDM dalam suatu perusahaan sangatlah penting. Dengan memahami tata kelola pengorganisasian maka SDM diharapkan mampu mengerjakan tugas pekerjaan yang sesuai dengan hak dan kewajibannya. Pedorg/SKR/03/Rev.00

28

Dengan adanya pedoman pengorganisasian bagian Sekretariat ini, SDM bagian Sekretariat diharapkan mampu memahami dan mengerjakan hak dan kewajibannya sebagai karyawan di Rumah Sakit Mardi Rahayu. Pada akhirnya hasil yang diharapkan adalah peningkatan kinerja yang dapat mendukung terwujudnya tujuan Rumah Sakit Mardi Rahayu.

Ditetapkan di Kudus Pada tanggal : 3 Februari 2014 Plt. Direktur Utama

Dr. Khrisna Nugraha Widjaja


29

Pedoman Pengorganisasian TU

Recommend Documents