PANDUAN PENGISIAN E-PROPOSAL Versi 1
KEMENTER NTERIAN PENDIDI NDIDIKAN KAN DAN KEBUDAYAAN BUDAYAAN DIR DIREKTORAT PENDI NDIDIKAN DIKAN DASAR DASAR DAN MENENGAH DIR DIREKTORAT PEM BINA BINAAN AN SE SEKOLAH ME MENENGAH PERTAMA TAM A
DITPS DITPSMP2016
1 Panduan anduan Ownclou Owncl oudNN dNN
A. A. PENGENALAN OWNC WNCLOUD
Ownc l l oud oud yang
digunakan oleh tim Dir ekto ektor at at Pembinaan SMP ini mer upakan upakan
salah satu upaya dalam membantu pihak sekolah untuk membagi ber kas kas dan membuat pr og ogr ess ess lapor an. an. Aplikasi owncloud ini dir ekto ektor at at sebagai r encana encana kedua dari tim dikar enakan enakan aplikasi E-Pelapor an an yang sebenar nya nya sedang dalam tahap penyempu r naan. naan. Aplikasi ini juga kami kembangkan hanya ber sifat sementar a agar kegiatan pelapor an an ini tetap berjalan, namun tanpa mengur ang angi keseriusan sekolah dalam memberikan lapor an. an. Kar ena ena dari data yang sinkr on on dari aplikasi ini nantinya akan terintegr as asi ke aplikasi e-Pelapor an an yang sebenar nya. nya.
DITPS DITPSMP2016
2 Panduan anduan Ownclou Owncl oudNN dNN
1. Proses Log In Untuk dapat mengakses owncload ( proses download, menyimpan data, sharing data), user diwajibkan mengisi Username dan Password yang telah diberikan oleh Tim Direktorat SMP, dalam hal ini username aalah “ NPSN” Sekolah maing-masing, dan Password adalah “ kodepos+smp2016, cont oh : 201512smp2016). Sebelum user login perlu diketahui URL untuk masuk ke beranda log in. URL yang kami buat adalah “dit psmp.kemdikbud.go.id:8888/ owncloud atau dit psmp.kemdikbud.go.id/ s/ simpan “ (tanpa tanda petik). Uer t idak perlu install aplikasi lain cukup mengetik alamat URL diatas di browser user masing-masing (browser yang dapat digunakan antara lain : Internet Explorer, Google Chrome, Mozila Firefox, Torch, Flock, UC, dsb). Jadi kita hanya mengetik alamat “dit pmp.kemdikbud.go.id:8888/ owncloud” (tanpa tanda petik” di brower uer ( contoh pada gambar menggunakan brower torch) seperti gambar 1.1. Gambar 1.1
Selanjutnya etelah eleai kita tekan “ ENTER” pada keyboardmaka akan muncul tampilan login seperti dibawah ini (Gambar 1.2.Tampilan Log in)
Silahkan user memasukan username dan password yang telah kami berikan (Username=NPSN Sekolah masing-masing, Password = kodepos sekolah+smp2016, (contoh:201512smp2016)
DITPSMP2016
3 Panduan OwncloudNN
Setelah login berhasil, maka tampilan yang akan muncul akan seperti gambar 1.3 di bawah. Gambar 1.3.Tampilan Home
Keterangan ikon :
a.
: ikon / tombol home untuk kembali ke tampilan Home (Gambar 1.3. Tampilan Home)
b.
: tombol ini digunakan untuk upload/ mengirim berkas. Menambah folder, menambah text file. Tombol ini terdiri dari 3 submenu yaitu : 1. Upload 2. Folder 3. Text File
DITPSMP2016
: Untuk mengirim berkas : Menambah Folder : Menambah text file
4 Panduan OwncloudNN
c.
: menu (titik 3 ) ini mempunyai submenu antara lain : Details, rename, Download, dan Delete ( Seperti gambar dibawah) 1. Details 2. Rename 3. Download 4. Delete
d.
e.
DITPSMP2016
: Untuk mengetahui details file : Merubah nama file atau folder : Mengunduh file yang ada di owncloud (file yang disediakan direktorat) : Menghapus File atau folder
: menu/ikon untuk membagi berkas (sharing file)
: ikon user ini sesuai dengan nama username (demo adalah nama user yang di maukan)diamping ikon ini ada ikon “ kaca pembear” unt uk mencari file. Ikon user ini memiki submenu (klik t anda segit iga), antara lain : 1. Personal : Ikon ini untuk merubah password atau identit as user 2. Help : Ikon untuk bantuan 3. Log out : Ikon untuk keluar aplikasi
5 Panduan OwncloudNN
2. Merubah Username dan password Untuk menjaga kerahasiaan data user, user dapat merubahnya dengan cara : a. Pada tampilan home, pilih nama akun (contoh disini : demo) b. Kemudian muncul menu-menu berikut : Personal, help, dan Log out c. Setelah dipilih “Peronal” maka akan muncul tampilan epert i gambar dibawah d. Pilih Paword unt uk merubah paword “current paword adalah paword awalunt uk merubah ilahkan ii pada kolom “ New Paword” kemudian tekan “ change paword” e. Fullname juga bias kit a rubah f. Dan kit a juga dapat menambahkan email pada kolom email
3. Download File 3.1. Mendownload File dari Folder “ ARSIP” Seperti sudah disinggung dari awal bahwa Direktorat menyiapkan beberapa Draft dan format untuk di download dan di update oleh sekolah. Berikut kami jabarkan file yang ada dalam folder Arsip tersebut File yang ada dalam folder Arsip berjumlah 5 buah file, terdiri dari 4 File dokumen dan 1 file txt. Sebelum mendownload user diwajibkan membuka file petunjuk agar penamaan file t idak keluar dari format yang kami tentukan. a. Mendownload Dokumen Draft-BAST.docx Untuk membuat BAST user tidak perlu membuat formatnya lagi, karena tim Direktorat sudah menyediakan Draft Format BAST tersebut. User hanya cukup mendownload kemudian edit ( dengan diberi kop surat sesuai sekolah masing-masing), setelah diedit kemudian file tersebut diprint (di cap dan ditanda tangan, seperti biasa). Dan yang terpenting adalah hasil PRINT dokumen tersebut WAJIB di SCAN dan diberi nama
bast_th2, dan yang diupload adalah hasil scanan berupa GAMBAR. (Tidak boleh PDF, Word, dan t eks lainnya)
DITPSMP2016
6 Panduan OwncloudNN
Tahapan-tahapan mendownload file Arsip
Setelah login, akan tampil tampilan home seperti ini, misalnya kit a akan mendownload file Format BAST yang ada di folder “ Arip” Kita pilih folder arsip, lalu tekan/ pilih ikon (titik 3)
Setelah Folder “ Arip” dipilihmaka muncul file-file yang ada didalamnya, seperti gambar dibawah.
DITPSMP2016
7 Panduan OwncloudNN
Kemudian pilih ikon “ tit ik 3” dan pilih download untuk mendownload format BAST dari owncloud Setelah kita memilih ikon Download, maka file BAST tersebut akan secara ot omatis ter-download ke komputer user (direktori penyimpanan disesuaikan tergantung user menyett ing browsernya). Setelah file tersebut berhasil di download ( dalam kasus ini file download disimpan di direktori “D:\ GAwean Novi\ Tahun 2016 NN\Perluasan”) atau jika ecara default akan terimpan di folder “Download” “PENTING : Jika Sudah Didownload ilahkan edit file terebut tanpa dan beri nama euai petunjuk (bast_th2) kemudian jika sudah di edit dan di print, silahkan scan dokumen tersebut kedalam format gambar (JPEG, JPG, TIF, PNG ),(tent u saja dokumen yang sudah dibubuhi t anda tangan dan diberi stempel), kemudian UPLOAD file gambar hasil scanan tersebut ke owncloud. Untuk file yang lainnya juga sama prosesnya seperti itu. Hanya untuk penamaan file nya ada dipetunjuk. Petunjuk: Harap mengupload hasil scan dokumen berupa gambar (jpeg,jpg,png,bmp,tiff). Maksimal gambar yang di upload 500Kb. Penamaan gambar harus sesuai dengan petunjuk: Dokumen BAST => bast_th2 Dokumen Kwitansi => kwitansi_t h2 Surat Pernyataan => sk_th2 Dokumen SP3 => sp3_th2
DITPSMP2016
8 Panduan OwncloudNN
3.2. Mengupload File bast_th2 Setelah berhasil men-download draft-BAST.docx, maka untuk melakukan sinkronisasi user kembali meng-upload file tersebut tetapi dengan format gambar (Jpeg, jpg, png dsb) Format BAST sepert i gambar dibawah file disamping setelah berhasil di download kemudian diisi dan diberi kop sekolah, kemudian dibubuhi tanda tangan dan cap sekolah. Kemudian di scan menjadi format gambar dan diberi nama sesuai petunjuk penamaan (bast_th2).
Cara upload dokumen BAST
DITPSMP2016
9 Panduan OwncloudNN
Pada tampilan home di owncloudpilih folder “ Arip” pilih ikon “ +”kemudian pilih upload ( Pilih file bast_th2 di komputer user). Pada kasus ini file yang didownload dan sudah discan disimpan pada direktori “D:\ GAwean Novi\ Tahun 2016 NN\ Perluasan” (Contoh gambar dibawah
Setelah menyimpan bast yang sudah discan Kemudian pada owncloud pilih t anda “+” epert i gambar di bawah
Kemudian pilih “Open” maka file bat_th2( PNG Image untuk ekteninya/ file gambar) akan otomati berada di folder Arsippada owncloud user.
DITPSMP2016
10 Panduan OwncloudNN
Atau cara kedua adalah dengan “Drop and drag” / tekan dan geer i file asal ke owncloud, contoh seperti gambar dibawah.
3.3. Meng-Upload File ke Folder “ProgreFiik” a. Untuk folder progress fisik ada perbedaan dengan file yang ada di folder arsip, di folder ini, kami hanya menyediakan 24 folder kosong ( nama foldernya : Foto Minggu 1 s/ d foto minggu ke 24,dengan asumsi pekerjaan selesai pada minggu ke 24) dan satu file petunjuk penamaan file Petunjuk Penamaan File Foto yang di upload sesuai dengan waktu pengambilan. File berupa gambar (jpeg,jpg,png,bmp,tiff). Ukuran File tidak boleh lebih dari 500 Kb. Jumlah foto minimal 4 maksimal 5 per output bantuan. Format Penamaan file foto : _ nama bantuan yait u : Ruang Kelas Baru => rkb Ruang Kelas Bertingkat => rkb_b Rehab Sedang => rehab_sd Rehab Berat => rehab_br Lab Ipa => ipa Lab Komputer => komputer Perpustakaan => perpus Ruang Ibadah => ibadah Kantin => kantin Uks => uks Contoh : rkb_1.jpeg rkb_2.jpeg rkb_3.jpeg rkb_4.jpeg rehab_1.jpeg rehab_2.jpeg rehab_3.jpeg rehab_4.jpeg
DITPSMP2016
11 Panduan OwncloudNN
Cara Upload File ke Folder “ProgreFiik”
Sama seperti sebelumnya, kit a pilih dan klik folder Progress Fisik, maka akan t ampil file atau folder didalamnya Gambar Tampilan file dan folder di folder Progres Fisik
Setelah pilih t anda “+” maka muncul 3 buah menu (epert i dibahaebelumnya) kemudian kita pilih menu “Upload “dan pilih file gambar yang akan diupload dari komputer user.
DITPSMP2016
12 Panduan OwncloudNN
Contoh : Upload file rehab (folder disesuaikan dengan komputer masing-masing) Misalnya kami menyimpan file foto-foto rehab kami di “ D:\ GAwean Novi\ Tahun 2016 NN\ Perluasan\Foto Pembangunan”
Contoh file dari gambar diatas adalah contoh gambar rehab pada menggu pertama, jadi untuk upload file kita pilih dahulu folder “ Foto Minggu 1”
Ada 2 cara untuk upload file gambar tadi, yaitu : ii. Dengan mengklik ikon “+” eperti gambar diata iii. “Drop and drag” file tadi ke dalam owncloud
DITPSMP2016
13 Panduan OwncloudNN
Untuk cara kedua, perhatikan gambar dibawah
Geser File rehab_1 ke owncloud
Cara kedua untuk Upload : Kit a hanya mendorong/ menggeser file rehab_1 yang ada pada komput er user ke owncloud. Jika udah maka file tadi akan muncul di folder “ Foto Minggu 1” di owncloud uer
Jika sudah berhasil, maka file gambar tadi akan ada di owncloud user. Selesai !! Catatan : untuk proses upload foto pada minggu lainnya jaga sama, setelah di Upload sistem atau tim direktorat akan melakukan sinkornisasi, selama file dan ukuran file yang user upload sesuai dengan petunjuk, maka akan otomatis data tersimpan/ sinkron pada server di Direktorat PSMP
DITPSMP2016
14 Panduan OwncloudNN
3.4. Mendownload File “Laporan ProgrePendanaan” Proses untuk download file Laporan Progress Pendanaan, sama dengan proses download pada file-file sebelumnya. Catatan penting : file yang kami sediakan di owncloud user adalah file excel pada Ms Office 2003 (ektensi formatnya .xls), user sangat tidak dianjurkan merubahnya ke ektensi xlsx (Ms Office diatasnya). Pada Proses menyimpan file, hasil downloadnya tetap save as sebagai Ms 2003 atau formatnya xls (yait u extensi unt uk Ms Off ice 2003).
Setelah berhail didownload file “Laporan ProgrePendanaan”mekipun kit a membukanya di Ms Office 2010, 2013, atau 2016, tetap formatnya Ms Office 2003, seperti contoh dibawah
Jika file selesai diisi dengan keadaan sebenarnya, kemudian upload kembali file tersebut ke owncloud ( Cara dan prosesnya sama seperti upload file lainnya, hanya tidak memilih folder (tidak dimaukan ke folder “Arip” dan atau folder “ ProgreFiik” ). Selesai. Catatan : Selain File yang kami butuhkan, user tidak diperkenankan menyimpan berkas lain (karna akan membuat server down dan jika terjadi admin akan menghapus file2 yang tidak kami butuhkan)
DITPSMP2016
15 Panduan OwncloudNN
3.5. Synchronize owncloud secara offline Proses sinkron pada aplikasi owncloud selain melalui online, bias juga dilakukan secara offline (t etapi pada proses sinc ke server tetap membutuhkan akses internet). Yang dimasud offline disni adalah proses simpan dan edit file bias langsung dilakukan di computer local (proses copy-paste biasa) cara kerjanya sama dengan google drive offline, dimana setiap kita menambah atau merubah data dilokal otomatis di owncloud akan menambah dan merubah data tadi. Langkah-langka untuk melakukan proses sinc offline 1. User harus mendownload aplikasi owncloud offlinenya terlebih dahulu Untuk dapat mendownloadnya user hanya perlu login ke owncloud sama seperti proelogin biaa. Login melalui URL “dit pmp.kemdikbud.go.id:8888/ owncloud atau dit pmp.kemdikbud.go.id/ /impan” –t anpa tanda petik. 2. Setelah berhasil login pilih nama user (yang ada di pojok kanan atas), dalam kasus ini uer menggunakan nama “ demo” . 3. Kemudian pilih menu personal. Lihat gambar
Maka akan muncul menu pilihan aplikasi apa yang akan di download, kita pilih “ Desktop app”
DITPSMP2016
16 Panduan OwncloudNN
Setelah kita pilih ikon/menu “Window 7 8.x and 10” maka ecara otomati akan menampilkan jendela untuk menyimpan file hasil download tersebut. Dalam kasus ini file download akan diimpan didirektori “ D:\ GAwean Novi\ Tahun 2016 NN\ Perluasan”kemudian tekan “ave” maka file terebut t elat t ersimpan direktori tersebut. (lihat gambar dibawah).
3.7. Proses Int alasi Aplikasi Owncloud Offline
DITPSMP2016
17 Panduan OwncloudNN
Buka direktori atau tempat menyimpan file hasil download tadi, kemudian klik 2 kali di file tersebut atau klik kanan pilih “ run aadminitrator “ (Sepert i proeintalai aplikai pada umumnya)
Apabila komputer anda meminta konfirmai keamanan eperti gambar dibawahpilih “run”
DITPSMP2016
18 Panduan OwncloudNN
Setelah it u akan muncul verifikasi dari administrator computer/ security warning (peringatan keamanan) untuk menjalankan aplikai inikemudian tekan “YES” etelah itu akan muncul kotak dialog unt uk melanjut kan intalai aplikai ini. Kit a pilih “ NEXT” (eperti gambar dibawah)
Setelah it u akan muncul kotak dialog barueperti gambar dibawah dan kita pilih “ NEXT”
DITPSMP2016
19 Panduan OwncloudNN
Setelah itu akan muncul lagi kotak dialog untuk konfirmasi intalasi aplikasi (sepert i gambar dibawah). Kemudian kita pilih “ INSTALL” untuk melakukan proses instalasi.
Setelah tombol “ Intall” kita tekan maka akan muncul kot ak proses instalasi seperti gambar dibawah. Tunggu proeintlai/ execute eleai/ completedkemudian kita tekan “ NEXT” dan akan muncul kotak konfirmaidan kit a tekan “Finih” . Tanda “Run owncloud diberi ceklist agar begitu selesai aplikasi akan berjalan untuk t ahap selanjut nya.
DITPSMP2016
20 Panduan OwncloudNN
3.8. Setting Owncloud Off line Setelah kita selesai menginstall aplikasi owncloud of fline, tentu saja tugas kit a belum selesai, kita harus melakukan setting agar aplikasi dapat melakukan proses sinkronisasi dari server ke local atau sebaliknya. Jika proeintalai eleai dan kita menekan “finih” maka aplikai akan ecara otomati mensetting/meminta alamat server(yaitu alamat owncloud kit a). Contoh seperti gambar dibawah.
Kemudian setelah kit a mengcopi url/ alamat owncluod kita,kita pilih next. Maka aplikasi akan meminta Usernema dan Password, kita isikan username dan password yang kita miliki. Dan kita pilih “ NEXT” (Seperti gambar dibawah)
DITPSMP2016
21 Panduan OwncloudNN
Setelah kita mengisi username dan password, maka akan muncul lagi kotak dialog seperti gambar dibawah ini.
Apabila akan merubah lokasi penyimpanan file silahkan klik, apabila tidak, abaikan saja
Dari gambar diatakit a pilih “Sync everyt hing from erver (309 KB)” Catatan : Ikon “local folder-“ C:\ User\ Novi\Owncloud” (yang diberi t anda merah) adalah lokasi dimana file atau folder owncloud offline akan disimpan ( direktori ini unt uk setiap user pasti berbeda, tergantung nama komputernya) Apabila akan dirubah maka kita tinggal meng-klik menu terebut “C:\ User\ Noci\ Owncloud” Apabila tidak dirubah kita langung memilih tombol “Connect”
kemudian kita pilih finish. Selesai.
DITPSMP2016
22 Panduan OwncloudNN
Untuk mengetahui tatuinkroniaikit a dapat melihat ikon “Awan” di pojok kanan bawah dari layar PCanda. Sepert i gambar dibawah.
3.9. Jika telah selesai instalasi dan setting, maka secara otomatis file yang ada di server owncloud akan berada di direktori “ C:\ User\ Novi\ Owncloud” (jika kita merubah direktorinama direktori ini setiap user berbeda, tergantung PC masing-masing user). Catatan : jika kita mengedit di direktori local maka secara otomatis owncloud akan merubah juga apa yang ada diserver. Untuk proses upload kita hanya melakukan proses copy-paste biasa. Terimakasih, semoga bermanfaat.
DITPSMP2016
23 Panduan OwncloudNN
