Clase 3: Organigrama. Armado y mantenimiento del organigrama. Introducción: Estimados alumnos, bienvenidos a la tercer clase. Hoy aprenderemos qué son, cómo se arman y qué finalidad tiene los organigramas. ¿Para ustedes, cuál es el significado de organigrama? Los dejo que piensen un poco… ¿Listos? Aquí vamos…Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada posición del organigrama. Objetivos: Adquirir los conocimientos necesarios para la elaboración de organigramas y su comprensión. Contenido: Tema 1: Concepto General de organigramas Estimados, como lo mencionamos en la introducción, un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, haciendo un esquema sobre las relaciones jerárquicas y funcionales que rigen en la organización. Existen diversos criterios para definir el nombre con que se designan a los organigramas: carta de organización, diagrama de organización, cartograma, ortograma, gráficas de organización, etc. El organigrama no es más que la introducción de la estructura orgánica de una empresa, donde grafica cual es la división, el sentido de las órdenes y la autoridad de los trabajadores que le permite ejecutar su trabajo con más facilidad, habilidad y responsabilidad de acuerdo al puesto establecido. Son representaciones gráficas de los diferentes niveles de autoridad, que van de mayor a menor jerarquía. Cada puesto se representa por medio de un rectángulo, que encierra el nombre del mismo y en ocasiones el nombre de quien lo ocupa. La unión de los cuadros mediante líneas representa los
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canales de autoridad, autorización y responsabilidad. Los organigramas señalan la vinculación que existe entre los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales. El organigrama es un modelo abstracto, metódico, ordenado y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización, sería la “foto” de la estructura organizativa de la empresa. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a quienes lo necesitan y utilizan como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble finalidad: Desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales. De instrumento para el análisis estructural al hacer notorio, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada. Para ser claros, es un muy buen ejemplo el de considerar al organigrama como una fotografía de la estructura organizacional, pero esta fotografía es dinámica y flexible, de lo contrario, carece de sentido. Tema 2: Clasificación de los organigramas Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que representan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y factores con fines únicamente didácticos. Por su Ámbito y la forma de representar la estructura: Modelo lineal Se basa en un diseño vertical. Se fundamenta en el principio de la jerarquía y de la unidad de mando. Es una estructura piramidal. Los elementos situados en el mismo nivel jerárquico tienen la misma categoría y dependen de la misma unidad de mando superior. Es uno de los más utilizados en las organizaciones.
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Ventajas: 1. Supervisión directa. 2. Control de la Dirección General. Desventajas: 1. Intromisión de los niveles superiores en el trabajo de los subordinados. 2. Los costos se incrementan con el número de niveles.
Organigrama general Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por ejemplo el organigrama de un Plantel. Organigrama integral Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones, clasificación de las funciones, actividades, etc. Organigrama suplementario Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o de una unidad en particular.
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Organigrama analítico Son organigramas muy específicos, suministran información detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolos convencionales referidos a datos circunstanciales. Organigrama vertical En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. En resumen, son organigramas que representan la estructura jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas más utilizados. Es similar al organigrama lineal, salvo por la diferencia en que en el vertical, algunos autores acostumbran poner un margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas. Dentro del cuadrado del puesto, en el ángulo superior derecho, se enmarca en un cuadrado la cantidad de personas que tiene a cargo ese puesto y que están actualmente ocupados, y otro cuadrado igual al lado del ángulo antes mencionado con la cantidad total de puestos, tanto los ocupados como los vacantes. En el número, se incluye al superior al cual reportan esos puestos. Ventajas: 1. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas. 2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal. Desventajas: Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados. Esto suele solucionarse:
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a. Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una carta suplementaria. b. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.
Organigrama horizontal Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Ventajas: 1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. 2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación. 3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Desventajas: Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto poco claros.
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Organigramas circulares Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia. Se encuentran formados por círculos concéntricos, correspondiendo el central a las autoridades máximas, y en su alrededor se encuentran otros que se hallaran mas o menos alejados en razón de su jerarquía. Ventajas: 1. Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. 2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo. 3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Desventajas: Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.
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Modelo divisional Es un diseño mixto, horizontal y vertical. Se basa en la rapidez de la toma de decisiones y en la autonomía e independencia; utilizando diferentes criterios al momento de aplicar el principio de divisionalización: por familia de productos, por funciones, por mercados, o por procesos. La división puede aplicarse a las Unidades Estratégicas de Negocio. Ventajas: 1. Establece la responsabilidad al nivel de la División. 2. Favorece la formación de Directores Generales. 3. Mejora la coordinación y adaptación según el tipo de División. Desventajas: 1. Requiere mas personas con capacidad de Director General. 2. Tiende a dificultar el mantenimiento económico de los servicios centrales. 3. Dificulta el Control de la Dirección General.
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Modelo funcional Es un diseño horizontal. Se basa en el principio de la especialización. Los elementos no tienen relaciones de jerarquía en el nivel horizontal, no puede compararse su categoría y no puede contrastarse su autoridad. La dependencia de la unidad de mando está relacionada con la especialización; por ejemplo: Comercial, financiera, u operativa. Ninguna de estas funciones tiene una relación de primacía sobre la otra, ni tienen el mismo rango; por ejemplo el Director de Producción puede tener la categoría de Jefe, y el Director Financiero de Administrador. Indica las principales funciones que se le asigna de acuerdo a las unidades y sus interrelaciones este tipo de organigrama es de mayor utilidad para capacitar al personal y representa a la organización en forma general. Ventajas: 1. Refleja las funciones y los centros de poder. 2. Favorece la adaptación del personal al puesto. 3. Control de la Dirección General. Desventajas: 1. El exceso de especialización limita el punto de vista. 2. Dificulta el desarrollo de directores Generales. 3. Falta de coordinación entra las funciones.
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Modelo colegial Incorpora los conceptos de Junta o Comité y de trabajo en equipo o grupo. Este modelo favorece la coordinación. Es una estructura que se considera complementaria de otros modelos. Puede ser utilizada para diferentes tareas (toma de decisiones, control, información y apoyo a la estructura) y con diferentes intensidades. Los Círculos representan los órganos colegiales. Junta, Comité; y las flechas indican la procedencia de los participantes. Ventajas: 1. Favorece la coordinación. 2. Beneficia la participación y la mejora contínua. Desventajas: 1. Retrasa la toma de decisiones. 2. Provoca la baja iniciativa de los directivos.
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Modelo matricial Combina la estructura funcional (orientada a la especialización) y la divisional (orientada a resultados). Creando varias dimensiones se generan varias cadenas de mando: Unidades Estratégicas de Negocio; Funciones y Zonas. Por ejemplo: Unidades Estratégicas de Negocio (Envío de comunicaciones electrónicas registradas); Funciones (atención al cliente, recursos informáticos, mesa de ayuda, administración, comercial y finanzas); Zonas (Norte, Sur, Este y Oeste). Ventajas: 1. Intenta mejorar los resultados. 2. Exige la clasificación del peso y papel de cada una de las dimensiones directivas. Desventajas: 1. Cada empleado tiene varios jefes. 2. Genera luchas de poderes.
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Organigramas escalares Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas: Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente. Organigrama Mixto En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno sólo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización. Por su tipología: Organigrama Micro administrativo Es la correspondencia a una sola organización la cual puede unir en forma global a algunas áreas que la conforman. Organigrama Macro administrativos Es la que se involucra a más de una organización.
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Organigrama Mesoadministrativos Es la combinación de una o más organizaciones. Este puede corresponder a una convención utilizada normalmente en el sector público, también en el sector privado. Organigrama Maestros Estos muestran la estructura completa, dando a simple vista un panorama de todas las relaciones entre los departamentos o componentes principales.
Es importante destacar que, por lo general, se debe usar un solo tipo de estructura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama.
¿Cómo van hasta aquí? No se preocupen por la amplia variedad de organigramas que hay, por lo general van a utilizar los organigramas lineales o verticales, pero es importante tener una noción de la existencia de otros modelos…Ahora proseguiremos con… Líneas de relación: Líneas de Conexión: muestra los tipos de relaciones que se presentan en una estructura de organización. Relación Lineal: es la que inclina que la transmisión de autoridad y responsabilidad sea a través de una sola línea, ya que existe una relación entre las diferentes unidades que aparecen en el gráfico de la organización. En los organigramas existen diferentes relaciones las cuales se clasifican en: Relaciones de Autoridad Funcional: Es aquella que representa la relación de mando específico. Relaciones de Asesoría: Es aquella que representa los órganos que proporcionan información técnica a los de línea. Relación de Asesoría Interna Relaciones de Asesoría Externa
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Relaciones de Coordinación: Este tipo de relación tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de la organización. Relaciones de Desconcentrados: Es aquella que tiene por objeto representar a los órganos desconcentrados con que cuentan las dependencias, para la atención y eficiente despacho de los asuntos de su competencia. Relaciones de Comisiones: representa las relaciones por comité o consejos. Tema 3: Elaboración de los organigramas 1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas. 2. Funciones o actividades que realizan cada una. 3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas. Técnicas para la graficación del organigrama: 1. Las casillas deben ser rectangulares. 2. Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior. 3. Las líneas de nivel son siempre horizontales. Al construir un organigrama se debe tener presente: 1. Delimitar con precisión las unidades o dependencias. 2. Señalar de forma más completa las relaciones existentes. 3. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico todas las referencias necesarias. 4. Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de: a. Línea o Ejecución: línea de mando, debe ser vertical. b. Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal. c. Línea Punteada: para indicar las relaciones de coordinación.
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5. Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama. 6. Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente. Ahora los invito a estudiar los signos convencionales más usados: Los organigramas deben ser articulados, orgánicos, simétricos, uniformes, análogos y armónicos. Nivel de Autoridad: Ejemplo, Línea Vertical Relación de Mando o Jerarquía: Ejemplo, Línea Horizontal
Línea Horizontal: Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de la línea horizontal indicada indicando así la correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican "mando". a. Relación de Apoyo: Ejemplo
Línea Horizontal: Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal señala relación de apoyo. b. Relación de Coordinación: Ejemplo ____ Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación. c. Continuidad de la Organización:
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La estructura tiene continuidad en el sentido indicado por la flecha o sea que existen otros departamentos semejantes que no están representados. d. Relaciones Especiales: La línea quebrada representa alguna relación espacial, también se utiliza este símbolo para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones para señalar Dependencias que participan en algún organismo asesor, se coloca un número en su interior con el objeto de identificarlos. Tema 4: ¿Para qué sirve un organigrama? Les doy unos minutos para que anoten las ideas que se les viene a la cabeza para responder a este interrogante… ¿Pensaron? ¿Escribieron? ¡Entonces continuemos! Los organigramas revelan: •
La división de funciones.
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Los niveles jerárquicos.
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Las líneas de autoridad y responsabilidad.
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La naturaleza lineal o staff del departamento.
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Las relaciones existentes entre los diferentes puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
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Los canales formales de comunicación.
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Los jefes de cada conjunto de empleados, trabajadores, etc.
Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores, distintos gruesos de línea de comunicación, pero la más usual es marcando la autoridad lineal con línea llena, y la staff con línea punteada. Les recomiendo que si están trabajando en una empresa, soliciten permiso para conocer aspectos del organigrama y que vean en la práctica su formato y utilización. Otra alternativa es visitar algunas páginas de organismos oficiales, donde suelen publicar organigramas.
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Requisitos de un organigrama •
Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no contenga un número excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de auxiliar a la estructura administrativa de la compañía, puede producir mayores confusiones. Por ellos, los cuadros deben quedar separados entre sí por espacios.
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Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Lo más usual es comenzar desde el Director, CEO o Gerente General y finalizarlos con los jefes, supervisores o mandos medios del último nivel.
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Los organigramas deben contener nombres de funciones y evitar colocar nombres de de personas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.
Ventajas de un organigrama Puesto que el organigrama muestra líneas de autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de presentar en organigrama una organización puede mostrar, en ocasiones inconsistencias y complejidades y llevar a su corrección. El organigrama también le muestra a los gerentes y al personal nuevo cómo encajan dentro de toda la estructura. Las relaciones subordinado-superiores no existen debido a que se elabore el diagrama, sino más bien, a las relaciones de dependencia esenciales. En cuanto a que el organigrama crea una sensación de demasiada comodidad y ocasione falta de empuje por parte de quienes han llegado, estos son asuntos de la alta dirección: reorganizar en el momento en que el ambiente de la empresa lo demande, desarrollar una tradición de cambio y hacer que los gerentes subordinados continúen cumpliendo con estándares de desempeño adecuados y bien comprendidos. Los gerentes que piensan que se puede lograr un espíritu de equipo sin exponer con claridad las relaciones, se están engañando a sí mismos y preparando el camino para políticas, intrigas, frustración, evasión de responsabilidades, falta de coordinación, duplicación de esfuerzos, políticas indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de falta de eficiencia organizacional. En resumen, podemos enunciar que:
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Muestra quién depende de quién. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una organización, sus espacios fuertes y débiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. Son apropiados para lograr que los principios de la organización apliquen. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización. Limitaciones Los organigramas están sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un organigrama sólo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las múltiples relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa propiamente organizada, pero no todas. Muestra también las relaciones importantes de línea o formales. No muestra cuantitativamente la autoridad existente en cualquier punto de la estructura. Otra dificultad con los organigramas es que quizá las personas confundan las relaciones de autoridad con la posición en la empresa. El funcionario staff que depende del presidente de la organización puede mostrarse en la parte superior del organigrama, mientras que un funcionario de línea regional quizá aparezca uno o dos niveles por debajo. Aunque una buena elaboración del organigrama intenta hacer que los niveles en la gráfica estén de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre puede hacerse así. Este problema se puede manejar exponiendo con claridad las relaciones de autoridad y utilizando el mejor indicador de la posición –los niveles de sueldos y de bonos. Debemos considerar que muchas veces hay dependencias jerárquicas que difieren de las dependencias funcionales, en este caso podemos representar todo en un mismo gráfico representando las dependencias jerárquicas con líneas continuas y las dependencias funcionales con líneas punteadas. Por ejemplo un jefe de operaciones de una sucursal, depende jerárquicamente del Gerente Comercial Regional pero funcionalmente del Gerente de Operaciones.
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Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente. Se debe procurar el mantenimiento y actualización periódica de los contenidos de los mismos. Mantenimiento del organigrama Como aprendimos hasta este punto de la clase, el armado y mantenimiento de los organigramas, es una de las funciones de Administración de personal. Esta información, que es originada por la función administrativa (gerencia, departamento, sección, etc.) o, de hallarse, la delegará a la de OyM (Organización y métodos). El objetivo principal del mantenimiento del organigrama, es proporcionar una apropiada comunicación, una información precisa y una herramienta de análisis. Ahora analicemos los puntos antes mencionados, para poder entender por qué es importante el mantenimiento o actualización de los organigramas de la organización: Respecto a la comunicación e información, el organigrama es utilizado para: Revelar y visualizar el estado actual y global de la estructura, para poder comunicar a organismos externos cómo se compone la organización. Explicitar y dar a conocer a todos los miembros la posición respectiva que ocupan y sus vínculos con el resto de la organización. En relación a su utilización como herramienta de análisis, permite detectar fallas de estructuración, como las siguientes: Elevado o bajo progreso de la departamentalización Áreas de efectividad sobre el tipo de autoridad que se le asigna al cargo Asignación de los niveles de decisión Nombramiento jerárquico de las funciones Determinación de las relaciones de dependencia Armonía de la estructura Especificación e identificación de los niveles Superposición de tareas o funciones
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Verificación y visualización de los controles internos
Bibliografía Cardozo, A. P y varios, (2003): Administración Empresarial, Temas, Argentina. Fanjul, J. L. y Castaño, F. J. (2001): Proyecto Empresarial, Editex, Madrid. Fanjul, J. L. y Tascón, Mª T. (2000): Economía y Organización de Empresas, Editex, Madrid. Fuente, J. M. García - Tenorio, J.; Guerras, L. A. y Hernán Gómez, J. (1997): Diseño organizativo de la empresa, Civitas, Madrid. Mintzberg, H. (1992): El poder en las organizaciones, Ariel, Barcelona. March, J. G. Y Simon, H. A. (1980): Teoría de la Organización, Ariel, Barcelona. Nota importante: Se recomienda la siguiente bibliografía en caso de que usted desee conocer más en relación a este tema. Elementos de Administración, José Antonio Fernández Arena, editorial Diana, México. (Los gráficos contenidos en este trabajo fueron obtenidos de este libro en su primera edición, mayo de 1986, Pág. 86-89.) Organización de empresas, análisis, diseño y estructura, Benjamín Franklin Finkowsky, Mc Graw Hill, México.
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