Acl Manuales

“Principios Básicos del Software ACL para el análisis de la información como apoyo a las auditorias que realizan las EFSLL”

Unidad Unidad Un idad General de Administración

Dirección General del Instituto de Capacitación y Desarrollo en Fiscalización Superior

Principios Básicos del Software ACL

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Contenido temático

Pág.

OBJETIVO DEL CURSO.................... CURSO.................................. ............................ ........................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ..................... .......55 INTRODUCCIÓN......................... INTRODUCCIÓN....................................... ............................ ........................... ........................... ............................. ............................ ........................... ............................ ............................7 ..............7 MÓDULO 1: ANÁLISIS ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN............ INFORMACIÓN.......................... ........................... ........................... ............................ ............................ ............................ ..................... .......99 1.1. Necesidades y Relevancia de la Información.............. Información ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .................. .... 9 1.2. Concepto de la Información de Gestión........................... Gestión......................................... ............................ ............................ ............................ ............................9 ..............9 1.3. Ámbito de la aplicación.................................... aplicación.................................................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................10 ..............10 1.4. Análisis del proceso de la toma de decisiones ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................11 ..............11 1.5. Utilidad de la información de gestión para la toma de decisiones ........................... ......................................... ............................12 ..............12 MÓDULO 2: PRINCIPIOS PRINCIPIOS BÁSICOS BÁSICOS DEL ACL ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ .................. 15 2.1. Principios básicos.............. básicos ........................... ............................ ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .................. 16 2.1.1. Concepto de datos............................. datos........................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................18 ..............18 2.1.2. Principios básicos de ACL ........................... ........................................ ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ................... ..... 18 2.1.3. El ciclo de análisis de datos.................... datos.................................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ....................... .........27 27 2.2 Tips generales en la creación de un nuevo proyecto................... proyecto................................. ............................ ............................ ............................28 ..............28 2.3 El acceso a los datos....................................... datos..................................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................29 ..............29 2.3.1. Las tres tres etapas del acceso a los os datos................................... datos................................................. ............................ ............................ ............................ ................... ..... 29 2.3.2. Creación de tablas para acceder a datos ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ....................... .........29 29 2.3.3. Visualizar y filtrar datos................................ datos............................................. ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ................... ..... 30 2.4. Verificar integridad....................................... integridad.................................................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ................... ..... 32 2.4.1. Verificación de la integridad de los datos ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ....................... .........32 32 2.4.2. Confirmar totales de control.................................. control................................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ....................... .........33 33 2.4.3. Identificar elementos faltantes.............. faltantes ............................ ........................... ........................... ............................ ............................ ............................ .......................... ............35 35 2.4.4. Identificar duplicados............. duplicados ............................ ............................ ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ .......................... ............37 37 2.5. El análisis de datos...................................... datos................................................... ........................... ............................. ............................ ........................... ............................ ................... ..... 39 2.5.1. Creación de campos calculados...................................... calculados.................................................... ............................ ............................ ............................ .......................... ............39 39 2.5.2. Aislar datos............ datos .......................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................40 ..............40 2.5.3. Generar perfiles de los datos................................ datos.............................................. ............................ ............................ ............................ ............................ ....................... .........43 43 2.5.4. Reordenar tablas .......................... ......................................... ............................ ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ................... ..... 44 2.5.5. Combinar tablas.......................... tablas........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..................... .......46 46 2.6. Presentación de Resultados..................................... Resultados................................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ................... ..... 55 2.6.1. Creación de de reportes reportes a partir de de una vista................................. vista............................................... ............................ ............................ ............................ .................. 55 2.6.2. Opciones avanzadas de reporte............ reporte ........................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ....................... .........58 58 2.6.3. Gráficos .......................... ......................................... ............................. ........................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ................... ..... 59 2.6.4. Uso del “Log” ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ....................... .........60 60 2.6.5. Documentación del análisis ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .................. 61 2.7. Casos prácticos: FAEB y FASSA ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ..................... .......61 61

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Objetivo del Curso Los participantes del curso, aprenderán a utilizar el análisis de información a través del ACL dentro del ámbito de las auditorias de Entidades de Fiscalización de las Legislaturas Locales (EFSLL). El curso proporciona a los participantes los conocimientos básicos que le permitan hacer un uso correcto del ACL, logrando productividad, alcance, independencia, calidad y valor agregado en las auditorias en los que utilice el ACL

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Introducción El trabajo en la Auditoría Superior de la Federación ha ido evolucionando en los últimos tiempos, debido a que cada día se requiere ser más eficientes y eficaces en las revisiones diarias. Razón por la cuál uno de los objetivos de la Auditoría Superior es que el personal de la auditoría cuente con los conocimientos para que pueda llevar a cabo sus revisiones con las herramientas que le permitan llevar a resultados oportunos y con un mayor alcance. Derivado de lo anterior, la Auditoría Superior de la Federación ha adquirido con el paso del tiempo licencias de la herramienta llamada ACL, la cuál permite entrar en ese mundo llamado Análisis Electrónico de Datos, y que a través de estos conocimientos encontrar áreas de oportunidad, analizar las causas o encontrar problemas dentro de un mar de datos que sin este tipo de herramientas seria como tratar de encontrar una aguja en un pajar. El análisis electrónico utiliza herramientas CAATT (Computer Assissted Audit Tools and Techniques ) son “Herramientas y técnicas basadas en el computador que permiten a los auditores incrementar su productividad personal, así como también la de la función de auditoría”. Incluyen técnicas y aplicaciones de software que apoyan las fases de planeación, ejecución y generación de reportes de los proyectos de auditoría.

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Módulo 1: Análisis de la Información En el mundo actual, el enfoque del área de auditoría ha cambiado debido a que las auditorías tradicionales, de las revisiones físicas al 100% de toda la documentación, ha cambiado, debido a la aparición de medios y sistemas electrónicos donde se guarda la información de las operaciones de las entidades a auditar. Debemos considerar que uno de los principales activos que tienen las entidades son los registros electrónicos, ya que sin ellos podrían poner en riesgo de quiebra, e imposibilitar la continuidad de la entidad. En estos tiempos que nos toco vivir nos encontramos encontramos en una etapa más allá de la era de la información; debido a que todos los entes y organizaciones, han entendido que en ocasiones es difícil diferenciarse con su competencia en producto o ser más eficiente en los costos para trasladar esa eficiencia vía precio a sus clientes. Por lo que la nueva era es la del d el Análisis Avanzado. Es por ello que la Auditoría Superior de la Federación, ha establecido el uso del análisis como herramientas dentro de nuestras auditorías que realizamos a nuestras entidades.

1.1. Necesidades y Relevancia de la Información Cualquier entidad, requiere para desarrollarse, información y la necesita de forma rápida, veraz, oportuna y suficiente. Lo anterior es debido a que las empresas enfrentan nuevos desafíos: deben alcanzar niveles máximos de calidad y satisfacción de sus clientes internos y externos, lanzar nuevos productos, posicionar y consolidar los ya existentes, buscar mayor participación de mercado, etc. Enfrentar cada uno de estos retos implica cubrir necesidades de información mayores día a día y, aunque la estadística, la computación y la ingeniería están muy desarrolladas, casi nunca se posee toda la información que se necesita para tomar decisiones, esto es debido a gran parte a que la economía y las personas son altamente variables. Está dinámica, ligada a la necesidad de obtener utilidades, obliga a las empresas a requerir más y mejor información y a diseñar sistemas que les permiten conseguirla y administrarla de la mejor manera. manera .

1.2. Concepto de la Información de Gestión Definimos la información como la materia prima fundamental en la toma de decisiones de los analistas en una organización ya que a mayor calidad de información, mejor es la calidad en la toma de decisiones “Las organizaciones tienen un insaciable apetito de datos pero frecuentemente les faltan las necesarias enzimas para digerirlos”. Neil Raden – Presidente de Archer Decision Sciences

La información de gestión es una herramienta que influye en el comportamiento de los directores. Sabemos que actualmente las entidades cuentan con muchísimos datos en sus sistemas, estos son irrelevantes si no se les añade valor es decir significado; al hacerlo obtendremos Información. Por ejemplo: 

El número 3 8 9 1 2, es un dato y contiene una sucesión de números sin ningún significado significado aparente. o

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Para añadir significado, debemos relacionar los datos con el significado o interpretación, por ejemplo, si:

9

Principios Básicos del Software ACL 

El “3 8” se refiere al estado.



El “9 1 2” es la zona.



El “9” es la región.



El “1” la ruta.



El “2” la zona de reparto.

De esta manera el número 3 8 9 1 2 tiene un significado: esto es el estado 38, de la zona 912, la región 9, ruta 1 y la zona de reparto 2. La información de gestión, nos debe proporcionar la información necesaria a la persona adecuada en el momento oportuno. Para hacer eficiente el proceso de la información, conseguirla, analizarla y tomar decisiones basados en ella, se desarrolla en las empresas un sistema de información.

1.3. Ámbito de la aplicación ACL es la abreviatura de “ Audit Audit Command Language” Language” es una herramienta que desde 1987 es reconocida como el Líder en Tecnología para el acceso y análisis análisis electrónico de datos.

ACL es una herramienta para análisis y reportes. Es una colección de funciones y comandos comandos para análisis de información para usuarios técnicos y no técnicos. 

Sin límites en los tamaños de los archivos.



Gran velocidad de proceso.



Amigable.



Programable.



Generación de Monitoreos Continuos y Tableros de Control.



Acceso virtualmente a cualquier tipo de archivo, por ejemplo:

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o

SAP

o

Oracle

o

ODBC

o

Texto 10

Principios Básicos del Software ACL o

AS/400

o

COBOL

o

Archivos de Reporte

o

Archivos delimitados, etc.

Beneficios que proporciona utilizar el ACL: 

Analizar grandes volúmenes de información en tiempo récord.



Evitar el trabajo manual tan proclive a errores.



La integridad y seguridad de sus datos.



Con ACL existe la posibilidad de realizar revisiones sobre un universo de transacciones en lugar de hacerlo sobre una muestra limitada.



Identificar pagos duplicados a proveedores.



Realizar análisis de nivel de servicio a clientes.



Recálculo de impuestos.



Validación de flujo de información.



Realizar paralelos de procesos automatizados.



Disminución de gastos x áreas de oportunidad detectadas.



Reducción de gastos por liquidaciones de viáticos fuera de las políticas (cuantificable).



Cumplimiento a leyes y prevención de multas por incumplimiento.



Validación de la calidad de la información en el flujo de procesamiento de datos.



Independencia a usuarios no técnicos, lo que permitirá ahorrar tiempo de análisis.

1.4. Análisis del proceso de la toma de decisiones A lo largo de la vida de la entidad o organización tenemos que enfrentar toma de decisiones ya sean grandes o pequeños problemas o situaciones que debemos solucionar. Esta toma de decisiones es muy importante en la vida empresarial y es un factor que puede distinguir a las entidades u organizaciones. La toma de decisiones con ayuda de los datos, es necesario tener objetivos como: 

Tomar decisiones acertadas y basarse en la objetividad de los datos mas que en los deseos y esperanzas para darles una interpretación adecuada.

Se debe emplearse una buena metodología en los procesos de análisis de datos y la toma de decisiones. DGICADEFIS

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Principios Básicos del Software ACL En la toma de decisiones se deben analizar los hechos fríamente, apoyándose de experiencias pasadas en las predicciones y toma de decisiones mas acertadas. Esta toma de decisiones estratégicas se presenta a diferentes niveles: corporativo, por unidad de negocio y a funcional. Los pasos del proceso en la toma de decisiones son los siguientes: a. Determinar la necesidad de una decisión: El proceso de toma de decisiones comienza con el reconocimiento de la necesidad de tomar una decisión, el mismo lo genera un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento. b. Identificar los criterios de decisión: Una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. c. Asignar peso a los criterios: Los criterios enumerados en el paso previo no tienen mayor importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisión. d. Desarrollar todas las alternativas: Es la base de la toma de decisiones y no es más que desplegar las alternativas. El tomador de la decisión tiene que confeccionar una lista de todas las alternativas posibles y que podrían utilizarse para resolver el problema. e. Evaluar las alternativas: Una vez identificadas las alternativas, el analista de las decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas. f.

Seleccionar la mejor alternativa ( Toma de decisiones):

Una vez seleccionada la mejor alternativa se llega al final del proceso de la toma de decisiones, en el proceso racional.

Se debe dedicar el tiempo suficiente en la toma de decisiones, debemos considerar aspectos como la planeación y el proceso, para llevar una decisión a un resultado positivo.

1.5. Utilidad de la información de gestión para la toma de decisiones La información de gestión es la información necesaria en una entidad u organización con la finalidad de: 

Conocer oportunamente el rumbo de la entidad en base a la información de gestión.



Tomar decisiones oportunas necesarias para mejorar la gestión de la operación y los servicios.

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Principios Básicos del Software ACL 

Poner en práctica la planificación, implementación, supervisión y evaluación participativas.



Tener métricas precisas de la evolución de los parámetros de negocio.



Contar con información valiosa, fiable, coherente y oportuna para toma de decisiones.



Tener un diferenciador contra su competencia o contra la misma entidad u organización.

Esta información coadyuva en la competitividad entre las empresas.

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Módulo 2: Principios básicos del ACL Las técnicas de auditoría asistidas por computadora son de suma importancia para el auditor de TI cuando realiza una auditoría. CAATT (Computer Audit Assisted Tools and Techniques) incluyen distintos tipos de herramientas y de técnicas, las que más se utilizan son los software de auditoría generalizado, software utilitario, los datos de prueba y sistemas expertos de auditoría. Las CAAT se pueden utilizar para realizar varios procedimientos de auditoría incluyendo: 

Prueba de los detalles de operaciones y saldos.



Procedimientos de revisión analíticos.



Pruebas de cumplimiento de los controles generales de sistemas de información.



Pruebas de cumplimiento de los controles de aplicación.

El ACL es una de las principales CAATT que ocupan los auditores a nivel mundial. A continuación se enuncian algunas de las normas que el auditor de sistemas de información debe conocer. El ajustarse a estas normas no es obligatorio, pero el auditor de sistemas de información debe estar preparado para justificar cualquier incumplimiento a éstas.

Normas Internacionales de Auditoría emitidas por IFAC (International Federation of Accountants) en la NIA (Norma Internacional de Auditoría o International Standards on Auditing, ISA) 15 y 16, donde se establece la necesidad de utilizar otras técnicas además de las manuales. Norma ISA 401, sobre Sistemas de Información por Computadora. SAS No. 94 (The Effect of Information Technology on the Auditor's Consideration of Internal Control in a Financial Statement audit) dice que en una organización que usa Tecnologías de Información, se puede ver afectada en uno de los siguientes cinco componentes del control interno: el ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información, comunicación y monitoreo además de la forma en que se inicializan, registran, procesan y reporta las transacciones. La norma SAP 1009 (Statement of Auditing Practice) denominada Computer Assisted Audit Techniques (CAATs) o Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador, plantea la importancia del uso de CAAT en auditorías en un entorno de sistemas de información por computadora.

SAP 1009 los define como programas de computadora y datos que el auditor usa como parte de los procedimientos de auditoría para procesar datos de significancia en un sistema de información. SAP 1009 describe los procedimientos de auditoría en que pueden ser usados los CAAT: 1. Pruebas de detalles de transacciones y balances (recálculos de intereses, extracción de ventas por encima de cierto valor, etc.). 2. Procedimientos analíticos, por ejemplo identificación de inconsistencias o fluctuaciones significativas. 3. Pruebas de controles generales, tales como configuraciones en sistemas operativos, procedimientos de acceso al sistema, comparación de códigos y versiones. DGICADEFIS

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Principios Básicos del Software ACL 4. Programas de muestreo para extraer datos. 5. Pruebas de control en aplicaciones. 6. Recálculos.

Según SAP1009, en su párrafo 26 y como se muestra en la siguiente figura, “Flujo de un CAAT ”:

El software de auditoría consiste en programas de computadora usados por el auditor, como parte de sus procedimientos de auditoría, para procesar datos de importancia de auditoría del sistema de contabilidad de la entidad. Puede consistir en programas de paquete, programas escritos para un propósito, programas de utilería o programas de administración del sistema. Independientemente de la fuente de los programas, el auditor deberá verificar su validez para fines de auditoría antes de su uso.

2.1. Principios básicos Los sistemas de computo trabajan principalmente con dos tipos de código a nivel mundial el código ASCII y el código EBCDIC .

ASCII

Código ASCII (American Standard Code for Information Interchange - Código Estándar Americano para Intercambio de Información). ASCII se refiere a los datos que han sido codificados de acuerdo con él.

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Este conjunto de caracteres es el más utilizado en la mayoría de los sistemas de computo. EBCDIC

Código EBDIC (acrónimo Extended Binary Coded Decimal Interchange Code – Código Extendido de Binario Codificado Decimal). Código binario representa caracteres alfanuméricos, de controles y de puntación. Código de 8 bits (256 combinaciones) que almacena un carácter alfanumérico o dos dígitos decimales en un byte.

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Principios Básicos del Software ACL Este código se origino con el System/360 y aún se utiliza en mainframes IBM y en la mayoría de las computadoras de medio rango de IBM.

2.1.1. Concepto de datos Dato

Es uno de esos términos que todos ocupamos pero pocos lo entienden. Lo podemos definir como “Hecho o valor a partir del cual se puede inferir una conclusión; información”. Los datos son aquellos que un programa manipula. Sin datos un programa no funcionaría correctamente. Los programas manipulan datos de manera muy diferente según el tipo de dato del que se trate.

Información

Es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. De esta manera, si por ejemplo organizamos datos sobre un país (número de habitantes, densidad de población, nombre del presidente, etc.) y escribimos por ejemplo, el capítulo de un libro, podemos decir que ese capítulo constituye Información sobre ese país. Cuando resolvemos un problema o tenemos que tomar una decisión, empleamos diversas fuentes de datos (como podría ser el capítulo mencionado de este libro imaginario), y construimos lo que en general se denomina conocimiento o Información organizada que permite la resolución de problemas o la toma de decisiones. Los datos se obtiene de las tablas o reportes de los diferentes sistemas, esto se integran y generan la Información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones.

Por lo anterior podemos concluir que un dato por sí mismo no constituye información, es el procesado de los datos lo que nos proporciona información

2.1.2. Principios básicos de ACL Proyecto

El Proyecto de ACL es el contenedor organizado de todos los datos para el análisis, esta contiene los elementos creados durante el análisis de datos: Tablas, Vistas, Scripts, Índices y el Log de comandos. La extensión del proyecto es .ACL.

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Principios Básicos del Software ACL Campo

El campo es un espacio de almacenamiento para un dato particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder. La mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numéricos, otros almacenan texto, y otros fechas, también varía el tamaño de estos. Adicionalmente, cada campo tiene un nombre. En el caso del ACL cada columna representa un campo.

Registro

Un registro es un campo o conjunto de campos relacionados. En ACL cada renglón representa un Registro.

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Principios Básicos del Software ACL Tabla

ACL utiliza tablas para describir la ubicación, formato y contenido de los datos de origen. Puede crear vistas para mostrar los datos de sus tablas. Usted puede crear diferentes vistas para cada tabla.

La extensión de todas las tablas que genera el ACL son .FIL. Vista

Una vista es una ventana que le permite organizar la forma en que se presentarán los datos en su tabla. Usted puede crear diferentes vistas para cada tabla. Las vistas pueden contener los campos que se requieran de la tabla, que pueden ordenarse de diferentes maneras y dar formato individualmente sin modificar otras vistas ni los datos. En ACL siempre tendrá una Vista Predeterminada, aparecen las vistas en la parte inferior de la Tabla.

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Principios Básicos del Software ACL Para acceder al ACL deberemos dar doble clic en el icono de ACL, para iniciar el programa.

Cuando comienza el ACL, tendremos la siguiente pantalla. Veamos las secciones de que se componen. Barra de Herramientas

Barra de Información

La barra de información indica que no hay proyectos abiertos, y que no se está usando ningún archivo de entrada. Cada vez que comience utilice el ACL, usted deberá abrir un proyecto y una tabla. Enseguida abriremos un Proyecto. En la pantalla de Bienvenida de clic sobre Abrir un proyecto existente, o desde el menú Abrir , seleccionar la opción Abrir Proyecto.

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Principios Básicos del Software ACL Aparece una ventana que nos permite navegar y seleccionar el proyecto.

Seleccione el subdirectorio donde tiene almacenado el proyecto. El proyecto esta en la ruta C:\CursoASF . En este caso seleccionaremos el proyecto llamado “Curso_Basico.acl ”, dicho proyecto se encuentra en la parte izquierda del recuadro.

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Principios Básicos del Software ACL Debemos dar doble clic en “Curso_Basico.ACL”. El proyecto se abrirá. Revisaremos el contenido del Proyecto enseguida. Encontraremos dos ventanas: Navegador del Proyecto y Vista.

Vista

Navegador del Proyecto



El Navegador del Proyecto contiene dos fichas: o

La ficha Panorama: El cual muestra todos los elementos de trabajo

como son: Carpetas, Tablas, Scripts y Workspaces y

o

La ficha Log : El Log de Comandos organiza absolutamente todas

las acciones realizadas con el programa incluso por mas de 30 días de antigüedad, más adelante se explicará detenidamente.



La ventana Vista permite organizar la forma en que los datos serán presentados en su tabla, entre otras funciones.

Ahora bien, en caso de que el navegador de proyecto no este abierto, seleccione Mostrar Navegador... del menú Ventana. Para este curso crearemos una carpeta en el panorama la cual contendrá todas las Tablas, Scripts etc.., que se vayan creando. Para hacer esto ubíquese en el panorama y de clic con el botón secundario sobre la carpeta que dice “Curso_Basico.ACL” del menú que se despliega seleccione Nueva > Carpeta.

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Principios Básicos del Software ACL Escriba el nombre de su nueva carpeta el cual será Curso_Basico.

Ahora hay que indicarle a ACL que esa carpeta será a donde enviara todos las tablas que se creen. Para eso de clic sobre el icono.

En la línea de comandos, teclear SET FOLDER /Curso_Basico y oprimimos la tecla Enter o el botón

.

Inicialmente, el proyecto Curso_Basico contiene solamente tablas y sus vistas Predeterminadas. Seleccionaremos ahora la tabla llamado Inventario, el cual es un archivo de inventarios. 1. Ubicarse en la ventana de Panorama dando un clic sobre cualquier parte de la ventana 2. Presionar dos veces el botón izquierdo del ratón, es decir, dar doble clic a la tabla Inventario. La ventana de la Vista Predeterminada para la tabla llamada Inventario, aparecerá en el área de trabajo.

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Note que en la barra de información indica que se está trabajando con la tabla Inventario. El número de registros se puede apreciar a la derecha del nombre de la tabla en la barra de información.

Visualización de Datos

Cuando usted da doble clic en Inventario desde la ventana Panorama, ACL busca la tabla que corresponde a éste archivo. Cuando usted define los campos de datos en una tabla, ACL automáticamente crea una vista predeterminada en la que incluye todos los campos.

Navegar entre Registros y Columnas

En una vista de ACL, cada renglón representa un registro en la tabla y cada columna un campo. Cuando se abre una vista, el primer campo en el registro aparece al lado derecho de la columna indicadora del número de registros. Como puede observar, existen varios registros en la pantalla. DGICADEFIS

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Principios Básicos del Software ACL Veamos ahora cómo ver los demás registros: 1. Presione una vez el botón de la barra de desplazamiento vertical, nótese el cambio de registros (renglones). El número de registro oscurecido es llamado el registro actual. Usted puede presionar en cualquier número de registro para hacerlo actual. 2. Continúe presionando el botón de la barra de desplazamiento vertical hasta que se muestre el último registro, de hecho puede arrastrar el botón (manteniendo presionado el ratón) hasta donde desee. 3. Nótese que el último registro encontrado es el número 152; además ACL indica que se ha llegado al final de la tabla con la etiqueta en el siguiente renglón <>.

Existen varios campos (columnas) que no pueden ser mostrados al mismo tiempo, para moverse a través de los campos, use la misma técnica anterior pero con el botón de la barra de desplazamiento horizontal.

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2.1.3. El ciclo de análisis de datos El ciclo de análisis de datos

Existen diferentes caminos para llevar a cabo una planeación del ciclo de análisis de datos; por lo que conviene seguir un orden para tener el control sobre el Proyecto, es por esto que cuando menos consideremos algunos puntos durante la planificación de un proyecto de Análisis de Datos:

1. Planificar Proyecto: o

Determinar los Objetivos e Identificar los elementos de datos claves necesarios. Identifique las líneas de consulta o prepare una lista de preguntas para las cuales desea respuesta.

2. Adquirir Datos: o

o

o

Consultando al propietario de los datos junto con el especialista en sistemas, planifique la mejor forma de adquirir los datos. Para obtener los datos, haga un pedido formal por escrito. Si es necesario, obtenga los datos junto con los diseños de registro y los totales de control.

3. Acceso de Datos: o

Utilice el Asistente de definición de datos para crear tablas a fin de que ACL pueda leer y mostrar los datos.

4. Verificar Integridad: o

Verifique la integridad de los datos.

5. Análisis de Datos: o

o

o

Utilice los comandos y funciones para explorar los datos y responder a sus preguntas. Confirme sus resultados con quien pueda verificarlos. Discuta los resultados con el propietario de los datos y otros interesados y conforme sea necesario, efectúe nuevos análisis.

6. Generar Reportes: o

o

Documente sus resultados en un reporte. Archive su Proyecto ACL y los datos relacionados para una referencia futura.

7. Documentar: o

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Para los análisis regulares y continuos, considere la posibilidad de automatizar su análisis por medio de las capacidades de creación de Scripts que ofrece ACL.

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2.2 Tips generales en la creación de un nuevo proyecto Antes de iniciar un nuevo proyecto es recomendable investigar si no se ha realizado anteriormente algún proyecto similar para poder reutilizarlo. En caso de que sea la primera vez, al tener los archivos deberemos configurar nuestras tablas y nuestras carpetas, tanto en el Explorador de Windows como en el Navegador del Proyecto. Al crear el proyecto debemos:  Conocer el proceso y significado de ciertos datos.  Analizar si falta información o catálogos antes de iniciar, en su caso agregarlos.  Agregar los campos calculados.  Realizar un bosquejo en papel o de forma mental de que queremos encontrar. Tips generales   



    

Es una buena práctica para mantener análisis diferentes en proyectos ACL individuales. Es importante tener una carpeta en el explorador donde tengamos concentrado todos los proyectos separados por carpetas. En cada proyecto es conveniente generar carpetas que contengan: Los Archivos de Origen. o o Los Archivos de Resultado

Es importante agregar una carpeta llamada Respaldo, donde realicemos una copia de forma periódica de los archivos con extensión .ACL, .LOG y .LIX, que normalmente el nombre de dichos archivos coincide con el nombre del Proyecto. Es conveniente revisar de forma periódica el espacio en el disco duro, ya que podemos quedarnos sin espacio y tener problemas con el funcionamiento de la computadora. Realizar un respaldo de los archivos origen de forma periódica y de los proyectos. Es interesante llevar un record de los proyectos realizados para el conocimiento de nuestros compañeros de trabajo. Cuando hay archivos que se pueden compartir entre varios Proyectos, es recomendable tener una carpeta común y así solamente se tendrá que actualizar solo una vez. Utilizar las notas y comentarios para documentar el proyecto y sea más fácil entender el proyecto.

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2.3 El acceso a los datos ACL lee datos de sistemas que van desde los sistemas mainframe legados hasta las modernas bases de datos relaciónales. Como aplicación de sólo lectura, ACL nunca altera los datos de origen. Debido a la diversidad de orígenes de datos y a las tecnologías de acceso a los mismos, el modo en que puede acceder a ellos varía de un origen de datos a otro. ACL lee algunos orígenes de datos directamente. En otros casos, ACL primero importa y copia el origen de los datos a una unidad accesible. Puede acceder a algunos orígenes de datos a través de más de un método.

2.3.1. Las tres etapas del acceso a los datos Las tres etapas de acceso a los datos las podemos dividir en: 

Buscar datos: En este paso debemos localizar el origen y el proveedor de los datos, conociendo toda la



Adquirir datos: deberemos determinar donde procesar los datos. Esta adquisición puede ser una copia



Leer datos: Deberemos acceder a los datos con los datos en una unidad accesible, usted comienza el

información acerca de los datos y de cómo conseguir los datos.

de los datos, un acceso directo en la base de datos de origen, o solicitud de la base de datos a un área en particular. proceso de acceso a los datos.

2.3.2. Creación de tablas para acceder a datos La manera más común con la que nos encontraremos los archivos son los siguientes tipos de archivos:

ACCESO: ARCHIVOS DE EXCEL

ACL lee datos en cualquier versión de Excel, comenzando con Excel 3.0. Es necesario tener instalado Microsoft Excel instalado la versión de Excel del archivo que queremos cargar a ACL. A diferencia de las aplicaciones de bases de datos verdaderas, en las que los campos individuales contienen tipos de datos individuales, las columnas individuales de Excel pueden contener varios tipos de datos. De ahí la importancia de darle formato correcto a las columnas antes de ingresar datos en una hoja de cálculo de Excel. Método de Acceso Al abrir un archivo de Excel con el asistente, le solicitará seleccionar la hoja de cálculo o el rango de nombres que contiene sus datos, el asistente le indica que guarde los datos en un archivo plano ACL. Desde allí, el asistente lo lleva a la pantalla Finalizar, donde puede ver los campos que se definieron. En un libro de trabajo Excel formateado de manera adecuada:

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

La primera fila contiene sólo nombres de campos.



Los datos comienzan en la segunda fila. 29

Principios Básicos del Software ACL 

El área de datos no contiene filas o columnas en blanco.



En el caso de los valores numéricos deberemos revisar que sean valores numéricos.



Para las fechas debemos verificar que la columna de las fechas tengan el mismo formato.

Ejercicio: carga de archivo de Excel.

ACCESO: ARCHIVOS DE DBASE

El formato dBASE para almacenar datos se convirtió en un estándar industrial y la mayoría de las aplicaciones de bases de datos y hojas de cálculo pueden importar y exportar datos en este formato. Los archivos dBASE utilizan una extensión dbf. ACL reconoce los archivos dBASE y crea Tablas fácilmente a partir de la información de Diseño de Registro que contienen. Las Tablas resultantes contendrán un campo denominado Record_Deleted. Método de Acceso Importe el archivo a través del Asistente de Definición de Datos. Una vez que selecciona el archivo que contiene los datos, el asistente reconoce el archivo como dBASE y crea una Tabla.

Ejercicio: carga de archivo Dbase.

2.3.3. Visualizar y filtrar datos Filtros rápidos

Se pueden crear filtros basados en campos seleccionados mediante la opción Filtro rápido. En la ventana Vista, puede seleccionar uno o varios valores y, a continuación, utilizar dichos valores para crear una expresión de filtro. Este método resulta más rápido que especificar una expresión de filtro o utilizar Editar el filtro de vista y permite interactuar directamente con los datos de la vista. Puede utilizar Filtro rápido en cualquier tipo de campo. Por ejemplo, en la tabla CxP se puede crear un filtro rápido del primer proveedor para saber si este tiene más de una transacción. Se selecciona la opción Igual de Filtro rápido en el número de cliente. 1. Abrir la tabla CxP. 2. Dar un clic en el primer número de proveedor de tal manera que esté seleccionado. 3. Dar un clic con el botón izquierdo del ratón para desplegar el menú. 4. Seleccionar la opción Filtro rápido y después Igual. Dar un clic.

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Inmediatamente después, se crea el filtro rápido donde el número de proveedor es igual a 12433.

Filtros Locales y Filtros Globales

Los filtros locales se crean para definir una condición de búsqueda o acceso. Los filtros se definen mediante el Constructor de Expresiones. Si deseamos contar todos los registros de nuestra tabla cuyo campo CostoUnit sea mayor que 40. 1. Abrir la tabla Inventario. Se selecciona Contar registros... del menú Analizar y se presiona el botón Si..., enseguida se llena la caja de diálogo como se muestra a continuación: 2. En el recuadro de Campos Disponibles, buscar el campo CostoUnit y darle doble clic. 3. Darle clic en el botón > y teclee 40 en el recuadro de Expresión. 4. En el recuadro de Guardar como teclear “CostoUnit MAYOR A 40 ”. Nota: La longitud del nombre no puede exceder de 31 caracteres.

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5. Una vez completo el constructor de expresiones, dar clic en Aceptar, y en seguida nos aparecerá la ventana Contar con la condición, solo deberemos darle Aceptar. Los filtros locales los podremos usar en todos los comandos en los que se requiera dar una condición, por lo que es conveniente familiarizarse con el constructor de expresiones. Con el constructor de expresiones usted también puede construir expresiones, creando de esta manera campos. Por ejemplo, usted puede teclear CostoUnit * Existencia. En la construcción de expresiones, usted puede utilizar filtros creados, variables, campos, funciones y operadores. Ejercicio: Filtrar información.

2.4. Verificar integridad Una de las mejores prácticas en el área del análisis de datos, es como primer paso garantizar la disponibilidad de datos completos y validos. La verificación es muy importante antes de trabajar con archivos de datos que no contienen información sobre su propio diseño de registro. Esta revisión nos ahorrara tiempo antes de iniciar nuestra auditoria, por lo que debe ser el primer paso antes de realizar cualquier análisis de los datos. Vamos a trabajar en esta lección con la tabla Malo el cual contiene detalles de facturas de productos vendidos. Hay seis campos definidos en esta tabla.

2.4.1. Verificación de la integridad de los datos Primero debemos validar que los datos de los archivos sean válidos. Ocupamos el comando llamado Verificar... Cada campo tiene asignado un tipo de dato que describe su contenido. Los datos inválidos en un campo son datos que no concuerdan con el tipo de dato asignado al campo. Algunos ejemplos son caracteres no imprimibles en un campo de caracteres, datos no numéricos en un campo numérico, o blancos en un campo tipo PACKED. El comando Verificar... utiliza las descripciones, como criterio para verificar la validez de los datos en los campos especificados. Vamos a verificar todos los campos de datos definidos en la definición de la tabla Malo. 1. Seleccione Verificar... del menú Datos. 2. Clic el botón Verificar campos... 3. Clic el botón Agregar todos. DGICADEFIS

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Principios Básicos del Software ACL 4. Clic Aceptar .

ACL reporta 5 errores de validez, número de registro y nombre del campo donde ocurrió.

En la ventana de la vista vemos que la columna de TOTAL muestra 0.00 en el registro 2. Esta columna corresponde al campo TOTAL. Además hay unos caracteres raros en la columna Product Number del registro 18. ACL permite reemplazar los datos inválidos con blancos. 1. Seleccione Preferencias... del menú Edición. 2. Seleccione la pestaña Vista. 3. Clic en el recuadro de Mostrar datos no válidos como blancos o ceros. 4. Clic Aceptar . 5. Clic en el encabezado de la columna Total para seleccionar la columna. Oprimiendo Ctrl seleccionemos también la columna de Codigo . 6. Seleccione Verificar... del menú Datos.

El registro 2 muestra errores en la columna de TOTAL. El registro 17 y 18 muestra errores en la columna Codigo (CODIGO).

2.4.2. Confirmar totales de control Lo primero que se debe evaluar es la entrada de la información y que se tengan las cifras de control necesarias para determinar que se tenga el total de la información solicitada. Los cifras control normalmente se refiere al número total de registros y los totales de los campos numéricos.

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Principios Básicos del Software ACL Comando Conteo de Registros

Este comando nos ayuda a identificar el número de registros que tiene una tabla o el número de registros que coincide con alguna condición. 1. Seleccione el botón Contar Registros de la barra de herramientas. La ventana de contar aparecerá. 2. El botón de Si... se usa para acceder a la construcción de expresiones de ACL, el cual se verá más adelante en detalle. 4. Dé un clic a Aceptar . El resultado aunque no se despliega se muestra en la barra de información a la derecha del nombre de la tabla, también puede ser visualizado dando clic sobre el nombre del comando en el log.

Comando Totalizar

El comando se usa para obtener reportes de la suma de los campos numéricos de nuestra tabla. Para accederlo deberá seleccionar de la barra de herramientas el botón Totalizar . Aparecerá la caja de diálogo de Totalizar .

Obviamente tan sólo los campos numéricos aparecen en la caja, usted podrá seleccionar los campos que desee, y además podrá usar, si así lo requiere, algún filtro local (Condición). Así lo haremos en unos momentos. 1. Clic en el campo Minimo. 2. Oprimiendo la techa Shift (o Mayúsculas), clic en el campo ValorMercado. 3. Clic Aceptar .

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Ejercicio: Conteo y calcular totales de campos numéricos.

2.4.3. Identificar elementos faltantes Comando Faltantes

Con ayuda de este comando, ACL identifica los elementos faltantes y proporciona las siguientes opciones para mostrar los resultados:

Listar los intervalos faltantes. Especifica que la lista de salida notificará los intervalos de faltantes en vez de cada elemento faltante. Se muestra una lista de los valores de los campos clave a ambos lados del faltante. 2 Listar elementos faltantes cuando no sobrepasa el rango establecido. Especifica que la lista de salida mostrará una lista de cada elemento faltante. Si el tamaño de los faltantes es menor o igual que el Límite de elementos, aparecerá una lista con todos los elementos faltantes. Si el faltante es mayor, en la lista sólo aparecen la primera y la última clave faltante. 3. Listar todos los elementos faltantes. 1

Seleccione Buscar faltantes... del menú Analizar , la caja de diálogo aparecerá. En la lista de campos a secuenciar, seleccione Factura. Para el primer caso, ACL trae predeterminada esta opción. Dar un clic en Aceptar . El resultado es el siguiente:

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Para observar el resultado cuando se muestran los elementos faltantes, de doble clic sobre el nombre del comando. Seleccionar ahora Elementos faltantes. Automáticamente se habilitará la caja de edición de texto que contiene un número 5 que se refiere al número máximo de elementos faltantes que se mostrarán, si los elementos faltantes exceden a este número, por ejemplo 6, únicamente se mostrará el intervalo Dar un clic en Aceptar.

Es importante observar que hay dos intervalos, lo que significa que el número de elementos faltantes fue superior a 5. Para poder observar todos los elementos faltantes, hay que modificar el número máximo de éstos a observar escribiendo el total de registros de la tabla, en este caso es 339.

Dar un clic en Aceptar .

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Ejercicio faltantes

2.4.4. Identificar duplicados Comando Buscar Duplicados

Seleccione Buscar duplicados... del menú Analizar , la caja de diálogo aparecerá. En la lista de campos a secuenciar, seleccione Factura. Asegúrese que esté activada la opción de Duplicados y que esté desactivada la opción de lista de Faltantes.

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Dar clic en Aceptar . Se generará un reporte conteniendo los 22 duplicados encontrados, reportándonos, en el caso de datos duplicados, el número de registro y el campo duplicado.

Ejercicio registros duplicados.

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2.5. El análisis de datos Es la actividad de transformar un conjunto de datos con el objetivo de extraer información útil y facilitar así la formulación de conclusiones. En función del tipo de datos y de la cuestión planteada, puede involucrar la aplicación de métodos estadísticos, ajuste de curvas, selección o rechazo de determinados subconjuntos de datos, y otras técnicas. En contraste con la técnica de minería de datos, el análisis de datos se utiliza no tanto para el descubrimiento de patrones ocultos en los datos, sino para la verificación o rechazo de un modelo existente o para la extracción de parámetros necesarios para el ajuste de un modelo teórico a la realidad.

2.5.1. Creación de campos calculados Campos Calculados

Podemos crear expresiones para agregar campos a las vistas. La definición del campo puede ser temporal o guardada junto con la definición de la tabla como un campo calculado. El procedimiento es el siguiente: 1. Dar un clic derecho en la zona de datos y seleccionar la opción de agregar columnas. 2. Aparecerá la ventana Constructor de expresiones. 3. Agregamos la expresión CostoUnit * Existencia 4. En Guardar damos el nombre de Valor Inventario, por lo que solo aceptaremos. En este caso el campo calculado se nombro VALOR INVENTARIO.

Ejercicio agregar campos calculados.

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2.5.2. Aislar datos Extracción

Extraer consiste en crear una tabla nueva tomando algunos ó todos los datos de la tabla, esto se utiliza con frecuencia cuando se desea trabajar con algunos de los datos de una tabla, disminuyendo el tiempo de acceso, en lugar de trabajar con la tabla original. Asumamos que queremos trabajar solamente con los productos de una localidad (LOC = “05”) de nuestra tabla Inventario. Seleccionar Contar... del menú Analizar . Clic en el botón Si... Seleccionar y teclear como expresión LOC = “05” Asignar el nombre LOC05 Clic Aceptar dos veces Totalizar todos los campos, aplicando el filtro LOC05. Una vez hecho esto tenemos cifras de control para comparar el resultado con la extracción. Seleccionemos primeramente la tabla Inventario. 1. Seleccionar Extraer... del menú Datos. La caja de diálogo de Extraer aparecerá. 2. Oprimir Si... y teclear LOC05. 3. En el área de En..., teclear LOC05 como nombre de la nueva tabla.

4. Clic Aceptar. La tabla nueva es creada, nótese que se agregaron todos los campos, pues elegimos la opción Campos , mediante la cual le podríamos especificar que campos incluir en la nueva tabla. DGICADEFIS

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Véase en la ventana Panorama que se crearon tantas vistas de la tabla de extracción como vistas existían de la tabla original. Ahora podremos usar éste archivo como una nueva tabla. Para verificar que la tabla está completa, ejecutar el comando TOTAL, seleccionando todos los campos (Agregar todos).

Extraer/Anexar

El comando Anexar es una opción en varios comandos de ACL que permite añadir la salida de comando al final de un archivo existente. Por esto los archivos anexados no son ordenados. Ahora revisaremos en Preferencias si está activada la seguridad para sobrescribir archivos. Seleccionar Opciones del menú Herramientas. En la ficha Interfaz activar la opción Avisar antes de sobrescribir archivos, si no esta activa dar un clic en la casilla de verificación y Aceptar . Supongamos que nos interesa analizar todas aquellas transacciones de la tabla de Inventario que correspondan a la localidad 03 y para facilitar su manejo se recomienda extraerlas a otra tabla. 1. Abrir la tabla Inventario. 2. Seleccionar Extraer datos... del menú Datos. La caja de diálogo de Extraer aparecerá. 3. Oprimir Si... y colocar la condición LOC = “03”. Aceptar. 4. En el área de En..., teclear Grande como nombre del archivo. La nueva tabla tiene 37 registros.

Ahora bien, supongamos que deseamos que en este mismo archivo estén también las transacciones de la localidad 06. Repetimos los mismo pasos, pero en lugar de ponerle LOC = “03”, sustituimos el “03” por el “06”. No se cambiará el nombre del archivo. Al darle clic en Aceptar, ACL manda el siguiente mensaje: DGICADEFIS

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Cuando ACL detecta que tiene el mismo nombre y que la estructura de la tabla es igual, es decir, que los campos son del mismo tipo y longitud, permite añadir este archivo al anterior. Dar un clic en Añadir. La tabla ahora tiene 44 registros. Si ahora se desea agregar las transacciones de la localidad 05, se realiza lo siguiente: 1. Abrir la tabla LOC05. 2. Seleccionar Extraer datos... del menú Datos. La caja de diálogo de Extraer aparecerá. 3. En el área de En..., teclear Grande como nombre del archivo. 4. Aceptar . Nuevamente ACL nos presenta la opción de Añadir debido a que la tabla LOC05 tiene la misma estructura. Hay que recordar que esta tabla se originó de la tabla de Inventario. Por lo tanto, para poder añadir un archivo a otro no necesariamente deben de provenir de una misma tabla. Los únicos requisitos que se necesitan cumplir son que el archivo de salida tenga el mismo nombre y las estructura sea la misma (tampoco es necesario que los nombres de los campos se llamen igual).

La tabla Grande ahora tiene 57 registros. DGICADEFIS

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2.5.3. Generar perfiles de los datos El concepto de perfilar los datos, se refiere cuando deseamos saber el comportamiento de los datos, para ello ACL cuenta con dos comandos para perfilar los datos, y son los comandos Estadísticas o Perfil. Comando Estadísticas

El comando estadísticas es de gran ayuda porque le ayuda a encontrar anomalías en su información numérica, y de esta manera facilitar sus análisis o auditoría. Abrimos la tabla Inventario. Digamos que deseamos obtener estadísticas del campo ValorInv. Para lograr esto, seguiremos los siguientes pasos: 1. Seleccione Estadísticas de la barra de herramientas con el botón Analizar . Aparecerá la caja de diálogo de estadísticas.

2. En la caja se seleccionará el campo que se desea analizar (en este caso, el campo ValorInv) y se dará Aceptar . El resultado se desplegará en la ventana de resultado.

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Principios Básicos del Software ACL Este comando nos sirve para revisar si los límites o alcance de los datos están completos, es decir observando el valor más bajo y el más alto, podremos revisar si se cubre todo el período a auditar.

Comando Perfil

Este comando sirve para obtener información relevante del campo numérico seleccionado, tal como el total de dicho campo, su valor absoluto, mínimo y máximo, mismos que son almacenados en variables que ACL usa en otros comandos como Estratificar e Histograma. 1. Para accederlo seleccione Perfil... del menú Estadístico dentro del menú Analizar . La caja de diálogo del Perfil aparecerá. 2. En la lista de campos del perfil, seleccione el campo deseado ( ValorInv en nuestro caso) y dar clic en Aceptar .

Ejercicio calcular estadísticas y de perfil de campos.

2.5.4. Reordenar tablas Existen dos comandos que utilizamos para organizar la información de una forma ascendente o descendente en función de uno o más campos. El proceso de ordenar e indexar consiste en ordenar la información por algún ó algunos campos, esto es muy útil para tener las vistas ordenadas permitiendo identificar rápidamente valores fuera de expectativas, campos en blanco, con datos inválidos, o caracteres no propios del campo en cuestión.

Comando Ordenar

Para ello se debe especificar que campo ó campos deberá ACL tomar para crear la tabla ordenada, éstos campos se llaman campos llave y pueden ser de cualquier tipo. Una condición en la ordenación es tener disponible en el disco duro 2.5 veces el tamaño del archivo. Supongamos que deseamos ordenar la tabla Inventario, que es un archivo de inventario, por sus campos Clase (de producto), LOC (localidad) y Codigo (Nombre del producto) en ese orden. Abrimos la tabla Inventario. DGICADEFIS

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Principios Básicos del Software ACL 1. Seleccionar Ordenar registros... del menú Datos. El cuadro de diálogo de Ordenar aparece. 2. En la lista de campos a ordenar, presione la tecla Ctrl mientras selecciona en el siguiente orden los campos Clase, LOC y Codigo. 3. En el área de En..., teclear INVENTARIO_ORD, que es la tabla que se creará.

Para cambiar el orden del ordenamiento (ascendente ó descendente) presionar el botón Ordenar por... y presionar el botón que aparece junto a cada campo seleccionado. 4. Clic Aceptar. La nueva tabla es creada con los campos llave ordenados.

Comando Indexar

El indexar una tabla resulta ventajoso: 

El Archivo resultante de menor tamaño. Por ejemplo un archivo que para ordenarlo ocupa 85 MB de espacio, requiere solamente de un índice que ocupa 5 MB en el disco duro.



Más rápido el acceso si se desean acceder solamente algunos registros (más lento si se desea procesar todo un archivo).



En general se deberá usar Indexar... en lugar del comando Ordenar... si se tienen limitaciones de espacio en disco.

Obtengamos un índice de la tabla Inventario. 1. Seleccionar Crear indice... del menú Datos. 2. En la caja de lista de Índices seleccionemos el campo Clase, y oprimiendo Ctrl, LOC y Codigo en ese orden. Dichos campos serán nuestros campos llave. 3. En la sección de archivo creado, teclearemos INVENTARIO_IND y dar clic en Aceptar.

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Nótese que se indica en la parte media de la barra de información los registros que están indexados. Si se desea remover el índice de clic en el combo que dice Indexar: que se encuentra a un lado de la barra de filtros.

2.5.5. Combinar tablas Para combinar tablas tenemos dos opciones en ACL, estas son el comando UNIR y el comando RELACIONAR .

Comando UNIR

El comando Unir se usa para unir una tabla de transacciones con una tabla maestro. Este comando permite combinar campos de dos tablas de estructura diferente y crear una tercer tabla. Se pueden usar cinco opciones al unir tablas. Estas opciones determinan qué registros se incluyen en la tabla resultante. Generalmente: 

La Tabla de Transacciones es la Tabla Primaria y



La Tabla Maestro es la Tabla Secundaria

Existen ciertos requerimientos para que el comando pueda ejecutarse de manera correcta. 1. Deben existir dos tablas además de que tengan por lo menos un campo en común. 2. El campo en común o campo llave debe ser alfanumérico y de la misma longitud.

Consideremos el siguiente ejemplo: DGICADEFIS

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Tabla Primaria Transacciones CxC Núm. Cliente Monto AAA $ 100 BBB $ 200 CCC $ 300 CCC $ 400

Tabla Secundaria CxC Maestro Núm. Cliente Límite AAA $ 100 CCC $ 200 CCC $ 400 DDD $ 500

Los tipos de uniones que cuenta el ACL, son las siguientes:

Registros principales con correspondencia

Núm. Cliente AAA CCC CCC

Monto $ 100 $ 300 $ 400

Límite $ 100 $ 200 $ 200

Registros principales con correspondencia e incluir todos los registros principales

Núm. Cliente AAA BBB CCC CCC

DGICADEFIS

Monto $ 100 $ 200 $ 300 $ 400

$

Límite 100

$ $

200 200

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Principios Básicos del Software ACL Registros principales con correspondencia e incluir todos los registros secundarios

Núm. Cliente AAA CCC CCC CCC DDD

Monto $ 100 $ 300 $ 400

$ $ $ $ $

Límite 100 200 200 400 500

Registros principales con correspondencia e incluir todos los registros principales y secundarios

Núm. Cliente AAA BBB CCC CCC CCC DDD

Monto $ 100 $ 200 $ 300 $ 400

$

Límite 100

$ $ $ $

200 200 400 500

Registros principales sin correspondencia DGICADEFIS

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Núm. Cliente BBB

$

Límite 200

Vamos a unir la tabla de inventarios INVENTARIO_ORD , el cual está ordenado por Clase (del producto) con las descripciones de los productos contenidos en la tabla InvDeptos. En la ventana de Panorama, dar doble clic en la tabla InvDeptos para abrirlo. Inmediatamente veremos que la tabla está en orden ascendente por departamento, el campo llave. Este campo es equivalente al de clase de producto en la tabla INVENTARIO_ORD . Vamos a unir todos los registros iguales de las dos tablas, es decir, utilizaremos el tipo de unión Registros principales con correspondencia. El primer paso es abrir la tabla primaria. Desde la ventana Panorama dar doble clic en la tabla INVENTARIO_ORD y muestre la vista predeterminada. 1. Seleccione el comando Unir tablas... del menú Datos. Aparece la ventana de diálogo del comando Unir . 2. En la lista de Tablas Secundarias seleccione InvDeptos. 3. En la lista de llave de la Tabla Primaria seleccione Clase. Esta es la llave por la que está clasificado la tabla primaria. 4. En la lista de llave del archivo Secundario seleccione Cod_Depto. Esta es la llave por la que está clasificado la tabla secundaria. 5. En la lista de campos de la tabla Primaria seleccione Clase. Luego oprimiendo Ctrl haga clic en Codigo , Descripcion y ValorInv . Estos son los campos de la tabla primaria que quiere incluir en la nueva tabla. 6. En la lista de Campos Secundarios seleccione Cod_Depto y Departamento. 7. En el recuadro En... escriba COINCIDENTES.

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8. Cambie a la pestaña Más. Note que por defecto aparecen seleccionado Registros principales con correspondencia. 9. Clic Aceptar y al revisar el Log de comandos.

Usted si desea puede ir a el LOG en el navegador y después dar doble clic sobre el comando que empieza con JOIN PKEY... y vera que ACL produjo 150 registros y pasó 2 registros primarios no coincidentes o anulados. Esto quiere decir que 2 de los registros de inventarios en la tabla INVENTARIO_ORD (primaria) no tienen un producto con clase igual en la tabla InvDeptos (secundaria).

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Principios Básicos del Software ACL Para conservar todas las transacciones de la tabla primaria tengan o no correspondencia con la tabla secundaria, el tipo de unión que debe seleccionar es la de Registros principales con correspondencia e Incluir todos los registros principales en la ventana de diálogo. Dar doble clic en la tabla INVENTARIO_ORD desde la ventana de Panorama. Abra el log de comando y de doble clic en la línea que tiene la sintaxis del comando (empieza con la palabra Join) después de doble clic sobre el nombre del comando Comando: JOIN PKEY Clase FIELDS.... Si ACL le pide abra primero una tabla secundaria, bastara con dar doble clic sobre OPEN InvDeptos... que se encuentra en el log y posteriormente doble clic sobre el nombre del comando, a continuación repita el proceso para abrir el JOIN.

Cambie a la pestaña Más y haga clic en el la casilla de verificación Incluir todos los registros principales. En el recuadro A... escriba COINCIDENTES PRIMARIOS. Clic Aceptar.

Como podrá observarse en el log de comandos, se crearon 152 registros sin embargo, existen 2 que no coincidieron con el secundario y los campos pertenecientes a ésta tabla fueron escritos como nulos, es decir, no hay información. Para conservar toda la información de la tabla secundaria (los registros sin correspondencia de ésta tabla) y la coincidente de la tabla primaria, la opción adecuada es Registros principales con correspondencia e Incluir todos los registros secundarios. 1 Abra el log de comando y de doble clic en la línea que tiene la sintaxis del comando (empieza con la palabra Join) después de doble clic sobre el nombre del comando Comando: JOIN PKEY Clase FIELDS.... 2. Cambie a la pestaña Más y haga clic en el la casilla de verificación Incluir todos los registros secundarios y dar un clic en Incluir todos los registros principales para deseleccionarla. 3. En el recuadro A... escriba COINCIDENTES SECUNDARIOS. 4. Clic Aceptar.

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La tabla de salida tiene 152 registros. El comando da como resultado que existen dos registros de la tabla primaria que no tuvieron correspondencia con el secundario por lo que los eliminó y que existen dos del secundario que se escribieron como nulos por no tener correspondencia en el primario. Ahora bien, si lo que se necesita es realizar una reconciliación, el tipo de unión es Registros principales con correspondencia, Incluir todos los registros principales e Incluir todos los registros secundarios. Este tipo de unión da como resultados la cantidad total de registros tanto de la tabla primaria y la tabla del secundaria. 1. Abra el log de comando y de doble clic en la línea que tiene la sintaxis del comando (empieza con la palabra Join) después de doble clic sobre el nombre del comando Comando: JOIN PKEY Clase FIELDS.... 2. Cambie a la pestaña Más y haga clic en el la casilla de verificación Incluir todos los registros principales. 3. En el recuadro A... escriba COINCIDENTES PRIM Y SEC. 4. Clic Aceptar.

Se generó una tabla de salida con 154 registros de los cuales 150 si tuvieron correspondencia. Para determinar cuales son los registros de la tabla de transacciones (primario) que no aparecen en la tabla maestro o secundario seleccionamos la opción de Registros principales sin correspondencia en la ventana de diálogo. Dar doble clic en la tabla INVENTARIO_ORD desde la ventana de Panorama y seleccionar nuevamente en la vista predeterminada. 1. Abra el log de comando y de doble clic en la línea que tiene la sintaxis del comando (empieza con la palabra Join) después de doble clic sobre el nombre del comando Comando: JOIN PKEY Clase FIELDS.... 2. Cambie a la pestaña Más y haga clic en el botón de Registros principales sin correspondencia. Note como la lista de campos secundarios se opaca. 3. En el recuadro En... escriba NO COINCIDENTES. 4. Clic Aceptar.

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Por defecto todos los campos de la tabla INVENTARIO_ORD serán copiados a NO COINCIDENTES si no hay campos seleccionados.

Esta vez ACL produjo 2 registros que no tienen su equivalente en la tabla secundaria. Si lo que se desea investigar es la lista de clases de productos que no aparecen en el registro de inventarios, haríamos que InvDeptos fuera la tabla primaria y que INVENTARIO_ORD fuera la tabla secundaria. Además se puede limitar la cantidad de registros que aparecen en la tabla creado por el comando Unir... aplicando un filtro. Comando Relacionar

El comando Relaciones le permite acceder a los datos de dos o más tablas y analizarlos simultáneamente, pudiendo ser dos tablas o más al mismo tiempo. Puede analizar los datos combinados, como si fuesen de una sola tabla y añadir campos de las tablas relacionados a una vista. Como está utilizando datos de tablas diferentes, puede utilizar el comando Relaciones para analizar las relaciones previstas y detectar las relaciones imprevistas. El comando Relaciones produce un resultado similar al del comando Unir con la opción Todos los registros principales seleccionada. Cualesquiera dos tablas que vayan a relacionarse deben tener un campo clave común. El campo clave debe ser un campo de caracteres que contenga el mismo tipo de datos. Todos las tablas que vayan a relacionarse deberán estar definidos en el mismo proyecto ACL. Para relacionar dos tablas: DGICADEFIS

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Principios Básicos del Software ACL 1. Abra la tabla CxP. 2. Seleccione Datos en la barra de menú y elija Relacionar Tablas... para mostrar el cuadro de diálogo Relaciones. 3. Haga clic en Agregar Tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar Tabla. 4. En la lista de campos, seleccione la tabla Inventario para agregarlo al cuadro de diálogo Relaciones y haga clic en Agregar. Para seleccionar varias tablas, mantenga pulsada la tecla CTRL al tiempo que selecciona las tablas. 5. Haga clic en Agregar para volver al cuadro de diálogo Relaciones. 6. Desde la tabla CxP, haga clic en el campo CODIGO (campo clave) y arrástrelo hasta el campo clave de la tabla Inventario que es Codigo. Aparecerá una flecha que representa la nueva relación.

7. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo Relaciones. Se relacionaron estas tablas debido a que se necesita agregar la descripción del código de los productos. Para agregar este campo, se presiona el botón Después se selecciona la tabla Inventario dando un clic en Desde la tabla donde se mostrarán todos las tablas que se relacionaron.

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Principios Básicos del Software ACL A continuación aparecerán todos los campos disponibles en la tabla Inventario. Seleccionar Inventario.Descripcion. Dar un clic en Aceptar. La tabla lucirá de la siguiente manera:

2.6. Presentación de Resultados En todos los comandos el resultado del mismo tiene diferentes opciones de salida, y dependiendo el comando pueden estar habilitadas o deshabilitadas algunas de ellas.

En general tiene las siguientes salidas: 

Pantalla, el resultado se verá en pantalla.



Gráfico, este resultado se visualizará una gráfica con respecto a los datos calculados del comando.



Imprimir, mandara el resultado a la impresora predeterminada.



Archivo, generará una archivo o una tabla adicional.

2.6.1. Creación de reportes a partir de una vista Reportes

Todos los reportes que se producen en ACL están basados en vistas. Existen tres pasos para producir un reporte en ACL: 1. Desplegar una vista y formatear los campos que usted desea que aparezcan en el reporte. 2. Usar el comando Reporte... para especificar el formato de las páginas así como márgenes. 3. Imprimir el reporte. DGICADEFIS

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Principios Básicos del Software ACL Formateo de la Vista

Carguemos la tabla INVENTARIO_ORD, el cual es una tabla ordenada que ya fue creado. Una vez que tenemos creada la vista, la cual puede ser una vista creada por algún filtro (en caso de querer obtener un reporte de registros que cumplan alguna condición), es posible cambiar el formato de todos los campos, la anchura de las columnas ó los títulos de éstas. Supongamos que deseamos cambiar el formato del campo numérico CostoUnit (Costo Unitario). 1. Dar doble clic en el encabezado de la columna Costo Unitario. 2. En el área de formato para el campo, teclear o seleccionar ($9,999,999.99). Este formato de numero indica que la cantidad se manejará con dos decimales, con coma para separar los miles y en caso de ser negativa la cantidad, irá encerrada entre paréntesis. Es posible anteponer al número los signos $ ó %, esto para que maneje cantidades monetarias o porcentuales.

3. Nótese que es posible cambiar el grosor de la columna en la sección Ancho, o cambiar el título de la columna en Título alternativo de columna, Además de que es posible habilitar o deshabilitar que el reporte saque totales de dicho campo (Suprimir totales). Clic Aceptar. Note como ACL cambia inmediatamente el formateo del campo.

Formateo de Campos Llave

Supongamos ahora que deseamos formatear un campo que resulta ser un campo llave. Digamos que el campo que deseamos formatear es Clase. Lo primero que hay que hacer revisar qué formato tiene el campo Clase. Dar un clic en el nombre y después presionar el botón derecho del ratón. Seleccionar la opción de propiedades.

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A continuación, se moverá la línea de marcado de los campos llave en la vista, para lograr esto, dé un clic en la línea vertical que se forma entre la columna del número de registros, y la primera columna del primer campo de la tabla (Clase), aparecerá un cursor parecido a un tornillo en posición horizontal. Nota: de ser necesario cambie el orden de las columnas para que luzcan como aparece al pié. Arrastrarla hacia la derecha hasta después de Clase. Dar doble clic en el encabezado de la columna Clase.

Línea de marcado de la llave(s)

Arrastrarla hacia la derecha hasta después de Clase. Después dar doble clic en el encabezado de la columna Clase. Como se podrá observar, el área de opciones de impresión ya está habilitada.

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Principios Básicos del Software ACL ACL marcará habilitada la opción de impresión ordenada (Ordenar ascendente u Ordenar descendente) mediante la cual se podrá imprimir el reporte ordenado en dicho campo en forma ascendente o descendente. Además es posible especificar cuando se hará un corte de campo (Salto de columna), mediante el cual se sacará un subtotal cada vez que el campo llave cambie, o bien un corte de página (Salto de página). En este caso nos interesa desactivar el Salto de página, la cual cuando está seleccionada hace que ACL imprima los resultados de cada clase en páginas separadas. Clic Aceptar. Una vez obtenida la vista que se desea para el reporte, es recomendable salvarla con un nuevo nombre, para de clic sobre Guardar Como... del menú Archivo. ACL preguntara el nombre para la nueva vista, teclear REPORTE_ORDENADO y dar clic en Aceptar.

2.6.2. Opciones avanzadas de reporte Formato de Páginas

El formato de páginas incluye el encabezado, el pie de página, espacio entre líneas, tamaño de letras, preordenamiento de campos llave y subtotales. 1. Seleccione Reporte... del menú Datos. La caja de diálogo aparece.

2. Teclee Empresa ABC en la sección de Encabezado y Confidencial en el Pie de página. 3. Para ordenar, active la opción Preordenar, lo cual sería necesario en caso de que los campos no estuvieran previamente ordenados. 4. Para obtener solo subtotales sin detalle, active la opción Resumir. 5. Si desea filtrar la tabla, es posible hacerlo en la sección Si... 6. Clic Aceptar. Por defecto, ACL provee 1/2 pulgada de márgenes en centésimas de pulgadas (100 = 1 pulgada) o alternativamente 1.3 centímetros. La impresión comienza de 1/4 a 1/3 de pulgada del borde del papel, o a 1.3 centímetros. Para cambiar los márgenes de impresión, es necesario: DGICADEFIS

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Principios Básicos del Software ACL 1. Seleccionar Opciones... del menú Herramientas en la pestaña de Imprimir. 2. Seleccione los valores para los márgenes que sean convenientes y Clic Aceptar. Básicamente esto es lo esencial para producir cualquier reporte que desee.

La línea de marcado se puede colocar únicamente después de campos alfanuméricos. Supongamos que se necesita también hacer un corte tomando en cuenta la localidad. Arrastrar la línea de marcado de los campos llave en la vista hacia la derecha hasta después del campo Localidad.

2.6.3. Gráficos Otra forma distinta para desplegar los resultados en los comandos “Clasificar” o “Histograma”, si observa en la esquina inferior izquierda de la pantalla con el resultado del comando “Clasificar” podrá notar unos pequeños botones Si usted da clic sobre el texto que dice “Gráfico” automáticamente accedera a una grafica del resultado. En el caso especifico de “Clasificar” la grafica se muestra de la siguiente manera.

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Principios Básicos del Software ACL ACL al desplegarnos gráficos nos da una pequeña barra de herramientas en la parte superior del grafico, esta barra posee botones los cuales nos permitirán imprimir, guardar, cambiar formato, cambiar el tipo de grafico, etc... De clic de nuevo sobre la palabra “Texto” esto nos regresara a la pantalla anterior. Este grafico se puede imprimir o guardar como imagen bitmap y puede utilizarse en otra aplicación, siendo compatible con cualquier aplicación de Microsoft Office y es muy útil en el proceso de documentación.

2.6.4. Uso del “Log” Log de Comandos

Los archivos del Log de Comandos tienen la extensión .log, y el nombre del archivo toma el mismo del nombre del Proyecto.

El Log de Comandos es la bitácora de todos los comandos que se ejecutan, así como los resultados de los análisis. Como lleva un registro de sus actividades en ACL, no necesitará recordar como llegó a un resultado en su análisis. Puede utilizar el registro de comandos para volver sobre sus pasos o revisar el progreso de su trabajo.

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2.6.5. Documentación del análisis Una descripción del trabajo realizado, seguimiento y las conclusiones acerca de los resultados de la auditoría deben estar registrados en los papeles de trabajo de la auditoría. Las conclusiones acerca del funcionamiento del sistema de información y de la confiabilidad de los datos también deben estar registrados en los papeles de trabajo de la auditoría. El proceso paso a paso de la utilización del ACL, debe estar documentado adecuadamente para permitir que el proceso se mantenga y se repita por otro auditor. Específicamente los papeles de trabajo deben contener la documentación suficiente para describir la aplicación del ACL incluyendo cuando menos los siguientes puntos: 

Planificación.



Los objetivos de utilizar el ACL.

La documentación debe incluir: 

Los procedimientos en la preparación de las pruebas del ACL.



Los detalles de las pruebas realizadas por el ACL.



Los detalles de los input (ejemplo: los datos utilizados, esquema de archivos), el procesamiento (ejemplo: los flujogramas de alto nivel de los CAAT, la lógica).



Evidencia de auditoría: el output producido (ejemplo: archivos log, reportes).



Resultado de la auditoría.



Conclusiones de la auditoría.



Las recomendaciones de la auditoría.

La sección del informe donde se tratan los objetivos, la extensión y metodología debe incluir una clara descripción del CAAT utilizado (ACL). Esta descripción no debe ser muy detallada, pero debe proporcionar una buena visión general al lector. La descripción de los CAAT utilizados también debe ser incluida en el informe donde se menciona el hallazgo específico relacionado con el uso de los CAAT. Si se puede aplicar la descripción de los CAAT a varios hallazgos o si es demasiado detallado debe ser descrito brevemente en la sección del informe donde se tratan los objetivos, extensión y metodología y una referencia anexa para el lector, con una descripción más detallada.

2.7. Casos prácticos: FAEB y FASSA Ahora es momento de aplicar lo que hemos aprendido, realizando algunos análisis de nuestras revisiones del Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal y de los Fondos de Aportaciones para los servicios de Salud. Un buen comienzo, es revisar lo que se han identificado como debilidades en los Informes de Resultado de Revisión y Fiscalización Superior de la Cuenta Pública del 2005, 2006, y 2007 emitidas por la Auditoría Superior de la Federación.

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Principios Básicos del Software ACL Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal (FAEB)

           

Debilidad Pagos efectuados con fines distintos de los establecidos en la Ley de Coordinación Fiscal Pagos indebidos a comisionados y a personal de honorarios sin relación con los objetivos del Fondo. Pagos indebidos a comisionados. Pago de multas y recargos por pagos extemporáneos de obligaciones e impuestos. Pagos a terceros institucionales por concepto de multas y recargos. Pagos por estímulos y bonos no reglamentados o autorizados. Pagos indebidos a personal dado de baja, no localizado en su centro de trabajo, o con otros empleos incompatibles. Pagos a personal no localizado o con empleos o plazas incompatibles. Pagos a personal dado de baja o con licencia sin goce de sueldo. Erogaciones con fines distintos a los determinados por la LCF. Recursos del FAEB para apoyo de organismos gubernamentales y no gubernamentales. Aplicación incorrecta de la base gravable del cálculo del ISPT.



Recursos destinados indebidamente a los subsistemas estatales de educación. Omisión de transferencia de recursos de la Secretaría de Finanzas al ente ejecutor. Inadecuada integración, control y resguardo de expedientes.



Apoyos económicos indebidos a la sección sindical.



Falta de documentación comprobatoria del gasto (nóminas).



Productos financieros del FAEB cuya aplicación no pudo comprobarse.

 

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2005

2006

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Fondo de Aportaciones para los Servicios de Salud (FASSA)



Debilidad Extemporaneidad en la entrega de los recursos del Fondo.



Mezcla indebida de recursos propios con recursos del Fondo.





Mezcla de recursos propios y cuotas de recuperación con los del Fondo, en la cuenta bancaria de éste. Pagos indebidos a personal con licencia, comisionado o sin contrato. Pagos indebidos al personal.



Pagos en exceso a personal eventual.



Pagos en exceso.



Pagos en exceso a proveedores.

 

Financiamiento del ISR por pagos indebidos de incentivos en efectivo. Pagos indebidos por concepto del ISR.



Recargos y actualizaciones por pago extemporáneo de ISPT.



Pago a personal no localizado en sus centros de trabajo.



Pagos a trabajadores sin nombramiento.



Pagos indebidos a personal dado de baja.



Compras innecesarias de medicamentos (caducidad).



Existencia de medicamentos caducos.



Incumplimiento de los estándares establecidos en el Sistema de Calidad de los Servicios de Salud Pagos efectuados con fines distintos de los establecidos en la legislación y normativa aplicables. Pagos por compensaciones discrecionales e incentivos sin sustento normativo. Deficiencias en el manejo, control e identificación de insumos y medicamentos. No aplicación de penalizaciones por incumplimientos de los proveedores. Acciones no vinculadas con los objetivos del Fondo.



    

DGICADEFIS

2005

2006

2007

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1 1 1 1 1 1 1 1

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Acl Manuales

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