OFICINA VIRTUAL Es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes. La oficina virtual tiene como objetivo minimizar los costes de estructura de una multinacional, mediana o pequeña empresa, y emprendedores autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden ser a menudo costosos. Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio físico y estas oficinas virtuales son la elección ideal para negocios de reciente implantación en un territorio concreto. El servicio virtual no tiene fronteras. Una persona utilizando este tipo de servicio puede sin problema conducir su empresa desde un otro país. La oficina virtual ayuda a controlar gastos, mantener flexible las opciones comerciales, ahorro de capital y conectarse eficientemente con los clientes. Es una opción perfecta se puede decir para aquellos empresarios que buscan una alternativa al modelo clásico de la oficina física o ejecutiva. Quienes pueden acogerse a este nuevo sistema:
Empresas que desean tener una mejor imagen, con moderna tecnología a un mínimo costo operacional. Comerciantes o Representantes de Venta que viajan con frecuencia. Agentes de Bienes Raíces. Profesionales independientes, Abogados, Asesores y Ejecutivos.
LA ORGANIZACIÓN VIRTUAL 1. Gerencia tradicional Eficiencia y control, conceptos íntimamente relacionados
2. El dilema gerencial en la organización virtual ¿Cómo hacemos para dirigir a personas a las que no vemos? Confiando en ellas La organización virtual se basa más en la confianza que en el control. Para que la virtualidad funcione, hace falta confianza; la tecnología por sí sola no alcanza.
HERRAMIENTAS PARA LOGRAR QUE LAS PERSONAS SE INVOLUCREN E INTEGREN EN LAS ESTRUCTURAS VIRTUALES
Tecnología Simbología Lenguaje
Lenguaje.Unificación del lenguaje Terminología que permita identificarse con el conjunto al cual se pertenece.
Consejos para instalar una oficina virtual: 1. Planifique. Opere de acuerdo a un plan sencillo y claro que le permita guiar su negocio y sus actividades de mercadeo. 2. Flexibilidad. Usted debe dirigirse por las necesidades de sus clientes. Esto significa que debe tener la capacidad de ser flexible en extremo. Es la capacidad de adaptarse a las nuevas circunstancia, la que dará la ventaja competitiva. Con clientes cada día más sofisticados y exigentes, debe estar listo y dispuesto para ser flexible. 3. Credibilidad: Todos los aspectos de su negocio deben ser altamente profesionales para dar credibilidad a sus clientes e i nspirarles confianza total. 4. Relación. Siempre está dispuesto a mantener contacto y relacionarse con sus clientes y prospectos. No solamente por ocasionales e-mail, sino por todos los medios a su alcance: boletines, folletos, cartas, tarjetas virtuales y cualquier forma que sea oportuna. 5. Pasión. Tener dedicación total a los clientes y prospectos, sentir verdadera pasión por su trabajo, y hacer que ello se extienda a sus colaboradores, es vital para el éxito de una oficina u operación virtual. 6. Paciencia. Afianzar una oficina virtual requiere de mucha paciencia. Es cuestión de tiempo. Existe hábitos y costumbres de los clientes que son difíciles de modificar de la noche la mañana. La paciencia y constancia son importantes.
EJEMPLO DE OFICINA VIRTUAL Requisitos para establecer una oficina virtual en cualquier lugar.-
1. Servicio de Correo.Servicio de recepción de correspondencia o maildrop.
2. Servicio de Teléfono y Faxes.Servicio de gestión de llamadas telefónicas en diferentes modalidades: Voice Mail Box (Buzón de Voz) Call Forwarding (Reenvío de llamadas) Call Answering (Recepción de llamadas por operadora)
Servicio de recepción de fax, normalmente mediante el sistema llamado “efax” o Fax To Email.
3. VOIP Desktop Phone and Softphone.VOIP o teléfonos IP permite establecerse en cualquier lugar geográfico, sea desde la casa, oficina, o en distinto lugar y comunicarse telefónicamente.
4. Sistema Nube (Cloud Computing).Computación en la nube es un modelo de prestación de servicios con una tecnología que permite al usuario acceder a un catálogo de servicios estandarizados y responder a las necesidades de su negocio en forma flexible.
