Panduan Retensi Rekam Medis

PANDUAN RETENSI REKAM MEDIS LATAR BELAKANG 1. 2. 3. 4. 5.

Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif Kurangnya tenaga kusus untuk pemeliharaan /pengelolaan berkas RM in-aktif Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis – kesehatan ( penyusuta dan

pemusnahan berkas RM 6. Adany rasa was – was ( Aspek Hukum ) PENYUSUTAN /RETENSI Adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilih nilai guna dari tiap tiap formulir PEMUSNAHAN Adanya proses penghancuran formulir – formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mangandung nilai guna TUJUAN RETENSI 1. 2. 3. 4.

Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif Memudahka dalam retrieval berkas RM aktif Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yang masih mengandung nilai guna ) Mengurangi beban kerja petugas dalam penangan berkas aktif & in - aktif

DASAR HUKUM 1. SK Dirjen Yan Medik No 78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 Tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit ( Bab III D-E ) 2. Surat Edaran DIRJEN YanMed No. HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di Rumah Sakit 3. Undang – undang No. 29 Thn 2004 tentang praktik kedokateran ( paragraf 3 pasal 46 – 46 ) 4. Manual Rekam Medis ( Kosil Kedoktera Indonesia. Bab V. Item C, 2006) 5. PEMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang Rekam Medis

DASAR HUKUM Pasal 8 ayat 1 : Rekam medis rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang kurangnya untuk jangka waktu 5 ( lima ) tahun terhitug dari tanggal terakhir pasien yang berobat atau di pulangkan Pasal 8 ayat 2 :

Setelah batas waktu 5 ( lima ) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan , kecuali rigkasan pulang dan persetujuan tindakan medis Pasal 8 ayat 3 : Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis ..... harus disimpan untuk jangka waktu 10 ( sepuluh tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut) Pasal 9 ayat 1 : Rekam Medis pada sarana pelayanan kesehatan non Rumah Sakit wajib disimpan sekurang kurangnya untuk jangka waktu 2 ( dua ) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat Pasal 9 ayat 2 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1) dilampaui, rekam medis dapat di musnahkan TATA CARA PEMINDAHAN BERKAS REKAM MEDIS AKTIF MENJADI BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF 1. Di lihat dari kunjungan terakhir 2. Setelah 5 ( lima ) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain / terpisah dari berkas RM in aktif 3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan TATA CARA PENILAIAN 1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif 2. Indikator yang di gunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif a. Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian b. Nilai guna : - Primer : administrasi, hukum, keuangan , iptek - Sekunder : pembuktian, sejarah LEMBAR REKAM MEDIS YANG DIPILAH 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ringkasan masuk dan keluar Resume Lembar operasi Identifikasi bayi Lembar persetujuan Lembar kematian  Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang rekam medis inaktif  Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disipakan 

untuk di musnahkan Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Panitia Rekam Medis / Komite Medis, petugas Rekam Medis Senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait

PERSIAPAN 1. Buat ketetapa mulai tahun berapa retensi akan dilakukan :

 Rawat jalan : 2003 – 7 tahun : tahun 1996  Rawat inap : 2003 – 12 tahun : tahun 1991 2. Di buat tim penilaian ( SK Direktur )  Ka Rekam Medis  Perawat Senior  Petugas terkait  Panitia rekam medis  Komite medis 3. Di buat tim pemusnahan ( SK Direktur )  Staf rekam medis senior, staf tata usaha dan bagian terkait 4. Disiapkan form pertelaan : No

No Rekam Medis

tahun

Jangka waktu

Diagnosa akhir

5. Disiapkan berita acara pemusnahan BERITA ACARA PEYUSUTAN SK...../...../...../2004 Pada hari ini kamis tanggal 1 april 2004 bertempat di halaman parkir RS ........ yang berlokasi di ....... akan dilakukan pemusnahan berkas rekam medis pasien rumah sakit..........sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian terlampir )