Modul Computer Audit Menggunakan ACL

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Pendahuluan ACL for Windows dirancang khusus untuk menganalisa data dan menghasilkan laporan audit untuk user non-teknis sampai expert users. Dengan menggunakan ACL, pekerjaan auditing akan jauh lebih cepat dibandingkan proses auditing manual yang memerlukan waktu sampai berjam-jam bahkan sampai berhari-hari. Dengan beberapa kemampuan ACL, analisis data akan lebih efisien dan lebih meyakinkan. Berikut ini beberapa kemampuan ACL : 1. Mudah dalam penggunaan . ACL for Windows, sesuai dengan namanya adalah software berbasis windows, dimana sistem operasi windows telah dikenal User Friendly (mudah digunakan). Kemudahan ini ditunjukkan dengan user hanya melakukan click pada gambar-gambar tertentu (icon) untuk melakukan suatu pekerjaan, dan didukung pula dengan fasilitas Wizard untuk mendefinisikan data yang akan dianalisis. 2. Built-in audit dan analisis data secara fungsional. ACL for Windows didukung dengan kemampuan analisis untuk keperluan audit/pemeriksaan seperti : Analisis Statistik, Menghitung total, stratifikasi, sortir, index, dan lain-lain 3. Kemampuan menangani ukuran file yang tidak terbatas. ACL for Windows mampu menangani berbagai jenis file dengan ukuran file yang tidak terbatas. 4. Kemampuan untuk membaca berbagai macam tipe data. ACL for Windows dapat membaca file yang berasal dari berbagai format antara lain: Flat sequential, dBase (DBF), Text (TXT), Delimited, Print, ODBC (Microsoft Access database,Oracle), Tape ( ½ inch 9 - track tapes, IBM 3480 cartridges, 8 mm tape dan 4 mm DAT.). 5. Kemampuan untuk mengeksport hasil audit ke berbagai macam format data antara lain: Plain Text (TXT), dBase III(DBF), Delimit(DEL), Excel (XLS), Lotus (WKS), Word (DOC) dan WordPerfect (WP). 6. Pembuatan Laporan berkualitas tinggi. ACL memiliki fasilitas lengkap untuk keperluan pembuatan laporan.

1.2

Akses Data dan Download

©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 1 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 ACL dapat bekerja menggunakan database relasional modern , disamping tentu saja menggunakan sistem penyimpanan data secara tradisional. Pada sistem legacy, dimana untuk membuat dan memproses data tanpa menggunakan program, sedangkan ACL memiliki kemampuan untuk mengakses data. ACL dapat mengakses data dalam berbagai macam format dan pada berbagai macam tipe media penyimpanan. ACL mampu menguji output atas suatu aplikasi dimana data yang digunakan kurang meyakinkan, atau mungkin aplikasi tersebut tidak berjalan dengan benar. ACL for Windows ini dapat digunakan untuk keperluan View, Explore, dan menganalisa seluruh data serta membuat laporan atas hasil-hasilnya.

Bagaimana komputer menyajikan data? Pada bentuk yang paling sederhana, setiap karakter dalam data disimpan dalam bentuk byte. Nilai dari byte menentukan karakter mana yang diwakilinya. Ada 2 skema utama peng-kodean yang memetakan nilai atas byte pada setiap karakter tertentu, yaitu : 1. EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal Interchange Code) Format ini umumnya ditemukan hanya pada komputer mainframe dan mid-range IBM 2. ASCII (American Standard Code for Information Interchange) komputer mid-range dan mainframe.

Bagaimana mengakses file data? Langkah dalam memperoleh file data untuk dianalisa adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi sumber file data File data yang tersimpan pada komputer mini atau mainframe, harus di download terlebih dahulu sehingga bisa diakses oleh komputer PC. Metode umum yang sering digunakan untuk keperluan tersebut adalah dengan menghubungkan komputer PC atau LAN (Local Area Network) ke mainframe, dengan menggunakan terminal emulation, tape atau cartridges. Kebanyakan produsen komputer mini dan mainframe menawarkan sarana untuk menghubungkan sebuah PC ke produk mereka, sehingga memungkinkan dilakukan transfer file data. Data tidak perlu dirubah ke format ASCII untuk keperluan download ini, karena ACL compatible dengan sebagian besar tipe data dan seharusnya mampu membaca data apapun. Sebelumnya harus dipastikan bahwa user ACL memiliki harddisk space yang cukup di PC


Halaman 2 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 untuk menyimpan file yang akan didownload. Dalam beberapa kasus, diperlukan jumlah space tertentu.

3. Bekerjasama dengan departemen sistem informasi Pada saat melakukan download file data dari komputer mini atau mainframe, sebelumnya harus dilakukan perencanaan untuk mengidentifikasi dimana data tersimpan dan dalam format apa. Langkah pertama adalah berbicara langsung dengan departemen komputer di perusahaan dan meminta layout file atas suatu sistem, misalnya : definisi record, data dictionaries, schemas, dan lain-lain yang pasti berisi daftar field pada suatu file. Langkah berikutnya adalah melakukan review atas data (dengan atau tanpa layout file) untuk memastikan seluruh field berada pada suatu sistem. Hal ini bisa dilakukan dengan menguji data yang tersedia ke layar monitor atau dicetak terlebih dahulu. Seringkali suatu sistem memiliki field tertentu, tapi pada kenyataannya, field tersebut sebenarnya tidak digunakan. Juga sering terdapat beberapa kode dan konvensi yang harus dipahami oleh user ACL.

3. Mempersiapkan File Data Sebelum melakukan download atas data, perlu dipersiapkan dulu datanya. Jika seluruh data ada pada file tertentu dan mempunyai format tertentu yang dapat dibaca langsung oleh ACL, maka transfer bisa langsung dilakukan dalam bentuk native state ke PC. Mungkin tidak perlu mentransfer seluruh data untuk file yang berukuran besar. Sebaiknya minta bantuan dari pihak departemen komputer untuk memberikan copy flat file atas suatu database. File output report dalam bentuk elektronik bisa diakses oleh ACL, karena hampir semua software komputer mampu menghasilkan laporan (report). ACL mampu membaca informasi yang disimpan dalam bentuk laporan tercetak. Aplikasi ini sangat berguna ketika anda ingin mengakses data yang tersimpan dalam format database yang rumit. Langkah pertama dalam memproses laporan sebagai data adalah dengan cara melakukan capture informasi ke dalam disket. Dalam kebanyakan lingkungan komputer mini dan mainframe , hal tersebut bisa langsung dilakukan, karena umumnya file akan di-spooled sebelum dicetak. Anda tidak perlu mencetak file terlebih dahulu, cukup copy spool file nya sebelum dihapus oleh sistem. Jika perlu men-download spooled report file, sekali lagi tanyakan kepada departemen komputer untuk meng-copy kan file yang diperlukan ke disket, untuk selanjutnya dilakukan download atas file tersebut.


Halaman 3 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 4. Mendownload file data ke PC, server jaringan, atau tape Ketika men-download data dari komputer mini atau mainframe melalui terminal emulation, PC akan meng-emulasi sebuah terminal pada komputer mainframe atau mini melalui softwareuntuk terminal emulation. Paket program seperti IBM’s Personal Communications dan PC3270, PCSupport/400, IRMA dan Rumba menyediakan perangkat terminal emulation untuk PC. Beberapa software dalam melakukan download akan mencoba mengkonversi data dari komputer mini atau mainframe, seperti EBCDIC ke salah satu yang digunakan pada PC, misalnya ASCII. Sedangkan paket lainnya sering mengasumsikan seluruh data sebagai text dan konsekuensinya beberapa angka akan rusak. Dalam kasus ini, download yang terbaik dilakukan adalah tanpa convertion options (biasanya disebut binary transfers).

1.3 Utilitas Konversi ACL ACL for Windows berisi utilitas konversi yang memungkinkan untuk mengkonversi beberapa tipe file tertentu untuk bisa digunakan oleh ACL. Catatan : Utilitas konversi berada di sublist ACL for Windows versi 6.5 pada menu Start Windows.

1.4 Kebutuhan System Kebutuhan System yang di butuhkan untuk menjalan ACL For Windows Version 7 adalah sebagai berikut : 1. IBM 486 atau personal computer diatas itu ( Pentium di sarankan) 2. RAM 8Mb minimum ( 32 Mb disarankan atau diatas itu) 3. Harddisk minimal 7Mb sebagai media instalasi dan hardisk ukuran besar untuk proses pengerjaan file 4. Windows 98/Me/XP atau versi terbaru.

1.5 Tipe file data yang bisa di baca oleh ACL ACL mampu membaca tipe file data berikut : 1. Flat sequential Flat sequential file data berisi baris atas consecutive data, yang diatur satu persatu setelah yang lainnya. Sama dengan baris atas informasi yang dibagi menjadi bagian-bagian seperti pada buku telepon, flat sequential file memiliki baris data,yang dibagi menjadi beberapa field. Misalnya, satu field bernama nama akhir, dan field lain bernama nama awal, dan lain-lain. 2. Dbase ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 4 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 ACL secara otomatis dapat mendeteksi, menganalisa dan kemudian membuat suatu format dBASE file. Hal ini berlaku juga untuk dBASE file yang dibuat dengan DBASE compatible products, semacam FoxPro, Visual FoxPro, dan Clipper. Catatan : ACL tidak mampu membaca associated file, semacam Index atau file Memo. Ketika dBASE file dibuka, ACL menampilkan pesan “File is likely a dBASE file. Create fields now?” Click [OK] untuk membuat input file definition. ACL akan memberitahukan bahwa field definition sudah dibuat secara otomatis. Data selanjutnya bisa diproses seperti file yang lainnya. 3. Text File data berupa text berisi hanya karakter yang bisa dicetak, semacam huruf dari a sampai z, angka 1 sampai 9 dan punctuation (sebagian besar tombol pada keyboard). Text file bisa/tidak berupa print file. 4. Delimited Kebanyakan file data berisi field yang tidak memiliki posisi tetap dalam sebuah record. File yang setiap fieldnya dipisahkan dengan yang lain dengan karakter pemisah field disebut delimited files. ACL mendeteksi dan kemudian meminta user untuk mengkonversi delimited file tersebut. 5. Print Files Print file adalah text file dalam bentuk laporan tercetak. Format ini mungkin berisi baris nondata semacam header, subheader, baris kosong, dan baris total dimana ACL mampu mem-filter pada saat membaca print file. 6. ODBC ODBC adalah singkatan dari “Open Database Connectivity”, merupakan sebuah teknologi API (Application Programming Interface) standard yang memungkinkan aplikasi mengakses multiple database dari pihak ketiga. Developer dapat membuat aplikasi “ODBC enabled” (juga dikenal dengan nama aplikasi “ODBC compliant” atau “ODBC Client”). Mereka juga bisa menuliskan “ODBC drivers” untuk sistem manajemen database tertentu (data sources). Teknologi ODBC memberikan para developer dan user sebuah alat penting untuk mengakses data source yang beraneka ragam. Sebelum ada ODBC, aplikasi harus menggunakan antar muka proprietary khusus atas suatu data source. Aplikasi ini sulit untuk dibuat, sulit dalam pemeliharaan, dan rumit untuk dikembangkan. ODBC meningkatkan application portability dengan menghilangkan kebutuhan pemanggilan spesifik data source. ODBC memungkinkan aplikasi agar dapat dalam waktu bersamaan dengan mengakses, view, dan modifikasi data dari data sources, tanpa memperhatikan bahwa source tersebut berupa hierarchical object-oriented, ISAM atau plain text. ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 5 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 7. Tape ACL dengan mudah mengakses dan membaca data dari reel tape atau cartridges. Mengakses suatu file pada tape hampir sama dengan memproses file dengan disk-based file. ACL langsung membaca data yang belum diterjemahkan (jangan gunakan back up copy), dan data akan tetap berada di tape. ACL dapat membaca data dari hampir semua tipe tape, termasuk ½ inch 9-track tapes, IBM 3480 cartridges, 8mm tape, dan 4mm DAT. Untuk ACL versi PC harus dihubungkan dengan drive tape yang sesuai dengan PC untuk bisa menggunakan metode ini.

1.6 Acl Application Screen Tampilan acl ketika pertama kali dijalankan.

1.7 Working With Menus Terdiri 6 menu yang ada pada toolbar pada acl

BAB 2 MEMBUAT DOKUMEN ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 6 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7

2.1 MEMULAI ACL DAN MEMBUAT DOKUMEN BARU ACL menyimpan semua informasi mengenai data yang digunakan kedalam sebuah file yang disebut dengan dokumen. Data yang diolah oleh komputer dan informasi yang sedang dikerjakan disimpan kedalam sebuah file yang disebut file data. Untuk dapat bekerja dengan ACL dibutuhkan sebuah dokumen. Pembuatan dokumen dapat dibuat dari dokumen baru atau dokumen yang pernah dibuat. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat dokumen baru. Langkah – langkah untuk mulai bekerja dengan ACL : 1. Sorot [START] pada tampilan windows 2. Pilih menu [Program] kemudian pilih [ACL for windows V 7] 3. Double click pada pilihan [ACL for windows V 7 ] Pada layar akan tampil ACL application Screen

Pada saat kita baru menggunakan ACL, status bar pada layar aplikasi ACL menunjukkan tidak adanya dokumen yang dibuka dan tidak ada input file yang digunakan. Sebelum kita bekerja


Halaman 7 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 dengan data di ACL, terlebih dahulu kita harus membuka dokumen yang sudah dibuat atau membuat sebuah dokumen baru. Untuk membuat sebuah dokumen baru, kita membutuhkan nama dokumen, yang secara khusus dapat disimpan pada harddisk atau disket. Tentukan sebuah file berisi data yang mengandung data yang diinginkan kemudian, buat sebuah input file definition yang mengandung format untuk data tersebut. Langkah – langkah membuat dokumen baru adalah : 1. Pilih file dari [menu bar] dan pilih [New Document]. ACL akan menampilkan

2. Ketikkan ‘latihan1’ sebagai nama dukumen kita. Kemudian pilih [Save]. 2.2. INPUT FILE DEFINITIONS Sebuah input file definition adalah sebuah format yang akan kita gunakan untuk menggambarkan struktur dan isi dari file data. ACL menggunakan input file definition untuk membaca data dalam file, tanpa melakukan perubahan pada data original. Input file definition terdiri dari nama field, tipe data, dimana masing-masing filed dimulai dan, berapa panjang masing-masing field.


Halaman 8 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Sebelum kita membuat sebuah input file definition, sebaiknya kita menyiapkan file data yang akan diolah. 2.2.1 Membuat Input File Definition menggunakan Data Definition Wizard Apabila data yang akan kita gunakan dalam ACL adalah data baru, maka secara otomatis, pembuatan input file definition menggunakan Wizard. Hal ini dimaksudkan agar kita dapat mengatur file data sesuai keinginan kita. Langkah – langkah membuat input file definition 1. Tentukan file data yang akan digunakan. Pilihlah [New], tekan [Next]

2. Tampilan Definition Wizard

3. Pilih [Disk], tekan [Next] 4. Pilih file data yang akan digunakan. Dalam latihan ini kita menggunakan file Ar.fil kemudian pilih [OPEN] ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 9 dari 95


5. Pilih [Next], gunakan spesifikasi defaultnya

6. Pilih [Other file format], kemudian pilih [Next]


Halaman 10 dari 95


7. File data yang akan dikerjakan di ACL dapat diset-up sesuai keinginan. Kita Hal ini berarti file data pada ACL dapat di atur dan dirubah sesuai dengan keinginan kita tanpa harus merubah file data yang asli. kemudian pilih [Next]

8. Jika kita tidak ingin merubah file data ini tekan [Next]


Halaman 11 dari 95


9. Wizard akan mencoba menentukan semua jenis field. Kita dapat menghapus, membuat ataupun memindahkan separator sesuai kebutuhan.

10. Properti Edit field akan ditampilkan seperti berikut : ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 12 dari 95


11. untuk setiap field dari data mentah yang belum terdefenisi, bisa kita lakukan defenisi pada setiap fieldnya dengan cara sebagai berikut : Blok pada garis pemisah untuk memelih data yang akan didefenisikan datanya

12. Lanjutkan langkah berikutnya untuk menentukan field-field yang berikutnya seperti berikut: ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 13 dari 95



Halaman 14 dari 95



Halaman 15 dari 95


13. Wizard akan menampilkan hasil pendefinisian field sesuai dengan apa yang telah kita tentukan. Apabila hasil pendefionisian field sudah sesuai dengan keinginan kita tekan [Finish], jika tidak tekan [back] untuk menggagalkan langkah sebelumnya.


Halaman 16 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 14. setelah data terdefenisikan tekan tombol finish untuk menyimpan pekerjaan yang telah kita lakukan seperti berikut :

14. hasil akhir data yang tadinya mentah dan tidak terdefenisi sekarang dapat ditampilkan lengkap dengan penamaan fieldnya. Tujuan di lakukan pekerjaan ini agar memudahkan auditor dalam menganalisa data yang akan dia audit karena data sudah terdefenisi dengan baik seperti gambar di bawah ini.


Halaman 17 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 2.2.2 Penentuan data Field tanpa Wizard Apabila kita akan melakukan pengaturan kembali terhadap input file definition yang telah dibuat, kita dapat mengatur field data tanpa menggunakan Wizard. Langkah - langkahnya adalah sebagai berikut 1. Pada pemilihan File definition pada dialog box, klik[New]. ACL akan membuka wizard. Klik[next] sampai pada jendela pengaturan properti file kemudian pilih [Skip to Finish] kemudian klik [Next]. 2. Simpan input file dengan nama file.yang kita inginkan 3. Dari Menu Edit, pilih Input File Definition. Maka akan ditampilkan gambar berikut :

Data file ACL dibuat dengan ektension defaultnya .FIL, tetapi data file pada software lainnya dapat dibuat dengan ektension yang lain, contohnya file dBase mempunyai ektension .DBF Perhatikan bahwa status bar menampilkan nama dari dokumen yang dibuka disisi kiri dan melaporkan jumlah record yang terkandung pad file tersebut. Nama dari input file ditampilkan disisi kanan dari status bar. Path dan nama dari data file ditentukan dalam title bar pada jendela input file definition. Pada saat kotak Input file Definition dibuka dan input file dipilih, ACL akan menampilkan informasi mengenai data file : Tipe media : Disk, Tape – one real, atau Tape multi real Tipe

File : Fixed record length, IBM TM variabel Record Length, atau text file (CR atau

CRLF) Tipe Karakter : ASCII atau EDCDIC


Halaman 18 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Panjang Record : Panjang dari record untuk fixed length atau panjang dari longest record jika record adalah panjang variabel. Skip length : Nilai ini ditentukan dengan sejumlah bytes dalam input file yang oleh ACL akan diabaikan atau dilompati sebelkum dimulainya analisa data. Untuk contohnya, kita dapat menggunakan skip untuk mengabaikan judul informasi dan mulai menetukan file dari detail record. Defaultnya adalah nol, ACL menganalisa data dari permulaan file. Kita hanya dapat membuat input file definition untuk satu data file. Setelah itu ACL secara otomatis menghubungkan data file untuk input file definition.

Melakukan Edit Input File Definition Input File definition yang sudah didefinisikan dapat di-edit kembali baik diperbaiki, dihapus maupun ditambah field baru. Untuk mengaksesnya pilih menu Edit kemudian pilih Input Field Definition :

Pada jendela ini kita dapat merubah nama field, type dan panjang dari field tersebut. ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 19 dari 95


Mengedit Field berjenis Numerik Field numerik berisi angka yang mempunyai titik desimal termasuk tanda minus atau tanda kurung yang menunjukkan angka negatif.

Mendefinisikan Fields Tanggal ACL memberikan kelebihan dalam mengakses, menampilkan dan menghitung tanggal. Tanggal disimpan dalam data file dengan cara yang berbeda-beda. Acl menggunakan format tanggal yang Anda tentukan dalam input file definition untuk mengakses data dalam file dan menampilkan tanggal tersebut. Anda dapat memilih atau menentukan sendiri format tanggal yang paling cocok dengan kebutuhan Anda. Jika Anda memilih tipe data DATE/Tanggal, Anda perlu mendefinisikan bagaimana fields data tersebut disimpan dalam data file. Tipe data DATE dapat didefinisikan sebagai numerik murni (10/31/98) atau alphanumeric (Oct 31, 98). Field ASCII atau EBCDIC mungkin didefinisikan sebagai tipe data DATE dalam input file definition. Format Input Tanggal Format Input Tanggal biasanya hanya mengandung angka (numeric) atau huruf dan angka (alphanumeric). Karakter lain diperlakukan sebagai karakter format (filler). Contoh filler yang biasa adalah “/” pada 11/30/97 (mm/dd/yy), atau blanks dan koma pada “Vov 28,1997” (mmm


Halaman 20 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 dd,yyyy). Karakter format yang digunakan untuk format yang digunakanuntuk format input harus cocok dengan karakter dalam field. Standar Tanggal Ada beberapa format tanggal yang valid yang biasa digunakan: Tipe

Format

Contoh menggunakan 31 Dec 1997

American

MM DD YY

12 31 97

Eropean

DD MM YY

31 12 97

Julian

YY DD

97 31

Format tanggal yang Anda tentukan harus cocok dengan data dalam field. Dengan memberi tanda garis miring (/) dalam suatu format, padahal garis miring tersebut tidak terdapat dalam data file dan sebaliknya, menyebabkan ACL salah dalam mengartikan tanggal tersebut. Dalam hal ini biasanya menghasilkan nilai nol (01/01/00) untuk field tersebut. Untuk melihat format input tanggal dari field tanggal tersebut: 1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Input File Definition. Window Input File muncul 2. Dalam list box field, double klik INV DATE Text box format menampilkan format YYYYMMDD 4. Klik tombol (clear entry) untuk kembali ke layar list box field

Untuk mengedit format tanggal: Dalam list box field, double klik Date. Layar format edit data muncul. Seperti gambar di bawah :


Halaman 21 dari 95


Area data pada bagian dasar window memperlihatkan Anda bagaimana tanggal disimpan dalam data file. Area Valid Field Types di sisi kanan window memperlihatkan Anda bagaimana tanggal akan disajikan dalam view. Jika format tanggal tidak cocok dengan data dalam field, Anda dapat mengubahnya. 1. Klik Dropdown format dan pilih format yang tepat. 2. Klik tombol (Accept entry). ACL mengubah format tanggal tersebut dan kembali ke window Input File yang menampilkan daftar field.

Menampilkan Tanggal ACL mendefinisikan tanggal dalam data file sesuai dengan spesifikasi Anda dalam text box format dalam dialog box Input File Definition. ACL menampilkan tanggal pada semua view, laporan, dan output lain sesuai dengan selera Anda.


Halaman 22 dari 95


Klik [ OK ] untuk mengubah format default tanggal sampai Anda keluar ACL. Anda akan memperhatikan bahwa ACL dengan segera mengubah tampilan semua tanggal dalam view. Untuk mengubah format tanggal menjadi format tanggal Eropa, dd/mm/yy: 1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Preferences. 2. Klik tab option Date dalam dialog box Preferences. 3. Pilih DD/MM/YY dari dropdown Default Date Format. 4. Anda dapat menyimpan format baru untuk sesi ACL yang akan datang dengan mengklik [Save] dan kemudian mengklik [Yes]. Klik [ OK ] untuk menggunakan format tanggal Eropa hanya pada sesi ini. ACL secara menyeluruh memformat kembali semua field tanggal.

Latihan 1 ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 23 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 membuat dokumen baru dengan proses pendefenisian data dari data product.csv yang ada di drive Z: dengan defenisi sebagai berikut : Name awal Field 1 Field 2 Field 3 Field 4 Field 5 Field 6 Field 7 Field 8 Field 9 Field 10 Field 11 Field 12

Name defenisi SUPPLIER_ID ID PRODUCT_CODE PRODUCT_NAME STANDAR_COST LIST_PRICE REODER_LEVEL TARGET_LEVEL QUANTITY_PER_UNIT DISCONTINUE MIN_REODER_QTY CATEGORY

Data type ASCII ASCII ASCII ASCII ASCII ASCII NUMERIC NUMERIC ASCII ASCII NUMERIC ASCII

Hasil Akhir Sebagai Berikut :


Halaman 24 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 BAB 3 MENGENAL LAYAR WINDOW 3.1. WINDOW VIEW View menampilkan data input file yang sudah didefinisikan pada jendela ini mempunyai format seperti spredsheet. Data dapat dengan mudah diperiksa baik terhadap fieldnya maupun recordrecordnya serta dengan mudah dapat diatur kembali dan dicetak.

BEKERJA DENGAN VIEW Dalam view ACL, masing-masing baris menyajikan sebuah record dalam input file dan masingmasing kolom menyajikan sebuah field. Disamping kolom paling kiri adalah nomor record tertentu. Nomor record yang disorot disebut current record (berwarna gelap/highligt). Record lain dapat di sorot sebagai current record dengan meng-klik record tersebut.


Halaman 25 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Memodifikasi View Tampilan view dapat dimodifikasi dengan mengakses icon changet format

Klik [Header], [Titles], [Data] atau [Footer] untuk menampilkan jendela font

Memindahkan Kolom dan merubah judul kolom Posisi kolom dapat dirubah sesuai keinginan kita dengan meng-klik kolom yang diinginkan kemudian drag sampai posisi kolom yang baru kemudian lepaskan. Untuk merubah judul kolom Double-Klik kolom yang diinginkan, kemudian akan tampil :

Isi Colums

Nama Field

Lebar Field


Halaman 26 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Menghapus Kolom Apabila kolom tertentu tidak digunakan maka ACL dapat menghapus kolom dengan cara Klik kolom yang akan dihapus, kemudian pilih icon Remove Colums untuk menghapus. Menambah Kolom Untuk menambahkan kolom klik icon Add New Colums sampai muncul dialog form seperti berikut : Pindah Ke Selected Field

Field Yang akang Akan Di tambahkan

Menambah Colums dengan Expresi

Menambahkan colums dengan Ekspresi : Clik tombol Expr sampai muncul dialog box seperti di bawah ini :


Halaman 27 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 3.2. WINDOW OVERVIEW Window Overview memberikan kemudahan untuk mengatur semua komponen dokumen. Pengaturan dapat dilakukan dengan cara drag-and-drop atau point-and-click shortcuts untuk menampilkan perintah-perintah pengaturan dokumen. Bekerja dengan Window Overview Pada jendela ini terdapat menu Batches, input file definition, view, workspace dan index yang diciptakan untuk suatu dokumen tertentu. 1. Aktifkan dokumen anda 2. Lihat jendela Overview New Open Close

Expand button

Link To New data File Refresh From Source Delete Rename

Collaps button

Duplicate

Isi Window Overview Window Overview menampilkan daftar format file suatu dokumen yaitu : 1. Batches adalah serangkaian perintah yang disimpan dalam suatu file yang langsung dapat dijalankan 2. Input File Definition menggambarkan bermacam-macam struktur dan isi yang telah didefinisikan untuk suatu file data 3. View menampilkan data dalam input file sesuai cara mendefinisikan field dalam file dengan kolom-kolom yang mempunyai judul. 4. Workspace adalah area terpisah dalam dokumen ACL yang mengandung definisi field 5. Indexes berisi pointer pada input file yang membuat ACL dapat membaca dan memproses data file dalam waktu singkat.


Halaman 28 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Menggunakan Tombol Expand Tombol + (expand) menunjukkan bahwa daftar file untuk jenis tersebut ada. Apabila tidak diinginkan kembali tutup dengan menekan tombol + maka secara otomatis tertutup – ( collaps ). Modul

3.3. WINDOW LOG Command Log atau log adalah alat dokumentasi terlengkap dalam ACL, karena log mencatat seluruh perintah yang dilakukan (ditandai dengan simbol @ dan dicatat dengan menggunakan command mode syntax) dan hasil yang diperoleh. Oleh karenanya Command Log dapat menjadi kertas kerja pemeriksaan suatu dokumen yang dibuat dalam ACL. Informasi dalam log bersifat kumulatif, artinya seluruh aktifitas sebelum maupun sesudah membuka dokumen tertentu akan terakumulasi dalam satu log. Log file akan tersimpan secara otomatis sesuai dengan nama dokumen. Misal nama dokumen : TSI.ACL, maka nama log menjadi TSI.LOG. Membuka Log Pilih [Window], pilih [Open Command Log] atau klik button bar : Contoh Tampilan hasil :

Merubah tampilah dari print screen ke log file adalah sebagai berikut :


Halaman 29 dari 95


Log file, menampilkan perintah & hasil • Commands, menampilkan perintah saja • Results, menampilkan hasil saja • Last result, menampilkan perintah & hasil terakhir Menambah Komentar pada Log Tools], pilih [Comment]

Masukkan komentar pada text box Comment OK] Menghapus Log

 ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 30 dari 95


Tidak dapat dihapus dengan Delete



1. CLEAR LOG TO CURSOR (Menghapus log sampai tanda kursor)

File], pilih [Clear Log File] Clear Log to Cursor] OK] untuk menerima entry dan tutup dialog box Log has been cleared to cursor :



CLEAR SELECTION (Menghapus sebagian log) ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 31 dari 95


File], pilih [Clear Log File] Clear Selection] OK] A range of the Log has been deleted :

CLEAR ENTIRE LOG (Menghapus seluruh log)

File], pilih [Clear Log File] Clear Entire Log] OK]

Mencetak Log yang ingin dicetak, tekan mouse dan geser sampai bagian yang ingin dicetak. Jika ingin mencetak seluruh log, abaikan perintah di atas. File], pilih [Print Documentation] ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 32 dari 95


 Print] untuk menutup dialog box Print Documentation Print] sekali lagi lagi untuk mencetak


Halaman 33 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Latihan 2 Dari data AR.fil yang ada di drive Z: defenisikan kembali dengan definisi field sebagai berikut: FIELD

DATA TYPE

FORMAT

CUST_NO

ASCII

-

INV_DATE

DATE

YYYYMMDD

DUE_DATE

DATE

YYYYMMDD

REF_NO

NUMERIC (FORMATED)

-

TRANS_TYPE

ASCII

-

TRANS_AMOUNT

NUMERIC (FORMATED)

-

1. Tambahkan kolom baru pada Ar View dengan Nama Field Jatuh Tempo yaitu penguran antara Due-Date di kurangi Inv_date setelah di dapt hasilnya berikan Opini Pada Header report yang akan di cetak? Sehingga tampilan sebagai berikut :

2. Lakukan Filter Untuk Setiap trans type CN, IN, PM, TR Hasil yang di inginkan sebagai berikut :


Halaman 34 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Latihan 3 ( Kas Kecil) Yakes Telkom merupakan perusahaan di bawah PT. Telkom. Tabk. proses bisnis yang dilakukan oleh yakes telkom adalah menangani pembayaran restitusi. Tugas kalian adalah melakukan pengkecekan terhadap data kas kecil dinilai dari kepatuhan terhadap aturan perusahaan maupun terhadap ketelitian, keakuratan dan kelengkapan data yang di sajikan oleh bagian akuntansi. Adapun data yang harus kalian audit adalah Kas Kecil.Prn yang telah disediakan oleh akuntansi. Keterangan Tambahan : 1. Berdasarkan perhitungan fisik saldo terakhir kas kecil per tanggal 31/05/2011 adalah Rp 3.090.000. 2. Meneurut kebikana perusahaan tran saksi yang di catat sebagai penerimaan dan pengeluaran kas kecil tidak boleh lebih dari Rp 500.000. Langkah Pertama Defenisikan terlebih dahulu data kas kecil dengan pendefenisian sebagai berikut : Field name undefenition FIELD 1 FIELD 2 FIELD 3 FIELD 4 FIELD 5 FIELD 6

Field name TANGGAL_TRANS NO_BUKTI KET KAS_MASUK KAS_KELUAR SALDO_AKHIR

Data Type DATE ASCII TEXT ASCII TEXT NUMERIC NUMERIC NUMERIC

Langkah selanjut pemeriksaan yang di perlukan dan kemudian cetak log file sehingga ada bukti bahwa saudara telah melakukan pemeriksaan terhadap kas kecil. Contoh log file sebagai berikut : Log File C:\Users\Tri\Documents\sesi 4\latihan sesi 4.LOG Opened at 04:29:43 on 04/21/2011 Opening file name kas kecil.prn as supplied in the format. @ DEFINE FIELD C_KAS_MASUK COMPUTED 500000-KAS_MASUK @ DEFINE FIELD C_KAS_KELUAR COMPUTED 500000-KAS_KELUAR @ SET FILTER TO BETWEEN(NO_BUKTI ,"BKM-001","BKM-022") @ SET FILTER @ SET FILTER TO BETWEEN(NO_BUKTI,"BKK-001","BKK-018" ) @ GAPS ON NO_BUKTI ERRORLIMIT 10 TO SCREEN PRESORT Presorting data


Halaman 35 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Page ... 1

04/05/2011 05:05:05

Produced with ACL by: ACL for Windows Workbook *** Gap detected between 3 and 7 *** Gap detected between 8 and 11 0 data sequence errors detected 2 gaps and/or duplicates detected 13 of 30 matched the Filter: BETWEEN(NO_BUKTI,"BKK-001","BKK-018" ) @ GAPS ON NO_BUKTI ERRORLIMIT 10 TO SCREEN PRESORT Presorting data Page ... 1

04/05/2011 05:05:48

Produced with ACL by: ACL for Windows Workbook *** Gap detected between 3 and 7 *** Gap detected between 8 and 11 0 data sequence errors detected 2 gaps and/or duplicates detected 13 of 30 matched the Filter: BETWEEN(NO_BUKTI,"BKK-001","BKK-018" ) @ GAPS ON NO_BUKTI ERRORLIMIT 10 TO SCREEN PRESORT Presorting data Page ... 1

04/05/2011 05:06:05

Produced with ACL by: ACL for Windows Workbook *** Gap detected between 3 and 7 *** Gap detected between 8 and 11 0 data sequence errors detected 2 gaps and/or duplicates detected 13 of 30 matched the Filter: BETWEEN(NO_BUKTI,"BKK-001","BKK-018" ) @ SET FILTER TO BETWEEN(NO_BUKTI,"BKM-001","BKM-022" ) @ GAPS ON NO_BUKTI ERRORLIMIT 10 TO SCREEN PRESORT Presorting data


Halaman 36 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Page ... 1

04/05/2011 05:07:41

Produced with ACL by: ACL for Windows Workbook *** Gap detected between 3 and 6 *** Gap detected between 12 and 16 0 data sequence errors detected 2 gaps and/or duplicates detected 17 of 30 matched the Filter: BETWEEN(NO_BUKTI,"BKM-001","BKM-022" ) @ SET FILTER @ DO REPORT KAS_KECIL_VIEW


Halaman 37 dari 95


BAB 4 ANALISI DATA 1 Pada bagian ini kita akan mempelajari fungsi-fungsi yang digunakan untuk menguji validasi dan kelengkapan data. Fungsi-fungsi tersebut meliputi :

1. Count menghitung record dan untuk menguji jumlah record dalam file 2. Total menjumlah fields yang bertipe numerik 3. Statistics menampilkan informasi statistik field numerik 4. Gaps mengidentifikasi gaps dan record hilang 5. Classify menghitung jumlah record field karakter berdasarkan akumulasi 1 atau lebih field numerik.

Pada saat kita akan melakukan pengolahan data, kita akan selalu berhadapan dengan tiga jendela yaitu view windows, overview dan command log. Aturlah ketiga Jendela ini agar kita dapat melihat semua jendela tersebut.


Halaman 38 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 View windows merupakan jendela yang berisi file data yang sedang digunakan,overview merupakan jendela berisi informasi mengenai kumpulan input file definition, views, workspaces dan index dan command log merupakan jendela dimana kita dapatmelihat perintah dan hasil dari pengolahan data.

1. Fungsi Count Fungsi dari perintah ini adalah untuk menghitung jumlah record dari file data yang sedang kita olah. Menggunakan perintah Count : Kasus : Hitung jumlah record dari data yang akan digunakan.


Halaman 39 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 2. Fungsi Total Perintah Total digunakan untuk menampilkan total field yang berjenis numerik . Menggunakan perintah Total : Kasus : Hitung total field TRANS_AMOUNT yang mempunyai type transaksinya IN

3. Fungsi Statistik Fungsi Statistik dapat menampilkan data secara deskriptif hanya untuk field yang berjenis numerik. Hasil yang akan diperoleh mencakup informasi tentang : ฀ Record Counts ฀ Field Total ฀ Average Value ฀ Absolutes Value ฀ Range between minimum & maximum values ฀ Standard deviations ฀ Highest field values (5) ฀ Lowest field values (5) Kasus : Mencari data statistik field TRANS_AMOUNT


Halaman 40 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 4. Fungsi Gaps Gunakan perintah Gaps untuk mendeteksi field kunc yang berjenis numerik pada urutan sequences yang sedang dikerjakan sehingga di temukan rentang data yang abnormal sehingga dapat di ketahui record yang hilangnya. Kasus : Cari gap yang ditemukan berdasarkan field DUE yang TYPE TRANS = IN

5. Fungsi Classify Gunakan fungsi ini untuk menghitung sejumlah record yang terhubung ke sebuah key yang unik dan untuk mengakumulasi total dari field numerik untuk masing-masing nilai key. Kasus : klasifikasikan data berdasarkan TRANS_TYPE


Halaman 41 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Latihan 4 Kalian diminta untuk melengkapi data Piutang.xls dengan ketentuan pengisian data ada dalam file tersebut. Setelah dilengkapi datanya convert file piutang.xls ke file comma delimited csv dengan nama piutang fix.csv dengan ketentuan yang diconvert hanya sheet yang berisi hasil akhir dari perhitungan umur piutang. Setelah di convert hal berikutnya kalian analisis dengan menggunakan ACL untuk file Piutang fix.csv dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Gunakan fasilitas analyze count untuk mengetahui jumlah record dengan ketentuan sebagai berikut : Jumlah record untuk jenis pelanggan PT = 17 Jumlah record untuk jenis pelanggan PS = 19 Jumlah record untuk jenis pelanggan PB = 10 Jumlah record untuk jenis pelanggan PU = 0 2. Masih dengan fungsi count tentukan jumlah record untuk nama pelanggan. 3. Gunakan fungsi total untuk mengetahui total Nilai faktur, Jumlah retur, Potongan, Jumlah Bayar, lama tunggakan dan jumlah tagihan berdasarkan jenis pelanggan 4. Gunakan fungsi total untuk mengetahui total Nilai faktur, Jumlah retur, Potongan, Jumlah Bayar, lama tunggakan dan jumlah tagihan, berdasarkan Nama pelanggan 5. Lakukan statistik untuk nilai faktur, jumlah retur, potongan, jumlah bayar, lama tunggakan dan jumlah tagihan. 6. Analisi kelengkapan data piutang yang disajikan. 7. Lakukan klasifikasi untuk mengetahui nama pelanggan yang paling besar dalam melakukan pembelian kredit. 8. Lakukan klasifikasi untuk mengetahui trend tertinggi nilai penjulan kredit pada bulan april. 9. Lakukan klasifikasi untuk mengetahui pelanggan yang paling baik dalam melakukan pembayaran piutang. 10. Lakukan klasifikasi untuk mengetahui jenis pelanggan yang paling tinggi kemungkinanya dicadangkan untuk piutang tak tertagihnya.

Setelah melakukan analisi langkang berikutnya copy paste Log file yang telah ada ke Ms. Word dan berinama Log_file_Nrp. docx

BAB 5 ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 42 dari 95


ANALISI DATA 2 6. Perintah Profile yang akan memberikan keterangan mengenai Nilai Total, Nilai Absolute, Nilai Minimum dan Nilai Maksimum sebuah field dalam file. 7. Perintah Stratify menyajikan data dengan mengelompokkan menjadi interval atau jarak tertentu. 8. Perintah Sequence dan Duplicate adalah perintah untuk menentukan apakah sebuah field data sesuai dengan urutannya serta mendeteksi adanya kemungkinan ada urutan yang tidak terisi atau duplikasi data. Sebagai contoh jika akan menguji adakah gap dalam nomor cek yang dikeluarkan atau duplikasi pembayaran cek pada pekerja. 9. Perintah Histogram dalah perintah yang di gunakan untuk menampilkan hasil pemprosesan berupa gambar atau grafik yang mudah di cerna, sehingga bisa di gunakan untuk pengambilan keputusan.

6. Fungsi Profile 1. Dari Input File: ap_trans. 2. Dari menu bar pilih Analyze dan geser klik Profile. 3. Di kotak bagian Profile Fields, pilih INV_AMOUNT. Sehingga ACL akan menampilkan berikut:

4. Klik OK. ACL akan menampilkan Command Log dengan informasinya sebagai berikut:


Halaman 43 dari 95


7. Stratify Perintah Stratify menyajikan data dengan mengelompokkan menjadi interval atau jarak tertentu. Sebelum perintah ini dijalankan maka harus digunakan perintah Profile terlebih dahulu untuk dapat menentukan tiap intervalnya (untuk menentukan nilai minimum dan maksimumnya). Langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Sebelum menjalankan perintah ini harus diketahui nilai minimum dan maksimum nya. 2. Jalankan Modul Profile. 3. Klik tombol Stratify, atau dari menu bar pilih Analyze dan geser klik Stratify. Maka ACLakan menampilkan INV_AMOUNT di bagian Stratify On. Kemudian Nilai Minimum dan Maksimumnya juga sudah otomatis terisi. 4. Di kotak bagian Accumulated Fields, klik INV_AMOUNT sehingga tampilan ACL seperti berikut:


Halaman 44 dari 95


Terlihat nilai minimum dan maksimum langsung terisi pada saat menjalankan perintah Stratify dengan didahului perintah Profile 4. Klik OK. Maka ACL akan meproses dengan hasil di Command Log seperti berikut:

10 Kelompok Interval

Jumlah Record

% Record Tiap Interval

% Total Quantitas

Total Invoice Cost

Total Perkelompok

Anda dapat merubah interval yang ada, yaitu dengan langkah sebagai berikut (sebelum langkah 4. Klik OK) maka: 5. Klik Free. Maka kotak bagian Free akan kosong, dan isilah dengan: 10 500 1000 2500


Halaman 45 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 5000 8000 11400 5. Maka ACL akan menampilkan sebagai berikut: 6. Klik OK. Maka ACL akan menampilkan Command Log sebagai berikut :

7. Klik OK. Maka ACL akan menampilkan Command Log sebagai berikut :


Halaman 46 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 9. Duplicate 1. Pilih input file: payroll 2. Dari menu bar pilih Analyze kemudian geser dan klik di Sequence. Maka muncul kotak dialog seperti berikut:

 Kotak List Fields masih tidak aktif sampai anda memilih dengan menandai 4. Duplicates atau Gaps. Kotak dialog untuk perintah Sequence, Duplicates atau Gaps tidak ada bedanya. 5. Berikan tanda di Duplicates sehingga kotak List Fields menjadi jelas. 6. Di kotak Sequence On klik EMPNO.

7. Di kotak List Fields, klik GROSS_PAY, kemudian berbarengan Ctrl+Klik 8. PAY_DATE dan Ctrl+Klik CHEQUE_NO. Maka akan tampak seperti berikut:


Halaman 47 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 7. Klik OK. Maka ACL akan menghasilkan proses tersebut seperti berikut:

Dari hasil proses kelihatan bahwa ada 1 data yang ganda, yaitu untuk pekerja (EMPNO) dengan nomor 000320 ada dua cek pembayaran (CHEQUE_NO) dengan cek nomor 12376 dan cek nomor 12377 10. Histogram Langkah-langkah menampilkan output berupa gambar adalah sebagai berikut: 1. pilih input file: inventory 2. Dari menu bar pilih Analyze, kemudian pilih sub-menu Histogram. ACL akan menampilkan sebagai berikut:


Halaman 48 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 3. Klik OK. Karena di bagian Histogram On.. dipilih LOC, maka ACL akan menampilkan histogram dengan pengelompokan berdasarkan LOCATION seperti berikut:

4. Untuk memperbaiki tampilan keterangan klik di bagian keterangan terkait tersebut. Misalkan Klik di Lo kemudian editlah dengan Klik+Geser Kanan, sehingga akan kelihatan LOCATION. Berikut di bawah ini adalah tombol yang terkait dengan perancangan output grafik. 5.


Halaman 49 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Latihan 5 Berdasarkan order de.dbf yang disajikan oleh PT.Nortsea lakukan data statistik untuk menemukan data-data berikut : 1. Buatlah rekapitulasi untuk mengetahui jumlah penjulan berdasarkan order detail 2. Tampilkan unit price tertinggi dan terendah dari unit price yang diberikan oleh perusahaan 3. Tampilkan qty tertinggi dan terendah yang di berikan oleh perusahaan 4. Tampilkan range data untuk unit price dengan nilai max unitprice dan min unit price yang anda dapatkan dari pengerjaan soal no 2 5. Tampilkan range data untuk qty dengan nilai max qty dan min qty yang anda dapatkan dari pengerjaan no 3 6. Lakukan Pengecekan untuk mengetahui data ganda pada file Order de.dbf 7. Tampilkan data grafik histogram untuk melihat data produk id terjual 8. Tampilkan data grafik histogram untuk melihat trend nilai penjualan.


Halaman 50 dari 95


BAB 6 ANALISI DATA 3 10. Perintah Age menyajikan data dengan mengelompokkan berdasarkan tanggal. Tanggal bisa diambil dari sistem komputer atau tanggal cut-off tertentu. ACL menghitung jumlah record tiap kelompok tanggal. 11. Perintah Verify digunakan untuk melakukan verifikasi data hal ini dilakukan karena ketika pertama kali bekerja dengan data maka anda harus yakin apakah file yang akan anda kerjakan adalah file benar dan lengkap. Karena ada kemungkinan ada data yang hilang pada saat persiapan data atau ketika download data dari klien ke komputer anda. Sebelum data dianalisis, maka harus diverifikasi terlebih dahulu untuk menentukan apakah masing-masing fields berisi data yang konsisten dengan sifat fields masingmasing. Sebagai contoh, field berjenis ‘karakter’ akan berisi data karakter. Fields berjenis ‘numerik’ akan berisi data numerik. 12. Perintah Search Perintah search dapat digunakan untuk mencari data berdasarkan kondisi tertentu atau juga bisa mencari data dilihat dari posisi record yang di cari. 13. Perintah Cross Tabulate digunakan untuk melakukan rekapitulasi berdasarkan nilai X & Y atau berdasarkan nilai row dan colums. Hasilnya hampir sama persis dengan pivot table di ms excel.

11. Perintah Age Langkah menggunakan perintah Age adalah: 1. pilih Input File: ar 2. Klik tombol Age, atau dari menu bar pilih Analyze kemudian geser klik Age. 3. Dari kotak bagian Age On klik geser dan pilih DUE. 4. Klik bagian bulan dan ketik 12 (untuk bulan Desember) 5. Klik bagian tanggal dan ketik 31 (untuk tanggal 31) 6. Klik bagian tahun dan ketik 1997 (untuk tahun 1997) Untuk Cutoff Date (format yang digunakan ACL untuk tanggal adalah yy-mm-dd, yang berarti pada tanggal 31 Desember 1997 tetapi ini bisa diubah, tergantung pada set up tanggal komputer, jika tidak diisi berarti menggunakan tanggal sistem komputer) 7. Di kotak bagian Accumulate Fields, klik AMOUNT sehingga tampilan ACL adalah sebagai berikut: ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 51 dari 95


8. Klik OK. Maka ACL akan memproses dan menghasilkannya di Command Log sebagai berikut:

Keterangan: Anda dapat melihat gambaran dari piutang (file ar.fil) yang dikelompokkan berdasarkan umur piutang. Misalkan, ada 17 faktur (records) yang telah jatuh tempo antara 90 sampai dengan 119 hari dengan nilai total piutang $8,675.32 Kemudian ACL menampilkan bahwa piutang senilai $228,109.71 belum jatuh tempo. ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 52 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 12. Perintah Verify Langkah-langkah untuk verifikasi data adalah sebagai berikut: 1. pilih input file: Inventory 2. Pilih di menu bar Analyze, kemudian klik Verify. Maka ACL menampilkan kotak dialog.

3. Kemudian klik Verify Fields. Maka ACL akan menampilkan jumlah field-field yang akan diverifikasi seperti berikut:

4. Klik Add All untuk mencek seluruh data ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 53 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 5. Klik OK. Maka seluruh field akan diblok warna hitam gelap.

6. Klik OK lagi untuk menjalankan perintah Verify. Maka akan tampak hasil sebagai berikut yang berisi informasi bahwa tidak ada yang cacat untuk data tersebut.


Halaman 54 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 13. Perintah Search 1. pilih input file: Inventory 2. Pilih di menu bar Analyze, kemudian klik Search. Maka ACL menampilkan kotak dialog.

Jika pencarian di lakukan untuk mencari 1 baris record anda bisa bisa masukan record ke berapa yang akan di cari contoh seperti gambar berikut :

Masukan baris record yang di cari contoh 37 kemudian tekan oke hingga muncul command log seperti berikut :


Halaman 55 dari 95


Dan hasil pencarian yang di lakukan akan tampak seperti di gambar berikut :


Halaman 56 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 14. Perintah Cross Tabulate 1. pilih input file: Payroll 2. Pilih di menu bar Analyze, kemudian klik Cross Tabulate. Maka ACL menampilkan kotak dialog.

Kemudian pilih EMPNO untuk nilai row dan Pilih WORKDEPT untuk nilai columsnya kemudian Untuk nilai yang diaccumulasikanya adalah GROSS_PAY, NET_PAY, TAX_AMOUNT Seperti gambar di bawah ini :

Kemudian tekan oke sehingga akan muncul pada command log seperti berikut :


Halaman 57 dari 95


Latihan 6 Berdasarkan data piutang usaha.csv yang telah di sediakan oleh bagian keuangan PT. Antah Berantah. Lakukan analisi sebagai berikut ? 1. Lakukan pengecekan untuk mengecek bahwa data yang akan di analis benar dan tidak terjadi error dalam penyajian datanya. 2. Lakukan pencarian untuk Nomer Faktur F-0034 3. Gunakan fungsi classify untuk melihat lama tunggakan dan jumlah tagihan berdasarkan Jenis Pelanggan yang terdaftar. 4. Hitung total jumlah bayar, jumlah tagihan, jumlah retur,untuk jenis Pelanggan PT 5. Tampilkan rata-rata nilai faktur untuk pelanggan PD Ratma 6. Lakukan pemeriksaan apakah ada data yang hilang dari data yang saudara analisa 7. Lakukan pemeriksaan apakah ada data ganda dari data yang sedang anda analisa 8.

Lakukan pengelompokan data untuk mengetahui nilai faktur dan jumlah tagihan berdasarkan lama tunggakan dengan rentang sebagai berikut 0, 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40,

9. Tampilkan grafik histogram untuk melihat data lama tunggakan yang terjadi di bulan april. 10. Lakukan analisi classify untuk mengetahui nilai faktur, jumlah bayar, jumlah retur, jumlah tagihan berdasarkan nama pelanggan. 11. Lakukan analisis umur piutang untuk bulan april dengan age 0, 10, 15, 30, 45, 60 nilai faktur dan jumlah tagihan pelanggan 12. Lakukan pemeriksaan untuk memastikan ke validitasan jumlah tagihan Yang di sajikan dari data piutang usaha. 13. gunakan fungsi cross tabulate untuk membuat rekap nilai penjualan

berdasarkan

nama pelanggan dan tanggal jatuh temponya. 14. Gunakan fungsi summerize untuk mengetahui total nilai faktur dan jumlah bayar berdasarkan nama pelanggan tampilkan pula jenis pelanggan dari setiap nama pelanggan yang tampil. 15. Berdasarkan no 1, 6, 7, 12 kemukakan opini kalian mengenai hasil dari pemeriksaan yang di lakukan ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 58 dari 95


BAB 7 SAMPLING DATA Topik ini akan membahas bagaimana menentukan ukuran besaran sampel (size), kemudian bagaimana menetapkan sampel itu sendiri yang akan diambil dari populasi dan mengevaluasinya. Dalam ACL terdapat 2 metode pilihan sampling, yaitu: monetary unit sampling dan record sampling.

1. Monetary Unit Sampling (MUS)

MUS memilih di antara nilai-nilai moneter yang ada di masing-masing record dalam sebuah file data. Dalam sampling dengan menggunakan metode ini, nilai rupiah yang besar lebih besar probabilitasnya akan terpilih dalam sampel dibandingkan dengan nilai rupiah yang kecil, hal ini karena pilihan sampel dengan nilai rupiah yang besar akan lebih mempunyai resiko lebih dibandingkan dengan record yang mempunyai nilai rupiah yang kecil. Sehingga secara konseptual, jumlah transaksi-tarnsaksi yang bernilai rupiah besar akan memerlukan pengendalian ekstra dibandingkan dengan jumlah transaksi-transaksi yang nilai rupiahnya kecil.

MUS sangat berguna untuk pengujian substantif (Substantif Test) dan Overstatement Test, karena menguji item nilai yang mempunyai saldo rupiah besar. Nilai rupiah yang cukup besar mempunyai resiko relatif lebih besar kandungan kesalahan salah saji yang material dalam pengujian substantif atau overstatement test. Karena hanya memperhatikan nilai-nilai rupiah yang relatif besar maka MUS tidak cocok untuk digunakan dalam pengujian ketaatan (Compliance Test), untuk pengujian ini lebih baik digunakan Record Sampling. Populasi dari MUS adalah nilai absolute keseluruhan dari nilai-nilai rupiah yang ada dalam field.

2. Record Sampling

Record sampling didasarkan pada tiap-tiap record dalam sebuah file, tanpa memperhatikan nilai rupiah yang ada di-fieldnya. Sehingga setiap record dalam sebuah file mempunyai kesempatan yang sama untuk dijadikan sampel, maka metode ini cocok untuk pengujian ketaatan (Compliance Test) Dalam proses sampling, ACL mempunyai pilihan parameter sebagai berikut:


Halaman 59 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 A. Fixed Interval Sampling Fixed Interval Sampling lebih sering digunakan sebagai metode sampling karena hasilnya paling konsisten. Dalam FIS anda menentukan pilihan interval dan sebuah angka random. Angka random harus lebih besar dari nol dan lebih kecil dari interval yang ditetapkan. Misalkan jika seandainya interval yang ditetapkan adalah 1.100 dan angka randomnya adalah 723, maka item data 723 pertama kali dipilih sebagai sampel, kemudian 1.823, terus 2.923, 4.023 dan seterusnya dengan interval tetap, yaitu 1.100.

B. Cell Sampling (Random Interval Sampling) Cell Sampling, adalah metode sampling yang memilih secara acak di antara tiap interval. Jika anda menentukan intervalnya adalah 1.100 dengan angka pilihan random (random seed) 349870, maka item 429 mungkin terpilih untuk kolompok interval pertama, kemudian item 1.844 untuk kelompok interval kedua, 2.944 untuk kelompok interval ketiga dan seterusnya.

C. Random Sampling Random Sampling lebih sering digunakan sebagai metode sampling. Di metode ini anda menentukan jumlah populasi “p”, jumlah sampel yang akan dipilih “n” dan pilihan angka random (random seed). ACL menggunakan pilihan angka random (random seed) untuk membuat nomor acak yang berurutan yang akan dipilih sejumlah n item mulai dari nol sampai p. Sebagai contoh jika jumlah populasi 100 dan dipilih sampel sejumlah 5 dengan random seed 1234 maka 5 sampel tersebut mungkin akan memilih item 144, 231, 342, 432 dan 441 secara acak.Dalam sampling sangat perlu sekali memahami teori statistik yang terkait dengannya. Metode sampling yang dipilih tergantung kepada perlakuan yang anda inginkan dengan mempertimbangkan karakteristik dari populasi yang akan diambil sampel-nya. Perintah di menu bar Sampling terdiri dari Size, Sample dan Evaluate.

1. Sub-menu Size digunakan untuk menentukan jumlah atau ukuran sampel yang akan digunakan terhadap record atau monetary unit sampling. 2. Sub-menu Sample digunakan untuk menghasilkan item-item yang dijadikan sampel. 3. Sub-menu Evaluate digunakan untuk mengevaluasi hasil sampling.

Tiap kali sebelum menggunakan sampling, maka jalankan modul Statistic terlebih dahulu untuk menentukan informasi yang penting tentang populasi data yang akan diambil sampelnya. Sample Size ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 60 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Misalkan anda ingin membuat sampel tentang file ar (account receivable), maka langkahnya: 1. pilih input file: ar 2. Klik tombol Statistics, atau dari menu bar pilih Analyze dan geser klik Statistics. 3. Di bagian kotak Statistics On klik AMOUNT 4. Klik OK. Maka ACL akan menampilkan sebagai berikut:

Jumlah record keseluruhan

Total nilai absolut field ‘AMOUNT’

Setiap kali sebelum memulai proses sampling maka harus dilakukan perintah Statistics tersebut di atas untuk mengetahui populasi data yang akan diambil sampelnya. 5. Kemudian dari menu bar pilih Sampling dan klik Size (untuk menentukan jumlah sampel dari total populasi). Maka ACL menampilkan sebagai berikut:


Halaman 61 dari 95


6. Pilihlah sampling menggunakan Monetary (karena kita akan menggunakan Monetary Unit ,,,, Sampling). 7. Ketikkan di isian Confidence dengan 95 (hal ini berarti kita mempunyai level of ,,,,,confidence 95%). 8. Ketik di isian Population dengan 585719.85 (yang diperoleh dari jumlah populasi dalam ,,,,MUS yaitu absolute nilai field AMOUNT). 9. Ketik di isian Materiality dengan 12000 Materiality adalah jumlah atau tingkat materialitas ,,,,yang anda pertimbangkan dari total keseluruhan populasi. Di sini berarti diperkirakan ,,,,tingkat kesalahan material yang dapat diterima adalah kurang dari $12.000.


Halaman 62 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 10.Klik Calculate. Maka ACL akan menampikan sebagai berikut:

11.Klik OK. Maka ACL menampilkan log sebagai berikut:


Halaman 63 dari 95


Sample Items Langkah selanjutnya dalam prosedur sampling adalah dengan ukuran sampel di atas anda sekarang menentukan sampel sejumlah 146. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Dari menu bar pilih Sampling, kemudian pilih Sample. ACL akan menampilkan sebagai berikut:

2. Di isian Interval ketikkan 4000 3. Di isian Start ketikan 234 (ini bisa sembarang angka acak). 4. Di isian To… ketikkan SAMPSIZE (untuk memberi nama file output SAMPSIZE). Maka akan tampak sebagai berikut


Halaman 64 dari 95


5. Klik OK. Maka ACL akan membuat file SAMPSIZE.FIL dan Command Log sebagai berikut:

6. Lihatlah tampilan file output SAMPSIZE di layar dan perhatikan item-item yang diambil untuk digunakan sampel dari populasi. Jumlah sampel 146 adalah sama dengan jumlah record di SAMPSIZE ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 65 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Record Sampling Untuk melakukan sampling dengan berdasarkan record dari suatu file, langkahnya adalah sebagai berikut: 1. input file pilih: ar 2. Pilih menu bar Sampling dan pilih sub menu Sample. 3. Di bagian Sample Type pilih Record (bukan MUS). 4. Di area Sample Parameter klik Random. Maka ACL akan menampilkan otomatis populasi sejumlah record yang ada pada file ar.fil, yaitu 772 dan tampak sebagai berikut:

5.Klik Size. Maka ACL akan menampilkan sebagai berikut:


Halaman 66 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 6. Di isian Confidence ketiklah 95 7. Di isian Upper Error Limit ketiklah 5 8. Klik Calculate. 9. Maka ACL akan menampilkan Sample Size, Interval dan Number of Tolerable Error sebagai berikut:

10. Klik OK. ACL akan kembali ke kotak dialog awal dan telah ada isian size sample sejumlah 60. 11. Ketik di isian Seed dengan 234. Maka ACL akan menampilkan sebagai berikut:


Halaman 67 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 12. Di isian To… ketiklah ARRAND sehingga tampak sebagai berikut:

13. Klik OK. ACL akan menampilkan Command Log sebagai berikut:

14. Tampilkan file output ARRAND di layar dan perhatikan item-item yang diambil untuk digunakan sampel dari populasi. ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 68 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Tugas Sesi 13 Berdasarkan product sales.csv yang telah disediakan lakukan pekerjaan berikut ini : 1. Buatlah computed field untuk mehitung amount sales ? 2. Buatlah computed field untuk menghitung estimation discount sebsar 80% dari nilai amount sale ? 3. Buatlah kontrol untuk mengetahui dan mengecek COGS dengan keterangan tambahan bahwa COGS adalah 50% dari price? 4. Lakukan sampling dengan metode MUS dengan interval yang kalian peroleh dari proses statistics amount sales dan nili awal sample diamulai dari 500000 dengan tingkat materialitas 500000 dengan Sample parameters FIS? 5. Lakukan verikasi data sebelum di lakukan analisa data berikutya 6. Lakukan sumerrize untuk mengetahui nilai amount sales berdasarkan company na tampilkan juga estimation discount? 7. Cari berapa banyak supplier B melakukan transaksi pada perusahaan ? 8. Lakukan rekapitulasi data penjualan berdasark Company name yang melakukan pembelian ? 9. Tampilkan diagram Pie untuk mengetahi presentasi quantity terjualnya ? 10. Buatlah computed field untuk membuat field Due Date dengan ketentuan Due Date adalah 30 Hari dari Creation D ? 11. Asumsikan jika penjualan di lakukan dengan cara kredit maka lakukan umur piutang untuk penjualan yang terjadi di bulan januari dengan aging period sebagai berikut 5,10,15,30,45,60,90 ? 12. Lakukan Rekapitulasi data penjualan berdasarkan Company Name dan product Id ? 13. Lakukan pengelompokan data untuk mencari nilai akumulasi amount sales berdasarkan purchase_o dengan interval 5 ?


Halaman 69 dari 95


BAB 8 MANIPULASI DATA 1. PENDAHULUAN Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana memanipulasi data untuk berbagai macam tujuan. Manipulasi disini bukan berarti melakukan kecurangan terhadap data melainkan menyiapkan bentuk data untuk berbagai macam keperluan. Fungsi – fungsi yang disediakan oleh ACL dan akan dipelajari pada bab ini adalah Extract, Export, Sort, Index, Join, Relating,dan Merge serta Ekspresi dan Filter untuk mendukung kemampuan ACL.

2 MENGGUNAKAN MENU MANIPULASI DATA Untuk melakukan manipulasi data pada ACL menu yang akan dipilih adalah Menu Data seperti tampak pada tampilan di bawah ini.


Halaman 70 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 1. Extract Fungsi ini bertujuan untuk melakukan pemisahan (extract) berdasarkan record atau field dari suatu file, kemudian hasil extract disimpan pada file yang lain. Hasil file ini akan menjadi input file definition. Extract berguna agar kita dapat menganalisa data yang lebih kecil dan lebih khusus.

Pada fungsi extract terdapat dua pilihan yaitu extract berdasarkan record dan berdasarkan field tertentu yang dipilih. Extract berdasarkan record menghasilkan suatu file yang berisi semua field yang sama dengan file sumber apabila tidak terdapat kondisi yang mengikutinya, jika terdapat kondisi yang mengikutinya maka hasil extract adalah semua field dengan kondisi tertentu.

Sedangkan extract berdasarkan field menghasilkan satu file lain yang berisi pilihan field tertentu. Sebelum menggunakan perintah Extract sebaiknya kita lakukan fungsi count dan total untuk memastikan bahwa data sebelum dan sesudah di extract sama (tidakada data yang hilang ).

2.1.1 Extract data berdasarkan record 1). Klik [Data] dan pilih [Extract]. Maka akan muncul tampilan fungsi ekstract. Di dalam fungsi ekstract terdapat dua pilihan yaitu Record dan field.


Halaman 71 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 2). Klik radio button [record] dank ilk tombol command button [if] untuk menentukan bahwa data yang diekstrak adalah yang berlokasi di 06 3). Simpan hasil ekstrak yang diisikan pada text box [to] Kasus : Extract file untuk semua record yang lokasi =”06” Maka pada jendela command log ditampilkan :

2.1.2 Extract data berdasarkan field 1). Klik [Data ] dan pilih [Extract]

2). Klik radio button [field] dan kita pilih field yang diinginkan. Dalam latihan ini kita pilih Field yang dipilih prodno, salepr dan uncost. Kemudian Klik OK.


Halaman 72 dari 95


3). Klik tombol button [if] untuk menentukan bahwa data yang diekstrak adalah yang berlokasi di 03 4). Simpan hasil ekstrak yang diisikan pada text box [to] 5). Klik [ok]

Maka pada command log akan ditampilkan :


Halaman 73 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 2.,,Fungsi Summarize Perintah Summarize menghitung jumlah record dan nilai ‘field numeric’ untuk tiap nilai kunci. Perintah ini cukup efektif untuk memroses file yang berukuran besar.Perintah Classify dan Summarize adalah mirip. Jika menggunakan data yang lebih dari 50.000 records maka lebih baik menggunakan Summarize, karena Classify menggunakan bantuan RAM komputer. Anda bisa memasukkan field tambahan (berupa karakter atau numerik) yang tidak diakumulasikan di file hasil Summarize dan (3) dapat menghasilkan laporan yang lebih komprehensif. Langkah untuk peringkasan data (Summarize) adalah: 1. pilih input file: ap_trans. 2. Dari menu bar pilih Data dan geser klik Summarize. ACL akan menampilkan:

Tampak di kotak bagian Summarize On terlihat hanya field-field yang berjenis ‘karakter’. 3. Di bagian Summarize On klik VENDOR_NO. 4. Kemudian di bagian Accumulate Fields, klik INVOICE_ AMMOUNT. 5. Klik Output tab, dan pilih File. 6. Di bagian Name ketik SUMVEN (berarti file hasil proses Summarize akan diberi nama SUMVEN.FIL) 7. Klik Main tab (untuk kembali ke kotak dialog awal). ACL menampilkan sebagai berikut


Halaman 74 dari 95


8. Klik OK. Maka ACL akan memroses menjadi file SUMVEN.FIL. Jika file SUMVEN.FIL di lihat (dimasukkan dalam Input File) maka akan tampak sebagai berikut:


Halaman 75 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 3. Export Export adalah sebuah fungsi yang dimiliki oleh ACL untuk merubah file menjadi suatu bentuk lain yangdapat dibaca oleh program aplikasi lainnya seperti ASCII, dBase III+/IV, Delimit,Excel, Word, Lotus,Word Perfect, untuk selanjutnya diproses atau diolah kembali. 3.1 Export untuk seluruh field 1. Klik [Data] dan pilih [Export]. ACL akan menampilkan gambar seperti berikut ini. (Dalam kasus ini kita menggunakan data Persediaan) jika kita ingin meng eksport kesuluruhan data makan pilih pilihan view seperti gambar berikut :

2. Pilih jenis program aplikasi yang diinginkan pada [Export As] 3. Ketik pada text box [to] nama file dan direktori tujuannya seperti pada gambar di bawah ini


Halaman 76 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 4. Karena kita akan mengexport seluruh file maka kita pilih radio button [All] kemudian klik [ok] 5. Pada jendela command log akan ditampilkan :

3.2 Export berdasarkan field tertentu 1). Klik [Data] dan pilih [Export]. (Dalam kasus ini kita menggunakan data inventory) 2). Klin [Export Field] kemudian klik field – field yangdipilih pada [Selected Field]. Akan tampil :

Ekspor selected field seperti gambar berikut :


Halaman 77 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 3). Klik [ok] maka seluruh field akan diwarnai dengan warna gelap (highlight) 4). Pilih jenis program aplikasi yang diinginkan pada [Export As] 5). Kerik pada text box [to] nama file dan direktori tujuannya seperti gambar berikut :

Klik Ok Maka akan di tampilkan command log sebagi berikut :


Halaman 78 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 4. Sort dan Index Sort dan index yaitu mempelajari bagaimana melakukan pengurutan data dengan teknik sort dan index pada suatu file kemudian disimpan menjadi sebuah file input baru. Sebelum kita melakukan sort atau index kita lakukan terlebih dahulu fungsi Total untuk menghitung jumlah dari suatu field yanghanya bertipekan Numerik.Menggunakan perintah Sort

1). Aktifkan File Persediaan.dbf, Pilih menu [Data] dan klik submenu [Sort] 2). Klik [Sort on] untuk menentukan sort berdasarkan field yang dipilih (contoh dalam kasus ini kita gunakan sortir berdasarkan field PRODNO) 3). Isikan nama file Sort_Produk pada direktori tujuannya pada text box [to]

4). Maka pada command log akan ditampilkan


Halaman 79 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Menggunakan perintah Index 1). Klik [Data] dan kemudian klik [Index] 2). Klik [Index on] untuk menentukan index berdasarkan field yang tertentu (contoh dalam kasus ini kita gunakan index berdasarkan field PRODNO) 3). Simpan hasil index pada text box [to] dengan nama file Index_Prodno pada direktori tujuannya

4). Klik [ok] 5). Pada jendela command log akan ditampilkan


Halaman 80 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 5. JOIN Kita dapat menggunakan perintah Join untuk bekerja dengan dua file terbuka yang secara simultan atau menggabungkan field-field dari dua file dengan struktur yang berbeda untuk menghasilkan file ke tiga. Jika kita ingin menggabungkan lebih dari dua file, yang harus kita lakukan pertama kali tentukan primary dan secondary file-nya kemudian lakukan perintah Join dan hasil output merupakan file ke tiga.

Primary dan Secondary File Pada saat kita membuka dua file, file pertama yang sedang kita gunakan adalah Primary File, file kedua yang kita buka disebut Secondary File. Kita hanya dapat memiliki satu Primary File yang sedang aktif dan juga hanya dapat memiliki satu secondary file. Primary file selalu merupakan file pertama yang dibuka dan biasanya merupakan file yang jumlah recordnya terbesar.

Pilihan Output Perintah Join mempunyai lima pilihan output. Pemilihan output menentukan record yang mana yang terkandung dalam file ke tiga. 1. Matched Record Matched record dari primary file dan secondary file yang terkandung dalam file output dapat digambarkan sebagai berikut.

2. Matched Records – All Primary Matched record dari primary file dan secondary file yang tidak mempunyai record yang sama di kedua file tersebut.


Halaman 81 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 3. Matched Record – All Secondary

4. Matched Record – All Primary dan Secondary

5. Unmatched Record Hanya unmatched record dalam primary file yang merupakan output file.

Lakukan Sort terhadap Secondary file sebelum dilakukan perintah Join.

Kita harus

mengurutkan secondary file secara ascending berdasarkan karakter kunci sebelum menggunakan perintah Join. Lebih baik lagi jika primary file terurut juga secara ascending bertdasarkan kunci tersebut. Untuk menggunakan perintah Join terhadap dua file, field yang dijadikan kunci harus mempunyai panjang yang sama di kedua file tersebut.

Contoh Join Matched Record Apabila kita memilih pilihan outputnya adalah Join Matched Record maka ACL akan menampilkan record-record yang sama berdasarkan kunci field yang telah ditentukan.

Pemilihan kunci field haruslah sama antara primary dan secondary file. Sehingga dengan cocoknya kunci field maka field-field yang ingin ditampilkan baik yang bersumber dari primary dan secondary dapat dilakukan.


Halaman 82 dari 95


Jika tedapat lebih dari satu kunci filed yang cocok dengan secondary file, ACL hanya akan menggunakan satu field saja dari record pertama yang cocok. Jika tidak ada record yang cocok pada secondary file, ACL tidak akan menghasilkan sebuah output record.

Perintah untuk menggabungkan semua record dari primary yang dicocokan (sama) dengan file kedua. Langkah-langkah yang kita lakukan : 1. Buka File Payroll.dbf yang kita tentukan sebagai primary file dan Emp_Mast.dbf sebagai secondary file 2. Lakukan Sort masing-masing file berdasarkan berdasarkan field EMPNO, bari nama Sort_Payroll untuk primary file dan Sort_EmpMast untuk secondary file. 3. Buka file Sort_Payroll Primary File 4. Pilih secondary file Sort EmpMast . 5. Pilih field EMPNO yang akan menjadi primary key, pada keylist box Seperti Gambar Di bawah.

6. Pilih field EMPNO yang akan menjadi secondary key, pada keylist box Seperti gambar di bawah.


Halaman 83 dari 95


7. Pilih primary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita pilih kita gunakan tombol control (Ctrl).

8. Pilih secondary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita pilih kita gunkan tombol control (Ctrl).


Halaman 84 dari 95


9. Beri nama hasil proses join ini dengan nama file Join_gaji


Halaman 85 dari 95


Click tombol oke sehingga muncul command log sebagai berikut :

Contoh Join Unmatched record Apabila kita memilih pilihan outputnya adalah Join Matched Record maka ACL hanya akan menampilkan record-record dari primary file yang tidak sama dengan secondary file.

Langkah-langkah untuk mendapatkan pilihan output ini adalah : Perintah untuk menggabungkan semua record dari primary yang dicocokan (sama) dengan file kedua. Langkah-langkah yang kita lakukan : 1. Buka File Payroll.dbf yang kita tentukan sebagai primary file dan Emp_Mast.dbf sebagai secondary file 2. Lakukan Sort masing-masing file berdasarkan berdasarkan field EMPNO, bari nama Sort_Payroll untuk primary file dan Sort_EmpMast untuk secondary file. ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 86 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 3. Buka file Sort_Payroll Primary File 4. Pilih secondary file Sort EmpMast . 5. Pilih field EMPNO yang akan menjadi primary key, pada keylist box Seperti Gambar Di bawah.

6. Pilih field EMPNO yang akan menjadi secondary key, pada keylist box Seperti gambar di bawah.


Halaman 87 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 7. Pilih primary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita pilih kita gunakan tombol control (Ctrl).

8. Pilih secondary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita pilih kita gunakan tombol control (Ctrl).


Halaman 88 dari 95


9. Beri nama hasil proses join ini dengan nama file Join_gaji


Halaman 89 dari 95


Click tombol oke sehingga muncul command log sebagai berikut :

6. RELATION Relation digunakan untuk menghubungkan dua file atau lebih untul berbagai macam keperluan. Field tidak perlu mempunyai judul yang sama, tetapi data dalam field tersebut yang harus sama.

Merencanakan dan Menyiapkan hubungan data. Sebelum kita mulai menggunakan perintah relation, hal yang penting adalah mengerti betul field-field yang akan kita olah. Kita memerlukan perencanaan terhadap file dan field mana yang akan kita hubungkan dan bagaimana kita menghubungkannya. Sebagai contoh kita gunakan Ap_trans sebagai Parent file dan Inventory dan Vendor sebagai child files. Untuk merencanakan hubungan antara file-file ikuti.

Langkah-langkah berikut ini : 1. Tentukan sebuah field untuk masing-masing pasangan yang akan dihubungkan. Lihat pada dua file pertama yang akan dihubungkan dan buat sebuah catatan dari field-field tersebut. Lanjutkan hingga kita mengetahui field untuk setiap pasangannya. 2. Selanjutnya, tentukan file mana yang merupakan file induk dan file yang akan dihubungkannya (child file), seperti Gambar dibawah ini.


Halaman 90 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 3. Field yang merupakan kunci harus diindex terlebih dahulu.

Rencana Pendefinisian

Pada contoh diatas File ap_trans sebagai primary file File inventory dan vendor sebagai child files. Buka file input ap_trans kemudian pilih menu data kemudian relation sehingga muncuk seperti gambar di bawah

Kemudian clik add input file sampai muncul sebagai berikut:

Pilih lah file Vendor dan invetori kemudian click add kemudian hubungkan antara ap_tran dan inventory dengan field ProdNo dengan cara drag and drop Kemudian hubungkan antara ap_tran dan vendor dengan field VendorNo dengan cara drag and drop sehingga muncul seperti gambar di bawah :


Halaman 91 dari 95


Adapun tujuan dilakukan relation terhadap file ap_trans, Vendor, Iventory adalh untuk menjaga integrasi data yang sedang anda kelola.

7. MERGE Merge merupakan pilihan pemrosesan untuk banyak file. Merge mengkombinasikan (gabung) terhadap dua file yang mempunyai struktur record yang sama ke dalam sebuah file ke tiga. Kedua file harus terurut secara ascending sebelum dilakukan perintah Merge (Penggabungan). Sebagai contoh kita gunakan Merge untuk menggabungkan file berdasarkan dua waktu periode yang berbeda atau dari cabang-cabang perusahaan. Langkah-langkah menggabungkan dua file data dengan struktur record yang sama ke dalam file ke tiga. Berikut ini adalah contoh bagaimana kita menggabungkan dua file saldo, misalkan saldo pada kantor pusat dan saldo1 pada kantor cabang

Langkah-langkah yang dapat kita lakukan : 1. Buka primary file inv_home office dari jendela overview. 2. Klik [Data] dari menu bar dan pilih [Merge]. 3. Sorot secondary file Inv_cabang 4. Pada [primary key list box] sorot field PRODNO yang sudah di Sort. 5. Pada [Secondary key list box] sorot field PRODNO. 6. Untuk meyakinkan primary field sudah terurut, cek presort checkbox. ©Tri Ramdhany S.Kom, M.Kom, MOS

Halaman 92 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 7. Ketikkan nama output file Merge Inventory seperti gambar di bawah berikut

Ketetuan data yang di merge jika primary file dan secondary file telah di sort terlebih dahulu. Latihan Berdasarkan data pencatatan data akuntansi

berikut ini DetailJU, Perkiraan, HeadJurnal

lakukan pemeriksaan, analisa data, dan manipulasi data. 1. Verifikasi data Detail JU, Perkiraan, HeadJurnal apakah ada error pada data yang di sajikan. 2. Lakukan relasi untuk setiap file yang ada dengan ketentuan Headjurnal sebagai parent file dan perkiraan dan detailJU sebagai child file. 3. Lakukan join antara file DetailJU dengan Perkiraan dengan ketentuan DetailJU sebagai primary file dengan primari key No Perkiraan, sedangkan secondary file adalah


Halaman 93 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 Perkiraan dengan primary key perkiraan dan primary fields adalah Debit dan kredit dan secondary fields adalah Nama Perkiraan kemudian berinama hasil join Join_jurnal. 4. Lakukan pemeriksaan untuk mengetahui balance atau tidaknya debit dan kredit 5. Jika teryata ditemukan tidak balance lakukan pencacahan perkiraan untuk mengetahui debit kreditnya hingga bisa diketahui dipos mana debit kreditnya tidak Balance dengan menggunakan fasilitas ekstrak. 6. Gunakan Fasilitas summerize untuk mengetahui nilai total dari hasil pencacahan dan tampilkan selisih debit kredit dari hasil pencacahan perkiraan yang telah di totalkan.


Halaman 94 dari 95

Modul Praktek Komputer Audit/ ACL Windows Version 7 DAFTAR PUSTAKA Handbook ACL for Windows ver. 7.0 Teguh Pudjo Muljono, Bank Auditing : Petunjuk Pemeriksaan Intern Bank, Edisi Revisi, 1991, Penerbit Djambatan, Jakarta Leman, Eko Pranoto, Audit : SistemKomputer Akuntansi, Edisi Pertama, 1989 Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta Sugiarto, dkk, Teknik Sampling, Edisi Pertama, 2001, Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Iman Nofie , Modul Audit dengan ACL, 2010


Halaman 95 dari 95

Modul Computer Audit Menggunakan ACL

Recommend Documents