ANALISIS STRATEGIS SISTEM TEKNOLOGI TEKNOLOGI INFORMASI INFORMASI DENGAN PENDEKATAN ANALISIS SWOT UNTUK MENINGKATKAN DAYA SAING (STUDI KASUS : PT. WXY) Willy Angga O Silitonga1 , Tjahjant Tjahjanto o2 1
Mahasiswa Mahasiswa , 2 Dosen Magister Ilmu Komputer Universitas Budi Luhur, Jakarta, 12260 Telp : (021) 5853753, Fax (021) 5853752 Email : 1
[email protected] [email protected] , 2
[email protected]
Abstract At the presen presentt time, time, every every compan company y tries tries to implem implement ent a syste system m or inform informatio ation n techno technolog logy y in order order to improve efficiency and effectiveness in business processes, also to be able to provide added value in the business competition. The application of information technology systems will be useful if the application in accordance with the objectives, vision and mission of the company to adopt a strategy that is already built. On the above issues as well as the phenomenon found in the field will be analyzed using SWOT method to look at the position of the strategy for the company PT. WXY and then provide recommendations to the company. The next is to define the needs of the company through the Balanced Scorecard analysis is viewed from four perspectives perspectives by taking the basis of SWOT analysis. The goal is to balance the four perspectives perspectives in its application in the enterprise. From these results will be used for identifying the need for data and information to get potential applications in line with its business strategy. Keywords rds
: Analysis, Fishbone Diagram, Information, System, SWOT
Abstrak Pada masa sekarang ini, setiap perusahaan mencoba untuk menerapkan sistem atau teknologi informasi agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam proses bisnisnya, juga agar mampu memberikan nilai tambah dalam persaingan bisnis. Penerapan sistem teknologi informasi akan bermanfaat jika penerapannya sesuai sesuai dengan dengan tujuan, tujuan, visi dan misi perusahaan perusahaan dengan menetapk menetapkan an strategi strategi yang sudah dibangun. dibangun. Atas permasalahan permasalahan di atas serta fenomena - fenomena yang ditemukan di lapangan akan dianalisis dengan menggunak menggunakan an metode metode SWOT untuk melihat melihat posisi posisi strategi strategi bagi PT. WXY untuk kemudian kemudian memberikan memberikan rekomend rekomendasi asi bagi pihak perusahaa perusahaan. n. Selanjutn Selanjutnya ya adalah adalah mendfinis mendfinisikan ikan kebutuhan kebutuhan perusaha perusahaan an melalui melalui analisis Balanced Scorecard yang melihat dari empat perspektif dengan mengambil dasar dari analisis SWOT. Tujua Tujuanny nnyaa adalah adalah untuk untuk menye menyeimb imbang angkan kan keem keempat pat perspe perspekti ktiff terseb tersebut ut dalam dalam penera penerapan panny nyaa dalam dalam perusahaan. perusahaan. Dari hasil tersebut akan digunakan untuk melakukan melakukan identifikasi terhadap kebutuhan data dan informasi untuk mendapatkan aplik asi asi potensial yang seja sejalan dengan strategi bisnis bisnis perusahaan. Kata Kata Ku Kunc ncii : Analisis, Diagram Fishbone, Informasi, Sistem, SWOT
1.
PEND PENDAH AHUL ULUA UAN N
Dalam era digital saat ini, perusahaan perlu melakukan inovasi dalam meningkatkan kinerja, dengan memakai memakai teknologi teknologi internet internet sebagai sebagai sarana sarana dalam dalam mendukung mendukung proses bisnis. bisnis. Dengan Dengan semakin semakin banyakny banyaknyaa pelaku bisnis yang menyadari betapa pentingnya penggunaan internet sebagai kesempatan kesempatan untuk mengubah pola bisnis yang konvensional ke dalam bisnis berbasis elektronik (e-business). e-business). dalam perkembangannya, banyak contoh usaha yang menjadi lebih efisien dengan penggunaan TI.
PT. WXY, merupakan usaha bisnis yang bergerak dibidang Jasa Usaha Perdagangan. Perkembangan skala bisnis WXY yang pesat tidak disertai dengan penataan dan pengelolaan proses bisnis yang memadai. Sehingga banyak muncul keluhan dari stakeholder, yaitu dari client, bahkan dari internal perusahaan itu sendiri yang mengeluhkan tidak adanya struktur organisasi, prosedur standar kerja dan job desc yang tidak jelas mengakibatkan kebingungan serta menyebabkan pelemparan tanggung jawab bila ada masalah kehilangan barang Keluhan tersebut menunjukkan bahwa terdapat permasalahan dalam proses bisnis yang selama ini dilakukan oleh PT WXY. Proses bisnis merupakan suatu hal yang sangat penting bagi berlangsungnya operasional perusahaan. Identifikasi proses bisnis merupakan bentuk observasi awal untuk mengetahui faktor - faktor apa yang menyebabkan kurang optimalnya kinerja proses bisnis selama ini. Atas permasalahan di atas serta fenomena - fenomena yang ditemukan di lapangan akan dianalisis dengan menggunakan metode SWOT untuk melihat posisi strategi bagi PT. WXY untuk kemudian memberikan rekomendasi bagi pihak perusahaan. Selanjutnya adalah mendfinisikan kebutuhan perusahaan melalui analisis Balanced Scorecard yang melihat dari empat perspektif dengan mengambil dasar dari analisis SWOT. Tujuannya adalah untuk menyeimbangkan keempat perspektif tersebut dalam penerapannya dalam perusahaan. Dari hasil tersebut akan digunakan untuk melakukan identifikasi terhadap kebutuhan data dan informasi untuk mendapatkan aplikasi potensial yang sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. 2.
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Strategi adalah pola tindakan utama yang dipilih untuk mewujudkan visi perusahaan, melalui misi. Dalam perkemabangannya, konsep mengenai strategi terus berkembang. Definisi strategi menurut Chandler [1] menyebutkan bahwa ”Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut, serta prioritas alokasi sumber daya”. dilain pihak strategi dirumuskan untuk menggalang berbagai sumber daya perusahaan dan mengarahkannya ke pencapaian visi perusahaan. Tanpa strategi yang tepat, sumber daya perusahaan akan terhambur konsumsinya, sehingga akan berakibat pada kegagalan perusahaan dalam mewujudkan visinya. 2.2 Analisis SWOT
Secara konsep manajemn strategi dimulai dengan penyesuaian perusahaannya dengan lingkungan kepada kekuatan (Strength), kelemahan (Weakness), peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) dari perusahaan tersebut atau yang dikenal sebagai analisis SWOT. Analisis SWOT mengidentifikasikan faktor internal perusahaan sebagai kekuatan dan kelemahan, sedangkan faktor eksternal perusahaan sebagai peluang dan ancaman. Beberapa pendapat para ahli mengenai analisis SWOT yang menjadi dasar penjelasan antara lain : a. George S. Odiorne dari Eckerd College, berpendapat bahwa “ agar suatu perusahaan berfungsi efektif manajemen memerlukan tiga langkah esensial yang harus dipertimbangkan [2] antara lain : 1. Sasaran strategi hendaknya dinyatakan mendahului keputusan anggaran. 2. Sasaran strategi hendaknya mendefinisikan kekuatan, kelemahan masalah, ancaman, resiko dan kesempatan. 3. Sasaran strategi hendaknya memperhatikan trend, misi dan mendefinisikan pilihan strategi yang mencakup akibat pilihan. b. We Chow Hou dan Khai Lee Sheang berpendapat bahwa : “Analisis SWOT merupakan analisis perbandingan yang dilakukan perusahaan sebelum memulai merancang strategi perusahaan” [3]. c. Menurut Freddy Rangkuti, analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara unsur – unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan terhadap unsur – unsur eksternal, yaitu peluang dan ancaman [1]. 2.2.1
Analisis Kekuatan dan Kelemahan
Analisis ini menitikberatkan pada bagian internal perusahaan. Pengidentifikasian terhadap kekuatan dan kelemahan yang terdapat dalam perusahaan harus dilakukan, karena dengan mengetahui setiap kekuatan dan kelemahan tersebut maka tingkat kekuatan persaingan perusahaan dapat diketahui. Kekuatan merupakan dasar bagi pelaksanaan kegiatan perusahaan, sedangkan kelemahan muncul sebagai faktor yang membatasi serta mencegah manajeman untuk merealisasikan potensi yang sesungguhnya. Kelemahan ini kadang-kadang tidak disadari keberadaannya, oleh karena itu kelemahan bukan saja harus diidentifikasi tetapi harus diikuti oleh kesiapan pihak manajemen untuk menerima kenyataan bahwa perusahaannya memiliki kelemahan. Penelitian kelemahan dan kekuatan secara objektif akan timbul disebabkan oleh banyaknya kasus kegagalan serta keberhasilan, berarti keberhasilan dalam melakukan kebijaksanaan, prosedur, implementasi, strategi dan teknik yang pernah dilakukan oleh perusahaan. 2.2.2
Analisis Peluang dan Ancaman
Peluang dan ancaman merupakan faktor-faktor yang datang dari lingkungan eksternal perusahaan, dalam kenyataannya kita akan mengalami kesukaran untuk membedakan kekuatan dari peluang dan kelemahan dari ancaman. Kesukaran itu mungkin disebabkan batas antara perusahaan dan lingkungannya tidak selalu tajam dan ketara dengan jelas. Peluang menunjukan kondisi lingkungan yang kita harapkan mempunyai dampak yang menguntungkan bagi manajemen, sedangkan ancaman menunjukan kekuatan yang datang dari lingkungan eksternal yang menimbulkan kerugian bagi manajemen seperti merugikan dalam pelaksanaan program kerja, mencegah pencapaian sasaran atau merusak strategi yang telah ditetapkan sebelumnya. 3.
METEODE PENELITIAN
Langkah - langkah yang dilakukan untuk menganalisis strategi pada penelitian sebagai berikut : Pertama, strategi SO (Strength - Opportunities) adalah strategi yang digunakan perusahaan dengan memanfaatkan atau mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki untuk memnfaatkan berbagai peluang. Kedua, strategi WO (Weakness - Opportunities) adalah stratgei yang digunakan dengan seoptimal mungkin meminimalisisr kelemahan yang ada untuk memanfaatkan berbagai peluang. Ketiga, strategi ST (Strength - Threats) adalah strategi yang digunakan perusahaan dengan memanfaatkan atau mengoptimalkan kekuatan untuk mengurangi berbagai ancaman. Keempat, strategi (Weakness- Threats) adalah strategi yang digunakan untuk mengurangi kelemahan dalam rangka meinimalisir atau menghindari ancaman [4]. 4.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada umumnya, dalam mengidentifikasi atau menganalisa masalah dapat dilakukan dengan beberapa metode, salah satunya dengan menggunakan diagram tulang ikan atau fishbone diagram. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, masalah yang dihadapi dalam perusahaan ini dapat digambarkan dalam diagram tulang ikan (fishbone diagram) [5]. Diagram Fishbone menjelaskan bahwa masalah utama pada perusahaan ini terletak pada proses bisnis yang kurang efektif dan efisien. Faktor-faktor tersebut berasal dari beberapa aspek diantaranya adalah Man, Money, Machine, Material, Dokumen, dan Method. Penjelasan diagram di atas dapat dilihat pada tabel 1 berikut : Tabel 1. Penjabaran Diagram Fishbone Current Condition Aspek
Man
Sebab
Akibat
Kurangnya pengawasan, kesalahan Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan data dalam pencatatan, dan kurang dan terkadang adanya data yang sama. Dibutuhkan sistem teliti yang dapat menunjang karyawan dalam pencatatan
Money
Anggaran belum disetujui
Terhambatnya pengembangan infrastruktur
Machine
Sulitnya mengajukan aproval
Terlalu banyak management yang terlibat, sehingga sulit untuk pengembangan
Material
Tools belum mendukung (sarana dan prasarana)
Masalah penanganan material yang belum sesuai standar akan menyebabkan semua operasional menjadi lambat
Dokumen
Beberapa data tidak tercatat/ miss
Data terkadang tidak tercatat/mungkin tercatat, namun dokumen hardcopy sering terselip
Metode
Proses bisnis masih manual
Proses yang menunggu persetujuan ( approval ) membutuhkan waktu yang cukup lama
Setelah mengetahui sebab akibat dengan menggunakan fishbone diagram, selanjutnya adalah penyusunan menggunakan analisis SWOT dimana data dianalisa di dalam perusahaan (lingkungan internal). Hal tersebut sangat mempengaruhi dan menentukan perencanaan strategi yang akan diformulasikan di luar perusahaan (lingkungan eksternal). Karena faktor eksternal sangat berpengaruh terhadap kondisi perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, maka kondisi eksternal harus dipertimbangkan dalam penentuan strategi perusahaan maupun pada proses pengembangannya. Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan, dapat diidentifikasikan faktor-faktor internal dan eksternal yang dapat terlihat pada tabel 2 dan tabel 3. Tabel 2. IFAS (Internal Factor Analysis Strategi) Faktor Strategis Internal
Bobot Rating
Bobot
Rating
0.07
4
0.28
0.08 0.08 0.06 0.06 0.07 0.03 0.05
2 1 3 2 4 1 3
0.16 0.08 0.18 0.12 0.28 0,03 0,15
0.03
2
0,06
0.03 0.03
1 2
0,03 0,06
Strength
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Adanya dukungan dari pihak manajemen untuk pengembangan teknologi informasi Tersedianya fasilitas IT yang memadai Perusahaan sudah mempunyai pasar yang jelas Jenis dan kualitas produk yang bersaing Sistem pendistribusian yang jelas dan bersaing Kepuasan konsumen menjadi yang utama bagi perusahaan Brand produk yang semakin dikenal dan dipercaya Mengedepankan pelayanan terhadap customer Menawarkan maintenance produk yang berbeda dengan perusahaan sejenis
10 Fleksibel dalam pembuatan produk 11 Menawarkan produk sesuai kebutuhan customer Weakness
1 2
Akses jaringan masih terbatas SDM yang berbasis kompetensi TI yang masih minim
0.08 0.05
2 2
0.16 0.1
3
Tidak adanya penerapan sistem informasi yang jelas dan terarah
0.07
2
0.14
4 5 6
Sangat bergantung pada 'karyawan senior' perusahaan Tidak adanya strategi teknologi informasi yang terarah Tingginya turnover karyawan Lead time yang dibutuhkan dalam penyediaan barang masih tergolong lama
0.03 0.05 0.05
2 2 3
0.06 0.1 0.15
0.05
3
0.15
Tidak memiliki stock dalam jumlah banyak dan continue
0.03
2
0.06
7 8
Total
1
2.35
*
Tabel 3. EFAS (External Factor Analysis Strategi)
Faktor Strategis Eksternal
Bobot
Rating
Bobot Rating
*
Opportunity
1
Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat memungkinkan untuk mengembangkan IT sebagai sarana proses bisnis
0.1
2
0.2
2
Adanya software open source memungkinkan investasi dana yang tidak terlalu besar
0.1
2
0.2
3
Kemudahan untuk menerapkan teknologi informasi
0.1
1
0.1
4
Adanya kemungkinan menjalin kerja sama baru
0.2
4
0.8
5
Memungkinkan untuk memperluas area pemasaran
0.2
4
0.8
0.1
2
0.2
Tuntutan client terhadap mutu produk serta pengiriman yang cepat dan tepat
0.2
3
0.6
Total
1
Threats
1
2
Semakin banyaknya perusahaan sejenis yang proses bisnisnya lebih efektif dan efisien
2.9
Setelah faktor IFAS dan EFAS diidentifikasi selanjutnya disusun matrik SWOT. Matrik SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats). Matrik SWOT terlihat pada gambar 1. Strength
Weakness
1
Adanya dukungan dari pihak manajemen untuk pengembangan teknologi informasi
1
2
Tersedianya fasilitas IT yang memadai
SDM yang berbasis 2 kompetensi TI yang masih minim
3
Perusahaan sudah mempunyai pasar yang jelas
Tidak adanya penerapan sistem 3 informasi yang jelas dan terarah
4
Jenis dan kualitas produk yang bersaing
Sangat bergantung 4 pada 'karyawan senior' perusahaan
5
Sistem pendistribusian yang jelas dan bersaing
Tidak adanya strategi 5 teknologi informasi yang terarah
6
Kepuasan konsumen menjadi yang utama bagi perusahaan
6
Akses jaringan masih terbatas
Tingginya turnover karyawan
Brand produk yang semakin dikenal dan dipercaya
Lead time yang 7 dibutuhkan dalam penyediaan barang masih tergolong lama
8
Mengedepankan pelayanan terhadap customer
8 Tidak memiliki stock dalam jumlah banyak dan continue
9
Menawarkan maintenance produk yang berbeda dengan perusahaan sejenis
10
Fleksibel dalam pembuatan produk
7
11
Menawarkan produk sesuai kebutuhan customer Strategi WO :
Strategi SO : Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat memungkinkan 1 untuk mengembangkan IT sebagai sarana proses bisnis
1
Meningkatkan produktivitas dengan meminimalkan biaya operasional pengembangan teknologi informasi
1
Adanya software open source memungkinkan 2 investasi dana yang tidak terlalu besar
2
Meningkatkan kepuasan kepada user dalam penggunaan aplikasi
Peningkatan kualitas 2 dan kapasitas infrasrtuktur
Kemudahan untuk 3 menerapkan teknologi informasi
3
Meningkatkan SDM lebih produktif
Pemanfaatan sistem 3 informasi yang berkelanjutan
Peningkatan revenue
Peningkatan dan 4 pemberdayaan SDM yang berkualitas
Meningkatkan kehandalan operasional
Opportunity
4
Adanya kemungkinan menjalin kerja sama baru
4
Memungkinkan untuk 5 memperluas area pemasaran
Peningkatan dan 5 pemberdayaan SDM yang berkualitas Strategi ST :
Strategi WT :
Semakin banyaknya perusahaan sejenis yang 1 proses bisnisnya lebih efektif dan efisien
1
Peningkatan sistem distribusi yang tepat guna
1
Peningkatan citra produk
Tuntutan client terhadap mutu produk serta 2 pengiriman yang cepat dan tepat
2
Meningkatkan kehandalan operasional
2
Peningkatan sistem pemasaran
Threats
Gambar 1. Matrik SWOT
5.
KESIMPULAN
Analisis SWOT dipakai untuk menganalisis kondisi internal perusahaan dan lingkungan eksternal perusahaan, mengetahui posisi perusahaan diantara perusahaan - perusahaan lain yang sejenis dan mengetahui kemampuan sebuah perusahaan dalam menjalankan bisnisnya dihadapakan dengan para pesaingnya. Setelah dilakukan proses pengolahan data dan analisa terhadap hasil penelitian dapat ditarik kesimpulan bahwa TI berada pada strategi pertumbuhan, artinya dapat melakukan suatu kegiatan meningkatkan jenis pelayanan kepada pengguna, meningkatkan fasilitas dan teknologi informasi melalui pengmbangan internal maupun eksternal melalui kolaborasi dengan instansi lain baik dalam industri tang sama maupun dengan industri yang mendukung kelancaran pelayanan yang diberikan. 6. DAFTAR PUSTAKA [1] Freddly Rangkuti, “Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis” PT. Gramedia Pustaka Utama, 2015 Jakarta. [2] https://books.google.co.id/books?id=1Ah7qtAehZAC&pg Odiorne, George S. “The Human Side of Management” Lexington Books, 1990. [3] Wee Chow Hou, dkk, “Sun Tzu Perang & Manajemen” 2002. [4] Purwanto, Iwan. “Managemen Strategi”, Bandung : Yiama Widya. 2006. [5] King, JR. Et al. “Method, System and Tools for Performing Business-Related Planning”, Patent Application Publication Apr.11, 2002 Sheet 20, No.: US 2002/0042731 A1.
