BAB 1 Setup Awal MYOB Accounting v24
1.1 Menentukan Periode Pembukuan Periode Periode pembukuan pembukuan digunakan untuk membatasi membatasi laporan keuangan keuangan suatu perusahaan dalam satu periode tertentu. Pada dasarnya perusahaan didirikan untuk untuk bisa berjalan berjalan selamanya. selamanya. Untuk Untuk mengu mengukur kur tingkat tingkat nilai nilai
harta harta
kekaya kekayaan an
perusa perusahaa haan n
keuntungan keuntungan
dan
perlu perlu diberi diberikan kan batasa batasan n waktu waktu
pengukuran tersebut. Batasan pengukuran tersebut yang dikenal dengan istilah periode pembukuan. Umumnya periode pembukuan suatu perusahaan adalah selama satu tahun (duabelas bulan).
Laporan keuangan setiap periode biasanya juga dijadikan sebagai tolok ukur perbandingan tingkat keberhasilan/peningkatan kinerja suatu perusahaan dari tahun lalu dan tahun tahun sebelumnya. Periode pembukuan yang umum di Indonesia dikenal dengan istilah tahun takwim. Hal ini dikarenakan lamanya periode pembukuan sama dengan satu tahun kalender kabisat. Januari sebagai bulan pertama kali dan Desember sebagai bulan tutup buku. Selain dikenal sebagai tahun takwim, periode tersebut juga dikenal sebagai tahun fiscal.
Setelah satu tahun periode pembukuan tersebut, laporan keuangan internal akan diperiksa oleh auditor eksternal. Auditor tersebut akan memeriksa kevalidan data transaksi yang dicatat sesuai dan wajar dengan kaidah akuntansi yang berlaku di Indonesia. Jika terdapat penyimpangan atau suatu nilai yang tidak wajar, maka auditor akan membuat jurnal koreksi atau penyesuaian atas ketidakwajaran suatu nilai disuatu transaksi yang sudah dicatat oleh bagian pembuk pembukuan uan intern internal al
perusa perusahaa haan.T n.Teor eorii akunta akuntansi nsi manual manual mengena mengenall
istila istilah h
ini dengan istilah jurnal penyesuaian di Neraca Lajur.
Supaya bisa dibedakan antara laporan keuangan internal (periode pertama hingga bulan ke duabelas), maka dibuatkan satu periode khusus untuk mencatat penyesuaian yang dicatat oleh auditor tersebut. Periode tersebut juga bisa digunakan oleh pihak pemerintah dalam hal ini departemen keuangan
1
melalui direktorat jenderal pajak. Laporan keuangan internal perusahaan yang disajikan bisa saja tidak sesuai dengan aturan perpajakan yang berlaku.
Dengan perbedaan pandangan dan aturan antara Undang-Undang Perpajakan dengan dengan Prinsip Prinsip Akuntansi Akuntansi yang berlaku berlaku sehingga sehingga tidak semua laporan laporan keuangan keuangan internal internal bisa langsung langsung di sajikan sajikan untuk laporan laporan SPT Tahunan. Tahunan. Laporan keuangan internal yang belum sesuai dengan aturan pajak tersebut dikenal dengan istilah laporan keuangan komersial. Jika terjadi perbedaan aturan antara UU Perpajakan dengan Prinsip Akuntansi yang berlaku, akan dilakukan penyesuaian saat menyusun SPT Tahunan.
Koreksi yang dilakukan dalam hal menyesuaian dengan UU perpajakan tersebut dikenal dikenal dengan dengan istilah istilah koreksi koreksi fiscal. fiscal. Penyesuaian Penyesuaian untuk koreksi koreksi fiscal tesrebut bisa juga dimasukkan kedalam periode khusus layaknya penyesuaian yang dilakuakan oleh Auditor External perusahaan. Periode khusus tersebut di MYOB dikenal dengan istilah periode tigabelas (thirteen period).
Tidak semua periode pembukuan di suatu perusahaan menggunakan periode tahun takwim yang dimulai pada bulan Januari dan diakhiri pada bulan Desember. Ada beberapa beberapa perusahaan perusahaan yang menggunakan periode pembukuan selain selain tahun takwim. takwim. Sebagai Sebagai contoh contoh adalah adalah periode periode pembukuan pembukuan di suatu lembaga pendidikan seperti Universitas atau sekolah.
Periode pembukuan yang digunakan di universitas atau sekolah umumnya mengikuti periode akademik. Untuk pendidikan seperti universitas periode pembukuan tersebut dimulai dimulai pada bulan Juli dan di akhiri pada bulan Juni tahun berikutnya.
Tidak semua perusahaan periodenya diawal di bulan Januari. Bisa saja suatu perusahaan yang baru berdiri di pertengahan tahun. Maka transaksi yang dicatat di pembukuan baru dilakukan sejak perusahaan tersebut berdiri (pertengahan tahun). Tapi periode pembukuannya tetap mengikuti periode tahun takwim atau tahun buku yang ditentukan sendiri oleh perusahaan tersebut.
Pengertian istilah periode pembukuan di MYOB: •
Current Financial Year : tahun di bulan bulan tutup buku pertama kali.
2
•
Convertion Month
: bulan bulan pertama pertama kali kali memasu memasukka kkan n saldo saldo awal awal
(Neraca/Neraca Saldo). Tidak akan ada transaksi yang bisa dimasukkan sebelum sebelum bulan yang dipilih dipilih di convertion convertion month ini kecuali kecuali saldo saldo awal piutang usaha dan saldo awal utang usaha. •
Last Month
: bulan terakhir kali di periode terkini.
•
Number of Periods
: jumlah periode laporan dalam satu tahun.
Berikut ini gambaran penentuan periode pembukuan di MYOB: Kasus A: Perusahaan A, berdiri sudah dari tahun 2000. Laporan keuangan terakhir disusun pada tanggal 31 Desember 2016. Mulai 1 Januari 2017 perusahaan akan menggunakan MYOB Accounting 24. Pencatatan transaksi dimulai dari memasu memasukka kkan n saldo saldo awal awal per tangga tanggall 1 Januar Januarii 2017. 2017. Period Periode e pembuk pembukuan uan yang digunakan adalah mulai dari 1 Januari hingga 31 Desember 2017. Perusahaan Perusahaan menggunakan menggunakan periode periode pembukuan pembukuan selama 13 periode periode (periode (periode 13 untuk untuk mencata mencatatt penyesu penyesuaia aian n dari dari Auditor Auditor Extern External) al)..
•
Current Financial Year
: 2017
•
Convertion Month
: January
•
Last Month
: December
•
Number of Period
: Thirteen
Last Year
This Year (Current Financial Year = 2017)
Next Year
2017
2018
2016
h t n o M t s a L
n o i t r e v n o C
< n a < J <
s e D
n e e t r i h T
n a J
b e F
r r a p M A
i n e u M J
l u J
s g A
p e S
t k O
p o N
s e D
n e e t r i h T
> n a J
> >
n e e t r i h T
Thirteen Period
Kasus B: Persero Perseroan an Terbata Terbatas s TIGA TIGA CAHAYA CAHAYA PUTRA, PUTRA, berdiri berdiri sudah sudah dari dari tahun tahun 2005. 2005. Laporan keuangan terakhir disusun pada tanggal 30 Nop 2017. Mulai 1 Desember 2016 perusahaan akan menggunakan MYOB. Pencatatan transaksi dimulai dari memasukkan neraca saldo awal per tanggal 1 Desember 2017. Periode pembukuan yang digunakan adalah mulai dari 1 Januari hingga 31
3
Desember 2017. Perusahaan menggunakan periode pembukuan sebanyak 13 periode.
•
Current Financial Year
: 2017
•
Convertion Month
: December
•
Last Month
: December
•
Number of Period
: Thirteen
1.2 Membuka Program MYOB Accounting v24 Ada beberapa cara untuk membuka program MYOB Accounting v24 dengan dengan Windows Vista/Windows 7 : 1. Dari menu Task menu Task Bar Windows : a. Buka menu Start di Windows di Windows b. Pilih All Programs c. Pilih MYOB Accounting v24 2. Dari Desktop Dari Desktop Windows , double klik ikon MYOB ikon MYOB Accounting v24 atau MYOB atau MYOB Premier v17 .
Gambar 1.1 Membuka Program MYOB Accounting
1.3 Membuat File Baru •
Setelah menu Welcome menu Welcome to MYOB Accounting terbuka, terbuka, klik Create a new company file untuk membuat file baru di MYOB.
Gambar 1.2 Tampilan Pembuka MYOB Accounting v24
4
•
Ditampilkan menu pembuka pembuka pembuatan pembuatan file baru. Klik Klik Next>.
Gambar 1.3 Introduction saat Pembuatan File Baru di MYOB
•
Company Information : :
1. Company Name : Isikan nama perusahaan, tambahkan nomor nomor mahasiswa masing-masing. 2. UEN (Unique Entity Number) Type : pilih pilih Local Company, 3. GST (General & Service Tax/NPPKP) : isikan nomor pokok pengusaha kena pajak atau NPWP, 4.
Address: isikan isikan alamat perusahaan, perusahaan, nomor nomor telepon, nomor fax dan email (jika ada).
5. Klik Next>.
Gambar 1.4 Isian Company Information Saat Pembuatan File baru di MYOB
•
Accounting Information : periode pembukuan yang akan akan digunakan.
1. Curren Currentt Finan Financial cial Year
:
tahun tahun pertam pertama a
kali kali
laporan laporan keuanga keuangan n
dihasilkan, atau disebut dengan tahun tutup buku (2017). 2. Last Month of Financial Year : bulan pertama kali laporan laporan keuangan akan dilakukan tutup buku atau disebut dengan bulan tutup buku (December). 3. Convertion Month : bulan pertama kali saldo awal awal akun dimasukkan. Pilihan bulan ini akan mengunci kita untuk tidak bisa mengisikan transaksi sebelum bulan yang dipilih selain saldo awal piutang dan saldo awal utang (December). 5
4. Number Accounting of Periods : pilih Thirteen, untuk memberikan tambahan 1 periode setelah bulan ke duabelas. Fungsi ini untuk adjustment auditor atau koreksi fiscal pajak. 5. Klik Next>
Gambar 1.5 Pilihan Periode Pembukuan
6. Klik Klik Next> Next>
Gambar 1.6 Konfirmasi Tentang Pilihan Periode yang Telah Ditetapkan
•
Accounts List : pilihan jenis akun yang akan digunakan.
a. Piliha Pilihan n untuk untuk memili memilih h salah salah satu satu type type akun akun yang yang sudah sudah disedi disediaka akan n oleh oleh MYOB. b. Piliha Pilihan n untuk untuk melaku melakukan kan impor impor sendir sendirii daftar daftar akun akun yang yang sudah sudah disiap disiapkan kan oleh konsultan atau akuntan kita. c. Pilihan untuk membuat sendiri daftar akun yang dii nginkan. d. Klik Next>
Gambar 1.7 Pilihan 1.7 Pilihan Pembuatan Akun
6
•
Company File : pemberitahuan tentang alamat file (directory, folder dan nama file) akan ditempatkan oleh sistim MYOB. Jika kita menginkan tempat tersendiri, klik tombol Change, lalu pilih direktori dan folder yang diinginkan, dan ketik pula nama perusahaan yang di inginkan. Klik Next>. Proses pembuatan file baru akan dilakukan oleh MYOB. Klik Command Centre.
Gambar 1.8 Pilihan 1.8 Pilihan Penempatan File (Direktori dan Folder)
Gambar 1.9 Pilihan 1.9 Pilihan Command Centre Setelah Pembuatan File Baru Bar u
Gambar 1.10 Tampilan Menu Utama, Command Centre di MYOB
1.4 Menyusun Daftar Akun Tahapan berikutnya adalah membuat daftar akun yang akan digunakan sebagai tempat posting setiap transaksi didalam laporan keuangan. MYOB membagi akun dalam 2 bagian:
7
•
Head Header er yait yaitu u akun akun yang yang digu diguna naka kan n sebag ebagai ai tota totall
dari dari suat suatu u
kelompok akun yang disebut dengan akun. •
Detail yaitu akun yang merupakan bagian bagian dari akun Header tetapi yang yang akan digunakan sebagai pos penampung suatu transaksi yang disebut dengan akun dengan kelompok. Akun tipe Detail inilah yang akan digunakan sebagai penampung buku besar.
MYOB membagi tipe akun dalam beberapa kelompok dan sub kelompoknya. Berikut ini dijelaskan satu persatu dari fungsi pembagian akun tersebut: Klasifikasi Akun Header Assets (Harta)
Type Akun (Detail Account) Bank (Kas/Bank)
Accounts Receivable (Piutang Usaha) Other Current Asset (Harta Lancar Fixed Asset (Harta Tetap) Other Asset (Harta Lain-lain) Liability (Kewajiban)
Credit Card (Kartu Kredit)
Accounts Payable Utan Usaha Other Current Liability (Utang Lancar Lain) Long Term Liability (Utang Jk.
Penjelasan Akun Harta yang bisa digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan uang dan en eluaran eluaran uan uan Harta yang menampung piutang usaha dari transaksi penjualan perusahaan Harta Lancar lainnya selain Piutang dan Kas/Bank yang umurnya kuran dari satu tahun Harta Tetap yang umurnya lebih dari satu tahun Harta Tidak Lancar selain harta lancar dan harta tetap Utang yang bisa digunakan untuk membayar/menerima emba aran Utang usaha untuk menampung Utang dari transaksi pembelian Utang Lancar lainnya yang umur jatuh temponya kurang dari satu tahun Utang Jangka Panjang yang jatuh temponya lebih dari satu tahun.
Panjang)
8
Tipe Cash Flow
Operating
Operating
Investing
Investing/ Financing
Operating
Operating
Financing
Klasifikasi Akun Header
Type Akun (Detail Account) Other Liability (Utang Lain-lain)
Penjelasan Akun
Tipe Cash Flow
Utang selain Utang lancar dan Utang jangka panjang
Financing/ Investing
Modal (kekayaan bersih perusahaan) yang mencerminkan kekayaan pemilik perusahaan
Financing
Equity
Equity
(Ekuitas)
(Ekuitas)
Income
Income
Akun untuk menampung pendapatan usaha dari penjualan dan selain penjualan dari usaha perusahaan
Net Profit/Loss
Cost of Sales (Harga Pokok)
Cost of Sales
Harga Pokok (Biaya langsung)
Net
Expense
Expense
Beban Usaha
Net Profit/Loss
Other Income
Pendapatan di luar usaha selain pendapatan utama perusahaan dari penjualan
Net
(Pendapatan)
(Beban) Other Income (Pendapatan Diluar Usaha) Other Expense (Beban
Other Expense
Biaya di luar usaha selain beban usaha dan harga pokok
Diluar Usaha)
9
Profit/Loss
Profit/Loss
Net Profit/Loss
1.4.1 Membuka Menu Daftar Akun Untuk membuat daftar akun bisa dilakukan dari beberapa cara: 1. Dari Command Dari Command Center : •
Buka menu Command Centre.
•
Pilih Accounts, pilih dan klik Account List.
2. Dari menu Utama: •
Pilih dan klik menu List, pilih Accounts.
Gambar 1.11 Tampilan Daftar Akun Yang Sudah Disediakan oleh MYOB
1.4.2 Menghapus Akun yang Sudah Ada
Akun yang tidak bisa dihapus di dalam MYOB adalah akun yang sudah dilingketkan.
Gambar 1.12 Menghapus Akun dari Easy Setup Assistant – Accounts
10
1.4.3 Mengganti Akun yang Sudah Ada Untuk menghapus akun tersebut cukup mudah caranya: •
Buka akun yang akan dihapus, dengan cara double klik akun yang bersangkutam, atau klik anak panah putih (sebelah kiri).
•
Lalu klik menu Edit (menu utama) lalu pilih Delete Account. Cara lain untuk untuk menghapus account yang tidak digunakan:
•
•
•
Buka menu Setup, pilih Easy Setup Assistant, lalu klik Accounts. Klik Accounts Lists. Sorot akun yang akan dihapus, tekan tombol Delete (tombol di bawah menu tersebut).
Hapus akun berikut ini : Liability Expense Expense
2-0300
6-0100
6-0200
o Payroll Liabilities e Wages & Salaries e r Other Employment Expenses
Akun tersebut ada yang bisa dihapus dan yang tidak bisa dihapus. Akun yang tidak bisa dihapus bisa ganti ke nomor dan nama lain.
Akun yang sudah disediakan tersebut adalah : •
1-010 1-0100 0 Chequ Cheque e Accoun Accountt : akun akun ini ini sama sama sifa sifatn tnya ya deng dengan an KAS. KAS. Seba Sebaga gaii default untuk mencatat menca tat transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain.
•
1-0150 1-0150 Unde Undepos posit ited ed Fund Funds s : akun akun ini ini digu diguna naka kan n seba sebaga gaii akun akun temporer (sementara) saat kita menerima pembayaran dari pelanggan beru berupa pa
cek/ cek/gi giro ro
yang yang
belu belum m
jatu jatuh h
temp tempo. o.
Saat Saat pene peneri rima maan an
cek/giro tersebut akan dicatat mengurangi piutang tetapi belum menjadi kas. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. lain.
•
1-0200 Trade Debtors : Piutang Usaha, akun ini digunakan untuk menampung transaksi penjualan kepada para pelanggan. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain.
•
2-0200 Trade Creditors : Utang Usaha, akun ini digunakan untuk menamp menampung ung transa transaksi ksi pembel pembelian ian pada pada para para pemaso pemasok. k. Akun Akun ini tidak tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain.
•
3-0800 3-0800 Retain Retained ed Earning Earnings s : Laba Laba Ditah Ditahan, an, akun ini diguna digunakan kan sebaga sebagaii penampung laba periode berjalan setelah suatu file ditutup buku tahunan. 11
Semua laba/rugi periode berjalan akan dipindahkan ke akun Retained Earning ini saat proses tutup buku dilakukan. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa digant digantii ke nomor nomor dan nama nama lain. lain. Untuk Untuk perusahaa perusahaan n perorangan perorangan Retained Earning Earning ini diganti diganti dengan dengan Modal Pemilik . Untuk Koperasi Retained Earning ini diganti dengan Sisa Hasil Usaha. Usaha.
•
3-0900 Current Year Earnings : Laba Periode Berjalan, akun ini akan digunakan digunakan sebagai sebagai penampung penampung laba/rugi laba/rugi periode periode berjalan. berjalan. Selisih Selisih pendapatan, harga pokok dan beban dalam satu periode akan ditampung dalam akun Current akun Current Earning , dan nilainya akan ditampilkan pada posisi Neraca di sebelah Equity sebelah Equity (Ekuitas). (Ekuitas). Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain.
•
3-0999 3-0999 Hist Histor oric ical al Bala Balanci ncing ng:: Sald Saldo o Hist Histor orii Awal Awal,, akun akun ini ini akan akan digunakan sebagai penyeimbang saldo awal yang dimasukkan ke neraca. Jika neraca awal yang kita masukkan dari menu Setup – Balance – Account Opening Balance ada selisih antara Harta, Utang dan Modal maka selisih akun tersebut akan dimasukkan ke akun Historical Balancing ini. Karena prinsip akuntansi adalah harus balance setiap transaksi. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain.
Cara untuk mengganti nomor dan nama akun dari menu Easy Setup Assistant: •
Buka menu Setup, Setup, pilih Easy Setup Setup Assistant, Assistant,
•
Lalu klik Accounts.
•
Klik Accounts Lists.
•
Klik anak panah putih putih pada baris akun yang akan diganti
•
Akan ditampilkan jendela Edit jendela Edit Account .
•
Ganti nomor akun dan nama akun yang yang sesuai.
Silahkan ganti ganti beberapa nomor akun berikut ini sehingga tampil tampil seperti gambar berikut ini: •
1-0100 Cheque Account
1-1100 Petty Cash
•
1-01 1-0150 50 Unde Undepo posi site ted d Fund Funds s
1-11 1-1101 01 Cash Cash in Bank Bank
•
1-0 1-02 200 Trad rade Deb Debtors
1-1 1-1103 Acco ccounts Rece eceivable
•
2-020 -0200 0 Trad rade Cred reditors
2-1100 100 Accounts Payable
•
3-08 3-0800 00 Reta Retain ined ed Earn Earnin ings gs
3-10 3-1001 01 Reta Retain ined ed Earn Earnin ings gs 12
•
3-0900 3-0900 Curren Currentt Year Year Earnin Earnings gs
3-1003 3-1003 Current Current Year Year Earnin Earnings gs
•
3-099 3-0999 9 Hist Histor oric ical al Bala Balanc ncin ing g
3-199 3-1999 9 Hist Histor orica icall Bala Balanc ncin ing g
Gambar 1.13 Mengganti Akun dari Easy Setup Assistant – Accounts
1.4.4 Membuat Daftar Akun Header •
Setelah terbuka window Accounts List,
•
Klik tombol tombol New, New,
•
Pilih tipe tipe akun Header,
•
Lalu tentukan tipe akun yang akan anda buat, ada beberapa pilihan akun dengan tipe Header tipe Header : :
Asset
didahului dengan nomor
1-xx -xxxx o
Liability
didahului dengan nomor
2-xx -xxxx o
Equity
didahului den dengan nomor
3-xxxx o
Income
did didahulu huluii deng dengan an nom nomor
4-xx 4-xxx xx o
Cost of Sales
didah idahul ulu ui denga engan n nom nomor
5-x 5-xxxx o
Expense
didahului deng engan nomor
6-xx -xxxx o
Other Income
didahului deng engan nomor
8-x 8-xxxx o
Other Expense
didahului deng engan nomor
9-x 9-xxxx o
Gambar 1.14 Membuat Akun Baru (Header)
13
•
Keti Ketikk kkan an nomo nomorr akun akun,, cuku cukup p hany hanya a meng menget etikk ikkan an empa empatt digi digitt tera terakh khir ir dari setiap nomor.
•
Lalu ketikkan nama akun, maksimal hanya 30 karakter untuk setiap nama akun.
•
Klik OK , atau tekan tombol New untuk meneruskan akun header
Gambar 1.15 Menyusun Level Akun (Down - Up)
•
Klik tombol Down (bawah kiri) untuk menyusun akun detail supaya susunannya agak menjorok ke kanan.
Silahkan membuat beberapa akun dengan tipe header tipe header berikut berikut ini: H/D
Tipe Akun
No Akun
Nama Akun
H
Asset
1-1000
Current Assets
H
Asset
1-2000
Fixed Assets
H
Asset
1-3000
Other Assets
H
Liability
2-1000
Current Liabilities
H
Liability
2-2000
Long Term Liabilities
H
Expense
6-1000
Sales Expense
H
Expense
6-2000
General & Adm Expense
Supaya susunan akun detail bisa berada dibawah akun headernya dan menjorok ke kanan, maka letakkan kursor pada baris akun yang bersangkutan, lalu klik tombol Down yang ada dibagian bawah.
1.4.5 Membuat Account Detail Untuk membuat kelompok akun Detail, anda tinggal memilih type akun di window Account List tersebut, lalu ketikkan nomor akun dan nama akunnya. 14
Selanjutnya klik tombol New untuk meneruskan pembuatan akun yang lain. Untuk mengimport akun, silahkan buka bagian 2.4.7
Gambar 1.16 Membuat Akun Baru (Detail)
H/D
Tipe Akun
No Akun Na N a m a A ku n
Deta Detail il Detail Detail Deta Detail il Detail Detail Detail Detail Deta Detail il Detail Detail Detail Detail Deta Detail il Detail Detail Detail ail Detail Detail ail Detail
Othe Otherr Curr Curren entt Asse Assett Other Other Curren Currentt Asset Asset Othe Otherr Curr Curren entt Asse Assett Other Other Curren Currentt Asset Asset Other Other Curren Currentt Asset Asset Othe Otherr Curr Curren entt Asse Assett Other Other Curren Currentt Asset Asset Other Other Curren Currentt Asset Asset Othe Otherr Curr Curren entt Asse Assett Fixed Asset Fixed Asset Fi Fixed Asset Fixed Asset Fi Fixed Asset Ot Other Asset
1-11 1-1102 02 1-1104 1-1104 1-11 1-1105 05 1-1106 1-1106 1-1107 1-1107 1-11 1-1108 08 1-1109 1-1109 1-1110 1-1110 1-11 1-1111 11 1-2100 1-2101 1-2102 1-2103 1-2104 1-3100
Mark Market etab able le Secu Securi riti ties es Allowa Allowance nce for Un Uncol collec lectib tible le AR Empl Employ oyee ee Rece Receiv ivabl able e Other Other Receiv Receivabl able e Merchand Merchandise ise Invent Inventory ory Offi Office ce Supp Suppli lies es Value Value Add Added ed Tax – In (VAT-I (VAT-In) n) Prepa Prepaid id Inc Incom ome e Tax Prep Prepaid aid Rent Rent Land Vehicles Accum. Depr Depre ec. Vehic hicles Equipment Accum. Depr Depre ec. Equipm ipment Building in Process
Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail
Other Other Curren Currentt Liabili Liability ty Other Current Current Liability Liability Other Current Current Liability Liability Other Current Current Liability Liability Other Current Current Liability Liability Other Current Current Liability Liability Other Current Current Liability Liability
2-1101 2-1101 2-1102 2-1103 2-1104 2-1105 2-1106 2-1107
Insuranc Insur ance e Liabil Liability ity Wages & Salaries Salaries Payable Payable Electricit Electricity, y, Telp. & Water Pay. Value Added Added Tax-Out Tax-Out (VAT Out) Income Income Tax Payable Payable Dividend Dividend Payable Payable Other Current Current Liabilities Liabilities
15
H/D
Tipe Akun
No Akun Na N a m a A ku n
Detail Equity Detail Equity
3-1000 Common Stock 3-1002 Dividend
Detail Income Detail Income Detail Income
4-1000 Sales 4-1001 Sales Discounts 4-1002 Sales Returns
Detail ail Cost of Sales
5-1000 Co Cost of Goo Good Sold
Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail
Expense Expense Expense Expense Expense Expense Ex Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense
6-1100 6-1101 6-1102 6-1103 6-1104 6-2100 6-2101 6-2102 6-2103 6-2104 6-2105 6-2106 6-2107
Wages & Salaries Expense Uncollectible Accounts Depreciation Expense - Vehicle Advertising Expense Rent Expense Wages & Salaries Expense Electricity, Water & Telp. Exp. Maintenance Expense News Paper & Tabloids Exp. Income Tax Expense Deprec. Expense - Equipment Supplies Expense Other General & Admin. Exp.
Detail ail Detail ail Det Detail ail Detail
Ot Other her Income Ot Other her Income Othe Otherr Inco Incom me Ot Other Income
8-1000 8-1001 8-10 8-1002 02 8-1003
Interest Revenue Dividend Revenue Gain Gain on Sale ales of Mark ark. Sec. Sec. Other Income
Detail ail Det Detail ail Deta Detail il Detail ail
Ot Other her Expense Ot Other her Expe Expen nse Othe Otherr Expe Expens nse e Ot Other her Expense
9-1000 9-10 9-1001 01 9-10 9-1002 02 9-1003
Bank Charg arges Int Interes erestt Expen xpense se Loss Loss on Sale Sales s of Mark Mark.. Sec. Sec. Other Expense
16
Setelah semua daftar akun diatas dibuat satu per satu atau di impor dari media Tab Delimited Text Files, maka hasilnya akan dimunculkan seperti tampak pada contoh gambar berikut ini:
Gambar 1.17 Membuat 1.17 Membuat Akun Baru (Detail)
1.4.6 Meng-ekspor Meng-ekspor Accou Accounts nts List Daftar akun yang dibuat di MYOB bisa diisikan satu persatu seperti cara yang sudah ditunjukkan sebelumnya. Selain diisikan satu persatu, ada cara lainnya yaitu menyiapkan daftar akun dalam format Tab Delimited Text File (File.TXT).
17
File Txt tersebut tersebut bisa di susun susun didalam didalam program program Microsoft Microsoft Excel lalu di simpan sebagai Tab Delimited Text.
Kolom yang dibutuhkan MYOB supaya bisa di import dari media media Ms. Excel bisa diperoleh diperoleh dengan dengan cara mengeluark mengeluarkan an daftar akun MYOB melalui melalui Export Export Data.
Caranya: 1.
Buka Buka menu menu File File ,
2.
pili pilih h Export Data ,
3.
pili pilih h Accounts ,
4.
pili pilih h Account Information
5.
Klik Continue
6.
Klik Match All ,
7.
lalu lalu klik klik tombol tombol Export Export
8.
Tetapkan Tetapkan Directo Directory ry dan nama nama folder folder untuk untuk menempat menempatkan kan file txt
9.
File Name : ketik nama file
10. Klik tombol Save tombol Save 11. Proses Export daftar akun akan dilakukan oleh MYOB.
Gambar 1.18 File 1.18 File – Export Data D ata – Accounts – Account Information
18
Gambar 1.19 Pilihan 1.19 Pilihan Saldo akun yang akan ak an di Expor
Gambar 1.20 Memilih 1.20 Memilih field (kolom) (k olom) akun yang akan di ekspor
Gambar 1.21 Memberikan 1.21 Memberikan Nama File Hasil Export Akun (File.TXT)
1.4.7 Meng-Impor Meng-Impor Accou Accounts nts List Daftar akun yang sudah disusun di Microsoft Excel dan di simpan ke media Tab Delimited Text File, tahapan berikutnya adalah memasukkan daftar akun tersebut ke MYOB melalui Import Data.
19
Caranya sebagai berikut: •
Buka Buka menu menu File, File, pilih pilih Import Import Data, Data, pilih pilih Accounts Accounts,, pilih pilih Account Account Information
Gambar 1.22 File 1.22 File – Import Data – Accounts – Account Information
•
Duplicate Records Records : pilih Update Existing Record,
•
klik Continue.
Gambar 1.23 Pilihan 1.23 Pilihan Model Import Account
•
Cari Cari nam nama file file di fold folder er dan dan direk irekttori ori yan yang suda sudah h disi isimpan pan
sebelumnya, klik Open.
20
Gambar .24 Mencari .24 Mencari File Text (Tab Delimited) yang akan di impor •
Klik Match All, lalu klik Import.
Gambar 1.25 Mengambil 1.25 Mengambil field (kolom) table yang akan di impor
Gambar 1.26 Pesan 1.26 Pesan dari hasil proses Impor (berhasil dan tidak berhasil)
•
Informasi record yang tidak berhasil di impor akan dibuatkan file oleh MYOB dengan dengan nam file MYOBPLOG. MYOBPLOG.TXT. TXT. File File tersebut tersebut akan diletakkan diletakkan bersamaan dengan letak folder tempat data MYOB berada.
21
Gambar 1.27 Pesan 1.27 Pesan beberapa proses impor yang tidak berhasil dan tidak sempurna
1.5 Menentukan Preferensi Sistim MYOB Ada beberapa ketetapan dan kebijakan yang dipilih oleh suatu perusahaan untuk untuk
mengop mengopera erasik sikan an
MYOB. MYOB.
Bebera Beberapa pa
prefer preferens ensii tersebu tersebutt bisa bisa
ditetapkan dari menu Setup lalu pilih Preferences. Prefer ences.
•
System : tidak ada pilihan khusus yang ditetapkan di preferensi ini.
Gambar 1.28 Preferensi 1.28 Preferensi MYOB - System
•
Wind Window ows s : hila hilang ngka kan n simb simbol ol mata mata uang uang di tamp tampil ilka kan n jend jendel ela a (windows) (windows) MYOB dan hilangkan hilangkan pilihan pilihan otomatis otomatis diperiksa diperiksa jika terjadi terjadi kesalahan pengetikan sesuai dengan Bahasa Inggris.
22
Gambar 1.29 Preferensi 1.29 Preferensi MYOB - Windows
•
Reports Reports & Forms : hilangkan hilangkan simbol mata uang di setiap setiap tampilan tampilan laporan laporan MYOB dan cetakan cetakan voucher voucher transaksi transaksi (jika di cetak). cetak). Tetapkan Tetapkan agar menampilkan customisation
selalu selalu
saat menampilkan sebuah laporan di
MYOB.
Gambar 1.30 Preferensi 1.30 Preferensi MYOB – Reports & Forms
•
Banking Banking : hilangkan hilangkan pilihan mengutamak mengutamakan an nama penerima penerima cek daripada daripada memo (keterangan) di transaksi pengelauran uang, dan tetapkan pemberian peringatan oleh MYOB jika terjadi nomor voucher (cheque) yang ganda.
Gambar 1.31 Preferensi 1.31 Preferensi MYOB - Banking 23
•
Sale Sales s : tetap tetapka kan n pili piliha han n mena menamp mpil ilkan kan nomo nomorr Invoi Invoice ce dari daripa pada da menampilkan menampilkan nomor nomor PO customer, customer, beri peringatan peringatan jika terdapat terdapat nomor nomor faktur (invoice) yang ganda.
Gambar 1.32 Preferensi 1.32 Preferensi MYOB - Sales
•
Sale Sales s Term Terms s : untu untuk k memb memberi erika kan n defa defaul ultt term termin in pemb pembaya ayara ran n piut piutan ang g dan kode pajak penjualan untuk setiap membuat data customer baru.
o Paym Paymen entt id Due Due
: pili pilih h In a Give Given n # of days days..
o Disc Discou ount nt Days Days
: bata batasa san n juml jumlah ah hari hari mend mendap apat at disk diskon on..
o Balance Balance Due Days : jumlah jumlah hari jatuh tempo pembayaran. pembayaran. o % Disc. for early Payment : diskon diskon jika membayar lebih awal. o % Monthl Monthly y Charge Charge for late late Paymen Paymentt : denda denda bulanan bulanan jika jika telat. telat. o Tax Tax Code o Fr Freight Tax Code
: N-T (kode baris Pajak saat penjualan) :
N-T
(kode
pajak
saat
pengangkutan.
Gambar 1.33 Sales 1.33 Sales Term Default di Preferensi MYOB
24
menagih
•
Purchases Purchases : tetapkan tetapkan pilihan pilihan menampilkan menampilkan nomor PO perusahaan perusahaan daripada daripada menampilkan no tagihan supplier, dan beri peringatan jika terdapat nomor pesanan pembelian yang ganda.
Gambar 1.34 Preferensi 1.34 Preferensi MYOB – Purchases
•
Purchase Terms : untuk memberikan default termin pembayaran utang dan kode pajak pembelian untuk setiap membuat data supplier baru.
o Payment id Due : pilih In a Given # of days. o Discount Days : batasan jumlah hari mendapat diskon. o Balance Due Days : jumlah hari jatuh tempo pembayaran. o % Disc. for early Payment : diskon diskon jika membayar lebih awal. o Tax Code : N-T (kode (kode baris Pajak saat saat penjualan) o Freight
Tax
Code
:
N-T
(kode
pajak
saat
ditagih
pengangkutan).
Gambar 1.35 Purchases 1.35 Purchases Term Default di Preferensi MYOB
•
Inve Invent ntor ory y :
pili piliha han n meng menggu guna naka kan n harg harga a poko pokok k stan standa dard rd saat saat
membuat transaksi pesanan pembelian atau penerimaan barang yang dipesan.
25
Gambar 1.36 Preferensi 1.36 Preferensi MYOB – Inventory (MYOB Accounting)
•
Secu Securit rity y
:
pili piliha han n peng pengun unci cian an pengin penginput putan an tran transa saks ksii sebe sebelu lum m
tanggal tertentu.
Gambar 1.37 Preferensi 1.37 Preferensi MYOB - Security
•
User ID : nama pengguna bisa ditentukan dari preferensi ini. Klik tombol User ID’s, dan klik New lalu ketik nama user (bisa nama nama anda sendiri). Anda juga bisa membuat beberapa nama user lainnya dengan keterbatasan kewenangan yang sudah ditetapkan.
•
Sete Setela lah h
sele selesa saii
mene menent ntuk ukan an
bebe bebera rapa pa
prefe prefere rens nsii
jendela Preferensi tersebut dengan menekan tombol tombol OK.
26
anda anda
bisa bisa menu menutu tup p
Gambar 1.38 Membuat 1.38 Membuat User Baru di MYOB Data
Gambar 1.39 User 1.39 User ID dan Password
1.6 Menyusun Kode Pajak Pajak Pertambahan Pertambahan Nilai Setiap perusahaan yang sudah menjadi Pengusaha Kena Pajak dan memiliki NPPKP (Nomor (Nomor Pengukuhan Pengukuhan Pengusaha Pengusaha Kena Pajak) wajib wajib memungut memungut Pajak Pajak
Pertamb Pertambaha ahan n
Nilai Nilai
kepada kepada
custo customer mernya nya setiap setiap menju menjual al barang barang
atau jasa yang dikenakan tarif pajak sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku. Umumnya tarif Pajak Pertambahan Nilai tersebut adalah 10% dari Jasa Kena Pajak (JKP) atau Barang Kena Pajak (BKP). Supaya MYOB menghitung secara otomatis tarif tar if pajak dan jurnal atas pajak tersebut, maka kita akan menentukan menentukan tarifnya tarifnya dan link account account (akun yang terkait) terkait) dengan dengan jurnal jurnal atas pajak pajak penjualan penjualan tersebut. tersebut.
Cara menentukan kode pajak sebagai berikut: •
Buka menu Lists – pilik dan klik Tax Codes.
27
Gambar 1.40 Melihat 1.40 Melihat Daftar Kode Pajak
•
Terdap Terdapat at bebera beberapa pa kode kode pajak pajak yang yang sudah sudah disedi disediaka akan n oleh oleh MYOB. MYOB. Anda Anda bisa menghapus kode pajak yang tidak terpakai tersebut, dan hanya meny menyis isak akan an kode kode paja pajak k N-T N-T,, ser serta ta Anda Anda juga juga pajak pajak
sendir sendirii
sesua sesuaii
bisa bisa
memb membua uatt
kode kode
dengan dengan kebutu kebutuhan han dan mengik mengikuti uti peratu peraturan ran
perpajakan yang berlaku suatu saat nanti.
•
Untuk menghapus kode pajak tersebut cukup mudah, yaitu klik (sorot) kode pajak yang akan dihapus, lalu klik tombol Edit tombol Edit (kiri (kiri atas menu utama) lalu klik sub menu Delete menu Delete Tax Codes .
•
Silahkan hapus semua kode pajak dan sisakan hanya tinggal kode pajak NT saja.
Gambar 1.41 Menghapus 1.41 Menghapus Daftar Kode Pajak yang Tidak Terpakai
Gambar 1.42 Daftar 1.42 Daftar Kode Pajak yang sudah dihapus (tinggal satu) 28
•
Untuk membuat kode pajak baru, klik tombol New, lalu isikan informasi tentang kode pajak baru tersebut seperti:
•
Kode Pajak, Nama Pajak, Tarif (Rate) dan link account untuk PPN Keluaran (saat penjualan/sales) serta link accoun tuntuk PPN Masukan (saat pembelian/purchases).
Gambar 1.43 Membuat 1.43 Membuat Kode Pajak Baru (P10)
Gambar 1.44 Daftar 1.44 Daftar Kode Pajak yang Sudah Dibuat
1.7 Menentukan Menentukan Link Linked ed Account Account dari Menu Setup MYOB disusun untuk membuat sistimatis suatu transaksi dalam pembuatan jurnalnya. Kita tidak perlu membuat jurnal secara manual untuk transaksi pembelian, penjualan, penerimaan pembayaran piutang dan pembayaran utang ke supplier. Transaksi yang sering diulang setiap setiap hari sudah dibuat secara sistimatis supaya membuat jurnal otomatis untuk setiap transaksi tersbeut. Supaya jurnal tersebut benar maka kita jura harus menentukan akun yang terhubung dengan transaksi tersebut juga secara otomatis.
Setiap transaksi pembelian kita akan selalu membuat jurnal : Persediaan
xxx.xxx 29
PPN Masukan Utang Usaha
xxx.xxx -
xxx.xxx
Setiap transaksi penjualan kita akan selalu membuat jurnal : Piutang Usaha
xxx.xxx
Penjualan
xxx.xxx
PPN Keluaran
xxx.xxx
Harga Pokok Penjualan Penjualan xxx.xxx xxx.xxx Persediaan
xxx.xxx
Setiap transaksi pembayaran utang selalu membuat jurnal : Utang Usaha
xxx.xxx
Kas/Bank
xxx.xxx
Setiap ada transaksi penerimaan pembayaran dari pelanggan selalu dijurnal: Kas/Bank
xxx.xxx
Piutang Usaha
xxx.xxx
Supaya MYOB bisa membuat jurnal otomatis untuk transaksi pembelian dan penjualan maka kita juga harus menentukan akun yang terkait (link) dengan transaksi pembelian dan penjualan tersebut, khususnya akun untuk Utang Usaha dan Piutang Usaha.
MYOB MYOB memb membag agii
bebe bebera rapa pa bagi bagian an
akun akun yang yang
terh terhub ubun ung g
deng dengan an
transaksi supaya bisa membuat jurnal otomatis. Link Account tersebut diletakkan di beberapa menu seperti :
1)
Menu Setup :
Gambar 1.45 Setup 1.45 Setup – Linked Accounts 30
a)
Accounts & Banking Linked Account : untuk menentukan akun penampung selisi selisih h
(penye (penyeimb imbang ang))
akun akun
saldo saldo
awal, awal,
laba laba ditaha ditahan n dan laba laba tahun tahun
berjalan.
Gambar 1.46 Accounts & Banking Linked Accounts
b) Sales Linked Account : untuk menampung buku besar umum piutang, akun kas/bank untuk penjualan tunai, uang muka penjualan, potongan penjualan, tagihan biaya angkutan, dan denda keterlambatan pembayaran piutang dari pelanggan.
Gambar 1.47 Purchases Linked Accounts
Gambar 1.48 Sales Linked Accounts
c)
Purcha Purchase se Linked Linked Account Account : untuk untuk menamp menampung ung buku besar besar umum umum utang usaha, usaha, kas/bank kas/bank yang dikeluarka dikeluarkan n saat terjadi terjadi pembelian pembelian tunai, akun utang sementara sementara penerimaan penerimaan barang barang sebelum sebelum ada tagihan, tagihan, akun
31
tagihan biaya angkut pembelian, uang muka pembelian, potongan pembelian, dan denda keterlambatan pembayaran utang. d) Tax Tax Code Code Link Linked ed Acco Accoun untt : untu untuk k mena menamp mpun ung g akun akun PPN PPN Kelu Keluar aran an (untuk (untuk transak transaksi si penjua penjualan/ lan/sal sales) es) dan akun akun PPN Masuka Masukan n (untuk (untuk transaksi pembelian/purchases). e) Item Item Linked Linked Account Account : untuk untuk menamp menampung ung akun akun persed persediaan iaan barang barang (perpetual inventory), akun penjualan dan harga pokok penjualan.
1.8 Menyusun Daftar Rekanan Rekanan adalah partner kerja didalam berusaha seperti pemasok (suplier) yaitu yang menyediakan barang untuk kita jual kepada pelanggan (customer) yaitu orang/badan usaha yang membeli produk dan jasa yang kita jual. jual. Daftar rekanan bisa disusun dan dibuat di MYOB dalam satu jendela (windows) yaitu melalui menu Lists – Cards.
Selain dari menu utama bisa juga dibuka dari menu Command Centre – Card File – Card Lists.
Gambar 1.49 Listss – Ca List Card rdss (Card (Card File File – Ca Card rdss List)
32
Daftar Customer (Accounts Receivable) •
Klik Tombol New di dalam tampilan jendela Card File
•
Card Type : pilih Customer
•
Lalu isikan beberapa nama pelanggan sebarai sebarai berikut: a)
PT. Meteor Meteor Abadi Abadi
b)
CV. CV. Agun Agung g Sa kti Sakti
c)
Ivan Cellular Daftar Supplier/Vendor (Accounts Payable)
•
Klik tombol New didalam tampilan jendela Card File
•
Card Type : pilih Supplier
•
Lalu isikan beberapa nama supplier sebagai berikut:
a)
PT. OKE OKE JAYA JAYA MANDIRI MANDIRI
33
Gambar 1.51 Card 1.51 Card Information (Customer, Supplier)
1.9 Menyusun Daftar Item Barang/Jasa Barang dan Jasa disebut sebagai Item di MYOB. Item ini dimaksudkan adalah satu kode yang dijual dan dibeli. Dijual di isian Enter Sales, dan dibeli di isian 34
Enter Purchases. Daftar Item ini bisa dibuka melalui menu Lists – Item (menu utama). Selain itu juga bisa dibuka dari menu Inventory – Item Lists (Command Centre).
Gambar 1.52 Lists 1.52 Lists Items (Inventory – Items List)
Membuat Item Baru (Barang Dagang): •
Klik Tombol New di dalam tampilan jendela Item Lists
•
Profile : isikan data barang yang dibeli dan dijual tersebut seperti : o Item Number o Name
: kode baran rang (maks 30 karakter) : nama barang (maks 30 karakter)
o I Buy This This Item Item
: aktifk aktifkan an jika jika barang barang terseb tersebut ut dibeli dibeli
o I Sell Sell This This Item
: aktifk aktifkan an jika jika baran barang g terseb tersebut ut dijual dijual
o I Inventory This This Item : aktifkan jika barang tersebut di stock o Cost of Sales Account : akun Harga Harga Pokok Penjualan o Trac Tracki king ng Sale Sales s o Item Item Inve Invent ntor ory y
: akun akun Penj Penjua uala lan n : akun akun Pers Persed edia iaan an Bara Barang ng
35
Gambar 1.53 Item 1.53 Item Information – Profile Item
•
Buying Details Standard Cost
: harga pokok standar
Bu in unit of Measure Tax Tax Code Code When When Boug Bought ht
: satuan embelian PCS PCS : kode kode paja pajak k saat saat dibe dibeli li (P10) (P10)
Gambar 1.54 Item Information – Buying Details •
Selling Details
o Ba Base Selling Price o Sellin Selling g unit unit of Measur Measure e o Tax Code Code When When Bought Bought •
: harga jual dasar : satuan satuan unit unit penjua penjualan lan (PCS) (PCS) : kode kode pajak pajak saat saat dijual dijual (P10) (P10)
Klik OK.
Gambar 1.55 Item 1.55 Item Information – Selling Details
Membuat Item Baru (Asuransi): 36
•
Sehu Sehubu bung ngan an deng dengan an
peng pengen enaa aan n Asur Asuran ansi si sebe sebesa sarr
2%
seti setiap ap
transaksi penjualan kepada pelanggan, maka setiap terjadi penjualan kita akan mengenakan mengenakan tambahan tambahan Piutang Piutang sebesar sebesar 2% dan dicatat dicatat sebagai sebagai Utang Asuransi. •
Klik Tombol New di dalam tampilan jendela Item Lists
Gambar 1.56 Item Information – Item Asuransi
•
Profile : isikan data barang yang dibeli dan dijual tersebut seperti : o It Item Number
: kode asuransi
o Name
: nama asuransi
o I Sell Sell This This Item Item
: akti aktifk fkan an pili piliha han n ini ini kare karena na akan akan ditampilkan di isian Enter Sales
o Trac Tracki king ng Sale Sales s
•
: akun akun Utan Utang g Asur Asuran ansi si
Selling Selling Details Details : isikan isikan data barang yang dibeli dan dijual dijual tersebut tersebut seperti seperti : o Base Selling Price
•
: kosongkan
o Sell Sellin ing g unit unit of Meas Measue uerr
: koso kosong ngka kan n
o Tax Code When Sold
: pilih P10
Klik Ok, jika sudah selesai membuat item.
Gambar 1.57 Item Information – Asuransi (Selling Details)
37
