Modulo de Contabilidad y Finanzas para Ingeniería en Calidad Ambiental.doc

Módulo de Contabilidad y Finanzas

UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA (UCA) Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Departamento de Contabilidad y Finanzas Carrera: Ingeniería en Calidad Ambiental

Material básico para la asignatura

Elaborado por: Colectivo de Contabilidad y Finanzas

Managua, Febrero 2014

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Unidad I Elementos Generales de la Contabilidad

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OBJETIVOS DE LA UNIDAD AUTOFORMATIVA I 1. Comprender el concepto y objetivo de la contabilidad para identificar la importancia que tiene en los negocios. 2. Identificar las funciones que cumple la contabilidad al momento de la contabilización de las operaciones de un negocio. 3. Valorar la importancia de la información contable para los distintos usuarios internos y externos en la toma de decisiones. 4. Identifico el concepto, objetivo de los principios de contabilidad generalmente aceptados, valorando la importancia que tienen durante el proceso de registro contable. 5. Valoro los distintos principios de contabilidad generalmente aceptados aplicados a la actividad contable, así como la importancia que tienen para los negocios.

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A. GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD Un año después de operación, una empresa comercializadora, desea conocer cuál ha sido el producto que tuvo mayor rotación durante el período. En la actualidad vende 20 artículos y no está muy seguro que todos sean muy rentables. El propietario el Sr. López, conversando con el administrador, se entera que la información de todas las operaciones del negocio como facturas, minutas, etc., están apiladas en un cuarto de la empresa. ¿Acaso, no hemos registrado toda esta información en libros, no se ha hecho resúmenes de todas las ventas realizadas y gastos efectuados en el período?- Pregunta con ansiedad el Sr. López. Recuerde, dice el administrador, que usted no contrató ningún contador, para ahorrar costos. No existe un sistema contable, no hay nada registrado y en la medida de lo posible, realice ciertos registros muy generales de las ventas. -Hice lo que pude-, tal como usted me pidió. La información que no puedo brindarle son las ventas por producto por que esa labor es más complicada y -ese no era mi trabajo por el que contrató¿Cómo responder entonces para la declaración de impuestos sobre la renta en este período? ¿ Cómo proyectaremos nuestras ventas en el próximo período?¿Cómo evaluaremos la empresa?-Expresó el Sr. López1. Concepto de la Contabilidad: Muchas empresas consideran el registro cronológico de la información como una actividad irrelevante, como la de nuestro ejemplo. ¿Usted imagina cuántas operaciones realizará diariamente un negocio, como un supermercado, una venta al detalle, un cine, etc? Las operaciones son muchísimas y podríamos imaginarnos cuánta información tendrá acumulada una empresa, al final de un mes, un semestre o al final del año?. Por ejemplo, una distribuidora de productos diversos, elabora al menos 400 facturas mensuales. Si la empresa no establece un mecanismo adecuado de registro de esta información, será imposible que trate de evaluar su negocio, tal como se preguntaba el Sr. López. ¿Qué nos indica esto? Simplemente, que para llevar a cabo una evaluación correcta del negocio, proyectar los ingresos y gastos, saber con exactitud si la empresa requiere un préstamo bancario o no, necesitaremos información confiable. Esta confiabilidad, va asociada a los valores y principios éticos de la persona encargada de esta función, pues es una profesión sensible a fraudes y mal manejo de fondos. “La contabilidad no es más que un mal necesario”, afirma un contador de una firma especializada en contabilidad y auditorias. ¿Cómo podemos lograr una información confiable? Estableciendo, entonces un mecanismo de registro contable adecuado a las condiciones del negocio en particular. Esta tarea la desarrolla la contabilidad sin importar qué tipo de negocio se trate. ¿Y cómo podemos comprender la tarea de la contabilidad?

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En la presente unidad, estudiaremos la actividad contable e identificaremos la importancia que ésta tiene en la calidad, y confiabilidad de la información del negocio. Analizo lo siguiente: La contabilidad es el medio a través del cual los administradores, propietarios, acreedores, gobiernos y otros interesados pueden evaluar el progreso o retroceso de un negocio, así como la situación financiera de las unidades comerciales. Por medio de los datos contables estas entidades pueden tomar las decisiones pertinentes relacionadas con las actividades de los negocios quienes llevan a cabo inversiones, contratan o despiden administradores, fabrican y venden productos, calculan y pagan impuestos, amplían o restringen las actividades, todo esto con base en la interpretación de los datos contables. Observe que la contabilidad cumple una serie de funciones importantes dentro de las empresas, no solamente para registrar hechos contables, sino para generar información de acuerdo a las necesidades de los distintos usuarios de la contabilidad. Retornando a nuestra definición de la contabilidad, tomamos cuenta de cuatro funciones principales: registrar, clasificar, resumir e interpretar. La Teneduría de Libros se refiere primordialmente a los dos primeros. Por lo general, los libros se abren y se llevan en una forma que asegure la clasificación y registro ordenado de las transacciones comerciales. La contabilidad incluye el arte de la teneduría de libros, pero va mucho más lejos. Como la teneduría de libros se ha mecanizado en gran parte en los últimos años, se han registrado una reducción en la demanda del tenedor de libros normal. Pero, para el contador la mecanización viene a ser una valiosa ayuda. Lo ha liberado en gran parte de la función rutinaria y tediosa de los registros, permitiéndole que dedique más tiempo al área importante de la interpretación. Y es esta la última función, la de interpretación de los resultados de las actividades financieras, la que mejor distingue a la contabilidad de la teneduría de libros. Cómo podemos entonces definir la contabilidad? “...es el arte de registrar, clasificar y resumir en una forma significativa y en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean, cuando menos parcialmente, de carácter financiero, así como la interpretación de sus resultados”.

3.

Funciones de la contabilidad:

Continuando con el estudio de la contabilidad, explicaremos las funciones de la contabilidad en una organización. Reflexionemos en lo siguiente: Las funciones de la contabilidad facilitan a las organizaciones el uso de la información. La información contable es resumida de forma tal, que logre mayor eficiencia a través de la cantidad y calidad ofrecida; sin embargo, la calidad de la información está en función de las personas encargadas de llevar a cabo el registro de la misma. Expliquemos las distintas funciones que cumple la contabilidad en una organización: a. Función Histórica:

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• • •

Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van apareciendo en la vida de la empresa. Facilita el control interno del negocio, identificando el momento exacto de una operación en particular. A través de la contabilidad se logra conocer la operatividad de la empresa desde su creación, es decir su historia.

Veamos el ejemplo siguiente: Al determinar la antigüedad que tienen las ventas a crédito en una empresa, el contador recurre a la información existente identificando la fecha de venta al crédito para cada cliente y la fecha de vencimiento. Con esta información podrá identificar cuentas vencidas y no pagadas, ventas a crédito recientes o ya sea próximas al vencimiento. b. Función Estadística: A medida que el negocio va funcionando, la información es minuciosamente almacenada. La utilidad estadística de la información contable permite a los directivos evaluar los resultados de la empresa mediante la determinación de parámetros o índices estadísticos, facilitando la tarea de evaluación y proyección de las actividades de la empresa. Veamos el siguiente ejemplo: La información contable puede ser utilizada por los directivos al momento de evaluar el desempeño de la organización durante los últimos 10 años. En este caso, sería importante determinar índices estadísticos como el valor medio de las ventas anuales, trimestrales o mensuales, análisis de frecuencias. A la vez, los instrumentos estadísticos facilitarían la tarea de proyección de ingresos, gastos, demanda, entre otros. c. Función Económica: 1. A través de la información contable podemos estudiar el proceso que se sigue para la obtención del producto. 2. Permite la determinación e interpretación de índices económicos a fin de evaluar la ejecutoria de la empresa a partir de las ventas y las utilidades generadas. Reflexionemos en lo siguiente: Mediante la información contable los directivos y propietarios pueden medir la rentabilidad del capital invertido en la empresa. Es decir cuánta utilidad se ha generado por córdoba invertido. Si en la empresa El Hogar los socios han invertido capital propio por C$ 200,000.0 y al final del período contable la ganancia del negocio ha sido de C$ 35,000.0, la rentabilidad del capital invertido será: Valor de las ganancias del negocio El capital propio invertido

C$ 35,000.0 C$ 200,000.0

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=

17.5%


En este caso, los socios han obtenido una rentabilidad del 17.5% sobre la inversión realizada. En la medida que el negocio obtenga mayor rentabilidad con la misma inversión de capital, la empresa tendrá mayor valor.

d. Función Financiera: La utilidad financiera de la información contable se muestra: 1).

Al momento del registro de las operaciones relacionadas con la obtención de fondos, ya sea a través de financiamientos externos como una deuda bancaria o internos como el dinero que aporta cada uno de los socios para la puesta en marcha del negocio.

Esta información permite al directivo descubrir la situación financiera de la empresa como producto de las decisiones tomadas por la administración financiera de la empresa en cuanto a deudas adquiridas, capacidad de tomar nuevas deudas, deudas vencidas y no pagadas, crecimiento del capital de los socios, etc. 2).

Al momento del registro de inversiones realizadas en la compra de bienes necesarios para el funcionamiento de la empresa como vehículos, instalaciones, maquinarias, equipos, etc.

Para lograr realizar la actividad económica, las empresas invierten en bienes que son fundamentales para tal fin. Al momento de la compra, la contabilidad se encarga del registro oportuno y preciso de dichas operaciones; sin embargo, los directivos encargados llevan a cabo revisiones constantes de esta información con el objetivo de identificar requerimiento de nuevos equipos, modernización o ampliación de la capacidad, costo de las mercancías compradas, etc. Veamos un ejemplo: Una empresa requiere un financiamiento bancario para ampliar la red de distribución de sus productos. Para ello, visita un banco de la localidad y ha negociado un préstamo por el 80% de su inversión y a un plazo de 4 años. Esta decisión de financiamiento ha sido fundamentada por la seguridad que el banco ha identificado en la empresa, es decir, la existencia de inversiones en bienes, cuyo valor supera el financiamiento recibido. e. Función Fiscal: La información contable permite: 1).

El registro detallado y oportuno de los impuestos causados por la operatividad de la empresa, es decir, según lo establece la ley correspondiente. Pago oportuno de las obligaciones fiscales del negocio, evitando multas y recargos por atrasos en los pagos. La declaración de los impuestos cada vez, según lo establece la ley, esto facilita al director la planeación de los impuestos, es decir, anticipar los efectos tributarios de las transacciones de negocios.

2). 3).

f.

Función Legal:

Todas las formas de empresas están sujetas a las leyes según el tipo de organización o actividad. Por lo tanto, las diversas actividades llevadas a cabo en la empresa tendrán un fundamento legal. La contabilidad es una actividad administrativa basada en el cumplimiento de determinadas normas y procedimientos establecidos

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según la ley correspondiente. A medida que la contabilidad cumple esta función legal, la información generada se caracterizará por la veracidad, comparabilidad y claridad, permitiendo mayor efectividad en la toma de decisiones. Concluyamos: La contabilidad al igual que otras actividades realizadas por una organización, requieren de un desempeño eficiente en el registro, procesamiento y resultados de la información. En este sentido, la calidad en los procesos de información de carácter contable, juega un papel muy importante en la competitividad de las empresas, ya que muchas de las decisiones tomadas son con base en los resultados o productos de esos procesos. La calidad y oportunidad de la información se observará en la medida que facilite la tarea de interpretación de los resultados: 4. Objetivos de la contabilidad: En el siguiente tema, estudiaremos los objetivos de la contabilidad a partir de la importancia de la información que genera. Reflexionemos: La empresa de hoy no puede ser competitiva si no cuenta con sistemas de información eficientes, incluyendo un sistema de contabilidad. La contabilidad como sistema de información expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica así como ciertos acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a los distintos usuarios. La calidad en la toma de decisiones dependerá de la eficiencia en la implementación de un sistema de contabilidad, proporcionando información oportuna, veraz y comprensible. Los objetivos de la contabilidad como sistema de información son los siguientes: Expliquemos los objetivos de la contabilidad: Podemos agrupar los objetivos que la contabilidad debe cumplir en los siguientes aspectos: 1.

Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y las obligaciones del negocio.

1.

Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la empresa durante el ejercicio fiscal.

3.

Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verídica de la situación financiera que guarda el negocio.

4.

Prever con bastante anticipación el futuro de la empresa.

5.

Servir como comprobante y fuente de información, ante terceras personas, de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a lo establecido por la ley.

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El objetivo final de la contabilidad es, pues, generar y comunicar información útil para la toma de decisiones oportuna de los diferentes usuarios de la misma.

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5.

Usuarios de la información contable:

El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones necesitan información financiera de una empresa para facilitar la planeación y el control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable en una organización es generar y comunicar esta información. Esto significa que la contabilidad juega un papel muy importante en las organizaciones. Analizamos: En una Empresa, la contabilidad juega un papel muy importante en la presentación y comunicación de la información. Significa que el proceso de registro y clasificación de las transacciones, no son sino un medio para comunicar la información. De la afirmación anterior podemos deducir que la contabilidad para cumplir con su papel deberá poseer las características siguientes: a. Es un proceso de identificación, medida y comunicación de hechos económicos. El contador debe registrar para que la información sea comprendida por todos los usuarios. ¿Qué significa esto? Ello significa que la contabilidad se va a concentrar en las actividades económicas y esas actividades económicas van a ser, posteriormente objeto de identificación. b. La Contabilidad no se justifica solo por la identificación y la medida de los hechos económicos, además ha de comunicarse dicha información. Es por ello que los administradores financieros basan su análisis en los estados financieros, ya que les proporciona todo lo que ha sucedido en el negocio durante un período determinado. c. La comunicación de la información contable tiene un referente: EL USUARIO DE LA MISMA. Los juicios que resultan de la información contable dependen en gran medida del usuario de ésta. Cada usuario utilizará determinada información de la cual dependerá el tipo de decisión que este tomará. Debido que la información contable incluye distintos aspectos de la actividad de la empresa, la información que utilice cada uno de los usuarios, dependerá del objetivo a cumplir. Una empresa que ha solicitado un préstamo bancario, incluirá como información relevante, aquella que la Institución bancaria considere, como por ejemplo, el Balance General para poder medir la capacidad de pago a corto plazo, mediante la evaluación de los activos circulantes. Observemos el siguiente esquema, donde se representa el flujo de información contable hacia los usuarios de la contabilidad.

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El uso de la información contable CONTABLE: Mide Registra Informa

COMUNICA

USUARIO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

ENTORNO ECONOMICO

FORMACIÓN DE JUICIOS

DESICION

Gráfico # 1 Observemos que el contador se encarga de registrar las operaciones del negocio, posteriormente las comunicadas a los distintos usuarios, luego la consideración del entorno económico y relacionados con la información contable, permiten la formación de juicios que contribuirán a la elección de la mejor alternativa. ¿Quienes son los usuarios de la información contable? Los usuarios de la contabilidad pueden ser usuarios internos y externos. Estudiemos los usuarios internos: Este grupo lo conforman principalmente: los directivos, los accionistas, los mandos intermedios y los trabajadores. Los usuarios internos son los que integran la organización, cada uno de ellos con una responsabilidad determinada dentro de la empresa. Los usuarios internos requieren de información sobre el desempeño del negocio, es decir, las utilidades, distribución de dividendos, generación de ingresos, etc. Esto hace que guarden una estrecha relación con todo el proceso contable. ¿Cómo podemos explicar la relación de la contabilidad con la empresa? Veamos el siguiente gráfico: RELACION DE LA CONTABILIDAD CON LA EMPRESA La actividad e la empresa genera operaciones

Los Documentos son la base de los registros contables

Las Operaciones tienen un

La contabilidad ofrece resúmenes de la situación y los resultados reflejados en los estados financieros

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El Análisis de los datos orienta las decisiones de la empresa


Podemos observar como las distintas operaciones de la empresa generan información, es registrada y comunicada para realizar el análisis de la situación de la empresa y sobre esa base tomar decisiones. Serán usuarios externos aquellos que no forman parte del negocio; sin embargo, tienen un interés particular por la situación del negocio, ya sea para control o inversión. Los usuarios externos pueden ser los siguientes: a. Los acreedores Los acreedores necesitan conocer cuál es la situación de solvencia de la empresa, es decir la capacidad de pagar las deudas, con el fin de evaluar el riesgo de la misma, ya sea al momento de otorgar algún financiamiento o cuando éste ya existe. b. Los proveedores: Los proveedores, quienes suministran materia prima y materiales siempre estarán interesados en conocer, por ejemplo, la liquidez en el corto plazo, a fin de conocer el tipo de cliente y definir la forma de crédito. c. Los sindicatos: Estos demandan información contable respecto a la empresa qué será útil, por ejemplo durante la negociación de convenios colectivos, así como el seguimiento de estos convenios. Esto les proporciona datos acerca de la marcha de la Empresa, de sus costos y de su productividad. d. Instituciones públicas Estas instituciones pueden ser el Fisco, Dirección General de Aduanas, Superintendencia de Bancos, Contraloría de la República, etc. En general, estas instituciones requieren información contable con el objetivo de ejercer cierto orden y control en el manejo de los registros en los diferentes negocios. Leo y no olvido: Algo muy importante a destacar es el papel de los usuarios en la empresa. Por ejemplo los usuarios internos producen una retroalimentación (llamada en inglés “feed back”) a la calidad de la información que les es suministrada. En cambio los usuarios externos no van a producir una retroalimentación de tipo contable respecto de su satisfacción con la forma en que la información se les presenta. ¿Cómo podemos definir el término retroalimentación? La retroalimentación se da cuando en una actividad cualquiera, luego de finalizada, evaluamos la forma la ejecución, identificando desempeños favorables o desfavorables, con el fin de corregir los errores y fortalecer los aciertos.

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Veamos el siguiente ejemplo: Una empresa ha establecido como estándar, que cada empleado del área de producción fabrique 3 unidades por hora. Al momento de la evaluación de desempeño, encontramos que ningún trabajador cumplió el plan. A través de la evaluación logramos identificar algunas causas del resultado obtenido. Una de ellas es el ingreso devengado por unidad, otra causa es la disponibilidad de materia prima, capacidad de las máquina o quizás, el estándar de 3 unidades es muy alto para la capacidad productiva del empleado, etc. Esta información, facilitará a la administración la corrección de aquellos aspectos negativos en el desempeño del empleado. ¿Cuándo se da la retroalimentación? Se da al momento de planificar las actividades del período siguiente. Será importante, la consideración de todos los factores que podrían generar desempeños ineficientes, incluyendo en los nuevos planes las acciones encaminadas a mejorar el trabajo de cada centro de responsabilidad. Concluyamos: Algunas personas piensan equivocadamente que la contabilidad es un campo altamente técnico que solamente pueden entender los contadores profesionales. En realidad, casi todo el mundo practica la contabilidad diariamente en una u otra forma. La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica. Ya sea que se esté preparando un presupuesto para el hogar, conciliando la chequera, preparando la declaración de renta, o manejando una empresa, se está trabajando con conceptos contables y con información contable. El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de la organización. La información financiera también la requieren personas externas - propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno, y el público - quienes han proporcionado dinero a la empresa o quienes tienen algún interés en el negocio. Dicha información permite conocer la posición financiera y resultados de sus operaciones de la empresa en un momento determinado. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información.

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6. Documentos fuente de la contabilidad. Para llevar a cabo el registro de las operaciones se requiere que la información cumpla ciertos requisitos: 1). 2). 3). 4). 5).

Identificar la fecha de la operación. El tipo de operación realizada. Cantidad en términos físicos y monetarios. Entidades quienes realizaron dicha actividad. Cumplir con los procedimientos de carácter administrativos establecidos por la empresa.

La contabilidad utiliza diversos documentos para el reporte de las distintas operaciones que lleva a cabo la empresa. Algunos ejemplos de dichos documentos, los presentamos a continuación: a. La factura: Es un documento que muestra operaciones de compra o venta de mercancías o servicios, ya sean de contado o crédito, indica claramente el tipo de mercancías vendida y datos del cliente. En general contiene los siguientes elementos: 1. Encabezado o Membrete: Incluye:        

Nombre de la empresa Dirección y teléfono Número RUC Número de factura Fecha Nombre y dirección del cliente Forma de venta, si es de contado o crédito Condiciones de crédito 2. Cuerpo de la Factura:

Consta del número de la orden, descripción del artículo, unidad de medida, precio unitario y precio total.

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FERRETERÍA LA MAXIMA Colonia Centroamérica C-200 Télefax : 2785933 - 2780025 Nº RUC 101070-0525 Contado:  Crédito: 

Factura Nº 0001 Vence:_______________

Cliente: ___________________________________________________________________ Dirección: __________________________________________________________________ Fecha:______ de ________ de _____ Nº

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

Subtotal Impuesto ____________ Cliente

_________________ Entregado Total

Suárez S.

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TOTAL


b. Recibo de caja: Es un documento diseñado para el reporte de entradas y salidas de dinero en efectivo en concepto pagos o desembolsos realizados por la empresa. La persona encargada de llenar este formato es el encargado de caja y tiene la responsabilidad de presentar en forma clara y ordenada las distintas operaciones. Un formato de recibo oficial de caja es el siguiente: FERRETERÍA LA MAXIMA Colonia Centroamérica C-200 Télefax : 2785933 - 2780025 Nº RUC 101070-0525 RECIBO OFICIAL DE CAJA Nº : 1548 C$ _______________ Fecha

:

________________________________________

Recibí de

: _______________________________________________________________

En concepto

: _______________________________________________________________

La cantidad de: ______________________________________________________________ Efectivo Cheque :

: ____________ Nº : ____________

________________ Cajero

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c. Comprobante de pago: FERRETERÍA LA MAXIMA Colonia Centroamérica C-200 Télefax : 2785933 - 2780025 Nº RUC 101070-0525 COMPROBANTE DE PAGO Nº : 0008 Aquí va el cheque. (Formato)

Concepto:___________________________________________________________________ Cuenta Nº

DESCRIPCIÓN

PARCIAL

DEBE

HABER

TOTAL ___________ Elaborado

_______________ Autorizado

________________ Recibido

Cada uno de estos documentos permiten un flujo continuo y ordenado de información hacia la contabilidad, asegurando la calidad y veracidad de los registros contables. Así mismo, facilitan el control dentro de la empresa, evitando actividades ilícitas que afecten la situación económica y financiera de la empresa.

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B. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Concepto y objetivos de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados La Contabilidad tiene como objetivo servir como fuente de información para contribuir a la toma de decisiones en la empresa, así como a los diferentes usuarios de la misma, ya que la empresa tiene responsabilidad no solamente con los accionistas, y los acreedores, sino también para con los empleados, los clientes, los inversionistas potenciales y el público en general. ¿Qué significa esto? Los estados financieros son los medios fundamentales de información por medio de los cuales la Gerencia transmite e informa sobre lo que sucede en la empresa. Por tanto, la información reflejada será comprensible, facilitando la formación de juicios reales de cada uno de los usuarios. Recuerde: Hemos denominado a la Contabilidad como un arte de registrar, clasificar, acumular y analizar cada una de las operaciones de carácter contable que se lleva a cabo en la Empresa. Quiere decir que la Contabilidad está estructurada con una buena dosis de lógica y orden. La pregunta es: ¿Cómo logramos el “orden y lógica que la contabilidad necesita? Para ello la contabilidad se auxilia de una serie de principios que guían el desempeño de la profesión contable. Estos principios son llamados: “Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados”. a. Concepto de los principios de Contabilidad generalmente aceptados Establezcamos el concepto de los principios contables: Son reglas o guías de acción sobre las cuales se basan las prácticas contables en una empresa, además controlan la actividad contable, a partir del establecimiento de principios que conducen a la Contabilidad hacia un desenvolvimiento común, independientemente del tipo de empresa. Estos principios serán aplicados tanto a un negocio comercial, industrial, agropecuario, o ya sea de servicios. Sin dejar de lado, por supuesto, las particularidades de cada una de las diferentes empresa. Reflexionemos: Estos principios son reglas sobre las cuales se basan las prácticas contables y tienden a servir como una fuerza unificadora. Los contadores, por lo general, están de acuerdo en que los principios contables no pueden derivarse ni comprobarse por medio de las leyes de la naturaleza. Más bien caen dentro de la categoría de conveniencias o reglas desarrolladas por el hombre a base de la experiencia para cubrir las necesidades y propósitos útiles y esenciales en el establecimiento de controles de información financiera y operacional para las entidades de negocios.

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b. Objetivos de los principios contables Objetivo que deben cumplir los principios contables: El objetivo básico de los principios contables dentro de una empresa es reflejar la situación de la empresa a partir de sus estados financieros de una forma confiable, comprensible y comparable. Analicemos lo siguiente: La información contable debe mostrar al usuario confianza que toda la información obtenida está basada sobre datos reales, que le permitan una clara comprensión de tales estados financieros y que al establecer un análisis comparativo, éstos hayan sido elaborados sobre bases similares, de manera que facilite la comparación con otros estados financieros ya sea de años anteriores o con otras empresa. Origen de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Es importante también estudiar, cómo fueron creados los principios de contabilidad generalmente aceptados. Nosotros sabemos que los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), son normas o conceptos contables utilizados en la actividad contable. Algunos de estos principios han sido establecidos por entidades oficiales dedicadas a este propósito, en cambio, otros han ganado aceptación por los resultados que ha generado a la contabilidad, o simplemente a través del uso generalizado de ciertos principios. Las diferentes ideas, conceptos y métodos contables que constituyen los principios de contabilidad generalmente aceptados, cambian continuamente y evolucionan en respuesta a los cambios en el ambiente empresarial. ¿Qué ha dado origen a los PCGA? Podemos decir que el origen fundamental de los principios de contabilidad, ha sido el uso y adecuación de las técnicas contables a los continuos cambios del entorno y los negocios han ido adaptando los sistemas de registro y control de la información. Para que estas técnicas se convirtieran en principios de contabilidad, debieron ser aceptados por Instituciones reconocidas y de gran experiencia en el área contable. Dichas instituciones dieron validez y facultad de su aplicación a nivel general. Estas instituciones han desarrollado un marco conceptual como un sistema coherente de objetivos interrelacionados y fundamentos que se espera conduzcan a normas consistentes y que describan la naturaleza, función y límites de los informes y la contabilidad financiera. Observe: Para poder calificar un principio como “generalmente aceptado”, éste debe recibir “amplio respaldo de profesionales con autoridad y experiencia en materia contable.

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Veamos a continuación los grupos de mayor influencia en el ambiente contable internacional: -

Instituto Americano de Contadores Públicos Titulados (AICPA): Este instituto tiene mucho que ver con el establecimiento y definición de principios de contabilidad porque sus miembros toman decisiones a diario sobre los principios de contabilidad generalmente aceptados y además realizan auditorías y otro tipo de trabajo profesional.

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Comité de Normas de Contabilidad Financiera (FASB): Fue establecido por el AICPA como cuerpo independiente para asumir la responsabilidad de emitir de manera formal opiniones sobre prácticas contables específicas. Está autorizado para emitir Declaraciones de Normas de Contabilidad Financiera, las cuales representan expresiones autorizadas de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

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Comisión de Valores y Cambio (SEC): Tiene autoridad legal para establecer principios de contabilidad y revelar exigencias para todas las grandes corporaciones de propiedad pública.

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Asociación Americana de Contabilidad (AAA): Ha patrocinado un número importante de estudios de investigación y monografías en las cuales los autores individuales y comité de asociación intentan resumir los principios de contabilidad. Estos estamentos han influido considerablemente la forma de pensar de los teóricos y prácticos de la contabilidad. Sin embargo, la AAA carece del poder de la FASB para imponer sus puntos de vistas colectivos en la práctica contable; basa por tanto su influencia en el prestigio de sus autores y la persuasividad de sus opiniones.

Concluyamos diciendo que: Es importante destacar que los principios de contabilidad, tienen su origen en la práctica contable. En la medida que los procedimientos y sistemas contables van adaptándose a los cambios, van creándose principios o normas que permiten que la contabilidad generalice el uso de estos principios. Para que estos principios tengan una validez en su aplicación son reconocidos y emitidos por instituciones facultadas para tal fin.

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados En el presente tema, explicaremos detalladamente cada uno de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, usualmente aplicados a la práctica contable. Por supuesto, que ustedes podrán encontrar otros principios, los que agregarán a su lista o ya sea que algún texto los nombre de otra forma. Estos principios son: a. Entidad contable b. Negocio en marcha c. Período contable d. Partida doble

e. Consistencia f. Realización g. Costos de los activos h. Conservatismo

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i. Medida Monetaria Expliquemos cada uno de los principios: a. Entidad contable Iniciemos con el principio de: Entidad del Negocio: Los contadores se preocupan primordialmente de las entidades económicas y no de las entidades legales. Cada unidad de negocios es considerada como una entidad separada, cualquiera que fuese su forma legal. ¿Qué significa esto? Significa que las transacciones entre los dueños se conservan separadas del negocio y los estados financieros reflejen únicamente las transacciones de las respectivas entidades económicas. Cuando las sociedades anónimas están interrelacionadas por medio de la tenencia de sus acciones, los contadores generalmente preparan estados consolidados que reflejan la realidad económica de la entidad combinada. Veamos el siguiente ejemplo: El Sr. López tiene un negocio de Dry clean ubicado en su casa de habitación y mensualmente registra en sus libros, los gastos en que incurre, sin hacer separación entre los gastos del negocio y los gastos personales, ya que el considera que su negocio debe ser capaz de enfrentar la totalidad de gastos hechos; sin embargo, constantemente está experimentando pérdidas netas. Como observará en el ejemplo, el Sr. López está violando el principio. No hace ninguna separación entre ambos gastos, es decir los del negocio y los personales. Por tanto, siempre estará obteniendo pérdidas netas, ya que los ingresos generados por el negocio no cubren la totalidad de gastos que el Sr. López considera. b. Negocio en marcha Este principio supone que nuestros métodos contables y técnicas de información se basan en la suposición de que el negocio continuará operando indefinidamente. Cuando esta suposición no resulta válida, debemos abandonar las técnicas contables convencionales. Veamos el siguiente ejemplo: Un balance general no revelaría en forma adecuada la posición de una empresa que se enfrenta a la quiebra en un futuro próximo. En este caso el contador debe alejarse de la práctica convencional, que supone la existencia de un negocio en marcha, y preparar un estado especial, un estado financiero que tenga aplicación en este caso, pues no tendría sentido mantener un sistema contable organizado para un negocio próximo a la quiebra y desaparición del ambiente económico. Muchas de las reglas que respaldan las cifras del balance general sencillamente no son válidas a no ser que la empresa continúe sus operaciones.

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Lea y analice: Este principio, nos trata de explicar que los negocios no deben crearse con la idea de cuándo finalizarán, de otro modo la contabilidad perdería sentido en un negocio con un fin predecible. En esencia, este principio nos indica que un negocio desde el momento de su creación tiene un fin indeterminado y funcionará sin saber ciertamente cuándo finalizará. c. El periodo contable o principio sobre la medición del período Expliquemos a que refiere este principio: Suponemos una vida indefinida para la mayoría de las entidades contables, pero a los contadores se les pide medir el progreso de las operaciones y los cambios en la posición económica en intervalos de tiempo relativamente cortos durante esta vida indefinida. Los usuarios de los estados financieros necesitan mediciones periódicas con el objeto de determinar o tomar sus decisiones. La administración no puede esperar hasta el fin del negocio para conocer cual es el ingreso neto y su evolución durante el transcurso del tiempo, así mismo, es necesario que toda esta información pueda estar disponible en períodos más cortos, con el propósito de informar a terceros como accionistas, el fisco para declaración de impuestos, nuevos inversionistas etc. Cuando un negocio tiene un sistema ordenado de información y control contable, necesita definir cuáles serán los períodos de cierre o medición de períodos contables. Analicemos lo siguiente: Es importante que la empresa determine los períodos de elaboración de sus estados financieros y que estos sean uniformes en el tiempo, esto quiere decir, que si un negocio prepara sus estados financieros cada mes a fin de evaluar financieramente su operatividad, no podrá en determinado momento, tomar tres estados financieros elaborados mensualmente y compararlos con estados financieros trimestrales, puesto que se han utilizado períodos de tiempo distintos. d. Partida doble La partida doble es el método de avalúo de la contabilidad, por lo tanto las empresas deben realizar sus registros en base al principio de partida doble, es decir, toda operación registrada como cargo deberá tener su abono correspondiente en la misma cantidad. En la asignatura de contabilidad I, estudiamos como se utiliza la partida doble en el registro contabilidad y podemos afirmar que este principio es realmente el punto central de la contabilidad, a la vez facilita la obtención de resultados exactos. De esto surge lo que se denomina la ecuación contable, presentada a continuación: TOTAL ACTIVO = TOTAL PASIVO + CAPITAL CONTABLE Veamos el ejemplo: Una empresa tiene la siguiente ecuación contable: TOTAL ACTIVO= C$15,000=

TOTAL PASIVO C$ 8,000

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+ +

CAPITAL CONTABLE C$7,000


Si la empresa vende un activo fijo por C$4,000 y del fondo obtenido compra, C$2,000 en mercancías, paga al proveedor C$1,000 y el resto lo deposita en el banco. Esta operación deberá registrar, tanto entradas como salida en igual valor, de forma tal que la ecuación contable esté “cuadrada”. Observe el registro: TOTAL ACTIVO =

TOTAL PASIVO

C$15,000 = (-)C$4,000 (A. Fijo) (+)C$2,000 (Merc.) (+)C$1,000 (Banco) C$14,000

C$8,000 (-)C$1,000 (Pago) C$7,000

+

CAPITAL CONTABLE C$7,000

+

C$7,000

+

Hemos registrado una disminución del activo fijo por $4,000.0, así mismo incrementamos la cuenta de mercancías en $2.000.0; la cuenta de banco por $1.000.0 y a la vez disminuimos el pasivo en $1.000.0, completando el valor total obtenido por la venta del activo fijo. Analicemos el ejemplo anterior: Observe que esta operación ha provocado una variación en el total de activos y pasivos; sin embargo no hemos creado un desajuste en el total y la ecuación contable sigue con resultados exactos. Esto significa que cualquier inversión o uso de capital realizado por la empresa, deberá tener una fuente de fondos que permitió realizar dicha inversión. Estas fuentes de financiamiento pueden provenir de financiamiento externo como una deuda, proveniente de aporte de los socios o propietarios, o ya sea de la conversión de activos. e. Principio de Consistencia Si bien el contador puede escoger entre una variedad de métodos de registro contable, también debe ser consistente en su aplicación entre los períodos contables de la misma entidad. Este principio nos indica que cuando un negocio decide utilizar determinado sistema de registro o método de cálculo deberá utilizarlo en los períodos siguientes y que la información sea comparable. Veamos el siguiente ejemplo: Un negocio el cual utiliza el método de línea recta para depreciar sus activos fijos, no sería adecuado usar la depreciación de línea recta en un período y la de suma de dígitos en otro. Tampoco sería apropiado calcular los valores del inventario por el método UEPS(Ultimas Entradas Primeras Salidas) en un período y luego cambiar al PEPS(Primeras Entradas Primeras Salidas) en el siguiente. El objetivo de la norma de consistencia es: (1) Dar una seguridad que la comparabilidad de los estados financieros entre los períodos no ha sido afectada materialmente por los cambios en los principios contables empleados o en el método de su aplicación. (2) Si la comparabilidad ha sido afectada materialmente por tales cambios, exigir un estado sobre la naturaleza de los cambios en sus efectos sobre los estados financieros.

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En este principio juega un papel muy importante las leyes fiscales que rigen las actividades contables en los diferentes países. Veamos el siguiente ejemplo: En el artículo 21 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta en nuestro país se establece lo siguiente: Para la determinación del costo de las mercancías vendidas el contribuyente podrá escoger cualquiera de los métodos siguientes: a) Costo Promedio, b)PEPS, c) UEPS. El método así escogido no podra ser variado por el contribuyente a menos que obtenga autorización por escrito de la Dirección General de Ingresos. Los contribuyentes notificarán por escrito a la Dirección General de Ingresos, el sistema que tengan en práctica o que decidan escoger, a más tardar 60 días a partir de la vigencia de esta ley. En el artículo 22 de la Ley de Impuesto sobre la Renta se establece que el método de depreciación que las empresas deben utilizar para amortizar sus activos fijos es el método lineal, sin embargo, según la reforma tributaria y comercial establece que como un estímulo al desarrollo económico, se permitirá que los contribuyentes escojan a su conveniencia, el plazo o cuantía anual de las cuotas de amortización de gastos diferidos o depreciación de activos nuevos o adquiridos en el exterior, siempre y cuando la suma acumulada de las cuotas no exceda del valor original del gasto del activo. Posteriormente a la selección, deberá notificar a la Dirección General de Ingresos el método que utilizará. Con este ejemplo, dejamos claro que la consistencia es una norma de gran importancia en el registro contable. Los contadores deben procurar que la información generada sea comparable, para los fines que sea. En este caso, las leyes fiscales contribuyen al cumplimiento de este principio. f. Principio de Realización En este principio se explica que el ingreso deberá reconocerse desde el momento de la venta del producto, el bien físico o ya sea la prestación de un servicio, es decir un ingreso será reconocido en el período contable en el cual se entrega el bien o el servicio al cliente y se crea el compromiso de pago por este último. El principio de reconocimiento define como ingreso aquel “generado por el negocio” y no el dinero en efectivo que se obtendrá. Un cliente podrá comprar mercancías al crédito y el principio indica que ese ingreso debe ser reconocido en el período que se dio el crédito al cliente no cuando dicho cliente cancele su deuda. Esta aplicación es similar al caso de los costos y gastos causados y no pagados en el período. Lea y analice: En la Ley de Impuesto sobre la Renta, artículo No. 8, se establece que el Impuesto sobre la Renta no afecta sólo a aquellos ingresos que recibió de manera efectiva el contribuyente (sea dinero, bienes, compensaciones, etc.), sino además aquellos ingresos que se devengaron y no se recibieron en el período fiscal, y por lo tanto deberán considerarse parte de la totalidad de los ingresos gravados con el IR.

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Veamos el siguiente ejemplo: El día 20 de febrero la Empresa “Del Mar” vendió productos al cliente, el Sr. Pérez, por C$1,000, de los cuales cobró el 50% y el resto lo cobrará en el mes de marzo. Si hacemos el registro contable de esta operación, tendremos lo siguiente: Caja 1)500

Ingresos(febrero) 1000(1

Clientes 1)500

Observe: En el mes de febrero se ha contabilizado los ingresos totales recibidos en el mes, independientemente del 50% el cual será cobrado hasta el mes de marzo. Este principio nos indica que todo ingreso generado por el negocio debe contabilizarse como ingreso del mes, así un ingreso se reconoce desde el momento en que sucede, es decir cuando le entregamos al cliente el producto o servicio y no cuando lo cobramos. Por tanto, en nuestro ejemplo, los ingresos del mes de febrero son de C$1.000, a pesar que en la caja ingresaron solamente C$500.0 g. Costo de los activos. Este principio indica que los activos de una empresa deberán ser valorados a su costo de adquisición, es decir a su costo histórico o al precio de mercado, el más bajo, cuando no conozcamos su valor de adquisición. ¿Qué pasa si los activos de mi negocio tienen un costo histórico menor que el de mercado? Si en el mercado, activos como el de nuestro negocio se cotizan por encima del valor registrado en libros, esto no afecta el valor de los activos del negocio, a menos que se vendan. No podemos registrar una ganancia de capital, ya que en la realidad no hemos vendido ningún activo y por tanto no hay un ingreso devengado. Este principio contable también es aplicable a la Ley de Impuesto sobre la Renta. Analicemos la Ley: En el artículo 22 de la Ley de I/R se establece que para la aplicación del método de depreciación seleccionado deberá hacerse sobre el costo de adquisición de los activos. Esto también es aplicable al registro de los inventarios. Significa que el Fisco no acepta como base de cálculo de la depreciación de activos fijos, aquellos que no han sido valorados a un costo histórico o al costo más bajo de mercado. h. Conservatismo. El proceso contable requiere el ejercicio cuidadoso de juicios y estimaciones de cada operación. Como es natural, el contador trata de hacer las estimaciones necesarias con toda la precaución que le permiten las circunstancias. Este principio explica la importancia de juzgar por lo seguro que por lo inseguro. Es más fácil resolver un error de juicio que subestime las utilidades que correr el riesgo de sobre estimarlas. Veamos el siguiente ejemplo: Un ejemplo claro de conservatismo es la práctica tradicional de valorar el inventario por el precio más bajo entre costo y mercado. Las disminuciones en el valor de mercado del inventario son reconocidas

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como parte del costo de las mercancías vendidas en el período corriente, pero se ignoran los aumentos en el valor de mercado del inventario. Dejar de aplicar el conservatismo cuando las valuaciones son especialmente inciertas puede producir una información errónea y originar pérdidas a los acreedores y accionistas. Analizo y concluyo: La práctica del conservatismo es importante en contabilidad, ya que un negocio no puede estimar una ganancia cuando no ha sucedido. i. Medida Monetaria Este principio orienta la necesidad de registrar adecuadamente las operaciones de un negocio, mediante el uso alguna medida común de medición. Esta medida servirá para valorar todos aquellos activos circulantes, fijos y diferidos que el negocio ha adquirido. Significa que nosotros no podemos registrar solamente el número de activos, sino que también el costo de compra. Veamos el siguiente ejemplo: Si la empresa ha comprado los siguientes activos: 1) 2,000 unidades de inventario 2) 2 vehículos 3) Una computadora 4) 3 bonos en la bolsa de valores Al leer esta información, estamos identificando rápidamente, qué ha comprado el negocio, es decir el número de bienes y derechos. No tenemos ningún problema en determinar “la cantidad“ de bienes adquiridos. Sin embargo, se nos viene inmediatamente las siguientes preguntas: ¿Y cuál es el valor monetario de estos bienes? ¿Cuánto gastó el negocio? Con la información anterior estas preguntas no podrán responderse, ya que solo tenemos una parte de la información, por tanto requerimos del monto total de dinero utilizado por el negocio, a fin de asignarles el valor. Veamos ahora este ejemplo: Contabilidad nos ha entregado las facturas o comprobantes de compra de cada bien o derecho logramos identificar su valor monetario: 1) 2,000 unidades de inventario C$25.000.00 2) 2 vehículos C$80.000.00 3) Una computadora C$10.000.00 4) 3 bonos en la bolsa de valores C$30.000.00 INVERSIÓN TOTAL EN ACTIVOS C$145.000.00 Al momento de asignarle un valor monetario a los bienes y derechos sabemos que el negocio ha utilizado C$145.000.0 en fondos a fin de adquirirlos. Concluyamos diciendo que: Los principios contables son guías o normas sobre las cuales los contadores desarrollan la tarea de la contabilidad.

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Se les llama “Generalmente aceptados”, ya que estos principios no son utilizados por un tipo especial de contabilidad, sino que en la mayoría de los países. Existen muchos principios que lógicamente han sido adecuados a las condiciones y características económicas, legales o fiscales en cada país; sin embargo, han tenido la misma naturaleza, servir de norma general a la contabilidad. Actividades de autoaprendizaje no. 1 Respondo en forma clara las preguntas siguientes. Linda Morales abre un nuevo negocio. Durante su primer año, la señora Morales, algunas veces, usa el automóvil de la familia para sus asuntos comerciales. Todos los gastos de la operación de su automóvil los registra como gastos del negocio. Estos gastos incluyen: gasolina, aceite, nuevos neumáticos, licencias y mantenimiento. ¿Es aceptable el proceso que usa la señora Morales? ¿Qué principio contable no está aplicando en este caso? Explique ______________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________ Se está iniciando un nuevo negocio. El presidente desea esperar hasta cumplir con contratos importantes para entonces informar de los resultados de las operaciones. ¿Qué concepto fundamental sirve como base para preparar los estados financieros a intervalos regulares? Fundamente su selección. a. Entidad b. Empresa en marcha c. Período contable d. Unidad monetaria. Identifico el principio que se viola o se cumple en cada una de las siguientes situaciones: a. Una compañía constructora firma un contrato por dos años para construir un puente para un Estado de la Ciudad. De inmediato el presidente de la compañía registra el precio del contrato como ingreso. __________________________________________________________________________ b. Los activos registrados al costo de una cadena de farmacias se aumentan a su valor justo de mercado al final de cada año. _________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ c. El contador de una compañía industrial cree que no es necesario depreciar los activos a 20 años, porque el negocio no durará este tiempo. _________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ d. Un médico mezcla sus registros de contabilidad con los de la práctica médica. _________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ e. Los gastos se presentan cada vez que el tenedor de libros los registra en lugar de hacerlo cuando se devengan los correspondientes ingresos. _________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ f. Rizzuto Grain Company registra la mitad de la depreciación de sus silos para granos cuando los compra y la otra mitad durante sus vidas útiles estimadas. _________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

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g.

Los inventarios de papelería, engrapadoras y otros materiales de oficina, son presentados en número de unidades y no en términos monetarias, dado su poco valor.

II UNIDAD ESTADOS FINANCIEROS

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Contenidos a estudiar: Cuentas Clasificaciones de cuentas : Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos En el tema Nº 1 estudiamos los aspectos generales relacionados a la actividad contable y seguramente tenemos dudas aún, sobre el mecanismo de llevar a cabo el registro de las operaciones, en cualquier organización. Sin embargo, el aprendizaje de algunas generalidades nos facilita la comprensión de procedimientos más complejos a medida que avanza nuestro estudio. Con el desarrollo de esta temática iniciamos el aprendizaje de distintos procedimientos contables a través de la explicación detallada de los grupos básicos utilizados en la actividad contable. Al hablar de grupos básicos de la contabilidad nos estamos refiriendo a las distintas cuentas clasificadas según su naturaleza u origen. Al clasificarlas considerando este criterio, encontraremos tres grupos básicos importantes denominados, activo, pasivo y capital, los que explicaremos más adelante. ¿Qué significa la naturaleza de una cuenta? Una cuenta tiene su origen en una actividad u operación específica, cuyas particularidades la diferencian de otras operaciones . Veamos el siguiente ejemplo: Suponga que los socios de la empresa DELSUR han decidido ampliar su negocio y han realizado una nueva inversión de capital por parte de los socios por C$ 25,000.00 y además han obtenido un crédito hipotecario por C$ 80,000.00 a un plazo de 5 años. Supongamos además que el capital total recibido se depositará en un banco comercial. Al momento de depositar el efectivo en el banco, el contador tendrá una minuta de depósito donde reflejará el valor depositado, la fecha y el tipo de moneda y el número de cuenta. Posteriormente, el contador registrará esta operación en la contabilidad del negocio, utilizando una cuenta específica, relacionada con depósitos bancarios. A esta cuenta le podríamos llamar Cuenta de Banco. Esta cuenta conservará los depósitos realizados y los retiros de efectivos. Esta información servirá para saber el saldo de efectivo que la empresa tiene en la cuenta bancaria. Ahora bien, como el capital obtenido proviene de fuentes distintas, habrá de separar cada tipo de fuente de financiamiento, ya que la naturaleza es totalmente diferente. En el caso del crédito hipotecario, la naturaleza es una deuda a largo plazo. El capital aportado por los socios tendrá un origen relacionado con los aportes entregados por cada uno de los socios a la empresa, por tanto, su registro se hará en cuentas diferentes. Luego de explicar la naturaleza de una cuenta, estableceremos una definición de una cuenta. ¿Cómo podemos definir Qué es una cuenta? Establezcamos su concepto: Es un lugar donde se anotan los aumentos y disminuciones en un valor determinado, producto de una operación en particular. Podemos decir entonces, que la cuenta es un formato donde anotan todas las operaciones de forma separada, ya sea por aumentos o disminuciones en las distintas cuentas utilizadas.

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Veamos el siguiente ejemplo: Si la empresa paga salario a sus empleados por un monto total de C$ 10,000.00, deberá registrarlo en una cuenta que guarde relación con la naturaleza de la operación que es “salario”. En este caso, el registro contable se hará en una cuenta que podremos llamar “gastos de salario” o quizá “salario a empleados”. Luego de estar claros en el concepto de Cuenta, estudiemos lo que se denomina “grupo básico de cuentas”. Definamos: Un grupo básico es un concepto que resume una serie de cuentas relacionadas por características comunes, aunque sean diferentes en su naturaleza individual. Ejemplifiquemos el concepto anterior: Imagínese un empleado de correos al momento de clasificar toda la correspondencia por sus relaciones. En este caso, separará toda correspondencia que va dirigida a Managua del resto de departamentos; sin embargo, esta correspondencia de Managua, será dividida por su origen, es decir, para cada dirección específica dentro de la ciudad. Para aclarar mejor este concepto, explicaremos que en contabilidad, existen distintos grupos de cuentas, los que se conocen como: - Activos - Pasivos - Capital - Ingresos - Gastos 1).

Cuentas de Activo:

Un activo es todo elemento de valor, propiedad de un negocio o un individuo. Es el conjunto de recursos económicos propiedad de un negocio, de los cuales se espera que rindan beneficios en el futuro. Podemos también definir los activos, como el conjunto de bienes y derechos que posee la empresa y que utiliza en sus operaciones, es decir, todo lo que posee y que tiene derecho a usarlo. De las distintas definiciones anteriores, los aspectos más importantes que nos guían hacia la identificación de un activo son los conceptos de bienes y derechos. ¿Por qué se le denomina “bienes y derechos”? Cuando la empresa adquiere un vehículo para realizar las tareas de distribución de los productos se constituye en un bien físico, propiedad de la empresa. En cambio si vende artículos al crédito y por ello el cliente firma la factura de crédito o ya sea un documento legal, la empresa en este caso no posee un “bien

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físico”, sino un “derecho”. Este documento o factura le concede a la empresa el “derecho” de cobrar esa factura en el tiempo estipulado en ella. Establezcamos el concepto de un bien: En contabilidad, un bien es el conjunto de recursos de uso inmediato, que generan ingresos a la empresa, ya sea por su venta o utilización en el proceso productivo o prestación del servicio. Veamos el siguiente ejemplo: Para un negocio que comercializa vestuario, sus activos o bienes serán el local de tienda, los artículos para la venta, los vehículos que utiliza para la distribución de los productos, computadoras, calculadora, sumadoras, exhibidores, escritorios, el dinero efectivo en caja y banco, etc. Establezcamos el concepto de un “derecho” Es un activo representado por un documento que da legalidad al poseedor de convertirla en dinero efectivo o recibir un servicio o producto en una fecha futura. Veamos el ejemplo siguiente: Un negocio lleva a cabo una venta al crédito y los clientes firmaron un documento y han convenido pagar dentro de 15 días. Veamos la primera operación: Al momento de la venta, el cliente ha recibido una cantidad determinada de mercancías, de las cuales no se ha recibido ningún pago en efectivo; sin embargo, el cliente habrá firmado un documento donde establece su responsabilidad en el pago de la deuda con la empresa. Este documento firmado por el cliente se convierte en un valor a favor de la empresa. Si este documento está a favor de la empresa, ésta tendrá el derecho de recuperar el valor del crédito en el tiempo estipulado. ¿Cuál es el activo en estos casos? Tanto la factura como el documento que posee la empresa, donde aparece estipulado el compromiso de los deudores, constituye el derecho del negocio, ya que transcurrido los 15 días, la empresa solicitará al cliente el pago inmediato del valor expresado en la factura. Concluyamos: El activo será entonces un conjunto de recursos que la empresa posee y utiliza para generar ingresos durante un período determinado. El activo puede ser un bien físico o tangible como un vehículo, maquinaria, un derecho o activo intangible como una factura pendiente de cobro a un cliente determinado.

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Cuando estudiamos los activos, lo hemos definido desde un punto de vista general, es decir un “activo”. Sin embargo, dentro de este grupo básico, encontramos subgrupos de cuentas. Recordemos la definición de “cuenta”: La cuenta es un formato donde se registran aumentos y disminuciones y se clasifica de acuerdo a su naturaleza u origen. Así, estos subgrupos de cuentas tienen una naturaleza específica. Los activos de una empresa pueden clasificarse de la manera siguiente: a. Activo Circulante o corriente. El Activo Circulante es el conjunto de bienes y derechos que tienen capacidad de convertirse en dinero efectivo en el corto plazo. Cuando un negocio adquiere activos circulantes, lo hace con el objetivo de convertirlos en dinero líquido o fondos disponibles. Veamos el siguiente ejemplo: Una empresa vende artículos deportivos, posee en almacén determinada cantidad de artículos valorados en C$ 10,000.00. Luego de transcurrido un mes, los artículos en almacén están valorados en C$ 5,000.00, puesto que vendió artículos por C$ 5,000.00 ¿Qué significa esto? La empresa al vender artículos que tenía en su almacén, generó dinero efectivo por C$ 5,000.00, es decir, ha convertido un “artículo” en dinero líquido. El resto de artículos se encuentran aún en almacén. Los activos circulantes permiten a la empresa obtener disponibilidad de fondos necesarios para cubrir determinadas salidas o desembolsos de efectivo. En contabilidad es necesaria la clasificación de los activos circulantes en función de su naturaleza. Esto facilitará la acumulación e interpretación de la información por los distintos usuarios. ¿Qué significa esto? Una empresa vende artículos deportivos para generar efectivo; sin embargo, puede generar efectivo mediante la recuperación de las ventas a crédito realizadas por los clientes del negocio. Presentaremos algunas cuentas que representan el grupo de los activos circulantes: - Caja - Banco - Deudores diversos - Documentos por cobrar

-

Inventario Inversiones temporales Cuentas por cobrar o clientes

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La característica común a todas estas cuentas, es que pertenecen al subgrupo de activos circulantes, por lo tanto su objetivo fundamental es general efectivo disponible.

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Estudiemos el concepto de cada una de ellas: 1).

Caja:

Por caja entendemos dinero efectivo, o sea, los billetes de banco, las monedas, etc., que un negocio posee para cubrir gastos diarios, o que requieren un desembolso inmediato y no de gran cuantía. En esta cuenta siempre registraremos todas las operaciones que conllevan a que el negocio tenga en su poder una determinada cantidad de billetes. Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos la empresa vende artículos deportivos, al finalizar el día ha tenido ventas por C$ 50,000.00 y éstas han sido de contado. En este caso, el dinero ha permanecido en la caja de la empresa. Posteriormente sería depositado en la cuenta bancaria de la empresa. Si la caja al inicio del día tenía solamente C$ 25,000.0 en efectivo, al finalizar el día la caja de la empresa ha aumentado a C$ 75,000.00, debido a la venta del día valorada en C$ 50,000.00. Esto quiere decir que la cuenta de caja aumenta cuando se recibe dinero en efectivo y disminuye cuando se paga en efectivo. 2).

Banco:

Por banco entendemos el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en instituciones bancarias. Banco es cuenta de activo por que representa el dinero propiedad el dueño del negocio, depositado en cuentas bancarias. La empresa utiliza esta cuenta, cuando hace depósito en la cuenta bancaria o algún retiro de fondos. Lea y no olvide: La cuenta de bancos aumenta cuando se deposita dinero. Disminuye cuando se expiden cheques contra el banco y a nombre de terceras personas. Sigamos con el ejemplo anterior: Si la empresa en lugar de mantener el dinero en la caja, decide depositar el 80% del dinero que tiene en la caja de la empresa, en el banco de la Ciudad, la cuenta de caja disminuirá en C$ 60,000.00 y la cuenta de banco aumentará en la misma cantidad. En este caso: CUENTA DE CAJA: DISMINUYE EN C$ 60,000.00 CUENTA DE BANCO: AUMENTA EN C$ 60,000.00

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3).

Inventario:

Podemos definir la cuenta de inventario de la siguiente forma:   

Es una cuenta de activo Está constituida por bienes comprados o producidos por la empresa que están disponibles para la venta. Aumenta su valor cuando la empresa produce o compra más artículos y disminuye cuando la empresa vende artículos.

En contabilidad, esta cuenta requiere de un manejo especial, ya que su composición dependerá de ciertos factores: 1. Del tipo de negocio 2. Del tipo de existencias Expliquemos más claramente: Existen por lo general, tres tipos de negocios:   

Productivo: Una empresa es productiva cuando su actividad incluye el procesamiento de materias primas en la fabricación de productos. Comercial: Es comercial, cuando las mercancías no han sido producida por la empresa y se han comprado a otra empresas llamada proveedores. De servicio: Estas empresas no utilizan la cuenta de inventario, ya que su actividad principal es brindar un servicio, el cual no puede inventariarse. Mantendrá inventarios relacionados con materiales de oficina, repuestos, etc., al igual que toda empresa.

Cuando la empresa es productiva la cuenta de inventario estará compuesta por las siguientes subcuentas: a. Inventario de Materia Prima y materiales Son los insumos y distintos materiales que la empresa ha adquirido, ya sea al contado o al crédito para utilizarlo en el proceso productivo. Esta cuenta aumenta cuando la empresa compra de contado o al crédito materia prima y disminuye cuando utiliza en la producción. Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos una empresa que fabrica zapatos para damas. Este negocio tendrá una cuenta de inventario de materias primas y materiales compuesto por: - Cuero Clavos Otros insumos - Clavos Hilo - Pegamento Accesorios Todos estos constituyen los “insumos” básicos para fabricar un zapato. Si falta alguno de estos insumos o ya sea un sustituto del mismo, no podremos finalizar un zapato. Así mismo este negocio adquirirá ciertos materiales necesarios como el empaque, colorantes, etc.

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b. Inventario de Productos en Proceso Son aquellos productos que finalizado el período contable, aun permanecen en la planta, para acabar su proceso, pues a la fecha aún no han sido elaborados totalmente. Esta cuenta aumenta cuando se trasladan artículos por encontrarse semi elaborados y disminuye cuando han finalizado su proceso productivo y son trasladados a la cuenta de inventario de productos terminados. Expliquemos esta cuenta mediante el siguiente ejemplo: La empresa Zapatos, S.A., realiza un cierre contable al 30 de septiembre y existe una cantidad de zapatos que a dicha fecha aún no se hayan finalizado. El contador haciendo una inspección al taller, identificó que había una cantidad de productos aún no finalizados en la proporción siguiente:   

Cuatro pares finalizados hasta un 80%, es decir que para obtener el producto completo falta un 20% de fabricación. Tres pares finalizados hasta un 65%, en este caso le falta al producto el 35% de fabricación. Cinco pares finalizados hasta un 20%

Por tanto la cuenta de inventario de productos en proceso estará compuesta de los 12 pares de zapatos aún no finalizados, pero valorados de acuerdo con los costos incurridos a la fecha. c. Inventario de Productos Terminados Son los artículos cuyo proceso de producción ha finalizado y están dispuestos a la venta. Estos productos han absorbido totalmente el costo de producción. Esta cuenta aumenta cuando la empresa produce determinada cantidad de artículos y los mantiene en inventarios listos a la venta, disminuye cuando se realiza una venta. Expliquemos el concepto anterior mediante este ejemplo: Siguiendo con el ejemplo, si la empresa ha hecho un cierre contable al 30 de septiembre, la cuenta de inventario estará compuesta por el valor de la totalidad de productos cuya fabricación ha finalizado a esa fecha. No olvide: Un negocio dedicado a la producción, utiliza para el manejo de su inventario, las cuentas de inventario de materias primas y materiales, inventario de productos en proceso e inventario de productos terminados. ¿Qué pasa cuando la empresa es comercial: La cuenta de inventario estará compuesta solamente por las mercancías para la venta. Analicemos el siguiente ejemplo.

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La empresa “La Hogareña” cuyo giro es la venta de artículos para el hogar, mantiene en su almacén todos los artículos comprados a sus fabricantes o distribuidores en el extranjero, como televisores, radio grabadoras, refrigeradoras, cocinas, etc. Esta empresa no fabrica dichos artículos y su cuenta de inventario está valorada sobre la totalidad de artículos existentes en almacén. Esta cuenta de inventario, se le llama Mercancías para la venta, Mercancías o Inventario de Mercancías. Ahora bien, si la empresa es de servicios, como por ejemplo un banco, no existirá la cuenta de inventario, ya que el servicio brindado ocurre hasta el momento de llegada del cliente al Banco; sin embargo, es probable la existencia de un inventario de materiales necesarios para la actividad bancaria, como materiales de oficina, útiles de oficina, equipos, etc., pero no reflejan el giro del negocio, al igual que la empresa productiva y comercial. 4).

Cuentas por cobrar o Clientes:

Esta cuenta está compuesta por las personas, las cuales adeudan cierta cantidad de dinero al negocio por la compra de productos, mercancías o servicios al crédito y a quienes no se exige especial garantía documental. Esta cuenta constituye un derecho para la empresa expresada a través de la factura de crédito, siendo efectivo al momento de la recuperación del crédito a la fecha de vencimiento. Clientes es cuenta de activo, porque representa el valor de las ventas hechas al crédito y que el dueño del negocio tiene derecho a cobrar. La cuenta de clientes aumenta por la venta de productos, o servicios a crédito y disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, cuando devuelve mercancías se concede alguna rebaja. 5).

Documentos por cobrar

Entendemos por documentos por cobrar, títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc. Documentos por cobrar es cuenta de activo porque representa el importe de las letras y pagarés que el negocio tiene derecho de cobrar. Observe: Esta cuenta tiene la misma naturaleza de la cuenta de clientes, es decir, se crea cuando se da una venta al crédito y esta venta forma parte del giro del negocio. ¿Cuál es entonces la diferencia? La diferencia es simple, en la cuenta de clientes el soporte que da el derecho a la empresa es la factura de crédito; sin embargo en la cuenta de documentos por cobrar el soporte lo da un título contractual, un título de deuda con mayor legalidad, es decir protegido por la ley. Este título de deuda puede ser un pagaré. Otra diferencia es la aplicación del derecho que tiene el acreedor. Qué significa esto?

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

Si el cliente, llamado también “el deudor”, no cumpliese con el pago según lo acordado y el soporte es un pagaré, el acreedor puede hacer uso de la legalidad que dicho documento le ofrece.



Si el soporte es una factura de crédito, el acreedor no puede ejercer el derecho de manera formal o contractual, como el caso del pagaré, puesto que la factura carece de esa legalidad.

La cuenta documentos por cobrar aumenta cuando se reciben letras de cambio o pagarés a favor del negocio; disminuye cuando se recupera el valor consignado en el documento. 6).

Deudores diversos:

Esta cuenta la constituyen las personas que deben al negocio por un concepto distinto al giro del negocio. Deudores diversos es cuenta de activo porque representa el importe de los adeudos de personas o empresas y dicha operación no es clasificada como clientes o documentos por cobrar. La cuenta de deudores diversos aumenta cada vez que nos que dan a deber por un concepto distinto al giro del negocio por ejemplo, prestar dinero en efectivo, vender al crédito cualquier valor que no sea producto, etc. Esta cuenta disminuye cuando dichas personas hacen pagos a cuenta o en liquidación o devuelven los valores que estaban a su cargo. b. El Activo Fijo Antes de explicar cada una de las cuentas de este subgrupo, definamos qué es un activo fijo. • •

Este subgrupo contiene el conjunto de bienes y derechos cuya duración es mayor de un año. Son las distintas inversiones realizadas por la empresa con el objetivo de generar ingresos mediante su uso y no mediante su venta.

Las principales cuentas de este subgrupo son las siguientes: Terrenos, Edificios, Maquinaria y Equipos, Herramientas, Vehículos y Equipo de entrega, Mobiliario y Equipos de oficina, Inversiones permanentes. Expliquemos el concepto de cada cuenta: 1).

Terrenos: Esta cuenta incluye todos los predios pertenecientes al negocio, ya sea, donde está ubicado el negocio o se encuentran baldíos. Pueden ser: terrenos para la siembra, potreros, donde están ubicadas las oficinas, la planta, etc.

2).

Edificios: Esta constituidos por la infraestructura de la empresa. Incluye: edificios, bodegas, oficinas, planta, en una empresa agropecuarias lo constituyen las galeras para ganado, salas de ordeno, cercas, etc. Mobiliario y equipo de oficina: Se considera mobiliario y equipo a escritorios, sillas, máquinas de escribir, libros, computadoras, sumadoras, etc. Equipo de entrega y reparto: Se refiere a la flota vehicular de la empresa, para desarrollar las actividades de traslado de productos, o cualquier otra actividad. Se incluyen vehículos de transporte de la gerencia, del área de ventas, producción, etc. Maquinaria y Equipos: Representa el conjunto de máquinas de las que se sirven las industrias para realizar su producción, así como los equipos complementarios a éstas. Ejemplo: Sistemas de riego, plantas procesadoras, equipos de trabajo, etc.

3). 4). 5).

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6).

Herramientas y repuestos: Se incluye todos aquellos activos fijos menores que sirven de apoyo para las distintas operaciones llevadas a cabo con la maquinaria y equipo, brindar mantenimiento, etc. c. Activo diferido.

Al igual que el activo fijo, los diferidos tiene un origen común entre las distintas cuentas. ¿Cómo podemos definir un activo diferido? Un activo diferido es el conjunto de gastos realizados por la empresa en concepto de pagos realizados por anticipado, esperando recibir el producto o el servicio al vencimiento. Lo que da origen a este grupo de cuentas es el “pago anticipado” Veamos el siguiente ejemplo: La empresa “Del Sur”, alquila un local utilizado para su tienda dedicada a la venta de artículos del hogar. Su contrato de arrendamiento establece un pago por C$ 8,000.00 al final de cada mes por el uso de dicho local. En el mes de agosto, la empresa generó algunos excedentes y decidió pagar el día 30 de agosto un monto de C$ 16,000.00 cubriendo el arrendamiento del mes de agosto y septiembre aún no transcurrido.

El activo diferido está formado por los C$ 8,000.00 pagados en concepto de arrendamiento para septiembre de forma anticipada.

Concluimos que: El activo diferido es, todo pago realizado por la empresa antes de su vencimiento. Este pago es denominado anticipo. Este anticipo genera un derecho adquirido por la empresa y se refiere al hecho de recibir en fecha futura un bien o un servicio, a fin de consumir el pago previamente realizado. Veamos cuáles son las principales cuentas que podemos incluir en este subgrupo: • • • • • • •

Depósitos en garantía Gastos de instalación Papelería y útiles de oficina Propaganda y publicidad Primas de seguro Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado

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Establezcamos el concepto de cada cuenta: 1).

Depósitos en garantía:

Esta cuenta se crea cuando la empresa realiza pagos en concepto de un depósito que asegure recibir un producto o servicio en el futuro. Expliquemos este concepto mediante un ejemplo: Suponiendo que la Empresa Sur toma en arriendo un nuevo local debido al crecimiento de su negocio. El dueño del local hará un contrato de alquiler si la Empresa Sur paga además del arrendamiento mensual un monto adicional como garantía a fin de asegurar el contrato. 2).

Gastos de instalación:

Esta cuenta se refiere a los gastos realizados por la empresa en concepto de instalación y puesta en funcionamiento de algún equipo, maquinaria, por ejemplo. ¿Y porqué son denominados diferidos? Simplemente porque este tipo de inversión se realiza de una sola vez, es decir se incluye dentro del costo total de compra del equipo o maquinaria y luego es trasladado a gastos de manera diferida, es decir “paulatinamente” en el tiempo. Este período de tiempo puede ser durante la vida útil del equipo o maquinaria Observemos el ejemplo siguiente: Suponga que la empresa Sur comprará equipos de computadoras para el mes de noviembre y requiere oficinas acondicionadas para su utilización. En el mes de septiembre, la empresa Sur ha invertido C$ 10,000.00 en concepto de acondicionamiento de locales y ha hecho un desembolso en efectivo. Ha planificado una amortización por 10 meses. En el grupo de activos diferidos el valor registrado en el mes de noviembre será: ACTIVOS DIFERIDOS Gastos de Instalación...................................... C$ 10,000.0 Luego transcurrido un mes, es decir al finalizar el mes de diciembre, hemos de indicar la amortización de dicho mes: Veamos: ACTIVOS DIFERIDOS Gastos de Instalación ..........................................C$ 10,000.00 (-) Amortización para el mes de diciembre........ ( 1,000.00) Valor neto Gastos de Instalación....................... 9,000.00

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¿Cómo calculamos la amortización? Pues, si el plazo de amortización es de 10 meses, significa que cada mes amortizaremos un 10% de su valor o ya sea un décimo (1/10). Así, el valor de C$ 10,000.00 multiplicado por el 10% nos da como resultado un valor de C$ 1,000.00. 3).

Papelería y útiles de oficina:

Comúnmente las empresas compran materiales de oficina en volúmenes mayores a los requeridos en un período, con el fin de mantener todo el tiempo existencias suficientes de estos materiales y evitar atrasos en la realización de su trabajo. Cada parte utilizada de material es trasladada a la cuenta de gastos y rebajada de los materiales en existencia.

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Expliquemos este concepto mediante un ejemplo: La empresa Sur compra los materiales de oficina al inicio de cada año, y en enero adquirió según el presupuesto de compras de materiales un total de C$ 15,500.00 en concepto de papelería y otros materiales de oficina. El consumo de papelería mensual ha sido el siguiente: MES

CONSUMO (C$)

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE NOVIEMBRE

1,000.00 1,600.00 2,000.00 1,500.00 1,200.00 1,800.00 1,000.00 1,100.00 1,000.00 1,300.00

Observe que el gasto mensual de materiales de oficina ha sido de acuerdo con las necesidades del negocio. De esta forma, el final del mes de noviembre el consumo ha sido de C$ 13,500.00. La inversión en materiales de oficina ha sido diferida paulatinamente en cada período. El saldo final de esta cuenta sería: ACTIVOS DIFERIDOS AL MES DE NOVIEMBRE: Papelería y útiles de oficina.................................. (-) Consumo........................................................... Valor neto de papelería y útiles de oficina.......

C$ 15,500.0 (13,500.0) 2,000.0

En el ejemplo anterior podemos observar existencias de materiales de oficina valorados en C$ 2,000.0 disponibles para el consumo en el mes de diciembre. Analicemos: En cada uno de los meses la empresa ha consumido una porción de los materiales de oficina comprados previamente. Al final de cada mes disminuirán las existencias de materiales y dicho valor será disminuido de las existencias a la fecha. 4).

Propaganda y publicidad:

En esta cuenta se registra el desembolso realizado por la empresa en concepto de propaganda y publicidad que será amortizada durante el período establecido para la prestación de dicho servicio. Por propaganda y publicidad entendemos los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio, o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Los medios más conocidos son los folletos, prospectos, volantes, anuncios en diarios, en revista, etc. 5). Primas de seguro: Esta cuenta se refiere al valor pagado por el negocio en concepto de seguros. Por primas de seguro entendemos los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradoras, por los cuales adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riesgos y accidentes, robos, etc.. Esta cuenta aumenta cuando se paga a las compañías aseguradoras primas sobre contratos de seguro; disminuye por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio.

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6).

Rentas pagadas por anticipado:

En esta cuenta se registran todos los pagos realizados por la empresa en concepto de anticipo sobre rentas cuyo vencimiento aún no ha llegado vencimiento. No olvide: Este grupo estará compuesto de todas las cuentas cuya naturaleza sea la misma: Un anticipo o que su valor sea amortizable en varios períodos.

7).

Intereses pagados por anticipado:

En algunas ocasiones la empresa paga de manera anticipada los intereses que adeuda a diferentes instituciones crediticias, con el objetivo de obtener algún descuento. En este caso, los intereses pagados anticipadamente se registrarán en esta cuenta de activo. Concluyamos: En esta primera parte de la unidad hemos estudiado el grupo de cuentas de activos y hemos identificado los activos al conjunto de bienes y derechos que la empresa adquiere. Los sub grupos importantes de activos son: Activo circulante Activo Fijo Activos diferidos Para la identificación de un grupo, subgrupo o cuentas es importante conocer la naturaleza u origen de la operación, facilitando de esta forma, agrupar información a partir de sus características.

2. Cuentas de pasivo Regularmente un negocio está invirtiendo en activos, ya sean circulantes fijos o diferidos, con el fin de asegurar el funcionamiento normal de la organización. Para llevar a cabo estas inversiones, el negocio buscará fuentes de financiamiento provenientes de entidades externas o mediante la utilización de capital interno llamado autofinanciación. Como toda actividad administrativa, la correcta selección de las fuentes de financiamiento utilizadas producirá un efecto positivo sobre la rentabilidad de la inversión. Al hablar de fuentes de financiamiento externas nos referimos al capital adquirido a través de préstamos bancarios a corto y largo plazo o compras al crédito de mercancías, materias primas y materiales a proveedores. Estas deudas con terceros, producen obligaciones de pago a la fecha de vencimiento y de los intereses causados. En contabilidad, se les llama pasivos. Expliquemos el concepto de Pasivos: Los pasivos representan el valor de las deudas adquiridas por el negocio a través de entidades financieras, proveedores, etc., conocidas como acreedores a un plazo de vencimiento determinado y en algunos casos con pago de intereses sobre el monto adeudado.

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En este grupo de cuentas estudiaremos todas aquellas operaciones, cuya naturaleza sea la adquisición de deudas o compromisos por parte del negocio. Los subgrupos de cuentas más importantes dentro del grupo básico son:

1. 2. 3.

Pasivo Circulante o corriente Pasivo a Largo plazo Pasivo Diferido

a. Pasivo Circulante. El pasivo circulante se define como el conjunto de operaciones cuyo origen es la adquisición de deudas con vencimiento en el corto plazo. El valor de estas cuentas requiere de un pago o cancelación en plazo muy corto. Las cuentas más importantes dentro de este subgrupo de pasivo circulante son: -

Cuentas por pagar o Proveedores Documentos por pagar a corto plazo Préstamos bancarios Salarios por pagar Impuestos por pagar Intereses por pagar Acreedores varios 1. Los proveedores :

A esta cuenta se le denomina también Cuentas por Pagar. Son las personas o casas comerciales con quienes la empresa adquiere deudas por compras de mercancías, materia prima, o materiales al crédito, sin darles ninguna garantía documental a un plazo determinado. En estas transacciones la única referencia para el proveedor y el cliente será la factura de crédito. Esta cuenta aumenta cada vez que se compren mercancías o materias primas a crédito; disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta, se devuelven mercancías o materia prima al proveedor o nos conceden alguna rebaja. 2. Documentos por pagar: Entendemos documentos por pagar los títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc, relacionados con una deuda adquirida por la empresa a un plazo determinado a una tasa de interés pactada, así como otras condiciones consignadas en dicho documento. ¿Cuál es la diferencia con la cuenta de proveedores?

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Ambas pueden referirse a operaciones relacionadas con el giro del negocio; sin embargo, los documentos por pagar incluyen deudas a cargo de la empresa, de carácter contractual, es decir un contrato legal, en cambio los proveedores incluyen deudas contenidas en una factura común de compra-venta. Los documentos por pagar incluyen deudas adquiridas de bienes, equipos, vehículos, etc, para uso de la empresa, cuyo valor se ha negociado y consignado en un documento legal. Aumenta cuando se expiden letras de cambio o pagarés a cargo del negocio, disminuye cuando la empresa paga o cancela uno de sus documentos. Es cuenta de pasivo porque representa el importe de las letras y pagarés que el negocio tiene obligación de pagar. 3. Acreedores Diversos: Son las personas o instituciones a quienes les adeudamos por operaciones distintas a la actividad principal o giro del negocio. Expliquemos este concepto mediante un ejemplo: La empresa Sur, dedicada a la compra y venta de equipos de oficina, ha realizado una fiesta a sus empleados en un hotel de la Ciudad, pagó en efectivo el 50% quedándose a deber el monto restante al hotel. La empresa Sur ha realizado una actividad ajena a su actividad principal y la parte pendiente de pago al hotel se registrará en la cuenta llamada acreedores diversos. Aumenta cada vez que quedemos a deber por un concepto distinto al giro del negocio. Disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta o se devuelven al acreedor los valores que estaban a nuestro cargo. Existen cuentas de pasivo que incluyen operaciones cuya naturaleza es la misma. Nos referimos a cuentas vencidas y no pagadas a la fecha de vencimiento, ya sea total o parcialmente. Estas operaciones, ocasionan deudas corrientes o pasivos circulantes. Tales cuentas pueden ser:      

Salarios por pagar Impuestos por pagar Intereses por pagar Dividendos por pagar Rentas por pagar Otros conceptos por pagar

Ejemplifiquemos una de ellas: Suponga que la Empresa Sur al 30 de junio ha declarado impuestos sobre la renta de C$ 12,000.00 y al 30 de septiembre no se hicieron efectivo. Este valor a la fecha actual, es decir al 30 de septiembre se convertirán en un pasivo, pues son impuestos vencidos y aún no han sido cancelados. En este caso, se crea una cuenta llamada Impuestos por Pagar. b. Pasivos a Largo Plazo. Este subgrupo está compuesto por los préstamos bancarios y otros financiamientos externos cuyo vencimiento es mayor de un año, es decir de largo plazo.

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Generalmente se incluyen fuentes de financiamiento utilizadas por el negocio para inversiones fijas, es decir de largo plazo y cuyo costo no podrá cubrirse con capital circulante. Ejemplo de estas inversiones pueden ser: compras de maquinaria, equipos, vehículos, construcciones, entre otros. Las principales cuentas incluidas dentro de este subgrupo son comúnmente las siguientes:   

Acreedores hipotecarios a largo plazo Hipoteca por pagar a largo plazo Documentos por Pagar a Largo Plazo

Observe: Todas las cuentas tienen naturaleza de deuda y reflejan las operaciones del negocio relacionadas con financiamientos a largo plazo. c. Pasivos diferidos: Un pasivo diferido está constituido por compromisos adquiridos por el negocio al realizar cobros de forma anticipada. Esto significa que: Este subgrupo de pasivos tiene las mismas características o naturaleza de los activos diferidos, es decir el pago y cobro anticipado. La diferencia radica en que los activos son derechos a favor del negocio y los pasivos diferidos son compromisos a cumplir Las cuentas tienen la misma naturaleza, es decir se originan por un cobro hecho por anticipado. Estas cuentas pueden ser:

  

Intereses cobrados por anticipado Rentas cobradas por anticipado Comisiones cobradas por anticipado

Veamos el siguiente ejemplo: La empresa Sur tiene vehículos para la distribución de artículos a sus clientes y el primer día del mes de noviembre una empresa cercana ha pedido al Gerente que preste servicios de transporte durante todo el mes. El Gerente ha decidido dar en alquiler uno de los camiones, pero él ha cobrado de forma anticipada la renta correspondiente al mes de noviembre, la que asciende a C$ 8,000.00 mensual. Al 1º de noviembre, el registro contable en concepto del valor recibido por el cobro de la renta anticipada, se realizará en la cuenta denominada Rentas cobrada por anticipado por C$ 8,000.00. Veamos: PASIVOS DIFERIDOS: Rentas cobradas por anticipado........................ C$ 8,000.00

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¿Porqué un cobro anticipado es una deuda? Un pasivo diferido no es exactamente una deuda como tal, es decir como un préstamo bancario, tomar materia prima al crédito u otro tipo de crédito. Se clasifica como un pasivo ya que el negocio ha recibido dinero de un cliente sin haber entregado nada a cambio, sino hasta una fecha futura. El compromiso finaliza en el momento que la empresa entrega al cliente el producto o servicio ofrecido por el valor de dicho anticipo 3. Cuentas de capital En este grupo de cuentas, se incluyen todas aquellas operaciones relacionadas con el dinero que los socios o dueños del negocio han aportado durante un período, así como las ganancias o pérdidas obtenidas. Las cuentas que comúnmente se incluyen dentro de este grupo son:

 

Capital social Utilidades retenidas

B. Capital Social: Es la aportación de los dueños. Representa la parte de los activos pertenecientes al dueño del negocio. Este capital puede estar representado de dos formas: a) Por aportes en dinero efectivo o bienes Veamos un ejemplo: Tres individuos poseen un capital individual de C$ 5,000.00 y han estado conversando para formar un negocio dedicado a la restauración. Ellos han convenido que para iniciar operaciones aportarán cada uno la cantidad de capital. Con el capital reunido, han adquirido una serie de activos, como mesas, cocinas, sillas, refrigeradores, etc. cuyo valor asciende a C$ 15,000.00 (suma de los aportes). En este caso, el capital propio o social de la empresa es de C$ 15,000.00 y se ha formado por aportes individuales. En el ejemplo anterior, los socios del negocio han aportado dinero en efectivo, podría suceder que uno de los socios interesados no tuviera dinero en efectivo pero si un bien el cual trasladaría a los activos del negocio y cuyo valor representaría su aporte al negocio. Como por ejemplo un local para el restaurante, refrigeradores, etc. b) Emisiones de acciones ¿Cómo es un capital social accionario? El capital social está compuesto por acciones, cuando los socios para colocar su aporte en el negocio hacer una emisión de acciones, es decir emiten un documento representativo del capital aportado al negocio. Veamos este ejemplo:

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Suponiendo el ejemplo anterior, imaginemos que los tres socios no tienen la misma cantidad de dinero, pero se requiere C$ 15,000.00 para iniciar el negocio y deciden emitir acciones. Supongan que emitirán 500 acciones, entonces el valor unitario de cada acción es de C$ 30 por acción (C$ 15,000.00/500 acciones). Si cada socio tiene el siguiente capital: Socio 1: Socio 2: Socio 3:

C$ 7,000.00 C$ 2,000.00 C$ 6,000.00

Por tanto el número de acciones que podrá comprar cada uno serán distintas: Socio 1: C$ 7,000.00/C$ 30 por acción = 233 acciones Socio 2: C$ 2,000.00/C$ 30 por acción = 67 acciones Socio 3: C$ 6,000.00/C$ 30 por acción = 200 acciones Observe, el capital social de este negocio es el mismo; sin embargo, el número de acciones de cada socio es distinto, pues depende del dinero disponible de cada socio. Por tanto el capital social de esta empresa será: CAPITAL CONTABLE: Capital social 500 acciones con un valor unitario de C$ 30.................. C$ 15,000.0 Lea y no olvide: La participación de los dueños, o capital, puede aumentar en dos formas: 1. Por la aportación en efectivo o por la aportación de otros activos en el negocio. 2. Por las utilidades provenientes de la operación del negocio y que han sido retenidas. El capital puede disminuir en dos formas: 1. Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los dueños. 2. Por las pérdidas provenientes de la operación del negocio. Observe: Una empresa individual es propiedad de un solo dueño. Este tiene la facultad de retirar del negocio efectivo o cualquier otro activo para su uso personal en cualquier momento. Siempre que el dueño retira activos disminuye su participación o capital del negocio, y a esto se le conoce como retiro. C. Utilidad Retenida: En esta cuenta, se van acumulando todas las utilidades o pérdidas del período. Esta cuenta forma parte del capital contable y constituye el dinero generado por el negocio y por tanto pertenece a los socios. ¿Qué es una utilidad y una pérdida?

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Trataremos de explicar de forma general estos dos conceptos, ya que serán abordados más ampliamente en el siguiente grupo básico de cuentas.

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Definamos utilidad: Es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los gastos incurridos en la generación de dichos ingresos. Obviamente, lo anterior implica que los ingresos superan a los gastos. Veamos el siguiente ejemplo: Si el restaurante en el mes de Octubre vendió por su servicio un total de C$ 50,000.0, pero tuvo gastos por C$ 35,000.0 en concepto de salarios a meseros, cocineras, luz, agua, teléfono, etc. Su utilidad sería: Ingresos......................... (-) Gastos....................... Utilidad..........................

C$ 50,000.00 C$ 35,000.00 15,000.00

El negocio ha obtenido una utilidad de C$ 15,000.00 durante el presente período. Definamos ahora Pérdida: Un negocio obtiene pérdidas en el período cuando los gastos superan los ingresos del negocio. Veamos este ejemplo: El restaurante obtuvo ingresos de C$ 30,000.00. Los gastos totales del negocio ascienden a C$ 35,000.0. Los resultados del mes fueron: Ingresos......................... (-) Gastos....................... Perdida..........................

C$ 30,000.00 C$ 35,000.00 (5,000.00)

La empresa ha generado una pérdida de C$ 5,000.00, ya que los gastos han superado sus ingresos en C$ 5,000.00. Como relacionamos estos conceptos con la utilidad retenida: Analizo el siguiente ejemplo: Suponga que el restaurante en el primer período de operaciones ha obtenido una utilidad de C$ 15,000.00. La utilidad retenida al final del mes de octubre sería: CAPITAL CONTABLE Capital social................................ Utilidad Retenida........................ TOTAL CAPITAL CONTABLE

C$ 184,500.00 C$ 15,000.00 199,500.00

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Supongamos que en el mes de noviembre el restaurante perdió C$ 5,000.00, el capital contable de la empresa sería: CAPITAL CONTABLE Capital social............................... Utilidad Retenida........................ Pérdida del mes.......................... TOTAL CAPITAL CONTABLE

C$ 184,500.00 C$ 15,000.00 (5,000.00) 194,500.00

¿Qué hemos observado en este ejemplo? Que la pérdida ocurrida en el mes de noviembre, disminuyó el capital en C$ 5,000.00. Concluyamos: La utilidad retenida es una cuenta que se utiliza para registrar las utilidades o pérdidas ocurridas en los períodos contables, de manera que una utilidad aumenta su saldo y una pérdida lo disminuye. 4. Cuentas de ingreso: Continuemos con la explicación del cuarto grupo básico de cuentas denominado Ingresos. Cuando abordamos el estudio del capital contable hablamos del término ingresos, al relacionarlo con las utilidades o pérdidas de la empresa. Expliquemos el concepto de ingresos: Los ingresos representan recursos generados en el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crédito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crédito y se conoce como Cuentas por Cobrar. En este punto destacaremos un aspecto importante relacionado con los ingresos, pues hemos reconocido como ingresos cualquier venta, sea de contado o crédito. Analice: En contabilidad. los ingresos se consideran como tales en el momento de entrega del producto o servicio y no en el momento de recibir el pago en efectivo. Este planteamiento se basa en las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados utilizados en la práctica contable. La contabilización de los ingresos se basa en el principio denominado Principio de reconocimiento del ingreso. Veamos el siguiente ejemplo: La Empresa Sur, durante el mes de octubre realizó la operación siguiente: PRODUCTOS VENDIDOS Televisores Radios Cocinas Total ventas

VALOR C$ 22,000.00 4,000.00 36,000.00 62,000.00

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De las ventas totales C$ 8,000.00 fueron realizadas al crédito y el efectivo percibido por la venta en el mes de octubre no ha sido C$ 62,000.00, sino que C$ 54,000.00 (C$ 62,000.00 - C$ 8,000.00). Sin embargo, se han generado ingresos por C$ 62,000.00 en concepto de ventas. 5. Cuenta de gastos El quinto y último grupo básico de cuentas es llamado gastos: Definámoslo: Es la cantidad de dinero utilizado en la empresa para cumplir con los planes de venta, producción, comercialización y administración del negocio. Podemos definirlo como las erogaciones necesarias para el funcionamiento normal de un negocio, relacionadas con activos consumidos durante un período contable. Veamos el siguiente ejemplo: La empresa Sur incurrió en los siguientes gastos: Costo de compra de artículos vendidos Salario de vendedores..................... Salario de gerentes........................... Publicidad........................................ Arrendamiento de local................. Agua, Luz, teléfono........................ Comisiones a vendedores.............. Total gastos......................................

C$ 20,000.00 5,000.00 10,000.00 2,000.00 2,000.00 2,500.00 1,000.00 42,500.00

Los gastos en el mes de octubre para la empresa Sur, ascienden a C$ 42,500.00. Estas erogaciones permitirán la ejecución de actividades de la organización. Leo y no olvido: Las naturalezas de los ingresos y gastos varían en dependencia del giro del negocio. Anteriormente se explicó la cuenta de inventario e hicimos referencia a la utilización de esta cuenta en los distintos negocios. La cuenta de inventarios se relaciona con los ingresos, pues las mercancías y productos fabricados son contabilizados en esta cuenta y al ser vendidos generan los ingresos de la empresa. De acuerdo al giro del negocio, decíamos que un negocio puede ser: Productiva, Comercial y Servicios Concluyamos: Hemos estudiado los grupos básicos de cuentas utilizados para el registro de las operaciones realizadas por un negocio. Nos referimos a los grupos básicos siguientes: • Activos • Pasivos • Capital contable • Ingresos

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• Gastos El criterio fundamental para la identificación de las operaciones y su clasificación en los distintos grupos ha sido la naturaleza de las cuentas. Al momento del registro contable es importante la identificación correcta de las operaciones, esto permitirá la obtención de información clara y ésta reflejará la situación real de la empresa, facilitando la interpretación por parte de los usuarios.

TEORÍA DE PARTIDA DOBLE 1. Concepto y utilidad de la partida doble En este momento usted ha llegado a uno de los temas importantes dentro de la práctica contable, pues es la base del registro de las operaciones. Los conocimientos anteriores son fundamentales para el desarrollo de la presente temática. Recuerde: En temas anteriores estudiamos dos elementos importantes del proceso contable, como son los objetivos y funciones de la contabilidad; los grupos básicos de cuentas y los estados financieros. Así mismo establecimos una interrelación entre ellos. Sin embargo, la práctica contable va más allá de una simple clasificación de las operaciones, abarca la tarea de registro de la información considerando la naturaleza de la operación y las cuentas específicas. De igual forma es obligación del contador mantener un balance en el manejo de fondos e inversiones. ¿Qué significa el manejo de fondos e inversiones? Nos estamos refiriendo a la administración de los bienes y derechos llamados activos y las fuentes de financiamientos conocidos como pasivos y capitales. El balance en las inversiones y fuentes de financiamiento significa que un negocio, por ejemplo:   

No podrá invertir en activos por encima del valor de los fondos disponibles. No registrará más ingresos que los devengados en el período Deberá registrar correctamente los pagos en efectivo realizados por los clientes, etc.

En el ejemplo anterior indicamos la función de la contabilidad en cuanto a la calidad de la información proporcionada luego de transcurrido un período contable. Toda operación registrada debe mantener el balance, es decir, qué tipo de inversión realizó y cuánto dinero utilizó y ambos deberán ser iguales en valor. Para mantener el equilibrio en el balance de las operaciones, se utiliza el mecanismo contable denominado partida doble. ¿Qué es la partida doble?: La partida doble es un mecanismo mediante el cual se lleva a cabo el registro contable, controlando que los fondos disponibles, se han invertido en operaciones en igual cantidad. De esta forma, el total de fuentes serán iguales al total de inversiones.

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Veamos un ejemplo: Si la empresa “Naciente” ha comprado al crédito, insumos y materiales necesarios para la producción valorados en C$ 12,100.00, ¿Cuál es el registro contable? En este ejemplo, la empresa al comprar insumos y materiales para la producción los registra inmediatamente en una cuenta que se llama “Inventarios de materia prima y materiales”. Esta cuenta, habrá aumentado sus niveles en C$ 12,100.00, es decir, realizamos una inversión; sin embargo, habrá de preguntarse, ¿De dónde obtuvimos los fondos necesarios para adquirir la materia prima? La compra fue financiada por los proveedores, pues se ha tomado un crédito y afectaremos una cuenta denominada, “Cuentas por pagar” con un valor igual a la cuenta anterior por C$ 12,100.00 2. Concepto y Estructura de la Cuenta. Para explicar la teoría de la partida doble, utilizaremos la cuenta, como un elemento importante en el registro. Recordemos: La cuenta es el registro sistemático de un determinado tipo de operación. Una operación utilizará dos o más cuentas, cada una de las cuales describirá una determinada clase de activo, pasivo, capital, ingresos o egresos. La forma más simple expresar una cuenta es la “Cuenta T o esquema en forma T”. También se le denomina esquema de mayor. La cuenta T es un formato simple utilizado para el registro de los aumentos y disminuciones de cada una de las cuentas. Veamos la representación del esquema de mayor a través de una cuenta T, mediante un ejemplo de una cuenta de activos: Efectivo en caja Aumentar Deducir Saldo inicial Operaciones

C$ 10.000 5.000 500 3.500 19.000 Total deducciones 9.000 Saldo neto 10.000

Observemos:

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Operaciones Total deducciones

C$ 2.000 4.000 3.000 9.000


La cuenta T, es una hoja de papel, dividida en dos partes. En cada lado, se van anotando las operaciones ya sea como aumentos o disminuciones. El ejemplo anterior, muestra una cuenta del grupo de los activos. Observe el lado izquierdo de la cuenta donde registra aumentos de la cuenta y al lado derecho las disminuciones de la cuenta. La cuenta de efectivo, inició el período con C$ 10,000.00, realizó operaciones por C$ 5.000.00, C$ 500.00 y C$ 3,500.00, que provocaron un aumento en la cuenta hasta C$ 19,000.00. Sin embargo, ocurrieron disminuciones por C$ 9,000.00 Al finalizar el período, la cuenta tiene un saldo de C$ 10,000.00. Esto es, la resta del total de aumentos menos el total de disminuciones. Veamos ahora la representación de una cuenta “T” o esquema de mayor, mediante un ejemplo de una operación con pasivos: Cuentas por pagar Deducir Operaciones

Aumentar C$ 2,800 7,300 10,100

Saldo inicial Operaciones

Total deducciones Saldo neto

C$ 8,900 13,650 2,780 5,000 30,300 10,100 20,230

Observemos: En este caso, la cuenta denominada “cuentas por pagar”, perteneciente al grupo básico de pasivos, difiere en sus movimientos, aumentando al lado derecho y disminuyendo al lado izquierdo. Durante el período contable, el negocio tomó deudas por un monto de C$ 30,300.00; sin embargo, muestra disminuciones por C$ 10,100.00, por pagos realizados a los proveedores y saldo final de la cuenta es C$ 20,230.00 Reflexionemos a partir de los ejemplos anteriores: • • •

El estilo de cuenta “T”, nos ayuda al registro ordenado de todas las operaciones, identificando los aumentos o disminuciones en cada una de ellas. De acuerdo al grupo básico de cuenta los aumentos y disminuciones serán registradas a la izquierda o derecha de la cuenta. Al restar las disminuciones del total de aumentos nos da como resultado el saldo final de la cuenta.

De los ejemplos anteriores, podemos deducir la estructura de la cuenta “T”: a. El nombre de la cuenta: Nos referimos a las cuentas de cada grupo básico. b. El saldo inicial de la cuenta: Expresa el valor de la cuenta al inicio del período contable. Es el primer valor colocado en la cuenta al lado de sus aumentos. En el caso de la cuenta de efectivo en caja, el saldo inicial es de C$ 10,000.00 Este valor refleja el saldo de dicha cuenta al final del período anterior y será el monto para iniciar el período siguiente.

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c. Aumentos y disminuciones de la cuenta durante el período contable. d. Saldo final de la cuenta: Se obtiene restando del total de aumentos, las disminuciones. Este saldo final constituirá el saldo inicial del siguiente período contable. 3. Movimientos de la cuenta. Los cargos y abonos: Los movimientos de una cuenta, expresan los aumentos y disminuciones ocurridas durante un período contable y según la naturaleza de la operación. Analicemos: El registro de los movimientos de la cuenta, dependerá del grupo básico de cuentas, es decir, de Activos, Pasivos, Capital, Ingresos o Gastos. Los cargos y abonos se conocen también como: • • •

Débitos y Créditos Debe y Haber Deudor y Acreedor

Los cargos y abonos representan los distintos movimientos en una cuenta, ya sean disminuciones o aumentos. Los términos cargo y abono son indicativos y solo tienen un significado de acuerdo con las reglas del registro contable. No tienen significados ocultos o misteriosos. Se utilizan para indicar si la cuenta debe aumentarse o disminuirse, según la clasificación de la cuenta que se trate. En una cuenta “T”, los cargos y abonos se encuentran ubicados de la siguiente forma: (Nombre de la cuenta) Izquierda

Derecha

CARGOS

ABONOS

El lado izquierdo expresa todos los cargos registrados en la cuenta y el lado derecho, expresa todos los abonos. ¿Cómo realizamos los registros contables? Para realizar un registro, seguiremos los seis pasos siguientes: a. Identificar la operación a registrar. A partir de los documentos fuentes de la contabilidad, se procede a identificar las características de la operación. Veamos un ejemplo: Según factura de venta Nº 13003, con fecha 14 de Octubre, se vendió al Sr. Roger Suárez 20 pares de zapato a un costo unitario de C$ 125.00. Dicha venta se realizó al crédito y el Sr. Suárez firmó un pagaré a favor de la empresa y se comprometió a pagar la deuda dentro de 15 días.

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En este ejemplo identificamos fácilmente la operación realizada, ya que los documentos explican por sí solos la transacción llevada a cabo entre la empresa y el Sr. Suárez. b. Identificar las cuentas a utilizar. Esto significa que de acuerdo con la naturaleza de la operación se clasificará según el grupo y subgrupo de cuentas de Activos, Pasivos y Capital al que pertenece. Utilizando el ejemplo anterior, podemos identificar las cuentas siguientes: •

Cuenta de Ventas: La factura indica que se ha vendido 20 pares de zapato a un precio de C$ 125.00, por tanto, las ventas totales son de C$ 2,500.00.

•

Documentos por Cobrar: Hemos identificado esta cuenta, ya que la operación nos indica que el cliente firmó un pagaré, el cual es considerado como un documento a favor de la empresa. Así mismo, el valor de dicho documento es de C$2,500.00.

c. Identificar el tipo de movimiento, es decir, si la cuenta va a experimentar un aumento o una disminución. En el caso de nuestro ejemplo, los movimientos identificados en cada cuenta son: •

Cuenta de Ventas: Experimenta un aumento de la cuenta y el registro lo haremos en el lado derecho de la cuenta por un valor de C$ 2,500.00.

•

Documentos por Cobrar: Experimenta un aumento de la cuenta y el registro lo haremos en el lado izquierdo de la cuenta por un valor de C$ 2,500.00.

d. Como ubicar un cargo y un abono. Cuando ya tenemos reconocido el tipo de movimiento, ubicarlo como un cargo o un abono, de acuerdo al tipo de cuenta. En este punto es importante explicar que los cargos y abonos se caracterizan de manera distinta en las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Gastos. A continuación explicaremos los movimientos de cargos y abonos considerando el grupo básico: CARGOS AUMENTO DE ACTIVOS DISMINUCIÓN DE PASIVO DISMINUCIÓN DE CAPITAL AUMENTO DE GASTOS

ABONOS DISMINUCIÓN DE ACTIVOS AUMENTO DE PASIVO AUMENTO DE CAPITAL AUMENTO DE INGRESOS

Si una cuenta de activo y gastos experimenta un aumento, el valor será colocado al lado izquierdo o “cargos”. Lo contrario, si la operación en esta cuenta de activo y gastos experimenta una disminución, el valor será registrado al lado derecho o “abonos”. Cuando ocurren aumentos en las cuentas de pasivo, capital e ingresos serán registrados al lado derecho o abonos y las disminuciones serán registrados al lado izquierdo o cargos. e. Suma de los movimientos de cargos y movimientos de abono. El quinto paso, es sumar todos los movimientos de cargos y movimientos de abonos en cada una de las cuentas.

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Cuando una cuenta registra al lado de los cargos, ha tenido un movimiento deudor, si registra al lado de los abonos, entonces ha tenido un movimiento acreedor.

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Definamos un movimiento deudor: Una cuenta tendrá un movimiento deudor cuando la operación se ha registrado en el lado izquierdo de la cuenta, es decir hemos registrado un cargo a la cuenta. Veamos el siguiente ejemplo: Nombre de la cuenta Cargos C$ 100.000.0 30.000.0 50.000.0 Movimiento deudor 180.000.0

Definamos un movimiento acreedor: Una cuenta tendrá un movimiento acreedor cuando el registro se realice en el lado derecho de la cuenta, es decir hemos registrado un abono a la cuenta. Veamos el siguiente ejemplo. Nombre de la cuenta Abonos C$ 120.000.0 10.000.0 20.000.0 150.000.0 Movimiento acreedor f.

Calcular el saldo de una cuenta:

Hemos explicado que el saldo de una cuenta es la diferencia entre el total de aumentos y total de disminuciones de una cuenta. Si consideramos los grupos básicos: •

En el caso de los activos y gastos, el saldo final se obtendrá restando del total de cargos el total de abonos registrados a la cuenta.

•

El saldo final de las cuentas de pasivo, capital de ingresos se obtendrá restando del total de abonos el total de cargos registrados a la cuenta.

El saldo final de una cuenta nos indicará el valor de dicha cuenta al final de un período contable. En este caso, existen dos clases de saldos:  

Saldo deudor Saldo acreedor

Expliquemos cada uno de ellos: Saldo deudor :

Una cuenta tiene saldo deudor cuando la suma de los cargos es mayor a la suma de los abonos registrados en la cuenta.

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Veamos el siguiente ejemplo: Nombre de la cuenta Cargos Movimiento deudor C$ 120,000.0 60,000.0 20,000.0 Movimiento deudor 200,000.0 Saldo deudor 50,000.0

Abonos Movimiento acreedor C$110,000.0 30,000.0 10,000.0 Movimiento acreedor 150,000.0

Podemos observar que esta cuenta ha registrado un total de cargos por C$ 200,000.00 y abonos por C$ 150,000.00. Al restar ambos movimientos, nos resulta un saldo deudor en la cuenta de C$ 50,000.00 Saldo acreedor:

Una cuenta tiene saldo acreedor cuando la suma de cargos es menor a la suma de los abonos registrados en la cuenta.

Veamos el siguiente ejemplo: Nombre de la cuenta Cargos

Abonos

C$ 110,000.0 30,000.0 10,000.0 Movimiento deudor 150,000.0

C$ 130,000.0 20,000.0 30,000.0 Movimiento acreedor 180,000.0 Saldo acreedor 30,000.0 Observe que en esta cuenta, el saldo aparece al lado derecho de la cuenta, los abonos son mayores a los cargos registrados en dicha cuenta. Analizo lo siguiente: Cuando hablamos de esquema de mayor, nos estamos refiriendo a un formato utilizado para el registro de las operaciones en una empresa. El esquema de mayor es un libro de contabilidad con una estructura definida y cuyo objetivo es registrar los aumentos y disminuciones de las cuentas. El esquema de cuenta “T” es una representación gráfica del libro mayor utilizado en la contabilidad; sin embargo, es importante explicar brevemente la utilidad de estos libros contables. 4. Libros de Contabilidad: En contabilidad, se utilizan dos libros básicos para el registro de las operaciones de un negocio. Estos libros son:  

El libro diario El libro mayor

En Nicaragua, el Código Mercantil capítulo II denominado “ Del registro mercantil” y el Título II “ De la contabilidad mercantil, artículo 28 al artículo 46”, establece la obligación de las sociedades mercantiles sobre los libros de contabilidad que una sociedad debe utilizar. En este caso, explicaremos algunas generalidades sobre el libro diario y libro mayor:

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a). El Libro Diario: El Diario, es el libro contable en el cual se registran las transacciones de forma cronológica, es decir el asiento “diario” de todas las operaciones de un negocio. Debido a esta característica, el Diario se conoce a veces como el libro del asiento original. ¿Cuál es la base de información del Libro Diario? Los documentos que sirven de base para los asientos en el diario son conocidos como documentos de origen. Por lo general son archivados en alguna forma sistemática para respaldar los asientos hechos en el diario. Como ejemplo de documentos de origen tenemos las notas de ventas, las tiras de cajas registradoras, las facturas del proveedor, las pólizas de seguros, facturas de venta, etc. Observe: A pesar que el diario puede tener diferentes formas, en este curso será suficiente comprender las mecánicas del diario de dos columnas o diario general, como se presenta en la figura:

Fecha

EMPRESA “x” DIARIO GENERAL al 31 de enero de 200X EXPLICACIÓN FOLIO CARGOS

ABONOS

Expliquemos la forma de registro en un Diario. Se puede preparar un diario general manuscrito siguiendo estas reglas: 1).

El diario inicia con los saldos iniciales de cada cuenta. Este saldo inicial lo encontramos en el balance general inicial.

2).

Las transacciones se registran cronológicamente en el diario. En un diario es muy importante detallar la fecha de la operación.

3).

Los cargos se registran siempre primero que los abonos en cualquier transacción. La cuenta, o cuentas de cargos, se enlista pegada al extremo izquierdo de la columna de explicación. Las cuentas de abonos se apartan unos 2.5 centímetros del principio de los de cargos.

4).

En el diario de dos columnas se cuenta con una columna separada para los cargos y para los abonos. Esto permite que el contador pueda cerciorarse, de un vistazo, de la igualdad de los cargos y los abonos de cada transacción.

5).

Se deja una línea en blanco al finalizar la explicación de una transacción y comenzar otra.

6).

Cada vez que pasamos a una nueva página para continuar los registros, debemos totalizar los cargos y abonos registrados en dicha hoja y luego pasar esos totales a la hoja siguiente donde vamos a iniciar el nuevo registro.

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7).

La columna de “folio” es utilizada para relacionar cada asiento del libro diario con el libro mayor. La columna de “folio” se refiere al número de página del libro mayor donde aparece la operación registrada en el diario.

Recuerde: Para mantener la ecuación equilibrada, el total de cargos y abonos deben ser iguales luego del registro de cada operación.

b).

El Libro Mayor

Definamos el Libro mayor: Un libro mayor es simplemente un formato en forma de página dividida a la mitad, donde se muestra separadamente los cargos y abonos de cada una de las cuentas. El libro mayor utiliza el esquema de cuenta “T”, para facilitar el aprendizaje del proceso de registro y aplicación de la partida doble. Un formato simple del libro mayor es el siguiente: Nombre de la cuenta Fecha

Número:

Descripción

Referencia

Debe

Haber

Saldo

Detalle de la transacción

No. de Página del diario

Sección de los cargos

Sección de los abonos

Saldo final de la cuenta

Se elabora un libro mayor para cada cuenta que la empresa utiliza en la contabilidad. El formato de libro mayor contiene los elementos siguientes: 1). 2). 3). 4). 5). 6).

La fecha de la operación según el documento origen. Se describe la operación registrada, por ejemplo, una venta, un cobro, un pago a proveedores, un depósito en la cuenta bancaria, etc. En la columna de referencia se anota el número de la página del libro diario, donde se registro la misma operación. En la columna del debe se anotan los cargos En la columna del haber se anotan los abonos El saldo de la cuenta se calcula cada vez que registramos una operación.

La cuenta “T” es una forma resumida de representar el manejo del libro mayor. En el tema siguiente explicaremos el uso de los libros de contabilidad aplicados a un caso práctico. ¿Cuál es la relación del libro diario y el libro mayor? El diario no reemplaza a la cuenta de mayor, simplemente la antecede en el proceso de registro. Las transacciones se registran, primero en el diario y posteriormente se pasan a las cuentas individuales que forman el libro mayor. El proceso de pasar las cantidades del diario a las cuentas del mayor se conoce como asiento.

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Veamos la relación entre ambos libros, explicando el procedimiento de registro: A medida que vamos asentando cada registro del diario en el libro mayor y en su cuenta respectiva, se utilizan las columnas de “folio’ o referencia. ¿Cuál es la importancia de la columna “folio”? En el diario esta referencia sirve dos propósitos: Primero, indica que se ha terminado el asiento de esa transacción en particular. Si el contador se viese interrumpido durante la ejecución de sus asientos, le es fácil saber dónde estaba. Segundo, la referencia indica el número de la cuenta en la cual se hizo el asiento, facilitando la referencia cruzada. La referencia en las cuentas del mayor en forma similar hace una referencia cruzada a la página específica del diario en la cual se registró inicialmente la transacción. 5. Movimientos en las cuentas de Activos, Pasivos, Capital, Ingresos y Gastos Luego de estar claros sobre los movimientos de las cuentas, e identificar los movimientos denominados cargos y movimientos denominados abonos. Así mismo que el saldo de una cuenta puede ser deudor o acreedor, estudiemos, como suceden estos movimientos en las cuentas, atendiendo el grupo al que pertenecen. a).

Cuentas de activo:

Recordemos que las cuentas de activos tienen los siguientes movimientos: 1). 2). 3). 4).

Los aumentos son registrados al lado izquierdo de la cuenta, es decir son contabilizados como cargos. Las disminuciones son registradas al lado derecho de la cuenta, es decir son contabilizados como abonos. El saldo inicial de esta cuenta, siempre aparecerá como un cargo. El saldo final es siempre deudor.

Veamos la representación mediante una cuenta “T”: ACTIVO CARGOS ABONOS Aumento

Disminución

Apliquemos la representación anterior a través de un ejemplo sencillo: Si un negocio ha comprado mercancías para la venta por C$ 2,000.00 y lo ha pagado con cheque, el registro sería: La cuenta de Mercancías: Aumenta en C$ 2,000.00 por tanto es un cargo a la cuenta de Mercancías.

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La cuenta de Banco ha disminuido en C$ 2,000.00 ya que se ha elaborado un cheque por dicho valor para cancelar en efectivo la compra de mercancías. Por tanto este movimiento es un abono a la cuenta de Banco. Observo su registro contable: Mercancías Cargos Abonos

Banco Cargos Abonos

C$ 2,000.00

C$ 2,000.00

Tanto la cuenta de Mercancía como la cuenta de Banco pertenecen al grupo de activos. La cuenta de Mercancías ha experimentado un aumento y por ser cuenta de activo, el registro aparece como un cargo. Luego, disminuimos la cuenta de banco, quien constituye la fuente de financiación para la compra de mercancías y por ser cuenta de activo, su valor aparece registrado como abono. Reflexiono: Siempre que realizamos un registro contable, debemos tener presente el concepto de ecuación contable y por tanto, las fuentes deben ser iguales a las inversiones, es decir la ecuación contable debe estar “cuadrada”. En este caso la fuente la constituye la cuenta de Banco y la inversión es la mercancía comprada. b).

Cuentas de Pasivo y Capital:

Continuemos con las cuentas de Pasivo y Capital Contable Las cuentas de Pasivos y Capital Contable tienen los siguientes movimientos: • Los aumentos son registrados al lado derecho de la cuenta, es decir se contabilizan como abonos. • Las disminuciones son registradas al lado izquierda de la cuenta, se contabilizan como cargos. • El saldo inicial de esta cuenta, siempre aparecerá como un abono. • El saldo final es siempre acreedor. Veamos la representación mediante una cuenta “T”: CARGOS

PASIVO ABONOS

Disminución

Aumento

Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos compras de mercancía por C$ 2,000.00 al crédito a los proveedores por 15 días. En este caso el registro contable es el siguiente:

Mercancías Cargos Abonos

Proveedores Cargos Abonos

C$ 2,000.00

C$ 2,000.00

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Analicemos el ejemplo anterior: La cuenta de mercancías aumentó en C$ 2,000.00 y se cargó a la cuenta; sin embargo, la fuente de fondos es diferente, en lugar de pagar al contado, ha quedado pendiente de pago. Este hecho económico ha generado una nueva obligación o deuda con un proveedor, por tanto su naturaleza es una cuenta de pasivo. Esta cuenta ha aumentado en C$ 2,000.00. Por ser una cuenta de pasivo, aumenta por el lado de los abonos y la cuenta de proveedores aparece “abonada”. Veamos ahora, cuál sería el registro contable si en lugar de pagar en efectivo o adquirir una nueva deuda, el dueño del negocio hace un nuevo aporte de capital por C$ 2,000.00 para la compra de mercancías. Observo su registro contable: Mercancías Cargos Abonos

Cargos

Capital Social Abonos

C$ 2,000.00

C$ 2,000.00

En este caso, la compra de mercancías ha sido financiada con capital proveniente de un nuevo aporte del dueño del negocio, su naturaleza es una cuenta de capital contable, denominada capital social. Por ser cuenta de capital los aumentos se reflejan como abonos. c).

Cuenta de Ingresos y Gastos.

Recordemos la definición de ingresos: Ingreso es el valor generado por la empresa a partir de las ventas de productos o servicios ya sea de la actividad principal o actividades eventuales. Expliquemos el procedimiento para el registro en la cuenta de ingresos: • •

Es de origen acreedora, por tanto, los aumentos en esta cuenta se registran como abonos. Cualquier disminución que ocurra en esta cuenta, se registra como cargo.

Veamos la representación mediante una cuenta “T”: INGRESOS CARGOS ABONOS Disminución

Aumento

Analice el siguiente ejemplo. Suponga que un negocio propiedad del Sr. Money ha realizado ventas por C$ 5,000.00 y éstas han sido de contado.

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El registro contable será el siguiente: Caja Cargos Abonos

Ingresos por ventas Cargos Abonos

C$ 5,000.00

C$ 5,000.00

Observemos el registro anterior: La cuenta de ingresos ha experimentado un aumento, por tanto su registro es un abono. Por la venta se ha recibido dinero en efectivo, hay un aumento en la cuenta de activo llamada caja, el valor de C$ 5,000.00 se registra como un cargo. Continuemos con las cuentas de gastos: Hemos definido a los gastos como el valor de las erogaciones necesarias para llevar a cabo una actividad determinada y en un período establecido, además esta cuenta de gastos es de naturaleza deudora. Ahora, explicaremos la forma de registro de esta cuenta. a.

Los aumentos en esta cuenta se registran como cargos pues su origen es deudor.

b.

Cualquier disminución ocurrida en esta cuenta, se registrará como abono.

Veamos la representación mediante una cuenta “T”: CARGOS

GASTOS ABONOS

Aumento

Disminución

Analice el siguiente ejemplo. Suponga que el Sr. Money pagó en concepto de salarios a vendedores un valor de C$ 1,200.00. Este pago lo realizó con cheque. El registro contable será el siguiente: Gastos de venta Cargos Abonos

Banco Cargos

C$ 1,200.00

Abonos C$ 1,200.00

Analicemos el registro anterior: La cuenta de gastos ha experimentado un aumento y por ser de origen deudor, el valor de la operación, ha sido cargado.

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La cuenta se llama Gastos de ventas, ya que los salarios han sido en concepto de pagos a vendedores por la tarea de ventas realizada. Los salarios fueron pagados con cheque, es decir, la fuente de fondos ha sido el dinero en efectivo del negocio en su cuenta bancaria, por tanto abrimos una cuenta denominada “Banco La cuenta de Banco ha disminuido en el valor pagado y por ser cuenta de activo, dicho valor se abonó. Concluyamos:  Las operaciones de un negocio se registran en cada cuenta en dependencia de su naturaleza.  La cuenta es una hoja dividida en dos partes. Una parte, expresa los cargos y la otra muestra los abonos.  Las cuentas de activo y gastos tienen un origen deudor, registran sus aumentos como cargos y sus disminuciones como abonos.  Las cuentas de pasivo, capital contable e ingresos tienen un origen acreedor, registran sus aumentos como abonos y sus disminuciones como cargos. 5. La ecuación contable: Tal como mencionamos anteriormente, el registro contable es basado en la partida doble, la cual señala que cualquier transacción realizada por la entidad tendrá siempre dos efectos (de carácter monetario) en las fuentes e inversiones. A todo cargo le corresponde un abono, de forma tal, que los recursos de capital empleados han sido iguales en valor a las inversiones o usos realizados. A este hecho se le ha llamado en contabilidad, la ecuación contable La ecuación contable puede ser expresada en su más sencillo término, como sigue: TOTAL

ACTIVO =

TOTAL PASIVO + CAPITAL CONTABLE

Expliquemos brevemente la ecuación anterior: La ecuación nos indica que el total de bienes y derechos, llamados también activos, debe ser igual a la suma de los pasivos y capital contable, o sea las fuentes de financiamiento. En la ecuación contable tenemos al lado izquierdo el Activo, es decir todos los bienes y derechos a favor de la Empresa y en el lado derecho las obligaciones y el capital de los propietarios de la Empresa, que expresan las fuentes de financiamiento de capital. Recordemos:   

Los bienes y derechos son valores, propiedad del negocio. Pueden ser tangibles, como edificios o equipos, o pueden ser intangibles como las patentes, etc. Las pasivos son las obligaciones de una empresa con sus acreedores en concepto de deudas ya sean éstas de corto o largo plazo. El capital contable está constituido por las inversiones realizadas por los propietarios del negocio ya sea en efectivo o mediante la entrega de bienes para el funcionamiento del negocio.

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Analicemos: Las transacciones son los eventos económicos que dan lugar a los cambios en la ecuación contable; tales cambios pueden provocar aumentos o disminuciones en los distintos componentes de la ecuación contable. Tal como se ha mencionado antes, la ecuación contable debe estar balanceada en todo momento. Un cambio en una parte de la ecuación es acompañada de un cambio igual en alguna otra parte. Observe cómo estaría compuesta la ecuación contable si la empresa financiara sus activos con capital contable: Si una empresa está formada por un edificio y una máquina los cuales fueron adquiridos con capital propio entonces: TOTAL ACTIVO = CAPITAL CONTABLE La ecuación es de esta forma, ya que las inversiones se realizaron sólo con aporte de socios y no con deudas. Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos que el Sr. Polo desea formar un negocio y ha decidido financiarlo con capital propio. El edificio tiene un costo de C$ 7,200.00 y la maquinaria tiene un costo de C$ 4,800.00 La ecuación contable sería: TOTAL ACTIVO = CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 12,000.00 Ahora supongamos que el 3 de noviembre el Sr. Polo compró con sus aportes el edificio (que ascienden a C$ 7,200.00 y la maquinaria la adquirió al crédito por valor de asciende a C$ 4,800.00. La nueva ecuación sería la siguiente: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE Para el caso del negocio del Sr. Polo, la ecuación contable estará compuesta de : TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 4,800.00 + C$ 7,200.00 Analicemos lo anterior: Podemos destacar algunas particularidades de la ecuación contable: 1. La igualdad de la ecuación: La sumatoria de las obligaciones y los aportes de capital iguales en valor al total de inversiones realizadas en bienes y derechos.

propio, serán

2. Variaciones en la ecuación: 

Un aumento en los activos producirá un aumento en los pasivos, en el capital o en ambos.



Un aumento en las cuentas de activos producirá una disminución en otra cuenta de activo.



Una disminución en los activos producirá una disminución en los pasivos, capital o en ambos.



Una disminución en las cuentas de activos producirá un aumento en otra cuenta de activo.

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Con el fin de expresar correctamente la relación entre los términos ACTIVO, PASIVO y CAPITAL, lo cual constituyen el concepto fundamental de la Contabilidad y es el criterio básico sobre el cual gira el balance de cualquier empresa, siempre se debe cumplir que: ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE PASIVO TOTAL = ACTIVO - CAPITAL CONTABLE CAPITAL CONTABLE = ACTIVO - PASIVO TOTAL ¿Qué significa esto? Esta ecuación nos indica que toda transacción realizada en una empresa afectará los elementos de la ecuación fundamental, sin alterar la igualdad de ella. Siempre el Activo será igual a la suma de los derechos de los acreedores y los derechos de los accionistas o dueños de la empresa sobre ese activo. A continuación se presentan distintas operaciones que pueden ocurrir y que modifican o no la composición de la ecuación contable: a).

Que no tienen ningún efecto sobre el valor total del Activo, Pasivo y Capital, pero haya un cambio dentro del mismo grupo de activos:

Veamos el siguiente ejemplo: Para explicar cada uno de estos puntos, utilizaremos como punto de partida el ejemplo anterior: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 4,800.00 + C$ 7,200.00 Suponga ahora que el Sr. Polo ha comprado inventarios para la venta valorados en C$ 1,000.00 y los pagó de la cuenta de caja: Los movimientos son: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$4,800.00 + C$ 7,200.00 Incremento de inventario 1,000.00 Disminución de caja y banco ( 1,000.00) Valor del activo total 12,000.00 = 4,800.00 + 7,200.00 En este movimiento, las cuentas de activo tuvieron variaciones, la cuenta de inventario aumentó en C$ 1,000.00 por la compra de mercancías. Esta compra fue cubierta con el efectivo de la empresa, produciendo una disminución en la cuenta de caja y bancos; sin embargo, el valor del activo total no se modificó. b).

Aumento del activo total y aumento del pasivo total

Explicaremos este ejemplo utilizando la ecuación anterior: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 4,800.00 + C$ 7,200.00

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Suponga ahora que el Sr. Polo ha comprado inventarios para la venta valorados en C$ 2,500.00 y los tomó al crédito con los proveedores. Los movimientos son:

Incremento de inventario Aumento de pasivo Total

TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 4,800.00 + C$ 7,200.00 2,500.00 2,500.00 14,500.00 = 7,300.00 + 7,200.00

Observe: En este caso, los activos incrementaron en C$ 2,500.00 adicionales al adquirir mercancías, los pasivos han incrementado en el mismo valor, pues hemos tomado estas mercancías al crédito. El activo total aumenta a C$ 14,500.00, los pasivos a C$ 7,300.00 y el capital contable permanece invariable. c).

Una disminución del activo y una disminución del pasivo.

Supongamos que el Sr. Polo ha pagado a los proveedores C$ 1,500.00 mediante cheque. Las variaciones en la ecuación contable serían las siguientes:

Disminución del activo Disminución de pasivo Total

TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 12,000.00 = C$ 4,800.00 + C$ 7,200.00 (1,500.00) (1,500.00) 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00

En este caso, los activos han disminuido en C$ 1,500.00 por el pago a proveedores. De igual forma, el pasivo ha disminuido, pues el valor de la deuda es menor. d).

Una disminución de pasivo y un aumento de otro pasivo:

Continuemos con el ejemplo anterior: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00 Suponga que el Sr. Polo pagará una parte de la deuda con los proveedores y para ello obtendrá un préstamo bancario. El pago asciende a C$ 1,500.00 Los movimientos son:

Aumento de pasivo Disminución de proveedores Total

TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00 1,500.00 (1,500.00) + 7,200.00 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00

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En este caso, el grupo de cuentas de pasivo experimentó un aumento al momento de obtener el financiamiento de C$ 150.00; sin embargo tuvo una disminución a la vez de C$ 1,500.00 al momento de pagar a los proveedores y el total de cada grupo permanece igual. e).

Aumento de los activos y aumento de capital contable.

Veamos el siguiente ejemplo: TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00 Suponga que el Sr. Polo comprará una máquina de escribir y materiales de oficina y para ello hará un aporte de fondos por el valor de dicha compra, la que asciende a C$ 3,000.00 Los movimientos son:

Aumento de activo Aumento de capital Valor del activo total

TOTAL ACTIVO = PASIVO TOTAL + CAPITAL CONTABLE C$ 10,500.00 = 3,300.00 + 7,200.00 3,000.00 3,000.00 13,500.00 = 3,300.00 + 10,200.00

El valor del activo total y el capital aumentaron por un valor equivalente a C$ 3,000.00 Concluyamos: La ecuación contable nos indica la igualdad entre los activos y los pasivos más capital. 

Los saldos de los grupos básicos de cuenta como activo pasivo y capital deben estar “cuadrados”, es decir que la totalidad de bienes y derechos (Activos totales) debe ser igual a la suma de las deudas adquiridas (pasivo total) y el aporte que los dueños del negocio (capital contable).



Los cambios en un lado de la ecuación producirán cambios en otra parte de la ecuación, manteniendo en balance los valores. f).

Aplicación de la teoría de la partida doble. Utilización de los cargos y abonos

Luego de estudiar y comprender claramente los conceptos de cargos y abonos, apliquémoslo a la teoría de partida doble. En general la partida doble plantea lo siguiente: a. Por cada cargo efectuado en una o más cuentas, se deberá abonar en una o más cuentas el mismo importe. b. Por cada abono efectuado en una o más cuentas, se deberá cargar en una o más cuentas el mismo importe.

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¿Qué quiere decir esto? Se ha comprobado que la ecuación contable debe estar balanceada en todo momento. La ecuación contable expresa la lógica de la partida doble. Un sistema contable por partida doble siempre estará balanceado, en tanto que los cargos y los abonos sean iguales en cada transacción. A fin de comprender mejor lo estudiado en la presente unidad, explicaremos un caso práctico, aplicando la teoría de la partida doble: Supongamos que con fecha 1º de enero la empresa “El Fortín S.A.” inició el período con los saldos siguientes: EMPRESA EL FORTIN S.A. BALANCE GENERAL Al 1º de Enero de 200X ACTIVO Caja Banco Mercancías Mobiliario

PASIVO C$ 50,000.0 Proveedores 100,000.0 Documentos por pagar 300,000.0 Capital 150,000.0 600,000.0

C$ 50,000.0 150,000.0 400,000.0 6 00,000.0

Durante el mes de enero se efectuaron las siguientes operaciones: 01/01 Compramos mercancías por C$ 20,000.00 más IVA, y por esta misma suma expedimos un cheque. 03/01 Vendimos a crédito mercancías por C$ 60,000.00 incluyendo el IVA. 05/01 Vendimos en efectivo mercancías por C$ 90,000.00 más IVA. 10/01 Pagamos en efectivo C$ 10,000.00 a “El universal” por varios anuncios publicados 15/01 Pagamos con cheque una letra de cambio a nuestro cargo de C$ 5,000.00 16/01 Pagamos en efectivo C$ 2,000.00 por el suministro de energía eléctrica. 17/01 Expedimos un cheque por C$ 8,000.00 para liquidar el alquiler del local que ocupan las oficinas. 20/01 Un cliente nos pagó en efectivo C$ 20,000.00 22/01 Depositamos en el banco C$ 30,000.00 en efectivo. 22/01 La depreciación del mobiliario del área administrativa para el mes es de C$ 20,000.00 Veamos los pasos a seguir para realizar el registro de estas operaciones: a. Abrir las cuentas correspondientes al saldo con que inicia el período contable. Este valor constituirá el saldo inicial para el período que iniciará el 1º de febrero. b. Realizar los registros correspondientes a cada una de las operaciones. Recuerde: Las cuentas de activos y gastos aumentan al lado de los cargos y disminuyen abonándolos. Las cuentas de pasivo, capital e ingresos aumentan a lado de los abonos y disminuyen abonándolas. c. Sumar todos los cargos y abonos en cada cuenta. d. Calcular el saldo final de cada cuenta, restando el total de cargos y abonos. 



Si la cuenta es de origen deudora, colocar el saldo como cargos. Si la cuenta es de origen acreedora, colocar el saldo como abono.

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Para iniciar el registro, realicemos los asientos en el libro diario:

Fecha 1 Ene.

EMPRESA EL FORTÍN DIARIO GENERAL 31 de Enero de 200X Explicación Caja Banco Mercancías Mobiliario

Cargos 50,000.0 100,000.0 300,000.0 150,000.0

Proveedores Documentos por pagar Capital 1 Ene.

3 Ene.

5 Ene.

10 Ene.

15 Ene.

16 Ene.

17 Ene.

20 Ene.

22 Ene.

22 Ene.

Mercancías IVA Acreditable

Abonos

50,000.0 150,000.0 400,000.0 20,000.0 3,000.0

Banco Para registro de compra de mercancías. Factura No. 2333 Ck No. 0078 Cuentas por Cobrar Costo de Ventas Ventas Mercancías IVA por pagar Para el registro de una venta con factura de crédito No. 0025 Caja Costo de Venta Ventas Mercancías IVA por pagar Venta Factura de contado No. 0028 Gastos de Venta Caja Por pago de anuncios publicitarios. Recibo de caja No. 0123 Documento por pagar Banco Pago letra de cambio Gastos Administrativos Caja Para registrar el pago de energía eléctrica de las oficinas Gastos Administrativos Banco Para registrar pago de alquiler de oficinas Caja Cuentas por cobrar Para registrar el cobro realizado al cliente Sr. López Banco Caja Para el registro del depósito a la cuenta Bancaria del efectivo en caja Gastos Administrativos Depreciación Acumulada

23,000.0 60,000.0 32,000.0 52,173.0 32,000.0 7,827.0 103,500.0 72,000.0 90,000.0 72,000.0 13,500.0 10,000.0 10,000.0 5,000.0 5,000.0 2,000.0 2,000.0 8,000.0 8,000.0 20,000.0 20,000.0 30,000.0 30,000.0 20,000.0 985,500.0

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20,000.0 985,500.0


Expliquemos los registros de cada operación: a.

Para iniciar el registro, consideramos los saldos iniciales de cada cuenta al 15 de enero. El saldo es la primera operación de cada cuenta, de acuerdo a su origen y le colocamos la letra (“s”) a fin de identificarlo. Por ejemplo la cuenta caja tiene su saldo inicial al lado de los cargos, ya que es una cuenta deudora.

b.

Realizamos el registro de cada operación, cargando o abonando en las cuentas respectivas.

Explicaremos cada una de las operaciones: Cuando se realizan los asientos en el Libro Diario se inicia con los saldos iniciales de las cuentas. Por tanto, al 1º de enero hemos colocado el nombre de las cuentas y los saldos iniciales la apertura del mes de enero. Operación 1) cargamos a la cuenta de mercancías y abonamos a la cuenta de banco, ya que se pagó con cheque. El valor del IVA pagado por la compra de mercancías no se acumula a la cuenta de mercancías, pues según la Ley de Impuesto al Valor Agregado (IVA) este impuesto no debe considerarse como gasto, ya que tiene un efecto acreditable. Es decir, cuando la empresa vende esta mercancía al cliente, le traslada el Impuesto al Valor Agregado y al final quien paga el Impuesto al Valor Agregado es el consumidor. Por tanto registramos el IVA pagado por la empresa en una cuenta llamada “IVA acreditable”. Operación 2) cargamos a cuentas por cobrar, ya que hemos vendido al crédito y abonamos la cuenta de mercancías el valor de la mercancía vendida. En el caso de la venta, cuando la empresa cobra IVA a sus clientes, no debe registrarse como ventas, pues este impuesto no se constituye como tal, pues deberá ser entregado a la Dirección General de Ingresos en los primeros 15 días después de la venta. Si al momento de la venta no declara el valor de IVA cobrado al cliente deberá registrarse en una cuenta de pasivo circulante llamada IVA por pagar. Operación 3) cargamos a caja, el dinero recibido en concepto de venta de contado y abonamos a la cuenta de mercancías para disminuir el valor de la mercancía vendida. El registro del IVA será igual a la operación Nº 2. Operación 4) cargamos a la cuenta de gastos de venta, ya que incurrimos en un gasto de publicidad y abonamos a la cuenta de caja, ya que hemos disminuido su valor de la caja. Operación 5) Cargamos a la cuenta de documentos por pagar para disminuir el valor de la deuda pendiente y abonamos la cuenta de banco para disminuir el valor pagado. Operación 6) Cargamos a la cuenta de gastos administrativos. Aumenta ya que se incurrió en gastos de energía eléctrica. Es gasto administrativo, ya que el consumo de energía es del área administrativa. Abonamos a la cuenta de caja, ya que estamos disminuyendo el valor pagado en concepto de energía. Operación 7) Cargamos a la cuenta de gastos administrativos, ya que el alquiler de local pertenece al área de administración. Abonamos a la cuenta de Banco, ya que se elaboró un cheque en concepto de pago de alquiler y la cuenta ha disminuido. Operación 8) Cargamos a la cuenta de caja, ya que aumenta su valor por el dinero recibido del cliente. Abonamos a la cuenta de cuentas por cobrar y la deuda del cliente ha disminuido.

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Operación 9) Cargamos a la cuenta de banco el depósito realizado, lo que aumenta la cuenta. Abonamos a la cuenta de caja, ya que hemos retirado dinero para depositarlo en una cuenta bancaria. Operación 10) Cargamos a la cuenta de gastos administración, pues el activo fijo depreciado es el mobiliario de oficina. La contra cuenta será Depreciación acumulada, ya que la depreciación es el valor que periódicamente se va acumulando y cuando el activo fijo ha dejado de ser útil, será renovado y la adquisición se hará a través de dicho fondo. Debido a que la cuenta Depreciación acumulada es de naturaleza acreedora, cada vez que registremos la depreciación en las cuentas de gastos, haremos un crédito a la cuenta de depreciación acumulada. Luego de registrar las operaciones en el Libro Diario, deberán trasladarse las operaciones ocurridas en cada una de las cuentas. Veamos el traslado de las operaciones al libro mayor: Caja s) C$ 50,000.0 10,000.0 (4 3) 103,500.0 2,000.0 (6 8) 20,000.0 30,000.0 (9 173,500.0 42,000.0 131,500.0 Mercancías s) C$ 300,000.0 32,000.0 (2 1) 20,000.0 72,000.0 (3 320,000.0 104,000.0 216,000.0 Proveedores C$ 50,000.0 (s 50,000.0

Capital C$ 400,000.0 (s 400,000.0 Gastos administrativos 6) C$ 2,000.0 7) 8,000.0 10) 20,000.0 30,000.0 Venta 52,173.0 (2 90,000.0 (3 142,173.0

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Bancos s) 100,000.0 C$ 23,000.0 (1 9) 30,000.0 5,000.0 (5 8,000.0 (7 130,000.0 36,000.0 94,000.0 Mobiliario s) C$ 150,000.0 150,000.0

Documentos por pagar 5) C$ 5,000.0 C$ 150,000.0 (s 145,000.0

Cuentas por cobrar 2) C$ 60,000.0 20,000.0 (8 40,000.0 Gastos de venta 4) C$ 10,000.0 10,000.0

Costo de venta Mercancías 2) 32,000.0 3) 72,000.0 104,000.0


IVA Acreditable 1) 3,000.0

IVA por pagar 7.827.0 (2 13,500.0 (3 21.327.0

Depreciación acumulada 20,000.0 (10

El traslado al libro mayor de la Empresa “El Fortín” se realizó de la siguiente forma. 1). 2).

Hemos trasladado todas las operaciones inicialmente registradas en el Libro Diario con el objetivo de anotar los aumentos y disminuciones de cada cuenta. Luego de registrar los aumentos y disminuciones calculamos el saldo final de cada cuenta, según su naturaleza.

Para comprobar el balance de la ecuación al momento de los traslados al Libro Mayor, debemos elaborar la Balanza de comprobación de saldos. 7. Balanza de Comprobación de Saldos: Una balanza de comprobación es simplemente una herramienta contable para verificar la igualdad de los cargos y los abonos en el diario, en un momento específico. La balanza de saldos no comprueba si el proceso contable está equivocado, sino simplemente verifica que la suma de los saldos de cargos es igual a la suma de los saldos de los abonos. La balanza de comprobación verifica la exactitud matemática de algunas cosas como el total de cada página del diario, los asientos en la columna adecuada del mayor, y el balance de las cuentas del mayor. Los pasos son los siguientes: 1). 2). 3). 4).

Prepare en encabezamiento adecuado. Haga una lista de los nombres de las cuentas del mayor en el orden apropiado (activo, pasivo, capital, ingresos y gastos). Registre en las columnas del debe y el haber de la balanza de comprobación los saldos deudores o acreedores de cada una de las cuentas del mayor general. Sume tanto la columna del debe como la del haber. Ambas deben sumar igual.

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Elaboremos una balanza de comprobación para nuestro ejemplo: CUENTAS

MOVIMIENTOS Deudor

Caja Bancos Mercancías Mobiliario Proveedores Documentos por pagar Capital Clientes Gastos de Venta Gastos de Administración Ventas Costo de venta IVA acreditable IVA por pagar Depreciación acumulada Sumas iguales

$173,500.0 130,000.0 320,000.0 150,000.0 5,000.0 60,000.0 10,000.0 30,000.0

Acreedor $42,000.0 36,000.0 104,000.0 50,000.0 150,000.0 400,000.0 20,000.0

SALDOS Deudor $131,500.0 94,000.0 216,000.0 150,000.0 $50,000.0 145,000.0 400,000.0 40,000.0 10,000.0 30,000.0

142,173.0 104,000.0 3,000.0 $985,000.0

Acreedor

142,173.0 104,000.0 3,000.0

21,327.0 20,000.0 $985,000.0

$778,500.0

21,327.0 20,000.0 $778,500.0

Analicemos: En el cuadro anterior mostramos los movimientos de cada cuenta, así como el saldo. Los movimientos deudores y acreedores corresponden a la suma de los cargos y abonos de cada cuenta. El saldo es la resta del total de movimientos deudores y acreedores. Observe que el total de cargos es igual a la suma de abonos y por tanto, la ecuación contable está siempre balanceada. El valor que aparece en la columna de deudor, corresponde a las cuentas de activos y gastos, pues su naturaleza es deudora. El valor que aparece en la columna de acreedores corresponde a las cuentas de pasivo, capital. Luego de calcular el saldo final a cada cuenta, observamos que el total de saldo deudor y saldo acreedor están balanceados y la ecuación contable está equilibrada. Concluyamos: 1). La partida doble es el mecanismo utilizado para registrar operaciones, de manera que el total de fuentes se invierta en igual valor en las inversiones. 2). La partida doble indica que por uno o más cargos registrados debe existir uno o más abonos y la ecuación contable permanezca balanceada. 3). Los cargos representan: a). Aumentos de activos y gastos b). Disminuciones de pasivos, capital e ingresos 4).

Los abonos representan: a). Aumentos de pasivo, capital e ingresos. b). Disminuciones de activos y gastos.

5).

Si la ecuación contable está balanceada, el total de cargos es igual al total de abonos.

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ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 1 A partir del aprendizaje adquirido en la presente unidad, realizo la siguiente actividad de autoaprendizaje. Posteriormente comparo mis resultados con la hoja de respuestas que aparece al final del documento. Primera Parte: Completo las afirmaciones siguientes: 1.

____________________ Es el registro sistemático de una determinada operación, expresando sus aumentos y disminuciones.

2.

Los asientos en el lado izquierdo de la “cuenta T” se llaman __________ , ______________.

3.

Los asientos en el lado derecho de la “cuenta T” se llaman_______________, ___________.

4.

La partida doble, establece que por cada cargo debe registrarse su correspondiente ________________.

5.

Un negocio adquiere una deuda. Esta operación genera un _______________ a la cuenta, por tanto esta operación se registra como un ________________.

6.

El saldo normal de la cuenta de caja debe ser _______________.

7.

Un negocio cancela una deuda. Esta operación genera una _________________a la cuenta, por tanto esta operación se registra como un ____________________.

8.

El saldo normal de la cuenta de capital es ___________________.

9.

Si en una cuenta la suma total de los cargos no es igual a la suma total de abonos quiere decir que __________________ no está balanceada.

10. Si un cliente paga al negocio C$ 100.00 en efectivo, la cuenta de caja experimenta_____________, por tanto es un____________ así mismo, la cuenta de clientes experimenta, por tanto es un______________ .

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Segunda Parte. Ejercicio Nº 1 Realizo los registros en el libro diario, traslados al mayor y balanza de comprobación de saldos utilizando la información de la empresa “La Fortuna S. A.” Para realizar este ejercicio me guío con el ejemplo que aparece como resolución de la primera operación. 15/01 El propietario invierte C$100,000.00 en efectivo en la empresa. 17/01 El inventario de artículos con un costo de C$25,000.00 más IVA se compra a crédito. 18/01 Las ventas durante el período, a crédito, ascienden a C$47,000.00, incluyendo IVA. El costo de la mercancía es de C$20,000.00 22/01 Se pagan salarios por C$700.00 en efectivo. 24/01 Se cobra de las cuentas por cobrar la cantidad de C$29,000.00. 25/01 Se compró equipo por $10,000 bajo las siguientes condiciones: Pago inicial de C$ 5,000.00 y un documento por el saldo. Por esta compra se pagó IVA 28/01 Se pagaron C$15,000.00 por la mercancía comprada a crédito anteriormente. Ejercicio Nº 2 El 1° de enero, iniciamos un negocio de ropa denominado La Comercial, con los siguientes saldos: ACTIVO PASIVO Caja Banco Mercancías Clientes Docum. por cobrar Mobiliario

C$ 50,000.0 Proveedores 100,000.0 Documentos por pagar 300,000.0 Capital 200,000.0 150,000.0 100,000.0 900,000.0

C$ 150,000.0 250,000.0 500,000.0

900,000.0

Las operaciones realizadas en el mes fueron las siguientes: 1/01 Vendimos en efectivo mercancías por C$ 20,000.0 más IVA. El costo de venta es C$ 11,500.0 2/01 Vendimos a crédito mercancías por C$ 40,000.0, incluyendo IVA. El costo de venta es de C$ 23,000.0 3/01 Compramos en efectivo mercancías por C$ 20,000.0 más IVA. 4/01 Un cliente nos abonó C$ 20,000.0 en efectivo. 5/01 Expedimos un cheque por C$ 8,000.0 para liquidar el valor de varios anuncios publicados en la presente semana. 6/01 Le abonamos a un proveedor C$ 12,000.0 en efectivo. 7/01 Un cliente nos abonó C$ 25,000.0 en efectivo. 8/01 Compramos en efectivo, papelería y útiles de oficina para el uso del presente mes por C$ 8,400.0 9/01 Pagamos con cheque una letra de cambio a nuestro cargo con un valor de $18,000.0 10/01 Pagamos en efectivo los sueldos de la presente quincena, de los cuales corresponden a los empelados de venta, $24,000.00 y $28,000.00 a los de administración.

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D. ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS. BALANCE DE SITUACIÓN FINANCIERA Y ESTADO DE RESULTADO. 1.

Introducción a los estados financieros

En este momento, usted domina el registro contable, mediante la clasificación de las operaciones e identificación de cuentas según su naturaleza. El aprendizaje obtenido le ayudará a comprender el tema a desarrollarse relacionado con los estados financieros. Para explicar la utilidad de los estados financieros, debemos considerar la contabilidad como un proceso sistemático cuya finalidad es presentar de forma clara la información acumulada durante un período determinado. En contabilidad, el producto final del proceso contable es la presentación de la información de la empresa de forma condensada. A esto se le llama, información financiera, la cual es utilizada por los distintos usuarios interesados en conocer las condiciones actuales de un negocio. Esta información se presenta en los estados financieros y en contabilidad se identifican los siguientes: a.

El balance general o estado de situación financiera.

b.

El estado de resultado

El término de estados financieros, probablemente le parezca muy familiar, pues en su centro de trabajo, habrá visto que el Departamento de Contabilidad, reporta cada cierto período estados financieros como el balance general y el estado de resultado y el gerente evalúa constantemente y con mucho interés la información presentada. El contenido de esta unidad incluye un estudio detallado sobre la elaboración de los estados financieros y para ello requerirá un buen conocimiento de los distintos grupos y subgrupos de cuentas estudiados en los temas anteriores, esto significa poseer la capacidad de identificar con mucha facilidad las distintas cuentas a partir de su naturaleza. La temática incluye el concepto, características, estructura y utilidad del balance general y el estado de resultado. Para explicar cada uno de los estados financieros, recordemos lo siguiente: Anteriormente, definimos la contabilidad como un proceso de clasificación, registro y acumulación de información económica y financiera del negocio. Al decir clasificación se refiere a la separación de las operaciones según su naturaleza, para luego registrarlas en las cuentas respectivas, sean éstas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos o Gastos. Este registro contable, se hará diariamente, semanalmente, según el volumen de trabajo realizado por el negocio. Quizás usted se haga estas preguntas: ¿Cómo puede manejarse esa gran cantidad de información sin crear confusión al momento de evaluar un departamento o una división?

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Cuando el Gerente toma una decisión basada en la información contable, ¿Habrá de recurrir a todos los registros, libros o en cada cuenta específica? En realidad, la información contable generada por el negocio es grande y el manejo de ésta es complicado. Imagínese una empresa con un número de clientes de 5,000, a quienes se les da crédito, que se manejan 4 cuentas bancarias, 5 proveedores, etc. Si el Gerente financiero desea conocer cómo se están usando los fondos en el negocio, requerirá de una información consolidada que permita evaluar los elementos más importantes del negocio. Luego del registro de cada operación, la contabilidad presentará a los distintos usuarios, una información consolidada, facilitando el manejo de la misma. Para ello elabora informes que contenga saldos finales de cada cuenta al final de un período contable, esto facilitará la tarea de análisis de la situación de la empresa.

¿Cómo podemos definir los estados financieros?

Son definidos como el producto final de la contabilidad y muestran la situación de la empresa, luego de transcurrido cierto período de tiempo. Es decir, el comportamiento de los activos, pasivos, capital, ingresos y gastos. Veamos el siguiente ejemplo: Suponga una empresa dedicada a la venta de artículos para el hogar y tiene al 1 de octubre una cartera de clientes de 400. El departamento de cobro es el encargado de llevar el control de la recuperación y el departamento de contabilidad de afectar las cuentas respectivas, cada vez que se efectúa un cobro o se hace una venta al crédito. Llegado el final del mes de octubre el administrador desea conocer cuál es el saldo de la cuenta de clientes a la fecha e identificar el grado de recuperación, disponibilidad de fondos generados y la eficiencia en la recuperación de las cuentas por cobrar. En este caso, el contador elaborará un estado financiero mostrando el saldo correspondiente a dicha cuenta y no la cantidad de tarjetas con los saldos de cada uno de los clientes. Del ejemplo anterior podemos deducir cuál es entonces el objetivo básico de los estados financieros: El objetivo básico es ofrecer información de carácter económico y financiero, que permita a los diversos usuarios tomar las decisiones necesarias. Dicha decisión se basará en el análisis de la situación de la empresa, descubriendo puntos claves de éxito o resultados producto de ciertas debilidades o ineficiencias en el manejo del capital.

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2.

El Estado de Situación Financiera:

Expliquemos su concepto: El estado de situación financiera también conocido como “Balance General” es un estado contablefinanciero que presenta en un mismo reporte la información necesaria para tomar decisiones en las áreas de inversión y financiamiento. Es un estado financiero que muestra el monto del activo (inversiones), pasivo y capital(financiamientos) en una fecha específica. Es decir muestra los recursos en manos del negocio, ya sea proveniente de fuentes externas o internas. Algo muy importante a destacar en el balance general es el valor de las inversiones en relación con el financiamiento obtenido. Cuando elaboramos un balance general, presentamos el valor de los activos, pasivos y capital a la fecha. Por tanto, el capital invertido será igual al valor de las inversiones realizadas. ¿Qué significa esto? Significa que la empresa no pudo realizar mayores o menores inversiones a las fuentes disponibles, según lo establecido en la ecuación contable. Dicho de otra forma: INVERSIONES

=

FINANCIAMIENTOS

Veamos el siguiente ejemplo: Si al día de hoy usted posee en su cuenta bancaria un monto de C$ 3,500.00 y desea tomarse unas vacaciones, los gastos en que usted incurrirá serán: 1. Alquiler de vehículo................ 2. Alojamiento............................ 3. Alimentación........................... 4. Compras................................. 5. Otros gastos........................... TOTAL GASTOS................................

C$ 400.00 2,500.00 1,500.00 1,200.00 900.00 6,500.00

Usted habrá de requerir un capital por C$ 6,500.00; sin embargo en su cuenta bancaria tiene solamente una parte. Luego hace una visita a su Jefe y le solicita un préstamo por C$ 3,000.00, con lo cual ha cubierto la totalidad de su inversión. En este caso: Total de inversiones C$ 6,500.00

= =

Total de fuentes: Capital Ajeno(Pasivo) + Capital Propio C$ 3,000.00 + C$ 3,500.00

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Para realizar las vacaciones usted ha de utilizar C$ 3,500.00 provenientes de la cuenta de ahorro denominado capital propio y C$ 3,000.00 obtenidos a través de un financiamiento externo denominado préstamo. Analice: El balance General es un estado financiero que muestra la cantidad de activo, pasivo y capital en una fecha específica. Dicho estado financiero muestra los recursos propiedad del negocio, las obligaciones y el capital aportado por los dueños. Mediante esta información, los directivos podrán conocer la situación financiera de la empresa relacionada con el manejo o administración del capital. La administración del capital está asociada con la adecuada selección de fuentes de financiamiento e inversiones. Esto es, obtener fuentes de financiamiento a menor costo financiero y obtener la mayor rentabilidad por las inversiones realizadas. Observe el ejemplo siguiente: Existen dos negocios con las siguientes características: El Progreso BALANCE GENERAL Activo....................... C$ 1,000,000.00 Pasivo........................... 200,000.00 Capital........................ 800,000.00

La Quebrada BALANCE GENERAL Activo..................... C$ 1,000,000.00 Pasivo....................... 900,000.00 Capital........................ 100,000.00

La situación financiera de la empresa El Progreso es más favorable en relación con la situación financiera de la empresa La Quebrada, pues, el Activo garantiza ampliamente el valor del pasivo, esto es, con el activo se puede liquidar o pagar el pasivo (deudas); sus inversiones son de $1.0 millón y sus deudas alcanzan un 20% de las fuentes totales, mientras La Quebrada, tiene deudas equivalentes a 90% de las fuentes de financiamiento, los bienes de la empresa están comprometidos en un 90% produciendo un alto riesgo financiero. Seguramente, la empresa habrá de vender algún activo para liquidar el pasivo. Del ejemplo anterior, podemos concluir que: 

El balance general es una importante fuente de información sobre la situación financiera de la empresa, facilitando a los directivos el control del capital, el nivel de deudas, el tipo de inversión y tomar las medidas administrativas necesarias en un momento determinado.



La información presentada en el balance general depende del tiempo o de la ocurrencia de sucesos, ya que solamente refleja la situación de la empresa para una fecha determinada o al día de cierre contable y al hacer un nuevo Balance general, por ejemplo al día siguiente, no presentará exactamente la misma situación, los saldos de las cuentas serían distintas, aun cuando no practicáramos ninguna operación, pues hay cuentas que cambian de valor o de saldo por sí solas. Un ejemplo es la baja de valor del mobiliario de oficina en el transcurso del tiempo, pues aunque no se utilicen, el mobiliario está sufriendo deterioro, es superado por nuevos modelos, etc. Otro ejemplo es la pérdida de valor provocada por la volatilidad de líquidos almacenados, etc.

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Observemos el balance general de estas dos empresas, una semana después: El Progreso BALANCE GENERAL Activo....................... C$ 1,200,000.00 Pasivo........................... 400,000.00 Capital........................ 800,000.00

La Quebrada BALANCE GENERAL Activo..................... C$ 1,200,000.00 Pasivo....................... 900,000.00 Capital........................ 300,000.00

Observemos, la empresa El Progreso adquirió fuentes de financiación adicionales, modificando el porcentaje de deudas en relación a los activos. Este porcentaje asciende a 33.3% y para la empresa La Quebrada este porcentaje asciende a 75%. ¿Qué ha sucedido? La empresa El Progreso modificó el nivel de deudas en relación a las inversiones. En cambio, la empresa La Quebrada, ha mantenido el valor absoluto de las deudas; sin embargo, las inversiones en activos por $200,000.00 se realizaron mediante la incorporación de capital propio al negocio, logrando reducir el porcentaje de deudas. Concluyamos: El balance general refleja la situación del negocio, considerando los cambios experimentados tanto en las cuentas de activo, pasivo y capital en un momento determinado. El balance general puede variar significativamente de un período a otro en dependencia de las decisiones tomadas por los directivos. El balance general es también una fuente de información utilizada por los distintos usuarios internos y externos a la organización. Para cumplir con este objetivo, la información deberá ser comprensible, comparable y consistente, según lo establecen los principios contables. Analicemos lo siguiente: 1. 2. 3. 4.

La situación financiera de la empresa no solo le interesa conocerla al propietario, socios o accionistas; existen otras personas, principalmente el Estado . A los propietarios, socios o accionistas les interesa conocer la situación financiera de la empresa, para saber si los recursos invertidos en ella han sido bien administrados y si han producido resultados satisfactorios. Al Estado, le interesa conocer la situación financiera de la empresa, para saber si el pago de los impuestos respectivos ha sido determinado correctamente. A los acreedores (instituciones de crédito, particulares que otorgan préstamos o proveedores que conceden crédito), les interesa conocer la situación financiera de la empresa, para conceder el crédito respaldados ampliamente con los recursos de la empresa.

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Explicaremos ahora, cuál es la estructura y la forma de presentación del balance general: a). El balance General debe contener los siguientes datos: 1. Encabezado: a. Nombre de la empresa b. Indicación de que se trata de un balance c. Fecha de formulación 2.

Cuerpo: a. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el activo b. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo c. Importe del capital contable

3.

Firmas: a. Del contador b. Del propietario del negocio b). El Balance general puede presentarse de dos formas:

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1).

Forma de reporte:

Consiste en anotar clasificadamente el Activo, Pasivo y Capital contable en una sola página y a la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo, para determinar el capital contable. Veamos el siguiente ejemplo: BALANCE GENERAL EN FORMA DE REPORTE EMPRESA MAR S.A BALANCE GENERAL Al 30 de junio de 200X 1

2

ACTIVO Circulante Caja y banco Clientes Deudores varios Total circulante Fijo Maquinaria (-)Depreciación Acumulada Vehiculos (-) Depreciación acumulada Instalaciones (-) Depreciación acumulada Total activo fijo neto Diferido Renta pagada por anticipado Intereses pagados por anticipado Total activo diferido Activo Total PASIVO Y CAPITAL Circulante Cuentas por pagar Préstamo bancario a corto plazo Deudores varios Total Circulante Largo plazo Préstamo hipotecario Total pasivo Capital contable Capital social Utilidad retenida Total capital contable Elaborado

3

4

5

1,500 1,200 800 3,500 3,500. (250) 2,000. (300) 5,400. (450)

3,250 1,700 4,950 9,900 600 400 1,000 14,400.0 1,500 2,300 1,100 4,900 3,000 2,800

5.800 10,700.0 1,350 2,350 3,700.0

Revisado

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Autorizado


Observe: Un balance general en forma de reporte presenta los activos , pasivos y capital detallados en una sola columna, la primera del balance. En las siguientes columnas debe anotarse lo siguiente: 

En la segunda columna se anota el valor de las subcuentas relacionadas a una cuenta específica.



En la tercera columna se anota el valor de cada cuenta.



En la cuarta Columna: Se anotará el total de cada grupo.



Quinta columna: Se anotan el total de los grupos básicos: Activo, Pasivo y Capital

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2).

Forma de cuenta.

En esta forma se emplean dos páginas, en la izquierda se anota clasificadamente el Activo y en la derecha el Pasivo y Capital Contable. Generalmente para las anotaciones, se utilizan la segunda y tercera columna. Anotaciones de este tipo de balance 

En la primera columna se anota las cantidades del desglose de cada cuenta



En la segunda columna se anotan las cantidades totales de cada cuenta

En la tercera columna se anotan los totales de los grupos, así como el total Activo, Pasivo y Capital Observemos el siguiente ejemplo: 

BALANCE GENERAL EN FORMA DE CUENTA (En Miles C$)

ACTIVO CIRCULANTE Caja Banco Mercancías FIJO Infraestructura -Dep. acumulada Mobiliario y Equipo -Dep. acumulada Equipo Rodante -Dep. acumulada Total Activo Fijo DIFERIDO Propaganda y Publ. Rentas por anticip. Papelería y útiles Total Diferido TOTAL ACTIVO

NOMBRE DE LA EMPRESA NOMBRE DEL DOCUMENTO Y FECHA PASIVO CIRCULANTE 5 25 18 165 22 80 16 220 88

Proveedores Doc. por pagar Total Pasivo circulante FIJO Hipotecas por pagar Doc. x pagar largo plazo Total Pasivo Largo Plz. TOTAL ACTIVO CAPITAL CONTABLE Capital Social Utilidad Retenida Total Capital Contable

48

143 64 132 339

12 19 31 45 35 80 111 200 102 302

12 6 8 26 413 TOTAL PASIVO + CAPITAL

CONTADOR

413

GERENTE

En el ejemplo anterior, se muestra el balance general en forma de cuenta de una empresa, donde podemos apreciar tanto la estructura como la composición de sus grupos de cuentas. Cuando el desglose de pasivos no finaliza en la misma fila de los activos, se deben igualar mediante una raya llamada “zeta”, puesto que un balance general no debe contener filas vacías.

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Concluyamos: El balance general es un estado financiero que presenta la situación de la empresa en un momento determinado. Cualquier operación realizada por el negocio producirá un cambio en alguna cuenta, afectando el resultado total de los distintos grupos de cuentas. El balance general puede presentarse en forma de cuenta y en forma de reporte. La sumatoria de los activos debe ser igual a la suma de los pasivos más el capital contable, manteniendo siempre balanceada la ecuación contable.

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ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No.2 Primera Parte. 1.Explico el concepto de balance general. 2.Redacto con mis palabras la utilidad del balance general para los distintos usuarios de la información contable el objetivo del balance general. Respondo F (falso) o V (verdadero). Fundamente su respuesta. 1. El balance general refleja la situación de la empresa en un momento determinado 2. El balance general refleja los ingresos y gastos realizados en el período 3. PASIVO = CAPITAL CONTABLE + ACTIVO TOTAL 4. El balance general solamente se realiza al momento de cierre contable. 5. ACTIVO TOTAL = CAPITAL CONTABLE - PASIVO TOTAL 6. El Sr. Polo cobró un saldo de clientes de C$ 200.00 y lo depositó en la cuenta bancaria. Esta operación aumenta el valor de los activos totales. 7. CAPITAL CONTABLE = ACTIVOS TOTALES - PASIVOS TOTALES Segunda Parte: Elaboro el registro de cada operación mediante la utilización de la ecuación contable. 1. El Sr. León invirtió en el negocio C$ 50,000 en efectivo 2. Pagó en efectivo C$ 20,000 por dos terrenos. 3. Compró suministros de oficina al crédito por C$ 500.00 4. Pagó en efectivo C$ 400.00 por la cuenta por pagar pendiente en la operación No.3. 5. Realizó un retiro de efectivo por C$ 1,200 para gastos personales. 6. Compró un vehículo para el negocio valorado en C$ 2,000 quedando pendiente de pago. 7. Compró en efectivo mercancías para la venta por C$ 2,500.

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Tercera parte: Con los datos siguientes elaboro el Balance General en forma de reporte y determino el capital contable. Nombre del negocio: La comercial Fecha de presentación : al 31 de julio de 200X Propietario : Sr. Martínez Terrenos

C$ 18,000.0

Caja

420.0

Edificios

29,000.0

Bancos

2,800.0

Equipos de oficina

12,000.0

Depósitos en garantía

2,100.0

Documentos por pagar a largo plazo

2,100.0

Acciones y valores a largo plazo

1,500.0

Papelería y útiles de oficina

3,100.0

Acreedores diversos

1,600.0

Proveedores

3,700.0

Deudores diversos

15,000.0

Primas de seguros

2,400.0

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3.

El Estado de Resultado:

Al terminar el ejercicio, a todo propietario de un negocio le interesa conocer los resultados finales de su actividad relacionados con la composición de sus activos, pasivos y capital, así como el total de la utilidad o pérdida del ejercicio y la forma en que se han obtenido dichos resultados. El balance general, tal como lo estudiamos en el tema 4.2, brinda información sobre los bienes y derechos de la empresa y cómo éstos han sido financiados; sin embargo, no ofrece información detallada sobre los ingresos, gastos y las utilidades obtenidas por el negocio, ya que solo se observa el comportamiento de las utilidades acumuladas en las cuentas de capital; esto, no permite la evaluación de cada uno de las cuentas específicas de ingresos y gastos, es decir cómo se generaron las utilidades en cada uno de los períodos. El estado financiero que refleja esta información es el Estado de Resultado. El Estado de Resultado es un documento contable que tiene mucha relación con el Balance General. Aunque ambos presenten diferentes resultados de la empresa, reflejan la situación de la empresa en un determinado momento. Expliquemos qué es un Estado de Resultado: a. Es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o pérdida del ejercicio. Es donde se plasma la operatividad de la empresa. b. Es un documento que muestra detalladamente todos los ingresos obtenidos en la venta de mercancías o por los servicios prestados, así como los gastos necesarios para obtener los ingresos. c. Es como una película de la empresa, donde se refleja toda la operatividad de la empresa durante el período que abarca. ¿Cuál es la importancia de este documento para un negocio? a) Importancia del Estado Resultado 1. Sirve como fuente de información a los propietarios o accionistas sobre la situación del negocio sobre todo en la rentabilidad de sus gastos corrientes y de la eficiencia de sus directivos. Analicemos el siguiente ejemplo: El Sr. Polo, propietario de un negocio, ha solicitado al gerente que le indique cuánto ha ganado en el presente período. El gerente muy eficiente, explica que el año anterior se obtuvo una ganancia de 12%, es decir que por cada córdoba vendido, se incurrió en 88 centavos de costos y gastos y el restante 12 centavos se obtuvieron como ganancia. Ahora en este período la ganancia fue de 22%, ya que se logró un ahorro en costos. El Sr. Polo, luego de esta explicación y con una amplia sonrisa, siguió con su viaje planeado a Miami. 2. Sirve de soporte financiero, cuando la empresa está en proceso o petición de un préstamo bancario, ya sea a Instituciones Bancarias, otros prestamistas, etc. Los ingresos obtenidos son un soporte importante al momento de solicitar un financiamiento, pues aseguran la cobertura de los gastos incluyendo aquellos asociados al préstamo. Mediante el estado de resultado, una

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institución bancaria, puede evaluar la eficiencia en el control de gastos y considerar la capacidad de utilización del financiamiento en función del crecimiento de la empresa. 3. Es una base de información muy útil para aquellos inversionistas potenciales que han tomado la decisión de invertir en una empresa. Continuemos con el ejemplo: A su regreso de Miami, el Sr. Polo ha conversado con unos amigos, que luego de saber los resultados de los últimos períodos, han expresado su interés de participar en el negocio en calidad de socios. El Sr. Polo está muy satisfecho, ya que esto le permitirá disminuir su endeudamiento, no tendrá que recurrir a financiamientos bancarios, disminuyendo el riesgo financiero. 4. Es de gran ayuda para los directivos de la empresa, ya que a través de los resultados reflejados en este documento contable, la empresa puede medir el alcance y eficiencia de las políticas, decisiones tomadas al llevar a cabo un período económico y de esta manera juzgar el trabajo directivo y proponer nuevas alternativas de funcionamiento. Observe: Debido a los excelentes resultados económicos alcanzados en su negocio, el Sr. Polo ha decidido junto con los nuevos socios la realización de inversiones que le proporcionarán incrementos en sus niveles de ingresos, como la publicidad, capacitación e incentivos a vendedores, ampliar su red de distribución. Sin embargo, existe una relación muy estrecha entre el estado de resultado y el balance general. De hecho, ambos estados son complementarios, compartiendo información que permite al usuario identificar mejor la situación de la empresa. Expliquemos la relación del Estado de Resultado y el Balance General: b) Relaciones básicas entre el Estado de Resultado y el Balance General 1.

En la cuenta de capital, llamada utilidades retenidas

¿Cuál es la relación con esta cuenta? La cuenta de utilidades retenidas o acumuladas forma parte del grupo de cuentas de capital, es donde se realiza el traslado de la utilidad generada al final de cada período contable y no distribuida como ganancia a los socios y es reinvertida en los activos de la empresa. La utilidad distribuida a los socios se denomina dividendos y la utilidad reinvertida se le llama utilidades acumuladas o retenidas. Analicemos el siguiente ejemplo: Para el mes de Noviembre del 200X, la empresa “SERENA” se ha previsto ingresos por C$ 20,000.00 y costos y gastos por C$ 12,000.00. El impuesto sobre la renta es de 30%. Así mismo se espera distribuir el 50% de las utilidades netas como ganancia a los socios o dueños de la empresa.

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El estado de resultado es el siguiente: EMPRESA SERENA ESTADO DE RESULTADO Al 30 de noviembre de 2001 Ingresos........................................... C$ 20,000.00 Total costos y Gastos.............................. 12,000.00 Utilidad antes de impuestos.................. 8,000.00 (-) Impuesto sobre la renta (30%).......... 2,400.00 Utilidad neta............................................. 5,600.00 (-) Dividendos (50%)................................ 2,800.00 Utilidad no distribuida a socios.............. 2,800.00 Observe, el dividendo es la utilidad que el socio retira del negocio por la inversión realizada en dicho negocio, y ha sido tomado de la totalidad de las utilidades de C$ 5,600.00; sin embargo, los dividendos distribuidos de C$ 2,800.00 (C$ 5,600.00 * 50%) disminuyeron dichas utilidades. Así la utilidad no distribuida por C$ 2,800.00 permanecerá en el negocio y se acumulará en la Cuenta de capital llamada utilidad retenida. ¿Cuál será el registro en el balance general? A fin de explicar este procedimiento solamente presentaremos las cuentas de capital contable. Veamos el registro en el balance general: EMPRESA SERENA BALANCE GENERAL al 30 de noviembre de 200X CAPITAL CONTABLE Capital Social........................ C$ 50,000 Utilidad Retenida.................. 2,800 Total capital contable .............. 52,800 La cuenta de utilidad retenida al final del mes de noviembre incluirá el valor de las utilidades reinvertidas en cada período. Se ha trasladado el valor de la utilidad neta de C$ 2,800 generada por el negocio y como esta cuenta tenía un saldo igual a cero, el valor de las utilidades acumuladas es C$ 2,800.00. 2.

Cuenta de Inventario Final:

Veamos la relación existente: El inventario final es una cuenta de Balance General donde se refleja el total de productos no vendidos y por lo tanto permanecen en el almacén como existencias disponibles a la venta. ¿Y cuál es la relación con el estado de resultado? El valor del inventario final se utiliza en el cálculo del costo de la mercancía tomada del almacén y vendida a un precio de venta por encima del costo al que fueron registradas. Para la determinación del costo de venta existe un procedimiento contable, el cual estudiaremos más adelante, pues constituye una parte importante de los gastos de la empresa.

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c) Grupos básicos de cuentas utilizados en el Estado de Resultado: A continuación estudiaremos los grupos básicos de cuentas que forman parte del estado de resultado: En el Estado de Resultado encontramos 2 grupos básicos de cuentas: Los Ingresos y Los Costos y Gastos 1.

Cuentas de Ingresos:

Recordemos qué es una cuenta de ingresos: En este grupo de cuentas de incluye todos aquellos ingresos generados o devengados por la empresa, ya sea de su actividad principal o de actividades ajenas al giro del negocio, provenientes de la venta de productos o servicios. Los ingresos de un negocio, pueden ser:    

Venta de productos Venta de servicios Productos financieros Otros ingresos (otros productos)

Cada una de ellas constituye una cuenta en la que se registra la operación de acuerdo a su naturaleza. a) La cuenta de Ventas: Esta cuenta representan el volumen de ingresos generados a partir de la actividad principal de la empresa, ya sea esta una empresa comercial o productiva. En ella diferenciamos dos etapas: 1) Las ventas brutas, que constituyen el volumen de ingresos obtenidos. 2) Las ventas netas, luego de deducidas las rebajas y devoluciones sobre ventas. Expliquemos más claramente estos conceptos: Rebajas sobre ventas: Representa el importe de las rebajas concedidas por la empresa a sus clientes. Devoluciones sobre ventas: Representan el importe de los productos devueltos por los clientes de la empresa, ya sea por defectos del producto recibido, si lo recibido fue mayor al pedido, si los productos no cumplen con los requisitos de calidad, etc. Estas cuentas disminuyen el valor de las ventas brutas y el procedimiento es el siguiente: VENTAS NETAS =

VENTAS BRUTAS (-) REBAJAS SOBRE VENTAS DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS

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Veamos el ejemplo siguiente: La Empresa “LUNA” durante el mes de noviembre obtuvo los siguientes resultados: Ventas brutas ..................................... C$ 12,000.00 Rebajas sobre ventas........................... C$ 1,200.00 Devoluciones sobre ventas .............. C$ 500.00 A partir de estos datos calcularemos las ventas netas Ventas brutas................................................................ 12,000.00 (-) Rebajas s/ventas.......................1,200.00 Devolución s/ventas............... 500.00 1,700.00 Ventas netas.......................................................... 10,300.00 La empresa ha generado un volumen de ventas brutas de C$ 12,000.00; sin embargo, luego de deducir las rebajas y devoluciones se obtuvo ventas netas por C$ 10,300.00 b) La Venta de Servicios Ahora bien, si la empresa es de servicios, las ventas brutas representan el volumen total de ingresos obtenidos por los servicios prestados. Los clientes podrán obtener rebajas en el valor de los servicios recibidos; sin embargo, habrán servicios que no podrán ser devueltos, pues dicho servicio es intangible, como por ejemplo, una asesoría finalizada no podrá ser devuelta, el trabajo realizado no produce existencias físicas solamente un resultado final. c) Productos financieros. Esta cuenta de ingresos representa el valor de los beneficios obtenidos por la empresa por el uso de un capital. Son ejemplos de algunas cuentas: Intereses cobrados: Estos ingresos son generados a partir del interés que el negocio devenga por tener algún dinero depositado en una cuenta. Dividendos ganados: En esta cuenta se registran ingresos que la empresa obtiene a partir de la inversión en otros negocios, los que generan dividendos periódicamente. Utilidades cambiarias: En esta cuenta se registran ingresos generados a partir de las diferencias cambiarias, es decir diferencias a favor del negocio por el tipo de cambio de la moneda con respecto a otra. En nuestro caso, el tipo de cambio del córdoba con relación al dólar. d) La cuenta de Otros Productos y Otros Ingresos Esta cuenta representa el valor de los beneficios obtenidos por la empresa y que no provienen del giro principal de la empresa.

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Veamos el siguiente ejemplo: Supongamos que la Empresa “LUNA”, desea vender un vehículo, que a la fecha de balance tiene un valor de C$2,000.00. Si este vehículo es ofrecido, el mercado podrá ofrecer los precios siguientes: a). Menos de C$ 2,000.00 b). Exactamente en C$ 2,000.00 c). Más de C$ 2,000.00 Suponiendo que el vehículo se vendió a C$ 2,500.00. En este caso se ha generado una utilidad por la venta del vehículo de C$ 500.00 ¿Y por qué C$ 500? Es el valor adicional obtenido por la operación de venta del vehículo, ya que los C$ 2,000.00 equivalen al valor del vehículo desembolsado por la empresa de la compra y al vender este vehículo, la empresa recupera lo invertido. En este caso, además de recuperar lo invertido generó un capital adicional por C$ 500.00 constituyendo una ganancia. En el caso que el vehículo se vendiera en C$ 1,500.00, la empresa tendría una pérdida de capital que ascendería a C$ 500.00. En este caso no se ha recuperado el valor total de la inversión y dicho valor será cubierto con los ingresos del período. El valor de la pérdida se enviará a una cuenta de gastos llamada Pérdidas en ventas de bienes de Capital. Recordemos que: Los ingresos registrados en el estado de resultado, se apoyan en la Ley de impuesto sobre la renta, la cual indica las rentas sujetas a gravamen y cuáles no son gravables y por tanto no deben presentarse en el estado de resultado. 2). Cuentas de Costos y Gastos: En estas cuentas se incluyen todas las erogaciones para obtener determinado volumen de ingresos esperado. En estas cuentas se incluyen: El Costo de Venta, Gastos de venta, Gastos de Administración, Gastos financieros y Otros gastos a) El Costo de Venta. En esta cuenta solamente se incluye el costo de las unidades que fueron vendidas durante el período denominado Costo de venta. Definamos qué es un Costo de Venta: El costo de venta es una cuenta de costo que aparece en el estado de resultado y sirve para indicar el costo de producción o compra de los bienes vendidos durante el período contable.

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¿Pero, cómo se determina el costo de venta? Para la determinación del costo de venta, utilizamos el procedimiento siguiente: COSTO DE VENTA

=

INVENTARIO INICIAL (+) COMPRAS NETAS (-) INVENTARIO FINAL

En el caso de una empresa productiva el componente de compras netas, será sustituido por el costo de producción, ya que las unidades disponibles a la venta han sido producidas y a un costo determinado. Las empresas comerciales compran las mercancías con el objetivo de venderlas a un precio mayor. El valor del inventario inicial es el valor de las existencias de mercancías al inicio de cada período. Por ejemplo, en un balance general al 31 de diciembre, la cuenta de inventarios presentaba un valor de existencias por C$ 20,000.00. Para iniciar el año, al 1º de enero el valor de las existencias para comenzar el período serán las mercancías contabilizadas al 31 de diciembre. El valor de las compras netas se calcula de la forma siguiente: Compras brutas: (más) gastos de compra:

En esta cuenta se registra el valor de las compras totales. Se registran los gastos en concepto de pago de transporte, almacenaje, fletes, etc. de la mercancía comprada. Constituyen los gastos necesarios para el traslado de la mercancía a las bodegas de la empresa.

= COMPRAS TOTALES:

Es el valor resultante de la suma de las compras brutas más los gastos de compra.

(-) Devoluciones sobre compras:

Es el valor de las mercancías compradas y devueltas al proveedor, por defectos en los productos, lotes no correspondientes al pedido, etc.

Rebajas sobre compras:

Reducción del valor de la compra realizada que el proveedor ofrece a la empresa.

= COMPRAS NETAS:

Es el valor obtenido por la resta de las compras totales y las devoluciones y rebajas sobre compras.

Podemos resumir este procedimiento de la manera siguiente: Para obtener las compras netas: COMPRAS NETAS =

COMPRAS TOTALES (-)

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DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS REBAJAS SOBRE COMPRAS


Las compras totales se calculan de la forma siguiente: COMPRAS TOTALES =

COMPRAS BRUTAS (+) GASTOS DE COMPRA

El valor del inventario final es obtenido mediante un conteo físico realizado por el contador para saber el número y tipo de mercancías en existencia en el almacén y a un costo determinado. Para el cálculo del costo de venta el inventario final es restado del total disponible a la venta. Veamos el siguiente ejemplo: La empresa “SOL” durante el mes de noviembre presentó la siguiente información: 1. El inventario inicial al 1º. de noviembre es de C$ 4,200.00 2. Las compras durante el mes ascendieron a C$ 5,000.00 3. Los gastos de compra fueron de C$ 1,200.00 4. La devoluciones s/compras ascendieron a C$ 300.00 5. Las rebajas s/compras: C$ 450.00 6. El inventario al 30 de noviembre es de C$ 2,300.00 A partir de estos datos, calculemos el Costo de Venta.: Veamos el cálculo del costo de venta: Cuenta Inventario Inicial Compras brutas (+)gastos de compra Compras totales (-) Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Compras netas Disponible a la venta Inventario final Costo de venta

4,200 5,000 1,200 6,200 300 450

750 5,450 9,650 2,300 7,350

Observe: El costo de las unidades vendidas es de C$ 7,350 y las existencias en almacén será la diferencia del total disponible menos las unidades vendidas. (C$9,650 - C$7,350 = C$2,300). Otro aspecto importante es la forma de presentación de los valores de las cuentas en cada una de las columnas. La posición de cada uno permite identificar fácilmente el procedimiento utilizado en el cálculo del costo de venta.

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b) Cuenta llamada “Gastos de operación” Expliquemos el concepto de gastos operativos: Cuando las mercancías están disponibles en el almacén y listas para la venta, la empresa inicia una nueva fase del negocio relacionada con la venta de las mercancías y el control de las actividades relacionadas con la administración y toma de decisiones. Para ello, la empresa incurre en distintos gastos necesarios para desarrollar el esfuerzo de ventas y controlar la eficiencia de las distintas áreas a través del trabajo gerencial. Dentro de este grupo identificamos dos tipos de gastos: 

Gastos de Ventas:

Representan el total de erogaciones de la empresa a partir del esfuerzo de ventas o realización de los productos. Estos gastos permiten llevar a cabo las ventas. Algunos ejemplos de estos gastos son: - Salario de vendedores - Agua del área de ventas - Comisiones de vendedores - Luz del área de ventas - Publicidad - Combustible y repuestos - Renta de almacén - Viáticos de vendedores - Depreciación de bodegas - Limpieza del área de ventas - Gastos de transporte de mercancías - Retenciones del área de ventas - Mantenimiento oficinas de ventas - Seguros - Consumo de teléfono del área de ventas - Salario de gerente de ventas 

Gastos Administrativos:

Representan el importe de gastos que la empresa realiza para llevar a cabo la actividad de administración de la empresa, es decir el control, la planeación, la dirección en la empresa, permitiendo lograr el éxito de la misma. Veamos algunos ejemplos de estos gastos: - Salarios de directores - Salarios de secretarias - Salarios de vigilantes - Depreciación de oficinas administrativas - Renta de oficinas - Mantenimiento

- Combustible - Viáticos del personal administrativo - Gastos de representación - Limpieza - Teléfono y correo del área administrativa - Luz y agua del área de administración

Otro gasto importante en un negocio lo constituyen los gastos financieros. Expliquemos el concepto:  Gastos Financieros: Constituyen el importe de las erogaciones por pagos de intereses instituciones financieras o por descuentos a los clientes por pronto pago.

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sobre préstamos obtenidos de


Veamos algunos ejemplos de estos gastos: •

Descuentos por pronto pago: Representa el importe de las bonificaciones que los clientes reciben de la empresa por haber cancelado sus cuentas antes de la fecha de vencimiento, de acuerdo con las políticas de crédito establecidas.

•

Intereses bancarios: Representa el importe de los gastos en concepto de intereses pagados por préstamos bancarios obtenidos por la empresa

 Otros Gastos: Son gastos incurridos en concepto de operaciones que no provienen del giro del negocio, por pérdidas eventuales, como de inventario, pérdidas cambiarias, etc. Veamos algunos ejemplos de estos gastos:    

Pérdida en venta de activos fijos Pérdida de inventario Pérdida en venta de acciones Pago por asesorías

Luego de conocer las distintas cuentas utilizadas para el registro de los gastos, explicaremos detalladamente los pasos para la elaboración y la estructura de un estado de resultado. d) Procedimiento para la elaboración del estado de resultado: 1).

Encabezado  Nombre del negocio  El nombre del estado financiero  El período

2).

Los conceptos que comprenden la compra venta de productos, hasta determinar la utilidad o pérdida bruta, de la siguiente manera:  Se anotan las ventas brutas, si hay devoluciones y rebajas sobre ventas, su valor se resta de dichas ventas para obtener las ventas netas.  Se anota el valor del inventario inicial  Se anotan las compras, si hay gastos de compra su valor se suma a ellas para obtener las compras totales.  Del valor de las compras totales se resta el de las devoluciones, rebajas sobre compras para obtener las compras netas.  El valor de las compras netas se suma al inventario inicial para obtener el total de productos disponibles.  Al total disponible se le resta el inventario final para obtener el costo de venta.  Al valor de las ventas netas se le resta el costo de venta para obtener la utilidad bruta

3).

Los gastos y productos que corresponden o no a la actividad principal del negocio, hasta determinar la utilidad o pérdida.  Se detallan los gastos de venta, los gastos administrativos para determinar el total de gastos operativos.  

Luego la utilidad bruta se resta del total de gastos operativos para determinar la utilidad operativa o (UAII utilidad antes de intereses e impuestos). Se detallan los gastos financieros para determinar el total de gastos financieros.

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

Se detallan los productos financieros y dicho total se le resta a los gastos financieros. Si los ingresos financieros son mayores a los gastos financieros, el producto resultante es positivo y se le suma a la utilidad operativa; en cambio, si los ingresos financieros son menores a los gastos financieros, el producto es negativo y por tanto se restaría de la utilidad operativa. El producto que resulte de la suma o resta se denomina utilidad antes de impuestos.



Se detallan los otros gastos y otros ingresos. Si los otros ingresos son mayores a los otros gastos el producto es positivo y se sumará a la utilidad antes de impuestos; si los otros ingresos son menores a los otros gastos, el producto será negativo y por tanto se restará de la utilidad antes de impuestos.



Se calcula el impuesto sobre la renta, multiplicando la tasa impositiva por la utilidad antes de impuestos, luego el valor de los impuestos se resta de la utilidad antes de impuestos para obtener la utilidad neta o utilidad del ejercicio.

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Veamos un ejemplo que muestra la estructura de un estado de resultado: EMPRESA LA BUENA NOTA ESTADO DE RESULTADO Al 30 de junio 200X Ventas brutas - Devoluciones s/ventas Rebajas s/ventas Ventas netas Inventario inicial compras + Gastos de compras =Compras brutas totales - Devoluciones s/compra Rebajas s/compras = Compras Netas Disponible a la venta - Inventario Final Costo de Venta Utilidad Bruta Gastos operativos Gastos de venta Salarios de vendedores Comisiones Depreciación bodega Transporte Gastos administrativos Salarios Depreciación de oficinas Utilidad operativa - Gastos financieros Intereses bancarios Comisiones pagadas + Productos financieros Intereses cobrados Descuentos ganados Utilidad antes de impuestos -Otros gastos Pérdida en ventas de activos Pérdida en venta de acciones + Otros ingresos Ganancia en venta de activos Utilida antes de impuestos -Impuestos 20% Utilidad Neta

__________________

580,000.0 3,500.0 1,500.0

5,000.0 575,000.0 125,000.0

350,000.0 8,500.0 358,500.0 2,500.0 1,550.0

4,050.0 354,450.0 479,450.0 300,000.0 179,450.0 395,550.0 15,000.0 2,500.0 6,000.0 1,800.0

25,300.0

35,000.0 12,000.0

47,000.0

1,500.0 800.0

2,300.0

3,500.0 2,000.0

5,500.0

1,500.0 2,500.0

4,000.0 2,500.0

________________

Elaborado

Revisado

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72,300.0 323,250.0

3,200.0 326,450.0

(1,500.0) 324,950.0 64,990.0 259,960.0

________________ Autorizado


Para ilustrar el proceso de elaboración de los estados financieros elaboraremos el Balance general y estado de resultado para la empresa “El Fortín S. A.” de la presente unidad. El primer estado a elaborar será el estado de resultado. Para ello, utilizaremos la información presentada en la balanza de comprobación de saldos elaborada previamente. Seleccionaremos aquellas cuentas de resultado y cuentas balance posteriormente estructuramos los estados financieros. Iniciemos con el estado de resultado EMPRESA “EL FORTIN S.A.” ESTADO DE RESULTADO Del 1º al 31 de enero de 200X Ventas............................................... C$ 142,173.00 Costo de venta.................................. 104,000.00 Utilidad Bruta.................................... 38,173.00 Gastos operativos Gastos de venta...... 10,000.00 Gastos de administración 30,000.00 40,000.00 Utilidad/pérdida del período ( 1,827.00) En este caso, hemos obtenido una pérdida neta de C$ 1,827.0, pues los ingresos han sido menores a los costos del período. Elaboremos el balance general, utilizando la información de la Balanza de saldos. ACTIVO PASIVO CIRCULANTE Caja Bancos Mercancías Clientes IVA acreditable

131,500.0 94,000.0 216,000.0 40,000.0 3,000.0 484,500.0

FIJO Mobiliario Deprec.Acumulada TOTAL ACTIVO

150,0000.0 (20,000.0) 130,000.0 614,500.0

CIRCULANTE Proveedores 50,000.0 Documentos por pagar 145,000.0 IVA por pagar 21,327.0 CAPITAL CONTABLE Capital social 400,000.0 Utilidad retenida (1,827.0)

TOTAL PASIVO MÁS CAPITAL

216,327.0 388,713.0

614,500.0

El balance general ha resumido las operaciones presentando una visión bastante clara de la situación financiera de la empresa, respecto de los activos y pasivos. Observe que la ecuación contable sigue balanceada, el total de activos es igual a la sumatoria de los pasivos más capital. Debido a que la empresa ha generado una pérdida del ejercicio, el valor será restado del capital, pues toda pérdida es asumida por el negocio. Si la empresa genera utilidades se sumará dicho valor al capital contable y éste aumentará. Concluyamos: Hemos estudiado detalladamente el registro contable para un negocio, el aprendizaje deberá ser consolidado mediante la realización de las actividades prácticas y la evaluación final. Estudiamos los grupos básicos de cuentas utilizados, la teoría de la partida doble y la elaboración de los libros contables y estados financieros.

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Se ha destacado la importancia de la información contable para los distintos usuarios y hemos explicado que la información contable deberá ser confiable, comparable y verificable de forma tal que facilite la toma de decisiones. ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE Nº 3 Luego del estudio del estado de resultado, realizo los ejercicios siguientes. Posteriormente comparo mis resultado con la hoja de respuesta. Primera parte. Completo las preguntas siguientes: 1.

El balance general y el estado de resultado se relacionan en la cuenta de ___________ y _________________.

2.

Las compras netas se calculan restando de las compras brutas _________,___________y _______________.

3.

Un ejemplo de gastos de venta es _____________________________.

4.

__________________________son gastos incurridos que permiten la realización o venta de los bienes disponibles a la venta.

5.

Cuando la empresa obtiene una ganancia por la venta de un activo, lo clasifica como _________________________.

6.

___________________= Inventario inicial, más compras netas, menos inventario final.

7.

La utilidad bruta es igual a _________________menos ____________________

8.

Los gastos de venta y administrativos se les llama _______________________.

9.

La utilidad operativa es igual a ________________menos ___________________

10.

________________________________ Es un ejemplo de gastos financieros.

Respondo F (falso) o V(verdadero) según convenga 1. La utilidad bruta se obtiene luego de pagar impuestos. 2.

Compras netas = Compras brutas - gastos de compra.

3.

La pérdida cambiaria es una cuenta de otros gastos.

4.

La cuenta de intereses devengados es un gasto.

5.

Un activo que se vende a su valor en libros es un ingreso generado.

6.

Un pago de interés por préstamos es una cuenta de otros gastos.

7.

El total disponible a la venta = compras netas + inventario inicial.

8.

El total disponible a la venta = Compras netas + inventario final.

9.

Utilidad operativa = Utilidad antes de impuestos - Otros gastos.

10.

Las comisiones pagadas por venta es un ejemplo de gasto administrativo.

- 106 -


Segunda Parte. Elaboro un estado de resultado siguiendo el procedimiento estudiado en el presente tema. CUENTAS

VALOR (C$)

Comisiones cobradas Descuentos sobre ventas Intereses cobrados Ventas totales Dividendos cobrados Renta de almacén Rentas de oficinas Gastos de compras Propaganda Papelería y útiles del área de administración Compras Devoluciones sobre ventas. Sueldos de agentes y dependientes Consumo de luz en administración Comisiones de agentes de venta Rebajas sobre ventas Inventario final de mercancías Luz parte de las ventas Pérdidas en venta de mobiliario Sueldos del personal de oficinas Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Inventario Inicial Pérdidas en ventas de acciones Intereses sobre préstamos bancarios Otros gastos financieros Ganancia por venta de vehículo Ingreso por renta de oficinas Impuesto sobre la renta

- 107 -

2,000 4,500 7,000 1,950,000 4,000 17,000 12,000 20,000 9,000 3,000 800,000 30,000 32,000 2,000 16,000 20,000 600,000 2,000 20,000 43,000 60,000 10,000 1,250,000 6,000 5,000 500 7,000 1,500 25%


EVALUACIÓN FINAL Primera Parte. A fin de evaluar la comprensión del presente tema de estudio, responda las siguientes preguntas. 1).

Explique el concepto de estado de resultado.

2).

Identifique la importancia del estado de resultado para los usuarios de la información contable.

3).

Establezca 3 diferencias entre el estado de resultado y el balance general.

4).

Explique la relación del balance general y el estado de resultado a través de la cuenta de inventario.

5).

Elabore un esquema que explique el procedimiento de cálculo del costo de venta.

6).

Enumere 2 diferencias entre los gastos de venta y administrativos.

7).

Explique porqué el estado de resultado es una película del negocio.

8).

Explique la relación del balance general y el estado de resultado a través de la cuenta de utilidades.

9).

Desarrolle el procedimiento de cálculo del costo de venta.

10).

Enumere 3 ejemplos para los siguientes gastos: a) Gastos administrativos b) Gastos de venta c) Otros gastos

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Segunda Parte. Elabore un balance general en sus dos formas para la empresa Almacenes del Norte al 31 de junio del 200X Determine el capital social de la empresa. CUENTAS

VALOR

Proveedores Equipo Rodante Bancos Nómina por pagar Seguros anticipados Anticipo de clientes Documentos por pagar a L/P Valores negociables Edificios Impuestos por pagar Cuentas por pagar a c/p Vacaciones por pagar Intereses pag. anticipado Depósitos en garantía Inventario de mercancía Adelanto de salario Hipoteca por pagar L/P Terrenos Mobiliario y Equipo de oficina Caja chica Préstamo a empleados Gastos de Organización Acreedores diversos Gastos de Instalación Intereses por pagar Caja Cuentas por cobrar Utilidades Retenidas

C$

TIPO DE CUENTA 3,000 380,000 750,000 97,000 10,000 18,000 45,000 10,000 870,000 43,500 12,000 25,000 5,000 8,500 400,000 9,000 98,000 256,000 72,000 10,000 30,000 25,000 24,500 25,000 44,000 162,000 130,000 100,000

Realizo los asientos para las operaciones que se detallan a continuación: El 1° de julio de 200X, la empresa comercial “ALINA S. A.”, tenía los saldos siguientes: ACTIVO PASIVO Y CAPITAL Caja Bancos Mercancías Clientes Mobiliario Edificio Equipo de oficina Renta pagada/ anticipado Total activo

C$ 40,000.0 250,000.0 68,000.0 120,000.0 185,000.0 540,000.0 300,000.0 100,000.0

Proveedores Documento por pagar a corto plazo Capital social Utilidad retenida

C$ 105,000.0 250,000.0 1,100,000.0 148,000.0

Total pasivo y capital 1,603,000.0

Durante el mes de julio se realizaron las siguientes operaciones:

- 109 -

1,603,000.0


1.

El 2 de julio compramos mercancías por C$ 80,000 que pagamos con cheque. Incluir IVA.

2.

El 3 de julio vendimos mercancías por C$ 50,000 al contado. mercancía es de C$ 22,000.0 Incluir IVA

3.

El 4 de julio vendimos mercancías por C$ 70,000.0 más IVA al crédito. Su costo fue de C$ 38,000.0

4.

El 5 de julio los clientes nos pagaron C$ 80,000.0.

5.

El 6 de julio pagamos a los proveedores C$ 20,000.0

6.

El 7 de julio pagamos con cheque C$ 1,500.0 en concepto de luz y agua del área administrativa.

7.

El 8 de julio pagamos en efectivo C$ 800.0 en concepto de teléfono del área de ventas.

8.

El 10 de julio vendimos mercancías por C$ 80,000.0 más IVA, de los cuales nos pagaron el 50% en efectivo y por el resto nos firmaron un pagaré. El costo de compra de la mercancía es de C$ 25,000.0.

9.

El 15 de julio pagamos con cheque salarios por $15,000.0, de los cuales $4,500.0 son del área de ventas.

10.

El 18 de julio los clientes nos pagaron C$ 10,000.0 en efectivo.

11.

El 25 de julio compramos un terreno por C$ 80,000.0, por su valor firmamos una hipoteca a 5 años.

12.

El 31 de julio, la depreciación es la siguiente:   

13.

Mobiliario: Edificio: Equipo de oficina:

C$ 8,000.0 C$ 12,000.0 C$ 5,600.0

La parte de la renta que hemos consumido en el mes es de C$ 5,000.0

Realizo: 1. 2. 3. 4.

Asientos en el Libro Diario Traslados al Mayor General Balanza de comprobación de saldos Estados Financieros.

- 110 -

El costo de compra de esta


UNIDAD III ANALISIS E INTERPRETACION DE RAZONES FINANCIERAS

UNIDAD III

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

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Introducción: De todos los documentos que publican las compañías, ninguno recibe tanta atención como el informe anual para los accionista. En algunas empresas, los ejecutivos del alto nivel empiezan a trabajar en dicho informe seis meses antes de su publicación. La mayoría de estas empresas suele contratar diseñadores y escritores profesionales para asegurar que el informe final luzca muy bien y muestre una excelente redacción. Desde luego, no sería necesario que se le dedicaran tantos refinamientos si la única meta del informe anual fuera informar a los accionistas acerca de los resultados financieros. De hecho, la mayor parte de las compañías ha convertido sus informes anuales en “aparadores resplandecientes de la administración”. Usando formatos lustrosos, propios de revistas y utilizando fotografías a cuatro colores, cada empresa diseña su antología, elabora gráficas y narra la historia que a su presidente le gustaría que se narrara. En efecto, para obtener los resultados deseados, la mayoría de los informes anuales es actualmente producida por el director de relaciones públicas en lugar del director financiero. Debido a sus muchas exageraciones, los informes anuales han perdido credibilidad, principalmente para quienes buscan información financiera seria. Los analistas de Wall Street y otros inversionistas altamente sofisticados prefieren usar documentos de revelación financiera más directos, como por ejemplo, los informes publicados por especialistas. Naturalmente, la filosofía y la personalidad de una compañía también cuentan y son pocos los documentos que pueden ofrecer una mejor visión de tales intangibles, como un informe anual. Sin embargo, la mayoría de los analistas financieros piensan que las compañías les deben a sus inversionistas la capacidad para distinguir entre fanfarria y hechos reales. Desean ver informes anuales que examinen en una forma realista los asuntos de negocios de la empresa y que expongan sobre una base realista aquellos proyectos que habrán de afectar al bienestar corporativo en el futuro. De hecho les gustaría ver que los informes anuales se conviertan en el equivalente de una serie de tarjetas de reportes administrativos, donde se detallaran los puntos fuertes y débiles de la empresa, así como los planes para el mejoramiento. 1 Si la administración ha de maximizar el valor de una empresa, debe tomar ventaja de los puntos fuertes de la empresa y corregir sus puntos débiles. El análisis de los estados financieros incluye una comparación del desempeño de la empresa frente al de otras empresas dentro de un sector determinado. Esto ayuda a la administración a identificar deficiencias y posteriormente a tomar acciones para mejorar el desempeño. 2 Para tomar decisiones racionales de acuerdo con los objetivos de la empresa, el administrador financiero necesita ciertas herramientas analíticas. El registro de las operaciones económicas y financieras de la empresa, generan información, la cual es utilizada por los distintos usuarios internos y externos y la interpretación e interés depende del tipo de usuario. El propósito de la empresa no es sólo el control interno, sino también una mejor comprensión de lo que buscan los oferentes de capital en las condiciones financieras y el desenvolvimiento de la misma. El tipo de análisis varía de acuerdo a los intereses específicos del usuario. Los acreedores comerciales están interesados primordialmente en la liquidez de la empresa. Por otra parte, los derechos de los tenedores de bonos son a largo plazo, y en consecuencia, les interesa más la capacidad de flujo de efectivo de la empresa para cubrir su deuda a largo plazo. Los inversionistas en acciones comunes de una empresa están interesadas principalmente en las utilidades actuales y las que se esperan para el futuro y la estabilidad de estas utilidades como una tendencia, así como su co-varianza con las utilidades de otras empresas. Estarían preocupados por su condición financiera

1J.Fred Weston & Eugene F. Brigham. Fundamentos de administración financiera. X edición. pag. 43 2J.Fred Weston & Eugene F. Brigham. Fundamentos de administración financiera. X edición. - 112 -


siempre y cuando afecte la capacidad de la empresa para pagar los dividendos y evitar la quiebra. A fin de negociar fondos externos, la administración de una empresa debe interesarse en todos los aspectos del análisis financiero que utilizan los oferentes externos de capital al evaluar la empresa. La administración también utiliza el análisis financiero para fines de control interno. En particular le interesa la rentabilidad sobre la inversión en los diversos activos de la empresa y en la eficiencia de la administración de los activos. Además de los oferentes de capital y de la misma empresa, varias instituciones reguladoras del gobierno pueden usar el análisis financiero. Por tanto, el tipo de análisis financiero que se realiza varía de acuerdo con el interés específico del analista. 3 Concepto y utilidad de las razones financieras: Un índice es una importante herramienta de análisis financiero, que refleja la situación de la empresa mediante el cálculo e interpretación de razones o índices a fin de determinar el desempeño y la posición de la empresa. Estos índices también reciben el nombre de razones, ratios. Utiliza los Estados financieros como el balances y estados de resultado, para analizar la evolución de una empresa en el pasado y apreciar su situación financiera en el presente, y a la vez ayudar a plantearse preguntas que lleven a la elaboración de conclusiones para la solución de los problemas financieros de la empresa. Para evaluar la condición financiera y el desempeño de una empresa, el analista financiero necesita ciertos patrones. El patrón utilizado con mucha frecuencia es una razón, o índice, que relaciona dos piezas de información financiera entre sí. El análisis y la interpretación de las diversas razones deben proporcionar a los analistas experimentados y hábiles una mejor comprensión de la situación financiera y del desempeño de la empresa que la que obtendrían sólo con el análisis de la información financiera. Las Razones financieras se dividen en 4 grupos: * Apalancamiento * Liquidez * Actividad * Rentabilidad 3.1 Razones de apalancamiento: Mide la proporción de capital que es proporcionada por los acreedores, de la cual la empresa obtienen determinada utilidad por el uso de determinado volumen de capital ajeno, es decir el nivel de apalancamiento de la misma. Estas medidas tratan de establecer la forma en que están distribuidas las fuentes de los recursos de la empresa y emitir un juicio preliminar sobre la conveniencia o sanidad de esa distribución. Mediante ellas nos preguntamos cuánto de los recursos totales en manos de la empresa (Activos) han sido confiados por sus dueños (capital) y cuántos por terceros (Pasivos). Un concepto de gran importancia que se evalúa en este grupo de razones es la Solvencia, denominada como la capacidad que tiene una empresa para pagar sus obligaciones a largo plazo cuando se vencen. Un análisis de solvencia se concentra en la estructura financiera a largo plazo y en operaciones de la empresa. Se tiene en cuenta también el tipo de deuda a largo plazo en la estructura de capital. Además, la solvencia depende de la rentabilidad, ya que una empresa no podrá pagar sus deudas a largo plazo a menos que tenga utilidades.

3James C. Van Horne. Administración Financiera. Novena edición. - 113 -


Cuando la deuda es excesiva, se debe obtener financiación adicional en primer lugar de fuentes de patrimonio, la administración puede también aplazar la fecha de vencimiento de la deuda y escalonar las fechas de pago. El apalancamiento indica el grado de riesgo y rendimiento que implica el recurrir al financiamiento como deuda y acciones preferentes, los que generan al negocio ciertos gastos fijos, lo que conocemos como apalancamiento financiero. 3.1.1

Apalancamiento o Endeudamiento: Mide la relación de los pasivos a los activos PASIVOS TOTALES ACTIVOS TOTALES

3.1.2

Solvencia Financiera: Puede medirse como la relación de los activos a las deudas y se puede interpretar como nivel de SOLVENCIA FINANCIERA total: ACTIVOS TOTALES PASIVOS TOTALES

Los acreedores prefieren razones moderadas de endeudamiento ya que logran mayor protección contra pérdidas en caso de liquidación. Al contrario los propietarios tratan de encontrar el mayor nivel de apalancamiento para incrementar utilidades. Como podemos esperar, esta medida nos indica el grado o nivel de endeudamiento que tiene la empresa, y en consecuencia nos dice algo, sobre el riesgo que está asumiendo respecto al cumplimiento de sus obligaciones generales con terceros. La cuantía del cociente indicará la seguridad o incertidumbre que existe para que los acreedores puedan cobrar sus créditos. El mayor valor del indicador de solvencia puntualizará mayor garantía de los acreedores y mayor solvencia de la firma. La garantía real se verá influenciada por los criterios seguidos en la valoración de los activos. En épocas de inflación el precio de coste histórico estará por debajo de su valor real. La política de amortización seguida también influirá en dicho valor, el fenómeno de la obsolescencia, lo que puede motivar que la garantía de los acreedores sea mayor o menor en términos reales que la obtenida del ratio. Por lo que respecta al pasivo exigible hay que tener cuidado con su valoración, especialmente, con los medidos en moneda extranjera o algunos pasivos contingentes. Es decir, hay que construir el índice para que responda en forma razonable a la información solicitada de si existen activos suficientes para atender a la totalidad de las deudas. Por ello, la relación de los activos totales a las deudas, su valor debe ser superior a 1 y algunos tratadistas lo establecen entre 1,5 y 2,5. La interpretación del mismo debe ser función de las circunstancias en que se aplica. Un cociente igual a 1 indica que no existen capitales propios. Sería deseable proyectar hacia un futuro el activo real y las deudas totales, para mejor poder opinar sobre la garantía de la entidad. Supongamos la siguiente situación de la firma "K": Cuadro No. 1 Conceptos

2001

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2000


Activo real....... Pasivo exigible...... Solvencia............ Endeudamiento Tendencia de Solvencia

27,000.00 12,000.00 2.25 44.4% 112.5

20,000.00 10,000.00 2.00 50.0% 100.0

La evolución del activo frente al pasivo exigible es el siguiente: Si observamos la evolución del índice de solvencia, vemos que tiene una tendencia a incrementar lo que provoca una disminución del índice de endeudamiento hasta un 44.4%. Es decir que estas razones tienen un comportamiento inverso. La interpretación del ratio es fácil. En el año 2000 por cada unidad monetaria adeudada la firma poseía elementos activos por valor de 2 unidades monetarias, para pasar en el año 2001 la relación a ser 1:2.25. El cociente se ha fortalecido en el año 2001 con respecto al anterior y, la entidad parece ofrecer garantía suficiente a sus acreedores. Cuando no es posible conocer la tendencia futura de evolución del activo real y de las deudas totales, es conveniente hacer algunas matizaciones a la interpretación de los cocientes. Si la empresa desarrolla su actividad con beneficios y practica una adecuada política de autofinanciación, la situación es completamente diferente que si los ejercicios finalizan con pérdidas. Una sociedad con una trayectoria continuada de resultados negativos podría desembocar en un proceso de liquidación que probablemente significaría dificultades de ventas de activos y debilidad en los precios de realización de los mismos. En esta situación habría que estar a resultas del ordenamiento laboral por lo que respecta a indemnizaciones a los trabajadores y que en el cómputo realizado de las deudas no han sido incluidas. Habría que investigar además si existen o no otros pasivos contingentes. Aunque la firma no entre en liquidación, si los próximos ejercicios económicos siguen finalizando con pérdidas, el valor del activo irá decreciendo y podría llegar a ser insuficiente para atender al reintegro de los créditos salvo que consiga colocar ampliaciones de capital, hecho difícil, al no venir repartiendo dividendos activos la entidad. En cambio, en una empresa que termine sus ejercicios normalmente con equilibrio, los ratios 2 y 2,5 parecen indicar que la firma es solvente. Respecto al riesgo, nos interesa saber dada la forma en que están distribuidas las fuentes de recursos de la empresa, ¿cuál es su capacidad de generar efectivo en comparación con el monto y plazo de sus obligaciones - vistas ahora más en el mediano y largo plazo?. Nos interesa preguntarnos también, qué tan estable es esa capacidad y qué cambios internos y externos pueden amenazar esa capacidad. La razón de endeudamiento es una herramienta importante. En el cuadro No.1, podemos observar que el índice de endeudamiento de la firma “K”, del año 2000 al año 2001 ha experimentado una disminución. Si establecemos relación de las deudas al activo se conoce convencionalmente que una relación de 50% 50% entre deuda y capital, es una relación sana; sin embargo en la práctica esto dependerá del riesgo que la empresa puede asumir al comprometer sus activos con terceros, así como las instituciones financieras que entregan fondos a estas empresa. Para la firma “K” el índice de endeudamiento alcanzó un 44%. 3.1.2

Deuda a Capital:

Mide la proporción de deuda en relación a cada unidad de capital. Esta razón varía de acuerdo con el tipo y naturaleza de la empresa y a la volatilidad de los flujos de efectivo. Por lo general, una empresa pública

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de servicio eléctrico tendrá una mayor razón de deuda que una empresa que fabrica herramientas, cuyo flujo de efectivo es mucho menos estable. La comparación de la razón de deuda de una empresa determinada con las de empresas similares, da una idea general del valor crediticio y del riesgo financiero de la empresa. La razón de que sea una indicación general es que los activos y los flujos de efectivo de la empresa proporcionan los medios para el pago de la deuda. En la medida en que el total de los activos este exagerado o subestimado con relación a sus valores económicos y de liquidación, la medición es defectuosa. = EXIGIBLE CAPITAL PROPIO

CAPITAL PROPIO DEUDAS TOTALES

El ratio examinado informa sobre la composición estructural de las fuentes de financiación y mide la autonomía o independencia financiera de la entidad. Caso de no poder tomar los fondos que le resulten más convenientes por tener cerradas otras fuentes de financiación, la empresa habrá perdido su independencia y no tendrá libertad financiera que garantice la autonomía de sus decisiones. A través de este ratio se intenta conocer cuál es el nivel óptimo de endeudamiento de una empresa. En un marco de autonomía financiera la unidad económica puede elegir entre distintas pociones: financiación a través de elevaciones de la cifra de su capital social, recursos procedentes del crédito, autofinanciación, ventas de activos excedentarios, etc. La independencia financiera se consigue cuando existe un adecuado equilibrio que permite la elección de distintas alternativas de financiación e inversión por razones de coste del pasivo y rentabilidad del activo. Un alto índice de endeudamiento puede motivar que la firma no tenga capacidad de adecuar las decisiones de inversión y financiación, no pudiendo elegir entre distintas opciones financieras por haber perdido su autonomía con los riesgos asociados a esta pérdida. Aun cuando la significación del ratio deberá ser función de la firma a que se aplica, el cociente normal en empresas que no necesitan el soporte de importantes inmovilizados algunos autores lo sitúan en torno a 1, pudiendo aumentar la proporción de endeudamiento cuando los activos fijos alcancen mayor importancia. El razonamiento anterior puede suavizarse si el pasivo exigible está principalmente constituido por créditos a largo plazo, si es abundante la producción de flujos de caja o endurecerse si la mayoría de las deudas son a corto plazo, y es débil la generación de liquidez. Una entidad que disfrute de soberanía financiera puede optar a beneficios derivados del apalancamiento financiero positivo, hecho difícil de conseguir para una empresa que haya perdido su autonomía.

Estudiemos el siguiente ejemplo: Cuadro No.2 Conceptos

2001

- 116 -

2000


Capitales propios Capital social Pérdida del ejercicio Capitales propios Deudas totales Ratio Capital/deuda Ratio Deuda/capital

11,000.00 5,000.00 6,000.00 12,000.00 0.5 2.0

11,000.00 3,000.00 8,000.00 11,000.00 0.73 1,38

Las pérdidas de la entidad se iniciaron de forma ininterrumpida y crecientes a partir del año 2000. El indicador informa de lo siguiente: Año 2000: por cada peso adeudado disponía de 0.72 centavos de recursos propios. Año 2001: por cada peso adeudado disponía de 0.50 centavos de recursos propios. Observe que los fondos propios han descendido de 8,000.00 a 6,000.00. Al mantenerse constante en ambos ejercicios el valor de las cuentas positivas del neto contable (11,000.00), la reducción ha sido motivada por el incremento en las pérdidas de un año al otro. En la firma objeto de estudio, ha tenido lugar por un lado, una debilitación de las fuentes de financiación propias que han pasado de 8,000.00 a 6,000.00 y por otra un crecimiento en el endeudamiento de 11,000.00 a 12,000.00, el resultado natural es un empeoramiento del cociente, que pasa de 0.72 a 0.50. El índice informa de la acentuación de la importancia de los capitales ajenos en la composición estructural de los recursos financieros. La firma podría haber perdido su autonomía financiera, entre otras, por las razones siguientes: -

No parece posible que salvo una profunda reestructuración económica y financiera pueda colocar en el futuro ampliaciones de su capital social, por el deterioro del valor de su patrimonio neto, por pérdidas en su gestión, y como es lógico, por no poder asignar dividendos activos a sus acciones. Todo ello se reflejará en bajas cotizaciones bursátiles.

-

Si la gestión continúa con resultados negativos no podrá generar autofinanciación, salvo la que pueda proceder de revalorizaciones de sus activos.

-

Para atender a sus necesidades de financiación solo le quedaría la vía del crédito en condiciones difíciles, y si lo consigue el ratio continuará empeorando.

-

Por tanto, podemos afirmar que el cociente revela una fuerte utilización del crédito en relación con los recursos propios, lo que ha motivado que la firma haya perdido su autonomía o independencia financiera, y quizá su solvencia, y no podrá relacionar sus decisiones de inversión y financiación.

-

La empresa está abocada a una suspensión de pagos o quiebra si no procede a una profunda reestructuración económica y financiera a través de ajustes severos. La cuestión es si la firma puede por sí misma conseguir la restauración. Cobertura de intereses:

3.1.3

- 117 -


Esta razón mide la capacidad de la empresa de cubrir los gastos por intereses con las utilidades antes de intereses e impuestos, a la vez ayuda a detectar los problemas financieros, es decir en la capacidad de cubrir sus costos anuales de intereses. Fórmula: UTITLIDAD ANTES DE INTERESES E IMPUESTOS GASTOS POR INTERESES Esta razón al igual, nos indicará el riesgo financiero de la empresa, al tratar de medir la capacidad que tiene la empresa de cubrir todos los cargos fijos a partir de las Utilidades Antes de Intereses e Impuestos y que tienen que ser cubiertos, por supuesto, independientemente del nivel de ingresos que obtenga en un período determinado. Si la empresa no genera los suficientes ingresos para cubrir dichos cargos, caerá en insolvencia financiera, ya que no podrá hacer frente a sus acreedores y accionistas en el pago de sus dividendos. Cuadro No.3 Conceptos

2001

U.A.I.I Intereses Cobertura de intereses 3.2

$6.500.0 1.500.0 4.3

2000 $4.800.0 1.450.0 3,310

Razones de liquidez:

Concepto: Las razones de liquidez comparan la suma de recursos invertidos en la empresa que pueden ser rápidamente convertidos en efectivo, con obligaciones (pasivos) que también deben ser cubiertos rápidamente. Si se va a conceder un préstamo por un corto período de tiempo no interesa exactamente la cobertura de la deuda por el total de activo, lo que se quiere saber es si la empresa será capaz de conseguir el dinero líquido a devolver. Esta es la razón de porqué los analistas de crédito y los banqueros analizan varias medidas de liquidez. Otra razón es porque los activos líquidos son mas fiables. El valor contable de una instalación puede ser una referencia bastante pobre sobre su valor real, mientras que al menos se conoce cuánto vale lo depositado en el banco. Los activos líquidos tienen características menos deseables cuando: a)

Pierden vigencia con rapidez. No se podrá saber cuánto vale la instalación pero se puede estar bastante seguro de que no desaparecerá de la noche a la mañana.

b)

Las empresas generalmente eligen un período de poca actividad para dar por terminado el ejercicio, en esos momentos es probable que se tenga más tesorería y menos deudas a corto plazo que en épocas de mayor actividad. Razones:

- 118 -


3.2.1

Fondo de maniobra sobre activos totales

Activos Circulantes son aquellos activos que la empresa espera convertir en efectivo en un futuro cercano. Pasivos Circulantes son todas las deudas que la empresa espera cancelar en un futuro cercano. El fondo de Maniobra es igual a la diferencia entre los activos circulantes y los pasivos circulantes y mide la reserva potencial de tesorería y se representa como una porción de los activos totales. ¿Qué es el fondo de maniobra? En realidad, hablar de fondo de maniobra es hablar también de la liquidez expresada en términos de dinero que se mantiene en los activos circulantes a fin de mantener un colchón de seguridad que permita cubrir ciertas eventualidades. Al fondo de maniobra también se le conoce como capital de trabajo neto. La razón de fondo de maniobra nos indica el peso proporcional que tiene este valor en relación con el total de activos. Esto es importante conocerlo por las razones siguientes: 1.

El fondo de maniobra es un capital invertido en el activo circulante que proporciona cierta holgura entre las deudas y el efectivo disponible, por tanto el fondo de maniobra debe ser un capital financiado con fuentes a largo plazo, puesto que esperamos que no tenga vencimiento en el corto plazo.

2.

Debido a que proviene de fuentes a largo plazo, el costo financiero es mayor y por tanto exige de una inversión que genere una rentabilidad mayor y tener gran cantidad de dinero invertida como fondo de maniobra puede tener alto riesgo.

Veamos la fórmula: En primer lugar tenemos la fórmula para el cálculo del fondo de maniobra: Fondo de maniobra (FM) = Activo circulante - Pasivo circulante Ahora veamos la fórmula para calcular el porcentaje que ocupa el fondo de maniobra en relación con los activos totales. Esta razón se expresará en porcentajes. FONDO DE MANIOBRA ACTIVOS CIRCULANTES

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Analicemos el ejemplo siguiente: En el cuadro No. 4 se presentan datos de la empresa “F”: Cuadro No.4 ACTIVO

PASIVO

Activo circulante...... 2,000.00 Activo fijo................ 6,000.00 Activo Total 8,000.00

Pasivo circulante..... 1,000.00 Capital y reservas.... 7,000.00 Pasivo y capital 8,000.00

En este caso el fondo de maniobra es de $1.000.0 de acuerdo al cálculo siguiente: Fondo de maniobra = $2.000.0 - $1.000.0 = $1.000.0 Si lo medimos en términos porcentuales: Fondo de maniobra = $1.000.0 = 0.5 = 50% $2.000.0 En este caso decimos que el 50% de los activos circulantes constituyen el fondo que el negocio ha destinado para mantener la liquidez, es decir el capital de trabajo neto. Al 31 de diciembre de 2000 el balance esquemático de dicha entidad es el siguiente: Cuadro No.5 ACTIVO

PASIVO

Activo circulante......... 1,000.00 Activo fijo.................... 6,000.00 Activo total 7,000.00

Pasivo circulante......... Capital ........................ Pérdidas del ejercicio.. Pasivo y capital

1,000.00 7,000.00 1,000.00 7,000.00

Ahora el fondo de maniobra es de $1.000.0 de acuerdo al cálculo siguiente: Fondo de maniobra = $1.000.0 - $1.000.0 = $0.0 Observen que debido a la pérdida del ejercicio, se ha disminuido el efectivo disponible y por tanto la liquidez ha disminuido, ya que tiene menos capital para enfrentar las deudas. En este caso, podemos decir que el fondo de maniobra no existe. 3.2.2

Razón de liquidez o razón corriente:

¿Cómo podemos leer esta razón? Esta razón nos Indica que por cada unidad de deuda a corto plazo se cuenta con determinado número de unidades de activo circulante. Cuando el numerador es mayor que el denominador la empresa tiene suficientes activos liquidables. Esto significa que la liquidez nos ayuda a evaluar la “capacidad de pago” que tiene el negocio en el corto plazo. En la medida que el activo circulante incremente en mayor porcentaje a las deudas corrientes, la liquidez será mayor.

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La razón de liquidez se medirá con la siguiente fórmula: ACTIVOS CIRCULANTES PASIVOS CIRCULANTES ¿Cuán mayor debe ser el activo circulante del pasivo circulante? Una relación sana es de 2:1; sin embargo eso dependerá más de la naturaleza de los activos y pasivos. Es decir, La capacidad de cada uno de los componentes del activo circulante para convertirse en efectivo. Por ejemplo: Los inventarios no tienen mayor capacidad de convertirse en efectivo por: obsolescencia, alto grado de especialización, pero en otras empresas habrá inventarios más líquidos. Si este ratio se construye directamente con la información que aparece directamente en el balance podría pensarse que cuanto más elevado fuese el cociente, mayor sería la capacidad de la firma para atender al reintegro de sus deudas, y ello podría no ser cierto si está inflada la valoración de algún o algunos elementos que figuran en el numerador, al medir esta relación la cantidad y no la cualidad. Por ello, la importancia que debemos atribuir a este índice estará en función de la fecha de su obtención, especialmente en empresas de fluctuaciones estacionales, del tiempo requerido para convertir sus activos en liquidez, de la certidumbre del precio de realización y del grado de exigibilidad de las deudas. En otras palabras, el ratio es función no solo de la relación cuantitativa, sin también de la cualitativa existente entre los elementos comparados. Por ello, será necesario negociar aquellos elementos activos que aún no se han transformado en liquidez, como créditos, valores negociables y mercaderías o productos terminados para intentar conocer el tiempo de su conversión en dinero, su precio de realización y su dinámica de reproducción, así como el grado de exigibilidad de las deudas y sus flujos de generación. El ratio opera con valores estáticos y por ello define la situación de liquidez de la firma estudiada en el momento a que se refiere la información. Pero a este cociente se le exige más al pretender que informe del índice de liquidez a corto plazo. Así, por ejemplo, este ratio podría ser en una sociedad y en una fecha determinada el siguiente: 20,000.00 = 2 10,000.00 Y ¿ No puede ocurrir que cierto tiempo después hayan de incluirse en el denominador nuevos pasivos exigibles, sin que se produzcan incrementos paralelos de valor en el activo circulante? Ello podría motivar a una relación como esta: 21,000.00 = 0.8 26,000.00 Y se habría pasado de una interpretación que indica que por cada unidad monetaria de deuda a corto plazo la firma dispone de 2, por lo que podría atender a sus compromisos de pago, a otra institución diferente: por cada unidad monetaria de deuda, dispone solo de 80 céntimos. El cociente de 2 no debe recomendarse de una manera general. Quienes establecen este índice como normal, piensa que el exceso de cobertura del activo circulante sobre el pasivo circulante es suficiente para hacer frente a posibles situaciones como las siguientes:

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- Una conversión en liquidez menor de la esperada en los elementos del activo circulante, por reducción del ritmo de las ventas, excesos anormales de stocks (inventarios), lentitud en el cobro de los clientes, riesgos por créditos fallidos, descenso en las cotizaciones bursátiles, pasivos contingentes no incluidos en el denominador porque surgen con posterioridad a la construcción del mismo. - El cociente 2, si se quiere, es una defensa empírica para quienes al analizar a la firma desde el exterior, no disponen de la necesaria información para cuantificar con mayor aproximación el índice para la firma estudiada. - La cobertura, a falta de mayor información, viene determinada porque el pasivo recoge deudas exigibles a plazo cierto en mucho mayor grado que la realización o conversión en liquidez del activo circulante, que es aleatoria. El ratio 2 no debe generalizarse. Una empresa por ejemplo, de producción y distribución de energía eléctrica no tiene prácticamente existencia, y si genera flujos de caja en forma regular, su ratio puede ser inferior a 2, siendo su solvencia mejor que la que puedan tener otras empresas con mayor cocientes, pero con existencias de lenta rotación. Las variaciones del cociente podrían también ser importantes en sociedades sometidas a fluctuaciones estacionales, en proceso de expansión. Por todo ello, el valor del ratio varía notablemente de una empresa a otra, y debe ser por tanto juzgado en función de las circunstancias particulares en que se aplica. Veamos el siguiente ejemplo de la empresa "F" cuyo ratio de solvencia se considera normal al final de 2000 Cuadro No.6 ACTIVO

PASIVO

Activo circulante..... 2,000.00 Activo fijo................ 6,000.00 Activo total 8,000.00 Ratio de liquidez:

Pasivo circulante....... 1,000.00 Capital y reservas..... 7,000.00 Pasivo y capital 8,000.00

2,000.00 = 2 1,000.00

Al 31 de diciembre de 2001 el balance esquemático de dicha entidad es el siguiente: Cuadro No.7 ACTIVO

PASIVO

Activo circulante..... 1,000.00 Activo fijo................ 6,000.00 Activo total 7,000.00

Ratio de liquidez:

Pasivo circulante............ Capital ........................... Pérdidas del ejercicio..... Pasivo y capital

1,000.00 7,000.00 1,000.00 7,000.00

1,000.00 = 1 1,000.00

Obsérvese la caída del indicador de 2 a 1 motivado por las pérdidas del período que han reducido el valor del activo circulante por la cuantía del quebranto, y los capitales propios que en términos reales han pasado a ser de 6,000.00.

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Disminución del activo circulante en el año 2001 en relación a 2000: 1,000.00 - 2,000.00 = 1,000.00 La empresa "G" cuyo balance esquemático es el siguiente al 31 de diciembre de 2000 tiene un ratio de liquidez de 1.5 que se considera normal: Cuadro No.8 ACTIVO

PASIVO

Activo circulante.... 3,000.00 Activo fijo............... 7,000.00 Activo total 10,000.00

Ratio de liquidez:

Pasivo circulante............ 2,000.00 Capital ........................... 5,000.00 Utilidad del ejercicio....... 3,000.00 Pasivo y capital 10,000.00

3,000.00 = 1.5 2,000.00

Al 31 de diciembre de 2001 el balance esquemático es el siguiente: Cuadro No.9 ACTIVO

PASIVO

Activo circulante...... 4,000.00 Activo fijo................. 7,000.00 Activo total Ratio de liquidez:

11,000.00

Pasivo circulante............. 2,000.00 Capital ............................ 5,000.00 Reservas......................... 3,000.00 Utilidad del ejercicio........ 1,000.00 Pasivo y capital 11,000.00

4,000.00 = 2 2,000.00

El beneficio del período no se distribuirá, lo que de momento propicia una expansión del activo corriente, mientras el flujo financiero no se desplace al activo fijo, o a reducir el pasivo circulante. La justificación de la mejoría del indicador está en los beneficios dejados en la entidad. Si el ratio de liquidez quiere incrementarse y la firma no obtiene beneficios, puede conseguir el objetivo mediante una elevación de la cifra de su capital social o con créditos a largo plazo que se destinen a la expansión del activo circulante. No mejoraría este indicador si el flujo financiero se aplicase al activo fijo o a reducir deudas a largo plazo. En otras palabras, cuando una empresa tiene pérdidas y este descenso de valor del activo es cubierto con recursos externos a largo plazo aplicados al activo circulante (ampliaciones de capital o créditos), el ratio no disminuirá de valor. Esta relación era reconocida como patriarca de las relaciones. En épocas pasadas gozaba de tanto respeto, que muchos empresarios la consideraban dotada de la infalibilidad de las leyes de la naturaleza. Y un valor de 2 a 1 llegó a ser el estándar inflexible, el valor mínimo que los analistas admitían para una firma razonablemente administrada. Sin embargo, empresas con un indicador de valor 2 o mayor fracasaron, mientras que otras con ratios inferiores sobrevivieron plenamente. La justificación se encontró en que el índice mide, como se ha dicho la cantidad y no la cualidad.

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Hace años el mayor componente del activo circulante venía determinado por las existencias de mercaderías o de productos terminados y su valor aumentaba o disminuía al ritmo de los ciclos económicos, y consideraron que eran estas existencias las que producían la falta de eficacia en el ratio. Y el paso siguiente consistió en eliminar las mercaderías del indicador apareciendo de esta manera la prueba ácida o prueba rápida. En la actualidad el mayor peso económico en la composición del activo corriente corresponde a los créditos sobre clientes, cuyo valor se ve afectado por el riesgo de créditos fallidos. Por todo ello, la fiabilidad del ratio está subordinada a la investigación de la cualidad de los elementos integrantes del activo circulante, que son los que pueden tender a que su valor se reduzca. No acontece lo mismo con el pasivo exigible. 3.2.3

Prueba Ácida o Prueba Rápida:

Esta razón es una medida de liquidez; sin embargo excluye los inventarios. Esta exclusión de los inventarios, permite medir la capacidad de pago de la empresa a partir de aquellos activos circulantes que le permitirán disponibilidad de fondos inmediata sin tener que realizar el inventario. ACTIVO CIRCULANTE - INVENTARIOS PASIVOS CIRCULANTES De esta realización se excluye del numerador el elemento inventarios, sea de materia prima, productos en proceso o productos terminados que introduce mayor incertidumbre en el tiempo de su conversión en liquidez y en el precio de realización. Al excluir estos elementos del activo y mantener solo aquellos que ya son disponibilidades o que precisan únicamente la última fase del ciclo financiero (el cobro) para transformarse en tesorería, es un ratio de situación financiera a muy corto plazo. No obstante, hay que señalar que en tiempo de crisis económica los créditos activos pueden conllevar un riesgo importante para su conversión en liquidez en la cuantía y tiempo previsto. Ello obliga cuando se construye esta relación a investigar muy detenidamente la liquidez que puede esperarse generen los derechos de cobro de la entidad. Convencionalmente se considera que una relación de 1:1 constituye una relación sana, ya que una empresa puede cumplir sus obligaciones sin vender o deshacerse de su inventario. Algunas veces se aceptan razones de 0.7 ó 0.8 de prueba ácida. Aunque esta razón no puede ser usada indiscriminadamente, ya que nos puede llevar a aberraciones o contradicciones. Hay que ver el promedio de las otras empresas del sector, aunque este no es muy convincente dado que no se sabe qué datos han usado para dar una u otra liquidez. Se debe comenzar haciendo un análisis sobre nosotros mismos a través del tiempo. Cuál era nuestra razón de liquidez hace 5, 4, ó 2 años?. Veamos el ejemplo siguiente: Una empresa donde su inventario tiene un alto grado de liquidez y puede convertirse rápidamente en efectivo, es ilógico medir la capacidad de pago con otros rubros del activo circulante, cuando éste está constituido en su mayor parte por el inventario. Contrario, si una empresa tiene como actividad fabricar productos con poca rapidez de hacerlo efectivo, si debe medirse la liquidez con lo que realmente nos da la liquidez rápida. "Es difícil liquidar un inventario de una empresa que vende maquinaria pesada."

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Este índice ofrece una visión más profunda de la liquidez que el índice de solvencia, pero la relación sigue midiendo la cantidad más que la calidad. La diferencia entre este índice y el de liquidez a corto plazo depende de la actividad realizada por la empresa. Así, en una empresa comercial o industrial existirá una gran diferencia entre ambos índices, mientras que la diferencia será prácticamente nula o muy pequeña en entidades de servicios que carecen de stocks (inventarios) de productos. Como da a entender este coeficiente, toda la orientación estriba aquí en comprobar la posibilidad de pagar el pasivo corriente en caso de una crisis real, suponiendo que no habrá absolutamente ningún valor en existencias. Este coeficiente es útil como prueba eficaz de capacidad frente al desastre económico. Es por ello interesante para el acreedor a corto plazo, porque cuando el plazo de las deudas sea mayor, hay que investigar las expectativas de la empresa, entre las que la proporcionalidad entre el activo circulante es solo una parte y no muy grande. Sigamos con la Empresa "F" cuyos balances resumidos son los siguientes, cerrados al 31 de diciembre de los años 1999, 2000, 2001. Cuadro No.10 ACTIVO

2001

2000

1999

PASIVO

2001

2000

1999

Caja Cuenta p cobrar Mercaderías Activo fijo

200 300 500 6000

200 500 300 6000

400 600 1000 6000

P. circulante Capital Reservas Perdidas 1998 Pérdidas 1999

2500 5000 2000 1000 1500

1000 5000 2000 1000

1000 5000 2000

Activo total

7000

7000

7000

Pasivo/capital

7000

7000

7000

Coeficiente ácido Coeficiente sector

0.2 1.0

0.7 1.0

1.0 1.0

Las razones financieras pueden también compararse con el comportamiento del sector de empresas que poseen las mismas características. Observe que la tendencia del índice para la empresa es hacia la disminución. Esto significa que la mayoría de los negocios presentan un índice aproximadamente de 1, en cambio la empresa ha bajado notablemente su índice en relación con el resto de negocios. Para corregir la caída del ratio que habrá colocado a la empresa en posición difícil de tesorería a corto plazo, habrá que inyectar nuevos recursos financieros externos (ampliaciones de capital, créditos a largo plazo, ventas de activo fijo excedentarios) y aplicarlos a incrementar la liquidez y los créditos concedidos a clientes.

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3.3.

Razones de Eficiencia o Actividad:

¿Qué nos indican las razones de actividad? Se les denomina razones de ejecutoria operativa y nos ayudan a emitir un juicio preliminar sobre qué tan bien (o tan mal) estamos haciendo el manejo de la empresa. El concepto de mayor importancia en estas medidas es el de rotación. Queremos saber qué tan ágiles fuimos en reciclar la inversión promedio. Porqué es tan importante la rotación de una inversión? La ágil rotación es importante, ya que asumimos que cada vuelta que da el ciclo nos arroja utilidades. Por otra parte, si logramos mantener una inversión reducida y darle muchas vueltas, conseguiremos un volumen de ventas que de otra manera requeriría una inversión de recursos mayor con su consecuente costo financiero. RAZONES 3.3.1 Rotación de activos totales Esta razón nos permite determinar la capacidad que tiene un negocio de generar ventas con una inversión en activos determinada. Esto nos indica la eficiencia que tiene la empresa en la utilización de las inversiones en la obtención de ventas. La fórmula es la siguiente: VENTAS TOTALES ACTIVOS TOTALES Cuando el cociente resulta cercano a uno o inferior a uno, usualmente decimos que la empresa es intensa en activos y el margen neto sobre las ventas se vuelve determinante para cubrir los costos de mantener una inversión tan alta y generar efectivo para satisfacer a sus fuentes. Aquí de nuevo tenemos que comparar nuestro juicio sobre el significado de este cociente a la luz de lo que es la conducta "normal" o "típica" del sector en el cual estamos operando. Veamos el ejemplo de la empresa Metalex: Cuadro No. 11 Cuenta Activo Circulante Fijo Total Activo Ventas totales Índice de rotación Tendencia Crecimiento de ventas Crecimiento de activos

1984

1985

1986

939.000.0 280.000.0 1.219.000.0 2.475.000.0 2.03 100.0

708.000.0 239.000.0 947.000.0 2.900.000.0 3.06 151.0 17% -22%

710.150.0 205.650.0 915.800.0 1.838.820.0 2.01 99.0 -37% -3%

Observe que en el año ´85 el negocio tuvo un mejor desempeño en el uso de las inversiones. El incremento en el índice se debe principalmente a una disminución de los activos totales del 22% y un aumento de las

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ventas. Esto produjo mayor eficiencia en la empresa. En el año ´86 ambos rubros disminuyeron; sin embargo la variable que tuvo mayor efecto en la eficiencia fue la disminución de las ventas en mayor proporción a los activos. Esto se ve reflejado también en la tendencia del índice, el cual es hacia la disminución. 3.3.2

Rotación de Activos fijos:

Esta razón medirá la eficiencia del negocio a través de la generación de ventas para determinada inversión en activos fijos. La fórmula es la siguiente: VENTAS ACTIVOS FIJOS Se emplea para medir la eficiencia con la que la empresa se ha venido administrando sus activos fijos en la generación de ventas. Utilicemos el ejemplo anterior de la empresa Metalex: En este caso la rotación de activos fijos es: Cuadro No. 12 Cuenta Activo Circulante Fijo Total Activo Ventas totales Índice de rotación Tendencia Crecimiento de ventas Crecimiento de A. fijos

1984

1985

1986

939.000.0 280.000.0 1.219.000.0 2.475.000.0 8.84 100.0

708.000.0 239.000.0 947.000.0 2.900.000.0 12.13 137.0 17% -14.6%

710.150.0 205.650.0 915.800.0 1.838.820.0 8.94 101.1 -37% -14%

En el caso de la eficiencia de los activos fijos, se observa la misma tendencia, es decir a disminuir. La eficiencia mejoró en el año ´85, ya que las ventas han incrementado a pesar de la disminución de los activos fijos netos. 3.3.3

Rotación de Inventarios

Indica la velocidad con que la empresa está realizando su inventario, esto nos ayuda a medir si hay exceso de inventario y usar esos fondos en otras actividades, disminuir los costos de mantenimiento del inventario, y evitar la pérdida de valor. Detectar los niveles bajos de inventario, de manera que pueda evitarse perder clientes por la escasez de existencias. La fórmula es la siguiente: COSTO DE VENTA INVENTARIOS

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La expresión "rotación de inventarios" se refiere al número de veces que el inventario "da la vuelta", esto es, se vende y es repuesto durante el período contable. La rotación puede ser medido en número de días o número de vueltas. Firma "A" ..Cuadro No. 13 1999 Costo de venta Existencias Rotación inventarios Días del año Período de ventas (días) Rotación del sector (veces) Promedio de venta del sector (días)

18,000.00 6,000.00 3.0 365 121.67 6.0 60.83

2000

2001

20,000.00 5,000.00 4.0 365 91.25 6.2 58.87

22.000.00 4,400.00 5.0 365 73.0 6.5 56.15

Si la rotación del sector en el año 2001 está en torno a 6.5; el período medio de venta sería de 56,15 días. La firma investigada aunque ha mejorado su frecuencia de rotación de inventarios, y con ello reducido su período de venta en el último ejercicio que desde esta óptica es el mejor, su inventario da 5 vueltas al año, 1.5 menos que la del sector en que actúa, tardando este año en vender 73 días y sus existencias medias cuando en el sector este período es de 56.15 días. Ello le obliga a distraer más recursos procedentes del capital de trabajo para atender a este renglón o a utilizar más el crédito, que la media de las empresas de la competencia. Una aceleración o rotación importante del inventario demuestra rapidez en las ventas siempre que el stock mínimo de existencias sea razonable y exigirá a la empresa una menor inversión de capital de trabajo en almacén. El efecto contrario producirá una lenta rotación de las mercancías, materias primas , productos en curso o terminados. Es conveniente estudiar la tendencia de la rotación y su comparación con la media del sector. Una reducción de existencias puede ser debida a dificultades financieras y originar una minoración peligrosa en la oferta de productos con la consiguiente pérdida de cuota de mercado y de imagen. Por el contrario, inventarios excesivos pueden significar graves problemas financieros sí las compras han sido realizadas a crédito o con apoyo del crédito bancario, por el efecto que produce los gastos financieros en los resultados económicos de la Empresa. Una débil rotación de inventarios significa debilidad en las ventas y sobre-dimensión o sobre-inversión en los inventarios con el incremento de gastos asociados (mantenimiento). Esta política habría que relacionarla con la tendencia de los precios de reposición, si juegan al alza o a la baja. Si existe una intensiva rotación, hay que conocer si las ventas se realizan manteniendo la misma utilidad o con reducción de ésta. Cuando la circulación de las existencias es lenta, las firmas deben disponer de suficientes recursos financieros a largo plazo. Es sabido que las necesidades de fondos de maniobra se acentúan en empresas de lenta rotación de inventarios. 3.3.4

Rotación de cuentas por cobrar:

Esta razón mide la capacidad de pago de los clientes e indica en qué momento nuestras cuentas por cobrar pendientes se han convertido en efectivo. Para poderle asignar significado a estos resultados, tenemos que compararlos con el resto del sector; con nuestra ejecutoría histórica; o bien, con las políticas de crédito que

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hemos establecido. Cuando nos referimos a tales políticas, tenemos que estar claros si éstas representan metas operativas "realistas" y "factibles", o si por el contrario, son meras aspiraciones expresadas a comienzos del año. Cuando refleja rotaciones rápidas si bien es cierto indica que los clientes están siendo puntuales en sus pagos, a la vez puede indicar que estamos utilizando una política de crédito muy restringida y se corre el peligro que los clientes opten por mejores políticas de crédito en el mercado. Si sucede lo contrario, es decir que el período de rotación es mucho más lento y tal disminución es progresiva, podrá significar que nuestras políticas de crédito son muy flexibles. La fórmula es la siguiente: ROTACION DE = Ventas Netas CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar 365 Días Rotación de las cuentas por cobrar

o

Cuentas por cobrar X 365 Ventas Netas

Veamos el siguiente ejemplo: Firma "B" Cuadro No.14 Ventas netas........................................... Cuentas por cobrar.................................. Días del año............................................ Índice de rotación.................................... Período promedio de cobro en días........

1999

2000

2001

1,200.00 400.00 365 3.0 121.67

1,000.00 500.00 365 2.0 182.5

1,200.00 300.00 365 4.0 91.25

En este caso, el resultado del índice nos indica que la empresa está siendo más eficiente en el cobro de sus cuentas por cobrar, puesto que en el año 2001, las cuentas se están recuperando 4 veces al año, es decir, cada 91 días, a diferencia del año ´99, que los clientes pagaban como promedio cada 121.7 días. En el año 2001 la firma "B" ha cobrado cuatro veces al año, 300 unidades monetarias; en el año 2000, dos veces ha percibido en el ejercicio 500 unidades monetarias y en 1999 tres veces 400 unidades monetarias. Si la rotación del sector se sitúa en torno a 6 veces en el año 2001, quiere decir que la empresa estudiada gestiona sus créditos con cierta lentitud, lo que le obliga a aplicar a este concepto más recursos procedentes del fondo de maniobra o necesitará acudir al crédito a corto plazo con los costos y problemas asociados a éste. Tendrá mayores gastos de administración y mayor riesgo de créditos fallidos. En el sector el período medio de cobro es aproximadamente de 60.83 días, mientras que en la firma "B" es superior a los 91 días, y ello quiere decir que la entidad estudiada está concediendo a sus clientes plazos por encima de lo usual en el sector. La información obtenida es útil para juzgar sobre la eficiencia de la administración de los créditos sobre clientes y de la validez del indicador de solvencia. Ahora sabemos que la firma ha tardado 91.25 días en generar liquidez por el cobro a clientes y por valor de 300 unidades monetarias en el ejercicio 2001.

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3.3.5

Rotación de cuentas por pagar:

Este índice nos indica el período de pago que nosotros estamos implementando con nuestros acreedores. Este resultado nos permite descubrir si tenemos atrasos en base al plazo convenido al momento de adquirir el financiamiento. Sirve de comparación con el ratio anterior (rotación de cuentas por cobrar), ya que podremos medir si nosotros estamos cancelando mucho antes que el tiempo en que lo hacen nuestros clientes y determinar la eficiencia en la administración de las cuentas por cobrar de la empresa, es decir la administración de los activos y la aplicación de determinadas políticas de crédito tanto de los acreedores como de la empresa. Veamos la fórmula: ROTACION DE CUENTAS POR PAGAR:

COMPRAR AL CRÉDITO CUENTAS POR PAGAR

Si la rotación la queremos expresar en días; 365 DÍAS ROTACION DE CUENTAS POR PAGAR La dificultad en el cálculo de esta razón surge de la necesidad de contar con las compras anuales, que es un valor del que no se dispone en los estados financieros publicados. Por lo general, las compras se estiman como un porcentaje determinado del costo de los bienes vendidos. Suponga para la empresa "B" los siguientes períodos de cobro: Firma "B" Cuadro No.15 1999

2000

2001

Compras al crédito....................... 750.00 600.00 800.00 Cuentas por pagar........................ 300.00 200.00 300.00 Días del año................................. 365 365 365 Rotación....................................... 2.5 3.0 2.67 Período promedio de pago........... 146.0 121.67 136.87 Como se puede observar la eficiencia en el cobro y los pagos realizados por la firma "B", desmejoró en el año 2000, ya que los cobros los realizaba cada 182.5 días y los pagos cada 121.67 días, esto posiblemente le generó problemas financieros, ya que para poder cancelar sus deudas con los proveedores tuvo que conseguir dinero de otras fuentes como préstamos, activos más corrientes. Observe que en el año 2000 la empresa realizó una inadecuada administración de cobros y pagos, lo que produjo que los clientes pagaran como promedio 2 veces al año, en cambio tuvo que pagar a los proveedores 3 veces al año. Esto significa que la empresa no logró recuperar a tiempo el dinero en manos de clientes para pagar sus deudas. En el año 2001 la situación mejoró, ya que se logró primero cobrar y luego pagar a los proveedores.

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3.4.

Razones de rentabilidad

Al inicio decíamos que quién compromete recursos - propios o ajenos - al invertirlos en una actividad empresarial, espera un rédito o rendimiento coherente con el riesgo que ha asumido y con otras oportunidades de inversión identificables en el entorno. La rentabilidad es el resultado neto de varias políticas y decisiones. Las razones de rentabilidad muestran los efectos combinados de la liquidez, de la administración de activos y de la administración de las deudas sobre los resultados en operación. El primer paso será por lo tanto, obtener un indicador que nos permita establecer el rédito o rendimiento obtenido; el segundo será comparar ese rendimiento con un patrón objetivo para poder calificarlo. RAZONES: 3.4.1

Margen Bruto de utilidades:

Indica el porcentaje de dinero o unidades monetarias de ventas que queda después de que la empresa ha cubierto el costo de lo vendido. Cuanto más alto sea el margen bruto, tanto mejor será, con los costos más bajos posibles de los productos vendidos. La fórmula es la siguiente: UTILIDADES BRUTAS VENTAS TOTALES Esta razón puede elevarse en la medida que la empresa logre menores costos de producción o de compra, ya que le permitirá obtener un costo de venta proporcionalmente menor en relación con las ventas obtenidas. Veamos el ejemplo siguiente: Cuadro No.16. Ventas totales.................................... Costo de venta................................... Utilidad Bruta..................................... Gastos operativos.............................. Utilidad antes de impuesto................ Impuesto sobre la renta..................... Utilidad neta....................................... Margen bruto......................................

Empresa Metalex 1984 2.475.000 1.857.000 618.000 454.000 164.000 74.000 90.000 25%

1985

1986

2.900.000 2.064.000 836.000 501.000 335.000 212.000 123.000 29%

1.838.820 1.300.220 538.600 276.000 262.600 120.800 141.800 29%

En el año ‘85 y ‘86 la rentabilidad aumentó a un 29%, a pesar que las ventas hayan disminuido en un 37% en el año 86. La variable importante en el aumento de la rentabilidad bruta fue la disminución del costo de producción en relación a las ventas totales, ya que pasó de un 75% del año 84 a un 71% en el año 86.

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3.4.2

Margen neto:

Esta razón nos permite determinar la rentabilidad final de la operación del negocio. La fórmula es la siguiente: UTILIDADES NETAS VENTAS Esta razón mide el porcentaje de cada córdoba o unidad monetaria de ventas que queda después de que todos los gastos incluyendo impuestos, han sido deducidos. Cuadro No.17 Ventas totales Costo de venta Utilidad Bruta Gastos operativos Utilidad antes de impuesto Impuesto Utilidad neta Margen bruto Margen neto

Empresa Metalex 1984 2.475.000 1.857.000 618.000 454.000 164.000 74.000 90.000 25% 3.6%

1985

1986

2.900.000 2.064.000 836.000 501.000 335.000 212.000 123.000 29% 4.2%

1.838.820 1.300.220 538.600 276.000 262.600 120.800 141.800 29% 77%

Observemos que la empresa Metalex ha mejorado la rentabilidad neta, puesto que en el año 86 tuvo una disminución de sus gastos totales, lo que permitió un mejor desempeño. 3.4.3

Rendimiento sobre los Activos totales (ROA):

Mide la eficiencia total de la administración de la empresa en la obtención de utilidades a partir de los activos disponibles. Cuanto más alto sea el rendimiento sobre la inversión de la empresa tanto mejor será. UTILIDADES NETAS ACTIVOS TOTALES Una vez obtenidos estos porcentajes de rendimiento; procederemos a compararlos con un patrón objetivo que puede ser establecido ya sea en base a nuestro propio historial; los rendimientos típicos del sector en el cual estamos ubicados; o bien, otras oportunidades de inversión "viables" que existan en el entorno. La información básica aquí descrita y las medidas de situación financiera aquí discutidas, no son más que meros indicadores, detectores de síntomas y no de enfermedades propiamente dichas. Sin embargo; vistas en conjunto nos pueden presentar un cuadro clínico sugestivo y orientador para análisis más profundos o bien pueden ser capaces de facilitarnos la toma de decisiones rápidas en el corto plazo.

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Firma "E" Cuadro No.18 UTILIDAD NETA TENDENCIA ACTIVO TOTAL TENDENCIA RATIO TENDENCIA RATIO DEL SECTOR

1999

2000

600 100 12,000 100 5%

850 141.67 12,500 104.17 6.8% 1.8 ptos 4.5%

4%

2001 1,300 216.67 13,000 108.33 10% 5 ptos 5.5%

En este caso, la empresa ha mejorado la rentabilidad de sus inversiones, ya que el incremento de las utilidades netas ha sido proporcionalmente mayor que los activos totales, lo que aseguró un mayor margen de rentabilidad sobre sus inversiones. Observe que las utilidades tienen una tendencia a incrementar en mayor porcentaje que los activos totales, lo que refleja una mayor efectividad en la generación de utilidades a través de las inversiones de activos totales. Podemos observar que la tendencia del índice también es mayor que la del sector, esto significa que la empresa se encuentra en mejor posición con relación al resto de empresas de su rama. 3.4.4

Rendimiento sobre el capital contable (ROE):

La razón de ingreso neto al capital contable común; mide la tasa de rendimiento sobre la inversión de los accionistas comunes. La razón del ingreso neto al capital contable común mide el rendimiento sobre el capital contable común (ROE), o la tasa de rendimiento de la inversión de los accionistas: Veamos la fórmula: ROE =

Utilidad neta disponible para accionistas comunes Capital contable común

Veamos el ejemplo siguiente: Firma "E" Cuadro No.19 1999 UTILIDAD NETA TENDENCIA CAPITAL PROPIO TENDENCIA RENTABILIDAD (ROE) TENDENCIA DEL INDICE

600 100 8.100.0 100 7.4% 100

2000

2001

850 141.67 9.110.0 112.47 9.3% 125.7

1,300 216.67 9.350.0 115.43 13.9% 189.0

Observe que el comportamiento del rendimiento sobre la inversión de los accionistas comunes ha incrementado en los años 2000 y 2001, por efecto de un crecimiento de las utilidades netas.

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UNIDAD IV PRESUPUESTO DE EFECTIVO

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4.1 Presupuesto de efectivo: Para las empresas es conveniente contar con una herramienta que le permita pronosticar las necesidades de efectivo con el fin de cumplir con los planes de operación de su empresa. Esta herramienta es el Flujo de Caja - también conocido como Presupuesto de caja - que permite al empresario identificar en qué fecha futura tendrá necesidad de efectivo o sobrante, para así poder tomar las decisiones convenientes. Estas pueden ser la solicitud de un crédito, o la búsqueda de inversiones de corto plazo para los excesos de efectivo. El flujo de caja es un simple detalle de los ingresos y egresos de efectivo en un período de tiempo determinado, normalmente de un año de duración. Es recomendable que se descomponga en subperíodos más cortos, como por ejemplo de una semana o un mes. o bien de un trimestre, dependiendo de la rapidez con que se analicen los principales movimientos de efectivo. En lugar de determinar las variaciones de las cuentas de los diferentes estados financieros, este método, algo más limitado en magnitud, se refiere al pronóstico a base diaria, semanal o mensual de todos los cobros y pagos en efectivo. A base de esto se determinan los excedentes y déficits de caja en cada subperíodo deseado y se añaden o se substraen del balance de caja disponible al comienzo del período del pronóstico. Un total acumulativo corriente de estas adiciones o sustracciones muestra cuando se ha alcanzado el mínimo balance de caja (si lo estipula la política), cuando comienza la necesidad de préstamos, cuando se necesita y cuando se puede hacer el reembolso o pago del préstamo. En resumen, el presupuesto de caja es una lista temporal de ingresos y egresos de efectivo que no se diferencia de un presupuesto personal y representa el intento de identificar los superávits o déficits de efectivo, de manera que el gerente financiero pueda estar siempre seguro de tener suficiente dinero en el banco para cubrir obligaciones adeudas por la firma; igualmente, él sabrá cuándo puede invertir el superávit . La base del presupuesto de caja está formada también, en éste caso por los diversos cálculos o calendarios de ventas, compras, producción, actividad de ventas, etc. Sin embargo, se debe hacer distinciones cuidadosas entre el tiempo de una venta al crédito, por ejemplo y el tiempo de su cobro. Mientras el estado de ingresos y gastos proforma reconoce las ventas cuando se hacen, (el método acumulativo de contabilidad), no cuando se cobra, el presupuesto de caja reconoce solo cobros o ingresos, sea cual fuese el período particular de ventas del cual proceden, así como solo reconoce gastos, sea cual fuese el tiempo particular en el cual la obligación del gasto se creó. Asimismo, dentro del marco del presupuesto de caja, un gasto no representa forzosamente un desembolso y, por tanto, talvez no aparezca, por ejemplo, en el caso de la depreciación. En resumen el gerente financiero quiere determinar con la ayuda del presupuesto de caja cuándo puede esperar tener cierto saldo de efectivo disponible y cuándo se espera que haga desembolsos de la cuenta bancaria a fin de hacer pagos necesarios. Esta herramienta para pronóstico de fondos es esencial en los períodos de crisis, ya que le permite al empresario: -Prever los importes de efectivo que se esperan recibir durante cada uno de los períodos predeterminados. - Prever los desembolsos o egresos en efectivo que se esperan durante cada uno de los períodos predeterminados.

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-Determinar e identificar con suficiente antelación las necesidades de efectivo de la empresa, no solo el monto sino también la fecha de este requerimiento. -Obtener préstamos en condiciones más favorables, debido a la identificación con anterioridad de la necesidad de efectivo, y debido a que el uso de esta herramienta aumenta la confiabilidad del empresario ante el prestamista. -Servir como un dispositivo de control, ya que posteriormente se puede comparar con lo real, poniendo de manifiesto las diferencias, que serán como una luz roja para que el empresario evalúe las desviaciones de los planes operativos de su empresa y tome las acciones correctivas necesarias. Componentes de un presupuesto de caja: * Ingresos: Son todas las entradas de efectivo que suceden en la empresa en un período determinado. Se incluyen todas las entradas de dinero que se prevén independientemente que ellos representan ingresos o no en el sentido contabilístico. Los ingresos incluyen: *

Qué porcentajes de las ventas proyectadas son al contado, qué porcentaje son al crédito?

*

Existen descuentos especiales o devoluciones por productos defectuosos o devueltos que disminuirán los ingresos por las ventas pronosticadas?

*

Existe algún otro ingreso de efectivo en el período proyectado, tales como el alquiler de una máquina, la venta de muebles que ya no se ocupan, los intereses ganados por préstamos a empleados o intereses ganados por depósitos a plazo o libretas de ahorro? Estos tipos de ingresos se caracterizan por no estar relacionados con la operación normal de la empresa y a la mayoría se les reconoce con el nombre de otros ingresos.

*

Cuál es el saldo de las cuentas por cobrar y cuándo se recuperarán éstas?

Presupuesto de ventas: La de terminación de las ventas está estrechamente relacionado al íntimo conocimiento del mercado, del producto y de la competencia. Estos conocimientos deben proveerse: Si el negocio es nuevo, las ventas se determinarán con base en los conocimientos del producto y del mercado, que tenga el empresario y su grupo de trabajo; dependiendo de estos conocimientos se hará necesario o no la necesidad de una investigación de mercado. Si el negocio está en marcha, la determinación de las ventas se hará también con base en el conocimiento del empresario y su grupo de trabajo del mercado, y del producto. Además, podrá apoyarse en la información histórica de los años más recientes y desde luego, después de evaluar los conocimientos del grupo de trabajo y la información histórica, se podría recomendar una investigación de mercado. Pasos para la determinación de las ventas: -

Tratar de pronosticar el mercado nacional en unidades antes de intentar el pronóstico de ventas de su propia empresa.

-

Revisar los precios que tiene(n) su(s) producto en el mercado y determinar cualquier cambio en el período a proyectar (normalmente un año).

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-

Elaborar una cédula analítica de ventas históricas del período al que se va a proyectar, si es posible por zonas, productos, clientes, con el fin de localizar hechos no repetitivos como abastecimiento a clientes esporádicos, falta de productos en la competencia, fallas en la producción u otros hechos, así como las tendencias del mercado, causadas por cambios en las políticas de crédito, gustos del consumidor, o crecimiento del mercado.

-

Tomar en cuenta los cambios que se pueden derivar del análisis anterior, o de los cambios en políticas como las variaciones en el precio, descuentos, nuevos servicios o nuevas presentaciones de los productos.

-

Una vez obtenida la proyección de ventas, se debe revisar la disponibilidad de materia prima en el mercado, y tomar las precauciones del caso.

--

Básicamente se debe enfatizar: el volumen de ventas esperadas (unidades), el precio de venta de estas unidades, la capacidad para hacer frente a las ventas esperadas. PRESUPUESTO DE VENTAS PROYECTADO EMPRESA MAR, S.A. 1 TRIMESTRE

Pronóstico de ventas

$1,600

2 TRIMESTRE 3 TRIMESTRE 4 TRIMESTRE $1,900

$ 3,260

$ 5,700

Después de contestar las preguntas, el grupo debe proceder a realizar el cuadro de ingresos. A continuación mostraremos el cuadro de ingresos por el año entrante de la empresa MAR con base en el presupuesto de ventas anterior, y las siguientes políticas: a) el 50% de las ventas son al contado y el 50% a crédito y se recuperarán a noventa días. b) La experiencia en descuentos y devoluciones de los períodos pasados es de un 0% de las ventas, se espera que ocurra lo mismo el año entrante. c) No se espera ningún otro ingreso para el año proyectado. d) El saldo de cuentas por cobrar es de $ 2,000 y se recuperará totalmente en el 1er. trimestre. Con esta información el grupo de trabajo de MAR, S.A. puede elaborar el cuadro de ingresos: CUADRO N° 1 EMPRESA MAR S. A. Ingresos esperados

Pronóstico de ventas (1) Ventas al contado (2) Cobros a clientes (3) Otros Ingresos (4) Total Ingresos

I Trimestre $1,600.0 800.0 2,000.0 2,800.0

II Trimestre $1,900.0 950.0 800.0 1,750.0

III Trimestre $3,260.0 1,630.0 950.0 2,580.0

IV Trimestre $5,700.0 2,850.0 1,630.0 4,480.0

Tomado del presupuesto de ventas que había preparado para el Estado de pérdidas y ganancias proyectado para el mismo período. El empresario y el grupo de trabajo de acuerdo a la experiencia, a las costumbres del mercado y a la política de ventas de la pequeña empresa, estimaron que el 50% de las ventas se facturarán en efectivo.

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Los cobros a clientes se estimaron de la siguiente manera: el primer trimestre corresponde a las ventas a crédito del período anterior, de acuerdo a las políticas y experiencias de cobro que se describieron con anterioridad. El cobro del segundo trimestre corresponde al 50% de las ventas del primer trimestre que se hicieron a crédito, y que se estimó que se recuperarían en noventa días de acuerdo a la política y experiencia de esta empresa. Lo mismo sucede con el tercer y cuarto trimestre. En esta empresa específicamente no existía ningún otro ingreso. Como se observa en el cuadro anterior, los ingresos de efectivo no coinciden con el monto de ventas de cada trimestre debido a que en este ejemplo Empresa MAR, S. A. las ventas son 50% efectivo y 50% a crédito. Solo coincidirán si el 100% de las ventas se realizaran al contado. Egresos: Son todas las erogaciones o salidas de efectivo relacionados a los pagos rutinarios de las cuentas y efectos a pagar, jornales, sueldos, alquileres, etc. Se incluyen todos los gastos efectivos inclusive aquellos que en el Estado de Resultado no son considerados como gastos, por ejemplo, el pago del principal de un préstamo. Además se excluyen aquellos gastos que aunque en el estado de resultado son un gasto, no se consideran para efecto del Presupuesto de Caja por no ser gastos desembolsables, por ejemplo, la depreciación, la previsión para cuentas malas. El empresario debe hacerse las siguientes preguntas: Los pagos de la mano de obra se efectúan cuando se da el gasto? Cuáles son las políticas de crédito para la compra de materia prima y otros materiales? Cuál es el saldo de cuentas por pagar, y cuándo debe efectuarse el pago? Los pagos de sueldo, luz, agua, cuándo se efectúan, en la misma fecha del gasto o después? Es necesario comprar una máquina o herramientas durante ese período? Existe algún otro desembolso por alguna inversión para mantener la capacidad productiva de la empresa? Consideremos ahora el pronóstico de los desembolsos de efectivo. Como lo hemos dicho, muchas de las operaciones de la empresa están acopladas al pronóstico de las ventas. Este sirve como base para la formulación de programas de fabricación que suministrarán los productos necesarios para las ventas y el inventario. Los programas de productos indican la fecha y el importe de las necesidades de mano de obra, materiales y equipos adicionales. Sobre la base de las necesidades de materiales establecidos en los programas de producción, puede esperarse que los funcionarios a cargo de las comprar preparen las relaciones de las adquisiciones planificadas de materiales y equipo. Un paso importante en la elaboración de un pronóstico de pagos es la conversión de las relaciones de compras, empleando suposiciones apropiadas en cuanto a las condiciones de venta que ofrecerán los abastecedores, en un cuadro o estado de los pagos que se esperan de las cuentas a pagar que surgen de estas adquisiciones. Es preferible incluir en un estado separado cualesquiera compras a realizar de contado.

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PRESUPUESTO DE COSTOS Y GASTOS DE FABRICACIÓN PROYECTADO Período 2002 (En miles)

Mano de obra directa Materia prima Sub total costo

I TRIMESTRE 160.0 320.0 480.0

II TRIMESTRE 190.0 380.0 570.0

III TRIMESTRE 326.0 652.0 978.0

IV TRIMESTRE 570.0 1,040.0 1,610.0

Gastos Sueldos Depreciación Materiales Combustible Luz Agua Papelería y otros Subtotal Total

15.0 20.0 25.0 50.0 6.0 4.0 8.0 128.0 608.0

15.0 20.0 25.0 70.0 6.0 4.0 8.0 148.0 718.0

15.0 20.0 25.0 90.0 6.0 4.0 8.0 168.0 1,146.0

15.0 20.0 25.0 120.0 6.0 4.0 8.0 198.0 1,808.0

Después procedemos a la elaboración del cuadro de egresos con base en el presupuesto de costos y gastos de fabricación y las siguientes políticas que se obtuvieron de las respuestas a las preguntas descritas anteriormente. Todos los gastos de fabricación y mano de obra se pagan en efectivo al finalizar el período en que se efectúan, con excepción de la depreciación por el cual nunca se efectúa ningún desembolso de efectivo. La materia prima se compra con tres meses de anterioridad y se paga al contado El saldo de las cuentas por pagar es cero ya que todo se compra al contado. Es necesario invertir $500 en el tercer trimestre para el reemplazo de una máquina, este pago se efectuará en el mismo período.

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Con esta información se elaborará el cuadro de egresos de fabricación:

Mano de obra directa Materia prima Sueldos Depreciación Materiales Combustible Luz Agua Papelería y otros Cuentas por pagar Inversión en equipo Total Egresos

EMPRESA MAR, S.A. Egresos esperados de fabricación Período 20XX (En miles) I II III TRIMESTRE TRIMESTRE TRIMESTRE 160.0 190.0 326.0 380.0 652.0 1,040.0 15.0 15.0 15.0 25.0 25.0 25.0 50.0 70.0 90.0 6.0 6.0 6.0 4.0 4.0 4.0 8.0 8.0 8.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 500.0 648.0 970.0 2,014.0

IV TRIMESTRE 570.0 352.0 15.0 25.0 120.0 6.0 4.0 8.0 0.0 0.0 1,100.0

En este ejemplo el pago de la mano de obra se efectúa cuando se da el gasto. Por lo cual es igual al rubro de mano de obra del presupuesto de costo y gasto de fabricación. En este ejemplo, la empresa compra al contado la materia prima, pero la realiza con tres meses de anterioridad de acuerdo a las necesidades futuras. Por esta razón en el 1er. trimestre del flujo de caja proyectado aparece el gasto en materia prima del segundo trimestre del presupuesto de gastos, lo mismo sucede con el segundo y tercer trimestre del flujo de caja proyectado, en ellos aparece el tercer y cuarto trimestre del presupuesto de gastos. El egreso que aparece en el cuarto trimestre fue estimado por el grupo de la empresa mediante el cálculo del gasto para el 1er trimestre siguiente proyectado, el cual se deberá comprar en efectivo con 3 meses de anterioridad o sea en el cuarto trimestre. En este ejemplo, el gasto y el pago en efectivo ocurren en el mismo momento. Esto ocurre normalmente en la mayoría de las empresas, aunque en algunos casos el pago se hace 15 ó 30 días después como son el agua, el teléfono y la luz en la mayoría de los países centroamericanos. Como la depreciación es un gasto que no genera un desembolso de efectivo, no se ha incluido en el presupuesto de egresos. La compra de una maquinaria o equipo no es un gasto sino una inversión, que genera desembolsos de efectivo y es lo que nos interesa incluir en el flujo de caja. Egresos por gastos generales: El empresario y su grupo cuentan con el presupuesto de gastos generales que fueron preparados para la elaboración del Estado de Pérdidas y Ganancias, el cual es el siguiente:

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EMPRESA MAR S.A. PRESUPUESTO DE GASTOS GENERALES PROYECTADOS Período 20XX (En miles) I II III TRIMESTRE TRIMESTRE TRIMESTRE Gastos de venta Sueldos 15.0 15.0 15.0 Comisiones 20.0 30.0 45.0 Otros gastos 8.0 8.0 8.0 Sub total 43.0 53.0 68.0 Gastos de admón. Sueldos 25.0 25.0 25.0 Alquileres 50.0 50.0 50.0 Papelería y suministros 4.0 8.0 8.0 Depreciación 10.0 10.0 10.0 Subtotal 89.0 93.0 93.0 Gastos financieros Intereses 8.0 7.0 6.0 Total 140.0 153.0 167.0

IV TRIMESTRE 15.0 60.0 8.0 83.0 25.0 50.0 12.0 10.0 97.0 5.0 185.0

En esta etapa el empresario debe preguntarse: ¿Los pagos de los gastos generales se efectúan cuando se da el gasto? ¿Es necesario alguna inversión en mobiliario o equipo de oficina? ¿Cuándo hay que realizar los abonos de los préstamos? ¿Cuándo se pagan los impuestos, en qué fecha? ¿Los socios van a recibir algún préstamo o pago de dividendos cuando y por qué monto? Después de contestar estas preguntas puede proceder a realizar el cuadro de egresos de gastos generales. Estas respuestas son con base en la experiencia de años anteriores y a las políticas establecidas por el mismo equipo de trabajo. En este ejemplo el equipo realizó lo siguiente: *

Los gastos generales deben incluirse como egresos en el período que se realicen con excepción de la depreciación que no genera egresos en efectivo.

*

No es necesario ninguna inversión en mobiliario o equipo de oficina.

*

La amortización de préstamo es por $50 y debe hacerse en el tercer trimestre.

*

Los impuestos se deberán cancelar en el 1 trimestre de cada año, el pago es de # 3,125.

*

Los socios no van a recibir préstamos, pero si dividendos por la suma de $100 en el tercer trimestre.

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Con esta información se elaboró el cuadro de egresos de gastos generales:

Sueldos Comisiones Otros gastos Sueldos Alquileres Papelería y suministros Depreciación Intereses Amortización Impuesto sobre la renta Dividendos Total egresos

EMPRESA MAR. SA. EGRESOS ESPERADOS POR GASTOS GENERALES Período 20XX (En miles) I II III TRIMESTRE TRIMESTRE TRIMESTRE 15.0 15.0 15.0 20.0 30.0 45.0 8.0 8.0 8.0 25.0 25.0 25.0 50.0 50.0 50.0 4.0 8.0 8.0 8.0 7.0 6.0 0.0 0.0 50.0 3,125.0 0.0 0.0 0.0 0.0 100.0 3,255.0 143.0 307.0

IV TRIMESTRE 15.0 60.0 8.0 25.0 50.0 12.0 5.0 0.0 0.0 0.0 175.0

De acuerdo a la experiencia y a las políticas de la empresa los desembolsos se efectúan en el mismo período que el gasto. Este rubro de amortización de deudas no aparece en el estado de pérdidas y ganancias por que no es un gasto, pero sí debe incluirse en el flujo de caja. El (os) impuesto (s) deben incluirse en el flujo de caja en la fecha que se realice el pago. Los dividendos no se incluyen en el estado de pérdidas y ganancias pero sí se deben incluir en el flujo de caja por se un desembolso de efectivo. Hasta aquí tenemos casi completa la información para mostrar el flujo de caja. El empresario y su grupo de trabajo debe con base a la experiencia de años anteriores y a sus conocimientos de las necesidades futuras determinar o establecer un mínimo de efectivo en caja. Inmediatamente determinada la caja mínima, podemos proceder a montar el flujo de caja.

Ingresos totales (1) Egresos totales (2) Diferencia (3) Caja Inicial (4) Necesidades Caja Mínima (5) Necesidades totales Necesidades acumuladas

FLUJO DE CAJA EMPRESA MAR, S.A. Período 2002 (En miles) I II TRIMESTRE TRIMESTRE 2,800.0 1,750.0 3,903.0 1,113.0 (1,103.0) 637.0 140.0 50.0 (963.0) 687.0 (50.0) (50.0) (1,013.0) 637.0 (1,013.0) (376.0)

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III TRIMESTRE 2,580.0 2,321.0 259.0 50.0 309.0 (50.0) 259.0 (117.0)

IV TRIMESTRE 4,480.0 1,275.0 3,205.0 50.0 3,255.0 (50.0) 3,205.0 3,088.0


(1) Viene del total de ingresos proyectados (2) Viene de la suma del total de egresos (3) Es el resultado de la resta de los ingresos menos los egresos (4) El saldo de efectivo que la empresa tiene en caja (5) Estimado de acuerdo a la experiencia por el empresario En este ejemplo se puede observar una diferencia cuantiosa de efectivo para el primer trimestre del año programado, posteriormente las operaciones del negocio generan el suficiente efectivo para cubrirlo totalmente en el 4 trimestre de ese mismo año. Lo anterior le permitirá al empresario tomar las decisiones necesarias para cubrir este faltante de efectivo en el primer trimestre del año proyectado, ya sea mediante solicitud de préstamo a otros cambios en las políticas de crédito de la empresa. Si el flujo se hubiera realizado por el período de un año (no trimestral), la empresa no hubiera detectado la necesidad de efectivo en el primer trimestre del año proyectado. De ahí la importancia de descomponer el flujo de caja en los períodos más pequeños, ya sean semanas o meses. Con el objetivo de aplicar el procedimiento utilizado en la elaboración del presupuesto de caja, presentamos un ejemplo sencillo sobre la empresa “La Nacional”. Caso: Empresa Nacional S. A. La empresa Nacional S. A. está elaborando sus proyecciones con el objetivo de determinar sus necesidades para el siguiente trimestre que inicia en el mes de Enero y solicitar financiamiento al Banco de la Ciudad. Para complementar la información financiera el Banco le ha solicitado elaborar Estados Financieros Proforma, para conocer la situación futura de la Empresa. Se esperan unas ventas de C$5,865,000 durante el período proyectado. Las proyecciones de ventas de la Empresa son las siguientes: VENTAS PROYECTADAS PORCENTAJES

ENERO

FEBRERO

MARZO

30%

35%

35%

Para la recuperación de las ventas la empresa cobra el 30% en el mes de la venta y un 70% en el mes siguiente a la venta. Se espera recuperar, en el mes de enero el total de cuentas por cobrar pendientes al 31 de diciembre de 2002. Otras entradas de efectivo proviene de la venta de mobiliario de oficina por C$80,000, los cuales serán vendidos en el mes de enero y cobrados en el mes de marzo y comisiones ganadas por C$3,500.0 mensuales. Tiene planificado la adquisición de 2 vehículos valorados en C$150,000 cada uno, serán entregados a la empresa en el mes de enero, debiéndose pagar un 50% en febrero y el resto en junio, además comprará locales para oficinas con valor de C$475,000, debiéndose pagar en el mes de enero. Deberán cancelarse documentos por pagar pendientes por C$40,000 y pagar un 70% de las cuentas por pagar pendientes. Los costos de mano de obra directa ascienden a C$427,000 por mes, las compras de materia prima asciende a C$480,000 por mes, son pagadas en un plazo de 30 días después de la compra, los costos indirectos de fabricación totales son de C$916,250.0. Los gastos por depreciación ascienden a C$5,315.0, Gastos administrativos totales C$331,500, Gastos de venta 94,283 mensuales, pago de intereses préstamos por C$3,500, pagados en el mes de marzo. La tasa de impuestos es de 30%, debiéndose pagar hasta el mes de julio. Se ha planeado un saldo final de efectivo equivalente al 3% de las entradas de efectivo mensuales.

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CAJA

BALANCE GENERAL EMPRESA “LA NACIONAL” DICIEMBRE 2002 15,000.0

CUENTAS POR COBRAR

1,196,000.0

INVENTARIO

594,000.0

TOTAL CIRCULANTE

1,805,000.0

ACTIVO FIJO NETO

1,875,000.0

CARGOS DIFERIDOS

31,000.0

OTROS ACTIVOS

59,000.0

TOTAL ACTIVOS

3,770,000.0

PASIVOS LETRAS POR PAGAR

40,000.0

CUENTA POR PAGAR

1,277,000.0

ACUMULACIONES VARIAS

90,000.0

1,407,000

TOTAL CIRCULANTE ACCIONES DE CAPITAL

2,175,000.0

UTILIDADES RETENIDAS

188,000.0

TOTAL PASIVO +CAPITAL

3,770,000

FLUJO DE EFECTIVO

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EMPRESA NACIONAL S.A. JUNIO 1990 ENERO FEBRERO VENTAS COBROS (30%) COBROS (70%) VENTA DE MOBILIARIO COMISIONES TOTAL INGRESOS

MANO DE OBRA MATERIA PRIMA CIF COMPRA VEHICULO PAGO DE LETRAS POR P. CONST. OFICINAS PAGO C. POR PAGAR GASTOS ADMTIVOS. GASTOS DE VENTA PAGO INTERESES TOTAL EGRESOS INGRESOS- EGRESO EFECTIVO DISPONIBLE DIFERENCIA EFECTIVO REQUERIDO EXCESO/NECESIDAD EXCESO/NECESIDAD ACUMULADO

1,759,500.00 527,850.00 1,196,000.00

2,052,750.00 615,825.00 1,231,650.00

3,500.00 1,727,350.00

3,500.00 1,850,975.00

427,000.00

MARZO

TOTALES

2,052,750.00 615,825.00 1,436,925.00 80,000.00 3,500.00 2,136,250.00

5,865,000.00 1,759,500.00 3,864,575.00 80,000.00 10,500.00 5,714,575.00

427,000.00 480,000.00 305,416.67 150,000.00

427,000.00 480,000.00 305,416.67

40,000.00 475,000.00 893,900.00 110,500.00 94,283.00

110,500.00 94,283.00

2,346,099.67 (618,749.67) 15,000.00 (603,749.67) (51,820.50) (655,570.17) (655,570.17)

1,567,199.67 283,775.33 51,820.50 335,595.83 (55,529.25) 280,066.58 -375,503.58

110,500.00 94,283.00 3,500.00 1,420,699.67 715,550.33 55,529.25 771,079.58 (64,087.50) 706,992.08 331,488.50

1,281,000.00 960,000.00 916,250.00 150,000.00 40,000.00 475,000.00 893,900.00 331,500.00 282,849.00

305,416.67

5,330,499.00 384,076.00 15,000.00 502,925.75 (64,087.50) 331,488.50

Ejercicio N° 1 La empresa ABLE está preparando un pronóstico de las ventas de seis meses a partir de enero, que estará pormenorizado en períodos mensuales. Supondremos que el mejor cálculo de las ventas a que podemos

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aspirar exige ventas de $200,000 por mes durante los primeros tres meses, de $250,000 para los meses de abril y mayo, y de $300,000 en junio. Se espera que el 10% de las ventas se realice al contado y el resto a base de las condiciones de créditos normales. Sobre la base de la experiencia de la empresa, calculamos que las cuentas a cobrar derivadas de las ventas serán cobradas aproximadamente un mes después de realizadas aquéllas. Se calcula además que las cuentas a cobrar pendientes en 31 de diciembre ascenderán a $185,000 y que todas ellas serán cobradas en el mes de enero. No se contemplan pérdidas en cuentas malas. Además de los ingresos provenientes de las ventas rutinarias, las únicas entradas en efectivo que se anticipan son las provenientes de la venta planeada en efectivo del equipo usado que ya no se necesita, ascendente a $40,000 en abril y $30,000 en junio. Supongamos que el programa de compras preparado por la empresa, solicita la compra de materiales a un costo de $70,000 en cada uno de los tres primeros meses y de $90,000 por mes los meses siguientes. Todos los materiales han de ser adquiridos en condiciones de pago a 30 días, y las cuentas a pagar se liquidarán tan pronto venzan. La empresa también está planeando la compra de dos unidades de equipo que cuestan $200,000 cada una, debiendo ser entregadas la primera en enero y la otra en junio. Se esperan condiciones de pago a sesenta días sobre estas adquisiciones. Además se espera el reemplazo rutinario de bienes de equipo menores por $5,000 mensuales, comprados también en condiciones de pago a sesenta días. También se planean compras misceláneas de contado por $1,000 al mes. Se calculan las cuentas a pagar pendientes, junto con los gastos acumulados misceláneos en 31 de diciembre en $110,000, todos con vencimiento en enero. Los pagos por jornales fueron determinados en la suma de $50,000 para cada uno de los seis meses y se calculó que otros costos de fabricación como, por ejemplo, el alumbrado y la energía, requerían pagos de $10,000 cada mes. Se estima que el total de gastos generales y de administración exige pagos por $25,000 cada mes. Los pagos de los impuestos sobre las utilidades son de $20,000 en marzo, $20,000 en junio y un pago de dividendos por $40,000 en enero. Supongamos que el efectivo disponible al 31 de diciembre ascendería a $65,000, además la gerencia decidió que era conveniente mantener un saldo de efectivo de no menos de $50,000. La empresa ABLE necesita elaborar un presupuesto de caja mensual para determinar sus necesidades de efectivo cuándo y en que cantidad.

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Modulo de Contabilidad y Finanzas para Ingeniería en Calidad Ambiental.doc

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