Modelos Tradicionales de Administración de Proyectos Método De Ruta Crítica (MRC)
El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los años 50. DuPont Corporación y Rémington Rand, en un esfuerzo por mejorar las técnicas de programación de proyectos, desarrollaron un sistema de programación llamado Método de Ruta Crítica: un modelo matemático que calcula la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada tarea en particular y en sus dependencias, y que identifica qué tareas son críticas. Este modelo es el método de programación utilizado fundamentalmente en el software para la administración de proyectos actualmente, incluido Microsoft Project.
Durante los años 50, la Marina de EE.UU. desarrolló el proyecto de los misiles Polaris, un sistema de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal del proyecto, creó el sistema de programación PERT (Programme evaluation and review technique) que utiliza probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día, un diagrama PERT (también llamado diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas. El método del camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios de la teoría de los gráficos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante gráficos. Se denomina "gráfico" a un conjunto de puntos llamados "nodos" y a un conjunto de arcos que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estos gráficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor duración. Este es denominado "camino crítico" e interesa conocerlo, pues condicionará la duración total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en ese camino ("tareas críticas") deben ser las más controladas y en caso de desear acelerarlo, habrá que comenzar por ellas. Este método es utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tienen un comienzo y una terminación (es decir que no son continuos) y que presentan cierta complejidad en la interrelación de las tareas que los forman.
Diagrama De Gantt
En un desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y, sin duda, el más usado. El gráfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días, semanas, etc.); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo, etc... El gráfico establece, de tal forma, una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar lo programado.
Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación así como hacer el seguimiento e imprimir informes.
La Administración de Proyectos La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.
Microsoft Project Microsoft Project es un programa o software para la gestión de proyectos. Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales,
del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Triángulo del Proyecto En Microsoft Project 2003 los tres factores que conforman cada proyecto son:
Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo. Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos. Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto. La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto. Base de Datos de Microsoft Project
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa información para calcular y controlar la programación, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanta más información se proporcione, más preciso será el plan. Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verá cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas.
Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.
Ver los datos necesarios La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un momento dado sólo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la información, se utilizan las herramientas siguientes: Vistas, que presentan un subconjunto de información del proyecto en un formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras. * Tablas, que definen las columnas mostradas. * Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos específicos. * Cada vista presenta una clase de información diferente. Las tablas y los filtros ajustan la información. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar información, pero no la elimina. Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose. Vistas, Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas: Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente. Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y Calendario son diagramas o gráficos. Las hojas representan la información en filas y columnas. Cada fila contiene información acerca de tareas o recursos específicos. Cada columna contiene un campo en el que se especifica información concreta sobre las tareas o los recursos. En Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos. Los formularios representan la información en un formato similar al de un formulario de papel. Los formularios muestran la información de una tarea o de un recurso individual. Tablas Son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.
Filtros Especifican la información de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas críticas, sólo se muestran las tareas críticas.
Fuente: http://www.pymesfuturo.com/gerenciaproyecto.htm hora: 11:15 AM por José Didier Váquiro C.
GERENCIA DE PROYECTOS PARA PYMES
"Tu puedes analizar el pasado, pero necesitas diseñar el futuro. Esa es la diferencia entre sufrir el futuro y disfrutarlo" Edward De Bono
MODELO GERENCIAL PARA LA EJECUCIÓN EXITOSA DE PROYECTOS © José Didier Váquiro C.
(cursor aquí para ver gráfico: permitir ventana emergente) En la teoría organizacional existen diferentes supuestos sobre la forma más indicada para dirigir al personal de buen desempeño hacia el logro del objetivo de un proyecto. La dirección del equipo nuclear es una de las principales funciones de todo gerente de proyectos, de ahí la importancia por buscar los medios propicios para identificar los conocimientos y atributos de cada integrante de su equipo nuclear con el fin de que sus actividades y las de su equipo sean fuentes de valor. El gerente de proyectos se debe apoyar en aquellos modelos propuestos y tomar de ellos los aspectos que considere más importantes a la hora de iniciar la etapa de ejecución, de tal forma que pueda superar con efectividad los factores que restringen el éxito del proyecto (alcance, costo, programa y satisfacción del cliente).
La unión de estos modelos, debe genera una estrategia que permita que la suma de los esfuerzos de todo el equipo nuclear sea mayor que la suma de sus partes. Un modelo gerencial para la etapa de inversión debe procurar el logro del objetivo final, de ahí que el siguiente modelo toma los aspectos más significativos de algunas teorías y forma un híbrido que contribuye al éxito del proyecto.
CALIDAD TOTAL (enfoque japonés)
En el modelo japonés, el objetivo de la gestión de la calidad es la mejora de la calidad de vida de los productores, consumidores e inversores. El objetivo es una mejora continua hacia la perfección utilizando el costo de calidad para dirigir la acción hacia tal fin. Para los japoneses la calidad es un viaje más que un destino y que la mejora de la calidad es un modo fundamental de vida, no un objetivo de la empresa. De acuerdo a estos argumentos, el gerente de proyectos debe cumplir no solo con el alcance y el presupuesto de la obra sino también con las expectativas del cliente (satisfacción) por medio de actividades generadoras de valor; aquí es donde el gerente debe tener presente que el costo de la calidad será más bajo en la medida que su saber hacer y el de todo su equipo nuclear, alcance un nivel de cero defectos.
PRINCIPIOS REGULADORES
- Conocimientos de las expectativas y las demandas del cliente - Participación proactiva de todos los empleados (trabajadores y directivos) - Programa de Formación de Calidad - Creación de Círculos de Calidad
OPERACIÓN
- Creación de una filosofía, de una cultura y una vivencia de calidad - Hacerlo bien desde la primera vez y generar interdependencia al interior de la estructura organizacional - Promover cero defectos y cero desperdicio, a tal punto que la gestión de la calidad no tenga costo alguno. EMPOWERMENT
"Empowerment significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tiene el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores. La idea en la que se basa esta herramienta es que quienes se hallan directamente relacionados con una tarea son los más indicados para tomar una decisión al respecto, en el entendido de que poseen las aptitudes requeridas para ello". En un proyecto, las actividades que
deben realizarse demandarán habilidades y destrezas que, en algunos casos, puede ser desconocida por el gerente del proyecto, de ahí la necesidad de aplicar el empoderamiento como herramienta práctica para brindar autonomía en aquellas labores donde el riesgo ha sido previamente calculado. Esta herramienta genera equipos de trabajo altamente calificados y con capacidad de decisión, innovación y orientación al logro.
PRINCIPIOS REGULADORES
- Aprendizaje en equipo - Formación permanente - Riesgo compartido - Espíritu empresarial ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
La administración por objetivos, "es un sistema dinámico que integra la necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo" (Humble, John, 1969) y que, en resumen, presenta las siguientes características principales:
1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el equipo nuclear y el gerente del proyecto. 2. Establecimiento de objetivos para cada integrante del equipo nuclear. 3. Interrelación de los objetivos del equipo nuclear. 4. Elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la medición y el control. 5. Continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes. 6. Participación activa del gerente del proyecto. Para que la APO funcione se requiere cumplir con tres aspectos fundamentales: a) Un estilo gerencial participativo pues su proceso debe crear no solo oportunidades sino también crecimiento. b) Claridad organizacional con lo cual se requiere de la autoridad suficiente para el logro del los propósitos del equipo. c) La retroalimentación es el tercer aspecto que se considera de gran importancia y que se debe aplicar en la toma decisiones teniendo como foco de atención el logro de
los objetivos del proyecto a través del mejoramiento continuo del gerente y de su equipo nuclear.
Los factores a los que se debe enfrentar el gerente del proyectos pueden ser fácilmente superados cuando se integra LA CALIDAD TOTAL, el EMPODERAMIENTO y la ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS. Sin embargo, y con el fin de implementar el plan estratégico en la fase de ejecución del proyecto, aparece el Cuadro de Mando Integral como herramienta importante que permite administrar y controlar simultáneamente el alcance, el costo y el programa, centrando su atención en satisfacer las expectativas no solo del cliente sino también de todo el equipo comprometido con el proyecto.
EL BALANCED SCORE CARD (Cuadro de mando Integral)
Es una herramienta que permite implementar el Plan Estratégico para acometer el proyecto a partir de un conjunto de medidas de actuación. La conquista del objetivo básico financiero es su principal centro de atención e incluye los inductores de actuación futura para su logro. Proporciona una estructura que transforma la estrategia en acción enfocada y "posibilita, a través del diagrama causa efecto, establecer las hipótesis estratégicas (a través de la secuencia sí /entonces.) permitiendo anticipar a futuro, cómo el negocio creará valor para los clientes".
A) LA PERSPECTIVA FINANCIERA Vincula los objetivos de cada una de las actividades del proyecto con la estrategia del Gerente del Proyecto. Sirve de enfoque para todos los objetivos e indicadores de todas las demás perspectivas. Esta perspectiva facilita no solo una efectiva administración del presupuesto, también contribuye a que el control se administre hacia la generación de valor agregado.
B) LA PERSPECTIVA CLIENTE El propósito de todo gerente de proyectos es satisfacer las necesidades y expectativas de inversión de los cliente buscando la maximización de su riqueza. Este objetivo se logra a través de actividades que además de identificar expectativas y necesidades, las evalúa en términos, no solo de rentabilidad sino también en el grado de satisfacción, lealtad y compromiso hacia futuros proyectos.
La perspectiva del cliente es muy importante a la hora de identificar clientes eternos para el gerente de proyectos.
C) LA PERSPECTIVA PROCESOS Un proyecto debe tener: Un enfoque único, de una sola vez: un resultado final específico; un comienzo y un final; un cronograma para llevarlo acabo; un trabajo con un grupo de personas interfuncional; unos recursos limitados; una secuencia de actividades interdependientes y un determinado usuario de los resultados. Esta perspectiva permite definir entonces la cadena de valor de los procesos necesarios para entregar a los clientes soluciones a sus necesidades en términos de alcance, calidad, presupuesto y tiempo.
D) LA PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO El talento humano que conforma el equipo nuclear representa el recurso más valioso para el gerente de proyectos. Un talento humano motivado contribuye al éxito del proyecto, facilita el logro de nuevos clientes y permite un mejor posicionamiento, aspectos que pueden ser medidos con esta perspectiva a través de la evaluación de las habilidades y destrezas de cada uno de sus integrantes. El aprendizaje y el crecimiento deben ser el resultado de efectivos sistemas de información y de la capacidad de innovación de todo el equipo nuclear.
Fuente: http://aprendiendo-project.blogspot.com/2008/10/modelos-tradicionalesde-administracin.html por Danis Chiari hora: 11:05 AM
